Filer är appens gemensamma disk. Du öppnar den med vyikonen (rutor) i det övre fältet - samma meny som Kalender, Tavla, Anteckningar, Automatiseringar och AI-assistent finns i. Fönstret ser ut och beter sig som de andra: gemensamt ljust/mörkt tema, dockning bredvid kolumnerna, sparad layout.

Så är det organiserat

  • Dokument - ditt privata utrymme, utanför arbetsytorna.
  • Arbetsytornas mappar - varje arbetsyta har sin egen mapp; inuti kan du skapa egna undermappar. Där finns också sektionerna Uppgifter och Chattar: varje uppgift och chatt i arbetsytan får automatiskt en egen mapp under sitt namn (även när den ännu är tom). Entitetsmappar har en annan ikon än vanliga mappar och går inte att ta bort eller flytta - de finns kvar så länge tråden finns kvar. Dit hamnar varje bilaga från tråden - även filer som skickas i meddelanden samt bilder inbäddade i innehållet (en ritning från fönstret Rita, en inklistrad skärmdump, en bild infogad med ikonen). Ritningar känner du igen på namnet rysunek-data.png, inklistrade bilder på obraz-data.png. En sådan fil kan du inte flytta (den är märkt ”från tråden”; det är en live-vy, inte en kopia) - men du kan ladda ner den, lägga till den i Favoriter eller kopiera den till Dokument. Du kan också ladda upp en fil direkt till uppgiftens/chattens mapp - en sådan fil ser då alla deltagare i uppgiften/chatten (de kan ladda ner den och kopiera den till sig själva, men bara ägaren kan ta bort eller byta namn på den). Tar du bort en bilaga från tråden försvinner den också från mappen (det är en och samma fil).
  • Anteckningar fästa vid mappar - i verktygsfältet för varje plats (Dokument, arbetsytans mapp, egen undermapp) finns ikonen ett papper (”Anteckning”): den skapar en ny anteckning fäst vid denna plats och växlar direkt till anteckningsfönstret med anteckningen öppen. En fäst anteckning visas på den platsen i sektionen Anteckningar; ett klick öppnar den i anteckningsfönstret. Om du delar anteckningen med någon ser den personen den även i Filer (på samma plats, förutsatt att de har åtkomst dit - t.ex. i en delad arbetsyta).
  • Delat med mig - allt som andra har delat med dig.
  • Papperskorgen - borttagna filer och mappar; härifrån kan du återställa dem eller ta bort dem permanent.

Den viktigaste regeln: en fil är privat. Att du laddar upp en fil till arbetsytans mapp visar den INTE för teamet - mappen sorterar bara och avgör vem filen överhuvudtaget kan delas med. Vill du ge hela teamet åtkomst med ett enda klick? I delningsfönstret finns raden ”Hela arbetsytan”. Det enda undantaget är mappar för uppgifter och chattar - en fil som laddas upp direkt dit är per definition synlig för trådens deltagare (det är därför man laddar upp den där).

Det dagliga arbetet

  • Platsens åtgärder är ikoner i den högra delen av mappfältet (namnet visas när du håller muspekaren över): pil uppåt - ladda upp filer, plus - ny mapp, papper - ny anteckning fäst vid denna plats.
  • Uppladdning: ikonen för uppladdning eller dra filer från datorn över den öppna mappen.
  • Två vyer: ikoner (plattor, bilder med miniatyr) eller lista - växlas i mappfältet, valet sparas.
  • Sortering (pilikonen i fältet): namn, senast tillagd, senast ändrad, storlek, typ. Sorterar alla sektioner i vyn (Mappar, Filer, Uppgifter, Chattar, Anteckningar); där storlek saknas sorterar ”Storlek” efter antal filer. Sök (förstoringsglas) filtrerar den aktuella mappen.
  • Menyn ⋮ vid en fil: Ladda ner, Lägg till i Favoriter, Kopiera, Kopiera till…, Dela, Byt namn, Flytta till…, Ta bort (till Papperskorgen). Bilagor från trådar har Ladda ner/Favoriter/Kopiera - de går inte att ta bort eller flytta eftersom de är en del av konversationen i uppgiften/chatten.
  • Kopiera + Klistra in: ”Kopiera” lägger filen i urklipp, och i målmappen visas knappen Klistra in i fältet.
  • Dra och släpp: en fil från datorn släpper du på mappens bakgrund eller direkt på en mapps platta/rad (även i trädvyn). Din egen fil som dras till en mapp flyttas, en bilaga från en tråd kopieras.
  • Favoriter: stjärnan i menyn ⋮; vyn Favoriter i trädet samlar filer från hela appen med en etikett för var de kommer ifrån.
  • Borttagning flyttar till Papperskorgen - inget försvinner direkt. I Papperskorgen: Återställ (filen kommer tillbaka till sin plats) eller Ta bort permanent. Efter 30 dagar tömmer Papperskorgen sig själv.

Filförhandsgranskning

Klicka på en fil så öppnas en förhandsgranskning på platsen för mappens innehåll:

  • bilder och PDF visas direkt,
  • video (MP4, M4V, MOV, WebM, OGV) spelas upp i fönstret - med spolning, volym och helskärm; filmen laddas inte i sin helhet, bara den del som spelas upp hämtas,
  • textfiler (TXT, CSV, Markdown, kod) - som text,
  • DOCX och XLSX får en textförhandsgranskning (bara innehållet; hela layouten ser du efter nedladdning),
  • övriga format visar ett kort med information och en nedladdningsknapp. Detta gäller även video i containerformat som webbläsare inte spelar upp (AVI, MKV, WMV, FLV) - en sådan fil måste laddas ner och öppnas i en mediaspelare på datorn.

Filens detaljer (typ, storlek, ägare, datum, plats, vem den delats med) döljer sig under knappen Information i fältet - i ett brett fönster syns panelen direkt, i dockat läge tar förhandsgranskningen upp hela ytan och du fäller ut detaljerna med knappen. Bredvid: Tillbaka (tillbaka till mappen - Esc fungerar också), Ladda ner och Dela. Bredvid ”Tillbaka” finns även pilarna ‹ › - de går till föregående och nästa fil i samma mapp, utan att gå tillbaka till listan (bredvid ser du vilken fil i ordningen det är, t.ex. ”3 / 8”). Tangenterna ← och → gör samma sak. På mobilen finns inga pilar - där behövs platsen i fältet för filnamnet. Vid PDF-filer tillkommer ”I ny flik” - öppnar dokumentet i en separat flik i webbläsaren (praktiskt när webbläsaren inte vill visa den i appens fönster). Förhandsgranskningen fungerar likadant för filer ”från tråden” - i fältet Plats ser du då den uppgift eller chatt bilagan kommer från - samt för bilagor från e-post (Plats: meddelandets ämne).

Om någon bilaga från brevlådan inte gick att öppna (tom, vit förhandsgranskning), försök igen efter en uppdatering: appen känner igen sådana skadade kopior och lagar dem själv vid första öppningen - filen får då rätt storlek.

Siffran vid en mapp anger hur många filer som finns inuti tillsammans med undermappar, så en katalog med dokument gömda längre in ser inte längre tom ut.

Mappens innehåll uppdateras av sig själv. När du tittar på en mapp och det i bakgrunden tillkommer en fil (en automatisering sparade en bilaga, någon delade en fil med dig) dyker den upp utan att du behöver lämna mappen och gå tillbaka - kontrollen sker var trettionde sekund och direkt när du kommer tillbaka till webbläsarfliken. Uppdateringen pausas medan en meny eller filförhandsgranskning är öppen och medan du skriver i ett textfält, så att inget försvinner under markören.

Delning

Endast filens ägare hanterar åtkomsten. Två roller:

  • Endast visning - nedladdning och användning som bilaga,
  • Kan redigera - dessutom byte av namn.

Kretsen av personer beror på filens plats: en fil från Dokument kan du dela med alla du delar någon arbetsyta med; en fil från en arbetsytas mapp - endast med medlemmar i den arbetsytan; en fil från en mapp för uppgift/chatt - endast med personer som har åtkomst till den enheten.

Bilagor från Filer i hela appen

Överallt där det finns ett gem (ny uppgift, meddelande i en tråd, redigering av meddelande, chatt med AI-assistenten) öppnar ett klick en liten meny: Från datorn (som tidigare) eller Från appen Filer - en lista med dina filer, filer delade med dig samt bilagor från dina uppgifter och chattar (med en etikett för var de kommer ifrån). Tack vare det kan du bifoga en fil från en uppgift till ett meddelande i en annan. Den valda filen bifogas som en vanlig bilaga.

Gemet i trådens rubrik (bredvid avatarerna) öppnar Filer-fönstret direkt på mappen för denna uppgift/chatt - med förhandsgranskning, detaljer och dra-och-släpp.

Det finns också ett snabbare sätt: docka Filer-fönstret (dockningsikonen i fältet) bredvid en öppen uppgift eller chatt och dra filen direkt till tråden - ett lager ”Släpp för att bifoga” visas, och filen hamnar i bilagefältet och skickas med ditt nästa meddelande.

Filer som kunskap för AI-assistenten

Bland kunskapskällorna för assistentens tråd (källknappen i Assistent-fönstret) hittar du:

  • Alla mina Filer - allmänt omfång,
  • sektionen Filer - mappar - du anger en specifik mapp,
  • enskilda filer via källsökningen.

Assistenten läser filernas textlager (TXT, CSV, DOCX, XLSX, PDF). Format utan text (t.ex. bilder, arkiv) beskriver den utifrån namn och metadata.

Utrymmesgränser (administratör)

Under Inställningar → Avancerat → Filer och utrymme ser administratören hur mycket hela appen tar upp, modulen Filer och resten (bilagor från trådar, databas, avatarer, exporter) samt en tabell per användare. Där ställer man också in GB-gränsen för Filer för varje person (t.ex. 1,5; tomt fält = ingen begränsning). Gränsen räknas tillsammans med Papperskorgen och kontrolleras före uppladdning - det snabbaste sättet att frigöra utrymme är att tömma Papperskorgen.

Säkerhet

Filer och bilagor är endast tillgängliga för personer med rätt åtkomst - de laddas ner via appen, som kontrollerar behörigheterna. Det går inte att ladda ner en fil bara genom att känna till dess adress: direkt åtkomst till filkatalogen är blockerad. Filnamnen på disken är slumpmässiga, och anslutningen går via HTTPS på destinationsservern.

Bifoga från Filer i meddelanden och E-post

Genom att klicka på gemet i meddelandeeditorn (eller i E-posts skrivfönster) och välja Från appen Filer får du en mappbläddrare - samma struktur som i vyn Filer: Dokument, arbetsytor, ”Delat med mig”. Du går in i mappar, går tillbaka med pilen i rubriken och väljer en fil från en specifik plats. Från start syns också sektionen Senaste med de fem senast använda filerna - det är det snabbaste sättet när du bifogar något du just arbetar med.