Filer är appens gemensamma disk. Du öppnar den med vyikonen (rutor) i det övre fältet - samma meny som Kalender, Tavla, Anteckningar, Automatiseringar och AI-assistent finns i. Fönstret ser ut och beter sig som de andra: gemensamt ljust/mörkt tema, dockning bredvid kolumnerna, sparad layout.

Så är det organiserat

  • Dokument - ditt privata utrymme, utanför arbetsytorna.
  • Mappar för arbetsytor - varje arbetsyta har sin egen mapp; inuti kan du skapa egna undermappar. Där ser du också sektionerna Uppgifter och Chattar: varje uppgift och chatt i arbetsytan får automatiskt en egen mapp under sitt namn (även om den ännu är tom). Mappar för objekt har en annan ikon än vanliga mappar och kan inte tas bort eller flyttas - de finns kvar så länge tråden lever. Dit hamnar varje bilaga från tråden - även filer som skickas i meddelanden och bilder inbäddade i innehållet (en ritning från fönstret Rita, en inklistrad skärmdump, en bild infogad med ikonen). Ritningar känner du igen på namnet rysunek-data.png, inklistrade bilder på obraz-data.png. En sådan fil kan du inte flytta (den är märkt ”från tråden”; det är en livevy, inte en kopia) - men du kan ladda ner den, lägga till den i Favoriter och kopiera den via ”Kopiera till…” - till Dokument, till valfri arbetsyta eller till din egen mapp. Du kan också ladda upp en fil direkt till mappen för en uppgift/chatt - en sådan fil syns då för alla deltagare i uppgiften/chatten (de kan ladda ner och kopiera den till sig själva, men bara ägaren kan ta bort den eller byta namn). Tar du bort bilagan från tråden försvinner den också från mappen (det är en och samma fil).
  • Anteckningar fästa vid mappar - i verktygsfältet för varje plats (Dokument, mapp för arbetsyta, egen undermapp) finns ikonen blad (”Anteckning”): den skapar en ny anteckning fäst vid den platsen och växlar dig genast till Anteckningar-fönstret med anteckningen öppen. En fäst anteckning visas på den platsen i sektionen Anteckningar; ett klick öppnar den i Anteckningar-fönstret. Om du delar anteckningen med någon ser den personen den också i Filer (på samma plats, förutsatt att hen har åtkomst dit - t.ex. i en delad arbetsyta). En anteckning kan också fästas vid mappen för en uppgift eller chatt - men då skapas den från fönstret Anteckningar (grenen för uppgiften/chatten i trädet), eftersom det inte finns någon bladikon i trådens mappfält. Det gör inte anteckningen delad för alla: i trådens mapp ser bara ägaren och de personer den delats med den - till skillnad från en fil som laddats upp till samma mapp, som syns för alla deltagare. Anteckningen har här samma meny under tre punkter som en fil: ”Öppna i Anteckningar”, och för dina egna anteckningar även ”Flytta till…” och ”Ta bort (till Papperskorgen)”. En egen anteckning kan du också helt enkelt dra till en mapp (eller till en arbetsyta, uppgift, chatt eller ”Dokument”) - precis som en fil. En anteckning som någon annan har delat med dig kan du inte flytta härifrån; har du redigeringsrättighet gör du det i fönstret Anteckningar.
  • Delat med mig - allt som andra har delat med dig.
  • Papperskorgen - borttagna filer och mappar; härifrån kan du återställa dem eller ta bort dem permanent.

Den viktigaste regeln: filer är privata. Att du laddar upp en fil till en arbetsytas mapp innebär INTE att teamet kan se den - mappen hjälper bara till att organisera och avgör vem du kan dela filen med. Vill du ge hela teamet åtkomst på en gång? I delningsfönstret finns raden ”Hela arbetsytan”. Det enda undantaget är uppgifters och chatters mappar - en fil som laddas upp direkt dit är som standard synlig för trådens deltagare (det är därför man laddar upp den där).

Modulen Filer i Task Manager: ett träd med platser och kort med filer.
Ett träd med platser till vänster, mappens innehåll till höger - varje fil med storlek och källarbetsyta.

Det dagliga arbetet

  • Platsens åtgärder är ikoner i den högra delen av mappfältet (namnet visas när du håller muspekaren över): pil uppåt - ladda upp filer, plus - ny mapp, papper - ny anteckning fäst vid denna plats.
  • Uppladdning: ikonen för uppladdning eller dra filer från datorn över den öppna mappen.
  • Två vyer: ikoner (plattor, bilder med miniatyr) eller lista - växlas i mappfältet, valet sparas.
  • Sortering (pilikonen i verktygsfältet): namn, senast tillagda, senast ändrade, storlek, typ. Sorteringen gäller alla sektioner i vyn (Mappar, Filer, Uppgifter, Chattar, Anteckningar); där storlek saknas sorterar ”Storlek” efter antal filer. Sök (förstoringsglaset) filtrerar den aktuella mappen.
  • Menyn ⋮ vid en fil: Ladda ner, Lägg till i Favoriter, Kopiera, Kopiera till…, Dela, Byt namn, Flytta till…, Ta bort (till Papperskorgen). Bilagor från trådar har Ladda ner, Lägg till i Favoriter, Kopiera och Kopiera till… - det enda som saknas är Dela, Byt namn, Flytta till… och Ta bort, eftersom de är en del av konversationen i uppgiften/chatten.
  • Kopiera + Klistra in: ”Kopiera” lägger filen i urklipp, och i målmappen visas knappen Klistra in i verktygsfältet.
  • Dra och släpp: en fil från datorn släpper du på mappens bakgrund eller direkt på en mapps platta/rad (även i trädvyn). Din egen fil som dras till en mapp flyttas, en bilaga från en tråd kopieras.
  • På mobil och surfplatta: håll fingret på filen en liten stund tills brickan krymper lite, och dra - en liten skylt med namnet dyker upp ovanför fingret, och mappen under fingret markeras med en ram. Släpp på en mapp, en arbetsyta eller på mappnamnet högre upp i sökvägen ovanför listan. En snabb rörelse utan att hålla kvar bläddrar istället i listan. Menyn ⋮ är alltid synlig på mobil, och ”Flytta till…” visar platserna en i taget - du går in i en mapp och trycker på ”Välj denna plats”.
  • Favoriter: stjärnan i menyn ⋮; vyn Favoriter i trädet samlar filer från hela appen med en etikett för var de kommer ifrån.
  • Borttagning flyttar till Papperskorgen - inget försvinner direkt. I Papperskorgen: Återställ (filen kommer tillbaka till sin plats) eller Ta bort permanent. Efter 30 dagar tömmer Papperskorgen sig själv.

Filförhandsgranskning

Klicka på en fil så öppnas en förhandsgranskning på platsen för mappens innehåll:

  • bilder och PDF visas direkt,
  • video (MP4, M4V, MOV, WebM, OGV) spelas upp i fönstret - med spolning, volym och helskärm; filmen laddas inte i sin helhet, bara den del som spelas upp hämtas,
  • kalkylblad (CSV, XLSX, XLS, ODS) - som en tabell: kolumner, rubrik från första raden och radnummer; en fil med flera blad har flikar med deras namn, och ett brett blad kan bläddras i sidled. En CSV-fil från en polsk Excel (semikolon, polska tecken) öppnas korrekt. Förhandsvisningen visar värden (datum och formelresultat) utan färger och formatering, och vid en stor fil de första 500 raderna tillsammans med uppgift om hur stor hela filen är,
  • textfiler (TXT, Markdown, kod) - som text,
  • DOCX får en textförhandsvisning (bara innehållet; den fullständiga layouten ser du efter nedladdning),
  • övriga format visar ett kort med information och en nedladdningsknapp. Detta gäller även video i containerformat som webbläsare inte spelar upp (AVI, MKV, WMV, FLV) - en sådan fil måste laddas ner och öppnas i en mediaspelare på datorn.

Filinformationen (typ, storlek, ägare, datum, plats och vem filen har delats med) finns under knappen Information i verktygsfältet - i ett brett fönster visas panelen direkt, i en dockad vy fyller förhandsvisningen hela ytan och du öppnar informationen med knappen. Bredvid finns Tillbaka (tillbaka till mappen - fungerar även med Esc), Ladda ner och Dela. Bredvid ”Tillbaka” finns också pilarna ‹ › - de går till föregående och nästa fil i samma mapp utan att du behöver gå tillbaka till listan (bredvid visas filens position, till exempel ”3 / 8”). Du kan också använda tangenterna ← och →. På mobilen visas inga pilar - där behövs utrymmet i verktygsfältet för filnamnet. För PDF-filer finns också ”I ny flik” - dokumentet öppnas i en separat flik i webbläsaren (praktiskt om webbläsaren inte kan visa det i appfönstret). Förhandsvisningen fungerar på samma sätt för filer ”från tråden” - i fältet Plats ser du då uppgiften eller chatten som bilagan kommer från - och för e-postbilagor (Plats: meddelandets ämne).

Om någon bilaga från brevlådan inte gick att öppna (tom, vit förhandsgranskning), försök igen efter en uppdatering: appen känner igen sådana skadade kopior och lagar dem själv vid första öppningen - filen får då rätt storlek.

Siffran vid en mapp anger hur många filer som finns inuti tillsammans med undermappar, så en katalog med dokument gömda längre in ser inte längre tom ut.

Mappens innehåll uppdateras av sig själv. När du tittar på en mapp och det i bakgrunden tillkommer en fil (en automatisering sparade en bilaga, någon delade en fil med dig) dyker den upp utan att du behöver lämna mappen och gå tillbaka - kontrollen sker var trettionde sekund och direkt när du kommer tillbaka till webbläsarfliken. Uppdateringen pausas medan en meny eller filförhandsgranskning är öppen och medan du skriver i ett textfält, så att inget försvinner under markören.

Delning

Endast filens ägare hanterar åtkomsten. Två roller:

  • Endast visning - nedladdning och användning som bilaga,
  • Kan redigera - dessutom byte av namn.

Kretsen av personer beror på filens plats: en fil från Dokument kan du dela med alla du delar någon arbetsyta med; en fil från en arbetsytas mapp - endast med medlemmar i den arbetsytan; en fil från en mapp för uppgift/chatt - endast med personer som har åtkomst till den enheten.

Bilagor från Filer i hela appen

Överallt där det finns ett gem (ny uppgift, meddelande i en tråd, redigering av meddelande, chatt med AI-assistenten) öppnar ett klick en liten meny: Från datorn (som tidigare) eller Från appen Filer - en lista med dina filer, filer delade med dig samt bilagor från dina uppgifter och chattar (med en etikett för var de kommer ifrån). Tack vare det kan du bifoga en fil från en uppgift till ett meddelande i en annan. Den valda filen bifogas som en vanlig bilaga.

Gemet i trådens rubrik (bredvid avatarerna) öppnar Filer-fönstret direkt på mappen för denna uppgift/chatt - med förhandsgranskning, detaljer och dra-och-släpp.

Det finns också ett snabbare sätt: docka fönstret Filer (dockningsikonen i verktygsfältet) bredvid en öppen uppgift eller chatt och dra filen direkt till tråden - en överlagring med texten ”Släpp för att bifoga” visas, och filen hamnar i bilagefältet och skickas med ditt nästa meddelande.

Filer som kunskap för AI-assistenten

Bland kunskapskällorna för assistentens tråd (källknappen i Assistent-fönstret) hittar du:

  • Alla mina Filer - allmänt omfång,
  • sektionen Filer - mappar - du anger en specifik mapp,
  • enskilda filer via källsökningen.

Assistenten läser filernas textlager (TXT, CSV, DOCX, XLSX, PDF). Format utan text (t.ex. bilder, arkiv) beskriver den utifrån namn och metadata.

Utrymmesgränser (administratör)

Under Inställningar → Avancerat → Filer och utrymme ser administratören hur mycket hela appen tar upp, modulen Filer och resten (bilagor från trådar, databas, avatarer, exporter) samt en tabell per användare. Där ställer man också in GB-gränsen för Filer för varje person (t.ex. 1,5; tomt fält = ingen begränsning). Gränsen räknas tillsammans med Papperskorgen och kontrolleras före uppladdning - det snabbaste sättet att frigöra utrymme är att tömma Papperskorgen.

Säkerhet

Filer och bilagor är endast tillgängliga för personer med rätt åtkomst - de laddas ner via appen, som kontrollerar behörigheterna. Det går inte att ladda ner en fil bara genom att känna till dess adress: direkt åtkomst till filkatalogen är blockerad. Filnamnen på disken är slumpmässiga, och anslutningen går via HTTPS på destinationsservern.

Bifoga från Filer i meddelanden och E-post

När du klickar på gemet i meddelanderedigeraren (eller i E-postens skrivfönster) och väljer Från appen Filer får du en mappbläddrare med samma struktur som i Filer-vyn: Dokument, arbetsytor och ”Delat med mig”. Gå in i mappar, gå tillbaka med pilen i sidhuvudet och välj en fil från den plats du vill ha. Från början visas också sektionen Senaste med de fem senast använda filerna - det är det snabbaste sättet när du ska bifoga något du arbetar med just nu.