Fichiers est le disque partagé de l'application. Vous l'ouvrez avec l'icône des affichages (carrés) dans la barre supérieure - le même menu que Calendrier, Tableau, Notes, Automatisations et Assistant IA. La fenêtre a le même aspect et le même comportement que les autres : thème clair/sombre partagé, ancrage à côté des colonnes, disposition mémorisée.

Comment tout cela est organisé

  • Documents - votre espace privé, en dehors des espaces de travail.
  • Dossiers des espaces de travail - chaque espace de travail a son propre dossier ; à l’intérieur, vous pouvez créer vos propres sous-dossiers. On y trouve aussi les sections Tâches et Discussions : chaque tâche et discussion de l’espace de travail a automatiquement son propre dossier portant son nom (même lorsqu’il est encore vide). Les dossiers d’entité ont une icône différente des dossiers classiques et ne peuvent être ni supprimés ni déplacés - ils existent tant que le fil de discussion existe. Chaque pièce jointe du fil y arrive - y compris les fichiers envoyés dans les messages et les images intégrées au contenu (dessin issu de la fenêtre Dessiner, capture d’écran collée, image insérée via l’icône). Les dessins se reconnaissent à leur nom rysunek-data.png, les images collées à obraz-data.png. Ce type de fichier ne peut pas être déplacé (il est marqué « du fil » ; c’est une vue en direct, pas une copie) - mais vous pouvez le télécharger, l’ajouter aux favoris et le copier via « Copier vers… » - vers Documents, vers n’importe quel espace de travail ou vers votre propre dossier. Vous pouvez aussi importer un fichier directement dans le dossier d’une tâche/discussion - ce fichier est alors visible par tous les participants de cette tâche/discussion (ils peuvent le télécharger et le copier chez eux, mais seul le propriétaire peut le supprimer ou le renommer). Supprimer une pièce jointe du fil la fait aussi disparaître du dossier (c’est un seul et même fichier).
  • Notes épinglées aux dossiers - dans la barre de chaque emplacement (Documents, dossier d’espace de travail, sous-dossier personnel), une icône de feuille (« Note ») crée une nouvelle note épinglée à cet emplacement et vous bascule immédiatement vers la fenêtre Notes avec la note ouverte. La note épinglée apparaît à cet endroit dans la section Notes ; un clic l’ouvre dans la fenêtre Notes. Si vous partagez la note avec quelqu’un, cette personne la verra aussi dans Fichiers (au même endroit, à condition d’y avoir accès - par exemple dans un espace de travail partagé). Une note peut aussi être épinglée au dossier d’une tâche ou d’une discussion - mais elle se crée alors depuis la fenêtre Notes (branche de la tâche/discussion dans l’arborescence), car la barre du dossier du fil ne comporte pas d’icône de feuille. Cela ne rend pas la note commune pour autant : dans le dossier du fil, elle n’est visible que par le propriétaire et les personnes avec qui elle a été partagée - contrairement à un fichier importé dans ce même dossier, visible par tous les participants. La note dispose ici du même menu sous les trois points qu’un fichier : « Ouvrir dans Notes », et pour vos propres notes, également « Déplacer vers… » et « Supprimer (vers la corbeille) ». Vous pouvez aussi tout simplement faire glisser votre propre note vers un dossier (ou vers un espace de travail, une tâche, une discussion ou « Documents ») - comme pour un fichier. Vous ne pouvez pas déplacer d’ici une note que quelqu’un d’autre vous a partagée ; si vous avez un droit de modification sur elle, faites-le depuis la fenêtre Notes.
  • Partagé avec moi - tout ce que d'autres ont partagé avec vous.
  • Corbeille - fichiers et dossiers supprimés ; vous pouvez les restaurer ici ou les supprimer définitivement.

La règle la plus importante : un fichier est privé. Importer un fichier dans le dossier d’un espace de travail ne le rend PAS visible par l’équipe - le dossier sert uniquement à organiser les fichiers et à définir avec qui vous pouvez les partager. Vous voulez donner accès à toute l’équipe en une seule fois ? La ligne « Tout l’espace de travail » se trouve dans la fenêtre de partage. La seule exception concerne les dossiers des tâches et des discussions - par défaut, un fichier importé directement dans ces dossiers est visible par les participants au fil de discussion (c’est précisément pour cela qu’on l’y importe).

Le module Fichiers dans Task Manager : arborescence des emplacements et vignettes de fichiers.
Arborescence des emplacements à gauche, contenu du dossier à droite - chaque fichier avec sa taille et son espace source.

Travail quotidien

  • Les actions de l'emplacement sont des icônes dans la partie droite de la barre du dossier (le nom s'affiche au survol) : flèche vers le haut - envoyer des fichiers, plus - nouveau dossier, feuille - nouvelle note épinglée à cet emplacement.
  • Envoi : icône d'envoi ou faites glisser des fichiers depuis votre ordinateur au-dessus du dossier ouvert.
  • Deux affichages : icônes (vignettes, images avec miniature) ou liste - le sélecteur se trouve dans la barre du dossier, le choix est mémorisé.
  • Tri (icône des flèches dans la barre) : nom, date d’ajout, date de modification, taille, type. Le tri s’applique à toutes les sections de la vue (Dossiers, Fichiers, Tâches, Discussions, Notes) ; lorsque la taille n’est pas disponible, « Taille » trie selon le nombre de fichiers. Rechercher (loupe) filtre le dossier actuel.
  • Menu ⋮ sur un fichier : Télécharger, Ajouter aux favoris, Copier, Copier vers…, Partager, Renommer, Déplacer vers…, Supprimer (vers la corbeille). Les pièces jointes des fils proposent Télécharger, Ajouter aux favoris, Copier et Copier vers… - il leur manque seulement Partager, Renommer, Déplacer vers… et Supprimer, car elles font partie de la conversation dans la tâche/discussion.
  • Copier + Coller : « Copier » place le fichier dans le presse-papiers ; le bouton Coller apparaît alors dans la barre du dossier de destination.
  • Glisser-déposer : déposez un fichier de votre ordinateur sur le fond du dossier ou directement sur une vignette/ligne de dossier (aussi dans l'arborescence). Un fichier vous appartenant, glissé sur un dossier, est déplacé ; une pièce jointe d'un fil est copiée.
  • Sur téléphone et tablette : maintenez le fichier appuyé un instant, jusqu’à ce que la tuile se réduise légèrement, puis déplacez-le - un petit badge avec le nom apparaît au-dessus de votre doigt, et le dossier sous votre doigt se met en surbrillance avec un cadre. Relâchez sur un dossier, un espace de travail ou le nom d’un dossier plus haut dans le chemin au-dessus de la liste. Un mouvement rapide sans maintien fait défiler la liste. Le menu ⋮ est visible en permanence sur téléphone, et « Déplacer vers… » affiche les emplacements un par un - vous entrez dans un dossier et appuyez sur « Choisir cet emplacement ».
  • Favoris : l'étoile dans le menu ⋮ ; la vue Favoris dans l'arborescence rassemble des fichiers de toute l'application, avec une indication de leur provenance.
  • La suppression déplace vers la Corbeille - rien ne disparaît immédiatement. Dans la Corbeille : Restaurer (le fichier revient à sa place) ou Supprimer définitivement. Après 30 jours, la Corbeille se vide toute seule.

Aperçu du fichier

Cliquez sur un fichier et l'aperçu s'ouvre à la place du contenu du dossier :

  • les images et les PDF s'affichent directement,
  • la vidéo (MP4, M4V, MOV, WebM, OGV) se lit dans la fenêtre - avec défilement, volume et plein écran ; la vidéo ne se charge pas entièrement, seul le passage visionné est chargé,
  • les feuilles de calcul (CSV, XLSX, XLS, ODS) - sous forme de tableau : colonnes, en-tête tiré de la première ligne et numéros de ligne ; un fichier contenant plusieurs feuilles affiche des onglets avec leurs noms, et une feuille large défile horizontalement. Un fichier CSV provenant d’un Excel polonais (point-virgule, caractères polonais) s’ouvre correctement. L’aperçu affiche les valeurs (dates et résultats de formules) sans couleurs ni mise en forme, et pour un fichier volumineux, les 500 premières lignes avec une indication du nombre total de lignes du fichier,
  • les fichiers texte (TXT, Markdown, code) - en texte brut,
  • les fichiers DOCX bénéficient d’un aperçu textuel (le contenu seul ; vous verrez la mise en page complète après téléchargement),
  • les autres formats affichent une carte avec des informations et un bouton de téléchargement. Cela concerne aussi les vidéos dans des conteneurs que les navigateurs ne lisent pas (AVI, MKV, WMV, FLV) - il faut télécharger ce fichier et l'ouvrir dans un lecteur sur l'ordinateur.

Les informations sur le fichier (type, taille, propriétaire, dates, emplacement, personnes avec qui il est partagé) se trouvent sous le bouton Informations dans la barre. Dans une fenêtre large, le panneau est affiché immédiatement ; dans l’aperçu ancré, il occupe tout l’espace et vous pouvez afficher les détails avec le bouton correspondant. À côté : Retour (pour revenir au dossier - fonctionne aussi avec Échap), Télécharger et Partager. À côté de « Retour », vous trouverez aussi les flèches ‹ › - elles permettent de passer au fichier précédent ou suivant du même dossier, sans revenir à la liste (le numéro du fichier s’affiche à côté, par exemple « 3 / 8 »). Les touches ← et → permettent de faire la même chose. Sur téléphone, les flèches ne sont pas affichées - l’espace dans la barre est nécessaire pour le nom du fichier. Pour les PDF, l’option « Dans un nouvel onglet » est également disponible - elle ouvre le document dans un nouvel onglet du navigateur (pratique lorsque le navigateur refuse de l’afficher dans la fenêtre de l’application). L’aperçu fonctionne aussi pour les fichiers « du fil de discussion » - le champ Emplacement indique alors la tâche ou la discussion d’où vient la pièce jointe - ainsi que pour les pièces jointes des e-mails (Emplacement : objet du message).

Si une pièce jointe de la boîte mail refuse de s'ouvrir (aperçu vide, blanc), réessayez après une mise à jour : l'application reconnaît ces copies endommagées et les répare elle-même à la première ouverture - le fichier retrouve alors sa taille correcte.

Le nombre à côté du dossier indique combien de fichiers se trouvent à l'intérieur, y compris dans les sous-dossiers, si bien qu'un dossier avec des documents rangés plus profondément ne paraît plus vide.

Le contenu du dossier s'actualise tout seul. Si vous regardez un dossier et qu'un fichier y apparaît en arrière-plan (une automatisation a enregistré une pièce jointe, quelqu'un l'a partagée avec vous), il s'affiche sans avoir à sortir puis revenir dans le dossier - la vérification a lieu toutes les trente secondes et juste après le retour sur l'onglet du navigateur. L'actualisation se met en pause pendant qu'un menu ou un aperçu de fichier est ouvert et pendant la saisie dans un champ de texte, pour que rien n'échappe au curseur.

Partage

Seul le propriétaire du fichier gère l'accès. Deux rôles :

  • Aperçu seul - téléchargement et utilisation en tant que pièce jointe,
  • Peut modifier - avec en plus le renommage.

Le cercle de personnes dépend de l'emplacement du fichier : un fichier de Documents peut être partagé avec toute personne avec qui vous partagez un espace de travail ; un fichier du dossier d'un espace de travail - uniquement avec les membres de cet espace de travail ; un fichier du dossier d'une tâche/discussion - uniquement avec les personnes ayant accès à cette entité.

Les pièces jointes de Fichiers dans toute l'application

Partout où se trouve le trombone (nouvelle tâche, message dans un fil, modification d'un message, discussion avec l'Assistant IA), cliquer ouvre un petit menu : Depuis l'ordinateur (comme jusqu'ici) ou Depuis l'application Fichiers - la liste de vos fichiers, de ceux partagés avec vous et des pièces jointes de vos tâches et discussions (avec une indication de leur provenance). Vous pouvez ainsi joindre à un message le fichier d'une autre tâche. Le fichier choisi s'ajoute comme une pièce jointe ordinaire.

Le trombone dans l'en-tête du fil (à côté des avatars) ouvre directement la fenêtre Fichiers sur le dossier de cette tâche/discussion - avec aperçu, détails et glisser-déposer.

Il existe aussi un moyen plus rapide : ancrez la fenêtre Fichiers (icône d’ancrage dans la barre) à côté d’une tâche ou d’une discussion ouverte, puis faites glisser le fichier directement sur le fil de discussion - une superposition « Déposez pour joindre » apparaît et le fichier est ajouté à la barre des pièces jointes, puis envoyé avec votre prochain message.

Les fichiers en tant que connaissances de l'Assistant IA

Dans les sources de connaissances du fil de l'assistant (bouton des sources dans la fenêtre de l'Assistant), vous trouverez :

  • Tous mes Fichiers - périmètre général,
  • la section Fichiers - dossiers - vous désignez un dossier précis,
  • des fichiers individuels via la recherche de sources.

L'assistant lit la couche texte des fichiers (TXT, CSV, DOCX, XLSX, PDF). Les formats sans texte (par exemple les images, les archives) sont décrits à partir de leur nom et de leurs métadonnées.

Limites d'espace (administrateur)

Dans Paramètres → Avancé → Fichiers et espace, l'administrateur voit l'espace occupé par l'application entière, par le module Fichiers et par le reste (pièces jointes des fils, base de données, avatars, exports), ainsi qu'un tableau par utilisateur. C'est aussi là que se règle la limite en Go pour Fichiers de chaque personne (par ex. 1,5 ; champ vide = sans limite). La limite est calculée avec la Corbeille et vérifiée avant l'envoi - le moyen le plus rapide de récupérer de l'espace est de vider la Corbeille.

Sécurité

Les fichiers et pièces jointes sont accessibles uniquement aux personnes disposant des droits nécessaires - ils sont téléchargés via l'application, qui vérifie les autorisations. Impossible de télécharger un fichier en connaissant seulement son adresse : l'accès direct au répertoire des fichiers est bloqué. Les noms des fichiers sur le disque sont aléatoires, et la connexion passe en HTTPS sur l'hébergement cible.

Joindre depuis Fichiers dans les messages et la Messagerie

En cliquant sur le trombone dans l’éditeur de message (ou dans le compositeur de la Messagerie) et en sélectionnant Depuis l’application Fichiers, vous accédez à un navigateur de dossiers présentant la même structure que la vue Fichiers : Documents, espaces de travail, « Partagés avec moi ». Ouvrez les dossiers, revenez en arrière avec la flèche de l’en-tête et sélectionnez un fichier à l’emplacement voulu. La section Récents, qui affiche les cinq fichiers utilisés le plus récemment, est également visible dès le départ - c’est le moyen le plus rapide de joindre un fichier sur lequel vous travaillez en ce moment.