Archivos

Archivos es el disco compartido de la aplicación. Se abre con el icono de vistas (cuadrados) en la barra superior - el mismo menú donde están Calendario, Tablero, Notas, Automatizaciones y Asistente de IA. La ventana se ve y se comporta como las demás: tema claro/oscuro compartido, anclaje junto a las columnas, disposición recordada.

Cómo está organizado

• Documentos - tu espacio privado, fuera de los espacios de trabajo.
• Carpetas de los espacios de trabajo - cada espacio de trabajo tiene su propia carpeta; dentro puedes crear tus propios subdirectorios. Allí también verás las secciones Tareas y Chats: cada tarea y chat del espacio de trabajo tiene automáticamente su propia carpeta con su nombre (incluso cuando aún está vacía). Las carpetas de las entidades tienen un icono distinto al de las carpetas normales y no se pueden eliminar ni mover - existen mientras exista el hilo. A ellas llega cada adjunto del hilo - también los archivos enviados en los mensajes y las imágenes insertadas en el contenido (un dibujo de la ventana Dibujar, una captura de pantalla pegada, una imagen insertada con el icono correspondiente). Los dibujos se reconocen por el nombre rysunek-fecha.png, las imágenes pegadas por obraz-fecha.png. Ese tipo de archivo no se puede mover (está marcado como «del hilo»; es una vista en vivo, no una copia), pero puedes descargarlo, añadirlo a Favoritos y copiarlo con «Copiar a...» - a Documentos, a cualquier espacio de trabajo o a tu propia carpeta. También puedes subir un archivo directamente a la carpeta de la tarea/chat - ese archivo lo verán entonces todos los participantes de esa tarea/chat (podrán descargarlo y copiarlo, pero solo el propietario puede eliminarlo o renombrarlo). Al eliminar un adjunto del hilo, también desaparece de la carpeta (es el mismo archivo).
• Notas fijadas a carpetas - en la barra de cada ubicación (Documentos, carpeta de un espacio de trabajo, tu propio subdirectorio) hay un icono de hoja («Nota»): crea una nueva nota fijada a esa ubicación y te lleva directamente a la ventana de Notas con la nota abierta. La nota fijada aparece en esa ubicación, en la sección Notas; al hacer clic se abre en la ventana de Notas. Si compartes la nota con alguien, también la verá en Archivos (en el mismo lugar, siempre que tenga acceso a él - por ejemplo, en un espacio de trabajo compartido). La nota también se puede fijar a la carpeta de una tarea o un chat - solo que entonces se crea desde la ventana de Notas (la rama de la tarea/chat en el árbol), ya que la barra de la carpeta del hilo no tiene el icono de hoja. Esto no convierte la nota en compartida: en la carpeta del hilo la ve el propietario y las personas con las que se ha compartido - a diferencia de un archivo subido a esa misma carpeta, que ven todos los participantes. Aquí la nota tiene el mismo menú de los tres puntos que un archivo: «Abrir en Notas», y para tus propias notas también «Mover a...» y «Eliminar (a la Papelera)». Tu propia nota también puedes simplemente arrastrarla a una carpeta (o a un espacio de trabajo, una tarea, un chat o «Documentos»), igual que un archivo. Una nota que otra persona ha compartido contigo no se puede mover desde aquí; si tienes permiso de edición, podrás hacerlo desde la ventana de Notas.
• Compartido conmigo - todo lo que otros han compartido contigo.
• Papelera - archivos y carpetas eliminados; desde aquí se pueden restaurar o eliminar definitivamente.

La regla más importante: los archivos son privados. Subir un archivo a la carpeta de un Espacio de trabajo NO hace que el equipo pueda verlo: la carpeta solo sirve para organizarlo y determina con quién puedes compartirlo. ¿Quieres dar acceso a todo el equipo de una vez? En la ventana para compartir aparece la opción «Todo el Espacio de trabajo». La única excepción son las carpetas de tareas y chats: por defecto, los participantes del hilo pueden ver los archivos que se suben directamente allí (para eso se suben).

Trabajo diario

• Las acciones de la ubicación son iconos en la parte derecha de la barra de la carpeta (el nombre aparece al pasar el ratón): flecha hacia arriba - sube archivos, más - nueva carpeta, hoja - nueva nota fijada a esa ubicación.
• Subida: icono de subida o arrastra archivos desde el ordenador sobre la carpeta abierta.
• Dos vistas: iconos (mosaicos, imágenes con miniatura) o lista - el selector está en la barra de la carpeta y se recuerda la elección.
• Ordenar (icono de flechas en la barra): por nombre, fecha de incorporación, fecha de modificación, tamaño o tipo. Ordena todas las secciones de la vista (Carpetas, Archivos, Tareas, Chats, Notas); cuando no hay información sobre el tamaño, «Tamaño» ordena por número de archivos. Buscar (lupa) filtra la carpeta actual.
• Menú ⋮ junto al archivo: Descargar, Añadir a Favoritos, Copiar, Copiar a..., Compartir, Renombrar, Mover a..., Eliminar (a la Papelera). Los adjuntos de los hilos tienen Descargar, Añadir a Favoritos, Copiar y Copiar a... - solo les faltan Compartir, Renombrar, Mover a... y Eliminar, porque forman parte de la conversación de la tarea/chat.
• Copiar y pegar: «Copiar» añade el archivo al portapapeles y, en la carpeta de destino, aparece el botón Pegar en la barra.
• Arrastrar: puedes soltar un archivo del ordenador sobre el fondo de la carpeta o directamente sobre el mosaico/fila de una carpeta (también en el árbol). Un archivo propio arrastrado a una carpeta se mueve; un adjunto de un hilo se copia.
• En el teléfono y la tableta: mantén pulsado el archivo con el dedo un momento, hasta que la miniatura se encoja un poco, y desplázalo - sobre tu dedo aparecerá una pequeña etiqueta con el nombre, y la carpeta que quede debajo del dedo se resaltará con un marco. Suéltalo sobre una carpeta, un espacio de trabajo o el nombre de una carpeta más arriba en la ruta que aparece sobre la lista. Un movimiento rápido sin mantener pulsado simplemente desplaza la lista. El menú ⋮ está siempre visible en el teléfono, y «Mover a...» muestra las ubicaciones una a una - entras en una carpeta y tocas «Elegir esta ubicación».
• Favoritos: estrella en el menú ⋮; la vista Favoritos en el árbol reúne archivos de toda la aplicación con una indicación de su procedencia.
• Eliminar traslada a la Papelera - nada desaparece de inmediato. En la Papelera: Restaurar (el archivo vuelve a su lugar) o Eliminar definitivamente. Al cabo de 30 días la Papelera se vacía sola.

Vista previa de archivos

Haz clic en un archivo y se abrirá la vista previa en el lugar del contenido de la carpeta:

• las imágenes y PDF se muestran directamente,
• el vídeo (MP4, M4V, MOV, WebM, OGV) se reproduce en la ventana - con avance, volumen y pantalla completa; el vídeo no se carga entero, solo se descarga el fragmento que se está viendo,
• hojas de cálculo (CSV, XLSX, XLS, ODS) - como tabla: columnas, encabezado tomado de la primera fila y números de fila; un archivo con varias hojas muestra pestañas con sus nombres, y una hoja ancha se desplaza lateralmente. Un CSV de Excel en español (punto y coma, caracteres especiales) se abre correctamente. La vista previa muestra los valores (fechas y resultados de fórmulas) sin colores ni formato, y en archivos grandes muestra las primeras 500 filas indicando cuántas tiene el archivo completo,
• archivos de texto (TXT, Markdown, código) - como texto,
• DOCX obtiene una vista previa de texto (solo el contenido; verás el diseño completo al descargarlo),
• el resto de formatos muestran una tarjeta con información y un botón de descarga. Esto se aplica también a vídeos en contenedores que los navegadores no reproducen (AVI, MKV, WMV, FLV) - ese archivo hay que descargarlo y abrirlo en un reproductor del ordenador.

Los detalles del archivo (tipo, tamaño, propietario, fechas, ubicación y con quién se ha compartido) están en el botón Información de la barra: en una ventana amplia, el panel se muestra directamente; en la vista acoplada, la vista previa ocupa todo el espacio y puedes desplegar los detalles con el botón correspondiente. Al lado están Atrás (vuelve a la carpeta; también funciona con Esc), Descargar y Compartir. Junto a «Atrás» también están las flechas ‹ ›, que permiten pasar al archivo anterior o siguiente de la misma carpeta sin volver a la lista (al lado se muestra el número del archivo, por ejemplo, «3 / 8»). También puedes usar las teclas ← y →. En el móvil no aparecen las flechas: ese espacio de la barra se necesita para el nombre del archivo. En los PDF aparece también la opción «En una pestaña nueva», que abre el documento en una pestaña aparte del navegador (útil cuando el navegador no permite mostrarlo en la ventana de la aplicación). La vista previa funciona igual con archivos «del hilo» - en el campo Ubicación verás la tarea o el chat del que procede el archivo adjunto - y con los archivos adjuntos del correo (Ubicación: asunto del mensaje).

Si algún adjunto del buzón no se abría (vista previa vacía, en blanco), inténtalo de nuevo tras una actualización: la aplicación reconoce esas copias dañadas y las repara ella misma al abrirlas por primera vez - el archivo pasa entonces a tener el tamaño correcto.

El número junto a la carpeta indica cuántos archivos hay dentro, incluyendo subcarpetas, así que un directorio con documentos guardados más profundo ya no parece vacío.

El contenido de la carpeta se actualiza solo. Si estás mirando una carpeta y en segundo plano aparece un archivo nuevo (una automatización guardó un adjunto, alguien te lo compartió), aparecerá sin necesidad de salir y volver a entrar - la comprobación se hace cada medio minuto y justo al volver a la pestaña del navegador. La actualización se detiene mientras hay un menú abierto, una vista previa de archivo o estás escribiendo en un campo de texto, para que nada se mueva bajo el cursor.

Compartir

El acceso lo gestiona exclusivamente el propietario del archivo. Dos roles:

• Solo vista previa - descargar y usar como adjunto,
• Puede editar - además, cambiar el nombre.

El círculo de personas depende de la ubicación del archivo: un archivo de Documentos puedes compartirlo con cualquiera con quien compartas algún espacio de trabajo; un archivo de la carpeta de un espacio de trabajo - solo con los miembros de ese espacio de trabajo; un archivo de la carpeta de una tarea/chat - solo con las personas que tienen acceso a esa entidad.

Adjuntos de Archivos en toda la aplicación

En cualquier lugar donde haya un clip (nueva tarea, mensaje en un hilo, edición de mensaje, chat del Asistente de IA), al hacer clic se abre un pequeño menú: Desde el ordenador (como hasta ahora) o Desde la aplicación Archivos - una lista de tus archivos, los compartidos contigo y los adjuntos de tus tareas y chats (con una indicación de su procedencia). Así puedes adjuntar a un mensaje un archivo de otra tarea. El archivo elegido se adjunta como un adjunto normal.

El clip en la cabecera del hilo (junto a los avatares) abre la ventana de Archivos directamente en la carpeta de esa tarea/chat - con vista previa, detalles y arrastre.

También hay una forma más rápida: acopla la ventana de Archivos (icono de acoplamiento en la barra) junto a una tarea o un chat abiertos y arrastra el archivo directamente al hilo. Aparecerá la superposición «Suelta para adjuntar» y el archivo se añadirá a la barra de archivos adjuntos y se enviará con tu próximo mensaje.

Archivos como conocimiento del Asistente de IA

En las fuentes de conocimiento del hilo del asistente (botón de fuentes en la ventana del Asistente) encontrarás:

• Todos mis Archivos - alcance general,
• la sección Archivos - carpetas - indicas una carpeta concreta,
• archivos individuales a través del buscador de fuentes.

El asistente lee la capa de texto de los archivos (TXT, CSV, DOCX, XLSX, PDF). Los formatos sin texto (por ejemplo, imágenes, archivos comprimidos) los describe por el nombre y los metadatos.

Límites de espacio (administrador)

En Configuración → Avanzado → Archivos y espacio el administrador ve cuánto ocupa toda la aplicación, el módulo Archivos y el resto (adjuntos de hilos, base de datos, avatares, exportaciones), además de una tabla por usuario. Allí también se establece el límite en GB para Archivos de cada persona (por ejemplo, 1,5; campo vacío = sin límite). El límite se calcula junto con la Papelera y se comprueba antes de subir un archivo - la forma más rápida de recuperar espacio es vaciar la Papelera.

Seguridad

Los archivos y adjuntos son accesibles exclusivamente para las personas con el acceso correspondiente - se descargan a través de la aplicación, que comprueba los permisos. No se puede descargar un archivo conociendo solo su dirección: el acceso directo al directorio de archivos está bloqueado. Los nombres de los archivos en el disco son aleatorios y la conexión se hace por HTTPS en el hosting de destino.

Adjuntar desde Archivos en mensajes y en Correo

Al hacer clic en el clip del editor de mensajes (o del compositor de Correo) y elegir Desde la aplicación Archivos, se abre un explorador de carpetas con la misma estructura que la vista Archivos: Documentos, Espacios de trabajo y «Compartido conmigo». Puedes entrar en las carpetas, volver con la flecha del encabezado y seleccionar un archivo de una ubicación concreta. Al abrirlo, también verás la sección Recientes, con los cinco archivos que has usado más recientemente: es la forma más rápida de adjuntar algo en lo que estás trabajando.