Pošta

Pošta umožňuje přijímat a odesílat e-maily bez opuštění Task Manageru. Podporuje libovolný server IMAP/SMTP - polské hostingy, Gmail, Outlook a jakýkoli jiný.

Připojení schránky

Nastavení → Pošta → Přidat schránku. Formulář vás provede třemi kroky:

1. Adresa a heslo - adresa schránky a heslo k ní (ne k Task Manageru). V Gmailu a Outlooku je třeba zadat heslo aplikace, ne běžné heslo k účtu.
2. Poštovní servery - adresa serveru pro příjem (IMAP) a odesílání (SMTP) spolu s portem a šifrováním. Nejčastěji jde o imap.twojadomena.pl a smtp.twojadomena.pl, kde twojadomena.pl je část adresy za znakem @. Porty a šifrování ponechte beze změny (993 a 465, SSL/TLS), pokud váš hosting neuvádí jiné údaje. Všechny tyto údaje najdete v administračním rozhraní svého hostingu - obvykle na kartě „Pošta“ nebo „E-mail“ - případně u osoby, která vám schránku zakládala.
3. Nastavení - název na seznamu, kolik historie stáhnout, viditelnost vláken a patička. Můžete je nechat beze změny.

Nakonec klikněte na Otestovat připojení. Test samostatně ověří příjem (IMAP) a odesílání (SMTP) a najde složku „Odeslané“; teprve potom schránku uložte.

Můžete připojit libovolně mnoho schránek - každá se zobrazí v levém sloupci pod nadpisem Pošta.

Změna nastavení schránky

V Nastavení → Pošta je každá schránka samostatná karta. Kliknutím ji rozbalíte - uvidíte stejný formulář jako při přidávání, vyplněný vašimi údaji. Heslo nechte prázdné, pokud ho neměníte. Tlačítko Synchronizovat v záhlaví karty stáhne nové zprávy bez rozbalení.

Odpojení schránky najdete úplně dole na rozbalené kartě. Odstraní jen místní kopii - na poštovním serveru nic nezmizí a po opětovném připojení se zprávy vrátí.

Schránka je soukromá. I společnou firemní adresu (např. biuro@firma.pl) si připojuje každý u sebe. Nikdo jiný - včetně administrátora - vaši poštu nevidí. Pokud má mít někdo přehled, připojí si stejnou schránku u sebe.

Nastavení schránky nahrazuje dřívější volbu „Odesílání z vaší e-mailové adresy“ na kartě Profil: první připojená schránka se používá také pro e-mailová oznámení a zprávy odesílané AI asistentem.

Nastavení schránky

Formulář je rozdělený na tři karty: Schránka (adresa, heslo, hotová konfigurace), Servery IMAP a SMTP (vyplňované automaticky podle přednastavení - nahlédněte sem jen tehdy, když váš hosting není na seznamu) a Možnosti:

• Stáhnout historii - 30 dní, 90 dní nebo vše.
• Zobrazovat každé vlákno v zobrazení „Vše“ - vypněte, pokud nechcete, aby se soukromá schránka míchala s týmovou prací. Jednotlivé vlákno pak můžete do zobrazení „Vše“ přidat ručně - v jeho nabídce (⋮) vyberte „Zobrazit v zobrazení Vše“.
• Označovat jako přečtené také na serveru - ve výchozím nastavení je tato možnost vypnutá. Task Manager uchovává informaci o přečtení u sebe, takže pokud mají stejnou schránku připojené dvě osoby, přečtení zprávy jednou z nich nezruší tučné písmo u druhé. Zapněte tuto možnost, pokud chcete, aby se stav shodoval s telefonem nebo webovou poštou.
• Podpis - připojuje se k odesílaným zprávám. Příjemce dostane běžný e-mail bez rámečku „Odesláno z Task Manageru“.

Čtení a odpovídání

Klikněte na schránku v levém sloupci - prostřední zobrazí vlákna a po kliknutí na vlákno pravý sloupec zobrazí konverzaci. Nad seznamem jsou tři dlaždice: Nepřečtené, Přečtené a Skryté (stejně jako dlaždice nad seznamem úkolů) - kliknutím seznam vyfiltrujete, dalším kliknutím na aktivní dlaždici se vrátíte ke všem položkám. Vyhledávání, řazení a filtrování (Nepřečtené / Přečtené / Oblíbené / Skryté) fungují pod stejnými ikonami na liště jako u úkolů - dlaždice a nabídka „Zobrazit pouze“ jsou jeden a tentýž přepínač. Oblíbená vlákna jsou nahoře v seznamu. E-maily ze schránek, u kterých je zapnutá možnost „Zobrazovat každé vlákno v zobrazení Vše“, jsou vidět také v hlavním seznamu vedle úkolů a chatů (sekce Pošta, oblíbené v Oblíbených) a dlaždice Pošta nad seznamem zobrazuje počet nepřečtených zpráv - kliknutím seznam zúžíte pouze na e-maily (aniž byste opustili zobrazení „Vše“). Jde o běžný filtr: totéž můžete udělat výběrem možnosti E-maily v nabídce „Zobrazit pouze“.

Pod odesílatelem každé zprávy je řádek Komu s příjemci - vždy viditelný a vždy v JEDNOM řádku: u více adres jím posouváte do strany, místo abyste se dívali na několik zalomených řádků. Šipka vpravo rozbalí zbylá pole (Od, Kopie, datum) - ve výchozím stavu jsou skrytá, také v jednom řádku s posouváním do strany.

Pole pro odpověď používá stejný editor jako chaty (tučné písmo, seznamy, odkazy). Odpověď je ve výchozím nastavení určena všem z poslední zprávy: odesílatel a ostatní osoby v poli Komu se přidají do pole Komu, osoby v kopii zůstanou v poli Kopie - přesně jako funkce „Odpovědět všem“ v každém e-mailovém klientovi (vaše adresa se vynechá). Pokud někdo nemá odpověď dostat, před odesláním jednoduše odstraňte jeho štítek (×); můžete také přidat další příjemce (Enter nebo čárka přidá adresu) a tlačítko Kopie přidá kopii. Odpověď se odesílá ze serveru SMTP této schránky, takže neskončí ve spamu a u příjemce se zařadí do konverzace.

Citovaná historie je sbalená - pod zprávou zůstane tlačítko „Zobrazit předchozí korespondenci“, takže čtete jen to nové.

Vlákno se čte jako konverzace v úkolu nebo chatu: zprávy oddělují předělové lišty s dnem („Dnes“, „Včera“, „Čtvrtek 6. srpna“), vedle odesílatele je jeho fotka (pokud adresa patří uživateli aplikace Task Manager) nebo kruh s iniciálami, vedle jméno a příjmení, adresa a čas - úplné datum se zobrazí po najetí kurzorem.

Akce u jednotlivé zprávy (zobrazí se po najetí myší, přesně jako u úkolů a chatů): ikona listů zkopíruje obsah do schránky a hvězdička označí zprávu - přidá ji do oblíbených a zvýrazní ji ve vlákně (teplé pozadí, zlatý pruh a hvězdička u odesílatele). Označení zůstává i po zavření vlákna a vidí ho výhradně vlastník schránky. Opětovné kliknutí na hvězdičku ho zruší. Menu ⋮ u zprávy nabízí stejné akce plus Export do PDF / Word / TXT.

Hvězdička v záhlaví přidá CELÉ vlákno do oblíbených a menu (⋮) umožňuje označit jako nepřečtené, skrýt vlákno a uložit všechny přílohy do Souborů (složka Pošta → schránka → předmět vlákna).

Skrytím se vlákno odebere ze všech seznamů. Najdete ho pouze na dlaždici Skryté nad seznamem pošty - má přeškrtnuté oko a v jeho nabídce najdete možnost „Zobrazit znovu“. Nic se nemaže ani u nás, ani na poštovním serveru; nové zprávy ve skrytém vlákně se dál ukládají.

Nástroje AI v poli odpovědi

V zápatí pole pro odpověď jsou dvě popsaná tlačítka s avatary AI: „AI asistent“ (fialová koule - soukromé otázky k vláknu) a „Uspořádat“ (koule AI - uspořádání vlákna). Ikony emoji, přílohy a kreslení najdete v horní liště editoru vedle možnosti „Vylepšit text“.

Uspořádat vlákno (AI)

Kliknutím na „Uspořádat“ v zápatí pole pro odpověď otevřete nabídku se čtyřmi režimy čtení vlákna:

Po dobu práce AI pokrývá vlákno světlý překryv s avatarem a nenápadným pruhem postupu. Přílohy a příjemci zůstávají na místě a název aktivního režimu je vidět u tlačítka a v pruhu nad zprávami. Jednou spočítaný režim se přepíná okamžitě - v rámci stejné relace můžete přeskakovat mezi Vylepšit, Shrnout a Expert bez opětovného čekání.

• Uspořádání probíhá po částech: nejprve se zobrazí 8 nejnovějších zpráv a nad nimi tlačítko „Uspořádat starší zprávy (N)“ - kliknutím se načte dalších 8. Díky tomu dlouhé vlákno nespotřebuje najednou celý objem korespondence a vy si uspořádáte jen tolik, kolik si opravdu chcete přečíst.
• Když je režim zapnutý, tlačítko je zvýrazněné a nese název režimu (např. „Shrnout“) a nad zprávami je lišta připomínající, kterou verzi čtete - při posouvání zůstává přilepená nahoře a skryjete ji symbolem × (režim zůstane zapnutý). K původnímu znění se vrátíte pomocí položky „Původní obsah“ v nabídce.
• Pod každou uspořádanou zprávou je poznámka „AI se může dopustit chyb“ - v případě pochybností se vraťte k originálu.
• Odkazy jsou klikatelné a zkrácené - místo adresy přes půl obrazovky vidíte čitelný popisek (např. figma.com/proto/…); celá adresa se otevírá v nové kartě.
• Verze AI je jen náhled po dobu relace - původní zprávy zůstávají nedotčené a výsledek se nikam neukládá. V rámci jedné relace je opětovné zapnutí režimu okamžité; po obnovení stránky AI pracuje znovu od začátku.
• Vyžaduje nakonfigurované AI (Nastavení → AI).

Soukromý AI asistent ve vlákně

Tlačítko „AI asistent“ (fialová koule) v zápatí pole pro odpověď je váš soukromý asistent pro TOTO vlákno. Kliknutím přepnete editor do režimu dotazu (jako konverzace s AI v úkolu nebo chatu): pole změní barvu na fialovou, místo příjemců se zobrazí informace, že dotaz nebude odeslán příjemcům, a koule pulzuje. Zadejte otázku (např. „jaká cena byla schválena a kdo ji schválil?“) a stiskněte Enter (nebo tlačítko pro odeslání): AI odpoví výhradně na základě korespondence ve vlákně, a pokud v ní něco není, řekne to přímo.

• Dotaz a odpověď vypadají stejně jako konverzace s AI v úkolu/chatu: váš dotaz a odpověď „AI asistenta“ s označením JEN PRO VÁS, poznámkou „Vidíte to jen vy“ a upozorněním, že AI se může dopustit chyb.
• Odpovědi vidíte jen vy - ukládají se pod poslední zprávou vlákna a vracejí se při každém otevření. Nikdo jiný (ani administrátor) je neuvidí - stejně jako celou vaši poštu.
• Přílohy: sponkou v horní liště můžete přiložit soubor z modulu Soubory - asistent přečte jeho obsah (TXT/DOCX/XLSX/PDF) a odpoví i na jeho základě.
• Další otázky pokračují v konverzaci (asistent si pamatuje předchozí odpovědi ve vlákně). V režimu otázky Enter odešle, Shift+Enter vytvoří nový řádek; běžný e-mail odešlete tlačítkem nebo zkratkou Cmd/Ctrl+Enter.
• Po odeslání se dotaz okamžitě zobrazí ve vlákně s poznámkou „Píšu odpověď…“ a textové pole se vymaže - během generování odpovědi je odesílání zablokované, takže omylem nepoložíte stejnou otázku dvakrát. Pokud by AI vrátila chybu, text dotazu se vrátí do editoru.
• Ukončení režimu: znovu klikněte na „AI asistent“ - vrátí se pole Komu/Kopie a běžné odesílání a napsaný text zůstane v editoru.
• Znak × u odpovědi záznam smaže. Vyžaduje nakonfigurované AI (Nastavení → AI).

Vzdálené obrázky jsou ve výchozím nastavení zablokované - teprve kliknutí na „Zobrazit obrázky“ je načte. Blokace se týká všeho, co by zpráva chtěla stáhnout z internetu: obrázků, pozadí (i těch uložených ve stylech newsletteru), variant obrázků pro různá rozlišení obrazovek, externích stylů, písem a multimédií. Dokud nekliknete, prohlížeč neodesílá žádný požadavek mimo vaši instalaci Task Manageru - ani sledovací obrázek, ani podobný prvek skrytý ve stylech neprozradí odesílateli, že zpráva byla otevřena. Po kliknutí na „Zobrazit obrázky“ se načtou obrázky a pozadí z internetu (bez adresy vaší instalace v požadavku). Externí styly, písma ani multimédia program nenačítá nikdy, takže newsletter může vypadat o něco skromněji než u odesílatele. Lišta s tímto tlačítkem se objeví pouze tehdy, když zpráva skutečně obsahuje obrázky stahované z internetu.

Grafika vložená do obsahu e-mailu (logo v podpisu, vložený snímek obrazovky) je vidět hned - přišla spolu se zprávou, takže její zobrazení odesílateli nic neprozradí.

Obsah zprávy se zobrazuje v izolovaném rámci, takže cizí HTML nemůže narušit vzhled aplikace ani spustit skripty.

Přílohy se stahují na vyžádání - při synchronizaci ukládáme jen jejich seznam, takže schránka zbytečně nezabírá místo. Kliknutí na přílohu ji otevře v náhledu (okno Soubory), stejně jako u úkolu nebo chatu; pro uložení souboru na disk klikněte na ikonu šipky vpravo od řádku. Ikona sponky v záhlaví vlákna uloží všechny přílohy do modulu Soubory (složka Pošta / název schránky / předmět vlákna) a rovnou tam přejde.

Psaní zprávy

Novou zprávu začnete ikonou + na liště prostředního sloupce → Nový e-mail (stejnou ikonou vytvoříte úkol i chat). Otevře se samostatné okno, které můžete tlačítkem na jeho liště minimalizovat - koncept zůstane nedotčený, takže se můžete bez obav podívat na úkol nebo do Souborů a vrátit se k psaní kliknutím na pilulku „Nová zpráva“ ve spodní části obrazovky. Při zavření okna s nedokončenou zprávou se zobrazí dotaz, zda ji opravdu chcete zahodit.

Odpověď na přijatý e-mail píšete v poli pod vláknem - patří ke konverzaci, kterou právě čtete.

Editor má stejné funkce jako editor zpráv v úkolech a chatech: formátování, emoji, přílohy, kreslení a Vylepšit text (pokud je AI nakonfigurované). Sponka se zeptá, odkud soubor vzít: z počítače nebo z aplikace Soubory - druhá možnost je okamžitá, protože soubor už leží na serveru. Můžete také jednoduše přetáhnout soubor z otevřeného okna Soubory přímo na zprávu. Kresba se přiloží jako soubor - poštovní programy nezobrazují obrázky vložené přímo do obsahu.

Kresba z okna Nakreslit a soubor nahraný z počítače se ukládají do Souborů ve složce Pošta / název schránky / předmět zprávy - tam, kam přicházejí i přílohy ukládané sponkou ze záhlaví vlákna. Nemusíte nic hledat v kořenu Dokumentů.

Do pole Komu napovídáme adresy: lidí z vašich pracovních prostorů (Task Manager zná jejich e-maily) a adresy, se kterými jste již komunikovali. Vybíráte šipkami a klávesou Enter. Tlačítko Kopie přidává kopii a nápis Odesláno z v patičce umožňuje změnit schránku, ze které zpráva odejde.

Pošta v Automatizacích

Automatizace mají spouštěč „Nový e-mail ve schránce“ (s podmínkami: odesílatel, předmět, schránka, zda má přílohu) a akci „Odeslat e-mail ze své schránky“ - odpověď odesílateli, sobě nebo na zadanou adresu. V textu můžete použít proměnné {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.skrzynka}}.

Pravidlo vidí pouze vaši poštu. Nelze vytvořit automatizaci reagující na cizí schránku - nemůže to ani administrátor.

Pošta jako zdroj znalostí AI asistenta

Jako zdroj konverzace s Asistentem můžete vybrat svou schránku nebo konkrétní vlákno (tlačítko „Zdroje znalostí“ v okně Asistenta). Funkce je ve výchozím nastavení vypnutá - zapíná ji administrátor v Nastavení → AI.

Proč je ve výchozím stavu vypnutá. Obsah zvoleného zdroje putuje k externímu poskytovateli AI a korespondence obsahuje údaje osob, které s tím nesouhlasily. Proto souhlas vyjadřuje administrátor, ne jednotlivý uživatel. I po zapnutí vidí každý pouze své vlastní schránky a pošta se nikdy nedostane do báze znalostí indexované na pozadí - vždy ji označíte ručně, pro jednu konverzaci.

Pošta na Tabuli

Na Tabuli má každá schránka vlastní sloupec s vlákny - za sloupci pracovních prostorů. Kliknutím na vlákno se Tabule ukotví a otevře se konverzace, stejně jako u úkolů. V nabídce „Zobrazit pouze“ na Tabuli najdete přepínač „Pošta na tabuli“ - zapíná a vypíná tyto sloupce (volba se ukládá).

Otevřené vlákno se samo obnovuje: jakmile přijde nová zpráva, objeví se v konverzaci do minuty až dvou (tak dlouho trvá cyklus synchronizace), bez znovunačtení aplikace. Právě psaná odpověď zůstane nedotčená.

Co Pošta NEDĚLÁ

Na poštovním serveru se nic nemaže. Task Manager pouze čte zprávy (přijaté I složku „Odeslané“ - díky tomu se do vlákna zařadí i odpovědi odeslané z telefonu nebo jiného programu) a ukládá kopie odeslaných zpráv do složky „Odeslané“. Možnost „Odpojit schránku“ v Nastavení smaže pouze místní kopii v aplikaci - vaše pošta na serveru zůstane nedotčená.

Propojení (pracovní prostor, úkol, chat)

V nabídce vlákna (⋮) je položka Propojit. Nejprve vyberete pracovní prostor a potom buď samotný pracovní prostor, nebo konkrétní úkol či chat z něj. Po propojení tato položka zobrazuje, s čím je vlákno propojené, a nabízí zkratku „Otevřít propojenou položku…“.

Automatizace propojuje sama. Pokud pravidlo zakládá úkol z nového e-mailu (Automatizace → Vytvořit úkol), propojení vznikne bez vašeho zásahu - vlákno hned ukazuje Propojeno: <úkol> a úkol dostane v záhlaví štítek s předmětem e-mailu, který otevírá tuto korespondenci. Ruční propojení má přednost: pokud je vlákno již s něčím spojeno, pravidlo to nepřepíše.

Propojení NEsdílí e-mail. Je to navigační zkratka, ne pozvánka. Obsah zprávy stále vidí pouze lidé, kteří mají tuto schránku připojenou u sebe - ostatní účastníci úkolu neuvidí ani obsah, ani předmět. Pokud chcete, aby tým znal obsah e-mailu, vložte ho do úkolu nebo uložte přílohy do Souborů.

V záhlaví najdete také avatary účastníků korespondence (dva náhledové plus počítadlo zbývajících) - kliknutí zobrazí úplný seznam adres.

Sponka v záhlaví se zobrazí hned, jakmile vlákno obsahuje přílohy. Kliknutím se okamžitě otevře modul Soubory ve složce tohoto vlákna (Pošta → schránka → předmět) s lištou „Stahuji přílohy (N) z poštovního serveru…“ a rotujícím indikátorem. Soubory se stahují na pozadí - po dokončení přenosu lišta zmizí a seznam se sám obnoví. Mezitím můžete okno klidně zavřít; kopírování stejně doběhne.

Přístup

Pošta patří do plánu Pro. V plánu Pro ji může ve výchozím nastavení používat kdokoli. Administrátor může přístup konkrétní osobě odebrat v panelu uživatelů (přepínač Může používat Poštu) - pak záložka i sekce v levém sloupci zmizí. Globálnímu administrátorovi přístup odebrat nelze.

Když spojení nefunguje

Tlačítko Otestovat spojení ověří IMAP a SMTP zvlášť a ukáže, které selhalo. Nejčastější hlášky:

„Port 993 vyžaduje šifrování, ale bylo vybráno připojení bez šifrování“ - porty 993 (příjem) a 465 (odesílání) vždy používají SSL/TLS. Formulář nastaví šifrování automaticky po zadání portu; stačí ponechat SSL/TLS.

„Server předložil certifikát, který PHP nedokáže ověřit“ - možné jsou dvě příčiny. Na aplikačním serveru: zastaralý balíček certifikátů CA (požádejte hosting o aktualizaci openssl.cafile). Na vývojovém počítači: antivirový program kontrolující poštu (Avast, ESET, Kaspersky) nahrazuje certifikát vlastním - vypněte v něm ochranu pošty nebo přidejte jeho certifikát do balíčku CA. Aplikace nevypíná ověřování certifikátu, protože bez něj by někdo mohl odposlouchávat vaši korespondenci.

„Vypršel časový limit pro odpověď serveru“ - nejčastěji je příčinou nesprávná adresa serveru nebo port zablokovaný firewallem. Zkontrolujte údaje v administraci svého hostingu (hledejte „nastavení poštovního programu“ / „IMAP“).

„Server odmítl přihlašovací údaje“ - nesprávné uživatelské jméno nebo heslo. Pozor: někteří poskytovatelé hostingu vyžadují jako uživatelské jméno celou e-mailovou adresu, ne jen název před @.

Gmail a Outlook vyžadují heslo aplikace. Běžné heslo k účtu Google od roku 2022 nefunguje. Přejděte na myaccount.google.com → Zabezpečení, zapněte dvoufázové ověření a pak vygenerujte „Heslo aplikace“ - dostanete 16místný kód, který vložíte do aplikace Task Manager místo svého hesla. Zkontrolujte také, jestli je v nastavení Gmailu (Pošta → Přeposílání a POP/IMAP) zapnutý protokol IMAP. V Outlooku / Microsoft 365 to funguje podobně a u firemních účtů může správce IMAP vypnout.

Pokud se schránka přestane synchronizovat, u jejího názvu v seznamu úkolů se objeví jantarový trojúhelník a text chyby uvidíte v Nastavení → Pošta.

Kopie odeslaných zpráv

Při připojování schránky aplikace sama vyhledá složku „Odeslané“ (může se jmenovat Sent, Sent Items, INBOX.Sent) a uloží do ní kopii každé odeslané zprávy - díky tomu vypadá vlákno stejně v aplikaci i v telefonu. Pokud schránka takovou složku nemá, zpráva se přesto odešle, jen se na serveru neuloží její kopie.

Spam / Nevyžádané

Pokud nechcete dostávat zprávy z nějaké adresy, otevřete menu vlákna (ikona ⋮) a zvolte Spam / Nevyžádané - zablokovat odesílatele. Od té chvíle:

• vlákna s touto adresou zmizí ze všech seznamů pošty (včetně seznamu „Vše“),
• nové zprávy od něj se nestahují, takže na ně neuvidíte upozornění.

Nic se nemaže - ani v Task Manageru, ani na poštovním serveru. Seznam blokovaných adres najdete v Nastavení → Pošta → Spam / Nevyžádané; můžete tam adresu přidat ručně nebo kliknout na Odblokovat - tehdy se předchozí vlákna vrátí do seznamů. Blokace platí ve všech vašich schránkách. Adresu vlastní schránky zablokovat nelze.