Pošta

Pošta umožňuje přijímat a odesílat e-maily bez opuštění Task Manageru. Podporuje libovolný server IMAP/SMTP - polské hostingy, Gmail, Outlook a jakýkoli jiný.

Připojení schránky

Nastavení → Pošta → Přidat schránku. Formulář vás provede třemi kroky:

1. Adresa a heslo - adresa schránky a heslo k ní (ne k Task Manageru). V Gmailu a Outlooku je třeba zadat heslo aplikace, ne běžné heslo k účtu.
2. Poštovní servery - adresa serveru pro příjem (IMAP) a odesílání (SMTP) včetně portu a šifrování. Nejčastěji jde o imap.twojadomena.pl a smtp.twojadomena.pl, kde twojadomena.pl je část adresy za znakem @. Porty a šifrování nechte beze změny (993 a 465, SSL/TLS), pokud hosting neuvádí jiné. Všechny tyto údaje najdete v administraci svého hostingu - obvykle v záložce „Pošta" nebo „E-mail" - nebo u osoby, která vám schránku zakládala.
3. Nastavení - název na seznamu, kolik historie stáhnout, viditelnost vláken a patička. Můžete je nechat beze změny.

Nakonec klikněte na Otestovat spojení. Test zvlášť ověří příjem (IMAP) a odesílání (SMTP) a rozpozná složku „Odeslané"; teprve poté schránku uložte.

Můžete připojit libovolně mnoho schránek - každá se zobrazí v levém sloupci pod nadpisem Pošta.

Změna nastavení schránky

V Nastavení → Pošta je každá schránka samostatná karta. Kliknutím ji rozbalíte - uvidíte stejný formulář jako při přidávání, vyplněný vašimi údaji. Heslo nechte prázdné, pokud ho neměníte. Tlačítko Synchronizovat v záhlaví karty stáhne nové zprávy bez rozbalení.

Odpojení schránky najdete úplně dole na rozbalené kartě. Odstraní jen místní kopii - na poštovním serveru nic nezmizí a po opětovném připojení se zprávy vrátí.

Schránka je soukromá. I společnou firemní adresu (např. biuro@firma.pl) si připojuje každý u sebe. Nikdo jiný - včetně administrátora - vaši poštu nevidí. Pokud má mít někdo přehled, připojí si stejnou schránku u sebe.

Konfigurace schránky nahrazuje dřívější nastavení „Odesílání z vaší e-mailové adresy" ze záložky Profil: první připojená schránka se používá i pro e-mailová oznámení a zprávy odesílané AI asistentem.

Nastavení schránky

Formulář je rozdělený na tři karty: Schránka (adresa, heslo, hotová konfigurace), Servery IMAP a SMTP (vyplňované automaticky podle přednastavení - nahlédněte sem jen tehdy, když váš hosting není na seznamu) a Možnosti:

• Stáhnout historii - 30 dní, 90 dní nebo vše.
• Zobrazovat každé vlákno v zobrazení „Vše" - vypněte, pokud se soukromá schránka nemá míchat s týmovou prací. Jednotlivé vlákno pak můžete do zobrazení „Vše" přidat ručně - z jeho menu (⋮) vyberte „Zobrazit v zobrazení Vše".
• Označovat přečtené i na serveru - ve výchozím nastavení vypnuto. Task Manager si „přečtené" drží u sebe, takže když mají dvě osoby připojenou stejnou schránku, přečtení zprávy jednou z nich nezruší tučné zvýraznění u druhé. Zapněte, pokud chcete shodu s telefonem nebo webmailem.
• Patička - přidává se k odesílaným zprávám. Příjemce dostane běžný e-mail, bez rámečku „odesláno z Task Manageru".

Čtení a odpovídání

Klikněte na schránku v levém sloupci - prostřední zobrazí vlákna a po kliknutí na vlákno pravý sloupec zobrazí konverzaci. Nad seznamem jsou tři dlaždice: Nepřečtené, Přečtené a Skryté (jako dlaždice nad seznamem úkolů) - kliknutí filtruje seznam, druhé kliknutí na aktivní dlaždici se vrátí ke všem. Hledání, řazení a filtrování (Nepřečtené / Přečtené / Oblíbené / Skryté) fungují pod stejnými ikonami v liště jako u úkolů - dlaždice a menu „Zobrazit pouze" jsou tentýž přepínač. Oblíbená vlákna stojí na začátku seznamu. E-maily ze schránek se zapnutým „Zobrazovat každé vlákno v zobrazení Vše" jsou vidět i na hlavním seznamu vedle úkolů a chatů (sekce Pošta, oblíbené v Oblíbených), a dlaždice Pošta nad seznamem ukazuje součet nepřečtených - kliknutí zúží seznam jen na e-maily (bez opuštění zobrazení „Vše"). Je to obyčejný filtr: totéž uděláte výběrem E-maily v menu „Zobrazit pouze".

Pod odesílatelem každé zprávy je řádek Komu s příjemci - vždy viditelný a vždy v JEDNOM řádku: u více adres jím posouváte do strany, místo abyste se dívali na několik zalomených řádků. Šipka vpravo rozbalí zbylá pole (Od, Kopie, datum) - ve výchozím stavu jsou skrytá, také v jednom řádku s posouváním do strany.

Pole odpovědi je stejný editor jako v chatech (tučné písmo, seznamy, odkazy). Odpověď jde ve výchozím nastavení všem z poslední zprávy: odesílatel a ostatní osoby z pole Komu se dostanou do Komu, osoby z kopie zůstanou v Kopii - přesně jako „Odpovědět všem" v každém poštovním klientovi (vaše adresa se vynechává). Pokud někdo nemá odpověď dostat, jednoduše před odesláním odstraňte jeho štítek (×); můžete také dopsat další příjemce (Enter nebo čárka přidá adresu), a tlačítko Kopie přidá kopii. Odpověď odchází ze serveru SMTP této schránky, takže nekončí ve spamu, a slepí se do konverzace i u příjemce.

Citovaná historie se sbaluje - pod zprávou zůstane tlačítko „Zobrazit dřívější korespondenci", takže čtete jen to nové.

Vlákno se čte jako konverzace v úkolu nebo chatu: zprávy oddělují pruhy se dnem („Dnes", „Včera", „Čtvrtek 6. srpna"), a u odesílatele je jeho fotka (pokud adresa patří uživateli Task Manageru) nebo kolečko s iniciálami, vedle jméno a příjmení, adresa a čas - úplné datum je v bublině po najetí myší.

Akce u jednotlivé zprávy (zobrazí se po najetí myší, přesně jako u úkolů a chatů): ikona listů zkopíruje obsah do schránky a hvězdička označí zprávu - přidá ji do oblíbených a zvýrazní ji ve vlákně (teplé pozadí, zlatý pruh a hvězdička u odesílatele). Označení zůstává i po zavření vlákna a vidí ho výhradně vlastník schránky. Opětovné kliknutí na hvězdičku ho zruší. Menu ⋮ u zprávy nabízí stejné akce plus Export do PDF / Word / TXT.

Hvězdička v záhlaví přidá CELÉ vlákno do oblíbených a menu (⋮) umožňuje označit jako nepřečtené, skrýt vlákno a uložit všechny přílohy do Souborů (složka Pošta → schránka → předmět vlákna).

Skrýt schová vlákno ze všech seznamů. Najdete ho výhradně v dlaždici Skryté nad seznamem pošty - tam má přeškrtnuté oko a jeho menu položku „Zobrazit zpět". Nic se neruší ani u nás, ani na poštovním serveru; nové zprávy skrytého vlákna se dál ukládají.

Nástroje AI v poli odpovědi

V patičce pole odpovědi jsou dvě popsaná tlačítka s avatary AI: „AI asistent" (fialová koule - soukromé dotazy na vlákno) a „Uspořádat" (koule AI - uspořádání vlákna). Ikony emoji, přílohy a kreslení jsou v horní liště editoru, vedle „vylepšit text".

Uspořádat vlákno (AI)

Kliknutí na „Uspořádat" v patičce pole odpovědi otevře menu se čtyřmi režimy čtení vlákna:

Po dobu práce AI pokrývá vlákno světlý překryv s avatarem a nenápadným pruhem postupu. Přílohy a příjemci zůstávají na místě a název aktivního režimu je vidět u tlačítka a v pruhu nad zprávami. Jednou spočítaný režim se přepíná okamžitě - v rámci stejné relace můžete přeskakovat mezi Vylepšit, Shrnout a Expert bez opětovného čekání.

• Uspořádání probíhá po dávkách: nejprve 8 nejnovějších zpráv a nad nimi tlačítko „Uspořádat starší zprávy (N)" - kliknutí dotáhne dalších 8. Díky tomu dlouhé vlákno nestojí celou korespondenci najednou a vy uspořádáváte jen tolik, kolik opravdu chcete přečíst.
• Když je režim zapnutý, tlačítko je podsvícené a nese název režimu (např. „Shrnout"), a nad zprávami je pruh připomínající, kterou verzi čtete - při posouvání zůstává přilepený nahoře a znak × ho schová (režim zůstává zapnutý). K originálu se vrátíte položkou „Původní obsah" v menu.
• Pod každou uspořádanou zprávou je poznámka „AI může dělat chyby" - v případě pochybností se vraťte k originálu.
• Odkazy jsou klikatelné a zkrácené - místo adresy přes půl obrazovky vidíte čitelný popisek (např. figma.com/proto/…); celá adresa se otevírá v nové kartě.
• Verze AI je jen náhled po dobu relace - původní zprávy zůstávají nedotčené a výsledek se nikam neukládá. V rámci jedné relace je opětovné zapnutí režimu okamžité; po obnovení stránky AI pracuje znovu od začátku.
• Vyžaduje nakonfigurované AI (Nastavení → AI).

Soukromý AI asistent ve vlákně

Tlačítko „AI asistent" (fialová koule) v patičce pole odpovědi je váš soukromý asistent pro TOTO vlákno. Kliknutí přepne editor do režimu otázky (jako konverzace s AI v úkolu nebo chatu): pole změní barvu na fialovou, na místě příjemců se zobrazí informace, že otázka nebude odeslána příjemcům, a koule pulzuje. Napište otázku (např. „jaká cena byla odsouhlasena a kdo ji odsouhlasil?") a stiskněte Enter (nebo tlačítko odeslání): AI odpovídá výhradně na základě korespondence z vlákna, a pokud v ní něco není, řekne to na rovinu.

• Otázka a odpověď vypadají stejně jako konverzace s AI v úkolu/chatu: vaše otázka a odpověď „AI asistent" se štítkem JEN PRO VÁS, poznámkou „Vidíte jen vy" a upozorněním, že AI může dělat chyby.
• Odpovědi vidíte jen vy - ukládají se pod poslední zprávou vlákna a vracejí se při každém otevření. Nikdo jiný (ani administrátor) je neuvidí - stejně jako celou vaši poštu.
• Přílohy: sponkou v horní liště můžete přiložit soubor z modulu Soubory - asistent přečte jeho obsah (TXT/DOCX/XLSX/PDF) a odpoví i na jeho základě.
• Další otázky pokračují v konverzaci (asistent si pamatuje předchozí odpovědi ve vlákně). V režimu otázky Enter odešle, Shift+Enter vytvoří nový řádek; běžný e-mail odešlete tlačítkem nebo zkratkou Cmd/Ctrl+Enter.
• Po odeslání se otázka ihned zobrazí ve vlákně s poznámkou „Píšu odpověď…" a textové pole se vyprázdní - po dobu odpovídání je odesílání zablokované, takže omylem nepoložíte stejnou otázku dvakrát. Pokud by AI vrátila chybu, obsah otázky se vrátí do editoru.
• Ukončení režimu: klikněte znovu na „AI asistent" - vrátí se pole Komu/Kopie a běžné odesílání, a napsaný text zůstane v editoru.
• Znak × u odpovědi záznam smaže. Vyžaduje nakonfigurované AI (Nastavení → AI).

Vzdálené obrázky jsou ve výchozím nastavení blokované - načtou se až po kliknutí na „Zobrazit obrázky". Díky tomu samotné otevření e-mailu nepotvrdí odesílateli, že vaše adresa žije. Lišta s tímto tlačítkem se zobrazí jen tehdy, když zpráva skutečně obsahuje obrázky stahované z internetu.

Grafika vložená do obsahu e-mailu (logo v podpisu, vložený snímek obrazovky) je vidět hned - přišla spolu se zprávou, takže její zobrazení odesílateli nic neprozradí.

Obsah zprávy se zobrazuje v izolovaném rámci, takže cizí HTML nemůže narušit vzhled aplikace ani spustit skripty.

Přílohy se stahují na vyžádání - při synchronizaci ukládáme jen jejich seznam, takže schránka zbytečně nezabírá místo. Kliknutí na přílohu ji otevře v náhledu (okno Soubory), stejně jako u úkolu nebo chatu; pro uložení souboru na disk klikněte na ikonu šipky vpravo od řádku. Ikona sponky v záhlaví vlákna uloží všechny přílohy do modulu Soubory (složka Pošta / název schránky / předmět vlákna) a rovnou tam přejde.

Psaní zprávy

Novou zprávu začínáte ikonou + v liště prostředního sloupce → Nový e-mail (stejnou ikonou vytváříte úkol a chat). Otevře se samostatné okno, které můžete sbalit tlačítkem v jeho liště - koncept zůstane nedotčený, takže se klidně podívejte do úkolu nebo Souborů a vraťte se k psaní kliknutím na pilulku „Nová zpráva" dole na obrazovce. Zavření okna s nedokončenou zprávou se zeptá, zda ji opravdu chcete zahodit.

Odpověď na přijatý e-mail píšete v poli pod vláknem - patří ke konverzaci, kterou právě čtete.

Editor má stejné funkce jako editor zpráv v úkolech a chatech: formátování, emoji, přílohy, kreslení a Vylepšit text (pokud je AI nakonfigurované). Sponka se zeptá, odkud soubor vzít: z počítače nebo z aplikace Soubory - druhá možnost je okamžitá, protože soubor už leží na serveru. Můžete také jednoduše přetáhnout soubor z otevřeného okna Soubory přímo na zprávu. Kresba se přiloží jako soubor - poštovní programy nezobrazují obrázky vložené přímo do obsahu.

Kresba z okna Nakreslit a soubor nahraný z počítače se ukládají do Souborů ve složce Pošta / název schránky / předmět zprávy - tam, kam přicházejí i přílohy ukládané sponkou ze záhlaví vlákna. Nemusíte nic hledat v kořenu Dokumentů.

Do pole Komu napovídáme adresy: lidí z vašich pracovních prostorů (Task Manager zná jejich e-maily) a adresy, se kterými jste již komunikovali. Vybíráte šipkami a klávesou Enter. Tlačítko Kopie přidává kopii a nápis Odesláno z v patičce umožňuje změnit schránku, ze které zpráva odejde.

Pošta v Automatizacích

Automatizace mají spouštěč „Nový e-mail ve schránce" (s podmínkami: odesílatel, předmět, schránka, zda má přílohu) a akci „Odeslat e-mail ze své schránky" - odpověď odesílateli, sobě nebo na zadanou adresu. V textu použijete proměnné {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.skrzynka}}.

Pravidlo vidí pouze vaši poštu. Nelze vytvořit automatizaci reagující na cizí schránku - nemůže to ani administrátor.

Pošta jako zdroj znalostí AI asistenta

Můžete označit svou schránku nebo jednotlivé vlákno jako zdroj konverzace s asistentem (tlačítko „Zdroje znalostí" v okně asistenta). Funkce je ve výchozím stavu vypnutá - zapíná ji administrátor v Nastavení → AI.

Proč je ve výchozím stavu vypnutá. Obsah zvoleného zdroje putuje k externímu poskytovateli AI a korespondence obsahuje údaje osob, které s tím nesouhlasily. Proto souhlas vyjadřuje administrátor, ne jednotlivý uživatel. I po zapnutí vidí každý pouze své vlastní schránky a pošta se nikdy nedostane do báze znalostí indexované na pozadí - vždy ji označíte ručně, pro jednu konverzaci.

Pošta na Tabuli

Na Tabuli má každá schránka vlastní sloupec s vlákny - za sloupci pracovních prostorů. Kliknutí na vlákno zadokuje Tabuli a otevře konverzaci, stejně jako u úkolů. V „Zobrazit pouze" na Tabuli najdete přepínač „Pošta na tabuli" - vypíná a zapíná tyto sloupce (výběr se pamatuje).

Otevřené vlákno se samo obnovuje: jakmile přijde nová zpráva, objeví se v konverzaci do minuty až dvou (tak dlouho trvá cyklus synchronizace), bez znovunačtení aplikace. Právě psaná odpověď zůstane nedotčená.

Co Pošta NEDĚLÁ

Nic nemaže na poštovním serveru. Task Manager pouze čte zprávy (přijaté I složku „Odeslané" - díky tomu se do vlákna dostanou i odpovědi odeslané z telefonu či jiného programu) a přidává kopie odeslaných zpráv do složky „Odeslané". „Odpojit schránku" v Nastavení odstraní pouze místní kopii v aplikaci - vaše pošta na serveru zůstane nedotčená.

Propojení (pracovní prostor, úkol, chat)

V menu vlákna (⋮) je položka Propojit. Nejprve zvolíte pracovní prostor a poté buď samotný pracovní prostor, nebo konkrétní úkol či chat uvnitř něj. Po propojení stejná položka ukazuje, s čím je vlákno spojeno, a má zkratku „Otevřít propojené…".

Automatizace propojuje sama. Pokud pravidlo zakládá úkol z nového e-mailu (Automatizace → Vytvořit úkol), propojení vznikne bez vašeho zásahu - vlákno hned ukazuje Propojeno: <úkol> a úkol dostane v záhlaví štítek s předmětem e-mailu, který otevírá tuto korespondenci. Ruční propojení má přednost: pokud je vlákno již s něčím spojeno, pravidlo to nepřepíše.

Propojení NEsdílí e-mail. Je to navigační zkratka, ne pozvánka. Obsah zprávy stále vidí pouze lidé, kteří mají tuto schránku připojenou u sebe - ostatní účastníci úkolu neuvidí ani obsah, ani předmět. Pokud chcete, aby tým znal obsah e-mailu, vložte ho do úkolu nebo uložte přílohy do Souborů.

V záhlaví najdete také avatary účastníků korespondence (dva náhledové plus počítadlo zbývajících) - kliknutí zobrazí úplný seznam adres.

Sponka v záhlaví se objeví ihned, jakmile jsou ve vlákně přílohy. Kliknutí okamžitě otevře modul Soubory ve složce daného vlákna (Pošta → schránka → předmět) s pruhem „Stahuji přílohy (N) z poštovního serveru…" a otáčejícím se ukazatelem. Soubory doputují na pozadí - jakmile přenos skončí, pruh zmizí a seznam se sám obnoví. Mezitím můžete klidně zavřít okno; kopírování stejně doběhne do konce.

Přístup

Ve výchozím stavu může Poštu používat kdokoli. Administrátor může přístup odebrat v panelu uživatelů (přepínač vedle AI, n8n a Automatizací) - tehdy záložka i sekce v levém sloupci zmizí.

Když spojení nefunguje

Tlačítko Otestovat spojení ověří IMAP a SMTP zvlášť a ukáže, které selhalo. Nejčastější hlášky:

„Port 993 vyžaduje šifrování, ale bylo zvoleno bez šifrování" - porty 993 (příjem) a 465 (odesílání) vždy pracují přes SSL/TLS. Formulář zvolí šifrování automaticky, jakmile zadáte port; stačí ponechat SSL/TLS.

„Server předložil certifikát, který PHP nedokáže ověřit" - dvě možné příčiny. Na serveru aplikace: zastaralý balíček CA certifikátů (požádejte hosting o aktualizaci openssl.cafile). Na vývojářském počítači: antivirus skenující poštu (Avast, ESET, Kaspersky) podsouvá vlastní certifikát - vypněte v něm ochranu pošty nebo přidejte jeho certifikát do balíčku CA. Aplikace nevypíná kontrolu certifikátu, protože bez ní by mohl někdo vaši korespondenci odposlouchávat.

„Vypršel časový limit na odpověď serveru" - nejčastěji chybná adresa serveru nebo port blokovaný firewallem. Ověřte údaje v panelu svého hostingu (hledejte „konfigurace poštovního programu" / „IMAP").

„Server odmítl přihlašovací údaje" - chybné přihlašovací jméno nebo heslo. Pozor: některé hostingy vyžadují jako přihlašovací jméno celou e-mailovou adresu, ne jen část před @.

Gmail a Outlook vyžadují heslo aplikace. Běžné heslo k účtu Google od roku 2022 nefunguje. Přejděte na myaccount.google.com → Zabezpečení, zapněte dvoufázové ověření a poté vygenerujte „Heslo aplikace" - dostanete 16znakový kód a ten pak vložíte do Task Manageru místo svého hesla. Zkontrolujte také, zda je v nastavení Gmailu (Pošta → Přeposílání a POP/IMAP) IMAP zapnutý. V Outlooku / Microsoft 365 to funguje podobně a u firemních účtů bývá IMAP vypnutý administrátorem.

Pokud se schránka přestane synchronizovat, u jejího názvu v seznamu úkolů se objeví jantarový trojúhelník a text chyby uvidíte v Nastavení → Pošta.

Kopie odeslaných zpráv

Při připojování schránky aplikace sama vyhledá složku „Odeslané" (bývá pojmenovaná Sent, Sent Items, INBOX.Sent) a vkládá tam kopii každé odeslané zprávy - díky tomu vypadá vlákno stejně v aplikaci i v telefonu. Pokud schránka takovou složku nemá, zpráva se přesto odešle, jen bez kopie na serveru.

Spam / Nevyžádané

Pokud nechcete dostávat zprávy z nějaké adresy, otevřete menu vlákna (ikona ⋮) a zvolte Spam / Nevyžádané - zablokovat odesílatele. Od té chvíle:

• vlákna s touto adresou zmizí ze všech seznamů pošty (i ze seznamu „Vše"),
• nové zprávy od něj se nestahují, takže na ně neuvidíte upozornění.

Nic se nemaže - ani v Task Manageru, ani na poštovním serveru. Seznam blokovaných adres najdete v Nastavení → Pošta → Spam / Nevyžádané; můžete tam adresu přidat ručně nebo kliknout na Odblokovat - tehdy se předchozí vlákna vrátí do seznamů. Blokace platí ve všech vašich schránkách. Adresu vlastní schránky zablokovat nelze.