Correio

O Correio permite receber e enviar e-mails sem sair do Task Manager. Suporta qualquer servidor IMAP/SMTP - alojamentos portugueses, Gmail, Outlook e qualquer outro.

Ligação da caixa de correio

Definições → Correio → Adicionar caixa de correio. O formulário guia-o por três passos:

1. Endereço e palavra-passe - o endereço da caixa de correio e a respetiva palavra-passe (não a do Task Manager). No Gmail e no Outlook tem de inserir aqui uma palavra-passe de aplicação, não a palavra-passe normal da conta.
2. Servidores de correio - o endereço do servidor de receção (IMAP) e de envio (SMTP), com a porta e a encriptação. Normalmente são imap.oseudominio.pt e smtp.oseudominio.pt, onde oseudominio.pt é a parte do endereço depois do símbolo @. Deixe as portas e a encriptação sem alterações (993 e 465, SSL/TLS), a menos que o alojamento indique outras. Encontra todos estes dados no painel do seu alojamento - normalmente no separador „Correio" ou „E-mail" - ou junto de quem criou a sua caixa de correio.
3. Definições - nome na lista, quanto histórico descarregar, visibilidade dos tópicos e assinatura. Pode deixá-las sem alterações.

No fim, clique em Testar ligação. O teste verifica separadamente a receção (IMAP) e o envio (SMTP) e deteta a pasta „Enviados"; só depois guarde a caixa de correio.

Pode ligar quantas caixas de correio quiser - cada uma aparece na coluna esquerda, sob o cabeçalho Correio.

Alterar as definições da caixa de correio

Em Definições → Correio, cada caixa de correio é um cartão separado. Clique nele para expandir - verá o mesmo formulário do momento em que a adicionou, preenchido com os seus dados. Deixe a palavra-passe em branco se não a estiver a alterar. O botão Sincronizar no cabeçalho do cartão descarrega novas mensagens sem expandir.

A desligação da caixa de correio encontra-se no fundo do cartão expandido. Remove apenas a cópia local - no servidor de correio nada desaparece e, ao voltar a ligar, as mensagens regressam.

A caixa de correio é privada. Mesmo um endereço partilhado da empresa (por exemplo, geral@empresa.pt) é ligado individualmente por cada pessoa. Ninguém mais - incluindo o administrador - vê o seu correio. Se alguém tiver de o ver, deve ligar a mesma caixa de correio do seu lado.

A configuração da caixa de correio substitui a antiga definição „Envio a partir do seu endereço de e-mail" do separador Perfil: a primeira caixa de correio ligada é também usada para notificações por e-mail e mensagens enviadas pelo Assistente de IA.

Definições da caixa de correio

O formulário está dividido em três separadores: Caixa de correio (endereço, palavra-passe, configuração pronta), Servidores IMAP e SMTP (preenchidos pela configuração automática - consulte apenas se o seu alojamento não estiver na lista) e Opções:

• Descarregar histórico - 30 dias, 90 dias ou tudo.
• Mostrar cada tópico na vista „Tudo" - desative se a caixa de correio privada não se dever misturar com o trabalho de equipa. Pode depois adicionar um tópico individual à vista „Tudo" manualmente - no seu menu (⋮) escolha „Mostrar na vista Tudo".
• Marcar como lida também no servidor - por defeito desativado. O Task Manager guarda o estado „lida" no seu lado, por isso, quando duas pessoas têm a mesma caixa de correio ligada, a leitura de uma mensagem por uma delas não retira o negrito à outra. Ative se quiser coerência com o telemóvel ou o webmail.
• Assinatura - adicionada às mensagens enviadas. O destinatário recebe um e-mail normal, sem a moldura „enviado a partir do Task Manager".

Ler e responder

Clique na caixa de correio na coluna esquerda - a coluna do meio mostra os tópicos e, ao clicar num tópico, a coluna direita apresenta a conversa. Por cima da lista estão três blocos: Não lidas, Lidas e Ocultas (como os blocos por cima da lista de tarefas) - clicar filtra a lista, clicar novamente no bloco ativo volta a mostrar tudo. A pesquisa, a ordenação e a filtragem (Não lidas / Lidas / Favoritas / Ocultas) funcionam com os mesmos ícones na barra que nas tarefas - os blocos e o menu „Mostrar apenas" são o mesmo comutador. Os tópicos favoritos ficam no topo da lista. Os e-mails de caixas de correio com „Mostrar cada tópico na vista Tudo" ativado também aparecem na lista principal junto das tarefas e conversas (secção Correio, os favoritos em Favoritos), e o bloco Correio por cima da lista mostra o total de não lidas - ao clicar, a lista estreita-se apenas aos e-mails (sem sair da vista „Tudo"). É um filtro simples: obtém o mesmo escolhendo E-mails no menu „Mostrar apenas".

Sob o remetente de cada mensagem está a linha Para com os destinatários - sempre visível e sempre numa ÚNICA linha: com muitos endereços, desloca-se lateralmente em vez de ver várias linhas quebradas. O chevron à direita expande os restantes campos (De, CC, data) - por defeito estão escondidos, também numa linha com deslocamento lateral.

O campo de resposta é o mesmo editor das conversas (negrito, listas, links). A resposta segue, por defeito, para todos da última mensagem: o remetente e as restantes pessoas do campo Para vão para Para, as pessoas em cópia ficam em CC - exatamente como „Responder a todos" em qualquer cliente de correio (o seu endereço é omitido). Se alguém não dever receber a resposta, basta remover o seu chip (×) antes de enviar; também pode adicionar mais destinatários (Enter ou vírgula acrescenta o endereço), e o botão CC junta uma cópia. A resposta sai do servidor SMTP dessa caixa de correio, por isso não vai parar ao spam, e junta-se à conversa também do lado do destinatário.

O histórico citado fica recolhido - sob a mensagem fica o botão „Mostrar correspondência anterior", para ler apenas o que é novo.

O tópico lê-se como uma conversa numa tarefa ou chat: as mensagens são separadas por barras de dia („Hoje", „Ontem", „Quinta-feira, 6 de agosto"), e junto do remetente está a sua foto (quando o endereço pertence a um utilizador do Task Manager) ou um círculo com iniciais, seguido do nome e apelido, do endereço e da hora - a data completa aparece numa dica ao passar o cursor.

Ações numa mensagem individual (aparecem ao passar o cursor sobre ela, tal como nas tarefas e chats): o ícone de folhas copia o conteúdo para a área de transferência, e a estrela marca a mensagem - adiciona-a aos favoritos e destaca-a no tópico (fundo quente, barra dourada e estrela junto ao remetente). A marcação mantém-se depois de fechar o tópico e só é vista pelo proprietário da caixa de correio. Clicar novamente na estrela remove-a. O menu ⋮ junto à mensagem dá as mesmas ações mais Exportar para PDF / Word / TXT.

A estrela no cabeçalho adiciona TODO o tópico aos favoritos, e o menu (⋮) permite marcar como não lida, ocultar o tópico e guardar todos os anexos em Ficheiros (pasta Correio → caixa de correio → assunto do tópico).

Ocultar esconde o tópico de todas as listas. Só o encontra no bloco Ocultas por cima da lista de correio - aí tem um olho riscado, e o seu menu tem a opção „Mostrar novamente". Nada é apagado, nem do nosso lado nem no servidor de correio; novas mensagens do tópico oculto continuam a ser guardadas.

Ferramentas de IA no campo de resposta

No rodapé do campo de resposta há dois botões assinalados com avatares de IA: „Assistente de IA" (esfera roxa - perguntas privadas sobre o tópico) e „Organizar" (esfera de IA - organização do tópico). Os ícones de emoji, anexo e desenho ficam na barra superior do editor, junto a „embelezar texto".

Organizar o tópico (IA)

Clicar em „Organizar" no rodapé do campo de resposta abre um menu com quatro modos de leitura do tópico:

Enquanto a IA trabalha, o tópico fica coberto por uma sobreposição clara com um avatar e uma barra de progresso discreta. Os anexos e os destinatários mantêm-se no lugar, e o nome do modo ativo aparece junto ao botão e numa barra acima das mensagens. Depois de calculado uma vez, o modo muda de imediato - na mesma sessão pode saltar entre Embelezar, Resumir e Especialista sem esperar novamente.

• A organização é feita em lotes: primeiro as 8 mensagens mais recentes e, por cima delas, o botão „Organizar mensagens mais antigas (N)" - clicar carrega mais 8. Assim, um tópico longo não obriga a processar toda a correspondência de uma vez, e só organiza aquilo que realmente quer ler.
• Quando um modo está ativo, o botão fica realçado e mostra o nome do modo (por exemplo, „Resumir"), e acima das mensagens fica uma barra a lembrar qual a versão que está a ler - fica fixa no topo enquanto desloca a página, e o sinal × esconde-a (o modo mantém-se ativo). Para voltar ao original, use a opção „Conteúdo original" no menu.
• Sob cada mensagem organizada há a nota „A IA pode cometer erros" - em caso de dúvida, volte ao original.
• Os links são clicáveis e abreviados - em vez de um endereço com meio ecrã de comprimento, vê uma etiqueta legível (por exemplo, figma.com/proto/…); o endereço completo abre num novo separador.
• A versão da IA é apenas uma pré-visualização durante a sessão - as mensagens originais mantêm-se intactas e o resultado não é guardado em lado nenhum. Dentro da mesma sessão, voltar a ativar o modo é imediato; após atualizar a página, a IA trabalha de novo desde o início.
• Requer a IA configurada (Definições → IA).

Assistente de IA privado no tópico

O botão „Assistente de IA" (esfera roxa) no rodapé do campo de resposta é o seu assistente privado para ESTE tópico. Ao clicar, o editor passa para o modo de pergunta (como uma conversa com a IA numa tarefa ou chat): o campo muda de cor para roxo, no lugar dos destinatários aparece a informação de que a pergunta não será enviada aos destinatários, e a esfera pulsa. Escreva a pergunta (por exemplo, „que preço foi aceite e quem o aceitou?") e prima Enter (ou o botão de envio): a IA responde apenas com base na correspondência do tópico e, se algo não constar dela, diz-o abertamente.

• A pergunta e a resposta têm o mesmo aspeto de uma conversa com a IA numa tarefa/chat: a sua pergunta e a resposta „Assistente de IA" com a etiqueta SÓ PARA SI, a nota „Só você vê" e o aviso de que a IA pode cometer erros.
• Só você vê as respostas - ficam guardadas sob a última mensagem do tópico e regressam sempre que o abre. Mais ninguém (incluindo o administrador) as vê - tal como todo o seu correio.
• Anexos: com o clipe na barra superior pode anexar um ficheiro do módulo Ficheiros - o assistente lê o seu conteúdo (TXT/DOCX/XLSX/PDF) e responde também com base nele.
• As perguntas seguintes continuam a conversa (o assistente lembra-se das respostas anteriores no tópico). No modo de pergunta, Enter envia, Shift+Enter cria uma nova linha; um e-mail normal envia-se pelo botão ou pelo atalho Cmd/Ctrl+Enter.
• Depois de enviar, a pergunta aparece de imediato no tópico com a nota „A escrever a resposta…", e o campo de texto limpa-se - enquanto a resposta não chega, o envio fica bloqueado, para não fazer a mesma pergunta duas vezes por engano. Se a IA devolver um erro, o texto da pergunta volta para o editor.
• Sair do modo: clique novamente em „Assistente de IA" - voltam os campos Para/CC e o envio normal, e o texto escrito mantém-se no editor.
• O sinal × junto à resposta remove a entrada. Requer a IA configurada (Definições → IA).

As imagens remotas estão bloqueadas por defeito - só clicando em „Mostrar imagens" é que são carregadas. Assim, abrir o e-mail, por si só, não confirma ao remetente que o seu endereço está ativo. A barra com este botão só aparece quando a mensagem tem realmente imagens obtidas da internet.

As imagens inseridas no texto do e-mail (logótipo na assinatura, captura de ecrã colada) veem-se de imediato - chegaram junto com a mensagem, por isso mostrá-las não revela nada ao remetente.

O conteúdo da mensagem é apresentado numa moldura isolada, por isso o HTML externo não pode alterar o aspeto da aplicação nem executar scripts.

Os anexos são descarregados a pedido - na sincronização guardamos apenas a sua lista, por isso a caixa de correio não ocupa espaço desnecessário. Clicar num anexo abre-o em pré-visualização (janela Ficheiros), tal como numa tarefa ou chat; para guardar o ficheiro no disco, clique no ícone da seta do lado direito da linha. O ícone do clipe no cabeçalho do tópico guarda todos os anexos no módulo Ficheiros (pasta Correio / nome da caixa de correio / assunto do tópico) e leva-o de imediato até lá.

Escrever uma mensagem

Uma nova mensagem começa-se pelo ícone + na barra da coluna do meio → Novo e-mail (é o mesmo ícone que cria uma tarefa e um chat). Abre-se uma janela separada que pode minimizar com o botão na sua barra - o rascunho fica intacto, por isso pode consultar à vontade uma tarefa ou os Ficheiros e voltar a escrever clicando na cápsula „Nova mensagem" no fundo do ecrã. Fechar a janela com uma mensagem por terminar pergunta se quer mesmo abandoná-la.

A resposta a um e-mail recebido escreve-se no campo sob o tópico - pertence à conversa que está a ler.

O editor tem o mesmo que o editor de mensagens em tarefas e chats: formatação, emoji, anexos, desenho e Embelezar texto (se a IA estiver configurada). O clipe pergunta de onde obter o ficheiro: do computador ou da aplicação Ficheiros - esta segunda opção é instantânea, porque o ficheiro já está no servidor. Também pode simplesmente arrastar um ficheiro da janela Ficheiros aberta diretamente para a mensagem. O desenho anexa-se como ficheiro - os programas de correio não mostram imagens coladas diretamente no texto.

O desenho da janela Desenhar e o ficheiro enviado do computador guardam-se em Ficheiros na pasta Correio / nome da caixa de correio / assunto da mensagem - o mesmo local onde chegam os anexos guardados pelo clipe do cabeçalho do tópico. Não precisa de procurar nada na raiz de Documentos.

No campo Para sugerimos endereços: pessoas dos seus workspaces (o Task Manager conhece os respetivos e-mails) e endereços com os quais já trocou correspondência. Seleciona-se com as setas e Enter. O botão CC adiciona uma cópia, e a indicação Enviar de no rodapé permite mudar a caixa de correio a partir da qual a mensagem sai.

Correio nas Automatizações

As automatizações têm o gatilho „Novo e-mail na caixa de correio" (com condições: remetente, assunto, caixa de correio, se tem anexo) e a ação „Enviar e-mail a partir da sua caixa de correio" - resposta ao remetente, a si próprio ou a um endereço indicado. No corpo da mensagem usam-se as variáveis {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.skrzynka}}.

Uma receita só vê o seu próprio correio. Não é possível criar uma automatização que reaja à caixa de correio de outra pessoa - nem o administrador o pode fazer.

O correio como fonte de conhecimento do Assistente de IA

Pode indicar-se a sua própria caixa de correio ou uma única conversa como fonte da conversa com o Assistente (botão „Fontes de conhecimento" na janela do Assistente). A funcionalidade está desativada por predefinição - é o administrador que a ativa em Definições → IA.

Porque está desativada por predefinição. O conteúdo da fonte indicada é enviado a um fornecedor externo de IA, e a correspondência contém dados de pessoas que não deram o seu consentimento para tal. Por isso é o administrador que dá o consentimento, não um utilizador isolado. Mesmo depois de ativada, cada pessoa vê apenas as suas próprias caixas de correio, e o correio nunca é incluído na base de conhecimento indexada em segundo plano - é sempre indicado manualmente, para uma única conversa.

Correio no Quadro

No Quadro, cada caixa de correio tem a sua própria coluna com conversas - a seguir às colunas dos workspaces. Clicar numa conversa ancora o Quadro e abre a conversa, tal como acontece com as tarefas. Em „Mostrar apenas" do Quadro encontra-se o interruptor „Correio no quadro" - liga e desliga estas colunas (a escolha fica memorizada).

Uma conversa aberta atualiza-se sozinha: quando chega uma nova mensagem, aparece na conversa em um a dois minutos (é o tempo do ciclo de sincronização), sem recarregar a aplicação. A resposta que está a ser escrita permanece intacta.

O que o Correio NÃO faz

Não apaga nada no servidor de correio. O Task Manager apenas lê as mensagens (recebidas E na pasta „Enviados" - graças a isto, respostas enviadas a partir do telemóvel ou de outro programa também chegam à conversa) e adiciona cópias das mensagens enviadas à pasta „Enviados". „Desligar caixa de correio" em Definições remove apenas a cópia local na aplicação - o seu correio no servidor permanece intacto.

Associação (workspace, tarefa, conversa)

No menu da conversa (⋮) existe a opção Associar. Seleciona-se primeiro o workspace e depois ou o próprio workspace, ou uma tarefa ou conversa concreta dentro dele. Depois de associada, a mesma opção mostra a que a conversa está ligada e tem o atalho „Abrir associado…".

A automatização associa sozinha. Se a receita prevê criar uma tarefa a partir de um novo e-mail (Automatizações → Criar tarefa), a associação é feita sem intervenção do utilizador - a conversa mostra logo Associado a: <tarefa>, e a tarefa recebe no cabeçalho um distintivo com o assunto do e-mail, que abre essa correspondência. A associação manual tem prioridade: se a conversa já estiver ligada a algo, a receita não substitui isso.

A associação NÃO partilha o e-mail. É um atalho de navegação, não um convite. O conteúdo da mensagem continua a ser visto apenas por quem tem essa caixa de correio associada na sua conta - os restantes participantes da tarefa não verão nem o conteúdo nem o assunto. Se quiser que a equipa conheça o conteúdo do e-mail, cole-o na tarefa ou guarde os anexos em Ficheiros.

No cabeçalho encontram-se também os avatares dos participantes na correspondência (dois em pré-visualização mais um contador dos restantes) - clicar mostra a lista completa dos endereços.

O clipe no cabeçalho aparece logo que existam anexos na conversa. Clicar abre de imediato o módulo Ficheiros na pasta dessa conversa (Correio → caixa de correio → assunto) com uma barra „A descarregar anexos (N) do servidor de correio…" e um indicador a rodar. Os ficheiros chegam em segundo plano - quando a transferência termina, a barra desaparece e a lista atualiza-se sozinha. Pode fechar a janela nesse período sem problema; a cópia chega ao fim de qualquer forma.

Acesso

Por predefinição, qualquer pessoa pode utilizar o Correio. O administrador pode retirar o acesso no painel de utilizadores (interruptor junto de IA, n8n e Automatizações) - nesse caso, o separador e a secção na coluna esquerda desaparecem.

Quando a ligação não funciona

O botão Testar ligação verifica o IMAP e o SMTP separadamente e mostra qual falhou. As mensagens mais frequentes:

„A porta 993 exige encriptação, mas foi escolhido sem encriptação" - as portas 993 (receção) e 465 (envio) funcionam sempre com SSL/TLS. O formulário escolhe a encriptação automaticamente quando se introduz a porta; basta deixar SSL/TLS.

„O servidor apresentou um certificado que o PHP não consegue verificar" - duas causas possíveis. No servidor da aplicação: pacote de certificados CA desatualizado (peça ao serviço de alojamento para atualizar o openssl.cafile). No computador de desenvolvimento: um antivírus que analisa o correio (Avast, ESET, Kaspersky) substitui o certificado por um seu - desative nele a proteção de correio ou adicione o seu certificado ao pacote CA. A aplicação não desativa a verificação do certificado, porque sem ela alguém poderia intercetar a sua correspondência.

„Excedido o tempo de espera pela resposta do servidor" - normalmente um endereço de servidor errado ou uma porta bloqueada pela firewall. Verifique os dados no painel do seu serviço de alojamento (procure „configuração do programa de correio" / „IMAP").

„O servidor recusou os dados de início de sessão" - login ou palavra-passe incorretos. Atenção: alguns serviços de alojamento exigem como login o endereço de e-mail completo, e não apenas o nome antes do @.

O Gmail e o Outlook exigem uma palavra-passe de aplicação. A palavra-passe normal da conta Google deixou de funcionar desde 2022. Aceda a myaccount.google.com → Segurança, ative a verificação em duas etapas e depois gere uma „Palavra-passe de aplicação" - receberá um código de 16 caracteres que deve colar no Task Manager em vez da sua palavra-passe. Verifique também se, nas definições do Gmail (Correio → Reencaminhamento e POP/IMAP), o IMAP está ativado. No Outlook / Microsoft 365 funciona de forma semelhante, e em contas empresariais o IMAP pode estar desativado pelo administrador.

Se uma caixa de correio deixar de sincronizar, aparece um triângulo âmbar junto do seu nome na lista de tarefas, e verá o conteúdo do erro em Definições → Correio.

Cópia das mensagens enviadas

Ao associar uma caixa de correio, a aplicação procura automaticamente a pasta „Enviados" (pode chamar-se Sent, Sent Items, INBOX.Sent) e coloca lá uma cópia de cada mensagem enviada - assim a conversa tem o mesmo aspeto na aplicação e no telemóvel. Se a caixa de correio não tiver essa pasta, a mensagem é enviada na mesma, apenas sem cópia no servidor.

Spam / Indesejado

Se não quiser receber mensagens de um determinado endereço, abra o menu da conversa (ícone ⋮) e escolha Spam / Indesejado - bloquear remetente. A partir desse momento:

• as conversas com esse endereço desaparecem de todas as listas de correio (também da lista „Tudo"),
• as novas mensagens desse remetente deixam de ser descarregadas, pelo que não receberá notificações sobre elas.

Nada é apagado - nem no Task Manager, nem no servidor de correio. A lista de endereços bloqueados encontra-se em Definições → Correio → Spam / Indesejado; pode aí adicionar um endereço manualmente ou clicar em Desbloquear - as conversas anteriores voltam então às listas. O bloqueio aplica-se a todas as suas caixas de correio. Não é possível bloquear o endereço da sua própria caixa de correio.