Correio

O Correio permite receber e enviar e-mails sem sair do Task Manager. Suporta qualquer servidor IMAP/SMTP - alojamentos portugueses, Gmail, Outlook e qualquer outro.

Ligação da caixa de correio

Definições → Correio → Adicionar caixa de correio. O formulário guia-o por três passos:

1. Endereço e palavra-passe - o endereço da caixa de correio e a respetiva palavra-passe (não a do Task Manager). No Gmail e no Outlook tem de inserir aqui uma palavra-passe de aplicação, não a palavra-passe normal da conta.
2. Servidores de e-mail - endereço do servidor de receção (IMAP) e do servidor de envio (SMTP), com a porta e a encriptação. Normalmente, são imap.twojadomena.pl e smtp.twojadomena.pl, sendo twojadomena.pl a parte do endereço a seguir ao símbolo @. Mantenha as portas e a encriptação sem alterações (993 e 465, SSL/TLS), a menos que o seu alojamento indique outras. Encontra todos estes dados no painel do seu alojamento - normalmente no separador «Correio» ou «E-mail» - ou junto da pessoa que configurou a sua caixa de correio.
3. Definições - nome na lista, quanto histórico descarregar, visibilidade dos tópicos e assinatura. Pode deixá-las sem alterações.

Por fim, clique em Testar ligação. O teste verifica separadamente a receção (IMAP) e o envio (SMTP), e deteta a pasta «Enviados»; só depois guarde a caixa de correio.

Pode ligar quantas caixas de correio quiser - cada uma aparece na coluna esquerda, sob o cabeçalho Correio.

Alterar as definições da caixa de correio

Em Definições → Correio, cada caixa de correio é um cartão separado. Clique nele para expandir - verá o mesmo formulário do momento em que a adicionou, preenchido com os seus dados. Deixe a palavra-passe em branco se não a estiver a alterar. O botão Sincronizar no cabeçalho do cartão descarrega novas mensagens sem expandir.

A desligação da caixa de correio encontra-se no fundo do cartão expandido. Remove apenas a cópia local - no servidor de correio nada desaparece e, ao voltar a ligar, as mensagens regressam.

A caixa de correio é privada. Mesmo um endereço partilhado da empresa (por exemplo, geral@empresa.pt) é ligado individualmente por cada pessoa. Ninguém mais - incluindo o administrador - vê o seu correio. Se alguém tiver de o ver, deve ligar a mesma caixa de correio do seu lado.

A configuração da caixa de correio substitui a antiga opção «Enviar a partir do seu endereço de e-mail», no separador Perfil: a primeira caixa de correio ligada também é utilizada para notificações por e-mail e mensagens enviadas pelo Assistente de IA.

Definições da caixa de correio

O formulário está dividido em três separadores: Caixa de correio (endereço, palavra-passe, configuração pronta), Servidores IMAP e SMTP (preenchidos pela configuração automática - consulte apenas se o seu alojamento não estiver na lista) e Opções:

• Descarregar histórico - 30 dias, 90 dias ou tudo.
• Mostrar todas as conversas na vista «Tudo» - desative esta opção se não quiser misturar uma caixa de correio privada com o trabalho da equipa. Nesse caso, pode adicionar manualmente uma conversa à vista «Tudo» - no respetivo menu (⋮), selecione «Mostrar na vista Tudo».
• Marcar como lida também no servidor - desativado por predefinição. O Task Manager guarda o estado «lida» por si, por isso, quando duas pessoas têm a mesma caixa de correio ligada, o facto de uma delas ler uma mensagem não retira o negrito da outra. Ative esta opção se quiser que o estado corresponda ao do telemóvel ou do webmail.
• Assinatura - adicionada às mensagens enviadas. O destinatário recebe um e-mail normal, sem a indicação «enviado pelo Task Manager».

Ler e responder

Clique numa caixa de correio na coluna da esquerda - a coluna do meio mostra as conversas e, ao clicar numa conversa, a coluna da direita apresenta a troca de mensagens. Por cima da lista há três cartões: Não lidos, Lidos e Ocultos (como os cartões por cima da lista de tarefas) - clique num deles para filtrar a lista; clique novamente no cartão ativo para voltar a ver tudo. A pesquisa, a ordenação e a filtragem (Não lidos / Lidos / Favoritos / Ocultos) estão disponíveis nos mesmos ícones da barra que nas tarefas - os cartões e o menu «Mostrar apenas» são o mesmo filtro. As conversas favoritas aparecem no topo da lista. Os emails das caixas de correio com a opção «Mostrar cada conversa na vista Tudo» ativada também aparecem na lista principal, junto às tarefas e aos chats (na secção Correio; os favoritos ficam em Favoritos), e o cartão Correio por cima da lista mostra o total de mensagens não lidas - clique nele para filtrar a lista e mostrar apenas emails (sem sair da vista «Tudo»). É um filtro normal: também pode fazer o mesmo selecionando Emails no menu «Mostrar apenas».

Sob o remetente de cada mensagem está a linha Para com os destinatários - sempre visível e sempre numa ÚNICA linha: com muitos endereços, desloca-se lateralmente em vez de ver várias linhas quebradas. O chevron à direita expande os restantes campos (De, CC, data) - por defeito estão escondidos, também numa linha com deslocamento lateral.

O campo de resposta usa o mesmo editor dos chats (negrito, listas, ligações). Por predefinição, a resposta é enviada a todos os destinatários da última mensagem: o remetente e as restantes pessoas no campo Para são incluídos em Para, e as pessoas em cópia permanecem em CC - tal como em «Responder a todos» em qualquer cliente de email (o seu endereço é excluído). Se não quiser enviar a resposta a alguém, basta remover o respetivo chip (×) antes de enviar; também pode adicionar outros destinatários (Enter ou uma vírgula adiciona o endereço), e o botão CC adiciona destinatários em cópia. A resposta é enviada pelo servidor SMTP dessa caixa de correio, por isso não vai parar ao spam e fica integrada na conversa também para o destinatário.

O histórico citado fica recolhido - por baixo da mensagem aparece o botão «Mostrar mensagens anteriores», para ler apenas o que há de novo.

A conversa é apresentada como uma conversa numa tarefa ou num chat: as mensagens são separadas por divisórias com o dia («Hoje», «Ontem», «Quinta-feira, 6 de agosto»), e junto ao remetente aparece a respetiva fotografia (se o endereço pertencer a um utilizador do Task Manager) ou um círculo com as iniciais, seguido do nome e do endereço, bem como da hora - a data completa aparece ao passar o cursor por cima.

Ações numa mensagem individual (aparecem ao passar o cursor sobre ela, tal como nas tarefas e chats): o ícone de folhas copia o conteúdo para a área de transferência, e a estrela marca a mensagem - adiciona-a aos favoritos e destaca-a no tópico (fundo quente, barra dourada e estrela junto ao remetente). A marcação mantém-se depois de fechar o tópico e só é vista pelo proprietário da caixa de correio. Clicar novamente na estrela remove-a. O menu ⋮ junto à mensagem dá as mesmas ações mais Exportar para PDF / Word / TXT.

A estrela no cabeçalho adiciona TODO o tópico aos favoritos, e o menu (⋮) permite marcar como não lida, ocultar o tópico e guardar todos os anexos em Ficheiros (pasta Correio → caixa de correio → assunto do tópico).

Ocultar remove a conversa de todas as listas. Só a encontrará no cartão Ocultos, por cima da lista de correio - aí aparece com o ícone de olho riscado, e o respetivo menu inclui a opção «Mostrar novamente». Nada é apagado, nem na aplicação nem no servidor de correio; as novas mensagens de uma conversa oculta continuam a ser guardadas.

Ferramentas de IA no campo de resposta

No rodapé do campo de resposta há dois botões identificados com avatares de IA: «Assistente de IA» (esfera roxa - perguntas privadas sobre a conversa) e «Organizar» (esfera de IA - organização da conversa). Os ícones de emoji, anexo e desenho estão na barra superior do editor, junto a «embelezar texto».

Organizar o tópico (IA)

Ao clicar em «Organizar» no rodapé do campo de resposta, abre-se um menu com quatro modos de leitura da conversa:

Enquanto a IA trabalha, o tópico fica coberto por uma sobreposição clara com um avatar e uma barra de progresso discreta. Os anexos e os destinatários mantêm-se no lugar, e o nome do modo ativo aparece junto ao botão e numa barra acima das mensagens. Depois de calculado uma vez, o modo muda de imediato - na mesma sessão pode saltar entre Embelezar, Resumir e Especialista sem esperar novamente.

• A organização é feita por partes: primeiro são apresentadas as 8 mensagens mais recentes, com o botão «Organizar mensagens mais antigas (N)» por cima - clique nele para carregar mais 8. Assim, uma conversa longa não processa todo o histórico de uma só vez e pode organizar apenas o que realmente quer ler.
• Quando o modo está ativo, o botão fica realçado e passa a apresentar o nome do modo (por exemplo, «Resumir»), e por cima das mensagens aparece uma barra a indicar qual a versão que está a ler - fica fixa no topo durante a deslocação, e o símbolo × oculta-a (o modo permanece ativo). Para voltar ao original, selecione «Conteúdo original» no menu.
• Por baixo de cada mensagem organizada aparece a nota «A IA pode cometer erros» - em caso de dúvida, consulte o original.
• Os links são clicáveis e abreviados - em vez de um endereço com meio ecrã de comprimento, vê uma etiqueta legível (por exemplo, figma.com/proto/…); o endereço completo abre num novo separador.
• A versão da IA é apenas uma pré-visualização durante a sessão - as mensagens originais mantêm-se intactas e o resultado não é guardado em lado nenhum. Dentro da mesma sessão, voltar a ativar o modo é imediato; após atualizar a página, a IA trabalha de novo desde o início.
• Requer a IA configurada (Definições → IA).

Assistente de IA privado no tópico

O botão «Assistente de IA» (esfera roxa) no rodapé do campo de resposta é o seu assistente privado para ESTA conversa. Ao clicar, o editor passa para o modo de pergunta (como numa conversa com a IA numa tarefa ou num chat): o campo fica roxo, no lugar dos destinatários aparece a indicação de que a pergunta não será enviada aos destinatários, e a esfera pulsa. Escreva uma pergunta (por exemplo, «que preço foi aceite e quem o aceitou?») e prima Enter (ou o botão de envio): a IA responde exclusivamente com base nas mensagens da conversa e, se não encontrar a informação, diz isso claramente.

• A pergunta e a resposta têm o mesmo aspeto de uma conversa com a IA numa tarefa ou num chat: a sua pergunta e a resposta do «Assistente de IA» com o distintivo SÓ PARA SI, a nota «Só você consegue ver» e o aviso de que a IA pode cometer erros.
• Só você vê as respostas - ficam guardadas sob a última mensagem do tópico e regressam sempre que o abre. Mais ninguém (incluindo o administrador) as vê - tal como todo o seu correio.
• Anexos: com o clipe na barra superior pode anexar um ficheiro do módulo Ficheiros - o assistente lê o seu conteúdo (TXT/DOCX/XLSX/PDF) e responde também com base nele.
• As perguntas seguintes continuam a conversa (o assistente lembra-se das respostas anteriores no tópico). No modo de pergunta, Enter envia, Shift+Enter cria uma nova linha; um e-mail normal envia-se pelo botão ou pelo atalho Cmd/Ctrl+Enter.
• Depois de enviar, a pergunta aparece imediatamente na conversa com a indicação «A escrever uma resposta…», e o campo de texto é limpo - o envio fica bloqueado enquanto aguarda a resposta, para não fazer a mesma pergunta duas vezes por acidente. Se a IA devolver um erro, o texto da pergunta volta ao editor.
• Para sair do modo: volte a clicar em «Assistente de IA» - os campos Para/CC e o envio normal são repostos, e o texto escrito permanece no editor.
• O sinal × junto à resposta remove a entrada. Requer a IA configurada (Definições → IA).

As imagens remotas estão bloqueadas por predefinição - só são carregadas depois de clicar em «Mostrar imagens». O bloqueio abrange tudo o que a mensagem tentaria obter da internet: imagens, fundos (incluindo os guardados nos estilos da newsletter), variantes de imagens para ecrãs de diferentes resoluções, folhas de estilo externas, tipos de letra e multimédia. Enquanto não clicar, o navegador não envia nenhum pedido para fora da sua instalação do Task Manager - nem uma imagem de rastreio nem um elemento semelhante escondido nos estilos revelará ao remetente que a mensagem foi aberta. Depois de clicar em «Mostrar imagens», as imagens e os fundos são carregados a partir da internet (sem o endereço da sua instalação no pedido). Estilos externos, tipos de letra ou multimédia nunca são carregados pelo programa, pelo que a newsletter pode parecer um pouco mais simples do que no remetente. A barra com este botão só aparece quando a mensagem realmente contém imagens obtidas da internet.

As imagens inseridas no texto do e-mail (logótipo na assinatura, captura de ecrã colada) veem-se de imediato - chegaram junto com a mensagem, por isso mostrá-las não revela nada ao remetente.

O conteúdo da mensagem é apresentado numa moldura isolada, por isso o HTML externo não pode alterar o aspeto da aplicação nem executar scripts.

Os anexos são descarregados a pedido - na sincronização guardamos apenas a sua lista, por isso a caixa de correio não ocupa espaço desnecessário. Clicar num anexo abre-o em pré-visualização (janela Ficheiros), tal como numa tarefa ou chat; para guardar o ficheiro no disco, clique no ícone da seta do lado direito da linha. O ícone do clipe no cabeçalho do tópico guarda todos os anexos no módulo Ficheiros (pasta Correio / nome da caixa de correio / assunto do tópico) e leva-o de imediato até lá.

Escrever uma mensagem

Para começar uma mensagem nova, clique no ícone + na barra da coluna do meio → Nova mensagem de email (o mesmo ícone permite criar uma tarefa ou um chat). Abre-se uma janela separada que pode minimizar com o botão na respetiva barra - o rascunho fica intacto, por isso pode consultar uma tarefa ou os Ficheiros e voltar a escrever clicando na cápsula «Nova mensagem» na parte inferior do ecrã. Se fechar a janela com uma mensagem por terminar, será perguntado se tem a certeza de que a quer descartar.

A resposta a um e-mail recebido escreve-se no campo sob o tópico - pertence à conversa que está a ler.

O editor tem o mesmo que o editor de mensagens em tarefas e chats: formatação, emoji, anexos, desenho e Embelezar texto (se a IA estiver configurada). O clipe pergunta de onde obter o ficheiro: do computador ou da aplicação Ficheiros - esta segunda opção é instantânea, porque o ficheiro já está no servidor. Também pode simplesmente arrastar um ficheiro da janela Ficheiros aberta diretamente para a mensagem. O desenho anexa-se como ficheiro - os programas de correio não mostram imagens coladas diretamente no texto.

O desenho da janela Desenhar e o ficheiro enviado do computador guardam-se em Ficheiros na pasta Correio / nome da caixa de correio / assunto da mensagem - o mesmo local onde chegam os anexos guardados pelo clipe do cabeçalho do tópico. Não precisa de procurar nada na raiz de Documentos.

No campo Para sugerimos endereços: pessoas dos seus workspaces (o Task Manager conhece os respetivos e-mails) e endereços com os quais já trocou correspondência. Seleciona-se com as setas e Enter. O botão CC adiciona uma cópia, e a indicação Enviar de no rodapé permite mudar a caixa de correio a partir da qual a mensagem sai.

Correio nas Automatizações

As automatizações incluem o acionador «Novo email na caixa de correio» (com condições: remetente, assunto, caixa de correio, se tem anexo) e a ação «Enviar email da sua caixa de correio» - uma resposta ao remetente, a si próprio ou para um endereço indicado. No corpo da mensagem, pode usar as variáveis {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.skrzynka}}.

Uma receita só vê o seu próprio correio. Não é possível criar uma automatização que reaja à caixa de correio de outra pessoa - nem o administrador o pode fazer.

O correio como fonte de conhecimento do Assistente de IA

Pode indicar a sua caixa de correio ou uma conversa específica como fonte da conversa com o Assistente (botão «Fontes de conhecimento» na janela do Assistente). A funcionalidade está desativada por predefinição - o administrador pode ativá-la em Definições → IA.

Porque está desativada por predefinição. O conteúdo da fonte indicada é enviado a um fornecedor externo de IA, e a correspondência contém dados de pessoas que não deram o seu consentimento para tal. Por isso é o administrador que dá o consentimento, não um utilizador isolado. Mesmo depois de ativada, cada pessoa vê apenas as suas próprias caixas de correio, e o correio nunca é incluído na base de conhecimento indexada em segundo plano - é sempre indicado manualmente, para uma única conversa.

Correio no Quadro

No Quadro, cada caixa de correio tem a sua própria coluna de conversas - depois das colunas dos espaços de trabalho. Ao clicar numa conversa, o Quadro é acoplado e a troca de mensagens é aberta, tal como acontece com as tarefas. Em «Mostrar apenas» no Quadro, encontra a opção «Correio no quadro» - ativa ou desativa estas colunas (a seleção fica guardada).

Uma conversa aberta atualiza-se sozinha: quando chega uma nova mensagem, aparece na conversa em um a dois minutos (é o tempo do ciclo de sincronização), sem recarregar a aplicação. A resposta que está a ser escrita permanece intacta.

O que o Correio NÃO faz

Não apaga nada do servidor de correio. O Task Manager limita-se a ler as mensagens (as recebidas E a pasta «Enviados» - para que as respostas enviadas a partir do telemóvel ou de outro programa também apareçam na conversa) e a guardar cópias das mensagens enviadas na pasta «Enviados». A opção «Desligar caixa de correio» nas Definições elimina apenas a cópia local na aplicação - o seu correio no servidor permanece intacto.

Associação (workspace, tarefa, conversa)

No menu da conversa (⋮) encontra a opção Associar. Primeiro, escolha um espaço de trabalho e, em seguida, o próprio espaço de trabalho ou uma tarefa ou chat no seu interior. Depois de associar, a mesma opção indica a que está ligada a conversa e inclui o atalho «Abrir item associado…».

A automatização associa sozinha. Se a receita prevê criar uma tarefa a partir de um novo e-mail (Automatizações → Criar tarefa), a associação é feita sem intervenção do utilizador - a conversa mostra logo Associado a: <tarefa>, e a tarefa recebe no cabeçalho um distintivo com o assunto do e-mail, que abre essa correspondência. A associação manual tem prioridade: se a conversa já estiver ligada a algo, a receita não substitui isso.

A associação NÃO partilha o e-mail. É um atalho de navegação, não um convite. O conteúdo da mensagem continua a ser visto apenas por quem tem essa caixa de correio associada na sua conta - os restantes participantes da tarefa não verão nem o conteúdo nem o assunto. Se quiser que a equipa conheça o conteúdo do e-mail, cole-o na tarefa ou guarde os anexos em Ficheiros.

No cabeçalho encontram-se também os avatares dos participantes na correspondência (dois em pré-visualização mais um contador dos restantes) - clicar mostra a lista completa dos endereços.

O ícone de clipe no cabeçalho aparece assim que há anexos na conversa. Ao clicar, abre imediatamente o módulo Ficheiros na pasta dessa conversa (Correio → caixa de correio → assunto), com a barra «A transferir anexos (N) do servidor de correio…» e um indicador de progresso animado. Os ficheiros são transferidos em segundo plano - quando a transferência terminar, a barra desaparece e a lista é atualizada automaticamente. Entretanto, pode fechar a janela sem problemas; a cópia continuará até ao fim.

Acesso

O Correio pertence ao plano Pro. No plano Pro, por predefinição, qualquer pessoa pode utilizá-lo. O administrador pode retirar o acesso a uma determinada pessoa no painel de utilizadores (interruptor Pode utilizar o Correio) - nesse caso, o separador e a secção na coluna esquerda desaparecem. Ao administrador global não é possível retirar o acesso.

Quando a ligação não funciona

O botão Testar ligação verifica o IMAP e o SMTP separadamente e mostra qual falhou. As mensagens mais frequentes:

„A porta 993 requer encriptação, mas foi selecionada a opção sem encriptação” - as portas 993 (receção) e 465 (envio) funcionam sempre com SSL/TLS. O formulário seleciona automaticamente a encriptação quando introduz a porta; basta manter SSL/TLS.

„O servidor apresentou um certificado que o PHP não consegue verificar” - há duas causas possíveis. No servidor da aplicação: pacote de certificados CA desatualizado (peça ao alojamento para atualizar openssl.cafile). No computador de desenvolvimento: um antivírus que analisa o correio eletrónico (Avast, ESET, Kaspersky) substitui o certificado pelo seu próprio - desative a proteção de correio eletrónico ou adicione o certificado do antivírus ao pacote CA. A aplicação não desativa a verificação do certificado, porque, sem ela, alguém poderia intercetar a sua correspondência.

„O tempo de espera pela resposta do servidor foi excedido” - normalmente, o endereço do servidor está incorreto ou a porta está bloqueada pela firewall. Verifique os dados no painel do seu alojamento (procure „configuração do programa de correio eletrónico” / „IMAP”).

„O servidor rejeitou as credenciais de início de sessão” - o nome de utilizador ou a palavra-passe estão incorretos. Atenção: alguns serviços de alojamento exigem o endereço de e-mail completo como nome de utilizador, e não apenas a parte antes de @.

O Gmail e o Outlook exigem uma palavra-passe de aplicação. A palavra-passe normal da conta Google deixou de funcionar em 2022. Aceda a myaccount.google.com → Segurança, ative a verificação em dois passos e, em seguida, gere uma „Palavra-passe de aplicação” - receberá um código de 16 caracteres, que deve introduzir no Task Manager em vez da sua palavra-passe. Verifique também se o IMAP está ativado nas definições do Gmail (Correio → Reencaminhamento e POP/IMAP). No Outlook / Microsoft 365, o processo é semelhante; nas contas empresariais, o IMAP pode estar desativado pelo administrador.

Se uma caixa de correio deixar de sincronizar, aparece um triângulo âmbar junto do seu nome na lista de tarefas, e verá o conteúdo do erro em Definições → Correio.

Cópia das mensagens enviadas

Ao ligar a caixa de correio, a aplicação procura automaticamente a pasta „Enviados” (por vezes chamada Sent, Sent Items, INBOX.Sent) e guarda aí uma cópia de cada mensagem enviada - assim, a conversa aparece da mesma forma na aplicação e no telemóvel. Se a caixa de correio não tiver essa pasta, a mensagem será enviada na mesma, mas sem uma cópia no servidor.

Spam / Indesejado

Se não quiser receber mensagens de um determinado endereço, abra o menu da conversa (ícone ⋮) e escolha Spam / Indesejado - bloquear remetente. A partir desse momento:

• as conversas com este endereço desaparecem de todas as listas de correio (incluindo da lista „Tudo”),
• as novas mensagens desse remetente deixam de ser descarregadas, pelo que não receberá notificações sobre elas.

Nada é apagado - nem no Task Manager, nem no servidor de correio. A lista de endereços bloqueados encontra-se em Definições → Correio → Spam / Indesejado; pode aí adicionar um endereço manualmente ou clicar em Desbloquear - as conversas anteriores voltam então às listas. O bloqueio aplica-se a todas as suas caixas de correio. Não é possível bloquear o endereço da sua própria caixa de correio.