E-Mail

Mit E-Mail können Sie E-Mails empfangen und senden, ohne Task Manager zu verlassen. Unterstützt wird jeder beliebige IMAP/SMTP-Server - deutsche Hosting-Anbieter, Gmail, Outlook und jeder andere.

Postfach verbinden

Einstellungen → E-Mail → Postfach hinzufügen. Das Formular führt durch drei Schritte:

1. Adresse und Passwort - die Adresse des Postfachs und dessen Passwort (nicht das von Task Manager). Bei Gmail und Outlook müssen Sie hier ein App-Passwort eingeben, nicht das gewöhnliche Kontopasswort.
2. E-Mail-Server - Adresse des Eingangsservers (IMAP) und des Ausgangsservers (SMTP) mit Port und Verschlüsselung. Meistens lauten die Adressen imap.twojadomena.pl und smtp.twojadomena.pl, wobei twojadomena.pl dem Teil der E-Mail-Adresse nach dem @-Zeichen entspricht. Ändern Sie weder Ports noch Verschlüsselung (993 und 465, SSL/TLS), sofern Ihr Hosting-Anbieter nichts anderes angibt. Alle diese Angaben finden Sie im Verwaltungsbereich Ihres Hosting-Anbieters - normalerweise im Tab „E-Mail“ - oder bei der Person, die Ihr Postfach eingerichtet hat.
3. Einstellungen - Name in der Liste, wie viel Verlauf abgerufen werden soll, Sichtbarkeit der Threads und Signatur. Sie können sie unverändert lassen.

Klicken Sie abschließend auf Verbindung testen. Beim Test werden Empfang (IMAP) und Versand (SMTP) getrennt geprüft und der Ordner „Gesendet“ erkannt. Speichern Sie das Postfach erst danach.

Sie können beliebig viele Postfächer verbinden - jedes erscheint in der linken Spalte unter der Überschrift E-Mail.

Postfacheinstellungen ändern

Unter Einstellungen → E-Mail ist jedes Postfach eine eigene Karte. Klicken Sie darauf, um sie aufzuklappen - Sie sehen dasselbe Formular wie beim Hinzufügen, ausgefüllt mit Ihren Daten. Das Passwort lassen Sie leer, wenn Sie es nicht ändern. Die Schaltfläche Synchronisieren im Kopf der Karte ruft neue Nachrichten ab, ohne sie aufzuklappen.

Postfach trennen finden Sie ganz unten in der aufgeklappten Karte. Dadurch wird nur die lokale Kopie gelöscht - auf dem Mailserver verschwindet nichts, und nach erneutem Verbinden kehren die Nachrichten zurück.

Das Postfach ist privat. Auch eine gemeinsame Firmenadresse (z. B. buero@firma.de) verbindet jede Person bei sich selbst. Niemand sonst - auch der Administrator nicht - sieht Ihre Post. Wenn jemand Einblick haben soll, verbindet er dasselbe Postfach bei sich.

Die Postfachkonfiguration ersetzt die frühere Einstellung „Versand von Ihrer E-Mail-Adresse“ im Tab Profil: Das zuerst verbundene Postfach wird auch für E-Mail-Benachrichtigungen und Nachrichten des KI-Assistenten verwendet.

Postfacheinstellungen

Das Formular ist in drei Karten unterteilt: Postfach (Adresse, Passwort, fertige Konfiguration), IMAP- und SMTP-Server (ausgefüllt durch die Vorlage - nur nachsehen, wenn Ihr Hosting nicht in der Liste steht) sowie Optionen:

• Verlauf abrufen - 30 Tage, 90 Tage oder alles.
• Jeden Thread in der Ansicht „Alles“ anzeigen - deaktivieren Sie diese Option, wenn ein privates Postfach nicht mit der Teamarbeit vermischt werden soll. Einzelne Threads können Sie anschließend manuell zur Ansicht „Alles“ hinzufügen - wählen Sie dazu im Menü des Threads (⋮) die Option „In der Ansicht Alles anzeigen“.
• Gelesen-Status auch auf dem Server markieren - standardmäßig deaktiviert. Task Manager speichert den Lesestatus lokal. Wenn also zwei Personen dasselbe Postfach verbunden haben, wird die Nachricht bei der anderen Person nicht mehr fett angezeigt, wenn eine sie gelesen hat. Aktivieren Sie diese Option, wenn der Status mit Ihrem Smartphone oder Webmail übereinstimmen soll.
• Signatur - wird an gesendete Nachrichten angehängt. Der Empfänger erhält eine ganz normale E-Mail, ohne den Hinweis „Gesendet mit Task Manager“.

Lesen und Antworten

Klicken Sie in der linken Spalte auf ein Postfach - in der mittleren Spalte werden die Threads angezeigt. Wenn Sie einen Thread anklicken, erscheint die Unterhaltung in der rechten Spalte. Über der Liste befinden sich drei Kacheln: Ungelesen, Gelesen und Ausgeblendet (wie die Kacheln über der Aufgabenliste) - ein Klick filtert die Liste, ein zweiter Klick auf die aktive Kachel zeigt wieder alle Einträge. Suche, Sortierung und Filter (Ungelesen / Gelesen / Favoriten / Ausgeblendet) funktionieren über dieselben Symbole in der Leiste wie bei Aufgaben - die Kacheln und das Menü „Nur anzeigen“ sind derselbe Schalter. Favorisierte Threads stehen oben in der Liste. E-Mails aus Postfächern, bei denen „Jeden Thread in der Ansicht Alles anzeigen“ aktiviert ist, erscheinen auch in der Hauptliste neben Aufgaben und Chats (im Bereich E-Mail, Favoriten unter Favoriten). Die Kachel E-Mail über der Liste zeigt die Gesamtzahl ungelesener Nachrichten an - mit einem Klick wird die Liste auf E-Mails eingeschränkt, ohne die Ansicht „Alles“ zu verlassen. Das ist ein normaler Filter: Dasselbe erreichen Sie, indem Sie im Menü „Nur anzeigen“ die Option E-Mails auswählen.

Unter dem Absender jeder Nachricht steht die Zeile An mit den Empfängern - immer sichtbar und immer in EINER Zeile: Bei vielen Adressen scrollen Sie seitlich, statt mehrere umgebrochene Zeilen zu sehen. Der Pfeil rechts klappt die übrigen Felder auf (Von, CC, Datum) - standardmäßig sind sie ausgeblendet, ebenfalls in einer Zeile mit seitlichem Scrollen.

Für die Antwort wird derselbe Editor wie in Chats verwendet (Fettdruck, Listen, Links). Standardmäßig geht die Antwort an alle aus der letzten Nachricht: Absender und weitere Personen im Feld An werden in An übernommen, Personen im CC-Feld bleiben unter CC - genau wie bei „Allen antworten“ in jedem E-Mail-Programm (Ihre eigene Adresse wird ausgelassen). Wenn jemand keine Antwort erhalten soll, entfernen Sie einfach dessen Chip (×), bevor Sie senden. Sie können auch weitere Empfänger hinzufügen (Enter oder ein Komma fügt die Adresse hinzu); über die Schaltfläche CC fügen Sie weitere Personen in Kopie hinzu. Die Antwort wird über den SMTP-Server dieses Postfachs gesendet, landet daher nicht im Spam und wird auch beim Empfänger in die Unterhaltung einsortiert.

Der zitierte Verlauf ist eingeklappt - unter der Nachricht bleibt die Schaltfläche „Vorherige Korrespondenz anzeigen“, sodass Sie nur das Neue lesen.

Der Thread liest sich wie ein Gespräch in einer Aufgabe oder einem Chat: Die Nachrichten werden durch Tagesleisten („Heute“, „Gestern“, „Donnerstag, 6. August“) getrennt. Neben dem Absender ist sein Foto zu sehen (wenn die Adresse zu einem Task Manager-Benutzer gehört) oder ein Kreis mit den Initialen, daneben Vor- und Nachname, Adresse und Uhrzeit - das vollständige Datum erscheint beim Darüberfahren mit der Maus in einer Sprechblase.

Aktionen bei einer einzelnen Nachricht (erscheinen beim Überfahren mit der Maus, genau wie bei Aufgaben und Chats): Das Blätter-Symbol kopiert den Inhalt in die Zwischenablage, und der Stern markiert die Nachricht - fügt sie zu den Favoriten hinzu und hebt sie im Thread hervor (warmer Hintergrund, goldene Leiste und Stern beim Absender). Die Markierung bleibt nach dem Schließen des Threads bestehen und wird ausschließlich vom Eigentümer des Postfachs gesehen. Ein erneuter Klick auf den Stern entfernt sie. Das Menü ⋮ bei der Nachricht bietet dieselben Aktionen plus Export nach PDF / Word / TXT.

Der Stern im Kopfbereich fügt den GESAMTEN Thread zu den Favoriten hinzu, und das Menü (⋮) erlaubt es, ihn als ungelesen zu markieren, den Thread auszublenden sowie alle Anhänge in Dateien zu speichern (Ordner E-Mail → Postfach → Thread-Betreff).

„Ausblenden“ entfernt den Thread aus allen Listen. Sie finden ihn nur noch in der Kachel Ausgeblendet über der E-Mail-Liste - dort ist das Auge durchgestrichen und im Menü finden Sie den Eintrag „Wieder anzeigen“. Es wird weder bei uns noch auf dem Mailserver etwas gelöscht; neue Nachrichten im ausgeblendeten Thread werden weiterhin gespeichert.

KI-Werkzeuge im Antwortfeld

In der Fußzeile des Antwortfelds gibt es zwei beschriftete Schaltflächen mit KI-Avataren: „KI-Assistent“ (violette Kugel - private Fragen zum Thread) und „Strukturieren“ (KI-Kugel - den Thread strukturieren). Die Symbole für Emoji, Anhänge und Zeichnen befinden sich in der oberen Leiste des Editors, neben „Text verschönern“.

Thread strukturieren (KI)

Wenn Sie in der Fußzeile des Antwortfelds auf „Strukturieren“ klicken, öffnet sich ein Menü mit vier Lesemodi für den Thread:

Während die KI arbeitet, bedeckt eine helle Einblendung mit Avatar und dezentem Fortschrittsbalken den Thread. Anhänge und Empfänger bleiben an ihrem Platz, und der Name des aktiven Modus steht bei der Schaltfläche und in der Leiste über den Nachrichten. Ein einmal berechneter Modus schaltet sofort um - in derselben Sitzung können Sie zwischen Aufwerten, Zusammenfassen und Experte wechseln, ohne erneut zu warten.

• Die Strukturierung erfolgt in Abschnitten: zuerst die 8 neuesten Nachrichten, darüber die Schaltfläche „Ältere Nachrichten strukturieren (N)“ - ein Klick lädt die nächsten 8. So wird ein langer Thread nicht auf einmal mit der gesamten Korrespondenz verarbeitet, und Sie strukturieren nur so viel, wie Sie tatsächlich lesen möchten.
• Wenn der Modus aktiviert ist, ist die Schaltfläche hervorgehoben und trägt den Namen des Modus (z. B. „Zusammenfassen“). Über den Nachrichten erscheint eine Leiste, die Sie daran erinnert, welche Version Sie gerade lesen - sie bleibt beim Scrollen oben angeheftet. Das Zeichen × blendet sie aus (der Modus bleibt aktiviert). Über den Menüeintrag „Originalinhalt“ kehren Sie zum Original zurück.
• Unter jeder strukturierten Nachricht steht der Hinweis „KI kann Fehler machen“ - wenn Sie unsicher sind, kehren Sie zum Original zurück.
• Links sind klickbar und verkürzt - statt einer halben Bildschirmbreite an Adresse sehen Sie eine lesbare Bezeichnung (z. B. figma.com/proto/…); die vollständige Adresse öffnet sich in einem neuen Tab.
• Die KI-Version ist nur eine Vorschau für die Dauer der Sitzung - die Originalnachrichten bleiben unberührt, und das Ergebnis wird nirgendwo gespeichert. Innerhalb einer Sitzung ist die erneute Aktivierung des Modus sofort verfügbar; nach dem Aktualisieren der Seite arbeitet die KI von Neuem.
• Erfordert konfigurierte KI (Einstellungen → KI).

Privater KI-Assistent im Thread

Die Schaltfläche „KI-Assistent“ (violette Kugel) in der Fußzeile des Antwortfelds ist Ihr privater Assistent für DIESEN Thread. Ein Klick schaltet den Editor in den Fragemodus (wie ein Gespräch mit der KI in einer Aufgabe oder einem Chat): Das Feld färbt sich violett, anstelle der Empfänger erscheint der Hinweis, dass die Frage nicht an die Empfänger gesendet wird, und die Kugel pulsiert. Geben Sie Ihre Frage ein (z. B. „Welcher Preis wurde akzeptiert und wer hat ihn akzeptiert?“) und drücken Sie Enter (oder klicken Sie auf die Senden-Schaltfläche): Die KI antwortet ausschließlich auf Grundlage der Korrespondenz im Thread. Wenn etwas darin nicht vorkommt, sagt sie das ausdrücklich.

• Frage und Antwort sehen genauso aus wie ein Gespräch mit der KI in einer Aufgabe oder einem Chat: Ihre Frage und die Antwort des „KI-Assistenten“ mit dem Abzeichen NUR FÜR SIE, dem Hinweis „Nur Sie können dies sehen“ und dem Hinweis, dass die KI Fehler machen kann.
• Antworten sehen nur Sie - sie werden unter der letzten Nachricht des Threads gespeichert und kehren bei jedem Öffnen zurück. Niemand sonst (auch nicht der Administrator) sieht sie - genau wie Ihre gesamte Post.
• Anhänge: Über die Büroklammer in der oberen Leiste können Sie eine Datei aus dem Modul Dateien anhängen - der Assistent liest ihren Inhalt (TXT/DOCX/XLSX/PDF) und antwortet auch auf dieser Grundlage.
• Weitere Fragen setzen das Gespräch fort (der Assistent erinnert sich an vorherige Antworten im Thread). Im Frage-Modus sendet Enter, Shift+Enter macht eine neue Zeile; eine gewöhnliche E-Mail versenden Sie über die Schaltfläche oder die Tastenkombination Cmd/Strg+Enter.
• Nach dem Senden erscheint die Frage sofort im Thread, zusammen mit dem Hinweis „Antwort wird geschrieben…“, und das Textfeld wird geleert - während die Antwort erstellt wird, ist das Senden gesperrt, sodass Sie nicht versehentlich dieselbe Frage zweimal stellen. Sollte die KI einen Fehler zurückgeben, wird der Fragetext wieder in den Editor eingefügt.
• Modus beenden: Klicken Sie erneut auf „KI-Assistent“ - die Felder An/CC und die normale Versandfunktion werden wieder angezeigt, und der eingegebene Text bleibt im Editor.
• Das Zeichen × bei der Antwort löscht den Eintrag. Erfordert konfigurierte KI (Einstellungen → KI).

Externe Bilder sind standardmäßig blockiert - erst ein Klick auf „Bilder anzeigen“ lädt sie. Die Blockierung umfasst alles, was die Nachricht aus dem Internet laden möchte: Bilder, Hintergründe (auch solche, die in den Newsletter-Stilen gespeichert sind), Bildvarianten für Bildschirme mit unterschiedlicher Auflösung, externe Stylesheets, Schriftarten und Multimedia. Solange Sie nicht klicken, sendet der Browser keine Anfrage außerhalb Ihrer Task-Manager-Installation - weder ein Tracking-Bild noch ein ähnliches, in den Stilen verstecktes Element verrät dem Absender, dass die Nachricht geöffnet wurde. Nach dem Klick auf „Bilder anzeigen“ werden Bilder und Hintergründe aus dem Internet geladen (ohne die Adresse Ihrer Installation in der Anfrage). Externe Stile, Schriftarten oder Multimedia lädt das Programm nie, daher kann der Newsletter etwas schlichter aussehen als beim Absender. Die Leiste mit dieser Schaltfläche erscheint nur, wenn die Nachricht tatsächlich Bilder enthält, die aus dem Internet geladen werden.

In den Inhalt der E-Mail eingefügte Grafiken (Logo in der Signatur, eingefügter Screenshot) sind sofort sichtbar - sie kamen zusammen mit der Nachricht an, sodass ihre Anzeige dem Absender nichts verrät.

Der Inhalt der Nachricht wird in einem isolierten Rahmen angezeigt, sodass fremder HTML-Code weder das Erscheinungsbild der Anwendung stören noch Skripte ausführen kann.

Anhänge werden auf Anfrage heruntergeladen - bei der Synchronisierung speichern wir nur ihr Verzeichnis, sodass das Postfach keinen unnötigen Platz beansprucht. Ein Klick auf einen Anhang öffnet ihn in der Vorschau (Dateien-Fenster), genauso wie in einer Aufgabe oder einem Chat; um die Datei auf die Festplatte zu speichern, klicken Sie auf das Pfeilsymbol rechts in der Zeile. Das Büroklammer-Symbol im Kopf des Threads speichert alle Anhänge im Modul Dateien (Ordner E-Mail / Name des Postfachs / Thread-Betreff) und wechselt sofort dorthin.

Nachricht schreiben

Eine neue Nachricht beginnen Sie über das Symbol + in der Leiste der mittleren Spalte → Neue E-Mail (mit demselben Symbol erstellen Sie auch eine Aufgabe oder einen Chat). Es öffnet sich ein separates Fenster, das Sie über die Schaltfläche in seiner Leiste minimieren können - der Entwurf bleibt unverändert. Sehen Sie also in Ruhe in einer Aufgabe oder unter Dateien nach und schreiben Sie weiter, indem Sie unten auf dem Bildschirm auf die Kapsel „Neue Nachricht“ klicken. Wenn Sie das Fenster mit einer unvollständigen Nachricht schließen, werden Sie gefragt, ob Sie sie wirklich verwerfen möchten.

Eine Antwort auf eine erhaltene E-Mail schreiben Sie im Feld unter dem Thread - sie gehört zu der Unterhaltung, die Sie gerade lesen.

Der Editor bietet dasselbe wie der Nachrichteneditor in Aufgaben und Chats: Formatierung, Emoji, Anhänge, Zeichnen und Text aufwerten (wenn KI konfiguriert ist). Die Büroklammer fragt, woher die Datei stammen soll: vom Computer oder aus der App Dateien - Letzteres ist sofort verfügbar, da die Datei bereits auf dem Server liegt. Sie können eine Datei auch einfach aus dem geöffneten Dateien-Fenster direkt auf die Nachricht ziehen. Eine Zeichnung wird als Datei angehängt - E-Mail-Programme zeigen keine direkt in den Inhalt eingefügten Bilder an.

Eine Zeichnung aus dem Fenster Zeichnen und eine vom Computer hochgeladene Datei werden in Dateien im Ordner E-Mail / Name des Postfachs / Betreff der Nachricht gespeichert - dort, wo auch die über die Büroklammer im Thread-Kopf gespeicherten Anhänge landen. Sie müssen nichts im Wurzelverzeichnis von Dokumente suchen.

Im Feld An schlagen wir Adressen vor: Personen aus Ihren Arbeitsbereichen (Task Manager kennt ihre E-Mail-Adressen) sowie Adressen, mit denen Sie bereits korrespondiert haben. Sie wählen mit den Pfeiltasten und Enter aus. Die Schaltfläche CC fügt eine Kopie hinzu, und die Angabe Versand von in der Fußzeile lässt Sie das Postfach ändern, aus dem die Nachricht verschickt wird.

E-Mail in Automatisierungen

Automatisierungen bieten den Auslöser „Neue E-Mail im Postfach“ (mit den Bedingungen Absender, Betreff, Postfach und ob die E-Mail einen Anhang hat) sowie die Aktion „E-Mail aus Ihrem Postfach senden“ - als Antwort an den Absender, an Sie selbst oder an eine angegebene Adresse. Im Nachrichtentext können Sie die Variablen {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.skrzynka}} verwenden.

Eine Automatisierungsregel sieht nur Ihre eigene E-Mail. Es ist nicht möglich, eine Automatisierung zu bauen, die auf ein fremdes Postfach reagiert - auch der Administrator kann das nicht.

E-Mail als Wissensquelle des KI-Assistenten

Sie können Ihr eigenes Postfach oder einen einzelnen Thread als Quelle für das Gespräch mit dem KI-Assistenten angeben (Schaltfläche „Wissensquellen“ im Assistentenfenster). Diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert - ein Administrator kann sie unter Einstellungen → KI aktivieren.

Warum standardmäßig deaktiviert. Der Inhalt der angegebenen Quelle geht an einen externen KI-Anbieter, und die Korrespondenz enthält Daten von Personen, die dem nicht zugestimmt haben. Deshalb erteilt der Administrator die Zustimmung, nicht ein einzelner Nutzer. Auch nach der Aktivierung sieht jeder ausschließlich seine eigenen Postfächer, und die E-Mail landet nie in der im Hintergrund indexierten Wissensdatenbank - Sie geben sie immer manuell an, für ein einzelnes Gespräch.

E-Mail auf dem Board

Auf dem Board hat jedes Postfach eine eigene Spalte mit Threads - hinter den Spalten der Arbeitsbereiche. Wenn Sie auf einen Thread klicken, wird das Board angedockt und das Gespräch geöffnet, genau wie bei Aufgaben. Unter „Nur anzeigen“ auf dem Board finden Sie den Schalter „E-Mail auf dem Board“ - damit können Sie diese Spalten ein- und ausblenden (Ihre Auswahl wird gespeichert).

Ein geöffneter Thread aktualisiert sich selbst: Trifft eine neue Nachricht ein, erscheint sie innerhalb von ein bis zwei Minuten im Gespräch (so lange dauert der Synchronisationszyklus), ohne dass die Anwendung neu geladen wird. Eine gerade verfasste Antwort bleibt unberührt.

Was E-Mail NICHT tut

Auf dem Mailserver wird nichts gelöscht. Task Manager liest Nachrichten nur aus (sowohl empfangene als auch aus dem Ordner „Gesendet“ - so werden auch Antworten, die Sie vom Telefon oder aus einem anderen Programm senden, dem Thread hinzugefügt) und legt Kopien der gesendeten Nachrichten im Ordner „Gesendet“ ab. „Postfach trennen“ unter Einstellungen entfernt nur die lokale Kopie in der Anwendung - Ihre E-Mails auf dem Server bleiben unangetastet.

Verknüpfung (Arbeitsbereich, Aufgabe, Chat)

Im Thread-Menü (⋮) finden Sie den Eintrag Verknüpfen. Wählen Sie zuerst einen Arbeitsbereich und dann entweder den Arbeitsbereich selbst oder eine bestimmte Aufgabe oder einen Chat darin aus. Nach dem Verknüpfen zeigt derselbe Eintrag an, womit der Thread verknüpft ist, und bietet die Verknüpfung „Verknüpftes öffnen…“.

Die Automatisierung verknüpft selbst. Wenn eine Automatisierungsregel aus einer neuen E-Mail eine Aufgabe anlegt (Automatisierungen → Aufgabe erstellen), entsteht die Verknüpfung ohne Ihr Zutun - der Thread zeigt sofort Verknüpft: <Aufgabe>, und die Aufgabe erhält im Kopf ein Abzeichen mit dem Betreff der E-Mail, das diese Korrespondenz öffnet. Eine manuelle Verknüpfung hat Vorrang: Ist der Thread bereits mit etwas verbunden, überschreibt die Automatisierungsregel dies nicht.

Die Verknüpfung gibt die E-Mail NICHT frei. Es ist eine Navigationsabkürzung, keine Einladung. Den Inhalt der Nachricht sehen weiterhin nur Personen, die dieses Postfach bei sich verbunden haben - die übrigen Teilnehmer der Aufgabe sehen weder den Inhalt noch den Betreff. Möchten Sie, dass das Team den Inhalt der E-Mail kennt, fügen Sie ihn in die Aufgabe ein oder speichern Sie die Anhänge in Dateien.

Im Kopf finden Sie außerdem Avatare der Teilnehmer der Korrespondenz (zwei Vorschauen plus Zähler der übrigen) - ein Klick zeigt die vollständige Liste der Adressen.

Die Büroklammer in der Kopfzeile erscheint sofort, wenn der Thread Anhänge enthält. Ein Klick öffnet sofort das Modul Dateien im Ordner dieses Threads (E-Mail → Postfach → Betreff). Dort sehen Sie die Leiste „Anhänge (N) vom Mailserver werden heruntergeladen…“ und einen drehenden Ladeindikator. Die Dateien werden im Hintergrund übertragen - sobald der Transfer abgeschlossen ist, verschwindet die Leiste und die Liste wird automatisch aktualisiert. Sie können das Fenster währenddessen problemlos schließen; das Kopieren wird trotzdem abgeschlossen.

Zugriff

E-Mail gehört zum Plan Pro. Im Pro-Plan kann standardmäßig jeder darauf zugreifen. Der Administrator kann einer bestimmten Person den Zugriff im Benutzerpanel entziehen (Schalter Darf E-Mail nutzen) - dann verschwinden der Reiter und der Abschnitt in der linken Spalte. Dem globalen Administrator kann der Zugriff nicht entzogen werden.

Wenn die Verbindung nicht funktioniert

Die Schaltfläche Verbindung testen prüft IMAP und SMTP getrennt und zeigt, welches fehlgeschlagen ist. Die häufigsten Meldungen:

„Port 993 erfordert Verschlüsselung, es wurde jedoch keine Verschlüsselung ausgewählt“ - die Ports 993 (Empfang) und 465 (Versand) verwenden immer SSL/TLS. Das Formular wählt die Verschlüsselung automatisch aus, sobald Sie den Port eingeben; lassen Sie einfach SSL/TLS eingestellt.

„Der Server hat ein Zertifikat vorgelegt, das PHP nicht überprüfen kann“ - dafür gibt es zwei mögliche Ursachen. Auf dem Anwendungsserver: ein veraltetes CA-Zertifikatspaket (bitten Sie Ihren Hosting-Anbieter, openssl.cafile zu aktualisieren). Auf dem Entwicklercomputer: ein Antivirenprogramm, das E-Mails scannt (Avast, ESET, Kaspersky), ersetzt das Zertifikat durch ein eigenes - deaktivieren Sie dort den E-Mail-Schutz oder fügen Sie das Zertifikat des Programms zum CA-Paket hinzu. Die Anwendung deaktiviert die Zertifikatsprüfung nicht, denn ohne sie könnte jemand Ihre Korrespondenz abhören.

„Zeitüberschreitung bei der Antwort des Servers“ - meistens ist die Serveradresse falsch oder der Port wird von einer Firewall blockiert. Prüfen Sie die Angaben im Kundenbereich Ihres Hosting-Anbieters (suchen Sie nach „E-Mail-Programm konfigurieren“ / „IMAP“).

„Der Server hat die Anmeldedaten abgelehnt“ - der Benutzername oder das Passwort ist falsch. Hinweis: Manche Hosting-Anbieter verlangen als Benutzernamen die vollständige E-Mail-Adresse und nicht nur den Namen vor @.

Gmail und Outlook erfordern ein App-Passwort. Ihr normales Google-Kontopasswort funktioniert seit 2022 nicht mehr. Rufen Sie myaccount.google.com → Sicherheit auf, aktivieren Sie die Bestätigung in zwei Schritten und erstellen Sie anschließend ein „App-Passwort“ - Sie erhalten einen 16-stelligen Code, den Sie in Task Manager anstelle Ihres Passworts einfügen. Prüfen Sie außerdem, ob IMAP in den Gmail-Einstellungen (E-Mail → Weiterleitung und POP/IMAP) aktiviert ist. Bei Outlook / Microsoft 365 funktioniert es ähnlich; bei Firmenkonten ist IMAP mitunter vom Administrator deaktiviert.

Stoppt ein Postfach die Synchronisation, erscheint neben seinem Namen in der Aufgabenliste ein bernsteinfarbenes Dreieck, und den Fehlertext sehen Sie unter Einstellungen → E-Mail.

Kopie gesendeter Nachrichten

Beim Verbinden des Postfachs sucht die Anwendung automatisch nach dem Ordner „Gesendet“ (er heißt manchmal Sent, Sent Items, INBOX.Sent) und legt dort eine Kopie jeder gesendeten Nachricht ab - so sieht der Thread in der Anwendung und auf dem Smartphone gleich aus. Wenn das Postfach keinen solchen Ordner hat, wird die Nachricht trotzdem gesendet, allerdings ohne Kopie auf dem Server.

Spam / Unerwünscht

Möchten Sie keine Nachrichten von einer bestimmten Adresse mehr erhalten, öffnen Sie das Thread-Menü (Symbol ⋮) und wählen Sie Spam / Unerwünscht - Absender blockieren. Ab diesem Moment:

• Threads mit dieser Adresse verschwinden aus allen E-Mail-Listen (auch aus der Liste „Alle“),
• werden neue Nachrichten von ihr nicht mehr abgerufen, sodass Sie keine Benachrichtigungen darüber sehen.

Es wird nichts gelöscht - weder im Task Manager noch auf dem Mailserver. Die Liste der blockierten Adressen finden Sie unter Einstellungen → E-Mail → Spam / Unerwünscht; dort können Sie eine Adresse manuell hinzufügen oder auf Entsperren klicken - dann kehren die früheren Threads in die Listen zurück. Die Blockierung gilt in allen Ihren Postfächern. Die Adresse des eigenen Postfachs lässt sich nicht blockieren.