E-post

E-post låter dig ta emot och skicka e-post utan att lämna Task Manager. Den fungerar med vilken IMAP/SMTP-server som helst - polska webbhotell, Gmail, Outlook och alla andra.

Anslutning av brevlåda

Inställningar → E-post → Lägg till brevlåda. Formuläret leder dig genom tre steg:

1. Adress och lösenord - brevlådans adress och lösenordet till den (inte till Task Manager). I Gmail och Outlook måste du ange ett app-lösenord här, inte det vanliga kontolösenordet.
2. E-postservrar - adressen till mottagningsservern (IMAP) och avsändningsservern (SMTP) tillsammans med port och kryptering. Oftast är det imap.twojadomena.pl och smtp.twojadomena.pl, där twojadomena.pl är delen av adressen efter @-tecknet. Lämna portar och kryptering oförändrade (993 och 465, SSL/TLS) om inte webbhotellet anger något annat. Alla dessa uppgifter hittar du i ditt webbhotells kontrollpanel - oftast under fliken ”Poczta” eller ”E-mail” - eller hos den person som skapade din brevlåda.
3. Inställningar - namn i listan, hur mycket historik som ska hämtas, trådars synlighet och signatur. Du kan lämna dem oförändrade.

Klicka till sist på Testa anslutning. Testet kontrollerar mottagning (IMAP) och avsändning (SMTP) separat samt identifierar mappen ”Skickat”; spara brevlådan först därefter.

Du kan ansluta hur många brevlådor som helst - var och en visas i vänsterkolumnen under rubriken E-post.

Ändra brevlådans inställningar

Under Inställningar → E-post är varje brevlåda ett eget kort. Klicka på det för att fälla ut det - du ser samma formulär som vid tillägget, ifyllt med dina uppgifter. Lämna lösenordet tomt om du inte ändrar det. Knappen Synkronisera i kortets rubrik hämtar nya meddelanden utan att fälla ut kortet.

Koppla från brevlåda hittar du längst ner på det utfällda kortet. Det tar bara bort den lokala kopian - på e-postservern försvinner ingenting, och vid en ny anslutning kommer meddelandena tillbaka.

Brevlådan är privat. Även en gemensam företagsadress (t.ex. biuro@firma.pl) ansluter varje person hos sig själv. Ingen annan - inklusive administratören - ser din e-post. Om någon ska ha insyn ansluter den personen samma brevlåda hos sig.

Konfigurationen av brevlådan ersätter den tidigare inställningen ”Skicka från din e-postadress” på fliken Profil: den första anslutna brevlådan används också för e-postaviseringar och meddelanden som skickas av AI-assistenten.

Brevlådans inställningar

Formuläret är uppdelat i tre flikar: Brevlåda (adress, lösenord, färdig konfiguration), IMAP- och SMTP-servrar (fylls i automatiskt - titta bara här om ditt webbhotell inte finns på listan) samt Alternativ:

• Hämta historik - 30 dagar, 90 dagar eller allt.
• Visa varje tråd i vyn ”Allt” - stäng av om en privat brevlåda inte ska blandas med teamets arbete. En enskild tråd kan du då lägga till i vyn ”Allt” manuellt - välj ”Visa i vyn Allt” från dess meny (⋮).
• Markera som läst även på servern - avstängt som standard. Task Manager håller ”läst” hos sig, så när två personer har samma brevlåda ansluten tar den enas läsning av ett meddelande inte bort fetstilen hos den andra. Aktivera om du vill ha överensstämmelse med mobilen eller webbmailen.
• Signatur - läggs till i skickade meddelanden. Mottagaren får ett vanligt mejl, utan ram med ”skickat från Task Manager”.

Läsa och svara

Klicka på en brevlåda i vänsterkolumnen - mittenkolumnen visar trådarna, och när du klickar på en tråd visar högerkolumnen konversationen. Ovanför listan finns tre plattor: Olästa, Lästa och Dolda (som plattorna ovanför uppgiftslistan) - ett klick filtrerar listan, ett andra klick på den aktiva plattan går tillbaka till alla. Sökning, sortering och filtrering (Olästa / Lästa / Favoriter / Dolda) fungerar under samma ikoner i fältet som för uppgifter - plattorna och menyn ”Visa endast” är samma växel. Favorittrådar står överst i listan. Mejl från brevlådor med ”Visa varje tråd i vyn Allt” aktiverat syns också i huvudlistan bredvid uppgifter och chattar (sektionen E-post, favoriter i Favoriter), och plattan E-post ovanför listan visar summan olästa - ett klick begränsar listan till enbart mejl (utan att lämna vyn ”Allt”). Det är ett vanligt filter: samma sak gör du genom att välja Mejl i menyn ”Visa endast”.

Under avsändaren för varje meddelande finns raden Till med mottagarna - alltid synlig och alltid på EN rad: vid många adresser bläddrar du sidledes istället för att titta på flera radbrytningar. Pilen till höger fäller ut resten av fälten (Från, Kopia, datum) - de är dolda som standard, även de på en rad med sidledes bläddring.

Svarsfältet är samma editor som i chattar (fetstil, listor, länkar). Svaret går som standard till alla från det senaste meddelandet: avsändaren och övriga personer i fältet Till hamnar i Till, personer i kopian hamnar i Kopia - precis som ”Svara alla” i vilken e-postklient som helst (din egen adress utesluts). Om någon inte ska få svaret tar du helt enkelt bort hens chip (×) innan du skickar; du kan också lägga till fler mottagare (Enter eller kommatecken lägger till en adress), och knappen Kopia lägger till ytterligare en kopiamottagare. Svaret skickas från brevlådans SMTP-server, så det hamnar inte i skräpposten, och det klistras ihop till en konversation även hos mottagaren.

Citerad historik fälls ihop - under meddelandet finns knappen ”Visa tidigare korrespondens”, så du läser bara det som är nytt.

Tråden läses som en konversation i en uppgift eller chatt: meddelandena delas upp av datumrader (”Idag”, ”Igår”, ”Torsdag 6 augusti”), och vid avsändaren visas dennes bild (när adressen tillhör en Task Manager-användare) eller en cirkel med initialer, bredvid för- och efternamn, adress samt klockslag - hela datumet visas i en bubbla när du håller muspekaren över.

Åtgärder vid ett enskilt meddelande (visas när du håller muspekaren över det, precis som i uppgifter och chattar): pappersikonen kopierar innehållet till urklipp, och stjärnan markerar meddelandet - lägger till det i favoriter och lyfter fram det i tråden (varm bakgrund, gyllene rad och stjärna vid avsändaren). Markeringen finns kvar efter att tråden stängts och syns endast för brevlådans ägare. Ett nytt klick på stjärnan tar bort den. Menyn ⋮ vid meddelandet ger samma åtgärder plus Export till PDF / Word / TXT.

Stjärnan i rubriken lägger till HELA tråden i favoriter, och menyn (⋮) låter dig markera som oläst, dölja tråden samt spara alla bilagor i Filer (mappen E-post → brevlåda → trådens ämne).

Dölj gömmer tråden från alla listor. Du hittar den endast under plattan Dolda ovanför e-postlistan - där har den ett överstruket öga, och dess meny har alternativet ”Visa igen”. Inget raderas vare sig hos oss eller på e-postservern; nya meddelanden i den dolda tråden fortsätter att sparas.

AI-verktyg i svarsfältet

I svarsfältets sidfot finns två märkta knappar med AI-avatarer: ”AI-assistent” (lila klot - privata frågor om tråden) och ”Strukturera” (AI-klot - strukturering av tråden). Ikonerna för emoji, bilaga och ritning finns i editorns övre fält, bredvid ”försköna text”.

Strukturera tråden (AI)

Ett klick på ”Strukturera” i svarsfältets sidfot öppnar en meny med fyra lägen för att läsa tråden:

Medan AI arbetar täcks tråden av ett ljust lager med en avatar och en diskret förloppsindikator. Bilagor och mottagare finns kvar, och namnet på det aktiva läget visas vid knappen och i fältet ovanför meddelandena. Ett läge som väl har beräknats växlar direkt - inom samma session kan du hoppa mellan Försköna, Sammanfatta och Expert utan att vänta igen.

• Struktureringen sker i omgångar: först de 8 senaste meddelandena, och ovanför dem knappen ”Strukturera äldre meddelanden (N)” - ett klick hämtar ytterligare 8. Tack vare det kostar en lång tråd inte hela korrespondensen på en gång, och du strukturerar bara så mycket du verkligen vill läsa.
• När ett läge är aktiverat är knappen upplyst och bär lägets namn (t.ex. ”Sammanfatta”), och ovanför meddelandena finns ett fält som påminner om vilken version du läser - det förblir fäst upptill under scrollning, och tecknet × döljer det (läget förblir aktiverat). Till originalet återgår du via alternativet ”Originalinnehåll” i menyn.
• Under varje strukturerat meddelande finns texten ”AI kan göra misstag” - återgå till originalet om du är osäker.
• Länkar är klickbara och förkortade - istället för en adress som tar upp halva skärmen ser du en läsbar etikett (t.ex. figma.com/proto/…); den fullständiga adressen öppnas i en ny flik.
• AI-versionen är bara en förhandsgranskning under sessionen - originalmeddelandena förblir orörda, och resultatet sparas ingenstans. Inom samma session är det direkt att aktivera läget igen; efter en sidomladdning arbetar AI från början igen.
• Kräver konfigurerad AI (Inställningar → AI).

Privat AI-assistent i tråden

Knappen ”AI-assistent” (lila klot) i svarsfältets sidfot är din privata assistent för DENNA tråd. Ett klick växlar editorn till frågeläge (som en konversation med AI i en uppgift eller chatt): fältet ändrar färg till lila, i mottagarfältets ställe visas information om att frågan inte kommer att skickas till mottagarna, och klotet pulserar. Skriv din fråga (t.ex. ”vilket pris godkändes och vem godkände det?”) och tryck på Enter (eller skicka-knappen): AI svarar enbart utifrån korrespondensen i tråden, och om något saknas i den säger den det rakt ut.

• Frågan och svaret ser likadana ut som en konversation med AI i en uppgift/chatt: din fråga och svaret ”AI-assistent” med märkningen ENDAST FÖR DIG, texten ”Endast du ser detta” och en anmärkning om att AI kan göra misstag.
• Endast du ser svaren - de sparas under trådens senaste meddelande och kommer tillbaka varje gång du öppnar den. Ingen annan (inte heller administratören) ser dem - precis som all din e-post.
• Bilagor: med gemet i det övre fältet kan du bifoga en fil från modulen Filer - assistenten läser dess innehåll (TXT/DOCX/XLSX/PDF) och svarar även utifrån det.
• Fler frågor fortsätter konversationen (assistenten minns tidigare svar i tråden). I frågeläget skickar Enter, Shift+Enter gör en ny rad; ett vanligt mejl skickar du med knappen eller genvägen Cmd/Ctrl+Enter.
• Efter avsändning visas frågan direkt i tråden med texten ”Skriver svar…”, och textfältet töms - medan svaret väntas är avsändning blockerad, så att du inte av misstag ställer samma fråga två gånger. Om AI skulle returnera ett fel kommer frågans text tillbaka till editorn.
• Avsluta läget: klicka på ”AI-assistent” igen - fälten Till/Kopia och vanlig avsändning återgår, och den skrivna texten finns kvar i editorn.
• Tecknet × vid svaret tar bort posten. Kräver konfigurerad AI (Inställningar → AI).

Fjärrbilder är blockerade som standard - först ett klick på ”Visa bilder” laddar in dem. Tack vare det bekräftar inte enbart öppnandet av mejlet för avsändaren att din adress är aktiv. Fältet med denna knapp visas bara när meddelandet verkligen innehåller bilder som hämtas från internet.

Bilder infogade i mejlets innehåll (logotyp i signaturen, inklistrad skärmdump) syns direkt - de kom med meddelandet, så att visa dem avslöjar ingenting för avsändaren.

Meddelandets innehåll visas i en isolerad ram, så att främmande HTML varken kan förstöra appens utseende eller köra skript.

Bilagor hämtas på begäran - vid synkronisering sparar vi bara en förteckning över dem, så att brevlådan inte tar upp onödigt utrymme. Ett klick på en bilaga öppnar den i förhandsgranskning (Filer-fönstret), precis som i en uppgift eller chatt; för att spara filen på disken klickar du på pilikonen till höger om raden. Gemikonen i trådens rubrik sparar alla bilagor i modulen Filer (mappen Poczta / nazwa skrzynki / temat wątku) och går dit direkt.

Skriva meddelanden

Ett nytt meddelande börjar du med ikonen + i mittenkolumnens fält → Nytt e-postmeddelande (med samma ikon skapar du en uppgift och en chatt). Ett separat fönster öppnas, som du kan minimera med knappen i dess fält - utkastet förblir orört, så titta lugnt in i en uppgift eller Filer och återgå till skrivandet genom att klicka på pillret ”Nytt meddelande” längst ner på skärmen. Att stänga ett fönster med ett ofärdigt meddelande frågar om du verkligen vill överge det.

Ett svar på ett mottaget mejl skriver du i fältet under tråden - det hör till konversationen du just läser.

Editorn har samma funktioner som meddelandeeditorn i uppgifter och chattar: formatering, emoji, bilagor, ritning och Försköna text (om AI är konfigurerat). Gemet frågar varifrån filen ska hämtas: från datorn eller från appen Filer - det andra alternativet är omedelbart, eftersom filen redan ligger på servern. Du kan också helt enkelt dra en fil från det öppna Filer-fönstret direkt till meddelandet. Ritningen bifogas som en fil - e-postprogram visar inte bilder inklistrade direkt i innehållet.

Ritningen från fönstret Rita och en fil uppladdad från datorn sparas i Filer i mappen E-post / brevlådans namn / meddelandets ämne - dit hamnar även bilagor som sparas med gemet från trådens rubrik. Du behöver inte leta i Dokuments rot.

I fältet Till föreslår vi adresser: personer från dina arbetsytor (Task Manager känner till deras e-postadresser) samt adresser du redan har korresponderat med. Du väljer med piltangenterna och Enter. Knappen Kopia lägger till en kopia, och texten Skickas från i sidfoten låter dig ändra vilken brevlåda meddelandet skickas från.

E-post i Automatiseringar

Automatiseringar har utlösaren ”Nytt e-postmeddelande i inkorgen” (med villkor: avsändare, ämne, brevlåda, om det finns en bilaga) och åtgärden ”Skicka e-post från din brevlåda” - svar till avsändaren, till dig själv eller till en angiven adress. I innehållet använder du variablerna {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.skrzynka}}.

Automatiseringsregeln ser bara din e-post. Det går inte att bygga en automatisering som reagerar på någon annans brevlåda - inte ens administratören kan göra det.

E-post som kunskapskälla för AI-assistenten

Du kan ange din egen brevlåda eller en enskild tråd som källa för samtalet med assistenten (knappen ”Kunskapskällor” i assistentfönstret). Funktionen är avstängd som standard - den aktiveras av administratören under Inställningar → AI.

Varför avstängd som standard. Innehållet i den angivna källan skickas till en extern AI-leverantör, och korrespondensen innehåller uppgifter om personer som inte har samtyckt till det. Därför är det administratören, inte den enskilda användaren, som ger samtycke. Även när funktionen är aktiverad ser var och en bara sina egna brevlådor, och e-posten hamnar aldrig i den kunskapsbas som indexeras i bakgrunden - du anger den alltid manuellt, för ett enda samtal.

E-post på Tavlan

På Tavlan har varje brevlåda en egen kolumn med trådar - efter arbetsytornas kolumner. Att klicka på en tråd dockar Tavlan och öppnar konversationen, precis som för uppgifter. I Tavlans ”Visa endast” hittar du reglaget ”E-post på tavlan” - det stänger av och slår på dessa kolumner (valet sparas).

En öppen tråd uppdateras automatiskt: när ett nytt meddelande kommer visas det i konversationen inom en till två minuter (så lång tid tar synkroniseringscykeln), utan att appen laddas om. Ett svar du håller på att skriva förblir orört.

Vad E-post INTE gör

Raderar ingenting på e-postservern. Task Manager läser bara meddelanden (inkommande OCH mappen ”Skickat” - tack vare det hamnar även svar som skickats från mobilen eller ett annat program i tråden) och lägger till kopior av skickade meddelanden i mappen ”Skickat”. ”Koppla från brevlåda” i Inställningar tar bara bort den lokala kopian i appen - din e-post på servern förblir orörd.

Koppling (arbetsyta, uppgift, chatt)

I trådens meny (⋮) finns alternativet Koppla. Du väljer först en arbetsyta, och sedan antingen själva arbetsytan eller en specifik uppgift eller chatt inuti den. Efter kopplingen visar samma alternativ vad tråden är kopplad till, med genvägen ”Öppna kopplad…”.

Automatiseringen kopplar själv. Om automatiseringsregeln skapar en uppgift från ett nytt e-postmeddelande (Automatiseringar → Skapa uppgift), uppstår kopplingen utan din inblandning - tråden visar direkt Kopplad: <uppgift>, och uppgiften får i sin rubrik en bricka med e-postens ämne, som öppnar den korrespondensen. Manuell koppling har företräde: om tråden redan är kopplad till något skriver regeln inte över det.

Kopplingen delar INTE mailet. Det är en navigationsgenväg, inte en inbjudan. Meddelandets innehåll ses fortfarande bara av personer som har den brevlådan ansluten hos sig själva - övriga deltagare i uppgiften ser varken innehåll eller ämne. Om du vill att teamet ska känna till mailets innehåll, klistra in det i uppgiften eller spara bilagorna i Filer.

I rubriken hittar du också avatarer för deltagarna i korrespondensen (två förhandsvisade plus en räknare för resten) - ett klick visar hela adresslistan.

Gemet i rubriken visas direkt när det finns bilagor i tråden. Ett klick öppnar omedelbart modulen Filer i den trådens mapp (E-post → brevlåda → ämne) med raden ”Hämtar bilagor (N) från e-postservern…” och en snurrande indikator. Filerna kommer in i bakgrunden - när överföringen är klar försvinner raden och listan uppdateras av sig själv. Du kan lugnt stänga fönstret under tiden; kopieringen slutförs ändå.

Åtkomst

Som standard kan alla använda E-post. Administratören kan ta bort åtkomsten i användarpanelen (reglaget bredvid AI, n8n och Automatiseringar) - då försvinner fliken och sektionen i vänsterkolumnen.

När anslutningen inte fungerar

Knappen Testa anslutning kontrollerar IMAP och SMTP separat och visar vilken som misslyckades. De vanligaste meddelandena:

”Port 993 kräver kryptering, men okrypterat har valts” - portarna 993 (mottagning) och 465 (sändning) arbetar alltid med SSL/TLS. Formuläret väljer kryptering automatiskt när du anger porten; det räcker att låta SSL/TLS stå kvar.

”Servern presenterade ett certifikat som PHP inte kan verifiera” - två möjliga orsaker. På applikationsservern: ett föråldrat CA-certifikatpaket (be webbhotellet uppdatera openssl.cafile). På utvecklardatorn: ett antivirusprogram som skannar e-post (Avast, ESET, Kaspersky) sätter in ett eget certifikat - stäng av dess e-postskydd eller lägg till dess certifikat i CA-paketet. Appen stänger inte av certifikatkontrollen, för utan den skulle någon kunna avlyssna din korrespondens.

”Tidsgränsen för svar från servern överskreds” - oftast en felaktig serveradress eller en port som blockeras av en brandvägg. Kontrollera uppgifterna i din webbhotellspanel (sök efter ”e-postklientinställningar” / ”IMAP”).

”Servern avvisade inloggningsuppgifterna” - fel användarnamn eller lösenord. Observera: vissa webbhotell kräver den fullständiga e-postadressen som användarnamn, inte bara namnet före @.

Gmail och Outlook kräver ett app-lösenord. Det vanliga lösenordet till Google-kontot har inte fungerat sedan 2022. Gå till myaccount.google.com → Säkerhet, aktivera tvåstegsverifiering och generera sedan ett ”App-lösenord” - du får en 16-teckens kod som du klistrar in i Task Manager i stället för ditt lösenord. Kontrollera också att IMAP är aktiverat i Gmails inställningar (E-post → Vidarebefordran och POP/IMAP). I Outlook / Microsoft 365 fungerar det på liknande sätt, och i företagskonton kan IMAP vara avstängt av administratören.

Om en brevlåda slutar synkronisera visas en gulaktig triangel vid dess namn i uppgiftslistan, och felmeddelandet ser du i Inställningar → E-post.

Kopia av skickade meddelanden

När en brevlåda ansluts letar appen själv upp mappen ”Skickat” (kan heta Sent, Sent Items, INBOX.Sent) och lägger en kopia av varje skickat meddelande där - tack vare det ser tråden likadan ut i appen och i mobilen. Om brevlådan saknar en sådan mapp skickas meddelandet ändå, bara utan kopia på servern.

Skräppost / Oönskat

Om du inte vill ta emot meddelanden från en viss adress, öppna trådens meny (ikonen ⋮) och välj Skräppost / Oönskat - blockera avsändare. Från och med då:

• försvinner trådar med den adressen från alla e-postlistor (även listan ”Allt”),
• hämtas inga nya meddelanden från den, så du får inga aviseringar om dem.

Ingenting raderas - varken i Task Manager eller på e-postservern. Listan över blockerade adresser hittar du under Inställningar → E-post → Skräppost / Oönskat; där kan du lägga till en adress manuellt eller klicka på Avblockera - då kommer tidigare trådar tillbaka till listorna. Blockeringen gäller i alla dina brevlådor. Din egen brevlådas adress går inte att blockera.