E-post

E-post låter dig ta emot och skicka e-post utan att lämna Task Manager. Den fungerar med vilken IMAP/SMTP-server som helst - polska webbhotell, Gmail, Outlook och alla andra.

Anslutning av brevlåda

Inställningar → E-post → Lägg till brevlåda. Formuläret leder dig genom tre steg:

1. Adress och lösenord - brevlådans adress och lösenordet till den (inte till Task Manager). I Gmail och Outlook måste du ange ett app-lösenord här, inte det vanliga kontolösenordet.
2. E-postservrar - adressen till servern för inkommande (IMAP) och utgående (SMTP) e-post, tillsammans med port och kryptering. Vanligast är imap.twojadomena.pl och smtp.twojadomena.pl, där twojadomena.pl är delen av adressen efter @-tecknet. Låt portarna och krypteringen vara oförändrade (993 och 465, SSL/TLS), om inte ditt webbhotell anger något annat. Du hittar alla dessa uppgifter i kontrollpanelen hos ditt webbhotell - vanligtvis under fliken ”E-post” - eller hos personen som skapade ditt e-postkonto.
3. Inställningar - namn i listan, hur mycket historik som ska hämtas, trådars synlighet och signatur. Du kan lämna dem oförändrade.

Klicka till sist på Testa anslutningen. Testet kontrollerar separat mottagning (IMAP) och sändning (SMTP) och hittar mappen ”Skickat”; spara sedan e-postkontot.

Du kan ansluta hur många brevlådor som helst - var och en visas i vänsterkolumnen under rubriken E-post.

Ändra brevlådans inställningar

Under Inställningar → E-post är varje brevlåda ett eget kort. Klicka på det för att fälla ut det - du ser samma formulär som vid tillägget, ifyllt med dina uppgifter. Lämna lösenordet tomt om du inte ändrar det. Knappen Synkronisera i kortets rubrik hämtar nya meddelanden utan att fälla ut kortet.

Koppla från brevlåda hittar du längst ner på det utfällda kortet. Det tar bara bort den lokala kopian - på e-postservern försvinner ingenting, och vid en ny anslutning kommer meddelandena tillbaka.

Brevlådan är privat. Även en gemensam företagsadress (t.ex. biuro@firma.pl) ansluter varje person hos sig själv. Ingen annan - inklusive administratören - ser din e-post. Om någon ska ha insyn ansluter den personen samma brevlåda hos sig.

Konfigurationen av e-postkontot ersätter den tidigare inställningen ”Skicka från din e-postadress” under fliken Profil: det första anslutna e-postkontot används också för e-postaviseringar och meddelanden som skickas av AI-assistenten.

Brevlådans inställningar

Formuläret är uppdelat i tre flikar: Brevlåda (adress, lösenord, färdig konfiguration), IMAP- och SMTP-servrar (fylls i automatiskt - titta bara här om ditt webbhotell inte finns på listan) samt Alternativ:

• Hämta historik - 30 dagar, 90 dagar eller allt.
• Visa varje tråd i vyn ”Allt” - stäng av detta om du inte vill att ett privat e-postkonto ska blandas ihop med teamets arbete. Då kan du lägga till en enskild tråd i vyn ”Allt” manuellt - öppna trådens meny (⋮) och välj ”Visa i vyn Allt”.
• Markera som läst även på servern - är som standard avstängt. Task Manager sparar lässtatus lokalt, så när två personer har samma e-postkonto anslutet tar det inte bort den andra personens fetstil när den ena läser ett meddelande. Aktivera detta om du vill att lässtatusen ska stämma överens med mobilen eller webbmejlen.
• Signatur - läggs till i meddelanden du skickar. Mottagaren får ett vanligt e-postmeddelande utan någon ram med texten ”skickat från Task Manager”.

Läsa och svara

Klicka på ett e-postkonto i den vänstra kolumnen - den mittersta visar trådarna, och när du klickar på en tråd visas konversationen i den högra kolumnen. Ovanför listan finns tre kort: Olästa, Lästa och Dolda (som korten ovanför uppgiftslistan) - klicka för att filtrera listan; klicka en gång till på det aktiva kortet för att visa alla igen. Sökning, sortering och filtrering (Olästa / Lästa / Favoriter / Dolda) fungerar med samma ikoner i verktygsfältet som för uppgifter - korten och menyn ”Visa endast” styr samma filter. Favoritmarkerade trådar visas högst upp i listan. E-post från konton där ”Visa varje tråd i vyn Allt” är aktiverat visas också i huvudlistan bredvid uppgifter och chattar (sektionen E-post, favoriter under Favoriter), och kortet E-post ovanför listan visar det totala antalet olästa meddelanden - klicka för att begränsa listan till enbart e-post (utan att lämna vyn ”Allt”). Det är ett vanligt filter: du kan göra samma sak genom att välja E-post i menyn ”Visa endast”.

Under avsändaren för varje meddelande finns raden Till med mottagarna - alltid synlig och alltid på EN rad: vid många adresser bläddrar du sidledes istället för att titta på flera radbrytningar. Pilen till höger fäller ut resten av fälten (Från, Kopia, datum) - de är dolda som standard, även de på en rad med sidledes bläddring.

Svarsfältet använder samma redigerare som i chattar (fetstil, listor, länkar). Som standard går svaret till alla mottagare i det senaste meddelandet: avsändaren och övriga personer i fältet Till läggs till under Till, och personer i kopia ligger kvar under Kopia - precis som ”Svara alla” i alla e-postklienter (din egen adress hoppas över). Om någon inte ska få svaret tar du bara bort personens chip (×) innan du skickar; du kan också lägga till fler mottagare (Enter eller kommatecken lägger till adressen), och knappen Kopia lägger till en kopiemottagare. Svaret skickas via det här e-postkontots SMTP-server, så det hamnar inte i skräpposten och grupperas i samma konversation även hos mottagaren.

Citerad historik är hopfälld - under meddelandet finns knappen ”Visa tidigare korrespondens”, så du bara läser det som är nytt.

Tråden läses som en konversation i en uppgift eller chatt: meddelandena skiljs åt av datumfält (”I dag”, ”I går”, ”Torsdag 6 augusti”), och bredvid avsändaren visas antingen dennes foto (om adressen tillhör en Task Manager-användare) eller en cirkel med initialerna, följt av namn, adress och klockslag - hela datumet visas i en pratbubbla när du håller pekaren över det.

Åtgärder vid ett enskilt meddelande (visas när du håller muspekaren över det, precis som i uppgifter och chattar): pappersikonen kopierar innehållet till urklipp, och stjärnan markerar meddelandet - lägger till det i favoriter och lyfter fram det i tråden (varm bakgrund, gyllene rad och stjärna vid avsändaren). Markeringen finns kvar efter att tråden stängts och syns endast för brevlådans ägare. Ett nytt klick på stjärnan tar bort den. Menyn ⋮ vid meddelandet ger samma åtgärder plus Export till PDF / Word / TXT.

Stjärnan i rubriken lägger till HELA tråden i favoriter, och menyn (⋮) låter dig markera som oläst, dölja tråden samt spara alla bilagor i Filer (mappen E-post → brevlåda → trådens ämne).

Dölj tar bort tråden från alla listor. Du hittar den bara i rutan Dolda ovanför e-postlistan - där har den ett överstruket öga och menyn innehåller alternativet ”Visa igen”. Ingenting raderas, varken hos oss eller på e-postservern; nya meddelanden i den dolda tråden sparas fortfarande.

AI-verktyg i svarsfältet

I svarsfältets sidfot finns två knappar med AI-avatarer och text: ”AI-assistent” (lila klot - privata frågor om tråden) och ”Strukturera” (AI-klot - strukturera tråden). Emoji-, bifoga- och ritikonerna finns i redigerarens övre verktygsfält, bredvid ”försköna text”.

Strukturera tråden (AI)

Om du klickar på ”Strukturera” i svarsfältets sidfot öppnas en meny med fyra läslägen för tråden:

Medan AI arbetar täcks tråden av ett ljust lager med en avatar och en diskret förloppsindikator. Bilagor och mottagare finns kvar, och namnet på det aktiva läget visas vid knappen och i fältet ovanför meddelandena. Ett läge som väl har beräknats växlar direkt - inom samma session kan du hoppa mellan Försköna, Sammanfatta och Expert utan att vänta igen.

• Struktureringen sker i omgångar: först de 8 senaste meddelandena och ovanför dem knappen ”Strukturera äldre meddelanden (N)” - klicka för att hämta ytterligare 8. På så sätt behöver du inte bearbeta en lång tråd på en gång, och du strukturerar bara så mycket som du faktiskt vill läsa.
• När läget är aktiverat är knappen markerad och visar lägets namn (t.ex. ”Sammanfatta”), och ovanför meddelandena finns ett fält som påminner dig om vilken version du läser - det ligger kvar högst upp när du rullar, och symbolen × döljer det (läget förblir aktiverat). Du återgår till originalet med alternativet ”Ursprungligt innehåll” i menyn.
• Under varje strukturerat meddelande finns texten ”AI kan göra misstag” - gå tillbaka till originalet om du är osäker.
• Länkar är klickbara och förkortade - istället för en adress som tar upp halva skärmen ser du en läsbar etikett (t.ex. figma.com/proto/…); den fullständiga adressen öppnas i en ny flik.
• AI-versionen är bara en förhandsgranskning under sessionen - originalmeddelandena förblir orörda, och resultatet sparas ingenstans. Inom samma session är det direkt att aktivera läget igen; efter en sidomladdning arbetar AI från början igen.
• Kräver konfigurerad AI (Inställningar → AI).

Privat AI-assistent i tråden

Knappen ”AI-assistent” (lila klot) i svarsfältets sidfot är din privata assistent för JUST DEN HÄR tråden. Klicka på den för att växla redigeraren till frågeläge (som att chatta med AI i en uppgift eller chatt): fältet blir lila, information visas i stället för mottagarfälten om att frågan inte skickas till mottagarna, och klotet pulserar. Skriv din fråga (t.ex. ”vilket pris godkändes och vem godkände det?”) och tryck på Enter (eller skicka-knappen): AI svarar enbart utifrån korrespondensen i tråden och säger det tydligt om informationen saknas.

• Frågan och svaret ser ut som en AI-konversation i en uppgift/chatt: din fråga och svaret från ”AI-assistent” med märkningen ENDAST FÖR DIG, texten ”Bara du kan se det” och en notis om att AI kan göra misstag.
• Endast du ser svaren - de sparas under trådens senaste meddelande och kommer tillbaka varje gång du öppnar den. Ingen annan (inte heller administratören) ser dem - precis som all din e-post.
• Bilagor: med gemet i det övre fältet kan du bifoga en fil från modulen Filer - assistenten läser dess innehåll (TXT/DOCX/XLSX/PDF) och svarar även utifrån det.
• Fler frågor fortsätter konversationen (assistenten minns tidigare svar i tråden). I frågeläget skickar Enter, Shift+Enter gör en ny rad; ett vanligt mejl skickar du med knappen eller genvägen Cmd/Ctrl+Enter.
• Efter att du skickat frågan visas den direkt i tråden med texten ”Skriver svar…”, och textfältet töms - det går inte att skicka något medan du väntar på svaret, så du råkar inte ställa samma fråga två gånger. Om AI skulle ge ett fel återställs frågan i redigeraren.
• Avsluta läget: klicka på ”AI-assistent” igen - fälten Till/Kopia och vanlig sändning kommer tillbaka, och texten du skrivit blir kvar i redigeraren.
• Tecknet × vid svaret tar bort posten. Kräver konfigurerad AI (Inställningar → AI).

Externa bilder blockeras som standard - först när du klickar på ”Visa bilder” laddas de in. Blockeringen omfattar allt som meddelandet vill hämta från internet: bilder, bakgrunder (även de som angetts i nyhetsbrevets stilmallar), bildvarianter för skärmar med olika upplösning, externa stilmallar, typsnitt och multimedia. Så länge du inte klickar skickar webbläsaren ingen förfrågan utanför din Task Manager-installation - varken en spårningsbild eller ett liknande dolt element i stilarna avslöjar för avsändaren att meddelandet har öppnats. Efter att du klickat på ”Visa bilder” laddas bilder och bakgrunder in från internet (utan adressen till din installation i förfrågan). Externa stilmallar, typsnitt eller multimedia laddar programmet aldrig in, så nyhetsbrevet kan se något enklare ut än hos avsändaren. Fältet med denna knapp visas bara när meddelandet verkligen innehåller bilder som hämtas från internet.

Bilder infogade i mejlets innehåll (logotyp i signaturen, inklistrad skärmdump) syns direkt - de kom med meddelandet, så att visa dem avslöjar ingenting för avsändaren.

Meddelandets innehåll visas i en isolerad ram, så att främmande HTML varken kan förstöra appens utseende eller köra skript.

Bilagor hämtas på begäran - vid synkronisering sparar vi bara en förteckning över dem, så att brevlådan inte tar upp onödigt utrymme. Ett klick på en bilaga öppnar den i förhandsgranskning (Filer-fönstret), precis som i en uppgift eller chatt; för att spara filen på disken klickar du på pilikonen till höger om raden. Gemikonen i trådens rubrik sparar alla bilagor i modulen Filer (mappen Poczta / nazwa skrzynki / temat wątku) och går dit direkt.

Skriva meddelanden

Börja skriva ett nytt meddelande genom att klicka på ikonen + i mittkolumnens fält → Nytt e-postmeddelande (samma ikon används för att skapa en uppgift och en chatt). Ett separat fönster öppnas, som du kan minimera med knappen i dess fält - utkastet förblir orört, så du kan lugnt titta på en uppgift eller Filer och återgå till skrivandet genom att klicka på pillen ”Nytt meddelande” längst ned på skärmen. Om du stänger fönstret med ett ofärdigt meddelande får du frågan om du verkligen vill kasta det.

Ett svar på ett mottaget mejl skriver du i fältet under tråden - det hör till konversationen du just läser.

Editorn har samma funktioner som meddelandeeditorn i uppgifter och chattar: formatering, emoji, bilagor, ritning och Försköna text (om AI är konfigurerat). Gemet frågar varifrån filen ska hämtas: från datorn eller från appen Filer - det andra alternativet är omedelbart, eftersom filen redan ligger på servern. Du kan också helt enkelt dra en fil från det öppna Filer-fönstret direkt till meddelandet. Ritningen bifogas som en fil - e-postprogram visar inte bilder inklistrade direkt i innehållet.

Ritningen från fönstret Rita och en fil uppladdad från datorn sparas i Filer i mappen E-post / brevlådans namn / meddelandets ämne - dit hamnar även bilagor som sparas med gemet från trådens rubrik. Du behöver inte leta i Dokuments rot.

I fältet Till föreslår vi adresser: personer från dina arbetsytor (Task Manager känner till deras e-postadresser) samt adresser du redan har korresponderat med. Du väljer med piltangenterna och Enter. Knappen Kopia lägger till en kopia, och texten Skickas från i sidfoten låter dig ändra vilken brevlåda meddelandet skickas från.

E-post i Automatiseringar

Automatiseringar har utlösaren ”Nytt e-postmeddelande i inkorgen” (med villkor för avsändare, ämne, inkorg och om meddelandet har en bilaga) och åtgärden ”Skicka e-post från din inkorg” - svara avsändaren, dig själv eller en angiven adress. I meddelandetexten kan du använda variablerna {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.skrzynka}}.

Automatiseringsregeln ser bara din e-post. Det går inte att bygga en automatisering som reagerar på någon annans brevlåda - inte ens administratören kan göra det.

E-post som kunskapskälla för AI-assistenten

Du kan välja din egen inkorg eller en enskild tråd som källa för en konversation med AI-assistenten (knappen ”Kunskapskällor” i assistentfönstret). Funktionen är avstängd som standard - administratören aktiverar den under Inställningar → AI.

Varför avstängd som standard. Innehållet i den angivna källan skickas till en extern AI-leverantör, och korrespondensen innehåller uppgifter om personer som inte har samtyckt till det. Därför är det administratören, inte den enskilda användaren, som ger samtycke. Även när funktionen är aktiverad ser var och en bara sina egna brevlådor, och e-posten hamnar aldrig i den kunskapsbas som indexeras i bakgrunden - du anger den alltid manuellt, för ett enda samtal.

E-post på Tavlan

På Tavlan har varje inkorg en egen kolumn med trådar - efter arbetsytornas kolumner. Klicka på en tråd för att docka Tavlan och öppna konversationen, precis som med uppgifter. Under ”Visa endast” på Tavlan finns reglaget ”E-post på tavlan” - det visar och döljer kolumnerna (ditt val sparas).

En öppen tråd uppdateras automatiskt: när ett nytt meddelande kommer visas det i konversationen inom en till två minuter (så lång tid tar synkroniseringscykeln), utan att appen laddas om. Ett svar du håller på att skriva förblir orört.

Vad E-post INTE gör

Ingenting raderas från e-postservern. Task Manager läser bara meddelanden (både mottagna OCH mappen ”Skickat” - så att svar som skickas från en telefon eller ett annat program också hamnar i tråden) och lägger till kopior av skickade meddelanden i mappen ”Skickat”. ”Koppla från inkorg” under Inställningar tar bara bort den lokala kopian i appen - din e-post på servern lämnas orörd.

Koppling (arbetsyta, uppgift, chatt)

I trådens meny (⋮) finns alternativet Koppla. Välj först en arbetsyta och därefter antingen själva arbetsytan eller en specifik uppgift eller chatt i den. När tråden har kopplats visar samma alternativ vad den är kopplad till och innehåller genvägen ”Öppna kopplad…”.

Automatiseringen kopplar själv. Om automatiseringsregeln skapar en uppgift från ett nytt e-postmeddelande (Automatiseringar → Skapa uppgift), uppstår kopplingen utan din inblandning - tråden visar direkt Kopplad: <uppgift>, och uppgiften får i sin rubrik en bricka med e-postens ämne, som öppnar den korrespondensen. Manuell koppling har företräde: om tråden redan är kopplad till något skriver regeln inte över det.

Kopplingen delar INTE mailet. Det är en navigationsgenväg, inte en inbjudan. Meddelandets innehåll ses fortfarande bara av personer som har den brevlådan ansluten hos sig själva - övriga deltagare i uppgiften ser varken innehåll eller ämne. Om du vill att teamet ska känna till mailets innehåll, klistra in det i uppgiften eller spara bilagorna i Filer.

I rubriken hittar du också avatarer för deltagarna i korrespondensen (två förhandsvisade plus en räknare för resten) - ett klick visar hela adresslistan.

Gemet i rubriken visas direkt när tråden innehåller bilagor. Klicka för att omedelbart öppna modulen Filer i mappen för den här tråden (E-post → inkorg → ämne), med fältet ”Hämtar bilagor (N) från e-postservern…” och en snurrande indikator. Filerna hämtas i bakgrunden - när överföringen är klar försvinner fältet och listan uppdateras automatiskt. Du kan lugnt stänga fönstret under tiden; kopieringen fortsätter ändå tills den är klar.

Åtkomst

E-post ingår i planen Pro. I planen Pro kan alla använda den som standard. Administratören kan ta bort åtkomsten för en viss person i användarpanelen (reglaget Kan använda E-post) - då försvinner fliken och avsnittet i vänsterspalten. Den globala administratörens åtkomst går inte att ta bort.

När anslutningen inte fungerar

Knappen Testa anslutning kontrollerar IMAP och SMTP separat och visar vilken som misslyckades. De vanligaste meddelandena:

”Port 993 kräver kryptering, men ingen kryptering har valts” - portarna 993 (mottagning) och 465 (utskick) använder alltid SSL/TLS. Formuläret väljer kryptering automatiskt när du anger en port; låt bara SSL/TLS vara valt.

”Servern skickade ett certifikat som PHP inte kan verifiera” - det kan bero på två saker. På applikationsservern: ett föråldrat paket med CA-certifikat (be ditt webbhotell att uppdatera openssl.cafile). På utvecklarens dator: ett antivirusprogram som skannar e-post (Avast, ESET, Kaspersky) använder sitt eget certifikat - stäng av e-postskyddet i programmet eller lägg till dess certifikat i CA-paketet. Applikationen stänger inte av certifikatkontrollen, eftersom någon då skulle kunna avlyssna din korrespondens.

”Tiden för att vänta på svar från servern överskreds” - oftast beror det på fel serveradress eller att porten blockeras av en brandvägg. Kontrollera uppgifterna i webbhotellets kontrollpanel (leta efter ”konfigurera e-postprogram” / ”IMAP”).

”Servern avvisade inloggningsuppgifterna” - fel användarnamn eller lösenord. Obs: vissa webbhotell kräver hela e-postadressen som användarnamn, inte bara namnet före @.

Gmail och Outlook kräver ett applösenord. Ditt vanliga lösenord till Google-kontot har inte fungerat sedan 2022. Gå till myaccount.google.com → Säkerhet, aktivera tvåstegsverifiering och skapa sedan ett ”Applösenord” - du får en kod på 16 tecken som du klistrar in i Task Manager i stället för ditt lösenord. Kontrollera också att IMAP är aktiverat i Gmail-inställningarna (E-post → Vidarebefordran och POP/IMAP). I Outlook / Microsoft 365 fungerar det på liknande sätt, och på företagskonton kan IMAP vara inaktiverat av administratören.

Om en brevlåda slutar synkronisera visas en gulaktig triangel vid dess namn i uppgiftslistan, och felmeddelandet ser du i Inställningar → E-post.

Kopia av skickade meddelanden

När du ansluter en inkorg söker appen automatiskt efter mappen ”Skickat” (den kan heta Sent, Sent Items, INBOX.Sent) och lägger en kopia av varje skickat meddelande där - så ser tråden likadan ut i appen som i telefonen. Om inkorgen saknar en sådan mapp skickas meddelandet ändå, men utan att en kopia sparas på servern.

Skräppost / Oönskat

Om du inte vill ta emot meddelanden från en viss adress, öppna trådens meny (ikonen ⋮) och välj Skräppost / Oönskat - blockera avsändare. Från och med då:

• trådar med den här adressen försvinner från alla e-postlistor (även från listan ”Alla”),
• hämtas inga nya meddelanden från den, så du får inga aviseringar om dem.

Ingenting raderas - varken i Task Manager eller på e-postservern. Listan över blockerade adresser hittar du under Inställningar → E-post → Skräppost / Oönskat; där kan du lägga till en adress manuellt eller klicka på Avblockera - då kommer tidigare trådar tillbaka till listorna. Blockeringen gäller i alla dina brevlådor. Din egen brevlådas adress går inte att blockera.