Posta

Posta permette di ricevere e inviare e-mail senza uscire da Task Manager. Supporta qualsiasi server IMAP/SMTP - hosting polacchi, Gmail, Outlook e qualsiasi altro.

Collegamento della casella

Impostazioni → Posta → Aggiungi casella. Il modulo guida attraverso tre passaggi:

1. Indirizzo e password - l'indirizzo della casella e la password (non quella di Task Manager). In Gmail e Outlook qui bisogna inserire la password dell'app, non la normale password dell'account.
2. Server di posta - l'indirizzo del server di ricezione (IMAP) e di invio (SMTP), con porta e crittografia. Di solito sono imap.twojadomena.pl e smtp.twojadomena.pl, dove twojadomena.pl è la parte dell'indirizzo dopo il simbolo @. Lascia invariate le porte e la crittografia (993 e 465, SSL/TLS), a meno che il tuo hosting non indichi valori diversi. Trovi tutti questi dati nel pannello del tuo hosting, di solito nella scheda «Posta» o «E-mail», oppure puoi chiederli alla persona che ha configurato la tua casella.
3. Impostazioni - nome nell'elenco, quanta cronologia scaricare, visibilità delle discussioni e firma. Puoi lasciarle senza modifiche.

Infine, clicca su Verifica connessione. Il test controlla separatamente la ricezione (IMAP) e l'invio (SMTP) e individua la cartella «Inviati». Solo dopo salva la casella.

Puoi collegare tutte le caselle che vuoi - ognuna comparirà nella colonna sinistra sotto l'intestazione Posta.

Modifica delle impostazioni della casella

In Impostazioni → Posta ogni casella è una scheda a sé. Cliccala per espanderla - vedrai lo stesso modulo dell'aggiunta, compilato con i tuoi dati. Lascia la password vuota se non la cambi. Il pulsante Sincronizza nell'intestazione della scheda scarica i nuovi messaggi senza espanderla.

La disconnessione della casella si trova in fondo alla scheda espansa. Elimina solo la copia locale - sul server di posta non scompare nulla e, dopo un nuovo collegamento, i messaggi torneranno.

La casella è privata. Anche un indirizzo aziendale condiviso (ad esempio biuro@firma.pl) ogni persona lo collega presso di sé. Nessun altro - amministratore compreso - vede la tua posta. Se qualcuno deve averne accesso, collega quella stessa casella presso di sé.

La configurazione della casella sostituisce la precedente impostazione «Invio dal tuo indirizzo e-mail» nella scheda Profilo: la prima casella collegata viene usata anche per le notifiche e-mail e per i messaggi inviati dall'Assistente AI.

Impostazioni della casella

Il modulo è diviso in tre schede: Casella (indirizzo, password, configurazione predefinita), Server IMAP e SMTP (compilati automaticamente - consultali solo quando il tuo hosting non è nell'elenco) e Opzioni:

• Scarica cronologia - 30 giorni, 90 giorni oppure tutto.
• Mostra ogni discussione nella vista «Tutto» - disattiva questa opzione se non vuoi che la casella privata si mescoli al lavoro del team. Puoi comunque aggiungere manualmente una singola discussione alla vista «Tutto»: apri il suo menu (⋮) e seleziona «Mostra nella vista Tutto».
• Segna come letto anche sul server - disattivato di default. Task Manager tiene traccia dei messaggi "letti" internamente, quindi se due persone hanno collegata la stessa casella, la lettura di un messaggio da parte di una non toglie il grassetto all'altra. Attivalo se vuoi la sincronizzazione con il telefono o la webmail.
• Firma - viene aggiunta ai messaggi inviati. Il destinatario riceve una normale email, senza il riquadro «inviato da Task Manager».

Lettura e risposta

Clicca sulla casella nella colonna a sinistra: quella centrale mostrerà le discussioni e, quando clicchi su una discussione, la colonna a destra visualizzerà la conversazione. Sopra l'elenco ci sono tre riquadri: Non lette, Lette e Nascoste (come i riquadri sopra l'elenco delle attività): cliccando su un riquadro, l'elenco viene filtrato; cliccandolo di nuovo quando è attivo, torni a visualizzare tutto. Ricerca, ordinamento e filtri (Non lette / Lette / Preferite / Nascoste) funzionano con le stesse icone nella barra usate per le attività: i riquadri e il menu «Mostra solo» sono lo stesso interruttore. Le discussioni preferite sono in cima all'elenco. Le email delle caselle con l'opzione «Mostra ogni discussione nella vista Tutto» attivata compaiono anche nell'elenco principale, accanto alle attività e alle chat (sezione Posta, le preferite in Preferiti). Il riquadro Posta sopra l'elenco mostra il totale delle email non lette: cliccandolo, l'elenco si restringe alle sole email (senza uscire dalla vista «Tutto»). È un semplice filtro: puoi ottenere lo stesso risultato selezionando Email nel menu «Mostra solo».

Sotto il mittente di ogni messaggio c'è la riga A con i destinatari - sempre visibile e sempre su UNA riga: con molti indirizzi la scorri lateralmente, invece di vedere più righe andate a capo. Lo chevron a destra espande gli altri campi (Da, CC, data) - per impostazione predefinita sono nascosti, anch'essi su una riga con scorrimento laterale.

Il campo di risposta usa lo stesso editor delle chat (grassetto, elenchi, link). Per impostazione predefinita, la risposta viene inviata a tutti i destinatari dell'ultimo messaggio: il mittente e le altre persone nel campo A vengono inseriti in A, mentre chi è in copia resta in CC, proprio come con «Rispondi a tutti» in qualsiasi client di posta (il tuo indirizzo viene escluso). Se qualcuno non deve ricevere la risposta, rimuovi il suo chip (×) prima dell'invio. Puoi anche aggiungere altri destinatari (premi Invio o inserisci una virgola per aggiungere un indirizzo); il pulsante CC aggiunge un destinatario in copia. La risposta viene inviata dal server SMTP di questa casella, quindi non finisce nello spam e viene aggiunta alla conversazione anche nella casella del destinatario.

La cronologia citata è compressa - sotto il messaggio trovi il pulsante «Mostra la corrispondenza precedente», così leggi solo ciò che è nuovo.

La Discussione si legge come una conversazione in un'attività o in una chat: i messaggi sono separati da barre con il giorno («Oggi», «Ieri», «Giovedì 6 agosto»), mentre accanto al mittente compare la sua foto (se l'indirizzo appartiene a un utente di Task Manager) oppure un cerchio con le iniziali, insieme al nome e cognome, all'indirizzo e all'ora - la data completa appare passando il mouse.

Azioni su un singolo messaggio (compaiono al passaggio del mouse, esattamente come nelle attività e nelle chat): l'icona dei fogli copia il contenuto negli appunti, e la stella contrassegna il messaggio - lo aggiunge ai preferiti e lo evidenzia nella discussione (sfondo caldo, barra dorata e stella accanto al mittente). Il contrassegno resta anche dopo la chiusura della discussione e lo vede solo il proprietario della casella. Un secondo clic sulla stella lo rimuove. Il menu ⋮ del messaggio offre le stesse azioni più Esporta in PDF / Word / TXT.

La stella nell'intestazione aggiunge l'INTERA discussione ai preferiti, e il menu (⋮) permette di segnare come non letto, nascondere la discussione e salvare tutti gli allegati in File (cartella Posta → casella → oggetto della discussione).

Nascondi rimuove la Discussione da tutti gli elenchi. La trovi solo nel riquadro Nascoste sopra l'elenco della posta - qui è contrassegnata da un occhio barrato e nel menu trovi la voce «Mostra di nuovo». Non viene eliminato nulla, né da noi né dal server di posta; i nuovi messaggi della Discussione nascosta continuano a essere salvati.

Strumenti AI nel campo di risposta

Nel piè di pagina del campo di risposta ci sono due pulsanti con avatar AI e testo: «Assistente AI» (sfera viola - domande private sulla Discussione) e «Riordina» (sfera AI - riordino della Discussione). Le icone di emoji, allegato e disegno si trovano nella barra superiore dell'editor, accanto a «abbellisci il testo».

Riordina discussione (AI)

Facendo clic su «Riordina» nel piè di pagina del campo di risposta si apre un menu con quattro modalità di lettura della Discussione:

Durante l'elaborazione dell'AI la discussione è coperta da un overlay chiaro con avatar e una discreta barra di avanzamento. Allegati e destinatari restano al loro posto, e il nome della modalità attiva compare accanto al pulsante e nella barra sopra i messaggi. Una volta calcolata, la modalità si attiva immediatamente - nella stessa sessione puoi passare tra Abbellisci, Riassumi ed Esperto senza attendere di nuovo.

• Il riordino avviene in blocchi: prima gli 8 messaggi più recenti, con sopra il pulsante «Riordina i messaggi meno recenti (N)» - facendo clic, vengono caricati gli 8 successivi. In questo modo una Discussione lunga non richiede di elaborare tutta la corrispondenza in una volta e puoi riordinare solo ciò che vuoi davvero leggere.
• Quando la modalità è attiva, il pulsante è evidenziato e mostra il nome della modalità (ad es. «Riassumi»), mentre sopra i messaggi compare una barra che ricorda quale versione stai leggendo - resta fissa in alto mentre scorri e il simbolo × la nasconde (la modalità rimane attiva). Per tornare all'originale, scegli «Contenuto originale» dal menu.
• Sotto ogni messaggio riordinato compare la nota «L'AI può commettere errori» - in caso di dubbi, torna all'originale.
• I link sono cliccabili e abbreviati - invece dell'indirizzo lungo mezzo schermo vedi un'etichetta leggibile (ad esempio figma.com/proto/…); l'indirizzo completo si apre in una nuova scheda.
• La versione AI è solo un'anteprima per la durata della sessione - i messaggi originali restano intatti e il risultato non viene salvato da nessuna parte. Nell'ambito di una stessa sessione, riattivare la modalità è immediato; dopo l'aggiornamento della pagina l'AI riparte da zero.
• Richiede l'AI configurata (Impostazioni → AI).

Assistente AI privato nella discussione

Il pulsante «Assistente AI» (sfera viola) nel piè di pagina del campo di risposta è il tuo assistente privato per QUESTA Discussione. Facendo clic, l'editor passa alla modalità domanda (come una conversazione con l'AI in un'attività o in una chat): il campo diventa viola, al posto dei destinatari compare l'avviso che la domanda non verrà inviata ai destinatari e la sfera pulsa. Scrivi la domanda (ad es. «quale prezzo è stato accettato e chi lo ha accettato?») e premi Invio (o il pulsante di invio): l'AI risponde esclusivamente sulla base della corrispondenza della Discussione e, se un'informazione non è presente, lo dice chiaramente.

• La domanda e la risposta hanno lo stesso aspetto di una conversazione con l'AI in un'attività o in una chat: la tua domanda e la risposta dell'«Assistente AI», con l'etichetta SOLO PER TE, la nota «Solo tu puoi vederlo» e l'avviso che l'AI può commettere errori.
• Le risposte le vedi solo tu - si salvano sotto l'ultimo messaggio della discussione e tornano a ogni apertura. Nessun altro (nemmeno l'amministratore) le vede - come per tutta la tua posta.
• Allegati: con la graffetta nella barra superiore puoi allegare un file dal modulo File - l'assistente ne leggerà il contenuto (TXT/DOCX/XLSX/PDF) e risponderà anche in base ad esso.
• Le domande successive continuano la conversazione (l'assistente ricorda le risposte precedenti nella discussione). In modalità domanda Invio invia, Shift+Invio crea una nuova riga; una normale e-mail la invii con il pulsante oppure con la scorciatoia Cmd/Ctrl+Invio.
• Dopo l'invio, la domanda compare subito nella Discussione con la nota «Sto scrivendo una risposta…» e il campo di testo viene svuotato - durante la risposta l'invio è disabilitato, così non rischi di fare la stessa domanda due volte per sbaglio. Se l'AI restituisce un errore, il testo della domanda torna nell'editor.
• Per uscire dalla modalità: fai di nuovo clic su «Assistente AI» - tornano i campi A/CC e il normale invio, mentre il testo scritto rimane nell'editor.
• Il segno × accanto alla risposta elimina la voce. Richiede l'AI configurata (Impostazioni → AI).

Le immagini remote sono bloccate per impostazione predefinita - solo cliccando su "Mostra immagini" vengono caricate. Il blocco riguarda tutto ciò che il messaggio vorrebbe scaricare da internet: immagini, sfondi (anche quelli definiti negli stili della newsletter), varianti delle immagini per schermi con risoluzioni diverse, fogli di stile esterni, font e contenuti multimediali. Finché non clicchi, il browser non invia alcuna richiesta al di fuori della tua installazione di Task Manager - né un'immagine di tracciamento né un elemento simile nascosto negli stili rivelerà al mittente che il messaggio è stato aperto. Dopo aver cliccato su "Mostra immagini" vengono caricate le immagini e gli sfondi da internet (senza l'indirizzo della tua installazione nella richiesta). Il programma non carica mai stili esterni, font o contenuti multimediali, quindi la newsletter può apparire un po' più semplice rispetto all'originale. La barra con questo pulsante compare solo quando il messaggio contiene davvero immagini da scaricare da internet.

Le grafiche inserite nel contenuto dell'e-mail (logo nella firma, screenshot incollato) si vedono subito - sono arrivate insieme al messaggio, quindi mostrarle non rivela nulla al mittente.

Il contenuto del messaggio si visualizza in un frame isolato, così l'HTML esterno non può rovinare l'aspetto dell'applicazione né eseguire script.

Gli allegati si scaricano su richiesta - durante la sincronizzazione salviamo solo il loro elenco, così la casella non occupa spazio inutilmente. Cliccando su un allegato lo apri in anteprima (finestra File), esattamente come in un'attività o in una chat; per salvare il file sul disco, clicca l'icona della freccia a destra della riga. L'icona della graffetta nell'intestazione della discussione salva tutti gli allegati nel modulo File (cartella Poczta / nome della casella / oggetto della discussione) e ti porta subito lì.

Scrivere un messaggio

Per iniziare un nuovo messaggio, fai clic sull'icona + nella barra della colonna centrale → Nuova e-mail (la stessa icona serve per creare un'attività e una chat). Si apre una finestra separata, che puoi ridurre a icona con il pulsante nella sua barra - la bozza rimane intatta, così puoi consultare tranquillamente un'attività o i File e riprendere a scrivere facendo clic sulla pillola «Nuovo messaggio» in fondo allo schermo. Se chiudi la finestra con un messaggio incompleto, ti verrà chiesto se vuoi davvero abbandonarlo.

La risposta a un'e-mail ricevuta la scrivi nel campo sotto la discussione - appartiene alla conversazione che stai leggendo.

L'editor ha le stesse funzioni dell'editor dei messaggi in attività e chat: formattazione, emoji, allegati, disegno e Abbellisci testo (se l'AI è configurata). La graffetta chiede da dove prendere il file: dal computer oppure dall'app File - questa seconda opzione è immediata, perché il file è già sul server. Puoi anche semplicemente trascinare un file dalla finestra File aperta direttamente sul messaggio. Il disegno si allega come file - i programmi di posta non mostrano le immagini incollate direttamente nel testo.

Il disegno dalla finestra Disegna e il file caricato dal computer si salvano in File nella cartella Posta / nome della casella / oggetto del messaggio - dove finiscono anche gli allegati salvati con la graffetta dell'intestazione della discussione. Non devi cercare nulla nella radice di Documenti.

Nel campo A suggeriamo gli indirizzi: le persone dei tuoi spazi di lavoro (Task Manager conosce le loro e-mail) e gli indirizzi con cui hai già corrisposto. Scegli con le frecce e Invio. Il pulsante CC aggiunge una copia, mentre la dicitura Invia da nel piè di pagina permette di cambiare la casella da cui parte il messaggio.

Posta nelle Automazioni

Le Automazioni includono il trigger «Nuova e-mail nella casella» (con condizioni: mittente, oggetto, casella, presenza di allegati) e l'azione «Invia un'e-mail dalla tua casella» - una risposta al mittente, a te stesso o a un indirizzo specificato. Nel testo puoi usare le variabili {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.skrzynka}}.

La regola vede solo la tua posta. Non è possibile creare un'automazione che reagisca alla casella di qualcun altro - nemmeno l'amministratore può farlo.

La posta come fonte di conoscenza dell'Assistente AI

Puoi indicare la tua casella o una singola Discussione come fonte per la conversazione con l'Assistente (pulsante «Fonti di conoscenza» nella finestra dell'Assistente). La funzione è disattivata per impostazione predefinita - l'amministratore può attivarla in Impostazioni → AI.

Perché è disattivata di default. Il contenuto della fonte indicata viene inviato a un fornitore AI esterno, e la corrispondenza contiene dati di persone che non hanno acconsentito. Per questo il consenso lo dà l'amministratore, non il singolo utente. Anche dopo l'attivazione, ognuno vede esclusivamente le proprie caselle, e la posta non finisce mai nella base di conoscenza indicizzata in background - la indichi sempre manualmente, per una singola conversazione.

Posta nella Bacheca

Nella Bacheca, ogni casella ha una propria colonna con le Discussioni - dopo le colonne degli Spazi di lavoro. Facendo clic su una Discussione, la Bacheca si aggancia e si apre la conversazione, proprio come per le attività. In «Mostra solo» della Bacheca trovi l'opzione «Posta sulla bacheca» - attiva e disattiva queste colonne (la selezione viene memorizzata).

La discussione aperta si aggiorna da sola: quando arriva un nuovo messaggio, comparirà nella conversazione entro un minuto o due (tanto dura il ciclo di sincronizzazione), senza ricaricare l'applicazione. La risposta che stai scrivendo resta intatta.

Cosa NON fa la Posta

Non viene eliminato nulla dal server di posta. Task Manager si limita a leggere i messaggi (quelli ricevuti E la cartella «Inviati» - così anche le risposte inviate dal telefono o da un altro programma finiscono nella Discussione) e aggiunge le copie dei messaggi inviati alla cartella «Inviati». «Scollega casella» nelle Impostazioni elimina solo la copia locale nell'applicazione - la posta sul server rimane intatta.

Collegamento (spazio di lavoro, attività, chat)

Nel menu della Discussione (⋮) trovi la voce Collega. Prima scegli lo Spazio di lavoro, poi puoi selezionare lo Spazio di lavoro stesso oppure una attività o chat specifica al suo interno. Dopo il collegamento, la stessa voce mostra a cosa è collegata la Discussione e include la scorciatoia «Apri elemento collegato…».

L'automazione collega da sola. Se la regola crea un'attività da una nuova e-mail (Automazioni → Crea attività), il collegamento si forma senza il tuo intervento - la discussione mostra subito Collegato a: <attività>, e l'attività riceve nell'intestazione un'etichetta con l'oggetto dell'e-mail, che apre quella corrispondenza. Il collegamento manuale ha la priorità: se la discussione è già collegata a qualcosa, la regola non lo sovrascrive.

Il collegamento NON condivide l'e-mail. È una scorciatoia di navigazione, non un invito. Il contenuto del messaggio resta visibile solo alle persone che hanno quella casella collegata presso di sé - gli altri partecipanti all'attività non vedranno né il contenuto né l'oggetto. Se vuoi che il team conosca il contenuto dell'e-mail, incollalo nell'attività oppure salva gli allegati in File.

Nell'intestazione trovi anche gli avatar dei partecipanti alla corrispondenza (due in anteprima più il conteggio dei restanti) - il clic mostra l'elenco completo degli indirizzi.

L'icona della graffetta nell'intestazione compare subito se nella Discussione sono presenti allegati. Facendo clic, si apre immediatamente il modulo File nella cartella della Discussione (Posta → casella → oggetto), con la barra «Scaricamento degli allegati (N) dal server di posta…» e un indicatore di caricamento. I file arrivano in background - al termine del trasferimento, la barra scompare e l'elenco si aggiorna automaticamente. Nel frattempo puoi chiudere tranquillamente la finestra; la copia verrà completata comunque.

Accesso

Posta appartiene al piano Pro. Nel piano Pro, per impostazione predefinita, può usarla chiunque. L'amministratore può togliere l'accesso a una persona specifica nel pannello utenti (interruttore Può usare la Posta) - allora la scheda e la sezione nella colonna di sinistra scompaiono. All'amministratore globale l'accesso non può essere tolto.

Quando la connessione non funziona

Il pulsante Testa connessione verifica IMAP e SMTP separatamente e indica quale ha fallito. I messaggi più comuni:

«La porta 993 richiede la crittografia, ma è stata selezionata l'opzione senza crittografia» - le porte 993 (ricezione) e 465 (invio) usano sempre SSL/TLS. Il modulo seleziona automaticamente la crittografia quando inserisci la porta; basta lasciare SSL/TLS.

«Il server ha presentato un certificato che PHP non è in grado di verificare» - le possibili cause sono due. Sul server dell'applicazione: un pacchetto di certificati CA obsoleto (chiedi al tuo hosting di aggiornare openssl.cafile). Sul computer dello sviluppatore: un antivirus che esegue la scansione della posta (Avast, ESET, Kaspersky) sostituisce il certificato con uno proprio - disattiva la protezione della posta nell'antivirus oppure aggiungi il suo certificato al pacchetto CA. L'applicazione non disattiva la verifica del certificato, perché altrimenti qualcuno potrebbe intercettare la tua corrispondenza.

«È stato superato il tempo di attesa per la risposta del server» - spesso l'indirizzo del server è errato oppure la porta è bloccata dal firewall. Controlla i dati nel pannello del tuo hosting (cerca «configurazione del programma di posta» / «IMAP»).

«Il server ha rifiutato le credenziali di accesso» - nome utente o password errati. Attenzione: alcuni hosting richiedono come nome utente l'indirizzo e-mail completo, non solo il nome prima di @.

Gmail e Outlook richiedono una password per l'app. La normale password dell'account Google non funziona dal 2022. Vai su myaccount.google.com → Sicurezza, attiva la verifica in due passaggi e poi genera una «Password per le app» - riceverai un codice di 16 caratteri, da inserire in Task Manager al posto della tua password. Controlla anche che IMAP sia attivato nelle impostazioni di Gmail (Posta → Inoltro e POP/IMAP). Outlook / Microsoft 365 funziona in modo simile e negli account aziendali IMAP può essere disattivato dall'amministratore.

Se la casella smette di sincronizzarsi, accanto al suo nome nell'elenco delle attività comparirà un triangolo ambra, e il testo dell'errore lo trovi in Impostazioni → Posta.

Copia dei messaggi inviati

Quando colleghi una casella, l'app cerca automaticamente la cartella «Inviati» (a volte si chiama Sent, Sent Items, INBOX.Sent) e vi inserisce una copia di ogni messaggio inviato - così la discussione appare uguale nell'app e sul telefono. Se la casella non ha una cartella di questo tipo, il messaggio viene comunque inviato, ma senza salvarne una copia sul server.

Spam / Indesiderati

Se non vuoi più ricevere messaggi da un certo indirizzo, apri il menu della discussione (icona ⋮) e scegli Spam / Indesiderati - blocca mittente. Da questo momento:

• le discussioni con questo indirizzo scompaiono da tutti gli elenchi di posta (anche dall'elenco «Tutto»),
• i nuovi messaggi da quell'indirizzo non vengono scaricati, quindi non riceverai notifiche su di essi.

Non viene cancellato nulla - né in Task Manager, né sul server di posta. L'elenco degli indirizzi bloccati lo trovi in Impostazioni → Posta → Spam / Indesiderati; lì puoi aggiungere un indirizzo manualmente oppure cliccare Sblocca - le discussioni precedenti torneranno negli elenchi. Il blocco vale in tutte le tue caselle. Non è possibile bloccare l'indirizzo della propria casella.