Posta

Posta permette di ricevere e inviare e-mail senza uscire da Task Manager. Supporta qualsiasi server IMAP/SMTP - hosting polacchi, Gmail, Outlook e qualsiasi altro.

Collegamento della casella

Impostazioni → Posta → Aggiungi casella. Il modulo guida attraverso tre passaggi:

1. Indirizzo e password - l'indirizzo della casella e la password (non quella di Task Manager). In Gmail e Outlook qui bisogna inserire la password dell'app, non la normale password dell'account.
2. Server di posta - l'indirizzo del server di ricezione (IMAP) e di invio (SMTP) con porta e crittografia. Di solito sono imap.twojadomena.pl e smtp.twojadomena.pl, dove twojadomena.pl è la parte dell'indirizzo dopo il simbolo @. Lascia porte e crittografia senza modifiche (993 e 465, SSL/TLS), a meno che l'hosting non indichi valori diversi. Tutti questi dati li trovi nel pannello del tuo hosting - di solito nella scheda "Poczta" o "E-mail" - oppure dalla persona che ti ha creato la casella.
3. Impostazioni - nome nell'elenco, quanta cronologia scaricare, visibilità delle discussioni e firma. Puoi lasciarle senza modifiche.

Alla fine clicca Verifica connessione. Il test controlla separatamente la ricezione (IMAP) e l'invio (SMTP) e rileva la cartella "Inviati"; solo dopo salva la casella.

Puoi collegare tutte le caselle che vuoi - ognuna comparirà nella colonna sinistra sotto l'intestazione Posta.

Modifica delle impostazioni della casella

In Impostazioni → Posta ogni casella è una scheda a sé. Cliccala per espanderla - vedrai lo stesso modulo dell'aggiunta, compilato con i tuoi dati. Lascia la password vuota se non la cambi. Il pulsante Sincronizza nell'intestazione della scheda scarica i nuovi messaggi senza espanderla.

La disconnessione della casella si trova in fondo alla scheda espansa. Elimina solo la copia locale - sul server di posta non scompare nulla e, dopo un nuovo collegamento, i messaggi torneranno.

La casella è privata. Anche un indirizzo aziendale condiviso (ad esempio biuro@firma.pl) ogni persona lo collega presso di sé. Nessun altro - amministratore compreso - vede la tua posta. Se qualcuno deve averne accesso, collega quella stessa casella presso di sé.

La configurazione della casella sostituisce la vecchia impostazione "Invio dal tuo indirizzo e-mail" della scheda Profilo: la prima casella collegata viene usata anche per le notifiche e-mail e i messaggi inviati dall'Assistente AI.

Impostazioni della casella

Il modulo è diviso in tre schede: Casella (indirizzo, password, configurazione predefinita), Server IMAP e SMTP (compilati automaticamente - consultali solo quando il tuo hosting non è nell'elenco) e Opzioni:

• Scarica cronologia - 30 giorni, 90 giorni oppure tutto.
• Mostra ogni discussione nella vista "Tutto" - disattiva, se la casella privata non deve mescolarsi con il lavoro di squadra. Una singola discussione puoi comunque aggiungerla alla vista "Tutto" manualmente - dal suo menu (⋮) scegli "Mostra nella vista Tutto".
• Segna come letto anche sul server - disattivato per impostazione predefinita. Task Manager tiene "letto" localmente, quindi quando due persone hanno collegata la stessa casella, la lettura di un messaggio da parte di una non toglie il grassetto all'altra. Attivalo se vuoi la coerenza con il telefono o il webmail.
• Firma - aggiunta ai messaggi inviati. Il destinatario riceve una normale e-mail, senza il riquadro "inviato da Task Manager".

Lettura e risposta

Clicca una casella nella colonna sinistra - quella centrale mostrerà le discussioni, e dopo aver cliccato una discussione la colonna destra visualizzerà la conversazione. Sopra l'elenco ci sono tre riquadri: Non letti, Letti e Nascosti (come i riquadri sopra l'elenco delle attività) - il clic filtra l'elenco, un secondo clic sul riquadro attivo torna a tutti. Ricerca, ordinamento e filtro (Non letti / Letti / Preferiti / Nascosti) funzionano sotto le stesse icone nella barra usate per le attività - i riquadri e il menu "Mostra solo" sono lo stesso interruttore. Le discussioni preferite stanno in cima all'elenco. Le e-mail dalle caselle con "Mostra ogni discussione nella vista Tutto" attivo si vedono anche nell'elenco principale accanto ad attività e chat (sezione Posta, i preferiti in Preferiti), e il riquadro Posta sopra l'elenco mostra il totale dei non letti - il clic restringe l'elenco alle sole e-mail (senza uscire dalla vista "Tutto"). È un filtro normale: la stessa cosa la ottieni scegliendo E-mail nel menu "Mostra solo".

Sotto il mittente di ogni messaggio c'è la riga A con i destinatari - sempre visibile e sempre su UNA riga: con molti indirizzi la scorri lateralmente, invece di vedere più righe andate a capo. Lo chevron a destra espande gli altri campi (Da, CC, data) - per impostazione predefinita sono nascosti, anch'essi su una riga con scorrimento laterale.

Il campo di risposta è lo stesso editor delle chat (grassetto, elenchi, link). La risposta per impostazione predefinita va a tutti quelli dell'ultimo messaggio: il mittente e le altre persone nel campo A finiscono in A, le persone in copia restano in CC - esattamente come "Rispondi a tutti" in ogni client di posta (il tuo indirizzo viene escluso). Se qualcuno non deve ricevere la risposta, basta rimuovere il suo chip (×) prima di inviare; puoi anche aggiungere altri destinatari (Invio o virgola aggiunge l'indirizzo), e il pulsante CC aggiunge una copia. La risposta parte dal server SMTP di quella casella, quindi non finisce nello spam, e si unisce alla conversazione anche presso il destinatario.

La cronologia citata è ripiegata - sotto il messaggio resta il pulsante "Mostra corrispondenza precedente", così leggi solo ciò che è nuovo.

La discussione si legge come una conversazione in un'attività o in una chat: i messaggi sono separati da barre con il giorno ("Oggi", "Ieri", "Giovedì, 6 agosto"), e accanto al mittente c'è la sua foto (quando l'indirizzo appartiene a un utente di Task Manager) oppure un cerchio con le iniziali, accanto nome e cognome, indirizzo e ora - la data completa è nel fumetto al passaggio del mouse.

Azioni su un singolo messaggio (compaiono al passaggio del mouse, esattamente come nelle attività e nelle chat): l'icona dei fogli copia il contenuto negli appunti, e la stella contrassegna il messaggio - lo aggiunge ai preferiti e lo evidenzia nella discussione (sfondo caldo, barra dorata e stella accanto al mittente). Il contrassegno resta anche dopo la chiusura della discussione e lo vede solo il proprietario della casella. Un secondo clic sulla stella lo rimuove. Il menu ⋮ del messaggio offre le stesse azioni più Esporta in PDF / Word / TXT.

La stella nell'intestazione aggiunge l'INTERA discussione ai preferiti, e il menu (⋮) permette di segnare come non letto, nascondere la discussione e salvare tutti gli allegati in File (cartella Posta → casella → oggetto della discussione).

Nascondi nasconde la discussione da tutti gli elenchi. La trovi solo nel riquadro Nascosti sopra l'elenco della posta - lì ha l'occhio barrato e il suo menu ha la voce "Mostra di nuovo". Non viene eliminato nulla né da noi né sul server di posta; i nuovi messaggi di una discussione nascosta continuano a salvarsi.

Strumenti AI nel campo di risposta

Nel piè di pagina del campo di risposta ci sono due pulsanti con avatar AI: "Assistente AI" (sfera viola - domande private sulla discussione) e "Riordina" (sfera AI - riordino della discussione). Le icone di emoji, allegato e disegno si trovano nella barra superiore dell'editor, accanto a "abbellisci testo".

Riordina discussione (AI)

Cliccando "Riordina" nel piè di pagina del campo di risposta si apre un menu con quattro modalità di lettura della discussione:

Durante l'elaborazione dell'AI la discussione è coperta da un overlay chiaro con avatar e una discreta barra di avanzamento. Allegati e destinatari restano al loro posto, e il nome della modalità attiva compare accanto al pulsante e nella barra sopra i messaggi. Una volta calcolata, la modalità si attiva immediatamente - nella stessa sessione puoi passare tra Abbellisci, Riassumi ed Esperto senza attendere di nuovo.

• Il riordino procede a blocchi: prima gli 8 messaggi più recenti, e sopra di essi il pulsante "Riordina i messaggi precedenti (N)" - il clic ne carica altri 8. Così una discussione lunga non richiede l'elaborazione di tutta la corrispondenza in una volta, e riordini solo quanto vuoi davvero leggere.
• Quando una modalità è attiva, il pulsante è evidenziato e porta il nome della modalità (ad esempio "Riassumi"), e sopra i messaggi c'è una barra che ricorda quale versione stai leggendo - resta fissa in alto durante lo scorrimento, e il segno × la nasconde (la modalità resta attiva). Torni all'originale con la voce "Contenuto originale" nel menu.
• Sotto ogni messaggio riordinato c'è la nota "L'AI può commettere errori" - in caso di dubbio torna all'originale.
• I link sono cliccabili e abbreviati - invece dell'indirizzo lungo mezzo schermo vedi un'etichetta leggibile (ad esempio figma.com/proto/…); l'indirizzo completo si apre in una nuova scheda.
• La versione AI è solo un'anteprima per la durata della sessione - i messaggi originali restano intatti e il risultato non viene salvato da nessuna parte. Nell'ambito di una stessa sessione, riattivare la modalità è immediato; dopo l'aggiornamento della pagina l'AI riparte da zero.
• Richiede l'AI configurata (Impostazioni → AI).

Assistente AI privato nella discussione

Il pulsante "Assistente AI" (sfera viola) nel piè di pagina del campo di risposta è il tuo assistente privato per QUESTA discussione. Il clic passa l'editor in modalità domanda (come una conversazione con l'AI in un'attività o in una chat): il campo cambia colore in viola, al posto dei destinatari compare l'informazione che la domanda non verrà inviata ai destinatari, e la sfera pulsa. Scrivi la domanda (ad esempio "quale prezzo è stato accettato e chi lo ha accettato?") e premi Invio (o il pulsante di invio): l'AI risponde esclusivamente in base alla corrispondenza della discussione, e se qualcosa non c'è - lo dice apertamente.

• Domanda e risposta hanno lo stesso aspetto di una conversazione con l'AI in un'attività/chat: la tua domanda e la risposta "Assistente AI" con il badge SOLO PER TE, la nota "Solo tu lo vedi" e l'avviso che l'AI può commettere errori.
• Le risposte le vedi solo tu - si salvano sotto l'ultimo messaggio della discussione e tornano a ogni apertura. Nessun altro (nemmeno l'amministratore) le vede - come per tutta la tua posta.
• Allegati: con la graffetta nella barra superiore puoi allegare un file dal modulo File - l'assistente ne leggerà il contenuto (TXT/DOCX/XLSX/PDF) e risponderà anche in base ad esso.
• Le domande successive continuano la conversazione (l'assistente ricorda le risposte precedenti nella discussione). In modalità domanda Invio invia, Shift+Invio crea una nuova riga; una normale e-mail la invii con il pulsante oppure con la scorciatoia Cmd/Ctrl+Invio.
• Dopo l'invio la domanda compare subito nella discussione con la nota "Sto scrivendo la risposta…", e il campo di testo si svuota - durante la risposta l'invio è bloccato, così non fai per errore la stessa domanda due volte. Se l'AI restituisse un errore, il testo della domanda tornerà nell'editor.
• Uscita dalla modalità: clicca di nuovo "Assistente AI" - tornano i campi A/CC e l'invio normale, e il testo scritto resta nell'editor.
• Il segno × accanto alla risposta elimina la voce. Richiede l'AI configurata (Impostazioni → AI).

Le immagini remote sono bloccate per impostazione predefinita - solo cliccando "Mostra immagini" vengono caricate. Così la semplice apertura di un'email non conferma al mittente che il tuo indirizzo è attivo. La barra con questo pulsante compare solo quando nel messaggio ci sono davvero immagini scaricate da internet.

Le grafiche inserite nel contenuto dell'e-mail (logo nella firma, screenshot incollato) si vedono subito - sono arrivate insieme al messaggio, quindi mostrarle non rivela nulla al mittente.

Il contenuto del messaggio si visualizza in un frame isolato, così l'HTML esterno non può rovinare l'aspetto dell'applicazione né eseguire script.

Gli allegati si scaricano su richiesta - durante la sincronizzazione salviamo solo il loro elenco, così la casella non occupa spazio inutilmente. Cliccando su un allegato lo apri in anteprima (finestra File), esattamente come in un'attività o in una chat; per salvare il file sul disco, clicca l'icona della freccia a destra della riga. L'icona della graffetta nell'intestazione della discussione salva tutti gli allegati nel modulo File (cartella Poczta / nome della casella / oggetto della discussione) e ti porta subito lì.

Scrivere un messaggio

Inizi un nuovo messaggio con l'icona + nella barra della colonna centrale → Nuova e-mail (con la stessa icona crei un'attività e una chat). Si apre una finestra separata che puoi ridurre a icona con il pulsante nella sua barra - la bozza resta intatta, quindi puoi tranquillamente controllare un'attività o File e tornare a scrivere cliccando la pillola "Nuovo messaggio" in basso sullo schermo. Chiudendo la finestra con un messaggio non finito ti verrà chiesto se abbandonarlo davvero.

La risposta a un'e-mail ricevuta la scrivi nel campo sotto la discussione - appartiene alla conversazione che stai leggendo.

L'editor ha le stesse funzioni dell'editor dei messaggi in attività e chat: formattazione, emoji, allegati, disegno e Abbellisci testo (se l'AI è configurata). La graffetta chiede da dove prendere il file: dal computer oppure dall'app File - questa seconda opzione è immediata, perché il file è già sul server. Puoi anche semplicemente trascinare un file dalla finestra File aperta direttamente sul messaggio. Il disegno si allega come file - i programmi di posta non mostrano le immagini incollate direttamente nel testo.

Il disegno dalla finestra Disegna e il file caricato dal computer si salvano in File nella cartella Posta / nome della casella / oggetto del messaggio - dove finiscono anche gli allegati salvati con la graffetta dell'intestazione della discussione. Non devi cercare nulla nella radice di Documenti.

Nel campo A suggeriamo gli indirizzi: le persone dei tuoi spazi di lavoro (Task Manager conosce le loro e-mail) e gli indirizzi con cui hai già corrisposto. Scegli con le frecce e Invio. Il pulsante CC aggiunge una copia, mentre la dicitura Invia da nel piè di pagina permette di cambiare la casella da cui parte il messaggio.

Posta nelle Automazioni

Le automazioni hanno il trigger «Nuova e-mail nella casella» (con condizioni: mittente, oggetto, casella, presenza di allegato) e l'azione «Invia e-mail dalla tua casella» - risposta al mittente, a te stesso o a un indirizzo specifico. Nel testo puoi usare le variabili {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.skrzynka}}.

La regola vede solo la tua posta. Non è possibile creare un'automazione che reagisca alla casella di qualcun altro - nemmeno l'amministratore può farlo.

La posta come fonte di conoscenza dell'Assistente AI

Puoi indicare la tua casella o una singola discussione come fonte per la conversazione con l'Assistente (pulsante «Fonti di conoscenza» nella finestra dell'Assistente). La funzione è disattivata di default - la attiva l'amministratore in Impostazioni → AI.

Perché è disattivata di default. Il contenuto della fonte indicata viene inviato a un fornitore AI esterno, e la corrispondenza contiene dati di persone che non hanno acconsentito. Per questo il consenso lo dà l'amministratore, non il singolo utente. Anche dopo l'attivazione, ognuno vede esclusivamente le proprie caselle, e la posta non finisce mai nella base di conoscenza indicizzata in background - la indichi sempre manualmente, per una singola conversazione.

Posta nella Bacheca

Nella Bacheca ogni casella ha la propria colonna con le discussioni - dopo le colonne degli spazi di lavoro. Cliccando una discussione la Bacheca si aggancia e si apre la conversazione, esattamente come per le attività. In «Mostra solo» della Bacheca trovi l'interruttore «Posta in bacheca» - disattiva e attiva queste colonne (la scelta viene memorizzata).

La discussione aperta si aggiorna da sola: quando arriva un nuovo messaggio, comparirà nella conversazione entro un minuto o due (tanto dura il ciclo di sincronizzazione), senza ricaricare l'applicazione. La risposta che stai scrivendo resta intatta.

Cosa NON fa la Posta

Non cancella nulla sul server di posta. Task Manager si limita a leggere i messaggi (in arrivo E la cartella «Posta inviata» - così anche le risposte inviate da telefono o da un altro programma arrivano nella discussione) e aggiunge una copia dei messaggi inviati alla cartella «Posta inviata». «Scollega casella» in Impostazioni rimuove solo la copia locale nell'applicazione - la tua posta sul server resta intatta.

Collegamento (spazio di lavoro, attività, chat)

Nel menu della discussione (⋮) c'è la voce Collega. Scegli prima lo spazio di lavoro, e poi lo spazio di lavoro stesso oppure un'attività o chat specifica al suo interno. Dopo il collegamento, la stessa voce mostra a cosa è collegata la discussione e offre la scorciatoia «Apri collegato…».

L'automazione collega da sola. Se la regola crea un'attività da una nuova e-mail (Automazioni → Crea attività), il collegamento si forma senza il tuo intervento - la discussione mostra subito Collegato a: <attività>, e l'attività riceve nell'intestazione un'etichetta con l'oggetto dell'e-mail, che apre quella corrispondenza. Il collegamento manuale ha la priorità: se la discussione è già collegata a qualcosa, la regola non lo sovrascrive.

Il collegamento NON condivide l'e-mail. È una scorciatoia di navigazione, non un invito. Il contenuto del messaggio resta visibile solo alle persone che hanno quella casella collegata presso di sé - gli altri partecipanti all'attività non vedranno né il contenuto né l'oggetto. Se vuoi che il team conosca il contenuto dell'e-mail, incollalo nell'attività oppure salva gli allegati in File.

Nell'intestazione trovi anche gli avatar dei partecipanti alla corrispondenza (due in anteprima più il conteggio dei restanti) - il clic mostra l'elenco completo degli indirizzi.

La graffetta nell'intestazione compare subito quando nella discussione ci sono allegati. Il clic apre immediatamente il modulo File nella cartella di quella discussione (Posta → casella → oggetto) con la barra «Sto scaricando gli allegati (N) dal server di posta…» e un indicatore rotante. I file arrivano in background - quando il trasferimento termina, la barra scompare e l'elenco si aggiorna da solo. Nel frattempo puoi tranquillamente chiudere la finestra; la copia arriverà comunque a termine.

Accesso

Di default tutti possono usare la Posta. L'amministratore può revocare l'accesso nel pannello utenti (interruttore accanto ad AI, n8n e Automazioni) - in tal caso la scheda e la sezione nella colonna sinistra scompaiono.

Quando la connessione non funziona

Il pulsante Testa connessione verifica IMAP e SMTP separatamente e indica quale ha fallito. I messaggi più comuni:

«La porta 993 richiede la cifratura, ma è stata scelta l'opzione senza cifratura» - le porte 993 (ricezione) e 465 (invio) funzionano sempre con SSL/TLS. Il modulo sceglie automaticamente la cifratura quando inserisci la porta; basta lasciare SSL/TLS.

«Il server ha presentato un certificato che PHP non riesce a verificare» - due possibili cause. Sul server dell'applicazione: pacchetto di certificati CA obsoleto (chiedi all'hosting di aggiornare openssl.cafile). Sul computer di sviluppo: un antivirus che scansiona la posta (Avast, ESET, Kaspersky) sostituisce un proprio certificato - disattiva in esso la protezione della posta oppure aggiungi il suo certificato al pacchetto CA. L'applicazione non disattiva la verifica del certificato, perché senza di essa qualcuno potrebbe intercettare la tua corrispondenza.

«Tempo di attesa della risposta del server scaduto» - il più delle volte l'indirizzo del server è errato oppure la porta è bloccata dal firewall. Controlla i dati nel pannello del tuo hosting (cerca «configurazione del programma di posta» / «IMAP»).

«Il server ha rifiutato i dati di accesso» - login o password errati. Attenzione: alcuni hosting richiedono come login l'indirizzo e-mail completo, non solo il nome prima della @.

Gmail e Outlook richiedono una password per le app. La normale password dell'account Google non funziona più dal 2022. Vai su myaccount.google.com → Sicurezza, attiva la verifica in due passaggi, poi genera una «Password per le app» - riceverai un codice di 16 caratteri, ed è quello che incolli in Task Manager al posto della tua password. Verifica anche che nelle impostazioni di Gmail (Posta → Inoltro e POP/IMAP) IMAP sia attivo. In Outlook / Microsoft 365 funziona in modo simile, e negli account aziendali IMAP può essere disattivato dall'amministratore.

Se la casella smette di sincronizzarsi, accanto al suo nome nell'elenco delle attività comparirà un triangolo ambra, e il testo dell'errore lo trovi in Impostazioni → Posta.

Copia dei messaggi inviati

Quando colleghi una casella, l'applicazione cerca automaticamente la cartella «Posta inviata» (a volte chiamata Sent, Sent Items, INBOX.Sent) e vi inserisce una copia di ogni messaggio inviato - così la discussione appare identica nell'applicazione e sul telefono. Se la casella non ha una cartella del genere, il messaggio viene comunque inviato, solo senza copia sul server.

Spam / Indesiderati

Se non vuoi più ricevere messaggi da un certo indirizzo, apri il menu della discussione (icona ⋮) e scegli Spam / Indesiderati - blocca mittente. Da questo momento:

• le discussioni con quell'indirizzo scompaiono da tutti gli elenchi di posta (anche dall'elenco «Tutto»),
• i nuovi messaggi da quell'indirizzo non vengono scaricati, quindi non riceverai notifiche su di essi.

Non viene cancellato nulla - né in Task Manager, né sul server di posta. L'elenco degli indirizzi bloccati lo trovi in Impostazioni → Posta → Spam / Indesiderati; lì puoi aggiungere un indirizzo manualmente oppure cliccare Sblocca - le discussioni precedenti torneranno negli elenchi. Il blocco vale in tutte le tue caselle. Non è possibile bloccare l'indirizzo della propria casella.