Messagerie

La Messagerie permet de recevoir et d'envoyer des e-mails sans quitter Task Manager. Elle prend en charge n'importe quel serveur IMAP/SMTP - hébergeurs français, Gmail, Outlook et bien d'autres.

Connexion d'une boîte mail

Paramètres → Messagerie → Ajouter une boîte mail. Le formulaire vous guide en trois étapes :

1. Adresse et mot de passe - l'adresse de la boîte mail et son mot de passe (pas celui de Task Manager). Dans Gmail et Outlook, il faut saisir ici un mot de passe d'application, pas le mot de passe habituel du compte.
2. Serveurs de messagerie - l'adresse du serveur de réception (IMAP) et d'envoi (SMTP), avec le port et le chiffrement. Ce sont le plus souvent imap.twojadomena.pl et smtp.twojadomena.pl, où twojadomena.pl est la partie de l'adresse après le signe @. Laissez les ports et le chiffrement tels quels (993 et 465, SSL/TLS), sauf indication contraire de votre hébergeur. Vous trouverez toutes ces informations dans le panneau de votre hébergeur - généralement sous l'onglet « Messagerie » ou « E-mail » - ou auprès de la personne qui a créé votre boîte mail.
3. Paramètres - le nom dans la liste, la quantité d'historique à récupérer, la visibilité des fils et la signature. Vous pouvez les laisser tels quels.

Pour finir, cliquez sur Tester la connexion. Le test vérifie séparément la réception (IMAP) et l'envoi (SMTP), et détecte le dossier « Envoyés » ; enregistrez la boîte mail seulement après.

Vous pouvez connecter autant de boîtes mail que vous le souhaitez - chacune apparaîtra dans la colonne de gauche sous l'en-tête Messagerie.

Modifier les paramètres d'une boîte mail

Dans Paramètres → Messagerie, chaque boîte mail est une carte distincte. Cliquez dessus pour la déplier - vous verrez le même formulaire que pour l'ajout, rempli avec vos données. Laissez le mot de passe vide si vous ne le modifiez pas. Le bouton Synchroniser dans l'en-tête de la carte récupère les nouveaux messages sans la déplier.

La déconnexion de la boîte mail se trouve tout en bas de la carte dépliée. Elle ne supprime que la copie locale - rien ne disparaît sur le serveur de messagerie, et les messages reviendront après une nouvelle connexion.

La boîte mail est privée. Même une adresse commune de l'entreprise (par ex. biuro@firma.pl) est connectée individuellement par chaque personne. Personne d'autre - y compris l'administrateur - ne voit votre messagerie. Si quelqu'un doit y avoir accès, il connecte la même boîte mail de son côté.

La configuration de la boîte mail remplace l'ancien paramètre « Envoi depuis votre adresse e-mail » de l'onglet Profil : la première boîte mail connectée est aussi utilisée pour les notifications par e-mail et les messages envoyés par l'Assistant IA.

Paramètres de la boîte mail

Le formulaire est réparti sur trois onglets : Boîte mail (adresse, mot de passe, configuration prête à l'emploi), Serveurs IMAP et SMTP (remplis automatiquement - n'y jetez un œil que si votre hébergeur n'est pas dans la liste) et Options :

• Récupérer l'historique - 30 jours, 90 jours ou tout.
• Afficher chaque fil dans la vue « Tout » - désactivez cette option si une boîte mail privée ne doit pas se mélanger au travail d'équipe. Vous pouvez alors ajouter manuellement un fil précis à la vue « Tout » - dans son menu (⋮), choisissez « Afficher dans la vue Tout ».
• Marquer aussi comme lu sur le serveur - désactivé par défaut. Task Manager conserve le statut « lu » de son côté, donc lorsque deux personnes ont connecté la même boîte mail, la lecture d'un message par l'une ne fait pas disparaître le gras chez l'autre. Activez cette option si vous voulez une cohérence avec votre téléphone ou votre webmail.
• Signature - ajoutée aux messages envoyés. Le destinataire reçoit un e-mail ordinaire, sans mention « envoyé depuis Task Manager ».

Lecture et réponse

Cliquez sur une boîte mail dans la colonne de gauche - la colonne centrale affiche les fils, et après avoir cliqué sur un fil, la colonne de droite affiche la conversation. Trois tuiles surmontent la liste : Non lus, Lus et Masqués (comme les tuiles au-dessus de la liste des tâches) - un clic filtre la liste, un second clic sur la tuile active revient à tout afficher. La recherche, le tri et le filtrage (Non lus / Lus / Favoris / Masqués) fonctionnent sous les mêmes icônes de la barre que pour les tâches - les tuiles et le menu « Afficher seulement » sont le même sélecteur. Les fils favoris se trouvent en haut de la liste. Les e-mails des boîtes mail avec « Afficher chaque fil dans la vue Tout » activé apparaissent aussi dans la liste principale à côté des tâches et des discussions (section Messagerie, favoris dans Favoris), et la tuile Messagerie au-dessus de la liste affiche le total des messages non lus - un clic réduit la liste aux seuls e-mails (sans quitter la vue « Tout »). C'est un simple filtre : vous obtenez le même résultat en choisissant E-mails dans le menu « Afficher seulement ».

Sous l'expéditeur de chaque message se trouve une ligne À avec les destinataires - toujours visible et toujours sur UNE seule ligne : avec plusieurs adresses, vous la faites défiler latéralement au lieu de voir plusieurs lignes repliées. Le chevron à droite déplie les autres champs (De, CC, date) - masqués par défaut, également sur une ligne avec défilement latéral.

Le champ de réponse est le même éditeur que dans les discussions (gras, listes, liens). Par défaut, la réponse part vers tous les destinataires du dernier message : l'expéditeur et les autres personnes du champ À se retrouvent dans À, les personnes en copie restent en CC - exactement comme « Répondre à tous » dans n'importe quel client de messagerie (votre propre adresse est omise). Si quelqu'un ne doit pas recevoir la réponse, supprimez simplement sa puce (×) avant l'envoi ; vous pouvez aussi ajouter d'autres destinataires (Entrée ou virgule ajoute l'adresse), et le bouton CC ajoute une copie. La réponse part du serveur SMTP de cette boîte mail, elle n'atterrit donc pas dans les spams, et elle s'enchaîne dans la conversation également chez le destinataire.

L'historique cité est replié - un bouton « Afficher la correspondance précédente » reste sous le message, pour que vous ne lisiez que ce qui est nouveau.

Un fil se lit comme une conversation dans une tâche ou une discussion : des bandeaux de date séparent les messages (« Aujourd'hui », « Hier », « Jeudi 6 août »), et à côté de l'expéditeur figure sa photo (si l'adresse appartient à un utilisateur de Task Manager) ou un cercle avec ses initiales, suivi de son nom, de son adresse et de l'heure - la date complète apparaît dans une bulle au survol.

Actions sur un message individuel (elles apparaissent au survol, exactement comme dans les tâches et les discussions) : l'icône de feuilles copie le contenu dans le presse-papiers, et l'étoile marque le message - elle l'ajoute aux favoris et le met en valeur dans le fil (fond chaud, bandeau doré et étoile près de l'expéditeur). Le marquage reste après la fermeture du fil et n'est visible que par le propriétaire de la boîte mail. Un nouveau clic sur l'étoile le retire. Le menu ⋮ du message propose les mêmes actions, plus Export en PDF / Word / TXT.

L'étoile de l'en-tête ajoute TOUT le fil aux favoris, et le menu (⋮) permet de le marquer comme non lu, de masquer le fil et d'enregistrer toutes les pièces jointes dans Fichiers (dossier Messagerie → boîte mail → objet du fil).

Masquer retire le fil de toutes les listes. Vous ne le retrouverez que dans la tuile Masqués au-dessus de la liste de messagerie - il y arbore un œil barré, et son menu propose « Réafficher ». Rien n'est supprimé, ni chez nous ni sur le serveur de messagerie ; les nouveaux messages d'un fil masqué continuent d'être enregistrés.

Outils IA dans le champ de réponse

Dans le bas du champ de réponse se trouvent deux boutons libellés avec des avatars IA : « Assistant IA » (sphère violette - questions privées sur le fil) et « Structurer » (sphère IA - mise en ordre du fil). Les icônes d'emoji, de pièce jointe et de dessin se trouvent dans la barre supérieure de l'éditeur, à côté de « embellir le texte ».

Structurer le fil (IA)

Cliquer sur « Structurer » dans le bas du champ de réponse ouvre un menu avec quatre modes de lecture du fil :

Pendant que l'IA travaille, une légère superposition avec un avatar et une barre de progression discrète recouvre le fil. Les pièces jointes et les destinataires restent en place, et le nom du mode actif s'affiche près du bouton et dans le bandeau au-dessus des messages. Un mode déjà calculé change instantanément - au cours de la même session, vous pouvez basculer entre Embellir, Résumer et Expert sans attendre à nouveau.

• La structuration se fait par lots : d'abord les 8 messages les plus récents, avec au-dessus un bouton « Structurer les messages plus anciens (N) » - un clic en charge 8 de plus. Un long fil ne coûte ainsi pas toute la correspondance d'un coup, et vous ne structurez que ce que vous voulez vraiment lire.
• Quand un mode est activé, le bouton est en surbrillance et porte le nom du mode (par ex. « Résumer »), et un bandeau au-dessus des messages rappelle la version que vous lisez - il reste collé en haut pendant le défilement, et le signe × le masque (le mode reste activé). Vous revenez à l'original via l'élément « Contenu original » du menu.
• Sous chaque message structuré figure la mention « L'IA peut faire des erreurs » - en cas de doute, revenez à l'original.
• Les liens sont cliquables et raccourcis - au lieu d'une adresse occupant la moitié de l'écran, vous voyez une étiquette lisible (par ex. figma.com/proto/…) ; l'adresse complète s'ouvre dans un nouvel onglet.
• La version IA n'est qu'un aperçu valable pour la durée de la session - les messages originaux restent intacts, et le résultat n'est enregistré nulle part. Au sein d'une même session, réactiver le mode est instantané ; après un rafraîchissement de la page, l'IA retravaille depuis le début.
• Nécessite une IA configurée (Paramètres → IA).

Assistant IA privé dans le fil

Le bouton « Assistant IA » (sphère violette) dans le bas du champ de réponse est votre assistant privé pour CE fil. Cliquer bascule l'éditeur en mode question (comme une conversation avec l'IA dans une tâche ou une discussion) : le champ devient violet, à la place des destinataires apparaît une information indiquant que la question ne sera pas envoyée aux destinataires, et la sphère pulse. Tapez votre question (par ex. « quel prix a été accepté et qui l'a accepté ? ») et appuyez sur Entrée (ou le bouton d'envoi) : l'IA répond uniquement à partir de la correspondance du fil, et si quelque chose n'y figure pas, elle le dit clairement.

• La question et la réponse ont le même aspect qu'une conversation avec l'IA dans une tâche/discussion : votre question et la réponse « Assistant IA » avec le badge UNIQUEMENT POUR VOUS, la mention « Vous seul(e) le voyez » et la remarque que l'IA peut faire des erreurs.
• Vous seul(e) voyez les réponses - elles s'enregistrent sous le dernier message du fil et réapparaissent à chaque ouverture. Personne d'autre (y compris l'administrateur) ne les verra - tout comme l'ensemble de votre messagerie.
• Pièces jointes : avec le trombone de la barre supérieure, vous pouvez joindre un fichier depuis le module Fichiers - l'assistant en lira le contenu (TXT/DOCX/XLSX/PDF) et répondra aussi en s'appuyant dessus.
• Les questions suivantes poursuivent la conversation (l'assistant se souvient des réponses précédentes dans le fil). En mode question, Entrée envoie, Maj+Entrée crée une nouvelle ligne ; un e-mail ordinaire s'envoie avec le bouton ou le raccourci Cmd/Ctrl+Entrée.
• Une fois envoyée, la question apparaît immédiatement dans le fil avec la mention « Rédaction de la réponse… », et le champ de texte se vide - l'envoi est bloqué pendant la réponse, pour éviter de poser la même question deux fois par accident. Si l'IA renvoie une erreur, le texte de la question revient dans l'éditeur.
• Sortir du mode : cliquez à nouveau sur « Assistant IA » - les champs À/CC et l'envoi normal reviennent, et le texte déjà saisi reste dans l'éditeur.
• Le signe × à côté de la réponse supprime l'entrée. Nécessite une IA configurée (Paramètres → IA).

Les images distantes sont bloquées par défaut - seul un clic sur « Afficher les images » les charge. Ainsi, la simple ouverture d'un e-mail ne confirme pas à l'expéditeur que votre adresse est active. Le bandeau avec ce bouton n'apparaît que lorsque le message contient réellement des images téléchargées depuis internet.

Les images intégrées directement dans le contenu de l'e-mail (logo dans la signature, capture d'écran collée) sont visibles immédiatement - elles sont arrivées avec le message, donc les afficher ne révèle rien à l'expéditeur.

Le contenu du message s'affiche dans un cadre isolé, si bien qu'un code HTML externe ne peut ni casser l'apparence de l'application ni exécuter de scripts.

Les pièces jointes se téléchargent à la demande - lors de la synchronisation, nous n'enregistrons que leur liste, si bien que la boîte mail n'occupe pas inutilement d'espace. Cliquer sur une pièce jointe l'ouvre en aperçu (fenêtre Fichiers), exactement comme dans une tâche ou une discussion ; pour enregistrer le fichier sur le disque, cliquez sur l'icône de flèche à droite de la ligne. L'icône de trombone dans l'en-tête du fil enregistre toutes les pièces jointes dans le module Fichiers (dossier Poczta / nazwa skrzynki / temat wątku) et y accède immédiatement.

Rédiger un message

Vous commencez un nouveau message avec l'icône + de la barre de la colonne centrale → Nouvel e-mail (la même icône crée aussi une tâche et une discussion). Une fenêtre distincte s'ouvre, que vous pouvez réduire avec le bouton de sa barre - le brouillon reste intact, vous pouvez donc consulter tranquillement une tâche ou Fichiers puis revenir à la rédaction en cliquant sur la pastille « Nouveau message » en bas de l'écran. Fermer une fenêtre avec un message inachevé vous demandera confirmation avant de l'abandonner.

Vous rédigez la réponse à un e-mail reçu dans le champ sous le fil - elle appartient à la conversation que vous êtes en train de lire.

L'éditeur propose la même chose que l'éditeur de message des tâches et des discussions : mise en forme, emoji, pièces jointes, dessin et Embellir le texte (si l'IA est configurée). Le trombone demande d'où provient le fichier : depuis l'ordinateur ou depuis l'application Fichiers - ce dernier est instantané, car le fichier se trouve déjà sur le serveur. Vous pouvez aussi simplement faire glisser un fichier depuis la fenêtre Fichiers ouverte directement sur le message. Un dessin est joint comme un fichier - les logiciels de messagerie n'affichent pas les images collées directement dans le contenu.

Un dessin depuis la fenêtre Dessiner et un fichier envoyé depuis l'ordinateur s'enregistrent dans Fichiers, dans le dossier Messagerie / nom de la boîte mail / objet du message - là où arrivent aussi les pièces jointes enregistrées via le trombone de l'en-tête du fil. Vous n'avez rien à chercher à la racine de Documents.

Dans le champ À, nous suggérons des adresses : les personnes de vos espaces de travail (Task Manager connaît leurs e-mails) et les adresses avec lesquelles vous avez déjà correspondu. Vous choisissez avec les flèches et Entrée. Le bouton CC ajoute une copie, et la mention Envoyer depuis dans le pied de page permet de changer la boîte mail d'où partira le message.

Messagerie dans les Automatisations

Les automatisations disposent d'un déclencheur « Nouvel e-mail dans la boîte » (avec des conditions : expéditeur, objet, boîte mail, présence d'une pièce jointe) et d'une action « Envoyer un e-mail depuis votre boîte » - réponse à l'expéditeur, à vous-même ou à une adresse indiquée. Dans le contenu, vous utiliserez les variables {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.skrzynka}}.

Une règle d'automatisation ne voit que votre propre messagerie. Il est impossible de créer une automatisation qui réagit à la boîte mail d'un autre - même l'administrateur ne le peut pas.

La messagerie comme source de connaissances pour l'Assistant IA

Vous pouvez indiquer votre propre boîte mail ou un seul fil de discussion comme source de la conversation avec l'Assistant (bouton « Sources de connaissances » dans la fenêtre de l'Assistant). La fonction est désactivée par défaut - c'est l'administrateur qui l'active dans Paramètres → IA.

Pourquoi désactivée par défaut. Le contenu de la source indiquée est envoyé à un fournisseur d'IA externe, et la correspondance contient des données de personnes qui n'y ont pas consenti. C'est pourquoi c'est l'administrateur qui donne son accord, et non un simple utilisateur. Même une fois la fonction activée, chacun ne voit que ses propres boîtes mail, et la messagerie n'est jamais intégrée à la base de connaissances indexée en arrière-plan - vous l'indiquez toujours manuellement, pour une seule conversation.

La messagerie dans le Tableau

Dans le Tableau, chaque boîte mail a sa propre colonne avec les fils de discussion - après les colonnes des espaces de travail. Cliquer sur un fil ancre le Tableau et ouvre la conversation, exactement comme pour les tâches. Dans « Afficher uniquement » du Tableau, vous trouverez l'interrupteur « Messagerie sur le tableau » - il désactive et réactive ces colonnes (le choix est mémorisé).

Un fil ouvert se rafraîchit tout seul : quand un nouveau message arrive, il apparaît dans la conversation en une à deux minutes (le temps d'un cycle de synchronisation), sans recharger l'application. La réponse en cours de rédaction reste intacte.

Ce que la Messagerie NE fait PAS

Elle ne supprime rien sur le serveur de messagerie. Task Manager se contente de lire les messages (reçus ET le dossier « Envoyés » - ce qui permet aux réponses envoyées depuis un téléphone ou un autre programme d'arriver aussi dans le fil) et ajoute des copies des messages envoyés au dossier « Envoyés ». « Déconnecter la boîte » dans les Paramètres supprime uniquement la copie locale dans l'application - votre messagerie sur le serveur reste intacte.

Association (espace de travail, tâche, discussion)

Dans le menu du fil (⋮), il y a une option Associer. Vous choisissez d'abord l'espace de travail, puis soit l'espace de travail lui-même, soit une tâche ou une discussion précise qu'il contient. Une fois l'association faite, la même option indique à quoi le fil est relié, avec un raccourci « Ouvrir l'élément associé… ».

L'automatisation associe toute seule. Si une règle d'automatisation crée une tâche à partir d'un nouvel e-mail (Automatisations → Créer une tâche), l'association se fait sans votre intervention - le fil affiche aussitôt Associé à : <tâche>, et la tâche reçoit dans son en-tête un badge avec l'objet du mail, qui ouvre cette correspondance. L'association manuelle est prioritaire : si un fil est déjà relié à quelque chose, la règle ne l'écrasera pas.

L'association NE partage PAS le mail. C'est un raccourci de navigation, pas une invitation. Le contenu du message reste visible uniquement par les personnes qui ont cette boîte mail connectée chez elles - les autres participants de la tâche ne verront ni le contenu ni l'objet. Si vous voulez que l'équipe connaisse le contenu du mail, collez-le dans la tâche ou enregistrez les pièces jointes dans Fichiers.

Dans l'en-tête, vous trouverez aussi les avatars des participants à la correspondance (deux en aperçu plus un compteur pour le reste) - un clic affiche la liste complète des adresses.

Le trombone dans l'en-tête apparaît dès que le fil contient des pièces jointes. Le clic ouvre immédiatement le module Fichiers dans le dossier de ce fil (Messagerie → boîte mail → objet), avec une barre « Téléchargement des pièces jointes (N) depuis le serveur de messagerie… » et un indicateur qui tourne. Les fichiers arrivent en arrière-plan - une fois le transfert terminé, la barre disparaît et la liste se rafraîchit toute seule. Vous pouvez fermer la fenêtre pendant ce temps sans problème ; la copie ira jusqu'au bout de toute façon.

Accès

Par défaut, tout le monde peut utiliser la Messagerie. L'administrateur peut retirer l'accès dans le panneau des utilisateurs (interrupteur à côté de l'IA, n8n et Automatisations) - l'onglet et la section dans la colonne de gauche disparaissent alors.

Quand la connexion ne fonctionne pas

Le bouton Tester la connexion vérifie IMAP et SMTP séparément et indique lequel a échoué. Messages les plus fréquents :

« Le port 993 nécessite un chiffrement, alors qu'aucun chiffrement n'a été choisi » - les ports 993 (réception) et 465 (envoi) fonctionnent toujours en SSL/TLS. Le formulaire choisit automatiquement le chiffrement quand vous saisissez le port ; il suffit de laisser SSL/TLS.

« Le serveur a présenté un certificat que PHP n'arrive pas à vérifier » - deux causes possibles. Sur le serveur de l'application : un paquet de certificats CA obsolète (demandez à votre hébergeur de mettre à jour openssl.cafile). Sur l'ordinateur de développement : un antivirus qui analyse la messagerie (Avast, ESET, Kaspersky) substitue son propre certificat - désactivez-y la protection de la messagerie ou ajoutez son certificat au paquet CA. L'application ne désactive pas la vérification du certificat, car sans elle, quelqu'un pourrait intercepter votre correspondance.

« Délai d'attente de la réponse du serveur dépassé » - le plus souvent, une mauvaise adresse de serveur ou un port bloqué par un pare-feu. Vérifiez les informations dans le panneau de votre hébergeur (cherchez « configuration du client de messagerie » / « IMAP »).

« Le serveur a rejeté les identifiants de connexion » - identifiant ou mot de passe incorrect. Attention : certains hébergeurs exigent comme identifiant l'adresse e-mail complète, et non le seul nom avant le @.

Gmail et Outlook exigent un mot de passe d'application. Le mot de passe habituel du compte Google ne fonctionne plus depuis 2022. Rendez-vous sur myaccount.google.com → Sécurité, activez la validation en deux étapes, puis générez un « Mot de passe d'application » - vous obtiendrez un code à 16 caractères, à coller dans Task Manager à la place de votre mot de passe. Vérifiez aussi, dans les paramètres Gmail (Transfert et POP/IMAP), que l'IMAP est activé. Sur Outlook / Microsoft 365, le principe est similaire, et sur les comptes professionnels, l'IMAP est parfois désactivé par l'administrateur.

Si une boîte mail cesse de se synchroniser, un triangle ambré apparaît à côté de son nom dans la liste des tâches, et vous verrez le détail de l'erreur dans Paramètres → Messagerie.

Copie des messages envoyés

Lors de la connexion d'une boîte mail, l'application recherche elle-même le dossier « Envoyés » (parfois nommé Sent, Sent Items, INBOX.Sent) et y dépose une copie de chaque message envoyé - le fil apparaît ainsi de la même façon dans l'application et sur le téléphone. Si la boîte mail n'a pas un tel dossier, le message est quand même envoyé, simplement sans copie sur le serveur.

Spam / Indésirables

Si vous ne voulez plus recevoir de messages d'une certaine adresse, ouvrez le menu du fil (icône ⋮) et choisissez Spam / Indésirables - bloquer l'expéditeur. À partir de ce moment :

• les fils avec cette adresse disparaissent de toutes les listes de messagerie (y compris de la liste « Tout »),
• les nouveaux messages de cet expéditeur ne sont plus téléchargés, vous ne recevrez donc aucune notification à leur sujet.

Rien n'est supprimé - ni dans Task Manager, ni sur le serveur de messagerie. Vous trouverez la liste des adresses bloquées dans Paramètres → Messagerie → Spam / Indésirables ; vous pouvez y ajouter une adresse manuellement ou cliquer sur Débloquer - les fils précédents reviennent alors dans les listes. Le blocage s'applique dans toutes vos boîtes mail. Il est impossible de bloquer l'adresse de sa propre boîte mail.