Correo

Correo te permite recibir y enviar correos electrónicos sin salir de Task Manager. Es compatible con cualquier servidor IMAP/SMTP - hostings españoles, Gmail, Outlook y cualquier otro.

Conexión del buzón

Configuración → Correo → Añadir buzón. El formulario guía a través de tres pasos:

1. Dirección y contraseña - la dirección del buzón y su contraseña (no la de Task Manager). En Gmail y Outlook hay que introducir aquí una contraseña de aplicación, no la contraseña normal de la cuenta.
2. Servidores de correo - dirección del servidor de recepción (IMAP) y de envío (SMTP), con el puerto y el cifrado. Normalmente son imap.tudominio.es y smtp.tudominio.es, donde tudominio.es es la parte de la dirección después de la @. Deja los puertos y el cifrado sin cambios (993 y 465, SSL/TLS), salvo que tu hosting indique otros. Encontrarás todos estos datos en el panel de tu hosting - normalmente en la pestaña "Correo" o "E-mail" - o pidiéndoselos a quien te creó el buzón.
3. Configuración - nombre en la lista, cuánto historial descargar, visibilidad de los hilos y pie de firma. Puedes dejarlos sin cambios.

Por último, haz clic en Probar conexión. La prueba comprueba por separado la recepción (IMAP) y el envío (SMTP) y detecta la carpeta "Enviados"; solo entonces guarda el buzón.

Puedes conectar tantos buzones como quieras - cada uno aparecerá en la columna izquierda bajo el encabezado Correo.

Cambio de configuración del buzón

En Configuración → Correo cada buzón es una tarjeta independiente. Haz clic en ella para desplegarla - verás el mismo formulario que al añadir un buzón, ya rellenado con tus datos. Deja la contraseña en blanco si no la cambias. El botón Sincronizar en la cabecera de la tarjeta descarga los mensajes nuevos sin necesidad de desplegarla.

Desconectar el buzón se encuentra al final de la tarjeta desplegada. Solo elimina la copia local - en el servidor de correo no desaparece nada, y al volver a conectarlo los mensajes regresarán.

El buzón es privado. Incluso una dirección de empresa compartida (por ejemplo, oficina@empresa.es) la conecta cada persona por su cuenta. Nadie más - ni siquiera el administrador - ve tu correo. Si alguien debe tener acceso, tiene que conectar el mismo buzón en su cuenta.

La configuración del buzón sustituye a la antigua opción "Enviar desde tu dirección de correo" de la pestaña Perfil: el primer buzón conectado se usa también para las notificaciones por correo y los mensajes enviados por el Asistente de IA.

Configuración del buzón

El formulario se divide en tres pestañas: Buzón (dirección, contraseña, configuración predefinida), Servidores IMAP y SMTP (rellenados automáticamente - consúltalos solo si tu hosting no está en la lista) y Opciones:

• Descargar historial - 30 días, 90 días o todo.
• Mostrar cada hilo en la vista "Todo" - desactívalo si no quieres que un buzón privado se mezcle con el trabajo en equipo. Después puedes añadir un hilo concreto a la vista "Todo" manualmente - desde su menú (⋮) elige "Mostrar en la vista Todo".
• Marcar como leído también en el servidor - desactivado por defecto. Task Manager guarda el estado "leído" en su propio sistema, así que cuando dos personas tienen conectado el mismo buzón, que una lea un mensaje no le quita el resaltado a la otra. Actívalo si quieres que coincida con el móvil o el webmail.
• Pie de firma - se añade a los mensajes enviados. El destinatario recibe un correo normal, sin ningún marco de "enviado desde Task Manager".

Leer y responder

Haz clic en un buzón de la columna izquierda - la columna central mostrará los hilos y, al hacer clic en un hilo, la columna derecha mostrará la conversación. Sobre la lista hay tres mosaicos: No leídos, Leídos y Ocultos (como los mosaicos sobre la lista de tareas) - al hacer clic se filtra la lista, y al volver a hacer clic en el mosaico activo se vuelve a todos. Buscar, ordenar y filtrar (No leídos / Leídos / Favoritos / Ocultos) funcionan bajo los mismos iconos de la barra que en las tareas - los mosaicos y el menú "Mostrar solo" son el mismo selector. Los hilos favoritos se colocan en la parte superior de la lista. Los correos de buzones con "Mostrar cada hilo en la vista Todo" activado también se ven en la lista principal junto a tareas y chats (sección Correo, los favoritos en Favoritos), y el mosaico Correo sobre la lista muestra el total de no leídos - al hacer clic se reduce la lista a solo los correos (sin salir de la vista "Todo"). Es un filtro normal: lo mismo se consigue eligiendo Correos en el menú "Mostrar solo".

Bajo el remitente de cada mensaje hay una línea Para con los destinatarios - siempre visible y siempre en UNA sola línea: con muchas direcciones la desplazas hacia los lados en vez de ver varias filas envueltas. El chevrón de la derecha despliega el resto de los campos (De, CC, fecha) - por defecto están ocultos, también en una sola línea con desplazamiento lateral.

El campo de respuesta es el mismo editor que en los chats (negrita, listas, enlaces). La respuesta por defecto va a todos los del último mensaje: el remitente y las demás personas del campo Para pasan a Para, las personas en copia se quedan en CC - exactamente como "Responder a todos" en cualquier cliente de correo (tu dirección se omite). Si alguien no debe recibir la respuesta, simplemente elimina su chip (×) antes de enviar; también puedes añadir más destinatarios (Enter o coma añade la dirección), y el botón CC añade una copia. La respuesta sale desde el servidor SMTP de ese buzón, así que no cae en spam, y se une a la conversación también en el destinatario.

El historial citado se contrae - bajo el mensaje queda un botón "Mostrar correspondencia anterior", así que solo lees lo nuevo.

El hilo se lee como una conversación en una tarea o un chat: los mensajes se separan por barras de fecha ("Hoy", "Ayer", "jueves, 6 de agosto"), y junto al remitente aparece su foto (cuando la dirección pertenece a un usuario de Task Manager) o un círculo con iniciales, al lado el nombre y apellidos, la dirección y la hora - la fecha completa aparece en un globo al pasar el ratón.

Acciones sobre un mensaje individual (aparecen al pasar el ratón, igual que en tareas y chats): el icono de hojas copia el contenido al portapapeles, y la estrella marca el mensaje - lo añade a favoritos y lo resalta en el hilo (fondo cálido, barra dorada y estrella junto al remitente). La marca permanece al cerrar el hilo y solo la ve el propietario del buzón. Al volver a hacer clic en la estrella se quita. El menú ⋮ junto al mensaje ofrece las mismas acciones más exportar a PDF / Word / TXT.

La estrella de la cabecera añade TODO el hilo a favoritos, y el menú (⋮) permite marcarlo como no leído, ocultar el hilo y guardar todos los adjuntos en Archivos (carpeta Correo → buzón → asunto del hilo).

Ocultar esconde el hilo de todas las listas. Solo lo encontrarás en el mosaico Ocultos sobre la lista de correo - allí tiene un ojo tachado, y su menú incluye la opción "Volver a mostrar". No se elimina nada, ni en la aplicación ni en el servidor de correo; los mensajes nuevos del hilo oculto se siguen guardando.

Herramientas de IA en el campo de respuesta

En el pie del campo de respuesta hay dos botones con avatares de IA: "Asistente de IA" (esfera morada - preguntas privadas sobre el hilo) y "Organizar" (esfera de IA - organización del hilo). Los iconos de emoji, adjunto y dibujo están en la barra superior del editor, junto a "embellecer texto".

Organizar el hilo (IA)

Al hacer clic en "Organizar" en el pie del campo de respuesta se abre un menú con cuatro modos de lectura del hilo:

Mientras la IA trabaja, el hilo se cubre con una capa clara con un avatar y una barra de progreso discreta. Los adjuntos y destinatarios permanecen en su sitio, y el nombre del modo activo aparece junto al botón y en la barra sobre los mensajes. Un modo, una vez calculado, cambia al instante - dentro de la misma sesión puedes saltar entre Embellecer, Resumir y Experto sin volver a esperar.

• La organización se hace por lotes: primero los 8 mensajes más recientes, y encima de ellos el botón "Organizar mensajes anteriores (N)" - al hacer clic se cargan otros 8. Así un hilo largo no cuesta procesar toda la correspondencia de una vez, y tú solo organizas lo que realmente quieres leer.
• Cuando un modo está activado, el botón se ilumina y muestra el nombre del modo (por ejemplo, "Resumir"), y sobre los mensajes hay una barra que recuerda qué versión estás leyendo - se queda fija arriba al desplazarte, y el símbolo × la oculta (el modo sigue activado). Vuelves al original con la opción "Contenido original" del menú.
• Bajo cada mensaje organizado hay una nota "La IA puede cometer errores" - en caso de duda, vuelve al original.
• Los enlaces son clicables y se acortan - en vez de una dirección que ocupa media pantalla ves una etiqueta legible (por ejemplo, figma.com/proto/…); la dirección completa se abre en una nueva pestaña.
• La versión de IA es solo una vista previa durante la sesión - los mensajes originales quedan intactos y el resultado no se guarda en ningún sitio. Dentro de la misma sesión, volver a activar el modo es inmediato; al recargar la página la IA vuelve a trabajar desde cero.
• Requiere tener la IA configurada (Configuración → IA).

Asistente de IA privado en el hilo

El botón "Asistente de IA" (esfera morada) en el pie del campo de respuesta es tu asistente privado para ESTE hilo. Al hacer clic, el editor pasa al modo pregunta (como una conversación con la IA en una tarea o un chat): el campo cambia a color morado, en el lugar de los destinatarios aparece un aviso de que la pregunta no se enviará a los destinatarios, y la esfera late. Escribe tu pregunta (por ejemplo, "¿qué precio se aceptó y quién lo aceptó?") y pulsa Intro (o el botón de enviar): la IA responde exclusivamente a partir de la correspondencia del hilo, y si algo no está en ella, lo dice claramente.

• La pregunta y la respuesta se ven igual que una conversación con la IA en una tarea/chat: tu pregunta y la respuesta "Asistente de IA" con la insignia SOLO PARA TI, la nota "Solo tú lo ves" y la advertencia de que la IA puede cometer errores.
• Solo tú ves las respuestas - se guardan bajo el último mensaje del hilo y reaparecen cada vez que lo abres. Nadie más (ni siquiera el administrador) las verá - igual que todo tu correo.
• Adjuntos: con el clip de la barra superior puedes adjuntar un archivo del módulo Archivos - el asistente leerá su contenido (TXT/DOCX/XLSX/PDF) y responderá también basándose en él.
• Las siguientes preguntas continúan la conversación (el asistente recuerda las respuestas anteriores del hilo). En el modo pregunta, Intro envía, Mayús+Intro hace una nueva línea; un correo normal se envía con el botón o el atajo Cmd/Ctrl+Intro.
• Al enviarla, la pregunta aparece de inmediato en el hilo con la nota "Escribiendo respuesta…", y el campo de texto se vacía - mientras se genera la respuesta el envío está bloqueado, así que no puedes hacer la misma pregunta dos veces por error. Si la IA devuelve un error, el texto de la pregunta vuelve al editor.
• Salir del modo: haz clic de nuevo en "Asistente de IA" - vuelven los campos Para/CC y el envío normal, y el texto escrito se queda en el editor.
• El símbolo × junto a la respuesta elimina la entrada. Requiere tener la IA configurada (Configuración → IA).

Las imágenes remotas están bloqueadas por defecto - solo al hacer clic en "Mostrar imágenes" se cargan. Así, con solo abrir un correo no confirmas al remitente que tu dirección está activa. La barra con este botón solo aparece cuando el mensaje realmente contiene imágenes que se descargan de internet.

Las imágenes insertadas en el contenido del correo (logo en la firma, captura de pantalla pegada) se ven de inmediato - llegaron junto con el mensaje, así que mostrarlas no revela nada al remitente.

El contenido del mensaje se muestra en un marco aislado, de modo que el HTML externo no puede estropear el aspecto de la aplicación ni ejecutar scripts.

Los adjuntos se descargan bajo demanda - al sincronizar solo guardamos su lista, así que el buzón no ocupa espacio innecesario. Al hacer clic en un adjunto se abre en la vista previa (ventana Archivos), igual que en una tarea o un chat; para guardar el archivo en el disco, haz clic en el icono de flecha a la derecha de la fila. El icono de clip en la cabecera del hilo guarda todos los adjuntos en el módulo Archivos (carpeta Correo / nombre del buzón / asunto del hilo) y te lleva allí de inmediato.

Redactar un mensaje

Un mensaje nuevo se empieza con el icono + de la barra de la columna central → Nuevo correo (con el mismo icono se crean tareas y chats). Se abre una ventana aparte que puedes minimizar con el botón de su barra - el borrador queda intacto, así que puedes echar un vistazo a una tarea o a Archivos y volver a escribir haciendo clic en la píldora "Nuevo mensaje" en la parte inferior de la pantalla. Al cerrar la ventana con un mensaje sin terminar, se preguntará si de verdad quieres descartarlo.

La respuesta a un correo recibido se escribe en el campo bajo el hilo - pertenece a la conversación que estás leyendo.

El editor tiene lo mismo que el editor de mensajes en tareas y chats: formato, emoji, adjuntos, dibujo y Embellecer texto (si la IA está configurada). El clip pregunta de dónde tomar el archivo: del ordenador o de la aplicación Archivos - esto último es instantáneo, porque el archivo ya está en el servidor. También puedes simplemente arrastrar un archivo desde la ventana de Archivos abierta directamente al mensaje. El dibujo se adjunta como archivo - los programas de correo no muestran imágenes pegadas directamente en el contenido.

El dibujo de la ventana Dibujar y el archivo subido desde el ordenador se guardan en Archivos, en la carpeta Correo / nombre del buzón / asunto del mensaje - el mismo lugar donde van los adjuntos guardados con el clip de la cabecera del hilo. No tienes que buscar nada en la raíz de Documentos.

En el campo Para sugerimos direcciones: personas de tus espacios de trabajo (Task Manager conoce sus correos) y direcciones con las que ya has tenido correspondencia. Eliges con las flechas y Enter. El botón CC añade una copia, y el texto Enviar desde en el pie te permite cambiar el buzón desde el que saldrá el mensaje.

Correo en Automatizaciones

Las automatizaciones tienen el disparador «Nuevo correo en el buzón» (con condiciones: remitente, asunto, buzón, si tiene adjunto) y la acción «Enviar correo desde tu buzón» - respuesta al remitente, a ti mismo o a una dirección indicada. En el contenido usarás las variables {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.skrzynka}}.

Una regla solo ve tu propio correo. No es posible crear una automatización que reaccione a un buzón ajeno - ni siquiera el administrador puede hacerlo.

El correo como fuente de conocimiento del Asistente de IA

Puedes indicar tu propio buzón o un solo hilo como fuente de la conversación con el Asistente (botón «Fuentes de conocimiento» en la ventana del Asistente). La función está desactivada por defecto - la activa el administrador en Ajustes → IA.

Por qué está desactivada por defecto. El contenido de la fuente indicada llega a un proveedor de IA externo, y la correspondencia contiene datos de personas que no dieron su consentimiento. Por eso el consentimiento lo da el administrador, no un usuario individual. Incluso después de activarla, cada persona ve únicamente sus propios buzones, y el correo nunca llega a la base de conocimiento indexada en segundo plano - siempre lo indicas manualmente, para una sola conversación.

Correo en el Tablero

En el Tablero, cada buzón tiene su propia columna con hilos - detrás de las columnas de los espacios de trabajo. Al hacer clic en un hilo se acopla el Tablero y se abre la conversación, igual que con las tareas. En «Mostrar solo» del Tablero encontrarás el interruptor «Correo en el tablero» - activa y desactiva estas columnas (la elección se recuerda).

El hilo abierto se actualiza solo: cuando llega un mensaje nuevo, aparece en la conversación en uno o dos minutos (lo que dura el ciclo de sincronización), sin recargar la aplicación. La respuesta que estás escribiendo queda intacta.

Lo que el Correo NO hace

No borra nada en el servidor de correo. Task Manager solo lee mensajes (recibidos Y la carpeta «Enviados» - gracias a esto las respuestas enviadas desde el móvil u otro programa también llegan al hilo) y añade copias de los enviados a la carpeta «Enviados». «Desconectar buzón» en Ajustes elimina únicamente la copia local en la aplicación - tu correo en el servidor queda intacto.

Vinculación (espacio de trabajo, tarea, chat)

En el menú del hilo (⋮) hay una opción Vincular. Eliges primero el espacio de trabajo, y después o bien el propio espacio de trabajo, o bien una tarea o chat concreto de su interior. Tras la vinculación, la misma opción muestra con qué está conectado el hilo y tiene el acceso directo «Abrir vinculado…».

La automatización vincula sola. Si una regla crea una tarea a partir de un nuevo correo (Automatizaciones → Crear tarea), la vinculación se genera sin tu intervención - el hilo muestra de inmediato Vinculado: <tarea>, y la tarea recibe en la cabecera una etiqueta con el asunto del correo que abre esa correspondencia. La vinculación manual tiene prioridad: si el hilo ya está conectado con algo, la regla no lo sobrescribe.

La vinculación NO comparte el correo. Es un atajo de navegación, no una invitación. El contenido del mensaje sigue siendo visible únicamente para quienes tienen ese buzón conectado en su cuenta - el resto de participantes de la tarea no verán ni el contenido ni el asunto. Si quieres que el equipo conozca el contenido del correo, pégalo en la tarea o guarda los adjuntos en Archivos.

En la cabecera también encontrarás los avatares de los participantes de la correspondencia (dos de vista previa más un contador del resto) - al hacer clic se muestra la lista completa de direcciones.

El clip en la cabecera aparece en cuanto hay adjuntos en el hilo. Al hacer clic se abre de inmediato el módulo Archivos en la carpeta de ese hilo (Correo → buzón → asunto) con una barra «Descargando adjuntos (N) del servidor de correo…» y un indicador giratorio. Los archivos llegan en segundo plano - cuando termina la transferencia, la barra desaparece y la lista se actualiza sola. Mientras tanto puedes cerrar la ventana tranquilamente; la copia se completará de todos modos.

Acceso

Por defecto, todos pueden usar el Correo. El administrador puede retirar el acceso en el panel de usuarios (interruptor junto a IA, n8n y Automatizaciones) - entonces la pestaña y la sección de la columna izquierda desaparecen.

Cuando la conexión no funciona

El botón Probar conexión comprueba IMAP y SMTP por separado y muestra cuál ha fallado. Los mensajes más habituales:

«El puerto 993 requiere cifrado y se ha elegido sin cifrado» - los puertos 993 (recepción) y 465 (envío) siempre trabajan con SSL/TLS. El formulario elige el cifrado automáticamente al introducir el puerto; basta con dejar SSL/TLS.

«El servidor presentó un certificado que PHP no puede verificar» - dos causas posibles. En el servidor de la aplicación: un paquete de certificados CA desactualizado (pide al hosting que actualice openssl.cafile). En el ordenador de desarrollo: un antivirus que escanea el correo (Avast, ESET, Kaspersky) sustituye el certificado por el suyo propio - desactiva en él la protección del correo o añade su certificado al paquete CA. La aplicación no desactiva la verificación del certificado, porque sin ella alguien podría interceptar tu correspondencia.

«Se ha agotado el tiempo de espera de respuesta del servidor» - lo más habitual es una dirección de servidor incorrecta o un puerto bloqueado por el cortafuegos. Comprueba los datos en el panel de tu hosting (busca «configuración del programa de correo» / «IMAP»).

«El servidor rechazó los datos de acceso» - usuario o contraseña incorrectos. Aviso: algunos hostings requieren como usuario la dirección de correo completa, no solo el nombre antes de la @.

Gmail y Outlook requieren una contraseña de aplicación. La contraseña normal de la cuenta de Google no funciona desde 2022. Entra en myaccount.google.com → Seguridad, activa la verificación en dos pasos y luego genera una «Contraseña de aplicación» - obtendrás un código de 16 caracteres, que es el que pegas en Task Manager en lugar de tu contraseña. Comprueba también que en los ajustes de Gmail (Correo → Reenvío y POP/IMAP) el IMAP esté activado. En Outlook / Microsoft 365 funciona de forma parecida, y en cuentas corporativas el IMAP a veces está desactivado por el administrador.

Si un buzón deja de sincronizarse, junto a su nombre en la lista de tareas aparecerá un triángulo ámbar, y verás el detalle del error en Ajustes → Correo.

Copia de los mensajes enviados

Al conectar un buzón, la aplicación busca automáticamente la carpeta «Enviados» (a veces se llama Sent, Sent Items, INBOX.Sent) y guarda ahí una copia de cada mensaje enviado - así el hilo se ve igual en la aplicación y en el móvil. Si el buzón no tiene esa carpeta, el mensaje se envía igualmente, solo que sin copia en el servidor.

Spam / No deseado

Si no quieres recibir mensajes de una dirección, abre el menú del hilo (icono ⋮) y elige Spam / No deseado - bloquear remitente. A partir de ese momento:

• los hilos con esa dirección desaparecen de todas las listas de correo (también de la lista «Todo»),
• los mensajes nuevos de esa dirección no se descargan, así que no recibirás notificaciones sobre ellos.

No se borra nada - ni en Task Manager ni en el servidor de correo. Encontrarás la lista de direcciones bloqueadas en Ajustes → Correo → Spam / No deseado; puedes añadir una dirección manualmente o hacer clic en Desbloquear - entonces los hilos anteriores vuelven a las listas. El bloqueo funciona en todos tus buzones. No se puede bloquear la dirección de tu propio buzón.