Correo

Correo te permite recibir y enviar correos electrónicos sin salir de Task Manager. Es compatible con cualquier servidor IMAP/SMTP - hostings españoles, Gmail, Outlook y cualquier otro.

Conexión del buzón

Configuración → Correo → Añadir buzón. El formulario guía a través de tres pasos:

1. Dirección y contraseña - la dirección del buzón y su contraseña (no la de Task Manager). En Gmail y Outlook hay que introducir aquí una contraseña de aplicación, no la contraseña normal de la cuenta.
2. Servidores de correo - la dirección del servidor de recepción (IMAP) y del servidor de envío (SMTP), junto con el puerto y el cifrado. Normalmente son imap.twojadomena.pl y smtp.twojadomena.pl, donde twojadomena.pl es la parte de la dirección que va después del signo @. Deja los puertos y el cifrado tal como están (993 y 465, SSL/TLS), salvo que tu proveedor de alojamiento indique otros valores. Encontrarás todos estos datos en el panel de tu proveedor de alojamiento, normalmente en la pestaña «Correo» o «E-mail», o preguntando a la persona que configuró tu buzón.
3. Configuración - nombre en la lista, cuánto historial descargar, visibilidad de los hilos y pie de firma. Puedes dejarlos sin cambios.

Por último, haz clic en Probar conexión. La prueba comprueba por separado la recepción (IMAP) y el envío (SMTP), y detecta la carpeta «Enviados». Después, guarda el buzón.

Puedes conectar tantos buzones como quieras - cada uno aparecerá en la columna izquierda bajo el encabezado Correo.

Cambio de configuración del buzón

En Configuración → Correo cada buzón es una tarjeta independiente. Haz clic en ella para desplegarla - verás el mismo formulario que al añadir un buzón, ya rellenado con tus datos. Deja la contraseña en blanco si no la cambias. El botón Sincronizar en la cabecera de la tarjeta descarga los mensajes nuevos sin necesidad de desplegarla.

Desconectar el buzón se encuentra al final de la tarjeta desplegada. Solo elimina la copia local - en el servidor de correo no desaparece nada, y al volver a conectarlo los mensajes regresarán.

El buzón es privado. Incluso una dirección de empresa compartida (por ejemplo, oficina@empresa.es) la conecta cada persona por su cuenta. Nadie más - ni siquiera el administrador - ve tu correo. Si alguien debe tener acceso, tiene que conectar el mismo buzón en su cuenta.

La configuración del buzón sustituye al antiguo ajuste «Enviar desde tu dirección de correo electrónico» de la pestaña Perfil: el primer buzón conectado también se utiliza para las notificaciones por correo electrónico y los mensajes enviados por el Asistente de IA.

Configuración del buzón

El formulario se divide en tres pestañas: Buzón (dirección, contraseña, configuración predefinida), Servidores IMAP y SMTP (rellenados automáticamente - consúltalos solo si tu hosting no está en la lista) y Opciones:

• Descargar historial - 30 días, 90 días o todo.
• Mostrar todos los hilos en la vista «Todo» - desactívalo si no quieres que tu buzón personal se mezcle con el trabajo del equipo. En ese caso, puedes añadir manualmente un hilo concreto a la vista «Todo»: abre su menú (⋮) y elige «Mostrar en la vista Todo».
• Marcar como leído también en el servidor - por defecto desactivado. Task Manager guarda el estado de "leído" en su propio sistema, así que cuando dos personas tienen conectado el mismo buzón, que una de ellas lea un mensaje no le quita la negrita al otro. Actívalo si quieres que coincida con el móvil o el webmail.
• Firma - se añade a los mensajes enviados. El destinatario recibe un correo normal, sin el recuadro «enviado desde Task Manager».

Leer y responder

Haz clic en un buzón de la columna izquierda: la columna central mostrará los hilos y, al hacer clic en uno, la columna derecha mostrará la conversación. Encima de la lista hay tres tarjetas: No leídos, Leídos y Ocultos (como las tarjetas que hay encima de la lista de tareas): al hacer clic se filtra la lista; si vuelves a hacer clic en la tarjeta activa, se muestran todos. La búsqueda, la ordenación y los filtros (No leídos / Leídos / Favoritos / Ocultos) funcionan con los mismos iconos de la barra que en las tareas; las tarjetas y el menú «Mostrar solo» son el mismo filtro. Los hilos favoritos aparecen al principio de la lista. Los correos de los buzones con la opción «Mostrar todos los hilos en la vista Todo» activada también aparecen en la lista principal, junto a las tareas y los chats (en la sección Correo, y los favoritos en Favoritos). Además, la tarjeta Correo que hay encima de la lista muestra el total de mensajes no leídos; al hacer clic, la lista se limita a los correos (sin salir de la vista «Todo»). Es un filtro normal: puedes hacer lo mismo eligiendo Correos en el menú «Mostrar solo».

Bajo el remitente de cada mensaje hay una línea Para con los destinatarios - siempre visible y siempre en UNA sola línea: con muchas direcciones la desplazas hacia los lados en vez de ver varias filas envueltas. El chevrón de la derecha despliega el resto de los campos (De, CC, fecha) - por defecto están ocultos, también en una sola línea con desplazamiento lateral.

El campo de respuesta utiliza el mismo editor que los chats (negrita, listas, enlaces). De forma predeterminada, la respuesta se envía a todos los destinatarios del último mensaje: el remitente y las demás personas del campo Para se añaden a Para, mientras que las personas en copia se mantienen en CC, igual que con «Responder a todos» en cualquier cliente de correo (se excluye tu propia dirección). Si no quieres que alguien reciba la respuesta, elimina su chip (×) antes de enviarla. También puedes añadir otros destinatarios (pulsa Enter o una coma para añadir una dirección); el botón CC añade un campo para las copias. La respuesta se envía desde el servidor SMTP de ese buzón, por lo que no acaba en la carpeta de spam y se integra en la conversación también para el destinatario.

El historial citado se pliega - debajo del mensaje queda el botón «Mostrar mensajes anteriores», así que solo lees lo nuevo.

El hilo se lee como una conversación en una tarea o un chat: los mensajes se separan con barras con el día («Hoy», «Ayer», «Jueves, 6 de agosto»), y junto al remitente aparece su foto (si la dirección pertenece a un usuario de Task Manager) o un círculo con sus iniciales, además de su nombre y apellidos, dirección y hora - la fecha completa aparece en una ventana emergente al pasar el cursor.

Acciones sobre un mensaje individual (aparecen al pasar el ratón, igual que en tareas y chats): el icono de hojas copia el contenido al portapapeles, y la estrella marca el mensaje - lo añade a favoritos y lo resalta en el hilo (fondo cálido, barra dorada y estrella junto al remitente). La marca permanece al cerrar el hilo y solo la ve el propietario del buzón. Al volver a hacer clic en la estrella se quita. El menú ⋮ junto al mensaje ofrece las mismas acciones más exportar a PDF / Word / TXT.

La estrella de la cabecera añade TODO el hilo a favoritos, y el menú (⋮) permite marcarlo como no leído, ocultar el hilo y guardar todos los adjuntos en Archivos (carpeta Correo → buzón → asunto del hilo).

Ocultar saca el hilo de todas las listas. Solo lo encontrarás en la tarjeta Ocultos, encima de la lista de correo - allí aparece con el ojo tachado y en su menú está la opción «Volver a mostrar». No se elimina nada, ni aquí ni en el servidor de correo; los mensajes nuevos del hilo oculto se siguen guardando.

Herramientas de IA en el campo de respuesta

En el pie del campo de respuesta hay dos botones con etiquetas y avatares de IA: «Asistente de IA» (esfera morada - preguntas privadas sobre el hilo) y «Organizar» (esfera de IA - organización del hilo). Los iconos de emoji, adjunto y dibujo están en la barra superior del editor, junto a «embellecer texto».

Organizar el hilo (IA)

Al hacer clic en «Organizar» en el pie del campo de respuesta, se abre un menú con cuatro modos de lectura del hilo:

Mientras la IA trabaja, el hilo se cubre con una capa clara con un avatar y una barra de progreso discreta. Los adjuntos y destinatarios permanecen en su sitio, y el nombre del modo activo aparece junto al botón y en la barra sobre los mensajes. Un modo, una vez calculado, cambia al instante - dentro de la misma sesión puedes saltar entre Embellecer, Resumir y Experto sin volver a esperar.

• La organización se realiza por tandas: primero se muestran los 8 mensajes más recientes y, encima, el botón «Organizar mensajes anteriores (N)» - al hacer clic se cargan los 8 siguientes. Así, un hilo largo no procesa toda la correspondencia de una vez y puedes organizar solo lo que realmente quieras leer.
• Cuando el modo está activado, el botón aparece resaltado y lleva el nombre del modo (por ejemplo, «Resumir»), y encima de los mensajes hay una barra que indica qué versión estás leyendo - permanece fija en la parte superior al desplazarte, y el símbolo × la oculta (el modo sigue activado). Para volver al original, elige «Contenido original» en el menú.
• Debajo de cada mensaje organizado aparece el aviso «La IA puede cometer errores» - si tienes dudas, vuelve al original.
• Los enlaces son clicables y se acortan - en vez de una dirección que ocupa media pantalla ves una etiqueta legible (por ejemplo, figma.com/proto/…); la dirección completa se abre en una nueva pestaña.
• La versión de IA es solo una vista previa durante la sesión - los mensajes originales quedan intactos y el resultado no se guarda en ningún sitio. Dentro de la misma sesión, volver a activar el modo es inmediato; al recargar la página la IA vuelve a trabajar desde cero.
• Requiere tener la IA configurada (Configuración → IA).

Asistente de IA privado en el hilo

El botón «Asistente de IA» (esfera morada) en el pie del campo de respuesta es tu asistente privado para ESTE hilo. Al hacer clic, el editor cambia al modo de pregunta (como una conversación con la IA en una tarea o un chat): el campo se vuelve morado, donde estaban los destinatarios aparece un aviso de que la pregunta no se enviará a los destinatarios y la esfera parpadea. Escribe una pregunta (por ejemplo, «¿qué precio se aceptó y quién lo aceptó?») y pulsa Enter (o el botón de envío): la IA responde únicamente basándose en la correspondencia del hilo y, si la respuesta no está ahí, lo dice claramente.

• La pregunta y la respuesta tienen el mismo aspecto que una conversación con la IA en una tarea o un chat: tu pregunta y la respuesta del «Asistente de IA», con la etiqueta SOLO PARA TI, el aviso «Solo tú puedes verlo» y una nota indicando que la IA puede cometer errores.
• Solo tú ves las respuestas - se guardan bajo el último mensaje del hilo y reaparecen cada vez que lo abres. Nadie más (ni siquiera el administrador) las verá - igual que todo tu correo.
• Adjuntos: con el clip de la barra superior puedes adjuntar un archivo del módulo Archivos - el asistente leerá su contenido (TXT/DOCX/XLSX/PDF) y responderá también basándose en él.
• Las siguientes preguntas continúan la conversación (el asistente recuerda las respuestas anteriores del hilo). En el modo pregunta, Intro envía, Mayús+Intro hace una nueva línea; un correo normal se envía con el botón o el atajo Cmd/Ctrl+Intro.
• Después de enviar la pregunta, aparece inmediatamente en el hilo con el aviso «Escribiendo una respuesta…» y el campo de texto se vacía - el envío se bloquea mientras llega la respuesta, para que no hagas la misma pregunta dos veces por accidente. Si la IA devuelve un error, el texto de la pregunta volverá al editor.
• Salir del modo: vuelve a hacer clic en «Asistente de IA» - reaparecen los campos Para/CC y el envío normal, y el texto escrito permanece en el editor.
• El símbolo × junto a la respuesta elimina la entrada. Requiere tener la IA configurada (Configuración → IA).

Las imágenes remotas están bloqueadas por defecto - solo al hacer clic en «Mostrar imágenes» se cargan. El bloqueo abarca todo lo que el mensaje intente descargar de internet: imágenes, fondos (incluidos los guardados en los estilos del boletín), variantes de imágenes para pantallas de distinta resolución, hojas de estilo externas, fuentes y multimedia. Mientras no hagas clic, el navegador no envía ninguna petición fuera de tu instalación de Task Manager - ni una imagen de seguimiento ni ningún elemento similar oculto en los estilos revelará al remitente que el mensaje se ha abierto. Al hacer clic en «Mostrar imágenes» se cargan las imágenes y los fondos desde internet (sin la dirección de tu instalación en la petición). El programa nunca carga hojas de estilo externas, fuentes ni multimedia, por lo que el boletín puede verse algo más sencillo que en el original. La barra con este botón solo aparece cuando el mensaje realmente contiene imágenes que se descargan de internet.

Las imágenes insertadas en el contenido del correo (logo en la firma, captura de pantalla pegada) se ven de inmediato - llegaron junto con el mensaje, así que mostrarlas no revela nada al remitente.

El contenido del mensaje se muestra en un marco aislado, de modo que el HTML externo no puede estropear el aspecto de la aplicación ni ejecutar scripts.

Los adjuntos se descargan bajo demanda - al sincronizar solo guardamos su lista, así que el buzón no ocupa espacio innecesario. Al hacer clic en un adjunto se abre en la vista previa (ventana Archivos), igual que en una tarea o un chat; para guardar el archivo en el disco, haz clic en el icono de flecha a la derecha de la fila. El icono de clip en la cabecera del hilo guarda todos los adjuntos en el módulo Archivos (carpeta Correo / nombre del buzón / asunto del hilo) y te lleva allí de inmediato.

Redactar un mensaje

Para empezar un mensaje nuevo, haz clic en el icono + de la barra de la columna central → Nuevo correo (con el mismo icono puedes crear una tarea o un chat). Se abre una ventana independiente que puedes minimizar con el botón de su barra - el borrador queda intacto, así que puedes consultar tranquilamente una tarea o Archivos y volver a escribir haciendo clic en la píldora «Nuevo mensaje» en la parte inferior de la pantalla. Si cierras la ventana con un mensaje sin terminar, se te preguntará si realmente quieres descartarlo.

La respuesta a un correo recibido se escribe en el campo bajo el hilo - pertenece a la conversación que estás leyendo.

El editor tiene lo mismo que el editor de mensajes en tareas y chats: formato, emoji, adjuntos, dibujo y Embellecer texto (si la IA está configurada). El clip pregunta de dónde tomar el archivo: del ordenador o de la aplicación Archivos - esto último es instantáneo, porque el archivo ya está en el servidor. También puedes simplemente arrastrar un archivo desde la ventana de Archivos abierta directamente al mensaje. El dibujo se adjunta como archivo - los programas de correo no muestran imágenes pegadas directamente en el contenido.

El dibujo de la ventana Dibujar y el archivo subido desde el ordenador se guardan en Archivos, en la carpeta Correo / nombre del buzón / asunto del mensaje - el mismo lugar donde van los adjuntos guardados con el clip de la cabecera del hilo. No tienes que buscar nada en la raíz de Documentos.

En el campo Para sugerimos direcciones: personas de tus espacios de trabajo (Task Manager conoce sus correos) y direcciones con las que ya has tenido correspondencia. Eliges con las flechas y Enter. El botón CC añade una copia, y el texto Enviar desde en el pie te permite cambiar el buzón desde el que saldrá el mensaje.

Correo en Automatizaciones

Automatizaciones incluye el activador «Nuevo correo en el buzón» (con condiciones: remitente, asunto, buzón, si tiene un archivo adjunto) y la acción «Enviar correo desde tu buzón» - respuesta al remitente, a ti mismo o a una dirección indicada. En el texto puedes usar las variables {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}}, {{mail.skrzynka}}.

Una regla solo ve tu propio correo. No es posible crear una automatización que reaccione a un buzón ajeno - ni siquiera el administrador puede hacerlo.

El correo como fuente de conocimiento del Asistente de IA

Puedes elegir tu propio buzón o un hilo concreto como fuente de conversación con el Asistente (botón «Fuentes de conocimiento» en la ventana del Asistente). La función está desactivada de forma predeterminada - el administrador la activa en Ajustes → IA.

Por qué está desactivada por defecto. El contenido de la fuente indicada llega a un proveedor de IA externo, y la correspondencia contiene datos de personas que no dieron su consentimiento. Por eso el consentimiento lo da el administrador, no un usuario individual. Incluso después de activarla, cada persona ve únicamente sus propios buzones, y el correo nunca llega a la base de conocimiento indexada en segundo plano - siempre lo indicas manualmente, para una sola conversación.

Correo en el Tablero

En el Tablero, cada buzón tiene su propia columna con hilos, después de las columnas de los espacios de trabajo. Al hacer clic en un hilo, el Tablero se acopla y abre la conversación, igual que con las tareas. En «Mostrar solo» del Tablero encontrarás el interruptor «Correo en el tablero» - activa y desactiva estas columnas (la selección se guarda).

El hilo abierto se actualiza solo: cuando llega un mensaje nuevo, aparece en la conversación en uno o dos minutos (lo que dura el ciclo de sincronización), sin recargar la aplicación. La respuesta que estás escribiendo queda intacta.

Lo que el Correo NO hace

No se elimina nada del servidor de correo. Task Manager solo lee los mensajes (los recibidos Y la carpeta «Enviados» - así también llegan al hilo las respuestas enviadas desde el teléfono u otro programa) y añade copias de los mensajes enviados a la carpeta «Enviados». «Desconectar buzón» en Ajustes solo elimina la copia local de la aplicación - el correo del servidor no se modifica.

Vinculación (espacio de trabajo, tarea, chat)

En el menú del hilo (⋮) está la opción Vincular. Primero eliges un espacio de trabajo y después el propio espacio de trabajo o una tarea o un chat concreto dentro de él. Una vez vinculado, la misma opción muestra con qué está conectado el hilo e incluye el acceso directo «Abrir elemento vinculado…».

La automatización vincula sola. Si una regla crea una tarea a partir de un nuevo correo (Automatizaciones → Crear tarea), la vinculación se genera sin tu intervención - el hilo muestra de inmediato Vinculado: <tarea>, y la tarea recibe en la cabecera una etiqueta con el asunto del correo que abre esa correspondencia. La vinculación manual tiene prioridad: si el hilo ya está conectado con algo, la regla no lo sobrescribe.

La vinculación NO comparte el correo. Es un atajo de navegación, no una invitación. El contenido del mensaje sigue siendo visible únicamente para quienes tienen ese buzón conectado en su cuenta - el resto de participantes de la tarea no verán ni el contenido ni el asunto. Si quieres que el equipo conozca el contenido del correo, pégalo en la tarea o guarda los adjuntos en Archivos.

En la cabecera también encontrarás los avatares de los participantes de la correspondencia (dos de vista previa más un contador del resto) - al hacer clic se muestra la lista completa de direcciones.

El clip en el encabezado aparece en cuanto hay archivos adjuntos en el hilo. Al hacer clic, se abre inmediatamente el módulo Archivos en la carpeta de ese hilo (Correo → buzón → asunto), con la barra «Descargando archivos adjuntos (N) del servidor de correo…» y un indicador giratorio. Los archivos llegan en segundo plano - cuando termina la transferencia, la barra desaparece y la lista se actualiza automáticamente. Mientras tanto, puedes cerrar la ventana tranquilamente; la copia se completará de todos modos.

Acceso

Correo pertenece al plan Pro. En el plan Pro, por defecto, cualquiera puede usarlo. El administrador puede retirar el acceso a una persona concreta en el panel de usuarios (interruptor Puede usar Correo); en ese caso la pestaña y la sección en la columna izquierda desaparecen. Al administrador global no se le puede retirar el acceso.

Cuando la conexión no funciona

El botón Probar conexión comprueba IMAP y SMTP por separado y muestra cuál ha fallado. Los mensajes más habituales:

«El puerto 993 requiere cifrado, pero se ha seleccionado sin cifrado» - los puertos 993 (recepción) y 465 (envío) siempre utilizan SSL/TLS. El formulario selecciona el cifrado automáticamente al introducir el puerto; basta con dejar SSL/TLS.

«El servidor ha presentado un certificado que PHP no puede verificar» - hay dos causas posibles. En el servidor de la aplicación: un paquete de certificados CA obsoleto (pide al proveedor de alojamiento que actualice openssl.cafile). En el ordenador de desarrollo: un antivirus que analiza el correo (Avast, ESET, Kaspersky) sustituye el certificado por uno propio - desactiva en él la protección del correo o añade su certificado al paquete CA. La aplicación no desactiva la comprobación del certificado, porque sin ella alguien podría espiar tu correspondencia.

«Se ha agotado el tiempo de espera de la respuesta del servidor» - lo más habitual es que la dirección del servidor sea incorrecta o que el cortafuegos bloquee el puerto. Comprueba los datos en el panel de tu proveedor de alojamiento (busca «configuración del programa de correo» / «IMAP»).

«El servidor ha rechazado las credenciales» - el nombre de usuario o la contraseña son incorrectos. Atención: algunos proveedores de alojamiento requieren la dirección de correo completa como nombre de usuario, no solo la parte anterior a @.

Gmail y Outlook requieren una contraseña de aplicación. La contraseña normal de tu cuenta de Google no funciona desde 2022. Ve a myaccount.google.com → Seguridad, activa la verificación en dos pasos y después genera una «Contraseña de aplicación» - recibirás un código de 16 caracteres que debes pegar en Task Manager en lugar de tu contraseña. Comprueba también que IMAP esté activado en los ajustes de Gmail (Correo → Reenvío y POP/IMAP). En Outlook / Microsoft 365 funciona de forma parecida, y en las cuentas de empresa el administrador puede tener IMAP desactivado.

Si un buzón deja de sincronizarse, junto a su nombre en la lista de tareas aparecerá un triángulo ámbar, y verás el detalle del error en Ajustes → Correo.

Copia de los mensajes enviados

Al conectar un buzón, la aplicación busca automáticamente la carpeta «Enviados» (a veces se llama Sent, Sent Items, INBOX.Sent) y guarda allí una copia de cada mensaje enviado. Así, el hilo se ve igual en la aplicación y en el móvil. Si el buzón no tiene esa carpeta, el mensaje se enviará igualmente, pero no se guardará una copia en el servidor.

Spam / No deseado

Si no quieres recibir mensajes de una dirección, abre el menú del hilo (icono ⋮) y elige Spam / No deseado - bloquear remitente. A partir de ese momento:

• los hilos con esta dirección desaparecen de todas las listas de correo (también de la lista «Todo»),
• los mensajes nuevos de esa dirección no se descargan, así que no recibirás notificaciones sobre ellos.

No se borra nada - ni en Task Manager ni en el servidor de correo. Encontrarás la lista de direcciones bloqueadas en Ajustes → Correo → Spam / No deseado; puedes añadir una dirección manualmente o hacer clic en Desbloquear - entonces los hilos anteriores vuelven a las listas. El bloqueo funciona en todos tus buzones. No se puede bloquear la dirección de tu propio buzón.