Konfigurace SMTP (administrátor)

Aby aplikace mohla odesílat systémové e-maily (pozvánky, obnovení hesla, upozornění), musí administrátor nastavit globální SMTP server.

Krok za krokem

  1. Klikněte na ikonu ozubeného kola (⚙) → karta Pošta → karta Systémová pošta (vidí ji pouze administrátor; dříve byla tato karta na kartě „Pokročilé“).
  2. Vyplňte formulář ve třech krocích:
    • 1 Odesílatel - e-mailová adresa zobrazovaná jako odesílatel a jméno odesílatele (např. „Task Manager")
    • 2 Odesílací server - server SMTP (např. smtp.gmail.com), port (587 pro TLS, 465 pro SSL) a šifrování
    • 3 Přihlášení k serveru - přihlašovací jméno (obvykle stejné jako adresa odesílatele) a heslo
  3. Klikněte na „Odeslat testovací zprávu“ a ověřte správnost konfigurace.
  4. Klikněte na „Uložit“.

Přepínač „Odesílat přes tuto schránku“ nad formulářem vypíná veškeré systémové odesílání - při vypnutí se mimo jiné neodesílají zprávy pro obnovení hesla.

Tato schránka je odesílatelem zpráv posílaných samotnou aplikací a týká se celé firmy. Vlastní schránky (na čtení a psaní pošty v Task Manageru) připojujete výše, ve stejné záložce.

Oblíbené konfigurace SMTP

Gmail:

  • Server: smtp.gmail.com, port: 587, šifrování: TLS
  • Vyžadováno: Heslo aplikace (ne heslo účtu Google) - vygenerujte v Účtu Google → Zabezpečení → Hesla aplikací

Outlook/Microsoft 365:

  • Server: smtp.office365.com, port: 587, šifrování: TLS

OVH / home.pl / český hosting:

  • Server uvedený poskytovatelem hostingu, obvykle port 465 nebo 587

Upozornění pro uživatele

Aplikace odesílá e-maily v případě:

  • Obnovení hesla
  • Přiřazení k novému úkolu (je-li nastaveno)
  • Zmínek (@mention) ve zprávách

Tři kanály upozornění (Profil → Nastavení)

V nastavení profilu (ikona ⚙ → profilová záložka) můžete nezávisle ovládat tři kanály upozornění. U každého z nich zvlášť volíte Ano/Ne pro šest typů událostí: Nový úkol, Nový chat, Nová zpráva, Změněn stav úkolu, Označen jsem, Nová e-mailová zpráva (modul Pošta).

  1. Oznámení v aplikaci - „toast" zobrazovaný uvnitř aplikace (pravý horní roh). Objeví se, když máte aplikaci otevřenou.
  2. E-mailová oznámení - e-mailová zpráva na vaši adresu.
  3. Oznámení prohlížeče - systémové oznámení prohlížeče (na úrovni operačního systému).

Zvuk upozornění v aplikaci

V sekci Upozornění v aplikaci jsou dva další přepínače:

  • Zvuk upozornění - oznámení v aplikaci doprovází krátký signál.
  • Opakovat zvuk až do zavření oznámení - signál se opakuje přibližně každých 1,5 sekundy tak dlouho, dokud je oznámení viditelné, a ztichne v okamžiku jeho zavření (ručního nebo po uplynutí nastavené doby zobrazení).

Zvuk se přehraje pouze u oznámení (nový úkol, nová zpráva, zmínka, připomenutí z kalendáře) - běžná hlášení typu „Uloženo“ zůstávají tichá. Pokud jste nastavili dobu zobrazení hlášení na „do ručního zavření“, opakování se po minutě samo ukončí, aby při nepřítomnosti uživatele nevyzvánělo donekonečna.

Prohlížeče přehrají zvuk až po první interakci se stránkou (kliknutí, stisk klávesy) - to je bezpečnostní opatření samotného prohlížeče, ne nastavení aplikace.

E-mail „Nová zpráva“ přichází se zpožděním přibližně 5 minut

Zprávy psané jedna za druhou se spojují do jednoho záznamu (viz „Chaty"), proto se e-mail o nové zprávě odesílá až 5 minut po posledním dopsání - jako jeden, úplný obsah (místo samostatného e-mailu za každou část). Navíc pokud v této době otevřete vlákno v aplikaci, e-mail se neodešle (zprávu jste už viděli). Ostatní oznámení - toast v aplikaci, oznámení prohlížeče a e-mail o zmínce (@jméno) - přicházejí okamžitě.

Nová e-mailová zpráva (modul Pošta)

Jakmile synchronizace stáhne novou příchozí zprávu do vaší schránky, dostanete upozornění stejně jako u úkolů a chatů. Kliknutím na něj se otevře dané poštovní vlákno.

  • V aplikaci a v prohlížeči - ve výchozím stavu zapnuto.
  • E-mailem - ve výchozím stavu vypnuto. Upozornění e-mailem o e-mailu se obvykle vrací do téže schránky a dělá z toho šum; zapněte ho pouze tehdy, když je vaše adresa v Task Manageru jiná než adresa synchronizované schránky. Kdyby byly obě adresy stejné, aplikace odesílání sama vynechá - jinak by každé upozornění vytvářelo další, donekonečna.
  • Rozhoduje okamžik objevení se zprávy v aplikaci, ne datum jejího odeslání: první synchronizace staré schránky vás nezasype upozorněními na e-maily staré několik měsíců.

Upozornění prohlížeče

Oznámení prohlížeče se zobrazují jako nativní oznámení systému - i když je okno aplikace na pozadí (na jiné kartě), pokud je prohlížeč spuštěný a aplikace otevřená na některé z karet.

Jak zapnout

  1. Otevřete Profil → Nastavení → sekce „Oznámení prohlížeče“.
  2. Klikněte na „Zapnout oznámení v prohlížeči“ a povolte oznámení v zobrazeném okně prohlížeče.
  3. Nastavte Ano/Ne pro zvolené typy událostí a klikněte na Uložit.

Po kliknutí na upozornění se aplikace přepne do popředí a otevře příslušný úkol nebo chat.

Na telefonu a tabletu

Od verze 2.2.328 fungují oznámení prohlížeče i na telefonu - dříve byla pouze desktopová. Souhlas se zapíná stejně, v Profilu.

Na iPhonu a iPadu je jedna dodatečná podmínka: aplikaci je nejprve nutné přidat na plochu (v Safari: Sdílet → Na plochu) a otevírat ji odtud. V samotném Safari systém oznámení neposkytuje - jde o omezení iOS, nikoli aplikace. Na Androidu stačí souhlas, ale po přidání na plochu dostane aplikace vlastní ikonu a samostatné okno.

Tlačítko „Odeslat test" (viditelné po udělení souhlasu) zobrazí ukázkové oznámení - nejrychlejší způsob, jak ověřit, že na daném zařízení vše funguje.

I při zavřené aplikaci (push oznámení)

Pokud administrátor tuto funkci zapnul, pod stavem souhlasu uvidíte přepínač „I při zavřené aplikaci". Po jeho zapnutí přicházejí oznámení i tehdy, když je Task Manager zavřený - a na telefonu i při zavřeném prohlížeči.

  • Zapínáte to samostatně na každém zařízení, na kterém chcete dostávat oznámení.
  • Tlačítko „Odeslat test" ověří celou cestu najednou, bez čekání na skutečnou událost.
  • Od verze 2.2.430 tímto způsobem přicházejí všechny druhy oznámení z Profilu kromě pošty: nový úkol a přidání vás do úkolu, nový chat a přidání do chatu, nová zpráva v úkolu nebo chatu, změna stavu úkolu, zmínka (@jméno) a sdílení poznámky nebo souboru s vámi. I tehdy, když událost vyvolala automatizace, integrace n8n nebo AI agent.
  • Každý druh vypnete zvlášť: Profil → Oznámení, sloupec push oznámení. Nastavení platí na všech vašich zařízeních.
  • O vlastní činnosti oznámení nedostanete. Když vás někdo zmíní ve zprávě, dostanete jedno oznámení (o zmínce), ne dvě.
  • Pokud jste v úkolu pozorovatel, dostáváte pouze zmínky.
  • Další zpráva ve stejném vláknu nahradí předchozí oznámení, místo aby přibylo další - telefon tak nevibruje při každém řádku konverzace. Stejně tak když je aplikace otevřená na kartě na pozadí: jedna událost = jedno oznámení.
  • Oznámení o nové poště při zavřené aplikaci zatím nepřicházejí.
  • Na iPhonu a iPadu je nutné předem přidat aplikaci na plochu (viz „První kroky" → „Instalace na telefonu").
  • Vypnutí přepínače smaže záznam tohoto zařízení - ostatní zařízení fungují dál.
  • Změna hesla (ať už vlastní, nebo nastavená administrátorem), reset hesla a zablokování účtu odpojí push oznámení na všech zařízeních dané osoby. Po opětovném přihlášení na zařízení se zapnutým přepínačem se nastavení obnoví samo.
  • Odhlášení odpojí push oznámení na tomto zařízení - sdílený počítač nebo předaný telefon už nezobrazuje vaše záležitosti. Po opětovném přihlášení zapněte přepínač znovu.
  • Oznámení dostáváte pouze o úkolech a chatech, ke kterým máte přístup - po odebrání z pracovního prostoru přestanou oznámení z jeho úkolů a chatů chodit.

Pro administrátora: push oznámení ve firmě

Nastavení → Push oznámení (pouze administrátor):

  • „Zapnout push oznámení" - bez toho žádný uživatel neuvidí přepínač v Profilu.
  • „Název aplikace v telefonu“ - volitelné, do 30 znaků. Zobrazí se pod ikonou na ploše telefonu (hodí se, když má někdo Task Manager od více firem). Prázdné pole = „Task Manager“. Na iPhonu se nový název projeví až při dalším přidání na plochu.
  • Pod poli vidíte stav: zda server běží na HTTPS (bez toho push nebude fungovat), kolik zařízení je zaregistrováno, kdy oznámení naposledy dorazilo do brány a jaká byla poslední chyba odeslání včetně času. To je první místo ke kontrole, když někdo nahlásí, že oznámení nechodí.

Kam se dostávají vaše data. Oznámení jde přímo ze serveru vaší firmy do brány vašeho prohlížeče (Mozilla, Google nebo Apple) - bez prostředníka na straně výrobce Task Manageru. Obsah je zašifrovaný klíčem vašeho zařízení, takže ho brána nepřečte; vidí pouze, že má něco doručit.

Požadavky a omezení

  • Je vyžadováno připojení HTTPS (nebo localhost) a souhlas prohlížeče s upozorněními.
  • Pokud jste upozornění dříve zablokovali, odblokujte je v nastavení webu v prohlížeči.
  • Bez zapnutého přepínače „I při zavřené aplikaci" se oznámení zobrazují pouze tehdy, když je aplikace otevřená (i na kartě na pozadí).
  • Na iPhonu/iPadu je nutné přidat aplikaci na plochu (viz výše).

Připomenutí událostí (kalendář a AI asistent)

E-mail s připomenutím vypadá stejně jako ostatní oznámení z aplikace: záhlaví s logem, obsah události, řádek s pracovním prostorem a termínem (u události s časovým rozsahem - „15:00 - 16:30“) a tlačítko Otevřít úkol nebo Otevřít Task Manager. Pokud událost nastavila jiná osoba, nad obsahem uvidíte její jméno a příjmení.

Událost z kalendáře a připomenutí nastavené AI asistentem dorazí třemi cestami, podle toho, kde se právě nacházíte:

  • díváte se na aplikaci → oznámení v aplikaci (toast na ~12 sekund);
  • jste v jiném okně nebo programu a povolili jste upozornění → upozornění prohlížeče;
  • nelze vás upozornit (aplikace je zavřená nebo jste nepovolili oznámení) → připomenutí počká a zobrazí se, až se do aplikace příště vrátíte. Pokud jste při vytváření události zaškrtli možnost „Odeslat oznámení také e-mailem“, po minutě se odešle e-mail.

Připomenutí zmizí z fronty teprve po skutečném doručení, takže ho nelze přehlédnout jen proto, že jste se zrovna dívali do jiného okna.

Vlastní nastavení SMTP uživatele

Každý uživatel může připojit vlastní schránku v Nastavení → záložka Pošta (modul Pošta, plán Pro). První připojená schránka slouží i k odesílání: zprávy odesílané tímto uživatelem - včetně e-mailů odesílaných AI asistentem - odcházejí z jeho adresy. AI asistent odesílá e-maily výhradně z této schránky.