Konfigurace SMTP (administrátor)

Aby aplikace mohla odesílat systémové e-maily (pozvánky, obnovení hesla, upozornění), musí administrátor nastavit globální SMTP server.

Krok za krokem

  1. Klikněte na ikonu ozubeného kola (⚙) → záložka Pošta → karta Systémová pošta (vidí ji pouze administrátor; dříve byla tato karta v záložce „Pokročilé").
  2. Vyplňte formulář ve třech krocích:
    • 1 Odesílatel - e-mailová adresa zobrazená jako odesílatel a jméno odesílatele (např. „Task Manager")
    • 2 Odesílací server - SMTP server (např. smtp.gmail.com), port (587 pro TLS, 465 pro SSL) a šifrování
    • 3 Přihlášení k serveru - přihlašovací jméno (obvykle stejné jako adresa odesílatele) a heslo
  3. Klikněte na „Odeslat testovací zprávu", abyste ověřili správnost konfigurace.
  4. Klikněte na „Uložit“.

Přepínač „Odesílat přes tuto schránku" nad formulářem vypíná celé systémové odesílání - když je vypnutý, nechodí mimo jiné e-maily s obnovením hesla.

Tato schránka je odesílatelem zpráv posílaných samotnou aplikací a týká se celé firmy. Vlastní schránky (na čtení a psaní pošty v Task Manageru) připojujete výše, ve stejné záložce.

Oblíbené konfigurace SMTP

Gmail:

  • Server: smtp.gmail.com, port: 587, šifrování: TLS
  • Vyžadováno: Heslo aplikace (ne heslo účtu Google) - vygenerujte v účtu Google → Zabezpečení → Hesla aplikací

Outlook/Microsoft 365:

  • Server: smtp.office365.com, port: 587, šifrování: TLS

OVH / home.pl / český hosting:

  • Server uvedený poskytovatelem hostingu, obvykle port 465 nebo 587

Upozornění pro uživatele

Aplikace odesílá e-maily v případě:

  • Obnovení hesla
  • Přiřazení k novému úkolu (je-li nastaveno)
  • Zmínek (@mention) ve zprávách

Tři kanály upozornění (Profil → Nastavení)

V nastavení profilu (ikona ⚙ → profilová záložka) můžete nezávisle ovládat tři kanály upozornění. U každého z nich zvlášť volíte Ano/Ne pro šest typů událostí: Nový úkol, Nový chat, Nová zpráva, Změněn stav úkolu, Označen jsem, Nová e-mailová zpráva (modul Pošta).

  1. Upozornění v aplikaci - „toast" zobrazený uvnitř aplikace (pravý horní roh). Objeví se, když máte aplikaci otevřenou.
  2. E-mailová upozornění - e-mailová zpráva na vaši adresu.
  3. Upozornění prohlížeče - systémové upozornění prohlížeče (úroveň operačního systému).

Zvuk upozornění v aplikaci

V sekci Upozornění v aplikaci jsou dva další přepínače:

  • Zvuk upozornění - oznámení v aplikaci doprovází krátký signál.
  • Opakovat zvuk až do zavření oznámení - signál se opakuje přibližně každých 1,5 sekundy tak dlouho, dokud je oznámení viditelné, a ztichne v okamžiku jeho zavření (ručního nebo po uplynutí nastavené doby zobrazení).

Signál hraje pouze u upozornění (nový úkol, nová zpráva, zmínka, připomenutí z kalendáře) - běžná oznámení typu „Uloženo" zůstávají tichá. Pokud jste dobu zobrazení oznámení nastavili na „do ručního zavření", opakování samo vyprší po minutě, aby nezvonilo donekonečna při nepřítomnosti uživatele.

Prohlížeče přehrají zvuk až po první interakci se stránkou (kliknutí, stisk klávesy) - to je bezpečnostní opatření samotného prohlížeče, ne nastavení aplikace.

E-mail „Nová zpráva" přichází s přibližně 5minutovým zpožděním

Zprávy psané jedna za druhou se slučují do jednoho záznamu (viz „Chaty"), proto se e-mail o nové zprávě odesílá až 5 minut po posledním dopsání - jako jeden úplný text (místo samostatného e-mailu za každou část). Pokud navíc v této době otevřete vlákno v aplikaci, e-mail se neodešle (zprávu jste už viděli). Ostatní upozornění - toast v aplikaci, upozornění prohlížeče a e-mail o zmínce (@jméno) - přicházejí okamžitě.

Nová e-mailová zpráva (modul Pošta)

Jakmile synchronizace stáhne novou příchozí zprávu do vaší schránky, dostanete upozornění stejně jako u úkolů a chatů. Kliknutím na něj se otevře dané poštovní vlákno.

  • V aplikaci a v prohlížeči - ve výchozím stavu zapnuto.
  • E-mailem - ve výchozím stavu vypnuto. Upozornění e-mailem o e-mailu se obvykle vrací do téže schránky a dělá z toho šum; zapněte ho pouze tehdy, když je vaše adresa v Task Manageru jiná než adresa synchronizované schránky. Kdyby byly obě adresy stejné, aplikace odesílání sama vynechá - jinak by každé upozornění vytvářelo další, donekonečna.
  • Rozhoduje okamžik objevení se zprávy v aplikaci, ne datum jejího odeslání: první synchronizace staré schránky vás nezasype upozorněními na e-maily staré několik měsíců.

Upozornění prohlížeče

Upozornění prohlížeče se zobrazují jako nativní systémová oznámení - i když je okno aplikace na pozadí (na jiné kartě), pokud je prohlížeč spuštěný a aplikace je otevřená na některé z karet.

Jak zapnout

  1. Otevřete Profil → Nastavení → sekce „Upozornění prohlížeče".
  2. Klikněte na „Zapnout upozornění v prohlížeči" a povolte upozornění v zobrazeném okně prohlížeče.
  3. Nastavte Ano/Ne pro zvolené typy událostí a klikněte na Uložit.

Po kliknutí na upozornění se aplikace přepne do popředí a otevře příslušný úkol nebo chat.

Požadavky a omezení

  • Je vyžadováno připojení HTTPS (nebo localhost) a souhlas prohlížeče s upozorněními.
  • Pokud jste upozornění dříve zablokovali, odblokujte je v nastavení webu v prohlížeči.
  • Funkce funguje na desktopových prohlížečích. Upozornění se zobrazují, když je aplikace otevřená (i na kartě na pozadí); nejsou doručena, když je prohlížeč zcela zavřený.

Připomenutí událostí (kalendář a AI asistent)

E-mail s připomenutím vypadá stejně jako ostatní upozornění z aplikace: záhlaví s logem, text události, řádek s pracovním prostorem a termínem (u události s časovým rozsahem - „15:00 - 16:30") a tlačítko Otevřít úkol nebo Otevřít Task Manager. Pokud událost nastavila jiná osoba, uvidíte nad textem její jméno a příjmení.

Událost z kalendáře a připomenutí nastavené AI asistentem dorazí třemi cestami, podle toho, kde se právě nacházíte:

  • díváte se na aplikaci → oznámení v aplikaci (toast na ~12 sekund);
  • jste v jiném okně nebo programu a povolili jste upozornění → upozornění prohlížeče;
  • není jak vás upozornit (aplikace zavřená nebo bez souhlasu s upozorněními) → připomenutí čeká a zobrazí se při nejbližším návratu do aplikace, a pokud jste při vytváření události zaškrtli „Odeslat upozornění také e-mailem", po minutě odejde e-mail.

Připomenutí zmizí z fronty teprve po skutečném doručení, takže ho nelze přehlédnout jen proto, že jste se zrovna dívali do jiného okna.

Vlastní nastavení SMTP uživatele

Každý uživatel si může nastavit vlastní SMTP účet v nastavení (záložka Profil → sekce Odesílání z vaší e-mailové adresy → „Odesílat e-maily přes moji SMTP schránku"). Zprávy odesílané tímto uživatelem - včetně e-mailů odesílaných AI asistentem - budou přicházet z jeho účtu. AI asistent odesílá e-maily výhradně přes toto osobní SMTP.