Configuração SMTP (administrador)

Para que a aplicação possa enviar e-mails do sistema (convites, reposição de palavra-passe, notificações), o administrador tem de configurar um servidor SMTP global.

Passo a passo

  1. Clique no ícone da roda dentada (⚙) → separador Correio → separador Correio do sistema (visível apenas para o administrador; anteriormente, este separador encontrava-se no separador „Avançadas”).
  2. Preencha o formulário em três passos:
    • 1 Remetente - endereço de e-mail apresentado como remetente e nome do remetente (por exemplo, "Task Manager")
    • 2 Servidor de envio - servidor SMTP (por exemplo, smtp.gmail.com), porta (587 para TLS, 465 para SSL) e encriptação
    • 3 Início de sessão no servidor - utilizador (normalmente igual ao endereço do remetente) e palavra-passe
  3. Clique em „Enviar mensagem de teste” para verificar se a configuração está correta.
  4. Clique em «Guardar».

O interruptor „Enviar através desta caixa de correio”, acima do formulário, desativa todo o envio de mensagens do sistema - quando está desativado, não são enviadas, entre outras, mensagens de reposição da palavra-passe.

Esta caixa de correio é o remetente das mensagens enviadas pela própria aplicação e diz respeito a toda a empresa. As suas próprias caixas de correio (para ler e escrever correio no Task Manager) associam-se mais acima, no mesmo separador.

Configurações SMTP comuns

Gmail:

  • Servidor: smtp.gmail.com, Porta: 587, Encriptação: TLS
  • Obrigatório: Palavra-passe de aplicação (não a palavra-passe da conta Google) - gere-a em Conta Google → Segurança → Palavras-passe de aplicações

Outlook/Microsoft 365:

  • Servidor: smtp.office365.com, Porta: 587, Encriptação: TLS

OVH / home.pl / alojamento polaco:

  • Servidor indicado pelo fornecedor de alojamento, normalmente porta 465 ou 587

Notificações para utilizadores

A aplicação envia e-mails nos seguintes casos:

  • Reposição de palavra-passe
  • Atribuição a uma nova tarefa (se configurado)
  • Menções (@mention) em mensagens

Três canais de notificações (Perfil → Definições)

Nas definições do perfil (ícone ⚙ → separador do perfil) pode controlar-se de forma independente três canais de notificações. Para cada um deles escolhe-se separadamente Sim/Não para seis tipos de eventos: Nova tarefa, Nova conversa, Nova mensagem, Alteração do estado da tarefa, Fui mencionado, Nova mensagem de e-mail (módulo Correio).

  1. Notificações na aplicação - um "toast" apresentado dentro da aplicação (canto superior direito). Aparece quando a aplicação está aberta.
  2. Notificações por e-mail - uma mensagem de e-mail enviada para o seu endereço.
  3. Notificações do browser - notificação nativa do browser (ao nível do sistema operativo).

Som das notificações na aplicação

Na secção Notificações na aplicação existem dois interruptores adicionais:

  • Som de notificação - a mensagem na aplicação é acompanhada por um sinal sonoro curto.
  • Repetir som até fechar a mensagem - o sinal repete-se aproximadamente a cada 1,5 segundos enquanto a mensagem estiver visível, e cala-se no momento em que é fechada (manualmente ou ao fim do tempo de apresentação definido).

O sinal sonoro toca apenas para notificações (nova tarefa, nova mensagem, menção, lembrete do calendário) - as mensagens normais, como „Guardado”, continuam sem som. Se definiu a duração da notificação como „até fechar manualmente”, a repetição termina automaticamente ao fim de um minuto, para não continuar a tocar na ausência do utilizador.

Os navegadores só reproduzem som depois da primeira interação com a página (clique, tecla premida) - é uma proteção do próprio navegador, não uma definição da aplicação.

O e-mail „Nova mensagem” chega com um atraso de ~5 minutos

Mensagens escritas uma a seguir à outra juntam-se num único registo (ver "Conversas"), por isso o e-mail sobre uma nova mensagem só é enviado 5 minutos após o último acrescento - como um único conteúdo completo (em vez de um e-mail separado para cada fragmento). Além disso, se durante esse período abrir a conversa na aplicação, o e-mail não é enviado (já viu a mensagem). As restantes notificações - toast na aplicação, notificações do browser e e-mail sobre uma menção (@nome) - chegam de imediato.

Nova mensagem de e-mail (módulo Correio)

Quando a sincronização recebe uma nova mensagem de entrada na sua caixa de correio, recebe uma notificação tal como acontece com tarefas e conversas. Clicar nela abre essa conversa de correio.

  • Na aplicação e no navegador - ativado por predefinição.
  • Por e-mail - desativado por predefinição. Uma notificação por e-mail sobre um e-mail costuma voltar à mesma caixa de correio e cria ruído; ative-a apenas quando o seu endereço no Task Manager for diferente do endereço da caixa de correio sincronizada. Se ambos os endereços forem iguais, a aplicação omite automaticamente o envio - caso contrário, cada notificação geraria outra, indefinidamente.
  • Conta o momento em que a mensagem aparece na aplicação, não a data em que foi enviada: a primeira sincronização de uma caixa de correio antiga não o vai inundar de notificações sobre e-mails de meses atrás.

Notificações do navegador

As notificações do browser são apresentadas como notificações nativas do sistema - também quando a janela da aplicação está em segundo plano (noutro separador), desde que o browser esteja aberto e a aplicação esteja aberta em algum dos separadores.

Como ativar

  1. Abra Perfil → Definições → secção „Notificações do navegador”.
  2. Clique em „Ativar notificações no navegador” e permita as notificações na janela apresentada pelo navegador.
  3. Defina Sim/Não para os tipos de eventos escolhidos e clique em Guardar.

Ao clicar na notificação, a aplicação passa para primeiro plano e abre a tarefa ou conversa correspondente.

No telemóvel e no tablet

A partir da versão 2.2.328, as notificações do browser funcionam também no telemóvel - anteriormente eram exclusivamente para computador. A autorização ativa-se da mesma forma, no Perfil.

No iPhone e iPad há uma condição adicional: é preciso primeiro adicionar a aplicação ao ecrã principal (no Safari: Partilhar → Adicionar ao ecrã principal) e abri-la a partir daí. No próprio Safari, o sistema não disponibiliza notificações - é uma limitação do iOS, não da aplicação. No Android basta a autorização, mas depois de adicionar ao ecrã principal a aplicação ganha o seu próprio ícone e uma janela separada.

O botão "Enviar teste" (visível depois de conceder a autorização) mostra uma notificação de exemplo - a forma mais rápida de verificar se tudo funciona no dispositivo em questão.

Também com a aplicação fechada (notificações push)

Se o administrador tiver ativado esta funcionalidade, verá por baixo do estado da autorização um interruptor "Também com a aplicação fechada". Depois de ativado, as notificações chegam mesmo quando o Task Manager está fechado - e, no telemóvel, também com o browser fechado.

  • Ativa isto separadamente em cada dispositivo em que pretenda receber notificações.
  • O botão "Enviar teste" verifica todo o percurso de imediato, sem esperar por um evento real.
  • Desde a versão 2.2.430 chegam desta forma todos os tipos de notificações do Perfil, exceto o correio: nova tarefa e adição sua a uma tarefa, novo chat e adição a um chat, nova mensagem numa tarefa ou chat, alteração do estado de uma tarefa, menção (@nome) e partilha de uma nota ou ficheiro consigo. Também quando o evento foi gerado por uma automação, pela integração n8n ou por um Agente IA.
  • Pode desativar cada tipo separadamente: Perfil → Notificações, coluna das notificações push. A definição aplica-se a todos os seus dispositivos.
  • Não recebe notificação da sua própria ação. Quando alguém o mencionar numa mensagem, recebe apenas uma notificação (de menção), não duas.
  • Se numa tarefa for observador, recebe apenas menções.
  • Uma nova mensagem no mesmo tópico substitui a notificação anterior, em vez de adicionar outra - o telemóvel não vibra a cada linha da conversa. O mesmo acontece quando a aplicação está aberta num separador em segundo plano: um evento = uma notificação.
  • As notificações sobre novo correio com a aplicação fechada ainda não chegam.
  • No iPhone e iPad é preciso adicionar previamente a aplicação ao ecrã principal (ver "Primeiros passos" → "Instalação no telemóvel").
  • Desativar o interruptor apaga o registo deste dispositivo - os outros dispositivos continuam a funcionar.
  • A alteração de palavra-passe (tanto a própria como a definida por um administrador), a reposição de palavra-passe e o bloqueio de conta desligam as notificações push em todos os dispositivos dessa pessoa. Depois de iniciar sessão novamente num dispositivo com o interruptor ativado, a definição volta sozinha.
  • Terminar sessão desliga as notificações push nesse dispositivo - um computador partilhado ou um telemóvel emprestado deixa de mostrar os seus assuntos. Depois de iniciar sessão novamente, ative o interruptor outra vez.
  • Só recebe notificações sobre as tarefas e conversas a que tem acesso - depois de ser removido de um workspace, as notificações das suas tarefas e conversas deixam de chegar.

Para o administrador: notificações push na empresa

Definições → Notificações push (apenas administrador):

  • "Ativar notificações push" - sem isto, nenhum utilizador verá o interruptor no Perfil.
  • „Nome da aplicação no telemóvel" - opcional, até 30 carateres. Aparecerá sob o ícone no ecrã do telemóvel (útil quando alguém tem o Task Manager de várias empresas). Campo vazio = „Task Manager”. No iPhone, o novo nome só se aplica às próximas adições ao ecrã principal.
  • Por baixo dos campos vê o estado: se o servidor funciona com HTTPS (sem isso o push não funciona), quantos dispositivos estão registados, quando chegou a última notificação à gateway e qual foi o último erro de envio com a respetiva hora. É o primeiro sítio a verificar quando alguém reporta que as notificações não chegam.

Para onde vão os seus dados. A notificação sai diretamente do servidor da sua empresa para a gateway do seu browser (Mozilla, Google ou Apple) - sem intermediário por parte do produtor do Task Manager. O conteúdo está encriptado com a chave do seu dispositivo, pelo que a gateway não consegue lê-lo; apenas vê que tem algo para entregar.

Requisitos e limitações

  • É necessária uma ligação HTTPS (ou localhost) e a autorização do navegador para notificações.
  • Se tiver bloqueado as notificações anteriormente, desbloqueie-as nas definições do site no navegador.
  • Sem o interruptor "Também com a aplicação fechada" ativado, as notificações só aparecem quando a aplicação está aberta (incluindo num separador em segundo plano).
  • No iPhone/iPad é necessário adicionar a aplicação ao ecrã principal (ver acima).

Lembretes de eventos (calendário e Assistente de IA)

O e-mail de lembrete tem o mesmo aspeto que as restantes notificações da aplicação: cabeçalho com o logótipo, conteúdo do evento, linha com o workspace e a hora (para um evento com intervalo de horas - „15:00 - 16:30”) e o botão Abrir tarefa ou Abrir o Task Manager. Se o evento tiver sido definido por outra pessoa, verá o nome e o apelido dessa pessoa acima do conteúdo.

Um evento do calendário e um lembrete definido pelo Assistente de IA chegam por três vias, consoante o local onde se encontra:

  • está a ver a aplicação → mensagem na aplicação (toast durante cerca de 12 segundos);
  • está noutra janela ou programa e autorizou notificações → notificação do navegador;
  • não é possível enviar-lhe uma notificação (a aplicação está fechada ou não autorizou as notificações) → o lembrete fica pendente e será apresentado quando voltar a abrir a aplicação. Se, ao criar o evento, tiver selecionado „Enviar também uma notificação por e-mail”, será enviado um e-mail ao fim de um minuto.

O lembrete só desaparece da fila depois de ser efetivamente entregue, pelo que não é possível perdê-lo por estar a olhar para outra janela nesse momento.

Definições SMTP próprias do utilizador

Cada utilizador pode ligar a sua própria caixa de correio em Definições → separador Correio (módulo Correio, plano Pro). A primeira caixa de correio ligada serve também para o envio: as mensagens enviadas por este utilizador - incluindo os e-mails enviados pelo Assistente IA - saem do seu endereço. O Assistente IA envia e-mails exclusivamente a partir desta caixa de correio.