Configuração SMTP (administrador)

Para que a aplicação possa enviar e-mails do sistema (convites, reposição de palavra-passe, notificações), o administrador tem de configurar um servidor SMTP global.

Passo a passo

  1. Clique no ícone da roda dentada (⚙) → separador Correio → cartão Correio do sistema (visível apenas para o administrador; anteriormente este cartão estava no separador „Avançado").
  2. Preencha o formulário em três passos:
    • 1 Remetente - endereço de e-mail apresentado como remetente e nome do remetente (por exemplo, „Task Manager")
    • 2 Servidor de envio - servidor SMTP (por exemplo smtp.gmail.com), porta (587 para TLS, 465 para SSL) e encriptação
    • 3 Início de sessão no servidor - login (normalmente igual ao endereço do remetente) e palavra-passe
  3. Clique em „Enviar mensagem de teste" para verificar se a configuração está correta.
  4. Clique em «Guardar».

O interruptor „Enviar através desta caixa de correio" acima do formulário desativa todo o envio do sistema - quando está desligado, não são enviadas, entre outras, as mensagens de reposição de palavra-passe.

Esta caixa de correio é o remetente das mensagens enviadas pela própria aplicação e diz respeito a toda a empresa. As suas próprias caixas de correio (para ler e escrever correio no Task Manager) associam-se mais acima, no mesmo separador.

Configurações SMTP comuns

Gmail:

  • Servidor: smtp.gmail.com, Porta: 587, Encriptação: TLS
  • Necessário: Palavra-passe de aplicação (não a palavra-passe da conta Google) - gere-a em Conta Google → Segurança → Palavras-passe de aplicações

Outlook/Microsoft 365:

  • Servidor: smtp.office365.com, Porta: 587, Encriptação: TLS

OVH / home.pl / alojamento polaco:

  • Servidor indicado pelo fornecedor de alojamento, normalmente porta 465 ou 587

Notificações para utilizadores

A aplicação envia e-mails nos seguintes casos:

  • Reposição de palavra-passe
  • Atribuição a uma nova tarefa (se configurado)
  • Menções (@mention) em mensagens

Três canais de notificações (Perfil → Definições)

Nas definições do perfil (ícone ⚙ → separador do perfil) pode controlar-se de forma independente três canais de notificações. Para cada um deles escolhe-se separadamente Sim/Não para seis tipos de eventos: Nova tarefa, Nova conversa, Nova mensagem, Alteração do estado da tarefa, Fui mencionado, Nova mensagem de e-mail (módulo Correio).

  1. Notificações na aplicação - um „toast" apresentado dentro da aplicação (canto superior direito). Aparece quando tem a aplicação aberta.
  2. Notificações por e-mail - uma mensagem de e-mail enviada para o seu endereço.
  3. Notificações do navegador - notificação do sistema do navegador (ao nível do sistema operativo).

Som das notificações na aplicação

Na secção Notificações na aplicação existem dois interruptores adicionais:

  • Som de notificação - a mensagem na aplicação é acompanhada por um sinal sonoro curto.
  • Repetir som até fechar a mensagem - o sinal repete-se aproximadamente a cada 1,5 segundos enquanto a mensagem estiver visível, e cala-se no momento em que é fechada (manualmente ou ao fim do tempo de apresentação definido).

O sinal só toca em notificações (nova tarefa, nova mensagem, menção, lembrete do calendário) - as mensagens comuns do tipo „Guardado" permanecem silenciosas. Se o tempo de apresentação da mensagem estiver definido como „até fecho manual", a repetição termina sozinha ao fim de um minuto, para não tocar indefinidamente na ausência do utilizador.

Os navegadores só reproduzem som depois da primeira interação com a página (clique, tecla premida) - é uma proteção do próprio navegador, não uma definição da aplicação.

O e-mail „Nova mensagem" chega com um atraso de cerca de 5 minutos

Mensagens escritas seguidas juntam-se numa única entrada (ver „Conversas"), por isso o e-mail sobre uma nova mensagem só é enviado 5 minutos após o último acrescento - como um único conteúdo completo (em vez de um e-mail separado por cada fragmento). Além disso, se nesse período abrir a conversa na aplicação, o e-mail não é enviado (já viu a mensagem). As restantes notificações - o toast na aplicação, as notificações do navegador e o e-mail de menção (@nome) - chegam de imediato.

Nova mensagem de e-mail (módulo Correio)

Quando a sincronização recebe uma nova mensagem de entrada na sua caixa de correio, recebe uma notificação tal como acontece com tarefas e conversas. Clicar nela abre essa conversa de correio.

  • Na aplicação e no navegador - ativado por predefinição.
  • Por e-mail - desativado por predefinição. Uma notificação por e-mail sobre um e-mail costuma voltar à mesma caixa de correio e cria ruído; ative-a apenas quando o seu endereço no Task Manager for diferente do endereço da caixa de correio sincronizada. Se ambos os endereços forem iguais, a aplicação omite automaticamente o envio - caso contrário, cada notificação geraria outra, indefinidamente.
  • Conta o momento em que a mensagem aparece na aplicação, não a data em que foi enviada: a primeira sincronização de uma caixa de correio antiga não o vai inundar de notificações sobre e-mails de meses atrás.

Notificações do navegador

As notificações do navegador são apresentadas como notificações nativas do sistema - também quando a janela da aplicação está em segundo plano (noutro separador), desde que o navegador esteja aberto e a aplicação esteja aberta em algum dos separadores.

Como ativar

  1. Abra Perfil → Definições → secção „Notificações do navegador".
  2. Clique em „Ativar notificações no navegador" e permita as notificações na janela apresentada pelo navegador.
  3. Defina Sim/Não para os tipos de eventos escolhidos e clique em Guardar.

Ao clicar na notificação, a aplicação passa para primeiro plano e abre a tarefa ou conversa correspondente.

Requisitos e limitações

  • É necessária uma ligação HTTPS (ou localhost) e a autorização do navegador para notificações.
  • Se tiver bloqueado as notificações anteriormente, desbloqueie-as nas definições do site no navegador.
  • A funcionalidade funciona em navegadores de computador. As notificações aparecem quando a aplicação está aberta (também num separador em segundo plano); não são entregues quando o navegador está completamente fechado.

Lembretes de eventos (calendário e Assistente de IA)

O e-mail de lembrete tem o mesmo aspeto que as restantes notificações da aplicação: cabeçalho com o logótipo, conteúdo do evento, linha com o workspace e o prazo (em eventos com intervalo horário - „15:00 - 16:30") e o botão Abrir tarefa ou Abrir Task Manager. Se o evento tiver sido definido por outra pessoa, verá o nome dessa pessoa acima do conteúdo.

Um evento do calendário e um lembrete definido pelo Assistente de IA chegam por três vias, consoante o local onde se encontra:

  • está a ver a aplicação → mensagem na aplicação (toast durante cerca de 12 segundos);
  • está noutra janela ou programa e autorizou notificações → notificação do navegador;
  • não há forma de o notificar (aplicação fechada ou sem autorização de notificações) → o lembrete fica em espera e aparece na próxima vez que voltar à aplicação, e se, ao criar o evento, tiver assinalado „Enviar notificação também por e-mail", ao fim de um minuto é enviado um e-mail.

O lembrete só desaparece da fila depois de ser efetivamente entregue, pelo que não é possível perdê-lo por estar a olhar para outra janela nesse momento.

Definições SMTP próprias do utilizador

Cada utilizador pode definir a sua própria conta SMTP nas definições (separador Perfil → secção Envio a partir do seu endereço de e-mail → „Enviar e-mails através da minha caixa de correio SMTP"). As mensagens enviadas por este utilizador - incluindo e-mails enviados pelo assistente de IA - chegarão a partir da sua conta. O Assistente de IA envia e-mails exclusivamente através deste SMTP pessoal.