SMTP-konfiguration (administratör)

För att appen ska kunna skicka systemgenererade e-postmeddelanden (inbjudningar, återställning av lösenord, aviseringar) måste administratören konfigurera en global SMTP-server.

Steg för steg

  1. Klicka på kugghjulsikonen (⚙) → fliken E-post → kortet Systeme-post (visas bara för administratören; tidigare låg kortet under fliken ”Avancerat”).
  2. Fyll i formuläret i tre steg:
    • 1 Avsändare - e-postadressen som visas som avsändare samt avsändarens namn (t.ex. ”Task Manager”)
    • 2 Utgående server - SMTP-server (t.ex. smtp.gmail.com), port (587 för TLS, 465 för SSL) och kryptering
    • 3 Inloggning mot servern - användarnamn (oftast samma som avsändaradressen) och lösenord
  3. Klicka på ”Skicka testmeddelande” för att kontrollera att konfigurationen är korrekt.
  4. Klicka på ”Spara”.

Reglaget ”Skicka via den här inkorgen” ovanför formuläret stänger av all systemutskickning - när det är avstängt skickas bland annat inga meddelanden för återställning av lösenord.

Den här brevlådan är avsändaren för meddelanden som skickas av appen själv och gäller hela företaget. Dina egna brevlådor (för att läsa och skriva e-post i Task Manager) ansluter du högre upp, på samma flik.

Vanliga SMTP-konfigurationer

Gmail:

  • Server: smtp.gmail.com, Port: 587, Kryptering: TLS
  • Krävs: Apppassword (inte ditt Google-kontos lösenord) - skapa det under Google-kontot → Säkerhet → Apppassword

Outlook/Microsoft 365:

  • Server: smtp.office365.com, Port: 587, Kryptering: TLS

OVH / home.pl / polskt webbhotell:

  • Server enligt uppgift från webbhotellet, vanligtvis port 465 eller 587

Aviseringar för användare

Appen skickar e-post vid:

  • Återställning av lösenord
  • Tilldelning av en ny uppgift (om det är konfigurerat)
  • Omnämnanden (@mention) i meddelanden

Tre aviseringskanaler (Profil → Inställningar)

I profilinställningarna (ikonen ⚙ → profilfliken) kan du styra tre aviseringskanaler oberoende av varandra. För var och en väljer du separat Ja/Nej för sex typer av händelser: Ny uppgift, Ny chatt, Nytt meddelande, Uppgiftsstatus ändrad, Jag blev omnämnd, Nytt e-postmeddelande (modulen E-post).

  1. Aviseringar i appen - en ”toast” som visas inuti appen (övre högra hörnet). Den dyker upp när du har appen öppen.
  2. E-postaviseringar - ett e-postmeddelande till din adress.
  3. Webbläsaraviseringar - en systemavisering från webbläsaren (på operativsystemsnivå).

Ljud för aviseringar i appen

I sektionen Aviseringar i appen finns två extra reglage:

  • Aviseringsljud - meddelandet i appen åtföljs av en kort signal.
  • Upprepa ljudet tills meddelandet stängs - signalen upprepas var ~1,5 sekund så länge meddelandet syns, och tystnar när det stängs (manuellt eller när den inställda visningstiden löper ut).

Ljudsignalen spelas bara upp för aviseringar (ny uppgift, nytt meddelande, omnämnande, kalenderpåminnelse) - vanliga meddelanden som ”Sparat” förblir ljudlösa. Om du har ställt in att meddelandet ska visas ”tills det stängs manuellt” slutar upprepningen automatiskt efter en minut, så att det inte fortsätter att ringa när användaren är borta.

Webbläsare spelar upp ljud först efter den första interaktionen med sidan (klick, knapptryckning) - det är ett skydd inbyggt i webbläsaren själv, inte en inställning i appen.

E-postmeddelandet ”Nytt meddelande” kommer med cirka 5 minuters fördröjning

Meddelanden skrivna direkt efter varandra slås ihop till ett inlägg (se ”Chattar”), därför skickas e-postaviseringen om ett nytt meddelande först 5 minuter efter det senaste tillägget - som ett enda, komplett innehåll (istället för ett separat mejl för varje del). Om du dessutom under den tiden öppnar tråden i appen skickas inget e-postmeddelande (du har redan sett meddelandet). Övriga aviseringar - toast i appen, webbläsaraviseringar och e-post vid en omnämning (@namn) - kommer direkt.

Nytt e-postmeddelande (modulen E-post)

När synkroniseringen hämtar ett nytt inkommande meddelande till din brevlåda får du en avisering precis som för uppgifter och chattar. Ett klick på den öppnar den e-posttråden.

  • I appen och i webbläsaren - aktiverat som standard.
  • Via e-post - avstängt som standard. En e-postavisering om ett e-postmeddelande hamnar oftast i samma brevlåda och skapar bara brus; aktivera den bara om din adress i Task Manager skiljer sig från adressen för den synkroniserade brevlådan. Om båda adresserna vore desamma hoppar appen själv över utskicket - annars skulle varje avisering skapa en ny, i oändlighet.
  • Det som räknas är ögonblicket då meddelandet dyker upp i appen, inte datumet det skickades: den första synkroniseringen av en gammal brevlåda dränker dig inte i aviseringar om mail som är månader gamla.

Webbläsaraviseringar

Webbläsaraviseringar visas som systemets inbyggda aviseringar - även när appfönstret ligger i bakgrunden (i en annan flik), så länge webbläsaren är igång och appen är öppen i någon flik.

Så aktiverar du

  1. Öppna Profil → Inställningar → avsnittet ”Webbläsaraviseringar”.
  2. Klicka på ”Aktivera webbläsaraviseringar” och tillåt aviseringar i webbläsarens popup-fönster.
  3. Ställ in Ja/Nej för valda händelsetyper och klicka på Spara.

När du klickar på aviseringen kommer appen till förgrunden och öppnar rätt uppgift eller chatt.

På mobil och surfplatta

Från version 2.2.328 fungerar webbläsaraviseringar även på mobil - tidigare fanns de bara för dator. Medgivandet aktiveras på samma sätt, i Profilen.

På iPhone och iPad finns ett extra villkor: appen måste först läggas till på hemskärmen (i Safari: Dela → Till hemskärmen) och öppnas därifrån. I själva Safari ger systemet inte tillgång till aviseringar - det är en begränsning i iOS, inte i appen. På Android räcker medgivandet, men när appen lagts till på hemskärmen får den en egen ikon och ett eget fönster.

Knappen ”Skicka test” (syns när medgivande getts) visar en exempelavisering - snabbaste sättet att kontrollera att allt fungerar på enheten.

Även när appen är stängd (push-aviseringar)

Om administratören har aktiverat denna funktion ser du under medgivandestatusen en reglage för ”Även när appen är stängd”. När den är aktiverad når aviseringarna fram även när Task Manager är stängt - och på mobil även när webbläsaren är stängd.

  • Du aktiverar detta separat på varje enhet där du vill ta emot aviseringar.
  • Knappen ”Skicka test” testar hela kedjan direkt, utan att vänta på en riktig händelse.
  • Från version 2.2.430 kommer på detta sätt alla typer av aviseringar från Profilen utom e-post: ny uppgift och att du läggs till i en uppgift, ny chatt och tillägg till en chatt, nytt meddelande i en uppgift eller chatt, ändrad uppgiftsstatus, omnämnande (@namn) samt att någon delar en anteckning eller fil med dig. Även när händelsen utlöstes av en automatisering, en n8n-integration eller en AI-agent.
  • Varje typ kan du stänga av separat: Profil → Aviseringar, kolumnen för push-aviseringar. Inställningen gäller på alla dina enheter.
  • Du får ingen avisering om din egen aktivitet. När någon nämner dig i ett meddelande får du en avisering (om omnämnandet), inte två.
  • Om du är observatör i en uppgift får du enbart omnämnanden.
  • Ett nytt meddelande i samma tråd ersätter den föregående aviseringen istället för att lägga till en ny - telefonen vibrerar inte vid varje rad i konversationen. Samma sak gäller när appen är öppen i en bakgrundsflik: en händelse = en avisering.
  • Aviseringar om ny e-post kommer i dagsläget inte när appen är stängd.
  • På iPhone och iPad måste appen först läggas till på hemskärmen (se ”Första stegen” → ”Installation på mobilen”).
  • Att stänga av reglaget raderar registreringen för den enheten - andra enheter fortsätter att fungera.
  • Byte av lösenord (eget eller tilldelat av administratören), återställning av lösenord och spärrat konto kopplar bort push-aviseringar på personens samtliga enheter. När personen loggar in igen på en enhet med reglaget påslaget återgår inställningen av sig själv.
  • Utloggning kopplar bort push-aviseringar på den enheten - en delad dator eller en inlämnad telefon visar inte längre dina ärenden. Logga in igen och slå på reglaget på nytt.
  • Du får bara aviseringar om uppgifter och chattar som du har åtkomst till - tas du bort från en arbetsyta slutar aviseringarna från dess uppgifter och chattar att komma.

För administratören: push-aviseringar i företaget

Inställningar → Push-aviseringar (endast administratör):

  • ”Aktivera push-aviseringar” - utan det ser ingen användare reglaget i profilen.
  • ”Appnamn i mobilen” - valfritt, upp till 30 tecken. Visas under ikonen på telefonens hemskärm (användbart om någon har Task Manager för flera företag). Tomt fält = ”Task Manager”. På iPhone gäller det nya namnet först nästa gång appen läggs till på hemskärmen.
  • Under fälten visas status: om servern körs via HTTPS (utan det fungerar inte push), hur många enheter som är registrerade, när senaste avisering nådde gatewayen och vad det senaste sändningsfelet var, med tidpunkt. Det är det första stället att kontrollera när någon rapporterar att aviseringar inte kommer fram.

Var dina data hamnar. Aviseringen skickas direkt från ditt företags server till din webbläsares gateway (Mozilla, Google eller Apple) - utan någon mellanhand hos Task Managers tillverkare. Innehållet är krypterat med en nyckel kopplad till din enhet, så gatewayen kan inte läsa det; den ser bara att något ska levereras.

Krav och begränsningar

  • Det krävs en HTTPS-anslutning (eller localhost) samt webbläsarens tillstånd för aviseringar.
  • Om du tidigare har blockerat aviseringar, lås upp dem i webbplatsinställningarna i webbläsaren.
  • Utan aktiverat reglage ”Även när appen är stängd” visas aviseringar endast när appen är öppen (även i en bakgrundsflik).
  • På iPhone/iPad krävs att appen läggs till på hemskärmen (se ovan).

Påminnelser om händelser (kalender och AI-assistent)

E-postpåminnelsen ser ut som övriga aviseringar från appen: en rubrik med logotyp, händelsens innehåll, en rad med arbetsyta och förfallodatum (för en händelse med tidsintervall - ”15:00 - 16:30”) samt knappen Öppna uppgift eller Öppna Task Manager. Om händelsen har skapats av någon annan visas personens för- och efternamn ovanför innehållet.

En kalenderhändelse och en påminnelse som ställts in av AI-assistenten når fram på tre olika sätt, beroende på var du befinner dig just då:

  • du tittar på appen → meddelande i appen (toast i ~12 sekunder);
  • du är i ett annat fönster eller program och har tillåtit aviseringar → webbläsaravisering;
  • det går inte att avisera dig (appen är stängd eller du har inte tillåtit aviseringar) → påminnelsen väntar och visas nästa gång du öppnar appen. Om du markerade ”Skicka även en avisering via e-post” när du skapade händelsen skickas ett e-postmeddelande efter en minut.

Påminnelsen försvinner ur kön först efter att den faktiskt levererats, så den går inte att missa bara för att du råkade titta på ett annat fönster.

Användarens egna SMTP-inställningar

Varje användare kan koppla sin egen inkorg under Inställningar → fliken E-post (modulen E-post, planen Pro). Den första kopplade inkorgen används även för utskick: meddelanden som skickas av den användaren - inklusive e-post som skickas av AI-assistenten - går ut från dennes adress. AI-assistenten skickar e-post enbart från denna inkorg.