SMTP-konfiguration (administratör)

För att appen ska kunna skicka systemgenererade e-postmeddelanden (inbjudningar, återställning av lösenord, aviseringar) måste administratören konfigurera en global SMTP-server.

Steg för steg

  1. Klicka på kugghjulsikonen (⚙) → fliken E-post → kortet Systemens e-post (syns bara för administratören; tidigare låg det här kortet under fliken ”Avancerat”).
  2. Fyll i formuläret i tre steg:
    • 1 Avsändare - e-postadress som visas som avsändare samt avsändarnamn (t.ex. ”Task Manager”)
    • 2 Utgående server - SMTP-server (t.ex. smtp.gmail.com), port (587 för TLS, 465 för SSL) och kryptering
    • 3 Serverinloggning - användarnamn (vanligtvis samma som avsändaradressen) och lösenord
  3. Klicka på ”Skicka testmeddelande” för att kontrollera att konfigurationen är korrekt.
  4. Klicka på ”Spara”.

Reglaget ”Skicka via denna brevlåda” ovanför formuläret stänger av all systemutskick - när det är avstängt skickas bland annat inte meddelanden om lösenordsåterställning.

Den här brevlådan är avsändaren för meddelanden som skickas av appen själv och gäller hela företaget. Dina egna brevlådor (för att läsa och skriva e-post i Task Manager) ansluter du högre upp, på samma flik.

Vanliga SMTP-konfigurationer

Gmail:

  • Server: smtp.gmail.com, Port: 587, Kryptering: TLS
  • Krävs: App-lösenord (inte Google-kontots lösenord) - generera det under Google-kontot → Säkerhet → App-lösenord

Outlook/Microsoft 365:

  • Server: smtp.office365.com, Port: 587, Kryptering: TLS

OVH / home.pl / polskt webbhotell:

  • Server enligt uppgift från webbhotellet, vanligtvis port 465 eller 587

Aviseringar för användare

Appen skickar e-post vid:

  • Återställning av lösenord
  • Tilldelning av en ny uppgift (om det är konfigurerat)
  • Omnämnanden (@mention) i meddelanden

Tre aviseringskanaler (Profil → Inställningar)

I profilinställningarna (ikonen ⚙ → profilfliken) kan du styra tre aviseringskanaler oberoende av varandra. För var och en väljer du separat Ja/Nej för sex typer av händelser: Ny uppgift, Ny chatt, Nytt meddelande, Uppgiftsstatus ändrad, Jag blev omnämnd, Nytt e-postmeddelande (modulen E-post).

  1. Aviseringar i appen - en ”toast” som visas inuti appen (övre högra hörnet). Den visas när du har appen öppen.
  2. E-postaviseringar - ett e-postmeddelande till din adress.
  3. Webbläsaraviseringar - webbläsarens systemavisering (på operativsystemsnivå).

Ljud för aviseringar i appen

I sektionen Aviseringar i appen finns två extra reglage:

  • Aviseringsljud - meddelandet i appen åtföljs av en kort signal.
  • Upprepa ljudet tills meddelandet stängs - signalen upprepas var ~1,5 sekund så länge meddelandet syns, och tystnar när det stängs (manuellt eller när den inställda visningstiden löper ut).

Signalen spelas bara vid aviseringar (ny uppgift, nytt meddelande, omnämnande, kalenderpåminnelse) - vanliga meddelanden som ”Sparat” förblir tysta. Om du har ställt in visningstiden för meddelanden till ”tills det stängs manuellt” upphör upprepningen automatiskt efter en minut, så att den inte ringer i oändlighet medan användaren är frånvarande.

Webbläsare spelar upp ljud först efter den första interaktionen med sidan (klick, knapptryckning) - det är ett skydd inbyggt i webbläsaren själv, inte en inställning i appen.

E-postmeddelandet ”Nytt meddelande” kommer med ~5 minuters fördröjning

Meddelanden skrivna efter varandra slås samman till ett enda inlägg (se ”Chattar”), därför skickas e-postmeddelandet om ett nytt meddelande först 5 minuter efter det senaste tillägget - som ett enda, fullständigt innehåll (i stället för ett separat mail per fragment). Dessutom, om du under tiden öppnar tråden i appen, skickas inget e-postmeddelande (du har redan sett meddelandet). Övriga aviseringar - toast i appen, webbläsaraviseringar och e-post om omnämnande (@namn) - kommer omedelbart.

Nytt e-postmeddelande (modulen E-post)

När synkroniseringen hämtar ett nytt inkommande meddelande till din brevlåda får du en avisering precis som för uppgifter och chattar. Ett klick på den öppnar den e-posttråden.

  • I appen och i webbläsaren - aktiverat som standard.
  • Via e-post - avstängt som standard. En e-postavisering om ett e-postmeddelande hamnar oftast i samma brevlåda och skapar bara brus; aktivera den bara om din adress i Task Manager skiljer sig från adressen för den synkroniserade brevlådan. Om båda adresserna vore desamma hoppar appen själv över utskicket - annars skulle varje avisering skapa en ny, i oändlighet.
  • Det som räknas är ögonblicket då meddelandet dyker upp i appen, inte datumet det skickades: den första synkroniseringen av en gammal brevlåda dränker dig inte i aviseringar om mail som är månader gamla.

Webbläsaraviseringar

Webbläsaraviseringar visas som operativsystemets egna aviseringar - även när appfönstret ligger i bakgrunden (på en annan flik), så länge webbläsaren är igång och appen är öppen på någon av flikarna.

Så aktiverar du

  1. Öppna Profil → Inställningar → sektionen ”Webbläsaraviseringar”.
  2. Klicka på ”Aktivera aviseringar i webbläsaren” och tillåt aviseringar i webbläsarens dialogruta.
  3. Ställ in Ja/Nej för valda händelsetyper och klicka på Spara.

När du klickar på aviseringen kommer appen till förgrunden och öppnar rätt uppgift eller chatt.

Krav och begränsningar

  • Det krävs en HTTPS-anslutning (eller localhost) samt webbläsarens tillstånd för aviseringar.
  • Om du tidigare har blockerat aviseringar, lås upp dem i webbplatsinställningarna i webbläsaren.
  • Funktionen fungerar i webbläsare på dator. Aviseringar visas när appen är öppen (även på en flik i bakgrunden); de levereras inte när webbläsaren är helt stängd.

Påminnelser om händelser (kalender och AI-assistent)

Ett e-postmeddelande med en påminnelse ser likadant ut som appens övriga aviseringar: rubrik med logotyp, händelsens innehåll, en rad med arbetsyta och förfallodatum (vid en händelse med tidsintervall - ”15:00 - 16:30”) samt knappen Öppna uppgift eller Öppna Task Manager. Om händelsen har skapats av någon annan ser du dennes för- och efternamn ovanför innehållet.

En kalenderhändelse och en påminnelse som ställts in av AI-assistenten når fram på tre olika sätt, beroende på var du befinner dig just då:

  • du tittar på appen → meddelande i appen (toast i ~12 sekunder);
  • du är i ett annat fönster eller program och har tillåtit aviseringar → webbläsaravisering;
  • det finns inget sätt att nå dig (appen är stängd eller aviseringar är inte tillåtna) → påminnelsen väntar och visas nästa gång du öppnar appen, och om du vid skapandet av händelsen kryssade i ”Skicka avisering även via e-post” går ett e-postmeddelande iväg efter en minut.

Påminnelsen försvinner ur kön först efter att den faktiskt levererats, så den går inte att missa bara för att du råkade titta på ett annat fönster.

Användarens egna SMTP-inställningar

Varje användare kan ställa in ett eget SMTP-konto i inställningarna (fliken Profil → sektionen Utskick från din e-postadress → ”Skicka e-post via min SMTP-brevlåda”). Meddelanden som skickas av den användaren - inklusive e-post som skickas av AI-assistenten - kommer då från dennes konto. AI-assistenten skickar e-post uteslutande via denna personliga SMTP.