SMTP-määritykset (pääkäyttäjä)

Jotta sovellus voi lähettää järjestelmän sähköposteja (kutsuja, salasanan nollauksia, ilmoituksia), pääkäyttäjän on määritettävä yleinen SMTP-palvelin.

Vaihe vaiheelta

  1. Klikkaa hammasratas-kuvaketta (⚙) → välilehti Sähköposti → kortti Järjestelmän sähköposti (näkyy vain pääkäyttäjälle; aiemmin tämä kortti oli ”Lisäasetukset”-välilehdellä).
  2. Täytä lomake kolmessa vaiheessa:
    • 1 Lähettäjä - sähköpostiosoite, joka näytetään lähettäjänä, ja lähettäjän nimi (esim. ”Task Manager”)
    • 2 Lähetyspalvelin - SMTP-palvelin (esim. smtp.gmail.com), portti (587 TLS:lle, 465 SSL:lle) ja salaus
    • 3 Kirjautuminen palvelimelle - käyttäjätunnus (yleensä sama kuin lähettäjän osoite) ja salasana
  3. Klikkaa ”Lähetä testiviesti” tarkistaaksesi asetusten toimivuuden.
  4. Napsauta ”Tallenna”.

Lomakkeen yläpuolella oleva kytkin ”Lähetä tämän postilaatikon kautta” poistaa koko järjestelmälähetyksen käytöstä - pois kytkettynä muun muassa salasanan nollausviestit eivät lähdy.

Tämä postilaatikko on sovelluksen itsensä lähettämien viestien lähettäjä ja koskee koko yritystä. Omat postilaatikkosi (sähköpostin lukemiseen ja kirjoittamiseen Task Managerissa) liität ylempänä, samalla välilehdellä.

Yleisiä SMTP-määrityksiä

Gmail:

  • Palvelin: smtp.gmail.com, Portti: 587, Salaus: TLS
  • Vaaditaan: Sovelluksen salasana (ei Google-tilin salasana) - luo se kohdassa Google-tili → Tietoturva → Sovellusten salasanat

Outlook/Microsoft 365:

  • Palvelin: smtp.office365.com, Portti: 587, Salaus: TLS

OVH / home.pl / puolalainen hosting:

  • Hosting-palveluntarjoajan ilmoittama palvelin, yleensä portti 465 tai 587

Ilmoitukset käyttäjille

Sovellus lähettää sähköposteja seuraavissa tilanteissa:

  • Salasanan nollaus
  • Uuteen tehtävään liittäminen (jos määritetty)
  • Maininnat (@mention) viesteissä

Kolme ilmoituskanavaa (Profiili → Asetukset)

Profiiliasetuksissa (⚙-kuvake → profiilivälilehti) voit ohjata kolmea ilmoituskanavaa toisistaan riippumatta. Valitset jokaiselle erikseen Kyllä/Ei kuudelle tapahtumatyypille: Uusi tehtävä, Uusi keskustelu, Uusi viesti, Tehtävän tila muuttui, Minut mainittiin, Uusi sähköpostiviesti (Sähköposti-moduuli).

  1. Sovelluksen sisäiset ilmoitukset - sovelluksen sisällä näkyvä ”toast”-ilmoitus (oikea yläkulma). Näkyy, kun sovellus on avoinna.
  2. Sähköposti-ilmoitukset - sähköpostiviesti omaan osoitteeseesi.
  3. Selainilmoitukset - selaimen järjestelmätason ilmoitus (käyttöjärjestelmätaso).

Sovelluksen ilmoitusääni

Sovelluksen sisäiset ilmoitukset -osiossa on kaksi lisäkytkintä:

  • Ilmoitusääni - sovelluksen ilmoitukseen liittyy lyhyt äänimerkki.
  • Toista ääni kunnes ilmoitus suljetaan - äänimerkki toistuu noin 1,5 sekunnin välein niin kauan kuin ilmoitus on näkyvissä, ja vaikenee sen sulkeutuessa (käsin tai asetetun näyttöajan kuluttua).

Äänimerkki soi vain ilmoitusten yhteydessä (uusi tehtävä, uusi viesti, maininta, kalenterimuistutus) - tavalliset viestit kuten ”Tallennettu” pysyvät hiljaisina. Jos olet asettanut ilmoituksen näyttöajaksi ”kunnes suljetaan käsin”, toisto sammuu itsestään minuutin kuluttua, ettei se soi loputtomiin käyttäjän poissa ollessa.

Selaimet toistavat äänen vasta ensimmäisen sivulla tapahtuvan toiminnon jälkeen (klikkaus, näppäimen painallus) - tämä on selaimen oma suojausmekanismi, ei sovelluksen asetus.

”Uusi viesti” -sähköposti saapuu noin 5 minuutin viiveellä

Peräkkäin kirjoitetut viestit sulautuvat yhdeksi merkinnäksi (ks. ”Keskustelut”), joten uudesta viestistä kertova sähköposti lähetetään vasta 5 minuuttia viimeisen lisäyksen jälkeen - yhtenä, täydellisenä sisältönä (erillisen sähköpostin sijaan jokaisesta osasta). Lisäksi jos avaat viestiketjun sovelluksessa tänä aikana, sähköpostia ei lähetetä (olet jo nähnyt viestin). Muut ilmoitukset - sovelluksen toast, selainilmoitukset ja sähköposti maininnasta (@nimi) - saapuvat heti.

Uusi sähköpostiviesti (Sähköposti-moduuli)

Kun synkronointi noutaa postilaatikkoosi uuden saapuvan viestin, saat ilmoituksen aivan kuten tehtävistä ja keskusteluista. Ilmoituksen klikkaaminen avaa kyseisen sähköpostiketjun.

  • Sovelluksessa ja selaimessa - oletuksena käytössä.
  • Sähköpostitse - oletuksena pois käytöstä. Sähköpostitse tuleva ilmoitus sähköpostista palaa yleensä samaan postilaatikkoon ja aiheuttaa turhaa hälyä; ota se käyttöön vain, jos Task Manager -osoitteesi eroaa synkronoidun postilaatikon osoitteesta. Jos molemmat osoitteet olisivat samat, sovellus ohittaa lähetyksen itse - muuten jokainen ilmoitus loisi seuraavan, loputtomiin.
  • Ratkaisevaa on hetki, jolloin viesti ilmestyy sovellukseen, ei sen lähetyspäivämäärä: vanhan postilaatikon ensimmäinen synkronointi ei hukuta sinua ilmoituksiin kuukausien takaisista sähköposteista.

Selainilmoitukset

Selainilmoitukset näkyvät käyttöjärjestelmän omina ilmoituksina - myös kun sovellusikkuna on taustalla (toisella välilehdellä), kunhan selain on käynnissä ja sovellus on avoinna jollakin välilehdellä.

Näin otat käyttöön

  1. Avaa Profiili → Asetukset → osio ”Selainilmoitukset”.
  2. Klikkaa ”Ota selainilmoitukset käyttöön” ja salli ilmoitukset selaimen avautuvassa ikkunassa.
  3. Aseta Kyllä/Ei valitsemillesi tapahtumatyypeille ja klikkaa Tallenna.

Ilmoitusta klikattaessa sovellus siirtyy etualalle ja avaa vastaavan tehtävän tai keskustelun.

Vaatimukset ja rajoitukset

  • Vaaditaan HTTPS-yhteys (tai localhost) sekä selaimen suostumus ilmoituksille.
  • Jos olet aiemmin estänyt ilmoitukset, poista esto selaimen sivustoasetuksista.
  • Ominaisuus toimii työpöytäselaimissa. Ilmoitukset näkyvät, kun sovellus on avoinna (myös taustavälilehdellä); niitä ei toimiteta, kun selain on kokonaan suljettu.

Tapahtumamuistutukset (kalenteri ja AI-avustaja)

Muistutussähköposti näyttää samalta kuin muut sovelluksen ilmoitukset: otsikko logolla, tapahtuman sisältö, rivi työtilasta ja määräajasta (kellonaikavälillä varustetussa tapahtumassa - ”15:00 - 16:30”) sekä painike Avaa tehtävä tai Avaa Task Manager. Jos tapahtuman on asettanut toinen henkilö, näet hänen nimensä sisällön yläpuolella.

Kalenteritapahtuma ja AI-avustajan asettama muistutus saapuvat kolmella tavalla sen mukaan, missä juuri olet:

  • katsot sovellusta → sovelluksen sisäinen ilmoitus (toast noin 12 sekunniksi);
  • olet toisessa ikkunassa tai ohjelmassa ja olet sallinut ilmoitukset → selainilmoitus;
  • ilmoittamiseen ei ole keinoa (sovellus suljettu tai ilmoituksia ei ole sallittu) → muistutus odottaa ja näkyy seuraavalla kerralla, kun palaat sovellukseen, ja jos merkitsit tapahtumaa luodessasi ”Lähetä ilmoitus myös sähköpostitse”, sähköposti lähtee minuutin kuluttua.

Muistutus poistuu jonosta vasta, kun se on tosiasiallisesti toimitettu, joten sitä ei voi missata sen takia, että katsoit juuri toista ikkunaa.

Käyttäjän omat SMTP-asetukset

Jokainen käyttäjä voi asettaa oman SMTP-tilinsä asetuksissa (välilehti Profiili → osio Lähetys omasta sähköpostiosoitteestasi → ”Lähetä sähköpostit oman SMTP-postilaatikkoni kautta”). Tämän käyttäjän lähettämät viestit - mukaan lukien AI-avustajan lähettämät sähköpostit - saapuvat hänen tililtään. AI-avustaja lähettää sähköposteja ainoastaan tämän henkilökohtaisen SMTP:n kautta.