SMTP-määritykset (pääkäyttäjä)

Jotta sovellus voi lähettää järjestelmän sähköposteja (kutsuja, salasanan nollauksia, ilmoituksia), pääkäyttäjän on määritettävä yleinen SMTP-palvelin.

Vaihe vaiheelta

  1. Napsauta rataskuvaketta (⚙) → Sähköposti-välilehti → Järjestelmäsähköposti-kortti (näkyy vain järjestelmänvalvojalle; aiemmin kortti oli ”Lisäasetukset”-välilehdellä).
  2. Täytä lomake kolmessa vaiheessa:
    • 1 Lähettäjä - lähettäjänä näytettävä sähköpostiosoite ja lähettäjän nimi (esim. ”Task Manager”)
    • 2 Lähetyspalvelin - SMTP-palvelin (esim. smtp.gmail.com), portti (587 TLS:lle, 465 SSL:lle) ja salaus
    • 3 Kirjautuminen palvelimelle - käyttäjätunnus (yleensä sama kuin lähettäjän osoite) ja salasana
  3. Napsauta ”Lähetä testiviesti” tarkistaaksesi, että määritykset ovat oikein.
  4. Napsauta ”Tallenna”.

Lomakkeen yläpuolella oleva ”Lähetä tämän postilaatikon kautta” -kytkin poistaa kaiken järjestelmäsähköpostin lähetyksen käytöstä - kun se on pois päältä, esimerkiksi salasanan palautusviestejä ei lähetetä.

Tämä postilaatikko on sovelluksen itsensä lähettämien viestien lähettäjä ja koskee koko yritystä. Omat postilaatikkosi (sähköpostin lukemiseen ja kirjoittamiseen Task Managerissa) liität ylempänä, samalla välilehdellä.

Yleisiä SMTP-määrityksiä

Gmail:

  • Palvelin: smtp.gmail.com, Portti: 587, Salaus: TLS
  • Vaaditaan: Sovelluksen salasana (ei Google-tilin salasana) - luo se kohdassa Google-tili → Tietoturva → Sovellusten salasanat

Outlook/Microsoft 365:

  • Palvelin: smtp.office365.com, Portti: 587, Salaus: TLS

OVH / home.pl / puolalainen hosting:

  • Hosting-palveluntarjoajan ilmoittama palvelin, yleensä portti 465 tai 587

Ilmoitukset käyttäjille

Sovellus lähettää sähköposteja seuraavissa tilanteissa:

  • Salasanan nollaus
  • Uuteen tehtävään liittäminen (jos määritetty)
  • Maininnat (@mention) viesteissä

Kolme ilmoituskanavaa (Profiili → Asetukset)

Profiiliasetuksissa (⚙-kuvake → profiilivälilehti) voit ohjata kolmea ilmoituskanavaa toisistaan riippumatta. Valitset jokaiselle erikseen Kyllä/Ei kuudelle tapahtumatyypille: Uusi tehtävä, Uusi keskustelu, Uusi viesti, Tehtävän tila muuttui, Minut mainittiin, Uusi sähköpostiviesti (Sähköposti-moduuli).

  1. Sovelluksen sisäiset ilmoitukset - sovelluksen sisällä näkyvä ”toast”-ilmoitus (oikea yläkulma). Näkyy, kun sovellus on auki.
  2. Sähköposti-ilmoitukset - sähköpostiviesti omaan osoitteeseesi.
  3. Selaimen ilmoitukset - selaimen järjestelmätason ilmoitus (käyttöjärjestelmän taso).

Sovelluksen ilmoitusääni

Sovelluksen sisäiset ilmoitukset -osiossa on kaksi lisäkytkintä:

  • Ilmoitusääni - sovelluksen ilmoitukseen liittyy lyhyt äänimerkki.
  • Toista ääni kunnes ilmoitus suljetaan - äänimerkki toistuu noin 1,5 sekunnin välein niin kauan kuin ilmoitus on näkyvissä, ja vaikenee sen sulkeutuessa (käsin tai asetetun näyttöajan kuluttua).

Ääni kuuluu vain ilmoituksissa (uusi tehtävä, uusi viesti, maininta, kalenterimuistutus) - tavalliset ilmoitukset, kuten ”Tallennettu”, pysyvät äänettöminä. Jos olet asettanut ilmoituksen näkyviin, kunnes se suljetaan manuaalisesti, äänen toistaminen päättyy minuutin kuluttua, jotta se ei soi loputtomasti käyttäjän poissa ollessa.

Selaimet toistavat äänen vasta ensimmäisen sivulla tapahtuvan toiminnon jälkeen (klikkaus, näppäimen painallus) - tämä on selaimen oma suojausmekanismi, ei sovelluksen asetus.

”Uusi viesti” -sähköposti saapuu noin 5 minuutin viiveellä

Peräkkäin kirjoitetut viestit yhdistyvät yhdeksi merkinnäksi (ks. ”Keskustelut”), minkä vuoksi uudesta viestistä lähetetään sähköposti vasta 5 minuuttia viimeisen lisäyksen jälkeen - yhtenä, täydellisenä sisältönä (sen sijaan, että jokaisesta osasta lähetettäisiin oma viesti). Lisäksi jos avaat viestiketjun sovelluksessa tänä aikana, sähköpostia ei lähetetä (olet jo nähnyt viestin). Muut ilmoitukset - sovelluksen sisäinen toast, selaimen ilmoitukset ja sähköposti maininnasta (@nimi) - tulevat välittömästi.

Uusi sähköpostiviesti (Sähköposti-moduuli)

Kun synkronointi noutaa postilaatikkoosi uuden saapuvan viestin, saat ilmoituksen aivan kuten tehtävistä ja keskusteluista. Ilmoituksen klikkaaminen avaa kyseisen sähköpostiketjun.

  • Sovelluksessa ja selaimessa - oletuksena käytössä.
  • Sähköpostitse - oletuksena pois käytöstä. Sähköpostitse tuleva ilmoitus sähköpostista palaa yleensä samaan postilaatikkoon ja aiheuttaa turhaa hälyä; ota se käyttöön vain, jos Task Manager -osoitteesi eroaa synkronoidun postilaatikon osoitteesta. Jos molemmat osoitteet olisivat samat, sovellus ohittaa lähetyksen itse - muuten jokainen ilmoitus loisi seuraavan, loputtomiin.
  • Ratkaisevaa on hetki, jolloin viesti ilmestyy sovellukseen, ei sen lähetyspäivämäärä: vanhan postilaatikon ensimmäinen synkronointi ei hukuta sinua ilmoituksiin kuukausien takaisista sähköposteista.

Selainilmoitukset

Selaimen ilmoitukset näkyvät käyttöjärjestelmän natiiveina ilmoituksina - myös silloin, kun sovelluksen ikkuna on taustalla (toisella välilehdellä), kunhan selain on käynnissä ja sovellus on auki jollain välilehdellä.

Näin otat käyttöön

  1. Avaa Profiili → Asetukset → ”Selainilmoitukset”-osio.
  2. Napsauta ”Ota selainilmoitukset käyttöön” ja salli ilmoitukset selaimen näyttämässä ikkunassa.
  3. Aseta Kyllä/Ei valitsemillesi tapahtumatyypeille ja klikkaa Tallenna.

Ilmoitusta klikattaessa sovellus siirtyy etualalle ja avaa vastaavan tehtävän tai keskustelun.

Puhelimessa ja tabletissa

Versiosta 2.2.328 lähtien selaimen ilmoitukset toimivat myös puhelimessa - aiemmin ne olivat vain työpöytäversiossa. Lupa otetaan käyttöön samalla tavalla, Profiilissa.

iPhonessa ja iPadissa on yksi lisäehto: sovellus täytyy ensin lisätä aloitusnäytölle (Safarissa: Jaa → Lisää Koti-valikkoon) ja avata se sieltä. Pelkässä Safarissa järjestelmä ei tarjoa ilmoituksia - tämä on iOS:n, ei sovelluksen, rajoitus. Androidilla pelkkä lupa riittää, mutta aloitusnäytölle lisäämisen jälkeen sovellus saa oman kuvakkeen ja erillisen ikkunan.

”Lähetä testi” -painike (näkyy luvan antamisen jälkeen) näyttää esimerkki-ilmoituksen - nopein tapa tarkistaa, toimiiko kaikki kyseisellä laitteella.

Myös sovelluksen ollessa suljettuna (push-ilmoitukset)

Jos pääkäyttäjä on ottanut tämän toiminnon käyttöön, näet luvan tilan alapuolella kytkimen ”Myös sovelluksen ollessa suljettuna”. Kun otat sen käyttöön, ilmoitukset saapuvat myös silloin, kun Task Manager on suljettu - ja puhelimessa myös silloin, kun selain on suljettu.

  • Tämän otat käyttöön erikseen jokaisella laitteella, jolla haluat saada ilmoituksia.
  • ”Lähetä testi” -painike tarkistaa koko reitin heti, odottamatta todellista tapahtumaa.
  • Versiosta 2.2.430 lähtien tätä kautta saapuvat kaikenlaiset Profiilin ilmoitukset sähköpostia lukuun ottamatta: uusi tehtävä ja sinun lisäämisesi tehtävään, uusi keskustelu ja sinun lisäämisesi keskusteluun, uusi viesti tehtävässä tai keskustelussa, tehtävän tilan muutos, maininta (@nimi) sekä muistiinpanon tai tiedoston jakaminen sinulle. Myös silloin, kun tapahtuman aiheutti automaatio, n8n-integraatio tai AI-agentti.
  • Jokaisen ilmoitustyypin voit kytkeä pois erikseen: Profiili → Ilmoitukset, push-ilmoitusten sarake. Asetus pätee kaikilla laitteillasi.
  • Omasta toiminnastasi et saa ilmoitusta. Kun joku mainitsee sinut viestissä, saat yhden ilmoituksen (maininnasta), et kahta.
  • Jos olet tehtävässä seuraajana, saat ainoastaan maininnat.
  • Saman viestiketjun seuraava viesti korvaa edellisen ilmoituksen uuden lisäämisen sijaan - puhelin ei värähdä jokaisesta keskustelun rivistä. Sama koskee tilannetta, jossa sovellus on auki taustavälilehdellä: yksi tapahtuma = yksi ilmoitus.
  • Ilmoitukset uudesta sähköpostista suljetussa sovelluksessa eivät toistaiseksi tule.
  • iPhonessa ja iPadissa sovellus täytyy ensin lisätä aloitusnäytölle (katso ”Ensimmäiset askeleet” → ”Asennus puhelimeen”).
  • Kytkimen poistaminen käytöstä poistaa tämän laitteen tallenteen - muut laitteet toimivat edelleen.
  • Salasanan vaihto (oma tai ylläpitäjän asettama), salasanan nollaus ja tilin lukitus katkaisevat push-ilmoitukset kyseisen henkilön kaikilla laitteilla. Kun kirjaudutaan uudelleen sisään laitteella, jolla kytkin on päällä, asetus palautuu itsestään.
  • Uloskirjautuminen katkaisee push-ilmoitukset kyseisellä laitteella - yhteiskäytössä oleva tietokone tai luovutettu puhelin ei enää näytä sinun asioitasi. Kun kirjaudut uudelleen sisään, kytke kytkin uudelleen päälle.
  • Saat ilmoituksia vain niistä tehtävistä ja keskusteluista, joihin sinulla on käyttöoikeus - kun sinut poistetaan työtilasta, sen tehtävien ja keskustelujen ilmoitukset lakkaavat tulemasta.

Pääkäyttäjälle: push-ilmoitukset yrityksessä

Asetukset → Push-ilmoitukset (vain pääkäyttäjä):

  • "Ota push-ilmoitukset käyttöön" - ilman tätä kukaan käyttäjä ei näe kytkintä Profiilissa.
  • ”Sovelluksen nimi puhelimessa” - valinnainen, enintään 30 merkkiä. Näkyy kuvakkeen alla puhelimen näytöllä (hyödyllinen, jos jollakin on Task Manager käytössä useassa yrityksessä). Tyhjä kenttä = ”Task Manager”. iPhonessa uusi nimi tulee näkyviin vasta seuraavan kerran, kun sovellus lisätään alkunäytölle.
  • Kenttien alla näkyy tila: toimiiko palvelin HTTPS-yhteydellä (ilman sitä push-ilmoitukset eivät toimi), kuinka monta laitetta on rekisteröity, milloin ilmoitus viimeksi saapui yhdyskäytävälle ja mikä oli viimeisin lähetysvirhe kellonaikoineen. Tämä on ensimmäinen paikka tarkistettavaksi, kun joku ilmoittaa, etteivät ilmoitukset tule perille.

Minne tietosi päätyvät. Ilmoitus lähtee suoraan yrityksesi palvelimelta selaimesi yhdyskäytävälle (Mozilla, Google tai Apple) - ilman Task Managerin valmistajan puolella olevaa välittäjää. Sisältö on salattu laitteesi avaimella, joten yhdyskäytävä ei pysty lukemaan sitä; se näkee vain, että jotain pitää toimittaa.

Vaatimukset ja rajoitukset

  • Vaaditaan HTTPS-yhteys (tai localhost) sekä selaimen suostumus ilmoituksille.
  • Jos olet aiemmin estänyt ilmoitukset, poista esto selaimen sivustoasetuksista.
  • Ilman käyttöön otettua kytkintä ”Myös sovelluksen ollessa suljettuna” ilmoitukset näkyvät vain, kun sovellus on auki (myös taustalla olevalla välilehdellä).
  • iPhonessa/iPadissa sovellus täytyy lisätä aloitusnäytölle (katso yllä).

Tapahtumamuistutukset (kalenteri ja AI-avustaja)

Muistutussähköposti näyttää samalta kuin muut sovelluksen ilmoitukset: otsakkeessa on logo, tapahtuman sisältö, rivi, jossa näkyvät työtila ja määräaika (tuntivälillisessä tapahtumassa - ”15:00 - 16:30”) sekä painike Avaa tehtävä tai Avaa Task Manager. Jos joku muu on luonut tapahtuman, hänen etu- ja sukunimensä näkyvät sisällön yläpuolella.

Kalenteritapahtuma ja AI-avustajan asettama muistutus saapuvat kolmella tavalla sen mukaan, missä juuri olet:

  • katsot sovellusta → sovelluksen sisäinen ilmoitus (toast noin 12 sekunniksi);
  • olet toisessa ikkunassa tai ohjelmassa ja olet sallinut ilmoitukset → selainilmoitus;
  • sinua ei voida ilmoittaa (sovellus on suljettu tai ilmoituksia ei ole sallittu) → muistutus odottaa ja näkyy, kun palaat seuraavan kerran sovellukseen. Jos valitsit tapahtumaa luodessasi ”Lähetä ilmoitus myös sähköpostitse”, sähköposti lähetetään minuutin kuluttua.

Muistutus poistuu jonosta vasta, kun se on tosiasiallisesti toimitettu, joten sitä ei voi missata sen takia, että katsoit juuri toista ikkunaa.

Käyttäjän omat SMTP-asetukset

Jokainen käyttäjä voi yhdistää oman postilaatikkonsa kohdassa Asetukset → välilehti Sähköposti (Sähköposti-moduuli, Pro-paketti). Ensimmäinen yhdistetty postilaatikko toimii myös lähetykseen: kyseisen käyttäjän lähettämät viestit - mukaan lukien AI-avustajan lähettämät sähköpostit - lähtevät hänen osoitteestaan. AI-avustaja lähettää sähköpostit yksinomaan tästä postilaatikosta.