Configuración SMTP (administrador)

Para que la aplicación pueda enviar correos del sistema (invitaciones, restablecimiento de contraseña, notificaciones), el administrador debe configurar un servidor SMTP global.

Paso a paso

  1. Haz clic en el icono de la rueda dentada (⚙) → pestaña Correo → ficha Correo del sistema (solo la ve el administrador; antes, esta ficha estaba en la pestaña «Avanzado»).
  2. Rellena el formulario en tres pasos:
    • 1 Remitente - dirección de correo que se muestra como remitente y nombre del remitente (por ejemplo, «Task Manager»)
    • 2 Servidor de envío - servidor SMTP (por ejemplo, smtp.gmail.com), puerto (587 para TLS, 465 para SSL) y cifrado
    • 3 Inicio de sesión en el servidor - usuario (normalmente igual que la dirección del remitente) y contraseña
  3. Haz clic en «Enviar mensaje de prueba» para comprobar que la configuración es correcta.
  4. Haz clic en «Guardar».

El interruptor «Enviar a través de este buzón», situado sobre el formulario, desactiva todos los envíos del sistema. Si está desactivado, no se enviarán, entre otros, los mensajes para restablecer la contraseña.

Este buzón es el remitente de los mensajes que envía la propia aplicación y afecta a toda la empresa. Tus propios buzones (para leer y escribir correo en Task Manager) se conectan más arriba, en esa misma pestaña.

Configuraciones SMTP habituales

Gmail:

  • Servidor: smtp.gmail.com, Puerto: 587, Cifrado: TLS
  • Obligatorio: Contraseña de aplicación (no la contraseña de tu cuenta de Google) - generala en Cuenta de Google → Seguridad → Contraseñas de aplicaciones

Outlook/Microsoft 365:

  • Servidor: smtp.office365.com, Puerto: 587, Cifrado: TLS

OVH / home.pl / hosting local:

  • Servidor indicado por el proveedor de hosting, normalmente puerto 465 o 587

Notificaciones para los usuarios

La aplicación envía correos en los siguientes casos:

  • Restablecimiento de contraseña
  • Asignación a una tarea nueva (si está configurado)
  • Menciones (@mention) en mensajes

Tres canales de notificaciones (Perfil → Ajustes)

En los ajustes del perfil (icono ⚙ → pestaña de perfil) puedes controlar de forma independiente tres canales de notificaciones. Para cada uno eliges por separado Sí/No para seis tipos de eventos: Tarea nueva, Chat nuevo, Mensaje nuevo, Cambio de estado de tarea, Me han mencionado, Correo nuevo (módulo Correo).

  1. Notificaciones en la aplicación - un «toast» que se muestra dentro de la aplicación (esquina superior derecha). Aparece cuando tienes la aplicación abierta.
  2. Notificaciones por correo - un mensaje de correo a tu dirección.
  3. Notificaciones del navegador - notificación del sistema del navegador (a nivel del sistema operativo).

Sonido de las notificaciones en la aplicación

En la sección Notificaciones en la aplicación hay dos interruptores adicionales:

  • Sonido de notificación - el aviso en la aplicación va acompañado de una señal breve.
  • Repetir el sonido hasta cerrar el aviso - la señal se repite cada ~1,5 segundos mientras el aviso está visible, y se detiene en el momento de cerrarlo (manualmente o al agotarse el tiempo de visualización configurado).

El sonido solo se reproduce con las notificaciones (nueva tarea, nuevo mensaje, mención, recordatorio del calendario); los avisos habituales, como «Guardado», permanecen en silencio. Si has configurado la duración del aviso como «hasta que se cierre manualmente», la repetición se detiene automáticamente al cabo de un minuto para que no suene indefinidamente si el usuario no está presente.

Los navegadores solo reproducen sonido después de la primera interacción con la página (clic, pulsación de tecla) - es una protección del propio navegador, no un ajuste de la aplicación.

El correo «Nuevo mensaje» llega con unos 5 minutos de retraso

Los mensajes escritos uno tras otro se agrupan en una sola entrada (ver «Chats»), por eso el correo sobre un mensaje nuevo se envía 5 minutos después de la última aportación - como un único contenido completo (en lugar de un correo por cada fragmento). Además, si en ese tiempo abres el hilo en la aplicación, el correo no se enviará (ya has visto el mensaje). El resto de notificaciones - el toast en la aplicación, las notificaciones del navegador y el correo por mención (@nombre) - llegan al instante.

Correo nuevo (módulo Correo)

Cuando la sincronización descarga un correo entrante nuevo en tu buzón, recibes una notificación igual que con las tareas y los chats. Al hacer clic en ella se abre ese hilo de correo.

  • En la aplicación y en el navegador - activado por defecto.
  • Por correo - desactivado por defecto. Una notificación por correo sobre un correo suele volver al mismo buzón y genera ruido; actívala solo cuando tu dirección en Task Manager sea distinta de la dirección del buzón sincronizado. Si ambas direcciones fueran la misma, la aplicación omite el envío por sí sola - de lo contrario cada notificación generaría otra, indefinidamente.
  • Cuenta el momento en que el mensaje aparece en la aplicación, no la fecha de su envío: la primera sincronización de un buzón antiguo no te inundará de notificaciones sobre correos de hace meses.

Notificaciones del navegador

Las notificaciones del navegador se muestran como notificaciones nativas del sistema - también cuando la ventana de la aplicación está en segundo plano (en otra pestaña), siempre que el navegador esté en marcha y la aplicación esté abierta en alguna de sus pestañas.

Cómo activarlas

  1. Abre Perfil → Ajustes → sección «Notificaciones del navegador».
  2. Haz clic en «Activar las notificaciones del navegador» y permite las notificaciones en la ventana del navegador que aparecerá.
  3. Configura Sí/No para los tipos de eventos elegidos y haz clic en Guardar.

Al hacer clic en la notificación, la aplicación pasará a primer plano y abrirá la tarea o el chat correspondiente.

En el teléfono y la tableta

Desde la versión 2.2.328, las notificaciones del navegador funcionan también en el teléfono - antes eran exclusivamente de escritorio. El permiso se activa igual, desde el Perfil.

En iPhone y iPad hay una condición adicional: primero hay que añadir la aplicación a la pantalla de inicio (en Safari: Compartir → A pantalla de inicio) y abrirla desde ahí. Desde Safari directamente el sistema no permite las notificaciones - es una limitación de iOS, no de la aplicación. En Android basta con dar el permiso, pero al añadirla a la pantalla de inicio, la aplicación obtiene su propio icono y una ventana independiente.

El botón «Enviar prueba» (visible tras conceder el permiso) muestra una notificación de ejemplo - la forma más rápida de comprobar si todo funciona en ese dispositivo.

También con la aplicación cerrada (notificaciones push)

Si el administrador ha activado esta función, debajo del estado del permiso verás un interruptor «También con la aplicación cerrada». Al activarlo, las notificaciones llegan incluso cuando Task Manager está cerrado - y en el teléfono también con el navegador cerrado.

  • Esto se activa por separado en cada dispositivo en el que quieras recibir notificaciones.
  • El botón «Enviar prueba» comprueba todo el recorrido de inmediato, sin esperar a un evento real.
  • Desde la versión 2.2.430 llegan así todos los tipos de notificaciones del Perfil excepto el correo: nueva tarea y que te añadan a una tarea, nuevo chat y que te añadan a un chat, nuevo mensaje en una tarea o chat, cambio de estado de una tarea, mención (@nombre) y que se comparta contigo una nota o un archivo. También cuando el evento lo origina una automatización, una integración con n8n o un Agente de IA.
  • Cada tipo se puede desactivar por separado: Perfil → Notificaciones, columna de notificaciones push. El ajuste se aplica a todos tus dispositivos.
  • No recibirás una notificación por tu propia acción. Si alguien te menciona en un mensaje, recibirás una sola notificación (la de la mención), no dos.
  • Si en una tarea eres observador, solo recibes las menciones.
  • Un nuevo mensaje en el mismo hilo sustituye a la notificación anterior en lugar de añadir otra - el teléfono no vibra con cada línea de la conversación. Lo mismo ocurre cuando la aplicación está abierta en una pestaña en segundo plano: un evento = una notificación.
  • Las notificaciones de correo nuevo con la aplicación cerrada todavía no llegan.
  • En iPhone y iPad hay que añadir antes la aplicación a la pantalla de inicio (ver «Primeros pasos» → «Instalación en el teléfono»).
  • Al desactivar el interruptor se elimina el registro de ese dispositivo - los demás dispositivos siguen funcionando.
  • El cambio de contraseña (ya sea propio o realizado por el administrador), el restablecimiento de contraseña y el bloqueo de la cuenta desconectan las notificaciones push en todos los dispositivos de esa persona. Al volver a iniciar sesión en un dispositivo con el interruptor activado, el ajuste se restablece automáticamente.
  • Cerrar sesión desconecta las notificaciones push en ese dispositivo - un ordenador compartido o un teléfono prestado ya no muestra tus asuntos. Al volver a iniciar sesión, activa el interruptor de nuevo.
  • Solo recibes notificaciones de las tareas y chats a los que tienes acceso - al eliminarte de un espacio de trabajo, dejan de llegar las notificaciones de sus tareas y chats.

Para el administrador: notificaciones push en la empresa

Ajustes → Notificaciones push (solo administrador):

  • «Activar notificaciones push» - sin esto ningún usuario verá el interruptor en Perfil.
  • «Nombre de la aplicación en el móvil» - opcional, hasta 30 caracteres. Aparecerá bajo el icono en la pantalla del teléfono (útil cuando alguien usa Task Manager de varias empresas). Campo vacío = «Task Manager». En iPhone, el nuevo nombre solo se aplicará a las próximas veces que se añada a la pantalla de inicio.
  • Debajo de los campos se muestra el estado: si el servidor funciona con HTTPS (sin él, el push no funcionará), cuántos dispositivos están registrados, cuándo llegó la última notificación a la pasarela y cuál fue el último error de envío con su hora. Es el primer lugar donde mirar cuando alguien informa de que no le llegan las notificaciones.

A dónde van tus datos. La notificación sale directamente desde el servidor de tu empresa hacia la pasarela de tu navegador (Mozilla, Google o Apple) - sin intermediarios por parte del fabricante de Task Manager. El contenido está cifrado con la clave de tu dispositivo, así que la pasarela no puede leerlo; solo ve que tiene algo que entregar.

Requisitos y limitaciones

  • Se requiere una conexión HTTPS (o localhost) y el permiso del navegador para las notificaciones.
  • Si bloqueaste antes las notificaciones, desbloquéalas en los ajustes del sitio en el navegador.
  • Sin el interruptor «También con la aplicación cerrada» activado, las notificaciones solo aparecen cuando la aplicación está abierta (también en una pestaña en segundo plano).
  • En iPhone/iPad es necesario añadir la aplicación a la pantalla de inicio (ver arriba).

Recordatorios de eventos (calendario y Asistente de IA)

El correo de recordatorio tiene el mismo aspecto que las demás notificaciones de la aplicación: encabezado con el logotipo, contenido del evento, línea con el espacio de trabajo y la fecha límite (si el evento tiene un intervalo horario, «15:00 - 16:30») y el botón Abrir tarea o Abrir Task Manager. Si otra persona ha creado el evento, verás su nombre y apellidos encima del contenido.

Un evento del calendario y un recordatorio creado por el Asistente de IA llegan por tres vías, según dónde estés en ese momento:

  • estás mirando la aplicación → aviso en la aplicación (toast durante ~12 segundos);
  • estás en otra ventana o programa y has permitido las notificaciones → notificación del navegador;
  • no hay forma de notificarte (la aplicación está cerrada o no has dado permiso para las notificaciones) → el recordatorio queda pendiente y aparecerá la próxima vez que vuelvas a la aplicación. Si al crear el evento marcaste «Enviar también una notificación por correo», se enviará un correo al cabo de un minuto.

El recordatorio no desaparece de la cola hasta que se entrega de verdad, así que no es posible pasarlo por alto por estar mirando otra ventana en ese momento.

Ajustes SMTP propios del usuario

Cada usuario puede conectar su propio buzón en Ajustes → pestaña Correo (módulo Correo, plan Pro). El primer buzón conectado también se usa para el envío: los mensajes enviados por ese usuario - incluidos los correos enviados por el Asistente de IA - salen de su dirección. El Asistente de IA envía correos exclusivamente desde ese buzón.