Configuración SMTP (administrador)
Para que la aplicación pueda enviar correos del sistema (invitaciones, restablecimiento de contraseña, notificaciones), el administrador debe configurar un servidor SMTP global.
Paso a paso
- Haz clic en el icono de la rueda dentada (⚙) → pestaña Correo → tarjeta Correo del sistema (solo la ve el administrador; antes esta tarjeta estaba en la pestaña «Avanzado»).
- Rellena el formulario en tres pasos:
- 1 Remitente - dirección de correo mostrada como remitente y nombre del remitente (p. ej. «Task Manager»)
- 2 Servidor de envío - servidor SMTP (p. ej.
smtp.gmail.com), puerto (587 para TLS, 465 para SSL) y cifrado - 3 Acceso al servidor - usuario (normalmente igual que la dirección del remitente) y contraseña
- Haz clic en «Enviar mensaje de prueba» para comprobar que la configuración es correcta.
- Haz clic en «Guardar».
El interruptor «Enviar a través de este buzón» encima del formulario desactiva todo el envío del sistema - con él desactivado no salen, entre otros, los mensajes de restablecimiento de contraseña.
Este buzón es el remitente de los mensajes que envía la propia aplicación y afecta a toda la empresa. Tus propios buzones (para leer y escribir correo en Task Manager) se conectan más arriba, en esa misma pestaña.
Configuraciones SMTP habituales
Gmail:
- Servidor:
smtp.gmail.com, Puerto: 587, Cifrado: TLS - Necesario: Contraseña de aplicación (no la contraseña de la cuenta de Google) - genérala en Cuenta de Google → Seguridad → Contraseñas de aplicaciones
Outlook/Microsoft 365:
- Servidor:
smtp.office365.com, Puerto: 587, Cifrado: TLS
OVH / home.pl / hosting local:
- Servidor indicado por el proveedor de hosting, normalmente puerto 465 o 587
Notificaciones para los usuarios
La aplicación envía correos en los siguientes casos:
- Restablecimiento de contraseña
- Asignación a una tarea nueva (si está configurado)
- Menciones (@mention) en mensajes
Tres canales de notificaciones (Perfil → Ajustes)
En los ajustes del perfil (icono ⚙ → pestaña de perfil) puedes controlar de forma independiente tres canales de notificaciones. Para cada uno eliges por separado Sí/No para seis tipos de eventos: Tarea nueva, Chat nuevo, Mensaje nuevo, Cambio de estado de tarea, Me han mencionado, Correo nuevo (módulo Correo).
- Notificaciones en la aplicación - un «toast» que se muestra dentro de la aplicación (esquina superior derecha). Aparece cuando tienes la aplicación abierta.
- Notificaciones por correo - un mensaje de correo a tu dirección.
- Notificaciones del navegador - notificación del sistema del navegador (a nivel del sistema operativo).
Sonido de las notificaciones en la aplicación
En la sección Notificaciones en la aplicación hay dos interruptores adicionales:
- Sonido de notificación - el aviso en la aplicación va acompañado de una señal breve.
- Repetir el sonido hasta cerrar el aviso - la señal se repite cada ~1,5 segundos mientras el aviso está visible, y se detiene en el momento de cerrarlo (manualmente o al agotarse el tiempo de visualización configurado).
La señal suena solo con notificaciones (tarea nueva, mensaje nuevo, mención, recordatorio del calendario) - los avisos normales tipo «Guardado» permanecen silenciosos. Si has configurado el tiempo de visualización del aviso como «hasta cierre manual», la repetición se detiene sola al cabo de un minuto, para que no suene indefinidamente en ausencia del usuario.
Los navegadores solo reproducen sonido después de la primera interacción con la página (clic, pulsación de tecla) - es una protección del propio navegador, no un ajuste de la aplicación.
El correo «Mensaje nuevo» llega con ~5 minutos de retraso
Los mensajes escritos uno tras otro se agrupan en una sola entrada (ver «Chats»), por eso el correo sobre un mensaje nuevo se envía solo 5 minutos después del último añadido - como un único contenido completo (en lugar de un correo aparte por cada fragmento). Además, si en ese tiempo abres el hilo en la aplicación, el correo no se envía (ya has visto el mensaje). El resto de notificaciones - el toast en la aplicación, las notificaciones del navegador y el correo por mención (@nombre) - llegan de inmediato.
Correo nuevo (módulo Correo)
Cuando la sincronización descarga un correo entrante nuevo en tu buzón, recibes una notificación igual que con las tareas y los chats. Al hacer clic en ella se abre ese hilo de correo.
- En la aplicación y en el navegador - activado por defecto.
- Por correo - desactivado por defecto. Una notificación por correo sobre un correo suele volver al mismo buzón y genera ruido; actívala solo cuando tu dirección en Task Manager sea distinta de la dirección del buzón sincronizado. Si ambas direcciones fueran la misma, la aplicación omite el envío por sí sola - de lo contrario cada notificación generaría otra, indefinidamente.
- Cuenta el momento en que el mensaje aparece en la aplicación, no la fecha de su envío: la primera sincronización de un buzón antiguo no te inundará de notificaciones sobre correos de hace meses.
Notificaciones del navegador
Las notificaciones del navegador se muestran como notificaciones nativas del sistema - también cuando la ventana de la aplicación está en segundo plano (en otra pestaña), siempre que el navegador esté en marcha y la aplicación esté abierta en alguna de las pestañas.
Cómo activarlas
- Abre Perfil → Ajustes → sección «Notificaciones del navegador».
- Haz clic en «Activar notificaciones en el navegador» y permite las notificaciones en la ventana del navegador que aparece.
- Configura Sí/No para los tipos de eventos elegidos y haz clic en Guardar.
Al hacer clic en la notificación, la aplicación pasará a primer plano y abrirá la tarea o el chat correspondiente.
Requisitos y limitaciones
- Se requiere una conexión HTTPS (o localhost) y el permiso del navegador para las notificaciones.
- Si bloqueaste antes las notificaciones, desbloquéalas en los ajustes del sitio en el navegador.
- La función funciona en navegadores de escritorio. Las notificaciones aparecen cuando la aplicación está abierta (también en una pestaña en segundo plano); no se entregan cuando el navegador está completamente cerrado.
Recordatorios de eventos (calendario y Asistente de IA)
El correo con el recordatorio tiene el mismo aspecto que el resto de notificaciones de la aplicación: cabecera con el logotipo, contenido del evento, línea con el espacio de trabajo y el plazo (en eventos con franja horaria - «15:00 - 16:30») y el botón Abrir tarea o Abrir Task Manager. Si el evento lo creó otra persona, verás su nombre y apellidos encima del contenido.
Un evento del calendario y un recordatorio creado por el Asistente de IA llegan por tres vías, según dónde estés en ese momento:
- estás mirando la aplicación → aviso en la aplicación (toast durante ~12 segundos);
- estás en otra ventana o programa y has permitido las notificaciones → notificación del navegador;
- no hay forma de avisarte (aplicación cerrada o sin permiso para notificaciones) → el recordatorio espera y aparecerá la próxima vez que vuelvas a la aplicación, y si al crear el evento marcaste «Enviar también por correo», al cabo de un minuto sale un correo.
El recordatorio no desaparece de la cola hasta que se entrega de verdad, así que no es posible pasarlo por alto por estar mirando otra ventana en ese momento.
Ajustes SMTP propios del usuario
Cada usuario puede configurar su propia cuenta SMTP en los ajustes (pestaña Perfil → sección Enviar desde tu dirección de correo → «Enviar correos a través de mi buzón SMTP»). Los mensajes enviados por ese usuario - incluidos los correos enviados por el asistente de IA - llegarán desde su cuenta. El Asistente de IA envía correos exclusivamente a través de ese SMTP personal.