Configurazione SMTP (amministratore)

Perché l'applicazione possa inviare e-mail di sistema (inviti, reset della password, notifiche), l'amministratore deve configurare un server SMTP globale.

Passo per passo

  1. Clicca l'icona a forma di ingranaggio (⚙) → scheda Posta → tab Posta di sistema (visibile solo all'amministratore; in precedenza questo tab si trovava nella scheda «Avanzate»).
  2. Compila il modulo in tre passaggi:
    • 1 Mittente - indirizzo e-mail mostrato come mittente e nome del mittente (per es. «Task Manager»)
    • 2 Server di invio - server SMTP (ad es. smtp.gmail.com), porta (587 per TLS, 465 per SSL) e crittografia
    • 3 Accesso al server - login (di solito uguale all'indirizzo del mittente) e password
  3. Clicca «Invia messaggio di prova» per verificare la correttezza della configurazione.
  4. Fai clic su «Salva».

L'interruttore «Invia tramite questa casella» sopra il modulo disattiva l'intero invio di sistema - quando è disattivato non partono, tra l'altro, i messaggi di reset della password.

Questa casella è il mittente dei messaggi inviati dall'applicazione stessa e riguarda tutta l'azienda. Le tue caselle personali (per leggere e scrivere la posta in Task Manager) le colleghi più sopra, nella stessa scheda.

Configurazioni SMTP comuni

Gmail:

  • Server: smtp.gmail.com, Porta: 587, Cifratura: TLS
  • Richiesto: Password per le app (non la password dell'account Google) - generala in Account Google → Sicurezza → Password per le app

Outlook/Microsoft 365:

  • Server: smtp.office365.com, Porta: 587, Cifratura: TLS

OVH / home.pl / hosting polacco:

  • Server fornito dal provider di hosting, di solito porta 465 o 587

Notifiche per gli utenti

L'applicazione invia e-mail nei seguenti casi:

  • Reset della password
  • Assegnazione a una nuova attività (se configurato)
  • Menzioni (@mention) nei messaggi

Tre canali di notifica (Profilo → Impostazioni)

Nelle impostazioni del profilo (icona ⚙ → scheda del profilo) puoi controllare in modo indipendente tre canali di notifica. Per ciascuno scegli separatamente Sì/No per sei tipi di eventi: Nuova attività, Nuova chat, Nuovo messaggio, Stato attività modificato, Sono stato menzionato, Nuovo messaggio e-mail (modulo Posta).

  1. Notifiche nell'applicazione - un «toast» mostrato all'interno dell'applicazione (angolo in alto a destra). Compare quando hai l'applicazione aperta.
  2. Notifiche e-mail - un messaggio e-mail al tuo indirizzo.
  3. Notifiche del browser - notifica di sistema del browser (a livello del sistema operativo).

Suono delle notifiche nell'applicazione

Nella sezione Notifiche nell'applicazione ci sono due interruttori aggiuntivi:

  • Suono di notifica - il messaggio nell'applicazione è accompagnato da un breve segnale acustico.
  • Ripeti il suono fino alla chiusura del messaggio - il segnale si ripete ogni ~1,5 secondi finché il messaggio resta visibile, e si interrompe nel momento in cui viene chiuso (manualmente o allo scadere del tempo di visualizzazione impostato).

Il segnale suona solo per le notifiche (nuova attività, nuovo messaggio, menzione, promemoria dal calendario) - i normali messaggi come «Salvato» restano silenziosi. Se hai impostato il tempo di visualizzazione del messaggio su «fino alla chiusura manuale», la ripetizione si interrompe da sola dopo un minuto, per non suonare all'infinito in assenza dell'utente.

I browser riproducono l'audio solo dopo la prima interazione con la pagina (clic, pressione di un tasto) - è una protezione del browser stesso, non un'impostazione dell'applicazione.

L'e-mail «Nuovo messaggio» arriva con ~5 minuti di ritardo

I messaggi scritti uno dopo l'altro si uniscono in un'unica voce (vedi «Chat»), perciò l'e-mail sul nuovo messaggio viene inviata solo 5 minuti dopo l'ultima aggiunta - come contenuto unico e completo (invece di un'e-mail separata per ogni frammento). Inoltre, se in quel lasso di tempo apri la discussione nell'applicazione, l'e-mail non verrà inviata (hai già visto il messaggio). Le altre notifiche - toast nell'applicazione, notifiche del browser ed e-mail per una menzione (@nome) - arrivano immediatamente.

Nuovo messaggio e-mail (modulo Posta)

Quando la sincronizzazione scarica un nuovo messaggio in arrivo nella tua casella, ricevi una notifica esattamente come per attività e chat. Cliccandoci sopra si apre quella discussione di posta.

  • Nell'applicazione e nel browser - attivate di default.
  • Via e-mail - disattivata di default. Una notifica via e-mail su un'e-mail di solito torna nella stessa casella e crea rumore; attivala solo se il tuo indirizzo in Task Manager è diverso dall'indirizzo della casella sincronizzata. Se i due indirizzi fossero uguali, l'applicazione salta automaticamente l'invio - altrimenti ogni notifica ne genererebbe un'altra, all'infinito.
  • Conta il momento in cui il messaggio compare nell'applicazione, non la data di invio: la prima sincronizzazione di una vecchia casella non ti sommergerà di notifiche su e-mail di mesi fa.

Notifiche del browser

Le notifiche del browser vengono mostrate come notifiche native del sistema - anche quando la finestra dell'applicazione è in background (su un'altra scheda), purché il browser sia in esecuzione e l'applicazione sia aperta in una delle schede.

Come attivarle

  1. Apri Profilo → Impostazioni → sezione «Notifiche del browser».
  2. Clicca «Attiva le notifiche nel browser» e consenti le notifiche nella finestra del browser che compare.
  3. Imposta Sì/No per i tipi di evento scelti e clicca Salva.

Cliccando sulla notifica, l'applicazione passa in primo piano e apre l'attività o la chat corrispondente.

Requisiti e limitazioni

  • È richiesta una connessione HTTPS (o localhost) e il consenso del browser alle notifiche.
  • Se in precedenza hai bloccato le notifiche, sbloccale nelle impostazioni del sito nel browser.
  • La funzione è disponibile sui browser desktop. Le notifiche compaiono quando l'applicazione è aperta (anche su una scheda in background); non vengono consegnate quando il browser è completamente chiuso.

Promemoria degli eventi (calendario e Assistente AI)

L'e-mail di promemoria ha lo stesso aspetto delle altre notifiche dell'applicazione: intestazione con logo, contenuto dell'evento, riga con lo spazio di lavoro e la scadenza (per un evento con fascia oraria - «15:00 - 16:30») e il pulsante Apri attività oppure Apri Task Manager. Se l'evento è stato impostato da un'altra persona, vedrai il suo nome e cognome sopra il contenuto.

L'evento del calendario e il promemoria impostato dall'Assistente AI arrivano in tre modi, a seconda di dove ti trovi in quel momento:

  • stai guardando l'applicazione → messaggio nell'applicazione (toast per ~12 secondi);
  • sei in un'altra finestra o programma, e hai consentito le notifiche → notifica del browser;
  • non c'è modo di avvisarti (applicazione chiusa o notifiche non consentite) → il promemoria aspetta e compare al prossimo ritorno nell'applicazione, e se alla creazione dell'evento hai selezionato «Invia notifica anche via e-mail», dopo un minuto parte l'e-mail.

Il promemoria esce dalla coda solo dopo l'effettiva consegna, quindi non si può perderlo solo perché in quel momento stavi guardando un'altra finestra.

Impostazioni SMTP personali dell'utente

Ogni utente può impostare un proprio account SMTP nelle impostazioni (scheda Profilo → sezione Invio dal tuo indirizzo e-mail → «Invia e-mail tramite la mia casella SMTP»). I messaggi inviati da questo utente - comprese le e-mail inviate dall'assistente AI - arriveranno dal suo account. L'Assistente AI invia le e-mail esclusivamente tramite questo SMTP personale.