Configurazione SMTP (amministratore)

Perché l'applicazione possa inviare e-mail di sistema (inviti, reset della password, notifiche), l'amministratore deve configurare un server SMTP globale.

Passo per passo

  1. Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio (⚙) → scheda Posta → scheda Posta di sistema (visibile solo agli amministratori; prima si trovava nella scheda «Avanzate»).
  2. Compila il modulo in tre passaggi:
    • 1 Mittente - indirizzo e-mail visualizzato come mittente e nome del mittente (ad es. "Task Manager")
    • 2 Server di invio - server SMTP (ad es. smtp.gmail.com), porta (587 per TLS, 465 per SSL) e crittografia
    • 3 Accesso al server - login (di solito uguale all'indirizzo del mittente) e password
  3. Fai clic su «Invia un messaggio di prova» per verificare che la configurazione sia corretta.
  4. Fai clic su «Salva».

L'interruttore «Invia tramite questa casella» sopra il modulo disattiva tutti gli invii di sistema - quando è disattivato, non vengono inviati, tra gli altri, i messaggi per reimpostare la password.

Questa casella è il mittente dei messaggi inviati dall'applicazione stessa e riguarda tutta l'azienda. Le tue caselle personali (per leggere e scrivere la posta in Task Manager) le colleghi più sopra, nella stessa scheda.

Configurazioni SMTP comuni

Gmail:

  • Server: smtp.gmail.com, Porta: 587, Cifratura: TLS
  • Richiesto: Password per le app (non la password dell'account Google) - generala in Account Google → Sicurezza → Password per le app

Outlook/Microsoft 365:

  • Server: smtp.office365.com, Porta: 587, Cifratura: TLS

OVH / home.pl / hosting polacco:

  • Server fornito dal provider di hosting, di solito porta 465 o 587

Notifiche per gli utenti

L'applicazione invia e-mail nei seguenti casi:

  • Reset della password
  • Assegnazione a una nuova attività (se configurato)
  • Menzioni (@mention) nei messaggi

Tre canali di notifica (Profilo → Impostazioni)

Nelle impostazioni del profilo (icona ⚙ → scheda del profilo) puoi controllare in modo indipendente tre canali di notifica. Per ciascuno scegli separatamente Sì/No per sei tipi di eventi: Nuova attività, Nuova chat, Nuovo messaggio, Stato attività modificato, Sono stato menzionato, Nuovo messaggio e-mail (modulo Posta).

  1. Notifiche nell'app - un "toast" mostrato all'interno dell'applicazione (angolo in alto a destra). Compare quando hai l'applicazione aperta.
  2. Notifiche e-mail - un messaggio e-mail inviato al tuo indirizzo.
  3. Notifiche del browser - notifica di sistema del browser (a livello del sistema operativo).

Suono delle notifiche nell'applicazione

Nella sezione Notifiche nell'applicazione ci sono due interruttori aggiuntivi:

  • Suono di notifica - il messaggio nell'applicazione è accompagnato da un breve segnale acustico.
  • Ripeti il suono fino alla chiusura del messaggio - il segnale si ripete ogni ~1,5 secondi finché il messaggio resta visibile, e si interrompe nel momento in cui viene chiuso (manualmente o allo scadere del tempo di visualizzazione impostato).

Il suono viene riprodotto solo per le notifiche (nuova attività, nuovo messaggio, menzione, promemoria del calendario) - i normali messaggi come «Salvato» restano silenziosi. Se hai impostato la durata del messaggio su «fino alla chiusura manuale», la ripetizione si interrompe automaticamente dopo un minuto, per evitare che continui a suonare se non ci sei.

I browser riproducono l'audio solo dopo la prima interazione con la pagina (clic, pressione di un tasto) - è una protezione del browser stesso, non un'impostazione dell'applicazione.

L'e-mail «Nuovo messaggio» arriva con circa 5 minuti di ritardo

I messaggi scritti uno dopo l'altro si uniscono in un'unica voce (vedi "Chat"), per questo l'e-mail su un nuovo messaggio viene inviata solo 5 minuti dopo l'ultima aggiunta - come un unico contenuto completo (invece di un'e-mail separata per ogni frammento). Inoltre, se in questo lasso di tempo apri la discussione nell'applicazione, l'e-mail non verrà inviata (hai già visto il messaggio). Le altre notifiche - toast nell'app, notifiche del browser ed e-mail per una menzione (@nome) - arrivano immediatamente.

Nuovo messaggio e-mail (modulo Posta)

Quando la sincronizzazione scarica un nuovo messaggio in arrivo nella tua casella, ricevi una notifica esattamente come per attività e chat. Cliccandoci sopra si apre quella discussione di posta.

  • Nell'applicazione e nel browser - attivate di default.
  • Via e-mail - disattivata di default. Una notifica via e-mail su un'e-mail di solito torna nella stessa casella e crea rumore; attivala solo se il tuo indirizzo in Task Manager è diverso dall'indirizzo della casella sincronizzata. Se i due indirizzi fossero uguali, l'applicazione salta automaticamente l'invio - altrimenti ogni notifica ne genererebbe un'altra, all'infinito.
  • Conta il momento in cui il messaggio compare nell'applicazione, non la data di invio: la prima sincronizzazione di una vecchia casella non ti sommergerà di notifiche su e-mail di mesi fa.

Notifiche del browser

Le notifiche del browser vengono mostrate come notifiche native del sistema - anche quando la finestra dell'applicazione è in background (su un'altra scheda), purché il browser sia in esecuzione e l'applicazione sia aperta su una delle schede.

Come attivarle

  1. Apri Profilo → Impostazioni → sezione «Notifiche del browser».
  2. Fai clic su «Attiva le notifiche del browser» e consenti le notifiche nella finestra del browser che appare.
  3. Imposta Sì/No per i tipi di evento scelti e clicca Salva.

Cliccando sulla notifica, l'applicazione passa in primo piano e apre l'attività o la chat corrispondente.

Su telefono e tablet

Dalla versione 2.2.328 le notifiche del browser funzionano anche su telefono - in precedenza erano esclusivamente da desktop. Il consenso si attiva allo stesso modo, nel Profilo.

Su iPhone e iPad c'è una condizione aggiuntiva: l'applicazione va prima aggiunta alla schermata Home (in Safari: Condividi → Aggiungi alla schermata Home) e aperta da lì. In Safari stesso il sistema non mette a disposizione le notifiche - è una limitazione di iOS, non dell'applicazione. Su Android basta il consenso, ma dopo l'aggiunta alla schermata Home l'applicazione ottiene una propria icona e una finestra separata.

Il pulsante "Invia test" (visibile dopo aver concesso il consenso) mostra una notifica di esempio - il modo più rapido per verificare che tutto funzioni sul dispositivo in uso.

Anche ad applicazione chiusa (notifiche push)

Se l'amministratore ha attivato questa funzione, sotto lo stato del consenso vedrai un interruttore "Anche ad applicazione chiusa". Una volta attivato, le notifiche arrivano anche quando Task Manager è chiuso - e su telefono anche a browser chiuso.

  • Questa opzione va attivata separatamente su ogni dispositivo su cui vuoi ricevere notifiche.
  • Il pulsante "Invia test" verifica subito l'intero percorso, senza attendere un evento reale.
  • A partire dalla versione 2.2.430 arrivano in questo modo tutti i tipi di notifiche dal Profilo tranne la posta: nuova attività e aggiunta a un'attività, nuova chat e aggiunta a una chat, nuovo messaggio in un'attività o in una chat, cambio di stato di un'attività, menzione (@nome) e condivisione con te di una nota o di un file. Anche quando l'evento è stato generato da un'automazione, da un'integrazione n8n o da un Agente AI.
  • Puoi disattivare ogni tipo separatamente: Profilo → Notifiche, colonna delle notifiche push. L'impostazione vale su tutti i tuoi dispositivi.
  • Non riceverai una notifica per le tue stesse azioni. Se qualcuno ti menziona in un messaggio, riceverai una sola notifica (quella della menzione), non due.
  • Se in un'attività sei osservatore, ricevi solo le menzioni.
  • Un messaggio successivo nella stessa discussione sostituisce la notifica precedente invece di aggiungerne un'altra - il telefono non vibra a ogni riga della conversazione. Lo stesso vale quando l'app è aperta in una scheda in background: un evento = una notifica.
  • Le notifiche sulla nuova posta ad app chiusa per il momento non arrivano.
  • Su iPhone e iPad è necessario aver prima aggiunto l'applicazione alla schermata Home (vedi "Primi passi" → "Installazione sul telefono").
  • Disattivando l'interruttore si cancella la registrazione di questo dispositivo - gli altri dispositivi continuano a funzionare.
  • Il cambio password (anche la propria o impostata dall'amministratore), il reset della password e il blocco dell'account disattivano le notifiche push su tutti i dispositivi di quella persona. Dopo il login successivo su un dispositivo con l'interruttore attivo, l'impostazione torna automaticamente.
  • Il logout disattiva le notifiche push su quel dispositivo - un computer condiviso o un telefono restituito non mostra più le tue attività. Dopo aver effettuato nuovamente l'accesso, riattiva l'interruttore.
  • Ricevi notifiche solo per le attività e le chat a cui hai accesso - dopo la rimozione da uno spazio di lavoro, le notifiche relative alle sue attività e chat smettono di arrivare.

Per l'amministratore: le notifiche push in azienda

Impostazioni → Notifiche push (solo amministratore):

  • "Attiva notifiche push" - senza questa opzione nessun utente vedrà l'interruttore nel Profilo.
  • "Nome dell'app sul telefono" - opzionale, fino a 30 caratteri. Comparirà sotto l'icona nella schermata del telefono (utile quando qualcuno usa Task Manager di più aziende). Campo vuoto = "Task Manager". Su iPhone il nuovo nome interesserà solo le aggiunte successive alla schermata Home.
  • Sotto i campi è visibile lo stato: se il server funziona tramite HTTPS (senza il quale il push non funziona), quanti dispositivi sono registrati, quando è arrivata l'ultima notifica al gateway e qual è stato l'ultimo errore di invio con relativo orario. È il primo punto da controllare quando qualcuno segnala che le notifiche non arrivano.

Dove finiscono i tuoi dati. La notifica parte direttamente dal server della tua azienda verso il gateway del tuo browser (Mozilla, Google o Apple) - senza alcun intermediario lato produttore di Task Manager. Il contenuto è crittografato con la chiave del tuo dispositivo, quindi il gateway non può leggerlo; vede solo che c'è qualcosa da consegnare.

Requisiti e limitazioni

  • È richiesta una connessione HTTPS (o localhost) e il consenso del browser alle notifiche.
  • Se in precedenza hai bloccato le notifiche, sbloccale nelle impostazioni del sito nel browser.
  • Senza l'interruttore "Anche ad applicazione chiusa" attivato, le notifiche compaiono solo quando l'applicazione è aperta (anche su una scheda in background).
  • Su iPhone/iPad è necessario aggiungere l'applicazione alla schermata Home (vedi sopra).

Promemoria degli eventi (calendario e Assistente AI)

L'e-mail di promemoria ha lo stesso aspetto delle altre notifiche dell'app: intestazione con il logo, contenuto dell'evento, riga con lo Spazio di lavoro e la scadenza (per un evento con una fascia oraria - «15:00 - 16:30») e il pulsante Apri attività oppure Apri Task Manager. Se l'evento è stato impostato da un'altra persona, sopra il contenuto vedrai il suo nome e cognome.

L'evento del calendario e il promemoria impostato dall'Assistente AI arrivano in tre modi, a seconda di dove ti trovi in quel momento:

  • stai guardando l'applicazione → messaggio nell'applicazione (toast per ~12 secondi);
  • sei in un'altra finestra o programma, e hai consentito le notifiche → notifica del browser;
  • non è possibile inviarti una notifica (l'app è chiusa o non hai autorizzato le notifiche) → il promemoria rimane in attesa e verrà mostrato la prossima volta che aprirai l'app; se, quando hai creato l'evento, hai selezionato «Invia una notifica anche via e-mail», dopo un minuto verrà inviata un'e-mail.

Il promemoria esce dalla coda solo dopo l'effettiva consegna, quindi non si può perderlo solo perché in quel momento stavi guardando un'altra finestra.

Impostazioni SMTP personali dell'utente

Ogni utente può collegare la propria casella in Impostazioni → scheda Posta (modulo Posta, piano Pro). La prima casella collegata serve anche per l'invio: i messaggi inviati da quell'utente - incluse le e-mail inviate dall'Assistente AI - partono dal suo indirizzo. L'Assistente AI invia e-mail esclusivamente da questa casella.