SMTP-Konfiguration (Administrator)

Damit die Anwendung System-E-Mails versenden kann (Einladungen, Passwort-Zurücksetzen, Benachrichtigungen), muss der Administrator einen globalen SMTP-Server konfigurieren.

Schritt für Schritt

  1. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol (⚙) → Reiter E-Mail → Karte System-E-Mail (sichtbar nur für den Administrator; diese Karte befand sich früher im Reiter „Erweitert").
  2. Füllen Sie das Formular in drei Schritten aus:
    • 1 Absender - die als Absender angezeigte E-Mail-Adresse und der Absendername (z. B. „Task Manager")
    • 2 Versandserver - SMTP-Server (z. B. smtp.gmail.com), Port (587 für TLS, 465 für SSL) und Verschlüsselung
    • 3 Serveranmeldung - Login (meist identisch mit der Absenderadresse) und Passwort
  3. Klicken Sie auf „Testnachricht senden", um die Konfiguration zu prüfen.
  4. Klicken Sie auf „Speichern".

Der Schalter „Über dieses Postfach senden" über dem Formular deaktiviert den gesamten System-Versand - bei deaktiviertem Schalter gehen unter anderem keine E-Mails zum Zurücksetzen des Passworts mehr hinaus.

Dieses Postfach ist der Absender der von der Anwendung selbst versendeten Nachrichten und gilt für die gesamte Firma. Ihre eigenen Postfächer (zum Lesen und Schreiben von E-Mails im Task Manager) verbinden Sie weiter oben, im selben Reiter.

Gängige SMTP-Konfigurationen

Gmail:

  • Server: smtp.gmail.com, Port: 587, Verschlüsselung: TLS
  • Erforderlich: App-Passwort (nicht das Google-Kontopasswort) - generieren Sie es im Google-Konto → Sicherheit → App-Passwörter

Outlook/Microsoft 365:

  • Server: smtp.office365.com, Port: 587, Verschlüsselung: TLS

OVH / home.pl / polnisches Hosting:

  • Vom Hosting-Anbieter angegebener Server, meist Port 465 oder 587

Benachrichtigungen für Nutzer

Die Anwendung sendet E-Mails bei:

  • Passwort-Zurücksetzung
  • Zuweisung zu einer neuen Aufgabe (falls konfiguriert)
  • Erwähnungen (@mention) in Nachrichten

Drei Benachrichtigungskanäle (Profil → Einstellungen)

In den Profileinstellungen (Symbol ⚙ → Profil-Reiter) können Sie drei Benachrichtigungskanäle unabhängig voneinander steuern. Für jeden davon wählen Sie separat Ja/Nein für sechs Ereignistypen: Neue Aufgabe, Neuer Chat, Neue Nachricht, Aufgabenstatus geändert, Ich wurde markiert, Neue E-Mail (Modul E-Mail).

  1. Benachrichtigungen in der App - ein „Toast", der innerhalb der Anwendung angezeigt wird (oben rechts). Erscheint, wenn die Anwendung geöffnet ist.
  2. E-Mail-Benachrichtigungen - eine E-Mail an Ihre Adresse.
  3. Browser-Benachrichtigungen - eine systemweite Browser-Benachrichtigung (Ebene des Betriebssystems).

Benachrichtigungston in der App

Im Abschnitt Benachrichtigungen in der App gibt es zwei zusätzliche Schalter:

  • Benachrichtigungston - die Meldung in der Anwendung wird von einem kurzen Signalton begleitet.
  • Ton wiederholen, bis die Meldung geschlossen wird - das Signal wiederholt sich etwa alle 1,5 Sekunden, solange die Meldung sichtbar ist, und verstummt, sobald sie geschlossen wird (manuell oder nach Ablauf der eingestellten Anzeigedauer).

Der Ton spielt nur bei Benachrichtigungen (neue Aufgabe, neue Nachricht, Erwähnung, Kalendererinnerung) - normale Meldungen wie „Gespeichert" bleiben still. Haben Sie die Anzeigedauer der Meldung auf „bis manuell geschlossen" eingestellt, endet die Wiederholung von selbst nach einer Minute, damit es nicht endlos klingelt, während der Nutzer abwesend ist.

Browser spielen Ton erst nach der ersten Interaktion mit der Seite ab (Klick, Tastendruck) - das ist eine Sicherheitsmaßnahme des Browsers selbst, keine Einstellung der Anwendung.

Die E-Mail „Neue Nachricht" kommt mit ~5 Minuten Verzögerung an

Nacheinander geschriebene Nachrichten verschmelzen zu einem Eintrag (siehe „Chats"), daher wird die E-Mail zur neuen Nachricht erst 5 Minuten nach dem letzten Zusatz versendet - als ein einziger, vollständiger Text (statt einer separaten E-Mail für jeden Abschnitt). Öffnen Sie in dieser Zeit den Thread in der Anwendung, wird die E-Mail nicht versendet (Sie haben die Nachricht bereits gesehen). Die übrigen Benachrichtigungen - Toast in der Anwendung, Browser-Benachrichtigungen und die E-Mail bei einer Erwähnung (@Name) - kommen sofort an.

Neue E-Mail (Modul E-Mail)

Ruft die Synchronisation eine neue eingehende Nachricht in Ihr Postfach ab, erhalten Sie eine Benachrichtigung genau wie bei Aufgaben und Chats. Ein Klick darauf öffnet diesen E-Mail-Thread.

  • In der App und im Browser - standardmäßig aktiviert.
  • Per E-Mail - standardmäßig deaktiviert. Eine E-Mail-Benachrichtigung über eine E-Mail landet meist im selben Postfach und erzeugt dadurch Lärm; aktivieren Sie sie nur, wenn Ihre Adresse im Task Manager sich von der Adresse des synchronisierten Postfachs unterscheidet. Wären beide Adressen identisch, überspringt die Anwendung den Versand selbstständig - sonst würde jede Benachrichtigung eine weitere erzeugen, ohne Ende.
  • Entscheidend ist der Moment, in dem die Nachricht in der Anwendung erscheint, nicht das Versanddatum: Die erste Synchronisation eines alten Postfachs überschwemmt Sie nicht mit Benachrichtigungen über Monate alte E-Mails.

Browser-Benachrichtigungen

Browser-Benachrichtigungen werden als native Systembenachrichtigungen angezeigt - auch wenn das Anwendungsfenster im Hintergrund ist (auf einem anderen Tab), sofern der Browser läuft und die Anwendung auf einem der Tabs geöffnet ist.

So aktivieren Sie es

  1. Öffnen Sie Profil → Einstellungen → Abschnitt „Browser-Benachrichtigungen".
  2. Klicken Sie auf „Browser-Benachrichtigungen aktivieren" und erlauben Sie Benachrichtigungen im angezeigten Browserfenster.
  3. Stellen Sie Ja/Nein für die gewünschten Ereignistypen ein und klicken Sie auf Speichern.

Nach einem Klick auf die Benachrichtigung wird die Anwendung in den Vordergrund geholt und öffnet die entsprechende Aufgabe oder den Chat.

Voraussetzungen und Einschränkungen

  • Erforderlich sind eine HTTPS-Verbindung (oder localhost) sowie die Zustimmung des Browsers zu Benachrichtigungen.
  • Haben Sie Benachrichtigungen zuvor blockiert, entsperren Sie sie in den Website-Einstellungen des Browsers.
  • Die Funktion arbeitet auf Desktop-Browsern. Benachrichtigungen erscheinen, wenn die Anwendung geöffnet ist (auch in einem Hintergrund-Tab); sie werden nicht zugestellt, wenn der Browser vollständig geschlossen ist.

Erinnerungen an Termine (Kalender und KI-Assistent)

Die Erinnerungs-E-Mail sieht genauso aus wie die übrigen Benachrichtigungen der Anwendung: Kopfzeile mit Logo, Inhalt des Termins, eine Zeile mit Arbeitsbereich und Fälligkeitsdatum (bei einem Termin mit Uhrzeitspanne - „15:00 - 16:30") sowie die Schaltfläche Aufgabe öffnen oder Task Manager öffnen. Hat eine andere Person den Termin angelegt, sehen Sie ihren Vor- und Nachnamen über dem Inhalt.

Ein Termin aus dem Kalender sowie eine vom KI-Assistenten gesetzte Erinnerung erreicht Sie auf drei Wegen, je nachdem, wo Sie sich gerade befinden:

  • Sie schauen auf die Anwendung → Meldung in der Anwendung (Toast für ~12 Sekunden);
  • Sie sind in einem anderen Fenster oder Programm und haben Benachrichtigungen erlaubt → Browser-Benachrichtigung;
  • es gibt keine Möglichkeit, Sie zu benachrichtigen (Anwendung geschlossen oder keine Zustimmung zu Benachrichtigungen) → die Erinnerung wartet und erscheint bei der nächsten Rückkehr zur Anwendung, und wenn Sie beim Erstellen des Termins „Benachrichtigung auch per E-Mail senden" aktiviert haben, geht nach einer Minute eine E-Mail hinaus.

Eine Erinnerung verschwindet erst nach tatsächlicher Zustellung aus der Warteschlange, man kann sie also nicht verpassen, nur weil man gerade in ein anderes Fenster geschaut hat.

Eigene SMTP-Einstellungen des Nutzers

Jeder Nutzer kann in den Einstellungen ein eigenes SMTP-Konto festlegen (Reiter Profil → Abschnitt Versand von Ihrer eigenen E-Mail-Adresse → „E-Mails über mein eigenes SMTP-Postfach senden"). Von diesem Nutzer gesendete Nachrichten - einschließlich der vom KI-Assistenten versendeten E-Mails - gehen dann von seinem Konto aus. Der KI-Assistent versendet E-Mails ausschließlich über dieses persönliche SMTP-Konto.