SMTP-Konfiguration (Administrator)

Damit die Anwendung System-E-Mails versenden kann (Einladungen, Passwort-Zurücksetzen, Benachrichtigungen), muss der Administrator einen globalen SMTP-Server konfigurieren.

Schritt für Schritt

  1. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol (⚙) → Registerkarte E-Mail → Karte System-E-Mail (nur für Administratoren sichtbar; zuvor befand sich diese Karte auf der Registerkarte „Erweitert“).
  2. Füllen Sie das Formular in drei Schritten aus:
    • 1 Absender - die als Absender angezeigte E-Mail-Adresse und der Absendername (z. B. „Task Manager“)
    • 2 Versandserver - SMTP-Server (z. B. smtp.gmail.com), Port (587 für TLS, 465 für SSL) und Verschlüsselung
    • 3 Anmeldung am Server - Login (in der Regel identisch mit der Absenderadresse) und Passwort
  3. Klicken Sie auf „Testnachricht senden“, um die Konfiguration zu überprüfen.
  4. Klicken Sie auf „Speichern“.

Mit dem Schalter „Über dieses Postfach senden“ über dem Formular wird der gesamte Systemversand deaktiviert - wenn er ausgeschaltet ist, werden unter anderem keine E-Mails zum Zurücksetzen des Passworts versendet.

Dieses Postfach ist der Absender der von der Anwendung selbst versendeten Nachrichten und gilt für die gesamte Firma. Ihre eigenen Postfächer (zum Lesen und Schreiben von E-Mails im Task Manager) verbinden Sie weiter oben, im selben Reiter.

Gängige SMTP-Konfigurationen

Gmail:

  • Server: smtp.gmail.com, Port: 587, Verschlüsselung: TLS
  • Erforderlich: App-Passwort (nicht das Google-Kontopasswort) - erstellen Sie es unter Google-Konto → Sicherheit → App-Passwörter

Outlook/Microsoft 365:

  • Server: smtp.office365.com, Port: 587, Verschlüsselung: TLS

OVH / home.pl / polnisches Hosting:

  • Vom Hosting-Anbieter angegebener Server, meist Port 465 oder 587

Benachrichtigungen für Nutzer

Die Anwendung sendet E-Mails bei:

  • Passwort-Zurücksetzung
  • Zuweisung zu einer neuen Aufgabe (falls konfiguriert)
  • Erwähnungen (@mention) in Nachrichten

Drei Benachrichtigungskanäle (Profil → Einstellungen)

In den Profileinstellungen (Symbol ⚙ → Profil-Reiter) können Sie drei Benachrichtigungskanäle unabhängig voneinander steuern. Für jeden davon wählen Sie separat Ja/Nein für sechs Ereignistypen: Neue Aufgabe, Neuer Chat, Neue Nachricht, Aufgabenstatus geändert, Ich wurde markiert, Neue E-Mail (Modul E-Mail).

  1. Benachrichtigungen in der App - ein „Toast“, der innerhalb der Anwendung angezeigt wird (oben rechts). Er erscheint, wenn Sie die Anwendung geöffnet haben.
  2. E-Mail-Benachrichtigungen - eine E-Mail an Ihre Adresse.
  3. Browser-Benachrichtigungen - eine systemweite Browser-Benachrichtigung (auf Betriebssystemebene).

Benachrichtigungston in der App

Im Abschnitt Benachrichtigungen in der App gibt es zwei zusätzliche Schalter:

  • Benachrichtigungston - die Meldung in der Anwendung wird von einem kurzen Signalton begleitet.
  • Ton wiederholen, bis die Meldung geschlossen wird - das Signal wiederholt sich etwa alle 1,5 Sekunden, solange die Meldung sichtbar ist, und verstummt, sobald sie geschlossen wird (manuell oder nach Ablauf der eingestellten Anzeigedauer).

Ein Signalton ertönt nur bei Benachrichtigungen (neue Aufgabe, neue Nachricht, Erwähnung, Kalendererinnerung) - gewöhnliche Meldungen wie „Gespeichert“ bleiben stumm. Wenn Sie die Anzeigedauer der Meldung auf „Bis zum manuellen Schließen“ eingestellt haben, endet die Wiederholung nach einer Minute automatisch, damit es nicht endlos klingelt, wenn der Benutzer abwesend ist.

Browser spielen Ton erst nach der ersten Interaktion mit der Seite ab (Klick, Tastendruck) - das ist eine Sicherheitsmaßnahme des Browsers selbst, keine Einstellung der Anwendung.

Die E-Mail „Neue Nachricht“ kommt mit einer Verzögerung von etwa 5 Minuten an

Nacheinander geschriebene Nachrichten werden zu einem einzigen Eintrag zusammengefasst (siehe „Chats“), daher wird die E-Mail über eine neue Nachricht erst 5 Minuten nach der letzten Ergänzung gesendet - als eine vollständige Nachricht (statt einer separaten E-Mail für jeden Teil). Wenn Sie in dieser Zeit außerdem den Thread öffnen in der App, wird die E-Mail nicht gesendet (Sie haben die Nachricht bereits gesehen). Die übrigen Benachrichtigungen - Toast in der App, Browser-Benachrichtigungen und E-Mail bei einer Erwähnung (@Name) - kommen sofort an.

Neue E-Mail (Modul E-Mail)

Ruft die Synchronisation eine neue eingehende Nachricht in Ihr Postfach ab, erhalten Sie eine Benachrichtigung genau wie bei Aufgaben und Chats. Ein Klick darauf öffnet diesen E-Mail-Thread.

  • In der App und im Browser - standardmäßig aktiviert.
  • Per E-Mail - standardmäßig deaktiviert. Eine E-Mail-Benachrichtigung über eine E-Mail landet meist im selben Postfach und erzeugt dadurch Lärm; aktivieren Sie sie nur, wenn Ihre Adresse im Task Manager sich von der Adresse des synchronisierten Postfachs unterscheidet. Wären beide Adressen identisch, überspringt die Anwendung den Versand selbstständig - sonst würde jede Benachrichtigung eine weitere erzeugen, ohne Ende.
  • Entscheidend ist der Moment, in dem die Nachricht in der Anwendung erscheint, nicht das Versanddatum: Die erste Synchronisation eines alten Postfachs überschwemmt Sie nicht mit Benachrichtigungen über Monate alte E-Mails.

Browser-Benachrichtigungen

Browser-Benachrichtigungen werden als native Systembenachrichtigungen angezeigt - auch wenn das Anwendungsfenster im Hintergrund ist (auf einem anderen Tab), sofern der Browser läuft und die Anwendung auf einem der Tabs geöffnet ist.

So aktivieren Sie es

  1. Öffnen Sie Profil → Einstellungen → Abschnitt „Browserbenachrichtigungen“.
  2. Klicken Sie auf „Browserbenachrichtigungen aktivieren“ und erlauben Sie Benachrichtigungen im angezeigten Browserfenster.
  3. Stellen Sie Ja/Nein für die gewünschten Ereignistypen ein und klicken Sie auf Speichern.

Nach einem Klick auf die Benachrichtigung wird die Anwendung in den Vordergrund geholt und öffnet die entsprechende Aufgabe oder den Chat.

Auf Smartphone und Tablet

Ab Version 2.2.328 funktionieren Browser-Benachrichtigungen auch auf dem Smartphone - zuvor waren sie ausschließlich für Desktop verfügbar. Die Zustimmung wird genauso erteilt, im Profil.

Auf iPhone und iPad gibt es eine zusätzliche Bedingung: Die App muss zuerst zum Startbildschirm hinzugefügt werden (in Safari: Teilen → Zum Home-Bildschirm) und von dort aus geöffnet werden. In Safari selbst stellt das System die Benachrichtigungsfunktion nicht zur Verfügung - das ist eine Einschränkung von iOS, nicht der Anwendung. Unter Android genügt die Zustimmung, aber nach dem Hinzufügen zum Startbildschirm erhält die App ein eigenes Symbol und ein separates Fenster.

Die Schaltfläche „Test senden“ (sichtbar nach erteilter Zustimmung) zeigt eine Beispielbenachrichtigung an - die schnellste Methode, um zu prüfen, ob auf dem jeweiligen Gerät alles funktioniert.

Auch bei geschlossener Anwendung (Push-Benachrichtigungen)

Wenn der Administrator diese Funktion aktiviert hat, sehen Sie unter dem Zustimmungsstatus den Schalter „Auch bei geschlossener Anwendung“. Nach dessen Aktivierung kommen Benachrichtigungen auch dann an, wenn Task Manager geschlossen ist - und auf dem Smartphone sogar bei geschlossenem Browser.

  • Sie aktivieren dies separat auf jedem Gerät, auf dem Sie Benachrichtigungen erhalten möchten.
  • Die Schaltfläche „Test senden“ prüft den gesamten Weg sofort, ohne auf ein echtes Ereignis zu warten.
  • Ab Version 2.2.430 kommen auf diesem Weg alle Arten von Benachrichtigungen aus dem Profil an, außer E-Mail: neue Aufgabe und Hinzufügen zu einer Aufgabe, neuer Chat und Hinzufügen zu einem Chat, neue Nachricht in einer Aufgabe oder einem Chat, Statusänderung einer Aufgabe, Erwähnung (@Name) sowie Freigabe einer Notiz oder Datei für Sie. Auch dann, wenn das Ereignis durch eine Automatisierung, eine n8n-Integration oder einen KI-Agenten ausgelöst wurde.
  • Jede Art lässt sich einzeln deaktivieren: Profil → Benachrichtigungen, Spalte für Push-Benachrichtigungen. Die Einstellung gilt für alle Ihre Geräte.
  • Über Ihre eigene Aktion erhalten Sie keine Benachrichtigung. Wenn Sie jemand in einer Nachricht erwähnt, erhalten Sie eine Benachrichtigung (über die Erwähnung), nicht zwei.
  • Wenn Sie bei einer Aufgabe Beobachter sind, erhalten Sie ausschließlich Erwähnungen.
  • Eine weitere Nachricht im selben Thread ersetzt die vorherige Benachrichtigung, statt eine weitere hinzuzufügen - das Smartphone vibriert nicht bei jeder Zeile der Unterhaltung. Genauso, wenn die App im Hintergrund-Tab geöffnet ist: ein Ereignis = eine Benachrichtigung.
  • Benachrichtigungen über neue E-Mails bei geschlossener App gibt es vorerst nicht.
  • Auf iPhone und iPad muss die App zuvor zum Startbildschirm hinzugefügt werden (siehe „Erste Schritte“ → „Installation auf dem Smartphone“).
  • Das Deaktivieren des Schalters löscht die Registrierung dieses Geräts - andere Geräte funktionieren weiterhin.
  • Eine Passwortänderung (auch die eigene oder die vom Administrator vergebene), ein Passwort-Reset sowie eine Kontosperrung trennen die Push-Benachrichtigungen auf allen Geräten dieser Person. Nach erneuter Anmeldung auf einem Gerät mit aktiviertem Schalter wird die Einstellung automatisch wiederhergestellt.
  • Das Abmelden trennt die Push-Benachrichtigungen auf diesem Gerät - ein gemeinsam genutzter Computer oder ein weitergegebenes Smartphone zeigt Ihre Angelegenheiten dann nicht mehr an. Nach erneuter Anmeldung aktivieren Sie den Schalter einfach wieder.
  • Sie erhalten nur Benachrichtigungen zu Aufgaben und Chats, auf die Sie Zugriff haben - nach dem Entfernen aus einem Arbeitsbereich erhalten Sie keine Benachrichtigungen mehr zu dessen Aufgaben und Chats.

Für Administratoren: Push-Benachrichtigungen im Unternehmen

Einstellungen → Push-Benachrichtigungen (nur Administrator):

  • „Push-Benachrichtigungen aktivieren" - ohne das sieht kein Benutzer den Schalter im Profil.
  • „App-Name auf dem Smartphone“ - optional, bis zu 30 Zeichen. Erscheint unter dem Symbol auf dem Startbildschirm (praktisch, wenn jemand Task Manager mehrerer Unternehmen nutzt). Leeres Feld = „Task Manager“. Auf dem iPhone wirkt sich der neue Name erst auf künftige Hinzufügungen zum Startbildschirm aus.
  • Unter den Feldern sehen Sie den Status: ob der Server über HTTPS läuft (ohne das funktioniert Push nicht), wie viele Geräte registriert sind, wann die letzte Benachrichtigung das Gateway erreicht hat und was der letzte Versandfehler mit Uhrzeit war. Das ist die erste Stelle, die Sie prüfen sollten, wenn jemand meldet, dass Benachrichtigungen nicht ankommen.

Wohin Ihre Daten gelangen. Die Benachrichtigung geht direkt vom Server Ihres Unternehmens an das Gateway Ihres Browsers (Mozilla, Google oder Apple) - ohne Vermittler seitens des Herstellers von Task Manager. Der Inhalt ist mit dem Schlüssel Ihres Geräts verschlüsselt, sodass das Gateway ihn nicht lesen kann; es sieht nur, dass etwas zugestellt werden muss.

Voraussetzungen und Einschränkungen

  • Erforderlich sind eine HTTPS-Verbindung (oder localhost) sowie die Zustimmung des Browsers zu Benachrichtigungen.
  • Haben Sie Benachrichtigungen zuvor blockiert, entsperren Sie sie in den Website-Einstellungen des Browsers.
  • Ohne aktivierten Schalter „Auch bei geschlossener Anwendung“ erscheinen Benachrichtigungen ausschließlich, wenn die Anwendung geöffnet ist (auch auf einem Hintergrund-Tab).
  • Auf iPhone/iPad ist es erforderlich, die App zum Startbildschirm hinzuzufügen (siehe oben).

Erinnerungen an Termine (Kalender und KI-Assistent)

Die Erinnerungs-E-Mail sieht genauso aus wie die übrigen Benachrichtigungen aus der Anwendung: Kopfzeile mit Logo, Ereignistext, Zeile mit Arbeitsbereich und Fälligkeitszeit (bei einem Ereignis mit Zeitspanne - „15:00 - 16:30“) sowie die Schaltfläche Aufgabe öffnen oder Task Manager öffnen. Wenn das Ereignis von einer anderen Person erstellt wurde, sehen Sie deren Vor- und Nachnamen über dem Text.

Ein Termin aus dem Kalender sowie eine vom KI-Assistenten gesetzte Erinnerung erreicht Sie auf drei Wegen, je nachdem, wo Sie sich gerade befinden:

  • Sie schauen auf die Anwendung → Meldung in der Anwendung (Toast für ~12 Sekunden);
  • Sie sind in einem anderen Fenster oder Programm und haben Benachrichtigungen erlaubt → Browser-Benachrichtigung;
  • Sie nicht benachrichtigt werden können (Anwendung geschlossen oder keine Zustimmung für Benachrichtigungen) → die Erinnerung wartet und wird angezeigt, sobald Sie zur Anwendung zurückkehren. Wenn Sie beim Erstellen des Ereignisses „Auch per E-Mail benachrichtigen“ ausgewählt haben, wird nach einer Minute eine E-Mail versendet.

Eine Erinnerung verschwindet erst nach tatsächlicher Zustellung aus der Warteschlange, man kann sie also nicht verpassen, nur weil man gerade in ein anderes Fenster geschaut hat.

Eigene SMTP-Einstellungen des Nutzers

Jeder Benutzer kann in den Einstellungen → Reiter E-Mail (Modul E-Mail, Plan Pro) sein eigenes Postfach verbinden. Das zuerst verbundene Postfach dient auch dem Versand: Nachrichten, die von diesem Benutzer versendet werden - einschließlich der vom KI-Assistenten versendeten E-Mails - gehen von seiner Adresse aus. Der KI-Assistent versendet E-Mails ausschließlich aus diesem Postfach.