Konfigurácia SMTP (administrátor)

Aby aplikácia mohla odosielať systémové e-maily (pozvánky, reset hesla, upozornenia), administrátor musí nakonfigurovať globálny server SMTP.

Krok za krokom

  1. Kliknite na ikonu ozubeného kolesa (⚙) → karta Pošta → karta Systémová pošta (vidí ju iba správca; predtým bola táto karta v časti „Rozšírené“).
  2. Vyplňte formulár v troch krokoch:
    • 1 Odosielateľ - e-mailová adresa zobrazená ako odosielateľ a meno odosielateľa (napr. „Task Manager“)
    • 2 Server odosielania - SMTP server (napr. smtp.gmail.com), port (587 pre TLS, 465 pre SSL) a šifrovanie
    • 3 Prihlásenie na server - prihlasovacie meno (zvyčajne rovnaké ako adresa odosielateľa) a heslo
  3. Kliknite na „Odoslať testovaciu správu“ a overte správnosť nastavenia.
  4. Kliknite na „Uložiť“.

Prepínač „Odosielať cez túto schránku“ nad formulárom vypína všetko systémové odosielanie - keď je vypnutý, neodosielajú sa okrem iného ani správy na obnovenie hesla.

Táto schránka je odosielateľom správ, ktoré posiela samotná aplikácia, a týka sa celej firmy. Vlastné schránky (na čítanie a písanie pošty v Task Managerovi) pripájate vyššie, v tej istej záložke.

Bežné konfigurácie SMTP

Gmail:

  • Server: smtp.gmail.com, Port: 587, Šifrovanie: TLS
  • Vyžadované: Heslo aplikácie (nie heslo účtu Google) - vygenerujte ho v Účte Google → Bezpečnosť → Heslá aplikácií

Outlook/Microsoft 365:

  • Server: smtp.office365.com, Port: 587, Šifrovanie: TLS

OVH / home.pl / poľský hosting:

  • Server uvedený poskytovateľom hostingu, zvyčajne port 465 alebo 587

Upozornenia pre používateľov

Aplikácia odosiela e-maily v prípade:

  • Resetovania hesla
  • Priradenia k novej úlohe (ak je nakonfigurované)
  • Zmienok (@mention) v správach

Tri kanály upozornení (Profil → Nastavenia)

V nastaveniach profilu (ikona ⚙ → profilová záložka) môžete nezávisle ovládať tri kanály upozornení. Pre každý z nich osobitne vyberáte Áno/Nie pre šesť typov udalostí: Nová úloha, Nový chat, Nová správa, Zmenený stav úlohy, Označili ma, Nová e-mailová správa (modul Pošta).

  1. Oznámenia v aplikácii - „toast“ zobrazovaný vnútri aplikácie (pravý horný roh). Zobrazí sa, keď máte aplikáciu otvorenú.
  2. E-mailové oznámenia - e-mail na vašu adresu.
  3. Oznámenia prehliadača - systémové oznámenie prehliadača (úroveň operačného systému).

Zvuk upozornení v aplikácii

V sekcii Upozornenia v aplikácii sú dva ďalšie prepínače:

  • Zvuk upozornenia - hlásenie v aplikácii sprevádza krátky signál.
  • Opakovať zvuk až do zatvorenia hlásenia - signál sa opakuje približne každých 1,5 sekundy, kým je hlásenie viditeľné, a stíchne v okamihu jeho zatvorenia (ručného alebo po uplynutí nastaveného času zobrazenia).

Zvuk sa prehráva iba pri oznámeniach (nová úloha, nová správa, zmienka, pripomienka z kalendára) - bežné hlásenia typu „Uložené“ zostávajú tiché. Ak ste nastavili čas zobrazenia hlásenia na „kým ho ručne nezavriete“, opakovanie sa po minúte samo zastaví, aby nevyzváňalo donekonečna, keď používateľ nie je pri počítači.

Prehliadače prehrávajú zvuk až po prvej interakcii so stránkou (kliknutie, stlačenie klávesu) - je to zabezpečenie samotného prehliadača, nie nastavenie aplikácie.

E-mail „Nová správa“ príde s oneskorením približne 5 minút

Správy písané jedna za druhou sa spájajú do jedného záznamu (pozri „Chaty“), preto sa e-mail o novej správe posiela až 5 minút po poslednom dopísaní - ako jeden, kompletný obsah (namiesto samostatného e-mailu za každý fragment). Navyše, ak v tomto čase otvoríte vlákno v aplikácii, e-mail sa neodošle (správu ste už videli). Ostatné oznámenia - toast v aplikácii, oznámenia prehliadača a e-mail o zmienke (@meno) - prichádzajú okamžite.

Nová e-mailová správa (modul Pošta)

Keď synchronizácia stiahne novú prichádzajúcu správu do vašej schránky, dostanete upozornenie rovnako ako pri úlohách a chatoch. Kliknutím naň otvoríte príslušné vlákno pošty.

  • V aplikácii a v prehliadači - predvolene zapnuté.
  • E-mailom - predvolene vypnuté. Upozornenie e-mailom o e-maile sa zvyčajne vracia do tej istej schránky a robí z toho šum; zapnite ho len vtedy, keď je vaša adresa v Task Managerovi iná ako adresa synchronizovanej schránky. Ak by boli obe adresy rovnaké, aplikácia odosielanie sama vynechá - inak by každé upozornenie vytváralo ďalšie, donekonečna.
  • Rozhoduje moment objavenia sa správy v aplikácii, nie dátum jej odoslania: prvá synchronizácia starej schránky vás nezaplaví upozorneniami na e-maily spred mesiacov.

Upozornenia prehliadača

Oznámenia prehliadača sa zobrazujú ako natívne oznámenia systému - aj keď je okno aplikácie na pozadí (na inej karte), pokiaľ je prehliadač spustený a aplikácia je otvorená na niektorej z kariet.

Ako zapnúť

  1. Otvorte Profil → Nastavenia → časť „Oznámenia prehliadača“.
  2. Kliknite na „Zapnúť oznámenia prehliadača“ a povoľte oznámenia v zobrazenom okne prehliadača.
  3. Nastavte Áno/Nie pre vybrané typy udalostí a kliknite na Uložiť.

Po kliknutí na upozornenie sa aplikácia presunie do popredia a otvorí príslušnú úlohu alebo chat.

Na telefóne a tablete

Od verzie 2.2.328 oznámenia prehliadača fungujú aj na telefóne - predtým boli iba pre počítač. Súhlas sa zapína rovnako, v Profile.

Na iPhone a iPade platí jedna dodatočná podmienka: aplikáciu treba najprv pridať na domovskú obrazovku (v Safari: Zdieľať → Na plochu) a otvárať ju odtiaľ. V samotnom Safari systém oznámenia neposkytuje - ide o obmedzenie iOS, nie aplikácie. Na Androide stačí súhlas, ale po pridaní na domovskú obrazovku dostane aplikácia vlastnú ikonu a samostatné okno.

Tlačidlo „Odoslať test“ (viditeľné po udelení súhlasu) zobrazí ukážkové oznámenie - najrýchlejší spôsob, ako overiť, či všetko funguje na danom zariadení.

Aj pri zatvorenej aplikácii (push oznámenia)

Ak administrátor túto funkciu zapol, pod stavom súhlasu uvidíte prepínač „Aj pri zatvorenej aplikácii“. Po jeho zapnutí oznámenia dorazia aj vtedy, keď je Task Manager zatvorený - a na telefóne aj pri zatvorenom prehliadači.

  • Toto zapínate samostatne na každom zariadení, na ktorom chcete dostávať oznámenia.
  • Tlačidlo „Odoslať test“ overí celú cestu naraz, bez čakania na skutočnú udalosť.
  • Od verzie 2.2.430 týmto spôsobom prichádzajú všetky druhy oznámení z Profilu okrem pošty: nová úloha a pridanie vás do úlohy, nový chat a pridanie do chatu, nová správa v úlohe alebo chate, zmena stavu úlohy, zmienka (@meno) a zdieľanie poznámky alebo súboru s vami. Aj vtedy, keď udalosť vyvolala automatizácia, integrácia n8n alebo Agent AI.
  • Každý druh vypnete samostatne: Profil → Oznámenia, stĺpec push oznámení. Nastavenie platí na všetkých vašich zariadeniach.
  • O vlastnej činnosti oznámenie nedostanete. Keď vás niekto spomenie v správe, dostanete jedno oznámenie (o zmienke), nie dve.
  • Ak ste v úlohe pozorovateľ, dostávate iba zmienky.
  • Ďalšia správa v rovnakom vlákne nahradí predchádzajúce oznámenie namiesto pridania ďalšieho - telefón nevibruje pri každom riadku konverzácie. Rovnako je to, keď je aplikácia otvorená na karte na pozadí: jedna udalosť = jedno oznámenie.
  • Oznámenia o novej pošte pri zatvorenej aplikácii zatiaľ neprichádzajú.
  • Na iPhone a iPade treba vopred pridať aplikáciu na domovskú obrazovku (pozri „Prvé kroky“ → „Inštalácia na telefóne“).
  • Vypnutie prepínača zmaže záznam tohto zariadenia - ostatné zariadenia fungujú ďalej.
  • Zmena hesla (vlastného alebo pridelenej administrátorom), reset hesla a zablokovanie konta odpoja push oznámenia na všetkých zariadeniach danej osoby. Po opätovnom prihlásení na zariadení so zapnutým prepínačom sa nastavenie vráti samo.
  • Odhlásenie odpojí push oznámenia na danom zariadení - zdieľaný počítač alebo požičaný telefón už nezobrazuje vaše záležitosti. Po opätovnom prihlásení zapnite prepínač znova.
  • Oznámenie dostávate len o úlohách a chatoch, ku ktorým máte prístup - po odstránení z pracovného priestoru oznámenia z jeho úloh a chatov prestanú prichádzať.

Pre administrátora: push oznámenia vo firme

Nastavenia → Push oznámenia (iba administrátor):

  • „Zapnúť push oznámenia" - bez toho žiadny používateľ neuvidí prepínač v Profile.
  • „Názov aplikácie v telefóne" - voliteľný, do 30 znakov. Zobrazí sa pod ikonou na ploche telefónu (hodí sa, keď má niekto Task Manager viacerých firiem). Prázdne pole = „Task Manager”. Na iPhone sa nový názov prejaví až pri ďalšom pridaní na plochu.
  • Pod poľami vidíte stav: či server beží cez HTTPS (bez toho push nebude fungovať), koľko zariadení je zaregistrovaných, kedy oznámenie naposledy dorazilo k bráne a aká bola posledná chyba odoslania s časom. Toto je prvé miesto, kde treba skontrolovať, keď niekto nahlási, že oznámenia neprichádzajú.

Kam smerujú vaše dáta. Oznámenie ide priamo zo servera vašej firmy do brány vášho prehliadača (Mozilla, Google alebo Apple) - bez sprostredkovateľa na strane výrobcu Task Managera. Obsah je zašifrovaný kľúčom vášho zariadenia, takže brána ho nedokáže prečítať; vidí len, že má niečo doručiť.

Požiadavky a obmedzenia

  • Vyžaduje sa pripojenie HTTPS (alebo localhost) a súhlas prehliadača s upozorneniami.
  • Ak ste predtým upozornenia zablokovali, odblokujte ich v nastaveniach lokality v prehliadači.
  • Bez zapnutého prepínača „Aj pri zatvorenej aplikácii“ sa oznámenia zobrazujú iba vtedy, keď je aplikácia otvorená (aj na karte na pozadí).
  • Na iPhone/iPade je nutné pridať aplikáciu na domovskú obrazovku (pozri vyššie).

Pripomienky udalostí (kalendár a Asistent AI)

E-mail s pripomienkou vyzerá rovnako ako ostatné oznámenia z aplikácie: hlavička s logom, obsah udalosti, riadok s pracovným priestorom a termínom (pri udalosti s časovým rozsahom - „15:00 - 16:30“) a tlačidlo Otvoriť úlohu alebo Otvoriť Task Manager. Ak udalosť nastavil niekto iný, nad jej obsahom uvidíte jeho meno a priezvisko.

Udalosť z kalendára aj pripomienka nastavená Asistentom AI k vám doputuje tromi spôsobmi, podľa toho, kde práve ste:

  • pozeráte sa na aplikáciu → hlásenie v aplikácii (toast na ~12 sekúnd);
  • ste v inom okne alebo programe a povolili ste upozornenia → upozornenie prehliadača;
  • nie je možné vás upozorniť (aplikácia je zatvorená alebo nemá povolené oznámenia) → pripomienka čaká a zobrazí sa pri najbližšom návrate do aplikácie. Ak ste pri vytváraní udalosti zaškrtli „Odoslať oznámenie aj e-mailom“, po minúte sa odošle e-mail.

Pripomienka mizne z fronty až po skutočnom doručení, takže nemôžete ju zmeškať len preto, že ste sa práve pozerali na iné okno.

Vlastné nastavenia SMTP používateľa

Každý používateľ môže pripojiť vlastnú schránku v Nastaveniach → záložka Pošta (modul Pošta, plán Pro). Prvá pripojená schránka slúži aj na odosielanie: správy odosielané týmto používateľom - vrátane e-mailov odosielaných Asistentom AI - odchádzajú z jeho adresy. Asistent AI odosiela e-maily výhradne z tejto schránky.