Configuration SMTP (administrateur)

Pour que l'application puisse envoyer des e-mails système (invitations, réinitialisation de mot de passe, notifications), l'administrateur doit configurer un serveur SMTP global.

Étape par étape

  1. Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage (⚙) → onglet Messagerie → carte Messagerie système (visible uniquement par l’administrateur ; auparavant, cette carte se trouvait dans l’onglet « Avancé »).
  2. Remplissez le formulaire en trois étapes :
    • 1 Expéditeur - adresse e-mail affichée comme expéditeur et nom de l’expéditeur (par ex. « Task Manager »)
    • 2 Serveur d’envoi - serveur SMTP (par ex. smtp.gmail.com), port (587 pour TLS, 465 pour SSL) et chiffrement
    • 3 Connexion au serveur - identifiant (généralement identique à l’adresse de l’expéditeur) et mot de passe
  3. Cliquez sur « Envoyer un message de test » pour vérifier que la configuration est correcte.
  4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le bouton « Envoyer via cette boîte mail » au-dessus du formulaire désactive tous les envois système - lorsqu’il est désactivé, les e-mails de réinitialisation du mot de passe, entre autres, ne sont pas envoyés.

Cette boîte mail est l'expéditeur des messages envoyés par l'application elle-même et concerne toute l'entreprise. Vos propres boîtes mail (pour lire et écrire des e-mails dans Task Manager) se connectent plus haut, dans le même onglet.

Configurations SMTP courantes

Gmail :

  • Serveur : smtp.gmail.com, Port : 587, Chiffrement : TLS
  • Requis : mot de passe d’application (pas le mot de passe du compte Google) - générez-le dans Compte Google → Sécurité → Mots de passe d’application

Outlook/Microsoft 365 :

  • Serveur : smtp.office365.com, Port : 587, Chiffrement : TLS

OVH / home.pl / hébergeur polonais :

  • Serveur indiqué par l'hébergeur, généralement port 465 ou 587

Notifications pour les utilisateurs

L'application envoie des e-mails dans les cas suivants :

  • Réinitialisation du mot de passe
  • Attribution à une nouvelle tâche (si configuré)
  • Mentions (@mention) dans les messages

Trois canaux de notification (Profil → Paramètres)

Dans les paramètres du profil (icône ⚙ → onglet profil), vous pouvez gérer indépendamment trois canaux de notification. Pour chacun, vous choisissez séparément Oui/Non pour six types d'événements : Nouvelle tâche, Nouvelle discussion, Nouveau message, Statut de tâche modifié, J'ai été mentionné, Nouveau message e-mail (module Messagerie).

  1. Notifications dans l’application - un « toast » affiché à l’intérieur de l’application (coin supérieur droit). Il apparaît lorsque l’application est ouverte.
  2. Notifications par e-mail - un e-mail envoyé à votre adresse.
  3. Notifications du navigateur - notification système du navigateur (niveau système d’exploitation).

Son des notifications dans l'application

Dans la section Notifications dans l'application, il y a deux interrupteurs supplémentaires :

  • Son de notification - le message dans l'application est accompagné d'un court signal sonore.
  • Répéter le son jusqu'à la fermeture du message - le signal se répète toutes les ~1,5 seconde tant que le message est visible, et s'arrête au moment de sa fermeture (manuelle ou après l'écoulement du délai d'affichage défini).

Le son retentit uniquement pour les notifications (nouvelle tâche, nouveau message, mention, rappel du calendrier) - les messages habituels comme « Enregistré » restent silencieux. Si vous avez réglé la durée d’affichage du message sur « jusqu’à fermeture manuelle », la répétition s’arrête automatiquement au bout d’une minute, pour éviter que la notification ne sonne indéfiniment en votre absence.

Les navigateurs ne jouent du son qu'après une première interaction avec la page (clic, appui sur une touche) - c'est une protection du navigateur lui-même, pas un paramètre de l'application.

L’e-mail « Nouveau message » arrive avec environ 5 minutes de retard

Les messages écrits les uns à la suite des autres se regroupent en une seule entrée (voir « Discussions »), c’est pourquoi l’e-mail de nouveau message n’est envoyé que 5 minutes après le dernier ajout - sous forme d’un seul contenu complet (plutôt qu’un e-mail séparé pour chaque fragment). De plus, si vous ouvrez le fil dans l’application pendant ce délai, l’e-mail ne sera pas envoyé (vous avez déjà vu le message). Les autres notifications - toast dans l’application, notifications du navigateur et e-mail de mention (@prénom) - arrivent immédiatement.

Nouveau message e-mail (module Messagerie)

Quand la synchronisation récupère un nouveau message entrant dans votre boîte mail, vous recevez une notification, exactement comme pour les tâches et les discussions. Cliquer dessus ouvre ce fil de messagerie.

  • Dans l'application et dans le navigateur - activées par défaut.
  • Par e-mail - désactivée par défaut. Une notification par e-mail au sujet d'un e-mail revient généralement dans la même boîte mail et crée du bruit ; activez-la seulement si votre adresse dans Task Manager est différente de l'adresse de la boîte mail synchronisée. Si les deux adresses étaient identiques, l'application ignore d'elle-même l'envoi - sinon, chaque notification en créerait une autre, à l'infini.
  • Ce qui compte, c'est le moment où le message apparaît dans l'application, et non sa date d'envoi : la première synchronisation d'une ancienne boîte mail ne vous submergera pas de notifications pour des e-mails vieux de plusieurs mois.

Notifications du navigateur

Les notifications du navigateur s’affichent comme des notifications système natives - même lorsque la fenêtre de l’application est en arrière-plan (sur un autre onglet), à condition que le navigateur soit lancé et que l’application soit ouverte sur l’un des onglets.

Comment les activer

  1. Ouvrez Profil → Paramètres → section « Notifications du navigateur ».
  2. Cliquez sur « Activer les notifications du navigateur » et autorisez les notifications dans la fenêtre qui s’affiche dans le navigateur.
  3. Réglez Oui/Non pour les types d'événements choisis et cliquez sur Enregistrer.

En cliquant sur la notification, l'application passe au premier plan et ouvre la tâche ou la discussion correspondante.

Sur téléphone et tablette

Depuis la version 2.2.328, les notifications du navigateur fonctionnent aussi sur téléphone - auparavant, elles étaient réservées à l’ordinateur. L’autorisation s’active de la même façon, dans le Profil.

Sur iPhone et iPad, il y a une condition supplémentaire : il faut d’abord ajouter l’application à l’écran d’accueil (dans Safari : Partager → Sur l’écran d’accueil) et l’ouvrir depuis là. Dans Safari seul, le système de notifications n’est pas disponible - c’est une limitation d’iOS, pas de l’application. Sur Android, l’autorisation suffit, mais après l’ajout à l’écran d’accueil, l’application obtient sa propre icône et une fenêtre séparée.

Le bouton « Envoyer un test » (visible après avoir donné votre accord) affiche une notification d’exemple - le moyen le plus rapide de vérifier que tout fonctionne sur cet appareil.

Même lorsque l’application est fermée (notifications push)

Si l’administrateur a activé cette fonctionnalité, vous verrez sous le statut de l’autorisation un interrupteur « Même lorsque l’application est fermée ». Une fois activé, les notifications arrivent même lorsque Task Manager est fermé - et sur téléphone, même lorsque le navigateur est fermé.

  • Vous activez cela séparément sur chaque appareil sur lequel vous souhaitez recevoir des notifications.
  • Le bouton « Envoyer un test » vérifie tout le trajet immédiatement, sans attendre un véritable événement.
  • Depuis la version 2.2.430, tous les types de notifications du Profil, à l’exception de la messagerie, arrivent de cette façon : nouvelle tâche et ajout à une tâche, nouvelle discussion et ajout à une discussion, nouveau message dans une tâche ou une discussion, changement de statut d’une tâche, mention (@prénom) ainsi que partage avec vous d’une note ou d’un fichier. Même lorsque l’événement a été déclenché par une automatisation, une intégration n8n ou un Agent IA.
  • Vous pouvez désactiver chaque type séparément : Profil → Notifications, colonne des notifications push. Le réglage s’applique à tous vos appareils.
  • Vous ne recevez pas de notification pour vos propres actions. Si quelqu’un vous mentionne dans un message, vous recevez une seule notification (celle de la mention), et non deux.
  • Si vous êtes observateur d’une tâche, vous ne recevez que les mentions.
  • Un nouveau message dans le même fil de discussion remplace la notification précédente au lieu d’en ajouter une nouvelle - le téléphone ne vibre pas à chaque ligne de la conversation. Il en va de même lorsque l’application est ouverte en arrière-plan : un événement = une notification.
  • Les notifications pour un nouveau message arrivé dans la messagerie, lorsque l’application est fermée, ne sont pas encore disponibles.
  • Sur iPhone et iPad, il faut d’abord ajouter l’application à l’écran d’accueil (voir « Premiers pas » → « Installation sur téléphone »).
  • Désactiver l’interrupteur supprime l’enregistrement de cet appareil - les autres appareils continuent de fonctionner.
  • Le changement de mot de passe (le vôtre ou celui attribué par l'administrateur), la réinitialisation du mot de passe et le blocage du compte coupent les notifications push sur tous les appareils de cette personne. Après une nouvelle connexion sur un appareil où l'interrupteur est activé, l'enregistrement revient automatiquement.
  • La déconnexion coupe les notifications push sur cet appareil - un ordinateur partagé ou un téléphone rendu n'affiche plus vos sujets. Reconnectez-vous et réactivez l'interrupteur.
  • Vous ne recevez de notification que pour les tâches et discussions auxquelles vous avez accès - une fois retiré d'un espace de travail, vous ne recevez plus les notifications de ses tâches et discussions.

Pour l’administrateur : notifications push dans l’entreprise

Paramètres → Notifications push (administrateur uniquement) :

  • « Activer les notifications push » - sans cela, aucun utilisateur ne verra l'interrupteur dans le Profil.
  • « Nom de l’application sur le téléphone » - facultatif, jusqu’à 30 caractères. Il apparaîtra sous l’icône sur l’écran du téléphone (utile lorsqu’une personne utilise Task Manager pour plusieurs entreprises). Champ vide = « Task Manager ». Sur iPhone, le nouveau nom ne sera pris en compte que lors des prochains ajouts à l’écran d’accueil.
  • Sous les champs s’affiche l’état : si le serveur fonctionne en HTTPS (sans quoi le push ne fonctionnera pas), combien d’appareils sont enregistrés, quand la dernière notification a atteint la passerelle et quelle a été la dernière erreur d’envoi avec son horodatage. C’est le premier endroit à vérifier lorsqu’une personne signale que les notifications n’arrivent pas.

Où vont vos données. La notification part directement du serveur de votre entreprise vers la passerelle de votre navigateur (Mozilla, Google ou Apple) - sans intermédiaire du côté de l’éditeur de Task Manager. Le contenu est chiffré avec la clé de votre appareil, la passerelle ne peut donc pas le lire ; elle voit seulement qu’elle doit livrer quelque chose.

Exigences et limites

  • Une connexion HTTPS (ou localhost) ainsi que l'autorisation du navigateur pour les notifications sont requises.
  • Si vous avez bloqué les notifications par le passé, débloquez-les dans les paramètres du site dans le navigateur.
  • Sans l’interrupteur « Même lorsque l’application est fermée » activé, les notifications n’apparaissent que lorsque l’application est ouverte (y compris sur un onglet en arrière-plan).
  • Sur iPhone/iPad, il est nécessaire d’ajouter l’application à l’écran d’accueil (voir plus haut).

Rappels d'événements (calendrier et Assistant IA)

L’e-mail de rappel ressemble aux autres notifications de l’application : en-tête avec logo, contenu de l’événement, ligne indiquant l’Espace de travail et l’échéance (pour un événement avec une plage horaire - « 15:00 - 16:30 »), et bouton Ouvrir la tâche ou Ouvrir Task Manager. Si l’événement a été créé par une autre personne, son prénom et son nom apparaissent au-dessus du contenu.

Un événement du calendrier et un rappel programmé par l'Assistant IA vous parviennent par trois voies, selon l'endroit où vous vous trouvez :

  • vous regardez l'application → message dans l'application (toast pendant ~12 secondes) ;
  • vous êtes dans une autre fenêtre ou un autre programme, et vous avez autorisé les notifications → notification du navigateur ;
  • il est impossible de vous avertir (application fermée ou notifications non autorisées) → le rappel est mis en attente et s’affichera dès que vous reviendrez dans l’application. Si vous avez coché « Envoyer également une notification par e-mail » lors de la création de l’événement, un e-mail sera envoyé au bout d’une minute.

Le rappel ne disparaît de la file d'attente qu'une fois réellement délivré, il est donc impossible de le manquer parce que vous regardiez une autre fenêtre au mauvais moment.

Paramètres SMTP personnels de l'utilisateur

Chaque utilisateur peut connecter sa propre boîte mail dans Paramètres → onglet Messagerie (module Messagerie, plan Pro). La première boîte mail connectée sert aussi à l’envoi : les messages envoyés par cet utilisateur - y compris les e-mails envoyés par l’Assistant IA - partent de son adresse. L’Assistant IA envoie les e-mails exclusivement depuis cette boîte mail.