Configuration SMTP (administrateur)

Pour que l'application puisse envoyer des e-mails système (invitations, réinitialisation de mot de passe, notifications), l'administrateur doit configurer un serveur SMTP global.

Étape par étape

  1. Cliquez sur l'icône de roue dentée (⚙) → onglet Messagerie → carte Messagerie système (visible uniquement par l'administrateur ; cette carte se trouvait auparavant dans l'onglet « Avancé »).
  2. Remplissez le formulaire en trois étapes :
    • 1 Expéditeur - adresse e-mail affichée comme expéditeur et nom de l'expéditeur (par ex. « Task Manager »)
    • 2 Serveur d'envoi - serveur SMTP (par ex. smtp.gmail.com), port (587 pour TLS, 465 pour SSL) et chiffrement
    • 3 Connexion au serveur - identifiant (généralement identique à l'adresse de l'expéditeur) et mot de passe
  3. Cliquez sur « Envoyer un message test » pour vérifier que la configuration est correcte.
  4. Cliquez sur « Enregistrer ».

L'interrupteur « Envoyer via cette boîte » au-dessus du formulaire désactive tout l'envoi système - lorsqu'il est désactivé, entre autres, les e-mails de réinitialisation de mot de passe ne partent plus.

Cette boîte mail est l'expéditeur des messages envoyés par l'application elle-même et concerne toute l'entreprise. Vos propres boîtes mail (pour lire et écrire des e-mails dans Task Manager) se connectent plus haut, dans le même onglet.

Configurations SMTP courantes

Gmail :

  • Serveur : smtp.gmail.com, Port : 587, Chiffrement : TLS
  • Requis : mot de passe d'application (pas le mot de passe du compte Google) - à générer dans Compte Google → Sécurité → Mots de passe des applications

Outlook/Microsoft 365 :

  • Serveur : smtp.office365.com, Port : 587, Chiffrement : TLS

OVH / home.pl / hébergeur polonais :

  • Serveur indiqué par l'hébergeur, généralement port 465 ou 587

Notifications pour les utilisateurs

L'application envoie des e-mails dans les cas suivants :

  • Réinitialisation du mot de passe
  • Attribution à une nouvelle tâche (si configuré)
  • Mentions (@mention) dans les messages

Trois canaux de notification (Profil → Paramètres)

Dans les paramètres du profil (icône ⚙ → onglet profil), vous pouvez gérer indépendamment trois canaux de notification. Pour chacun, vous choisissez séparément Oui/Non pour six types d'événements : Nouvelle tâche, Nouvelle discussion, Nouveau message, Statut de tâche modifié, J'ai été mentionné, Nouveau message e-mail (module Messagerie).

  1. Notifications dans l'application - un « toast » affiché à l'intérieur de l'application (coin supérieur droit). Il apparaît quand l'application est ouverte.
  2. Notifications par e-mail - un e-mail envoyé à votre adresse.
  3. Notifications du navigateur - une notification système du navigateur (au niveau du système d'exploitation).

Son des notifications dans l'application

Dans la section Notifications dans l'application, il y a deux interrupteurs supplémentaires :

  • Son de notification - le message dans l'application est accompagné d'un court signal sonore.
  • Répéter le son jusqu'à la fermeture du message - le signal se répète toutes les ~1,5 seconde tant que le message est visible, et s'arrête au moment de sa fermeture (manuelle ou après l'écoulement du délai d'affichage défini).

Le signal ne joue que pour les notifications (nouvelle tâche, nouveau message, mention, rappel du calendrier) - les messages ordinaires du type « Enregistré » restent silencieux. Si vous avez réglé la durée d'affichage du message sur « jusqu'à fermeture manuelle », la répétition s'arrête d'elle-même au bout d'une minute, pour ne pas sonner indéfiniment en l'absence de l'utilisateur.

Les navigateurs ne jouent du son qu'après une première interaction avec la page (clic, appui sur une touche) - c'est une protection du navigateur lui-même, pas un paramètre de l'application.

L'e-mail « Nouveau message » arrive avec ~5 minutes de retard

Les messages écrits l'un après l'autre fusionnent en une seule entrée (voir « Discussions »), c'est pourquoi l'e-mail annonçant un nouveau message n'est envoyé que 5 minutes après le dernier ajout - sous forme d'un contenu unique et complet (au lieu d'un e-mail séparé pour chaque fragment). De plus, si vous ouvrez le fil dans l'application pendant ce délai, l'e-mail ne sera pas envoyé (vous avez déjà vu le message). Les autres notifications - toast dans l'application, notifications du navigateur et e-mail de mention (@prénom) - arrivent immédiatement.

Nouveau message e-mail (module Messagerie)

Quand la synchronisation récupère un nouveau message entrant dans votre boîte mail, vous recevez une notification, exactement comme pour les tâches et les discussions. Cliquer dessus ouvre ce fil de messagerie.

  • Dans l'application et dans le navigateur - activées par défaut.
  • Par e-mail - désactivée par défaut. Une notification par e-mail au sujet d'un e-mail revient généralement dans la même boîte mail et crée du bruit ; activez-la seulement si votre adresse dans Task Manager est différente de l'adresse de la boîte mail synchronisée. Si les deux adresses étaient identiques, l'application ignore d'elle-même l'envoi - sinon, chaque notification en créerait une autre, à l'infini.
  • Ce qui compte, c'est le moment où le message apparaît dans l'application, et non sa date d'envoi : la première synchronisation d'une ancienne boîte mail ne vous submergera pas de notifications pour des e-mails vieux de plusieurs mois.

Notifications du navigateur

Les notifications du navigateur s'affichent comme des notifications système natives - même lorsque la fenêtre de l'application est en arrière-plan (sur un autre onglet), à condition que le navigateur soit ouvert et que l'application soit ouverte sur l'un des onglets.

Comment les activer

  1. Ouvrez Profil → Paramètres → section « Notifications du navigateur ».
  2. Cliquez sur « Activer les notifications dans le navigateur » et autorisez les notifications dans la fenêtre du navigateur qui s'affiche.
  3. Réglez Oui/Non pour les types d'événements choisis et cliquez sur Enregistrer.

En cliquant sur la notification, l'application passe au premier plan et ouvre la tâche ou la discussion correspondante.

Exigences et limites

  • Une connexion HTTPS (ou localhost) ainsi que l'autorisation du navigateur pour les notifications sont requises.
  • Si vous avez bloqué les notifications par le passé, débloquez-les dans les paramètres du site dans le navigateur.
  • La fonction fonctionne sur les navigateurs de bureau. Les notifications apparaissent quand l'application est ouverte (y compris sur un onglet en arrière-plan) ; elles ne sont pas délivrées quand le navigateur est complètement fermé.

Rappels d'événements (calendrier et Assistant IA)

L'e-mail de rappel ressemble aux autres notifications de l'application : en-tête avec le logo, contenu de l'événement, ligne avec l'espace de travail et l'échéance (pour un événement avec une plage horaire - « 15:00 - 16:30 ») et un bouton Ouvrir la tâche ou Ouvrir Task Manager. Si l'événement a été créé par une autre personne, vous verrez son nom et son prénom au-dessus du contenu.

Un événement du calendrier et un rappel programmé par l'Assistant IA vous parviennent par trois voies, selon l'endroit où vous vous trouvez :

  • vous regardez l'application → message dans l'application (toast pendant ~12 secondes) ;
  • vous êtes dans une autre fenêtre ou un autre programme, et vous avez autorisé les notifications → notification du navigateur ;
  • il n'y a aucun moyen de vous prévenir (application fermée ou notifications non autorisées) → le rappel attend et s'affichera à votre prochain retour dans l'application, et si vous avez coché « Envoyer aussi la notification par e-mail » lors de la création de l'événement, un e-mail part au bout d'une minute.

Le rappel ne disparaît de la file d'attente qu'une fois réellement délivré, il est donc impossible de le manquer parce que vous regardiez une autre fenêtre au mauvais moment.

Paramètres SMTP personnels de l'utilisateur

Chaque utilisateur peut configurer son propre compte SMTP dans les paramètres (onglet Profil → section Envoi depuis votre adresse e-mail → « Envoyer les e-mails via ma boîte SMTP »). Les messages envoyés par cet utilisateur - y compris les e-mails envoyés par l'assistant IA - arriveront depuis son compte. L'Assistant IA envoie les e-mails exclusivement via ce SMTP personnel.