SMTP-konfiguráció (adminisztrátor)

Ahhoz, hogy az alkalmazás rendszerszintű e-maileket (meghívók, jelszó-visszaállítás, értesítések) tudjon küldeni, az adminisztrátornak be kell állítania a globális SMTP-szervert.

Lépésről lépésre

  1. Kattints a fogaskerék ikonra (⚙) → Levelezés fül → Rendszerszintű levelezés kártya (ezt csak az adminisztrátor látja; korábban ez a kártya a „Speciális” fülön volt).
  2. Töltsd ki az űrlapot három lépésben:
    • 1 Feladó - a feladóként megjelenő e-mail cím és a feladó neve (pl. „Task Manager”)
    • 2 Küldő szerver - az SMTP szerver (pl. smtp.gmail.com), a port (587 TLS-hez, 465 SSL-hez) és a titkosítás
    • 3 Bejelentkezés a szerverre - a felhasználónév (általában megegyezik a feladó e-mail címével) és a jelszó
  3. Kattints a „Teszt e-mail küldése” gombra a konfiguráció ellenőrzéséhez.
  4. Kattints a „Mentés" gombra.

Az űrlap fölötti „Küldés ezen a postafiókon keresztül” kapcsoló kikapcsolja a teljes rendszerszintű levélküldést - kikapcsolt állapotban többek között a jelszó-visszaállító üzenetek sem mennek ki.

Ez a postafiók az alkalmazás által küldött üzenetek feladója, és az egész céget érinti. A saját postafiókjaidat (a Task Managerben történő levélolvasáshoz és -íráshoz) feljebb, ugyanazon a fülön kötheted be.

Gyakori SMTP-konfigurációk

Gmail:

  • Szerver: smtp.gmail.com, Port: 587, Titkosítás: TLS
  • Kötelező: Alkalmazásjelszó (nem a Google-fiók jelszava) - generáld a Google Fiók → Biztonság → Alkalmazásjelszavak menüpontban

Outlook/Microsoft 365:

  • Szerver: smtp.office365.com, Port: 587, Titkosítás: TLS

OVH / home.pl / lengyel tárhely:

  • A tárhelyszolgáltató által megadott szerver, általában 465-ös vagy 587-es port

Értesítések a felhasználók számára

Az alkalmazás a következő esetekben küld e-mailt:

  • Jelszó-visszaállítás
  • Új feladathoz rendelés (ha be van állítva)
  • Említések (@mention) az üzenetekben

Három értesítési csatorna (Profil → Beállítások)

A profilbeállításokban (⚙ ikon → profil fül) egymástól függetlenül vezérelheted a három értesítési csatornát. Mindegyiknél külön választhatsz Igen/Nem értéket hat eseménytípusra: Új feladat, Új csevegés, Új üzenet, Feladat állapota megváltozott, Megjelöltek engem, Új e-mail üzenet (Levelezés modul).

  1. Alkalmazáson belüli értesítések - az alkalmazáson belül megjelenő „toast” (jobb felső sarok). Akkor jelenik meg, ha az alkalmazás meg van nyitva.
  2. E-mail értesítések - e-mail üzenet a megadott címedre.
  3. Böngésző-értesítések - a böngésző rendszerszintű (operációs rendszer szintű) értesítése.

Az alkalmazáson belüli értesítések hangja

Az Alkalmazáson belüli értesítések szakaszban két további kapcsoló található:

  • Értesítési hang - az alkalmazáson belüli üzenetet rövid hangjelzés kíséri.
  • Hang ismétlése az üzenet bezárásáig - a hangjelzés kb. 1,5 másodpercenként ismétlődik, ameddig az üzenet látható, és elhallgat a bezárás pillanatában (kézi bezáráskor vagy a beállított megjelenítési idő leteltekor).

A hang csak értesítéseknél szólal meg (új feladat, új üzenet, említés, naptáremlékeztető) - az olyan egyszerű üzenetek, mint a „Mentve”, némák maradnak. Ha az üzenet megjelenítési idejét „kézi bezárásig” állítottad be, az ismétlés egy perc után magától megszűnik, hogy ne szóljon a végtelenségig a felhasználó távollétében.

A böngészők csak az oldallal való első interakció után (kattintás, billentyűlenyomás) játsszák le a hangot - ez magának a böngészőnek a védelmi mechanizmusa, nem az alkalmazás beállítása.

Az „Új üzenet” e-mail kb. 5 perces késéssel érkezik

Az egymás után írt üzenetek egyetlen bejegyzéssé olvadnak össze (lásd „Csevegések”), ezért az új üzenetről szóló e-mail csak az utolsó hozzászólás után 5 perccel kerül kiküldésre - egyetlen, teljes tartalomként (külön e-mail helyett minden egyes részletért). Emellett, ha időközben megnyitod a beszélgetésszálat az alkalmazásban, az e-mail nem kerül kiküldésre (már láttad az üzenetet). A többi értesítés - az alkalmazásbeli toast, a böngésző-értesítések és az említésről szóló e-mail (@név) - azonnal megérkezik.

Új e-mail üzenet (Levelezés modul)

Amikor a szinkronizáció új beérkező üzenetet tölt le a postafiókodba, ugyanúgy értesítést kapsz, mint a feladatoknál és a csevegéseknél. A rákattintás megnyitja az adott levelezésszálat.

  • Az alkalmazásban és a böngészőben - alapértelmezetten bekapcsolva.
  • E-mailben - alapértelmezetten kikapcsolva. Az e-mailről szóló e-mail értesítés általában ugyanabba a postafiókba tér vissza, és zajt kelt; csak akkor kapcsold be, ha a Task Managerben megadott címed eltér a szinkronizált postafiók címétől. Ha a két cím megegyezne, az alkalmazás magától kihagyja a küldést - különben minden értesítés újabbat generálna, a végtelenségig.
  • Az üzenet alkalmazásban való megjelenésének pillanata számít, nem a küldés dátuma: egy régi postafiók első szinkronizálása nem áraszt el hónapokkal ezelőtti levelekről szóló értesítésekkel.

Böngésző-értesítések

A böngésző-értesítések natív rendszerértesítésként jelennek meg - akkor is, ha az alkalmazás ablaka háttérben van (másik lapon), feltéve, hogy a böngésző fut, és az alkalmazás nyitva van valamelyik lapon.

Bekapcsolás módja

  1. Nyisd meg a Profil → Beállítások → „Böngésző-értesítések” szakaszt.
  2. Kattints a „Böngésző-értesítések bekapcsolása” gombra, és engedélyezd az értesítéseket a megjelenő böngészőablakban.
  3. Állítsd be az Igen/Nem értéket a kiválasztott eseménytípusokhoz, és kattints a Mentés gombra.

Az értesítésre kattintva az alkalmazás előtérbe kerül, és megnyitja a megfelelő feladatot vagy csevegést.

Telefonon és tableten

A 2.2.328-as verziótól a böngésző-értesítések telefonon is működnek - korábban csak asztali gépen voltak elérhetők. A hozzájárulást ugyanúgy, a Profilban kapcsolod be.

iPhone-on és iPaden van egy további feltétel: az alkalmazást előbb hozzá kell adni a kezdőképernyőhöz (Safariban: Megosztás → Kezdőképernyőhöz adás), és onnan kell megnyitni. Magában a Safariban a rendszer nem biztosít értesítéseket - ez az iOS, nem az alkalmazás korlátja. Androidon elég a hozzájárulás, de a kezdőképernyőhöz adás után az alkalmazás saját ikont és külön ablakot kap.

A „Teszt küldése” gomb (a hozzájárulás megadása után látható) egy példaértesítést jelenít meg - ez a leggyorsabb módja annak, hogy ellenőrizd, minden működik-e az adott eszközön.

Zárt alkalmazás esetén is (push értesítések)

Ha az adminisztrátor bekapcsolta ezt a funkciót, a hozzájárulás állapota alatt megjelenik egy „Zárt alkalmazás esetén is” kapcsoló. Bekapcsolása után az értesítések akkor is megérkeznek, ha a Task Manager be van zárva - telefonon pedig akkor is, ha a böngésző be van zárva.

  • Ezt eszközönként külön kell bekapcsolnod, mindazokon, amelyeken értesítéseket szeretnél kapni.
  • A „Teszt küldése” gomb azonnal ellenőrzi a teljes útvonalat, anélkül hogy egy valódi eseményre kellene várni.
  • A 2.2.430-as verziótól kezdve így érkezik meg a Profilból küldött minden fajta értesítés, kivéve a leveleket: új feladat és hozzáadás feladathoz, új csevegés és hozzáadás csevegéshez, új üzenet feladatban vagy csevegésben, feladat állapotának változása, említés (@név), valamint jegyzet vagy fájl megosztása veled. Akkor is, ha az eseményt automatizálás, n8n-integráció vagy AI-ügynök váltotta ki.
  • Mindegyik típust külön kikapcsolhatod: Profil → Értesítések, push értesítések oszlop. A beállítás az összes eszközödön érvényes.
  • A saját műveletedről nem kapsz értesítést. Ha valaki megemlít téged egy üzenetben, egy értesítést kapsz (az említésről), nem kettőt.
  • Ha egy feladatban megfigyelő vagy, kizárólag az említéseket kapod meg.
  • Ugyanabban a beszélgetésszálban a következő üzenet lecseréli az előző értesítést, ahelyett hogy újabbat adna hozzá - így a telefon nem rezeg a beszélgetés minden egyes sorára. Ugyanez történik akkor is, ha az alkalmazás háttérben nyitott lapon fut: egy esemény = egy értesítés.
  • Az új levélről szóló értesítések zárt alkalmazás esetén egyelőre nem érkeznek meg.
  • iPhone-on és iPaden előtte hozzá kell adni az alkalmazást a kezdőképernyőhöz (lásd „Első lépések” → „Telepítés telefonra”).
  • A kapcsoló kikapcsolása törli az adott eszköz bejegyzését - a többi eszköz továbbra is működik.
  • A jelszó módosítása (akár saját magad, akár az adminisztrátor által megadott), a jelszó visszaállítása és a fiók zárolása minden eszközön leválasztja az adott személy push értesítéseit. Ha utána bejelentkezel egy olyan eszközön, ahol a kapcsoló be van kapcsolva, a beállítás magától visszatér.
  • A kijelentkezés leválasztja a push értesítéseket az adott eszközön - egy közös számítógép vagy egy továbbadott telefon ezután már nem mutatja a te ügyeidet. Újbóli bejelentkezés után kapcsold be ismét a kapcsolót.
  • Csak azokról a feladatokról és csevegésekről kapsz értesítést, amelyekhez hozzáférésed van - miután eltávolítottak egy munkaterületről, az annak feladataihoz és csevegéseihez tartozó értesítések már nem érkeznek meg.

Adminisztrátoroknak: push értesítések a cégben

Beállítások → Push-értesítések (csak adminisztrátor):

  • „Push-értesítések bekapcsolása” - e nélkül egyetlen felhasználó sem fogja látni a kapcsolót a Profilban.
  • „Alkalmazás neve a telefonon” - nem kötelező, legfeljebb 30 karakter. Az ikon alatt jelenik meg a telefon kijelzőjén (hasznos, ha valaki több cég Task Managerét is használja). Üres mező = „Task Manager”. iPhone-on az új név csak a kezdőképernyőre történő következő hozzáadáskor lép érvénybe.
  • A mezők alatt látható az állapot: a szerver HTTPS-en fut-e (enélkül a push nem fog működni), hány eszköz van regisztrálva, mikor érkezett utoljára értesítés a átjáróhoz, és mi volt az utolsó küldési hiba, az időponttal együtt. Ez az első hely, amit érdemes ellenőrizni, ha valaki azt jelzi, hogy nem érkeznek az értesítések.

Hová kerülnek az adataid. Az értesítés közvetlenül a céged szerveréről megy a böngésződ átjárójához (Mozilla, Google vagy Apple) - a Task Manager gyártójának oldalán nincs közvetítő. A tartalom az eszközöd kulcsával van titkosítva, így az átjáró nem tudja elolvasni; csak azt látja, hogy valamit kézbesítenie kell.

Követelmények és korlátozások

  • Szükséges a HTTPS-kapcsolat (vagy localhost) és a böngésző hozzájárulása az értesítésekhez.
  • Ha korábban letiltottad az értesítéseket, oldd fel őket a böngésző webhelybeállításaiban.
  • A „Zárt alkalmazás esetén is” kapcsoló bekapcsolása nélkül az értesítések kizárólag akkor jelennek meg, ha az alkalmazás nyitva van (akár háttérben lévő lapon is).
  • iPhone-on/iPaden szükséges az alkalmazás hozzáadása a kezdőképernyőhöz (lásd fent).

Eseményemlékeztetők (naptár és AI-asszisztens)

Az emlékeztető e-mail ugyanúgy néz ki, mint az alkalmazás többi értesítése: logóval ellátott fejléc, az esemény tartalma, a munkaterületet és a határidőt tartalmazó sor (óraintervallumos eseménynél - „15:00 - 16:30”), valamint a Feladat megnyitása vagy a Task Manager megnyitása gomb. Ha az eseményt más személy állította be, a tartalom felett látod a nevét.

A naptáresemény és az AI-asszisztens által beállított emlékeztető háromféle úton érkezik meg, attól függően, hogy éppen hol vagy:

  • az alkalmazást nézed → alkalmazáson belüli üzenet (kb. 12 másodperces toast);
  • másik ablakban vagy programban vagy, és engedélyezted az értesítéseket → böngésző-értesítés;
  • nincs mód értesíteni (az alkalmazás be van zárva, vagy nincs engedélyezve az értesítés) → az emlékeztető vár, és megjelenik, amint legközelebb visszatérsz az alkalmazásba, és ha az esemény létrehozásakor bejelölted a „Küldj értesítést e-mailben is” lehetőséget, egy perc múlva kimegy az e-mail.

Az emlékeztető csak a tényleges kézbesítés után tűnik el a sorból, így nem lehet lemaradni róla csak azért, mert éppen másik ablakba néztél.

A felhasználó saját SMTP-beállításai

Minden felhasználó csatlakoztathatja saját postafiókját a Beállítások → Levelezés fülön (Levelezés modul, Pro csomag). Az elsőként csatlakoztatott postafiók szolgál a küldésre is: az adott felhasználó által küldött üzenetek - beleértve az AI-asszisztens által küldött e-maileket is - az ő címéről mennek ki. Az AI-asszisztens kizárólag ebből a postafiókból küld e-mailt.