SMTP-konfiguráció (adminisztrátor)

Ahhoz, hogy az alkalmazás rendszerszintű e-maileket (meghívók, jelszó-visszaállítás, értesítések) tudjon küldeni, az adminisztrátornak be kell állítania a globális SMTP-szervert.

Lépésről lépésre

  1. Kattints a fogaskerék ikonra (⚙) → Levelezés fül → Rendszerszintű levelezés kártya (ezt csak az adminisztrátor látja; korábban ez a kártya a „Speciális” fülön volt).
  2. Töltsd ki az űrlapot három lépésben:
    • 1 Feladó - a feladóként megjelenő e-mail cím és a feladó neve (pl. „Task Manager”)
    • 2 Küldő szerver - SMTP szerver (pl. smtp.gmail.com), port (587 TLS-hez, 465 SSL-hez) és titkosítás
    • 3 Bejelentkezés a szerverre - felhasználónév (általában megegyezik a feladó címével) és jelszó
  3. Kattints a „Teszt e-mail küldése” gombra a konfiguráció ellenőrzéséhez.
  4. Kattints a „Mentés" gombra.

Az űrlap fölötti „Küldés ezen a postafiókon keresztül” kapcsoló kikapcsolja a teljes rendszerszintű levélküldést - kikapcsolt állapotban többek között a jelszó-visszaállító üzenetek sem mennek ki.

Ez a postafiók az alkalmazás által küldött üzenetek feladója, és az egész céget érinti. A saját postafiókjaidat (a Task Managerben történő levélolvasáshoz és -íráshoz) feljebb, ugyanazon a fülön kötheted be.

Gyakori SMTP-konfigurációk

Gmail:

  • Szerver: smtp.gmail.com, Port: 587, Titkosítás: TLS
  • Szükséges: Alkalmazásjelszó (nem a Google-fiók jelszava) - generáld a Google-fiók → Biztonság → Alkalmazásjelszavak menüben

Outlook/Microsoft 365:

  • Szerver: smtp.office365.com, Port: 587, Titkosítás: TLS

OVH / home.pl / lengyel tárhely:

  • A tárhelyszolgáltató által megadott szerver, általában 465-ös vagy 587-es port

Értesítések a felhasználók számára

Az alkalmazás a következő esetekben küld e-mailt:

  • Jelszó-visszaállítás
  • Új feladathoz rendelés (ha be van állítva)
  • Említések (@mention) az üzenetekben

Három értesítési csatorna (Profil → Beállítások)

A profilbeállításokban (⚙ ikon → profil fül) egymástól függetlenül vezérelheted a három értesítési csatornát. Mindegyiknél külön választhatsz Igen/Nem értéket hat eseménytípusra: Új feladat, Új csevegés, Új üzenet, Feladat állapota megváltozott, Megjelöltek engem, Új e-mail üzenet (Levelezés modul).

  1. Alkalmazáson belüli értesítések - az alkalmazáson belül megjelenő „toast” üzenet (jobb felső sarok). Akkor jelenik meg, amikor nyitva van az alkalmazás.
  2. E-mail értesítések - e-mail üzenet a saját címedre.
  3. Böngésző-értesítések - a böngésző rendszerszintű értesítése (operációs rendszer szintjén).

Az alkalmazáson belüli értesítések hangja

Az Alkalmazáson belüli értesítések szakaszban két további kapcsoló található:

  • Értesítési hang - az alkalmazáson belüli üzenetet rövid hangjelzés kíséri.
  • Hang ismétlése az üzenet bezárásáig - a hangjelzés kb. 1,5 másodpercenként ismétlődik, ameddig az üzenet látható, és elhallgat a bezárás pillanatában (kézi bezáráskor vagy a beállított megjelenítési idő leteltekor).

A hang csak értesítéseknél szólal meg (új feladat, új üzenet, említés, naptáremlékeztető) - az olyan egyszerű üzenetek, mint a „Mentve”, némák maradnak. Ha az üzenet megjelenítési idejét „kézi bezárásig” állítottad be, az ismétlés egy perc után magától megszűnik, hogy ne szóljon a végtelenségig a felhasználó távollétében.

A böngészők csak az oldallal való első interakció után (kattintás, billentyűlenyomás) játsszák le a hangot - ez magának a böngészőnek a védelmi mechanizmusa, nem az alkalmazás beállítása.

Az „Új üzenet” e-mail kb. 5 perces késéssel érkezik

Az egymás után írt üzenetek egyetlen bejegyzéssé olvadnak össze (lásd „Csevegések”), ezért az új üzenetről szóló e-mail csak 5 perccel az utolsó hozzáfűzés után megy ki - egyetlen, teljes tartalomként (nem külön levélként minden egyes részlethez). Ráadásul, ha ezalatt megnyitod a szálat az alkalmazásban, az e-mail nem kerül elküldésre (már láttad az üzenetet). A többi értesítés - az alkalmazáson belüli toast, a böngésző-értesítések és az említésről (@név) szóló e-mail - azonnal megérkezik.

Új e-mail üzenet (Levelezés modul)

Amikor a szinkronizáció új beérkező üzenetet tölt le a postafiókodba, ugyanúgy értesítést kapsz, mint a feladatoknál és a csevegéseknél. A rákattintás megnyitja az adott levelezésszálat.

  • Az alkalmazásban és a böngészőben - alapértelmezetten bekapcsolva.
  • E-mailben - alapértelmezetten kikapcsolva. Az e-mailről szóló e-mail értesítés általában ugyanabba a postafiókba tér vissza, és zajt kelt; csak akkor kapcsold be, ha a Task Managerben megadott címed eltér a szinkronizált postafiók címétől. Ha a két cím megegyezne, az alkalmazás magától kihagyja a küldést - különben minden értesítés újabbat generálna, a végtelenségig.
  • Az üzenet alkalmazásban való megjelenésének pillanata számít, nem a küldés dátuma: egy régi postafiók első szinkronizálása nem áraszt el hónapokkal ezelőtti levelekről szóló értesítésekkel.

Böngésző-értesítések

A böngésző-értesítések natív rendszerértesítésként jelennek meg - akkor is, ha az alkalmazás ablaka háttérben van (másik lapon), amennyiben a böngésző fut, és az alkalmazás valamelyik lapon nyitva van.

Bekapcsolás módja

  1. Nyisd meg a Profil → Beállítások → „Böngésző-értesítések” szakaszt.
  2. Kattints a „Böngésző-értesítések bekapcsolása” gombra, és engedélyezd az értesítéseket a megjelenő böngészőablakban.
  3. Állítsd be az Igen/Nem értéket a kiválasztott eseménytípusokhoz, és kattints a Mentés gombra.

Az értesítésre kattintva az alkalmazás előtérbe kerül, és megnyitja a megfelelő feladatot vagy csevegést.

Követelmények és korlátozások

  • Szükséges a HTTPS-kapcsolat (vagy localhost) és a böngésző hozzájárulása az értesítésekhez.
  • Ha korábban letiltottad az értesítéseket, oldd fel őket a böngésző webhelybeállításaiban.
  • A funkció asztali böngészőkben működik. Az értesítések akkor jelennek meg, amikor az alkalmazás nyitva van (háttérben lévő lapon is); nem érkeznek meg, ha a böngésző teljesen be van zárva.

Eseményemlékeztetők (naptár és AI-asszisztens)

Az emlékeztető e-mail ugyanúgy néz ki, mint az alkalmazás többi értesítése: logóval ellátott fejléc, az esemény tartalma, a munkaterületet és a határidőt tartalmazó sor (óraintervallumos eseménynél - „15:00 - 16:30”), valamint a Feladat megnyitása vagy a Task Manager megnyitása gomb. Ha az eseményt más személy állította be, a tartalom felett látod a nevét.

A naptáresemény és az AI-asszisztens által beállított emlékeztető háromféle úton érkezik meg, attól függően, hogy éppen hol vagy:

  • az alkalmazást nézed → alkalmazáson belüli üzenet (kb. 12 másodperces toast);
  • másik ablakban vagy programban vagy, és engedélyezted az értesítéseket → böngésző-értesítés;
  • nincs mód értesíteni (az alkalmazás be van zárva, vagy nincs engedélyezve az értesítés) → az emlékeztető vár, és megjelenik, amint legközelebb visszatérsz az alkalmazásba, és ha az esemény létrehozásakor bejelölted a „Küldj értesítést e-mailben is” lehetőséget, egy perc múlva kimegy az e-mail.

Az emlékeztető csak a tényleges kézbesítés után tűnik el a sorból, így nem lehet lemaradni róla csak azért, mert éppen másik ablakba néztél.

A felhasználó saját SMTP-beállításai

Minden felhasználó beállíthatja a saját SMTP-fiókját a beállításokban (Profil fül → Küldés a saját e-mail címedről szakasz → „E-mailek küldése a saját SMTP-postafiókomon keresztül”). Az e felhasználó által küldött üzenetek - beleértve az AI-asszisztens által küldött e-maileket is - az ő fiókjából fognak érkezni. Az AI-asszisztens kizárólag ezen a személyes SMTP-n keresztül küld e-maileket.