Role v aplikaci

Globální administrátor

  • Vidí a spravuje všechny pracovní prostory, úkoly a chaty
  • Má přístup k nastavení aplikace (AI, SMTP, integrace)
  • Může vytvářet, upravovat a mazat uživatele - nelze však smazat vlastní účet ani posledního administrátora (aby aplikace nezůstala bez administrátora)
  • Může spravovat role a oprávnění

Uživatel

  • Vidí pouze pracovní prostory, do kterých byl přiřazen
  • Jeho oprávnění v každém pracovním prostoru určuje administrátor

Oprávnění AI

Každý uživatel má tři nezávislá oprávnění k AI (nastavovaná při přidávání/úpravě uživatele):

  • Může používat AI v úkolech - tlačítka „AI asistent" a „Uspořádat" u pole odpovědi a tlačítko Vylepšit text (✨) ve vláknech a popisech úkolů.
  • Může používat AI v chatech - tlačítka „AI asistent" a „Uspořádat" a Vylepšit text (✨) v chatech.
  • Může používat AI asistenta (chat) - AI asistent (okno otevírané z menu zobrazení v horní liště).
  • AI asistent s přístupem k internetu - umožňuje asistentovi stahovat obsah webových stránek (např. ověřit stránku firmy z e-mailu leadu). Ve výchozím stavu vypnuto; administrátor má přístup vždy.

Pokud dané oprávnění chybí, příslušné volby AI se v daném kontextu jednoduše nezobrazí (např. uživatel s AI pouze v chatech neuvidí tlačítka AI ani Vylepšit text v úkolu). Globální administrátor má ve výchozím stavu všechna oprávnění AI.

Přidání nového uživatele (administrátor)

  1. Klikněte na ikonu skupiny v levém horním rohu (vedle ozubeného kola).
  2. V záložce „Přidat" vyplňte: e-mail, jméno, příjmení, roli (Administrátor / Uživatel) a oprávnění (mimo jiné přidávání pracovních prostorů, používání AI v úkolech/chatech, AI asistenta, Pošty, Automatizací). Oprávnění k n8n je vidět pouze tehdy, když administrátor zapnul tuto experimentální integraci (Pokročilé → Ostatní).
  3. Níže, v tabulce „Přiřadit k pracovním prostorům", zaškrtněte pracovní prostory, do kterých má osoba patřit, a určete její roli v každém z nich:
    • Administrátor - spravuje tento jeden pracovní prostor: přidává a odebírá účastníky, mění nastavení, může upravovat a mazat cizí úkoly a chaty. Automaticky má také právo vytvářet úkoly a chaty, proto se po jeho zaškrtnutí obě pole zaškrtnou a zablokují.
    • Úkoly - umožňuje vytvářet nové úkoly. Bez tohoto oprávnění uživatel stále vidí úkoly, do kterých byl přidán, a píše v nich zprávy.
    • Chaty - umožňuje zakládat nové chaty. Bez tohoto oprávnění uživatel stále čte a píše v chatech, do kterých byl přidán.

Zaškrtnutí kteréhokoli oprávnění automaticky přidá osobu do tohoto pracovního prostoru; odškrtnutí pracovního prostoru vymaže celý řádek.

  1. Klikněte na „Uložit“.
  2. Uživatel obdrží e-mail s pozvánkou a sám si nastaví heslo při aktivaci účtu. Administrátor heslo za uživatele nezadává.

Pokud pozvánka nedorazila, klikněte na seznamu uživatelů na „Poslat znovu" u dané osoby.

Limit uživatelů (licenční místa)

Licenční klíč určuje maximální počet aktivních uživatelů (míst). V záložce „Přidat" je vidět informace „Využitá místa: X / Y". Jakmile je limit vyčerpán:

  • formulář pro přidání je zablokovaný a aplikace zobrazí zprávu o nutnosti rozšířit licenci o další místo;
  • aktivace pozvaného účtu i opětovné zapnutí „Aktivní" u deaktivované osoby jsou také zablokované, dokud se limit nezvýší nebo se neuvolní místo (např. po deaktivaci jiného uživatele).

Místo obsazuje výhradně aktivní uživatel - deaktivace účtu místo uvolní. Aktuální obsazenost vidíte také v Nastavení → Pokročilé → Licence („Místa: X / Y").

AI asistent: „Otevři okno správy uživatelů".

Úprava uživatele

V záložce „Seznam" klikněte na úpravu u vybraného uživatele. Můžete změnit roli, stav aktivity a oprávnění v jednotlivých pracovních prostorech (administrátor pracovního prostoru, přidávání úkolů, přidávání chatů). Heslo se zde nenastavuje - v případě potřeby použijte „Poslat znovu" (pozvánka/reset) a uživatel si ho nastaví sám.

Deaktivace uživatele

V úpravě uživatele vypněte přepínač „Aktivní". Deaktivovaný uživatel se nemůže přihlásit, ale jeho data a úkoly zůstávají zachovány.

Stav dostupnosti (nepřítomnosti)

Každý uživatel si může nastavit stav nepřítomnosti v nastavení (ozubené kolo → záložka Profil → sekce Stav dostupnosti):

  • Dostupný (výchozí)
  • 🏖️ Dovolená
  • 🤒 Nemoc
  • 📵 Nepřítomen

Po výběru jiného stavu než „Dostupný" lze zadat rozsah dat (od / do) a zprávu. Administrátor vidí seznam nepřítomných osob a AI asistent upozorní na nepřítomnost, když se pokusíte přiřadit úkol nepřítomné osobě.

Když napíšete ve vlákně úkolu nebo chatu, jehož účastník má stav „Dovolená" nebo „Nemoc", objeví se od něj automatická odpověď (s vaší zmínkou a textem nastaveným v profilu nepřítomnosti nebo výchozím textem). Automatická odpověď přichází jednou denně na dané vlákno - další zprávy téhož dne v tomto vlákně negenerují další odpověď; nová se objeví až následující den nebo v jiném vlákně.

Nepřítomnost platí pouze v nastaveném rozsahu dat. Po koncovém datu automaticky přestává platit (osoba je znovu považována za dostupnou - zmizí banner, označení a automatické odpovědi) a nepřítomnost naplánovaná na budoucnost začne platit až od počátečního data. Není třeba ručně měnit stav zpět na „Dostupný".

Přiřazování uživatelů k pracovnímu prostoru

  1. Najeďte na název pracovního prostoru v levém sloupci a klikněte na ikonu tužky (úprava).
  2. V sekci „Přiřadit uživatele" zaškrtněte checkboxem osoby, které mají mít přístup.
  3. Nastavte oprávnění: administrátor pracovního prostoru, přidávání úkolů, přidávání chatů.
  4. Klikněte na „Uložit“.

Oprávnění a rozhraní

Pokud uživatel nemá oprávnění přidávat úkoly a/nebo chaty v žádném dostupném pracovním prostoru, ikony „Přidat úkol" / „Přidat chat" v horní části prostředního sloupce jsou pro něj skryté.

Chat „Společný"

Během instalace se vytvoří společný chat „Společný" ve výchozím pracovním prostoru „Obecné". Nově přidaní uživatelé jsou do něj automaticky zařazeni (v rámci přístupu k pracovnímu prostoru) - administrátor je nemusí přidávat ručně.