Role v aplikaci

Globální administrátor

  • Vidí a spravuje všechny pracovní prostory, úkoly a chaty
  • Má přístup k nastavení aplikace (AI, SMTP, integrace)
  • Může vytvářet, upravovat a mazat uživatele - nelze však smazat vlastní účet ani posledního administrátora (aby aplikace nezůstala bez administrátora)
  • Může spravovat role a oprávnění

Uživatel

  • Vidí pouze pracovní prostory, do kterých byl přiřazen
  • Jeho oprávnění v každém pracovním prostoru určuje administrátor

Oprávnění AI

Každý uživatel má tři nezávislá oprávnění k AI (nastavovaná při přidávání/úpravě uživatele):

  • Může používat AI v úkolech - tlačítka „AI asistent“ a „Uspořádat“ u pole odpovědi a tlačítko Vylepšit text (✨) ve vláknech a popisech úkolů.
  • Může používat AI v chatech - tlačítka „AI asistent“ a „Uspořádat“ a také Vylepšit text (✨) v chatech.
  • Může používat AI asistenta (chat) - AI asistent (okno otevírané z menu zobrazení v horní liště).
  • AI asistent s přístupem k internetu - umožňuje asistentovi stahovat obsah webových stránek (např. ověřit stránku firmy z e-mailu leadu). Ve výchozím stavu vypnuto; administrátor má přístup vždy.

Pokud dané oprávnění chybí, příslušné volby AI se v daném kontextu jednoduše nezobrazí (např. uživatel s AI pouze v chatech neuvidí tlačítka AI ani Vylepšit text v úkolu). Globální administrátor má ve výchozím stavu všechna oprávnění AI.

Přidání nového uživatele (administrátor)

  1. Klikněte na ikonu skupiny v levém horním rohu (vedle ozubeného kola).
  2. Na záložce „Přidat" vyplňte: e-mail, jméno, příjmení, roli (Administrátor / Uživatel) a oprávnění (mimo jiné přidávání pracovních prostorů, používání AI v úkolech/chatech, AI asistenta, Pošty, Automatizací). Oprávnění k n8n je vidět pouze tehdy, když administrátor zapnul tuto experimentální integraci (Pokročilé → Jiné). Přepínače Pošty a Automatizací jsou pouze v plánu Pro - v plánu Standard tyto moduly nejsou, takže přepínače také nejsou vidět (ani při přidávání, ani při úpravě osoby). Uložení ve Standardu nemění dosavadní nastavení těchto oprávnění: po přechodu na Pro má každá osoba nastavení stejné jako před změnou plánu, nové osoby mají oprávnění zapnutá.
  3. Níže, v tabulce „Přiřadit k pracovním prostorům“, zaškrtněte pracovní prostory, do kterých má osoba patřit, a určete její roli v každém z nich:
    • Administrátor - spravuje tento jeden pracovní prostor: přidává a odebírá účastníky, mění nastavení, může upravovat a mazat cizí úkoly i chaty. Automaticky má také právo vytvářet úkoly a chaty, proto se po jeho zaškrtnutí obě pole zaškrtnou a zablokují.
    • Úkoly - umožňuje vytvářet nové úkoly. Bez tohoto oprávnění uživatel stále vidí úkoly, do kterých byl přidán, a píše v nich zprávy.
    • Chaty - umožňuje zakládat nové chaty. Bez tohoto oprávnění uživatel stále čte a píše v chatech, do kterých byl přidán.

Zaškrtnutí kteréhokoli oprávnění automaticky přidá osobu do tohoto pracovního prostoru; odškrtnutí pracovního prostoru vymaže celý řádek.

  1. Klikněte na „Uložit“.
  2. Uživatel obdrží e-mail s pozvánkou a sám si nastaví heslo při aktivaci účtu. Administrátor heslo za uživatele nezadává.

Pokud pozvánka nedorazila, klikněte v seznamu uživatelů u dané osoby na „Odeslat znovu“.

Limit uživatelů (licenční místa)

Licenční klíč určuje maximální počet aktivních uživatelů (pracovních míst). Na kartě „Přidat“ se zobrazuje informace „Využitá pracovní místa: X / Y“. Po dosažení limitu:

  • formulář pro přidání je zablokovaný a aplikace zobrazí zprávu o nutnosti rozšířit licenci o další místo;
  • aktivace pozvaného účtu a také opětovné zapnutí možnosti „Aktivní“ u deaktivované osoby jsou zablokovány, dokud se limit nezvýší nebo se neuvolní pracovní místo (například deaktivací jiného uživatele).

Místo zabírá pouze aktivní uživatel - deaktivace účtu místo uvolní. Aktuální obsazenost vidíte také v Nastavení → Pokročilé → Licence (řádek „Počet uživatelů: X / Y”).

AI asistent: „Otevřít okno správy uživatelů“.

Task Manager: okno uživatelů s formulářem nového účtu a přepínači oprávnění.
Záložka „Přidat“: údaje účtu, globální role a oprávnění platná v celé aplikaci.

Úprava uživatele

V záložce „Seznam“ klikněte na úpravu u vybraného uživatele. Můžete změnit roli, stav aktivity i oprávnění v jednotlivých pracovních prostorech (administrátor pracovního prostoru, přidávání úkolů, přidávání chatů). Heslo se zde nenastavuje - v případě potřeby použijte „Odeslat znovu“ (pozvánka/reset) a uživatel si ho nastaví sám.

Deaktivace uživatele

V úpravě uživatele vypněte přepínač „Aktivní“. Deaktivovaný uživatel se nemůže přihlásit, jeho data a úkoly ale zůstanou zachovány.

Stav účtu a zablokování

V úpravě uživatele, v sekci „Stav účtu“, administrátor nastaví za jinou osobu stav nepřítomnosti (Dovolená / Nemoc / Nepřítomen) nebo „Zablokováno“.

Zablokování funguje okamžitě: aplikace zruší relace dané osoby a zapamatovaná zařízení, takže je odhlášena při nejbližším kliknutí, a při pokusu o přihlášení uvidí zprávu, že účet byl zablokován administrátorem. Nelze zablokovat sebe sama ani jiného globálního administrátora - u takových účtů se položka „Zablokováno“ vůbec neobjeví.

Rozdíl oproti vypnutí přepínače „Aktivní“: deaktivace uvolní licenční místo a osoba při přihlášení dostane obvyklou zprávu „Nesprávný e-mail nebo heslo“. Zablokování místo neuvolňuje, zato ihned vyřadí z aplikace a jasně řekne proč.

Stav dostupnosti (nepřítomnosti)

Každý uživatel si může nastavit stav nepřítomnosti v nastavení (ozubené kolo → záložka Profil → sekce Stav dostupnosti):

  • Dostupný (výchozí)
  • 🏖️ Dovolená
  • 🤒 Nemoc
  • 📵 Nepřítomen

Po výběru jiného stavu než „Dostupný“ je datum „Od“ povinné - bez něj aplikace nepřítomnost neuloží. Datum „Do“ a zpráva jsou volitelné; pokud koncové datum neuvedete, nepřítomnost trvá až do ruční změny stavu na „Dostupný“. Administrátor vidí seznam nepřítomných osob a AI asistent upozorní na nepřítomnost, pokud se pokusíte přiřadit úkol nepřítomné osobě.

Když napíšete ve vlákně úkolu nebo chatu, jehož účastník má stav „Dovolená“ nebo „Nemoc“, objeví se od něj automatická odpověď (s vaší zmínkou a textem nastaveným v profilu nepřítomnosti, nebo výchozím textem). Automatická odpověď přichází jednou denně na dané vlákno - další zprávy téhož dne v tomto vlákně nevyvolají další odpověď; nová se objeví až následující den nebo v jiném vlákně.

Nepřítomnost platí pouze v nastaveném rozmezí dat. Po koncovém datu automaticky přestává platit (osoba je opět považována za dostupnou - zmizí baner, označení i automatické odpovědi), a nepřítomnost naplánovaná na budoucnost začne platit až od počátečního data. Není přitom třeba ručně měnit stav zpět na „Dostupný“ - ale pokud koncové datum nebylo zadáno, nepřítomnost sama neskončí a stav je nutné změnit ručně.

Přiřazování uživatelů k pracovnímu prostoru

  1. Najeďte na kartu pracovního prostoru v levém sloupci, klikněte na ikonu ⋮ u jejího pravého okraje a vyberte Upravit pracovní prostor.
  2. V části „Přiřadit uživatele“ zaškrtněte uživatele, kteří mají mít přístup.
  3. Nastavte oprávnění: administrátor pracovního prostoru, přidávání úkolů, přidávání chatů.
  4. Klikněte na „Uložit“.

Oprávnění a rozhraní

Pokud uživatel nemá oprávnění přidávat úkoly a/nebo chaty v žádném dostupném pracovním prostoru, ikony „Přidat úkol“ / „Přidat chat“ v horní části prostředního sloupce se mu nezobrazí.

Chat „Společný“

Při instalaci se vytváří společný chat „Společný“ ve výchozím pracovním prostoru „Obecné“. Nově přidaní uživatelé jsou do něj automaticky zařazeni (v mezích přístupu k pracovnímu prostoru) - administrátor je nemusí přidávat ručně.