Roles en la aplicación

Administrador global

  • Ve y gestiona todos los espacios de trabajo, tareas y chats
  • Tiene acceso a los ajustes de la aplicación (IA, SMTP, integraciones)
  • Puede crear, editar y eliminar usuarios - pero no puede eliminar su propia cuenta ni al último administrador (para que la aplicación no se quede sin administrador)
  • Puede gestionar roles y permisos

Usuario

  • Solo ve los espacios de trabajo a los que ha sido asignado
  • Sus permisos en cada espacio de trabajo los establece el administrador

Permisos de IA

Cada usuario tiene tres permisos de IA independientes (se configuran al añadir/editar el usuario):

  • Puede usar IA en tareas - los botones «Asistente de IA» y «Organizar» junto al campo de respuesta y el botón Mejorar texto (✨) en los hilos y descripciones de tareas.
  • Puede usar IA en chats - los botones «Asistente de IA» y «Organizar» y Mejorar texto (✨) en los chats.
  • Puede usar el Asistente de IA (chat) - el Asistente de IA (ventana que se abre desde el menú de vistas en la barra superior).
  • Asistente de IA con acceso a internet - permite al asistente obtener el contenido de páginas web (p. ej. comprobar la web de la empresa de un correo de un lead). Desactivado por defecto; el administrador tiene acceso siempre.

Cuando falta un permiso determinado, las opciones de IA correspondientes simplemente no aparecen en ese contexto (p. ej. un usuario con IA solo en chats no verá los botones de IA ni Mejorar texto en una tarea). El administrador global tiene todos los permisos de IA por defecto.

Añadir un nuevo usuario (administrador)

  1. Haz clic en el icono de grupo en la esquina superior izquierda (junto a la rueda dentada).
  2. En la pestaña «Añadir» rellena: correo, nombre, apellidos, rol (Administrador / Usuario) y permisos (entre otros: añadir espacios de trabajo, usar IA en tareas/chats, Asistente de IA, Correo, Automatizaciones). El permiso de n8n solo se ve cuando el administrador ha activado esa integración experimental (Avanzado → Otros).
  3. Más abajo, en la tabla «Asignar a espacios de trabajo», marca los espacios de trabajo a los que debe pertenecer la persona y establece su rol en cada uno de ellos:
    • Administrador - gestiona este espacio de trabajo: añade y elimina participantes, cambia la configuración, puede editar y eliminar tareas y chats ajenos. También tiene automáticamente el derecho a crear tareas y chats, por lo que al marcarlo ambos campos se marcan y se bloquean.
    • Tareas - permite crear nuevas tareas. Sin este permiso, el usuario sigue viendo las tareas a las que se le ha añadido y escribe mensajes en ellas.
    • Chats - permite crear nuevos chats. Sin este permiso, el usuario sigue leyendo y escribiendo en los chats a los que se le ha añadido.

Marcar cualquiera de los permisos añade automáticamente a la persona a ese espacio de trabajo; desmarcar el espacio de trabajo borra toda la fila.

  1. Haz clic en «Guardar».
  2. El usuario recibirá un correo con la invitación y establecerá él mismo la contraseña durante la activación de la cuenta. El administrador no introduce la contraseña en su lugar.

Si la invitación no ha llegado, en la lista de usuarios haz clic en «Reenviar» junto a esa persona.

Límite de usuarios (puestos de licencia)

La clave de licencia determina el número máximo de usuarios activos (puestos). En la pestaña «Añadir» se muestra la información «Puestos utilizados: X / Y». Cuando se agota el límite:

  • el formulario de añadir queda bloqueado, y la aplicación muestra un mensaje sobre la necesidad de ampliar la licencia con un puesto adicional;
  • la activación de una cuenta invitada y la reactivación de «Activo» para una persona desactivada también quedan bloqueadas hasta que se aumente el límite o se libere un puesto (por ejemplo, tras desactivar a otro usuario).

El puesto lo ocupa únicamente un usuario activo - desactivar una cuenta libera el puesto. La ocupación actual también se ve en Configuración → Avanzado → Licencia («Puestos: X / Y»).

Asistente de IA: «Abrir la ventana de gestión de usuarios».

Edición de usuario

En la pestaña «Lista» haz clic en editar junto al usuario elegido. Puedes cambiar el rol, el estado de actividad y los permisos en cada espacio de trabajo (administrador del espacio de trabajo, creación de tareas, creación de chats). La contraseña no se establece aquí - si es necesario, usa «Reenviar» (invitación/restablecimiento) y el usuario la establecerá él mismo.

Desactivación de usuario

En la edición del usuario, desactiva el interruptor «Activo». Un usuario desactivado no puede iniciar sesión, pero sus datos y tareas se conservan.

Estado de disponibilidad (ausencias)

Cada usuario puede establecer un estado de ausencia en la configuración (icono de engranaje → pestaña Perfil → sección Estado de disponibilidad):

  • Disponible (por defecto)
  • 🏖️ Vacaciones
  • 🤒 Enfermedad
  • 📵 Ausente

Tras seleccionar un estado distinto de «Disponible» se puede indicar un rango de fechas (desde / hasta) y un mensaje. El administrador ve la lista de personas ausentes, y el asistente de IA informa de la ausencia cuando intentas asignar una tarea a una persona ausente.

Cuando escribes en el hilo de una tarea o chat cuyo participante tiene el estado «Vacaciones» o «Enfermedad», aparecerá una respuesta automática suya (con tu mención y el texto configurado en el perfil de ausencia, o el texto predeterminado). La respuesta automática llega una vez al día por hilo: los siguientes mensajes del mismo día en ese hilo no generan otra respuesta; la siguiente aparecerá al día siguiente o en otro hilo.

La ausencia solo es válida en el rango de fechas establecido. Tras la fecha final deja de aplicarse automáticamente (la persona vuelve a considerarse disponible: desaparecen el aviso, las marcas y las respuestas automáticas), y una ausencia programada para el futuro empieza a aplicarse a partir de la fecha inicial. No es necesario volver a cambiar el estado a «Disponible» manualmente.

Asignación de usuarios a un espacio de trabajo

  1. Pasa el cursor sobre el nombre del espacio de trabajo en la columna izquierda y haz clic en el icono del lápiz (editar).
  2. En la sección «Asignar usuarios» marca con la casilla a las personas que deben tener acceso.
  3. Establece los permisos: administrador del espacio de trabajo, creación de tareas, creación de chats.
  4. Haz clic en «Guardar».

Permisos e interfaz

Si un usuario no tiene permiso para crear tareas y/o chats en ningún espacio de trabajo disponible, los iconos «Añadir tarea» / «Añadir chat» en la parte superior de la columna central están ocultos para él.

Chat «Compartido»

Durante la instalación se crea un chat compartido llamado «Compartido» en el espacio de trabajo predeterminado «General». Los usuarios recién añadidos se incorporan a él automáticamente (dentro de los límites de acceso al espacio de trabajo); el administrador no tiene que añadirlos manualmente.