Roles en la aplicación
Administrador global
- Ve y gestiona todos los espacios de trabajo, tareas y chats
- Tiene acceso a los ajustes de la aplicación (IA, SMTP, integraciones)
- Puede crear, editar y eliminar usuarios - sin embargo, no puede eliminar su propia cuenta ni al último administrador (para que la aplicación no se quede sin administrador)
- Puede gestionar roles y permisos
Usuario
- Solo ve los espacios de trabajo a los que ha sido asignado
- Sus permisos en cada espacio de trabajo los establece el administrador
Permisos de IA
Cada usuario tiene tres permisos de IA independientes (se configuran al añadir/editar el usuario):
- Puede usar la IA en las tareas - los botones «Asistente de IA» y «Organizar» junto al campo de respuesta, y el botón Mejorar texto (✨) en los hilos y las descripciones de las tareas.
- Puede usar la IA en los chats - los botones «Asistente de IA» y «Organizar», y Mejorar texto (✨) en los chats.
- Puede usar el Asistente de IA (chat) - el Asistente de IA (ventana que se abre desde el menú de vistas en la barra superior).
- Asistente de IA con acceso a internet - permite al asistente obtener el contenido de páginas web (p. ej. comprobar la web de la empresa de un correo de un lead). Desactivado por defecto; el administrador tiene acceso siempre.
Cuando falta un permiso determinado, las opciones de IA correspondientes simplemente no aparecen en ese contexto (p. ej. un usuario con IA solo en chats no verá los botones de IA ni Mejorar texto en una tarea). El administrador global tiene todos los permisos de IA por defecto.
Añadir un nuevo usuario (administrador)
- Haz clic en el icono de grupo en la esquina superior izquierda (junto a la rueda dentada).
- En la pestaña «Añadir» rellena: correo electrónico, nombre, apellidos, rol (Administrador / Usuario) y permisos (entre otros, crear espacios de trabajo, usar la IA en tareas/chats, el Asistente de IA, el Correo, las Automatizaciones). El permiso de n8n solo se ve cuando el administrador ha activado esta integración experimental (Avanzado → Otros). Los interruptores de Correo y Automatizaciones solo están en el plan Pro - en el plan Standard estos módulos no existen, así que tampoco se ven los interruptores (ni al añadir ni al editar a la persona). Guardar en Standard no cambia los ajustes previos de estos permisos: al pasar a Pro, cada persona los conserva tal como estaban antes del cambio de plan, y las personas nuevas los tendrán activados.
- Más abajo, en la tabla «Asignar a espacios de trabajo», marca los espacios de trabajo a los que debe pertenecer la persona y establece su rol en cada uno de ellos:
- Administrador - gestiona ese espacio de trabajo en concreto: añade y elimina participantes, cambia los ajustes, puede editar y borrar tareas y chats ajenos. También tiene automáticamente el permiso de crear tareas y chats, por lo que al marcarlo, ambos campos se marcan y se bloquean.
- Tareas - permite crear nuevas tareas. Sin este permiso, el usuario sigue viendo las tareas a las que ha sido añadido y puede escribir mensajes en ellas.
- Chats - permite crear nuevos chats. Sin este permiso, el usuario sigue leyendo y escribiendo en los chats a los que ha sido añadido.
Marcar cualquiera de los permisos añade automáticamente a la persona a ese espacio de trabajo; desmarcar el espacio de trabajo borra toda la fila.
- Haz clic en «Guardar».
- El usuario recibirá un correo con la invitación y establecerá él mismo la contraseña durante la activación de la cuenta. El administrador no introduce la contraseña en su lugar.
Si la invitación no ha llegado, haz clic en «Reenviar» junto a la persona en la lista de usuarios.
Límite de usuarios (puestos de licencia)
La clave de licencia determina el número máximo de usuarios activos (puestos). En la pestaña «Añadir» se muestra la información «Puestos utilizados: X / Y». Cuando se alcanza el límite:
- el formulario de añadir queda bloqueado, y la aplicación muestra un mensaje sobre la necesidad de ampliar la licencia con un puesto adicional;
- también se bloquean la activación de una cuenta invitada y la reactivación de «Activo» para una persona desactivada, hasta que se aumente el límite o quede un puesto libre (por ejemplo, al desactivar a otro usuario).
La plaza la ocupa únicamente un usuario activo - desactivar una cuenta libera el puesto. La ocupación actual también se ve en Ajustes → Avanzado → Licencia (fila «Número de usuarios: X / Y»).
Asistente de IA: «Abrir la ventana de gestión de usuarios».
Edición de usuario
En la pestaña «Lista», haz clic en editar junto al usuario elegido. Puedes cambiar el rol, el estado de actividad y los permisos en cada espacio de trabajo (administrador del espacio de trabajo, crear tareas, crear chats). La contraseña no se establece aquí - si es necesario, usa «Reenviar» (invitación/restablecimiento) y el usuario la establecerá por sí mismo.
Desactivación de usuario
En la edición del usuario, desactiva el interruptor «Activo». Un usuario desactivado no puede iniciar sesión, pero sus datos y tareas se conservan.
Estado de la cuenta y bloqueo
En la edición del usuario, en la sección «Estado de la cuenta», el administrador puede establecer, en nombre de otra persona, el estado de ausencia (Vacaciones / Enfermedad / Ausente) o «Bloqueado».
El bloqueo actúa de inmediato: la aplicación elimina las sesiones de esa persona y los dispositivos recordados, por lo que queda desconectada en el siguiente clic, y al intentar iniciar sesión ve un mensaje indicando que la cuenta ha sido bloqueada por el administrador. No se puede bloquear ni a uno mismo ni a otro administrador global - en esas cuentas la opción «Bloqueado» simplemente no aparece.
Diferencia respecto a desactivar el interruptor «Activo»: la desactivación libera un puesto de licencia, y la persona recibe al iniciar sesión el mensaje habitual «Correo electrónico o contraseña incorrectos». El bloqueo no libera el puesto, pero expulsa de la aplicación de inmediato e indica claramente el motivo.
Estado de disponibilidad (ausencias)
Cada usuario puede establecer un estado de ausencia en la configuración (icono de engranaje → pestaña Perfil → sección Estado de disponibilidad):
- Disponible (por defecto)
- 🏖️ Vacaciones
- 🤒 Enfermedad
- 📵 Ausente
Al elegir un estado distinto de «Disponible», la fecha «Desde» es obligatoria - sin ella la aplicación no guardará la ausencia. La fecha «Hasta» y el mensaje son opcionales; si no indicas una fecha final, la ausencia se mantiene hasta que cambies manualmente el estado a «Disponible». El administrador ve la lista de personas ausentes, y el asistente de IA avisa de la ausencia cuando intentas asignar una tarea a una persona ausente.
Cuando escribas en el hilo de una tarea o chat en el que un participante tenga el estado «Vacaciones» o «Enfermedad», aparecerá una respuesta automática de su parte (con tu mención y el texto establecido en el perfil de ausencia, o un texto predeterminado). La respuesta automática llega una vez al día por hilo - los siguientes mensajes del mismo día en ese hilo no generan otra respuesta; la siguiente aparecerá al día siguiente o en otro hilo.
La ausencia solo se aplica dentro del rango de fechas establecido. Después de la fecha final deja de aplicarse automáticamente (la persona vuelve a considerarse disponible - desaparecen el aviso, las marcas y las respuestas automáticas), y una ausencia programada para el futuro empieza a aplicarse solo a partir de la fecha inicial. En ese caso no hace falta cambiar manualmente el estado de vuelta a «Disponible» - pero si no se indicó una fecha final, la ausencia no terminará sola y el estado deberá cambiarse manualmente.
Asignación de usuarios a un espacio de trabajo
- Pasa el cursor sobre la tarjeta del espacio de trabajo en la columna izquierda, haz clic en el icono ⋮ junto a su borde derecho y elige Editar espacio de trabajo.
- En la sección «Asignar usuarios», marca las casillas de las personas que deben tener acceso.
- Establece los permisos: administrador del espacio de trabajo, creación de tareas, creación de chats.
- Haz clic en «Guardar».
Permisos e interfaz
Si el usuario no tiene permiso para añadir tareas y/o chats en ningún Espacio de trabajo disponible, los iconos «Añadir tarea» / «Añadir chat» de la parte superior de la columna central estarán ocultos para él.
Chat «Común»
Durante la instalación se crea un chat compartido llamado «Compartido» en el espacio de trabajo predeterminado «General». Los usuarios recién añadidos se incorporan a él automáticamente (dentro de los límites de acceso al espacio de trabajo) - el administrador no tiene que añadirlos manualmente.