Roller i appen

Global administratör

  • Ser och hanterar alla arbetsytor, uppgifter och chattar
  • Har tillgång till appens inställningar (AI, SMTP, integrationer)
  • Kan skapa, redigera och ta bort användare - det går dock inte att ta bort sitt eget konto eller den sista administratören (så att appen inte blir utan administratör)
  • Kan hantera roller och behörigheter

Användare

  • Ser bara de arbetsytor som hen har tilldelats
  • Dennes behörigheter i varje arbetsyta ställs in av administratören

AI-behörigheter

Varje användare har tre oberoende AI-behörigheter (ställs in vid tillägg/redigering av användaren):

  • Kan använda AI i uppgifter - knapparna ”AI-assistent” och ”Strukturera” vid svarsfältet samt knappen Förbättra text (✨) i trådar och beskrivningar för uppgifter.
  • Kan använda AI i chattar - knapparna ”AI-assistent” och ”Strukturera” samt Förbättra text (✨) i chattar.
  • Kan använda AI-assistenten (chatt) - AI-assistent (fönster som öppnas från vymenyn i den övre menyraden).
  • AI-assistent med internetåtkomst - låter assistenten hämta innehåll från webbsidor (t.ex. kontrollera ett företags webbplats från en leads e-post). Avstängt som standard; administratören har alltid tillgång.

När en viss behörighet saknas visas helt enkelt inte motsvarande AI-alternativ i det sammanhanget (t.ex. en användare med AI bara i chattar ser varken AI-knappar eller Förbättra text i en uppgift). Den globala administratören har alla AI-behörigheter som standard.

Lägga till en ny användare (administratör)

  1. Klicka på gruppikonen uppe i vänstra hörnet (bredvid kugghjulet).
  2. På fliken ”Lägg till” fyller du i: e-post, förnamn, efternamn, roll (Administratör / Användare) samt behörigheter (bland annat lägga till arbetsytor, använda AI i uppgifter/chattar, AI-assistenten, E-post, Automatiseringar). Behörigheten för n8n syns bara när administratören har aktiverat den experimentella integrationen (Avancerat → Övrigt).
  3. Längre ner, i tabellen ”Tilldela till arbetsytor”, markera de arbetsytor som personen ska tillhöra, och bestäm dennes roll i var och en av dem:
    • Administratör - hanterar denna enskilda arbetsyta: lägger till och tar bort deltagare, ändrar inställningar, kan redigera och radera andras uppgifter och chattar. Har också automatiskt rätt att skapa uppgifter och chattar, så när den markeras markeras och låses båda fälten.
    • Uppgifter - ger rätt att skapa nya uppgifter. Utan denna behörighet ser användaren fortfarande de uppgifter hen lagts till i och kan skriva meddelanden i dem.
    • Chattar - ger rätt att skapa nya chattar. Utan denna behörighet kan användaren fortfarande läsa och skriva i chattar hen har lagts till i.

Att markera valfri behörighet lägger automatiskt till personen i den arbetsytan; att avmarkera arbetsytan rensar hela raden.

  1. Klicka på ”Spara”.
  2. Användaren får ett e-postmeddelande med en inbjudan och ställer själv in lösenordet vid aktivering av kontot. Administratören anger inte lösenordet åt användaren.

Om inbjudan inte kom fram klickar du på ”Skicka igen” vid personen i användarlistan.

Gräns för användare (licensplatser)

Licensnyckeln anger det maximala antalet aktiva användare (platser). På fliken ”Lägg till” visas informationen ”Använda platser: X / Y”. När gränsen är nådd:

  • formuläret för att lägga till är låst, och appen visar ett meddelande om att licensen behöver utökas med ytterligare en plats;
  • aktivering av ett inbjudet konto samt återaktivering av ”Aktiv” för en avaktiverad person är också spärrade, tills gränsen höjs eller en plats blir ledig (t.ex. när en annan användare avaktiveras).

Platsen upptas endast av en aktiv användare - att avaktivera ett konto frigör platsen. Aktuell beläggning visas även i Inställningar → Avancerat → Licens (”Platser: X / Y”).

AI-assistent: ”Öppna fönstret för användarhantering”.

Redigera användare

På fliken ”Lista” klickar du på redigera vid den valda användaren. Du kan ändra roll, aktivitetsstatus och behörigheter i respektive arbetsyta (administratör för arbetsytan, skapa uppgifter, skapa chattar). Lösenord anges inte här - använd vid behov ”Skicka igen” (inbjudan/återställning), så ställer användaren in det själv.

Avaktivera användare

Stäng av reglaget ”Aktiv” i redigeringen av användaren. En avaktiverad användare kan inte logga in, men dennes data och uppgifter finns kvar.

Tillgänglighetsstatus (frånvaro)

Varje användare kan ställa in sin frånvarostatus i inställningarna (kugghjulet → fliken Profil → avsnittet Tillgänglighetsstatus):

  • Tillgänglig (standard)
  • 🏖️ Semester
  • 🤒 Sjukdom
  • 📵 Frånvarande

När du väljer en annan status än ”Tillgänglig” kan du ange ett datumintervall (från / till) samt ett meddelande. Administratören ser en lista över frånvarande personer, och AI-assistenten meddelar om frånvaro när du försöker tilldela en uppgift till en frånvarande person.

När du skriver i en uppgifts- eller chattråd där en deltagare har statusen ”Semester” eller ”Sjukdom” kommer ett autosvar från denna person (med din omnämning och det innehåll som ställts in i frånvaroprofilen, eller standardtexten). Autosvaret kommer en gång per dag och tråd - fler meddelanden samma dag i samma tråd genererar inget nytt svar; nästa kommer först nästa dag eller i en annan tråd.

Frånvaron gäller bara under det angivna datumintervallet. Efter slutdatumet upphör den automatiskt att gälla (personen behandlas åter som tillgänglig - bannern, markeringarna och autosvaren försvinner), och en frånvaro som planerats för framtiden börjar gälla först från startdatumet. Du behöver inte manuellt ändra statusen tillbaka till ”Tillgänglig”.

Tilldela användare till en arbetsyta

  1. Håll muspekaren över arbetsytans namn i vänsterkolumnen och klicka på pennikonen (redigera).
  2. I avsnittet ”Tilldela användare” markerar du med kryssrutan de personer som ska ha åtkomst.
  3. Ställ in behörigheter: administratör för arbetsytan, skapa uppgifter, skapa chattar.
  4. Klicka på ”Spara”.

Behörigheter och gränssnitt

Om användaren saknar behörighet att skapa uppgifter och/eller chattar i någon tillgänglig arbetsyta döljs ikonerna ”Lägg till uppgift” / ”Lägg till chatt” högst upp i mittkolumnen för hen.

Chatten ”Gemensam”

Vid installationen skapas en gemensam chatt kallad ”Gemensam” i standardarbetsytan ”Allmänt”. Nya användare läggs automatiskt till i den (inom ramen för sin åtkomst till arbetsytan) - administratören behöver inte lägga till dem manuellt.