Användare och roller

Roller i appen

Global administratör

• Ser och hanterar alla arbetsytor, uppgifter och chattar
• Har tillgång till appens inställningar (AI, SMTP, integrationer)
• Kan skapa, redigera och ta bort användare - det går dock inte att ta bort sitt eget konto eller den sista administratören (så att appen inte blir utan administratör)
• Kan hantera roller och behörigheter

Användare

• Ser bara de arbetsytor som hen har tilldelats
• Dennes behörigheter i varje arbetsyta ställs in av administratören

AI-behörigheter

Varje användare har tre oberoende AI-behörigheter (ställs in vid tillägg/redigering av användaren):

• Kan använda AI i uppgifter - knapparna ”AI-assistent” och ”Strukturera” bredvid svarsfältet samt knappen Förbättra text (✨) i trådar och beskrivningar av uppgifter.
• Kan använda AI i chattar - knapparna ”AI-assistent” och ”Strukturera” samt Förbättra text (✨) i chattar.
• Kan använda AI-assistenten (chatt) - AI-assistent (fönster som öppnas från vymenyn i den övre menyraden).
• AI-assistent med internetåtkomst - låter assistenten hämta innehåll från webbsidor (t.ex. kontrollera ett företags webbplats från en leads e-post). Avstängt som standard; administratören har alltid tillgång.

När en viss behörighet saknas visas helt enkelt inte motsvarande AI-alternativ i det sammanhanget (t.ex. en användare med AI bara i chattar ser varken AI-knappar eller Förbättra text i en uppgift). Den globala administratören har alla AI-behörigheter som standard.

Lägga till en ny användare (administratör)

1. Klicka på gruppikonen uppe i vänstra hörnet (bredvid kugghjulet).
2. I fliken ”Lägg till” fyller du i: e-post, förnamn, efternamn, roll (Administratör / Användare) samt behörigheter (bl.a. att lägga till arbetsytor, använda AI i uppgifter/chattar, AI-assistenten, E-post, Automatiseringar). Behörigheten för n8n syns bara om administratören har aktiverat den experimentella integrationen (Avancerat → Övrigt). Brytarna för E-post och Automatiseringar finns bara i planen Pro - i planen Standard finns inte dessa moduler, så brytarna syns inte heller (varken vid tillägg eller vid redigering av en person). Att spara i Standard ändrar inte de befintliga inställningarna för dessa behörigheter: efter uppgradering till Pro har varje person dem precis som innan planbytet, och nya personer får dem aktiverade.
3. Längre ner, i tabellen ”Tilldela till arbetsytor”, markera de arbetsytor som personen ska tillhöra, och bestäm dennes roll i var och en av dem:
   • Administratör - hanterar den här arbetsytan: lägger till och tar bort deltagare, ändrar inställningar, kan redigera och ta bort andras uppgifter och chattar. Får automatiskt även rätt att skapa uppgifter och chattar, så när rutan markeras markeras och låses båda dessa fält.
   • Uppgifter - tillåter att skapa nya uppgifter. Utan denna behörighet ser användaren fortfarande de uppgifter hen har lagts till i och kan skriva meddelanden i dem.
   • Chattar - tillåter att skapa nya chattar. Utan denna behörighet kan användaren fortfarande läsa och skriva i chattar hen har lagts till i.

Att markera valfri behörighet lägger automatiskt till personen i den arbetsytan; att avmarkera arbetsytan rensar hela raden.

1. Klicka på ”Spara”.
2. Användaren får ett e-postmeddelande med en inbjudan och ställer själv in lösenordet vid aktivering av kontot. Administratören anger inte lösenordet åt användaren.

Om inbjudan inte kom fram klickar du på ”Skicka igen” bredvid personen i användarlistan.

Gräns för användare (licensplatser)

Licensnyckeln anger det maximala antalet aktiva användare (platser). På fliken ”Lägg till” visas informationen ”Använda platser: X / Y”. När gränsen har nåtts:

• formuläret för att lägga till är låst, och appen visar ett meddelande om att licensen behöver utökas med ytterligare en plats;
• aktivering av ett inbjudet konto och återaktivering av ”Aktiv” för en inaktiverad person blockeras också tills gränsen höjs eller en plats blir ledig (t.ex. när en annan användare inaktiveras).

Platsen upptas endast av en aktiv användare - inaktivering av ett konto frigör platsen. Den aktuella beläggningen syns även under Inställningar → Avancerat → Licens (raden ”Antal användare: X / Y”).

AI-assistent: ”Öppna fönstret för användarhantering”.

Redigera användare

Klicka på redigera-ikonen för vald användare i fliken "Lista". Du kan ändra roll, aktivitetsstatus samt behörigheter i enskilda arbetsytor (administratör för arbetsytan, lägga till uppgifter, lägga till chattar). Lösenord anges inte här - använd vid behov "Skicka igen" (inbjudan/återställning), så sätter användaren det själv.

Avaktivera användare

Stäng av reglaget ”Aktiv” när du redigerar användaren. En inaktiverad användare kan inte logga in, men personens data och uppgifter sparas.

Kontostatus och spärr

I användarredigeringen, under "Kontostatus", kan administratören ställa in en annan persons frånvarostatus (Semester / Sjuk / Frånvarande) eller "Spärrad".

Spärren gäller omedelbart: appen raderar personens sessioner och ihågkomna enheter, så personen loggas ut vid nästa klick och ser vid inloggningsförsök ett meddelande om att kontot har spärrats av administratören. Det går inte att spärra sig själv eller en annan global administratör - för sådana konton visas alternativet "Spärrad" inte alls.

Skillnaden mot att stänga av reglaget "Aktiv": inaktivering frigör en licensplats, och personen får vid inloggning ett vanligt meddelande "Felaktig e-post eller lösenord". En spärr frigör inte platsen, men kastar ut personen ur appen omedelbart och talar om varför.

Tillgänglighetsstatus (frånvaro)

Varje användare kan ställa in sin frånvarostatus i inställningarna (kugghjulet → fliken Profil → avsnittet Tillgänglighetsstatus):

• Tillgänglig (standard)
• 🏖️ Semester
• 🤒 Sjukdom
• 📵 Frånvarande

När du valt en annan status än "Tillgänglig" krävs datum "Från" - utan det sparar appen inte frånvaron. Datum "Till" och meddelande är valfria; om du inte anger ett slutdatum fortsätter frånvaron tills statusen manuellt ändras till "Tillgänglig". Administratören ser en lista över frånvarande personer, och AI-assistenten informerar om frånvaro när du försöker tilldela en uppgift till en frånvarande person.

När du skriver i en uppgiftstråd eller chatt där en deltagare har status "Semester" eller "Sjuk", visas ett automatiskt svar från personen (med din omnämning och det innehåll som angetts i frånvaroprofilen, eller en standardtext). Det automatiska svaret kommer en gång om dagen per tråd - fler meddelanden samma dag i samma tråd genererar inget nytt svar; nästa kommer först nästa dag eller i en annan tråd.

Frånvaron gäller endast under det angivna datumintervallet. Efter slutdatumet upphör den automatiskt att gälla (personen behandlas åter som tillgänglig - bannern, markeringarna och de automatiska svaren försvinner), och en frånvaro planerad för framtiden börjar gälla först från startdatumet. Du behöver då inte manuellt ändra status tillbaka till "Tillgänglig" - men om inget slutdatum angetts upphör frånvaron inte av sig själv och statusen måste ändras manuellt.

Tilldela användare till en arbetsyta

1. Håll muspekaren över arbetsytans kort i vänsterkolumnen, klicka på ikonen ⋮ vid dess högerkant och välj Redigera arbetsyta.
2. Markera personerna som ska ha åtkomst med kryssrutan under avsnittet ”Tilldela användare”.
3. Ställ in behörigheter: administratör för arbetsytan, skapa uppgifter, skapa chattar.
4. Klicka på ”Spara”.

Behörigheter och gränssnitt

Om användaren inte har behörighet att lägga till uppgifter och/eller chattar i någon tillgänglig arbetsyta är ikonerna ”Lägg till uppgift” / ”Lägg till chatt” högst upp i mittkolumnen dolda för användaren.

Chatten ”Gemensam”

Vid installationen skapas en gemensam chatt kallad "Gemensam" i standardarbetsytan "Allmänt". Nytillkomna användare läggs automatiskt till i den (inom ramen för sin åtkomst till arbetsytan) - administratören behöver inte lägga till dem manuellt.