Roly v aplikácii
Globálny administrátor
- Vidí a spravuje všetky pracovné priestory, úlohy a chaty
- Má prístup k nastaveniam aplikácie (AI, SMTP, integrácie)
- Môže vytvárať, upravovať a mazať používateľov - nemožno však odstrániť vlastný účet ani posledného administrátora (aby aplikácia nezostala bez administrátora)
- Môže spravovať roly a oprávnenia
Používateľ
- Vidí len pracovné priestory, do ktorých bol priradený
- Jeho oprávnenia v každom pracovnom priestore určuje administrátor
Oprávnenia AI
Každý používateľ má tri nezávislé oprávnenia pre AI (nastavované pri pridávaní/úprave používateľa):
- Môže používať AI v úlohách - tlačidlá „Asistent AI" a „Usporiadať" pri poli odpovede a tlačidlo Vylepšiť text (✨) vo vláknach a popisoch úloh.
- Môže používať AI v chatoch - tlačidlá „Asistent AI" a „Usporiadať" a Vylepšiť text (✨) v chatoch.
- Môže používať Asistenta AI (chat) - Asistent AI (okno otvárané z menu zobrazení na hornej lište).
- Asistent AI s prístupom na internet - umožňuje asistentovi načítať obsah webových stránok (napr. skontrolovať stránku firmy z e-mailu leadu). Predvolene vypnuté; administrátor má prístup vždy.
Ak dané oprávnenie chýba, príslušné možnosti AI sa v danom kontexte jednoducho neobjavia (napr. používateľ s AI len v chatoch neuvidí tlačidlá AI ani Vylepšiť text v úlohe). Globálny administrátor má predvolene všetky oprávnenia AI.
Pridanie nového používateľa (administrátor)
- Kliknite na ikonu skupiny vľavo hore (vedľa ozubeného kolesa).
- V záložke „Pridať" vyplňte: e-mail, meno, priezvisko, rolu (Administrátor / Používateľ) a oprávnenia (okrem iného pridávanie pracovných priestorov, používanie AI v úlohách/chatoch, Asistenta AI, Pošty, Automatizácií). Oprávnenie pre n8n je vidieť len vtedy, keď administrátor zapol túto experimentálnu integráciu (Rozšírené → Iné).
- Nižšie, v tabuľke „Priradiť k pracovným priestorom", označte pracovné priestory, do ktorých má osoba patriť, a určite jej rolu v každom z nich:
- Administrátor - spravuje tento jeden pracovný priestor: pridáva a odoberá účastníkov, mení nastavenia, môže upravovať a mazať cudzie úlohy a chaty. Automaticky má aj právo vytvárať úlohy a chaty, preto sa po jeho zaškrtnutí obe polia zaškrtnú a zablokujú.
- Úlohy - umožňuje vytvárať nové úlohy. Bez tohto oprávnenia používateľ naďalej vidí úlohy, do ktorých bol pridaný, a píše v nich správy.
- Chaty - umožňuje zakladať nové chaty. Bez tohto oprávnenia používateľ naďalej číta a píše v chatoch, do ktorých bol pridaný.
Zaškrtnutie ktoréhokoľvek oprávnenia automaticky pridá osobu do tohto pracovného priestoru; odškrtnutie pracovného priestoru vyčistí celý riadok.
- Kliknite na „Uložiť".
- Používateľ dostane e-mail s pozvánkou a heslo si nastavuje sám počas aktivácie účtu. Administrátor heslo za používateľa nezadáva.
Ak pozvánka nedorazila, na zozname používateľov kliknite pri danej osobe na „Odoslať znova".
Limit používateľov (licenčné miesta)
Licenčný kľúč určuje maximálny počet aktívnych používateľov (miest). Na karte „Pridať" je zobrazená informácia „Využité miesta: X / Y". Keď sa limit vyčerpá:
- formulár na pridávanie je zablokovaný a aplikácia zobrazí správu o potrebe rozšíriť licenciu o ďalšie miesto;
- aktivácia pozvaného účtu aj opätovné zapnutie „Aktívny" pre deaktivovanú osobu sú tiež zablokované, kým sa limit nezvýši alebo sa neuvoľní miesto (napr. po deaktivácii iného používateľa).
Miesto obsadzuje výlučne aktívny používateľ - deaktivácia účtu miesto uvoľní. Aktuálne obsadenie vidno aj v Nastavenia → Rozšírené → Licencia („Miesta: X / Y").
Asistent AI: „Otvor okno správy používateľov".
Úprava používateľa
Na karte „Zoznam" kliknite na úpravu pri vybranom používateľovi. Môžete zmeniť rolu, stav aktivity a oprávnenia v jednotlivých pracovných priestoroch (administrátor pracovného priestoru, pridávanie úloh, pridávanie chatov). Heslo sa tu nenastavuje - v prípade potreby použite „Odoslať znova" (pozvánka/reset) a používateľ si ho nastaví sám.
Deaktivácia používateľa
V úprave používateľa vypnite prepínač „Aktívny". Deaktivovaný používateľ sa nemôže prihlásiť, ale jeho údaje a úlohy zostávajú zachované.
Stav dostupnosti (neprítomnosti)
Každý používateľ si môže nastaviť stav neprítomnosti v nastaveniach (ozubené koleso → karta Profil → sekcia Stav dostupnosti):
- Dostupný (predvolene)
- 🏖️ Dovolenka
- 🤒 Choroba
- 📵 Neprítomný
Po výbere iného stavu ako „Dostupný" je možné zadať rozsah dátumov (od / do) a správu. Administrátor vidí zoznam neprítomných osôb a asistent AI upozorní na neprítomnosť, keď sa pokúsite priradiť úlohu neprítomnej osobe.
Keď napíšete do vlákna úlohy alebo chatu, ktorého účastník má stav „Dovolenka" alebo „Choroba", zobrazí sa od neho automatická odpoveď (s vašou zmienkou a textom nastaveným v profile neprítomnosti alebo predvoleným textom). Automatická odpoveď prichádza raz denne na dané vlákno - ďalšie správy v ten istý deň v tomto vlákne ďalšiu odpoveď negenerujú; nová sa objaví až nasledujúci deň alebo v inom vlákne.
Neprítomnosť platí len v nastavenom rozsahu dátumov. Po dátume ukončenia automaticky prestáva platiť (osoba je opäť považovaná za dostupnú - zmizne banner, označenia a automatické odpovede) a neprítomnosť naplánovaná do budúcnosti začína platiť až od počiatočného dátumu. Stav nie je potrebné ručne meniť späť na „Dostupný".
Priraďovanie používateľov k pracovnému priestoru
- Prejdite kurzorom na názov pracovného priestoru v ľavom stĺpci a kliknite na ikonu ceruzky (úprava).
- V sekcii „Priradiť používateľov" zaškrtnite osoby, ktoré majú mať prístup.
- Nastavte oprávnenia: administrátor pracovného priestoru, pridávanie úloh, pridávanie chatov.
- Kliknite na „Uložiť".
Oprávnenia a rozhranie
Ak používateľ nemá oprávnenie na pridávanie úloh a/alebo chatov v žiadnom dostupnom pracovnom priestore, ikony „Pridať úlohu" / „Pridať chat" v hornej časti stredného stĺpca sú preňho skryté.
Chat „Spoločný"
Počas inštalácie sa vytvorí spoločný chat „Spoločný" v predvolenom pracovnom priestore „Všeobecné". Novo pridaní používatelia sú doň automaticky zaradení (v rámci prístupu k pracovnému priestoru) - administrátor ich nemusí pridávať ručne.