Roly v aplikácii

Globálny administrátor

  • Vidí a spravuje všetky pracovné priestory, úlohy a chaty
  • Má prístup k nastaveniam aplikácie (AI, SMTP, integrácie)
  • Môže vytvárať, upravovať a odstraňovať používateľov - nemožno však odstrániť vlastný účet ani posledného administrátora (aby aplikácia nezostala bez administrátora)
  • Môže spravovať roly a oprávnenia

Používateľ

  • Vidí len pracovné priestory, do ktorých bol priradený
  • Jeho oprávnenia v každom pracovnom priestore určuje administrátor

Oprávnenia AI

Každý používateľ má tri nezávislé oprávnenia pre AI (nastavované pri pridávaní/úprave používateľa):

  • Môže používať AI v úlohách - tlačidlá „Asistent AI“ a „Usporiadať“ pri poli odpovede a tlačidlo Vylepšiť text (✨) vo vláknach a popisoch úloh.
  • Môže používať AI v chatoch - tlačidlá „Asistent AI“ a „Usporiadať“ a možnosť Vylepšiť text (✨) v chatoch.
  • Môže používať Asistenta AI (chat) - Asistent AI (okno otvárané z menu zobrazení na hornej lište).
  • Asistent AI s prístupom na internet - umožňuje asistentovi načítať obsah webových stránok (napr. skontrolovať stránku firmy z e-mailu leadu). Predvolene vypnuté; administrátor má prístup vždy.

Ak dané oprávnenie chýba, príslušné možnosti AI sa v danom kontexte jednoducho neobjavia (napr. používateľ s AI len v chatoch neuvidí tlačidlá AI ani Vylepšiť text v úlohe). Globálny administrátor má predvolene všetky oprávnenia AI.

Pridanie nového používateľa (administrátor)

  1. Kliknite na ikonu skupiny vľavo hore (vedľa ozubeného kolesa).
  2. Na karte „Pridať" vyplňte: e-mail, meno, priezvisko, rolu (Administrátor / Používateľ) a oprávnenia (okrem iného pridávanie pracovných priestorov, používanie AI v úlohách/chatoch, Asistenta AI, Pošty, Automatizácií). Oprávnenie na n8n je viditeľné iba vtedy, keď administrátor zapol túto experimentálnu integráciu (Pokročilé → Iné). Prepínače Pošty a Automatizácií sú iba v pláne Pro - v pláne Standard tieto moduly nie sú, takže prepínače tiež nie sú viditeľné (ani pri pridávaní, ani pri úprave osoby). Uloženie v Standarde nemení doterajšie nastavenia týchto oprávnení: po prechode na Pro má každá osoba nastavenia rovnaké, ako boli pred zmenou plánu, a nové osoby ich majú zapnuté.
  3. Nižšie, v tabuľke „Priradiť k pracovným priestorom“, označte pracovné priestory, do ktorých má osoba patriť, a určite jej rolu v každom z nich:
    • Administrátor - spravuje tento jeden pracovný priestor: pridáva a odstraňuje účastníkov, mení nastavenia, môže upravovať a mazať cudzie úlohy a chaty. Automaticky má tiež právo vytvárať úlohy a chaty, preto sa po jeho zaškrtnutí obe polia zaškrtnú a uzamknú.
    • Úlohy - umožňuje vytvárať nové úlohy. Bez tohto oprávnenia používateľ naďalej vidí úlohy, do ktorých bol pridaný, a píše v nich správy.
    • Chaty - umožňuje zakladať nové chaty. Bez tohto oprávnenia používateľ naďalej číta a píše v chatoch, do ktorých bol pridaný.

Zaškrtnutie ktoréhokoľvek oprávnenia automaticky pridá osobu do tohto pracovného priestoru; odškrtnutie pracovného priestoru vyčistí celý riadok.

  1. Kliknite na „Uložiť“.
  2. Používateľ dostane e-mail s pozvánkou a heslo si nastavuje sám počas aktivácie účtu. Administrátor heslo za používateľa nezadáva.

Ak pozvánka nedorazila, v zozname používateľov kliknite pri danej osobe na „Odoslať znova“.

Limit používateľov (licenčné miesta)

Licenčný kľúč určuje maximálny počet aktívnych používateľov (licencií). Na karte „Pridať“ sa zobrazuje informácia „Využité licencie: X / Y“. Po dosiahnutí limitu:

  • formulár na pridávanie je zablokovaný a aplikácia zobrazí správu o potrebe rozšíriť licenciu o ďalšie miesto;
  • aktivácia pozvaného konta aj opätovné zapnutie možnosti „Aktívny“ pre deaktivovanú osobu sú zablokované, kým sa limit nezvýši alebo sa neuvoľní licencia (napríklad deaktiváciou iného používateľa).

Miesto obsadzuje iba aktívny používateľ - deaktivácia účtu miesto uvoľní. Aktuálnu obsadenosť vidno aj v Nastavenia → Pokročilé → Licencia (riadok „Počet používateľov: X / Y“).

Asistent AI: „Otvoriť okno správy používateľov“.

Task Manager: okno používateľov s formulárom nového účtu a prepínačmi oprávnení.
Karta „Pridať“: údaje účtu, globálna rola a oprávnenia platné v celej aplikácii.

Úprava používateľa

V záložke „Zoznam“ kliknite na úpravu pri vybranom používateľovi. Môžete zmeniť rolu, stav aktivity a oprávnenia v jednotlivých pracovných priestoroch (administrátor pracovného priestoru, pridávanie úloh, pridávanie chatov). Heslo sa tu nenastavuje - v prípade potreby použite „Odoslať znova“ (pozvánka/reset) a používateľ si ho nastaví sám.

Deaktivácia používateľa

V úprave používateľa vypnite prepínač „Aktívny“. Deaktivovaný používateľ sa nemôže prihlásiť, ale jeho údaje a úlohy zostanú zachované.

Stav účtu a zablokovanie

Pri úprave používateľa, v sekcii „Stav účtu“, administrátor nastaví za inú osobu stav neprítomnosti (Dovolenka / Choroba / Neprítomný) alebo „Zablokovaný“.

Zablokovanie funguje okamžite: aplikácia zruší relácie tejto osoby a zapamätané zariadenia, takže je pri najbližšom kliknutí odhlásená a pri pokuse o prihlásenie sa zobrazí správa, že účet bol zablokovaný administrátorom. Nie je možné zablokovať seba ani iného globálneho administrátora - pri takýchto účtoch sa položka „Zablokovaný“ vôbec nezobrazí.

Rozdiel oproti vypnutiu prepínača „Aktívny“: deaktivácia uvoľní licenčné miesto a osoba pri prihlásení dostane bežnú správu „Nesprávny e-mail alebo heslo“. Zablokovanie miesto neuvoľní, zato vyhodí z aplikácie okamžite a jasne povie prečo.

Stav dostupnosti (neprítomnosti)

Každý používateľ si môže nastaviť stav neprítomnosti v nastaveniach (ozubené koleso → karta Profil → sekcia Stav dostupnosti):

  • Dostupný (predvolene)
  • 🏖️ Dovolenka
  • 🤒 Choroba
  • 📵 Neprítomný

Po výbere iného stavu než „Dostupný“ je dátum „Od“ povinný - bez neho aplikácia neprítomnosť neuloží. Dátum „Do“ a správa sú voliteľné; ak nezadáte koncový dátum, neprítomnosť trvá až do manuálnej zmeny stavu na „Dostupný“. Administrátor vidí zoznam neprítomných osôb a asistent AI upozorní na neprítomnosť, keď sa pokúsite priradiť úlohu neprítomnej osobe.

Keď napíšete vo vlákne úlohy alebo chatu, ktorého účastník má stav „Dovolenka“ alebo „Choroba“, objaví sa od neho automatická odpoveď (s vašou zmienkou a textom nastaveným v profile neprítomnosti alebo predvoleným textom). Automatická odpoveď príde raz denne na dané vlákno - ďalšie správy v ten istý deň v tomto vlákne nevygenerujú ďalšiu odozvu; nová sa objaví až nasledujúci deň alebo v inom vlákne.

Neprítomnosť platí len v nastavenom rozsahu dátumov. Po koncovom dátume automaticky prestáva platiť (osoba je opäť považovaná za dostupnú - zmizne banner, označenia aj automatické odpovede) a neprítomnosť naplánovaná do budúcnosti začína platiť až od počiatočného dátumu. Vtedy nie je potrebné manuálne meniť stav späť na „Dostupný“ - ale ak koncový dátum nebol zadaný, neprítomnosť sama neskončí a stav treba zmeniť manuálne.

Priraďovanie používateľov k pracovnému priestoru

  1. Prejdite kurzorom na kartu pracovného priestoru v ľavom stĺpci, kliknite na ikonu ⋮ pri jej pravom okraji a vyberte Upraviť pracovný priestor.
  2. V časti „Priradiť používateľov“ začiarknite políčka pri osobách, ktoré majú mať prístup.
  3. Nastavte oprávnenia: administrátor pracovného priestoru, pridávanie úloh, pridávanie chatov.
  4. Kliknite na „Uložiť“.

Oprávnenia a rozhranie

Ak používateľ nemá oprávnenie pridávať úlohy a/alebo chaty v žiadnom dostupnom pracovnom priestore, ikony „Pridať úlohu“ / „Pridať chat“ v hornej časti stredného stĺpca sa mu nezobrazia.

Chat „Spoločný“

Počas inštalácie sa vytvorí spoločný chat „Spoločný“ v predvolenom pracovnom priestore „Všeobecné“. Novo pridaní používatelia sú doň automaticky zaradení (v rámci prístupu k pracovnému priestoru) - administrátor ich nemusí pridávať ručne.