Utilisateurs et rôles

Rôles dans l'application

Administrateur global

• Voit et gère tous les espaces de travail, tâches et discussions
• A accès aux paramètres de l'application (IA, SMTP, intégrations)
• Il peut créer, modifier et supprimer des utilisateurs - il n’est toutefois pas possible de supprimer son propre compte ni le dernier administrateur (pour que l’application ne se retrouve jamais sans administrateur)
• Peut gérer les rôles et les autorisations

Utilisateur

• Ne voit que les espaces de travail auxquels il a été affecté
• Ses autorisations dans chaque espace de travail sont définies par l'administrateur

Autorisations IA

Chaque utilisateur dispose de trois autorisations IA indépendantes (définies lors de l'ajout/la modification de l'utilisateur) :

• Peut utiliser l’IA dans les tâches - boutons « Assistant IA » et « Structurer » près du champ de réponse, ainsi que le bouton Améliorer le texte (✨) dans les fils et les descriptions de tâches.
• Peut utiliser l’IA dans les discussions - boutons « Assistant IA » et « Structurer », ainsi que Améliorer le texte (✨) dans les discussions.
• Peut utiliser l'Assistant IA (discussion) - Assistant IA (fenêtre ouverte depuis le menu des vues dans la barre supérieure).
• Assistant IA avec accès à Internet - permet à l'assistant de récupérer le contenu de pages web (par ex. vérifier le site d'une entreprise à partir de l'e-mail d'un prospect). Désactivé par défaut ; l'administrateur y a toujours accès.

Quand une autorisation manque, les options d'IA correspondantes n'apparaissent tout simplement pas dans ce contexte (par ex. un utilisateur avec l'IA seulement dans les discussions ne verra ni les boutons IA ni Améliorer le texte dans une tâche). L'administrateur global dispose par défaut de toutes les autorisations IA.

Ajout d'un nouvel utilisateur (administrateur)

1. Cliquez sur l'icône de groupe en haut à gauche (à côté de la roue dentée).
2. Dans l'onglet « Ajouter », renseignez : l'e-mail, le prénom, le nom, le rôle (Administrateur / Utilisateur) ainsi que les autorisations (notamment l'ajout d'espaces de travail, l'utilisation de l'IA dans les tâches/discussions, l'Assistant IA, la Messagerie, les Automatisations). L'autorisation pour n8n n'apparaît que si l'administrateur a activé cette intégration expérimentale (Avancé → Autres). Les interrupteurs Messagerie et Automatisations ne sont disponibles que dans le plan Pro - dans le plan Standard, ces modules n'existent pas, donc les interrupteurs ne sont pas visibles non plus (que ce soit à l'ajout ou à la modification d'une personne). L'enregistrement en plan Standard ne modifie pas les paramètres existants de ces autorisations : après le passage au plan Pro, chaque personne conserve les réglages qu'elle avait avant le changement de plan, et les nouvelles personnes les ont activés.
3. Plus bas, dans le tableau « Attribuer aux Espaces de travail », cochez les espaces de travail auxquels la personne doit appartenir, et définissez son rôle dans chacun d'eux :
   • Administrateur - gère cet espace de travail en particulier : ajoute et retire des participants, modifie les paramètres, peut modifier et supprimer les tâches et discussions des autres. Il dispose aussi automatiquement du droit de créer des tâches et des discussions ; c’est pourquoi, une fois cette case cochée, les deux autres cases se cochent et se verrouillent.
   • Tâches - permet de créer de nouvelles tâches. Sans ce droit, l’utilisateur voit toujours les tâches auxquelles il a été ajouté et peut y écrire des messages.
   • Discussions - permet de créer de nouvelles discussions. Sans ce droit, l’utilisateur peut toujours lire et écrire dans les discussions auxquelles il a été ajouté.

Cocher n'importe quelle permission ajoute automatiquement la personne à cet espace de travail ; décocher l'espace de travail efface toute la ligne.

1. Cliquez sur « Enregistrer ».
2. L'utilisateur reçoit un e-mail d'invitation et définit lui-même son mot de passe lors de l'activation du compte. L'administrateur ne saisit pas le mot de passe à sa place.

Si l’invitation n’est pas arrivée, cliquez sur « Renvoyer » à côté de la personne concernée dans la liste des utilisateurs.

Limite d'utilisateurs (postes de licence)

La clé de licence définit le nombre maximal d’utilisateurs actifs (postes). L’onglet « Ajouter » affiche l’information « Postes utilisés : X / Y ». Lorsque la limite est atteinte :

• le formulaire d'ajout est verrouillé et l'application affiche un message indiquant qu'il faut étendre la licence d'un poste supplémentaire ;
• l’activation du compte invité et la réactivation de l’option « Actif » pour une personne désactivée sont également bloquées, jusqu’à ce que la limite soit augmentée ou qu’un poste soit libéré (par exemple après la désactivation d’un autre utilisateur).

Seul un utilisateur actif occupe une place - la désactivation d’un compte libère la place. L’occupation actuelle est aussi visible dans Paramètres → Avancé → Licence (ligne « Nombre d’utilisateurs : X / Y »).

Assistant IA : « Ouvrir la fenêtre de gestion des utilisateurs ».

Modifier un utilisateur

Dans l’onglet « Liste », cliquez sur l’icône d’édition en face de l’utilisateur concerné. Vous pouvez modifier le rôle, le statut d’activité ainsi que les droits dans chaque espace de travail (administrateur de l’espace de travail, ajout de tâches, ajout de discussions). Le mot de passe ne se définit pas ici - si besoin, utilisez « Renvoyer » (invitation/réinitialisation) et l’utilisateur le définira lui-même.

Désactiver un utilisateur

Dans la modification de l’utilisateur, désactivez le bouton « Actif ». Un utilisateur désactivé ne peut pas se connecter, mais ses données et ses tâches sont conservées.

Statut du compte et blocage

Dans l’édition de l’utilisateur, dans la section « Statut du compte », l’administrateur définit pour une autre personne le statut d’absence (Vacances / Maladie / Absent) ou « Bloqué ».

Le blocage prend effet immédiatement : l’application supprime les sessions de cette personne ainsi que les appareils mémorisés ; elle est donc déconnectée au prochain clic, et lors d’une tentative de connexion elle voit un message indiquant que le compte a été bloqué par l’administrateur. Il est impossible de bloquer son propre compte ou celui d’un autre administrateur global - pour ces comptes, l’option « Bloqué » n’apparaît tout simplement pas.

Différence par rapport à la désactivation de l’interrupteur « Actif » : la désactivation libère un poste de licence, et la personne reçoit à la connexion le message habituel « Email ou mot de passe incorrect ». Le blocage d’un poste ne libère pas la place, mais expulse immédiatement l’utilisateur de l’application en lui indiquant clairement la raison.

Statut de disponibilité (absences)

Chaque utilisateur peut définir son statut d'absence dans les paramètres (icône en forme de roue dentée → onglet Profil → section Statut de disponibilité) :

• Disponible (par défaut)
• 🏖️ Vacances
• 🤒 Maladie
• 📵 Absent

Après avoir choisi un statut autre que « Disponible », la date « Du » est obligatoire - sans elle, l’application n’enregistre pas l’absence. La date « Au » et le message sont facultatifs ; si vous n’indiquez pas de date de fin, l’absence dure jusqu’au changement manuel du statut vers « Disponible ». L’administrateur voit la liste des personnes absentes, et l’assistant IA signale l’absence lorsque vous essayez d’assigner une tâche à une personne absente.

Lorsque vous écrivez dans le fil d’une tâche ou d’une discussion dont un participant a le statut « Vacances » ou « Maladie », une réponse automatique apparaît de sa part (avec votre mention et le texte défini dans son profil d’absence, ou un texte par défaut). La réponse automatique arrive une fois par jour et par fil - les messages suivants envoyés le même jour dans ce fil ne génèrent pas de nouvelle réponse ; la prochaine apparaîtra seulement le lendemain ou dans un autre fil.

L’absence ne s’applique que sur la période de dates définie. Après la date de fin, elle cesse automatiquement de s’appliquer (la personne est de nouveau considérée comme disponible - la bannière, les indications et les réponses automatiques disparaissent), et une absence planifiée pour l’avenir ne commence à s’appliquer qu’à partir de la date de début. Il n’est alors pas nécessaire de remettre manuellement le statut sur « Disponible » - mais si aucune date de fin n’a été indiquée, l’absence ne se terminera pas d’elle-même et le statut devra être changé manuellement.

Assigner des utilisateurs à un espace de travail

1. Survolez la carte de l’espace de travail dans la colonne de gauche, cliquez sur l’icône ⋮ près de son bord droit et choisissez Modifier l’espace de travail.
2. Dans la section « Attribuer des utilisateurs », cochez les personnes qui doivent avoir accès.
3. Définissez les permissions : administrateur de l'espace de travail, création de tâches, création de discussions.
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Permissions et interface

Si l’utilisateur n’a pas l’autorisation d’ajouter des tâches et/ou des discussions dans aucun espace de travail auquel il a accès, les icônes « Ajouter une tâche » / « Ajouter une discussion » en haut de la colonne centrale sont masquées pour lui.

Discussion « Commune »

Lors de l’installation, une discussion commune « Commune » est créée dans l’espace de travail par défaut « Général ». Les nouveaux utilisateurs y sont automatiquement ajoutés (dans la limite de leur accès à l’espace de travail) - l’administrateur n’a pas besoin de les ajouter manuellement.