Rôles dans l'application

Administrateur global

  • Voit et gère tous les espaces de travail, tâches et discussions
  • A accès aux paramètres de l'application (IA, SMTP, intégrations)
  • Peut créer, modifier et supprimer des utilisateurs - il est toutefois impossible de supprimer son propre compte ou le dernier administrateur (pour que l'application ne se retrouve pas sans administrateur)
  • Peut gérer les rôles et les autorisations

Utilisateur

  • Ne voit que les espaces de travail auxquels il a été affecté
  • Ses autorisations dans chaque espace de travail sont définies par l'administrateur

Autorisations IA

Chaque utilisateur dispose de trois autorisations IA indépendantes (définies lors de l'ajout/la modification de l'utilisateur) :

  • Peut utiliser l'IA dans les tâches - boutons « Assistant IA » et « Structurer » près du champ de réponse, ainsi que le bouton Améliorer le texte (✨) dans les fils et les descriptions des tâches.
  • Peut utiliser l'IA dans les discussions - boutons « Assistant IA » et « Structurer », ainsi que Améliorer le texte (✨) dans les discussions.
  • Peut utiliser l'Assistant IA (discussion) - Assistant IA (fenêtre ouverte depuis le menu des vues dans la barre supérieure).
  • Assistant IA avec accès à Internet - permet à l'assistant de récupérer le contenu de pages web (par ex. vérifier le site d'une entreprise à partir de l'e-mail d'un prospect). Désactivé par défaut ; l'administrateur y a toujours accès.

Quand une autorisation manque, les options d'IA correspondantes n'apparaissent tout simplement pas dans ce contexte (par ex. un utilisateur avec l'IA seulement dans les discussions ne verra ni les boutons IA ni Améliorer le texte dans une tâche). L'administrateur global dispose par défaut de toutes les autorisations IA.

Ajout d'un nouvel utilisateur (administrateur)

  1. Cliquez sur l'icône de groupe en haut à gauche (à côté de la roue dentée).
  2. Dans l'onglet « Ajouter », renseignez : e-mail, prénom, nom, rôle (Administrateur / Utilisateur) et autorisations (entre autres, ajout d'espaces de travail, utilisation de l'IA dans les tâches/discussions, de l'Assistant IA, de la Messagerie, des Automatisations). L'autorisation pour n8n n'apparaît que si l'administrateur a activé cette intégration expérimentale (Avancé → Autre).
  3. Plus bas, dans le tableau « Affecter aux espaces de travail », cochez les espaces de travail auxquels la personne doit appartenir, et définissez son rôle dans chacun d'eux :
    • Administrateur - gère cet espace de travail unique : il ajoute et supprime des participants, modifie les paramètres, peut modifier et supprimer les tâches et discussions des autres. Il dispose aussi automatiquement du droit de créer des tâches et des discussions, c'est pourquoi, une fois cette option cochée, les deux cases se cochent et se verrouillent.
    • Tâches - permet de créer de nouvelles tâches. Sans cette permission, l'utilisateur voit toujours les tâches auxquelles il a été ajouté et peut y écrire des messages.
    • Discussions - permet de créer de nouvelles discussions. Sans cette permission, l'utilisateur continue de lire et d'écrire dans les discussions auxquelles il a été ajouté.

Cocher n'importe quelle permission ajoute automatiquement la personne à cet espace de travail ; décocher l'espace de travail efface toute la ligne.

  1. Cliquez sur « Enregistrer ».
  2. L'utilisateur reçoit un e-mail d'invitation et définit lui-même son mot de passe lors de l'activation du compte. L'administrateur ne saisit pas le mot de passe à sa place.

Si l'invitation n'est pas arrivée, cliquez sur « Renvoyer » à côté de la personne concernée dans la liste des utilisateurs.

Limite d'utilisateurs (postes de licence)

La clé de licence détermine le nombre maximal d'utilisateurs actifs (postes). Dans l'onglet « Ajouter », l'information « Postes utilisés : X / Y » est affichée. Lorsque la limite est atteinte :

  • le formulaire d'ajout est verrouillé et l'application affiche un message indiquant qu'il faut étendre la licence d'un poste supplémentaire ;
  • l'activation d'un compte invité ainsi que la réactivation du statut « Actif » d'une personne désactivée sont également bloquées tant que la limite n'est pas augmentée ou qu'un poste ne se libère pas (par exemple après la désactivation d'un autre utilisateur).

Seul un utilisateur actif occupe un poste - la désactivation d'un compte libère la place. L'occupation actuelle est aussi visible dans Paramètres → Avancé → Licence (« Postes : X / Y »).

Assistant IA : « Ouvre la fenêtre de gestion des utilisateurs ».

Modifier un utilisateur

Dans l'onglet « Liste », cliquez sur l'icône de modification à côté de l'utilisateur concerné. Vous pouvez modifier son rôle, son statut d'activité ainsi que ses permissions dans chaque espace de travail (administrateur de l'espace de travail, création de tâches, création de discussions). Le mot de passe ne se définit pas ici - en cas de besoin, utilisez « Renvoyer » (invitation/réinitialisation) et l'utilisateur le définira lui-même.

Désactiver un utilisateur

Dans la fiche de modification de l'utilisateur, désactivez le bouton « Actif ». Un utilisateur désactivé ne peut plus se connecter, mais ses données et ses tâches sont conservées.

Statut de disponibilité (absences)

Chaque utilisateur peut définir son statut d'absence dans les paramètres (icône en forme de roue dentée → onglet Profil → section Statut de disponibilité) :

  • Disponible (par défaut)
  • 🏖️ Vacances
  • 🤒 Maladie
  • 📵 Absent

Après avoir sélectionné un statut autre que « Disponible », vous pouvez indiquer une plage de dates (du / au) ainsi qu'un message. L'administrateur voit la liste des personnes absentes, et l'assistant IA signale l'absence lorsque vous essayez d'assigner une tâche à une personne absente.

Lorsque vous écrivez dans le fil d'une tâche ou d'une discussion dont un participant a le statut « Vacances » ou « Maladie », une réponse automatique apparaît de sa part (avec une mention de vous et le texte défini dans son profil d'absence, ou un texte par défaut). La réponse automatique arrive une fois par jour et par fil - les messages suivants envoyés le même jour dans ce fil ne génèrent pas de nouvelle réponse ; une nouvelle apparaîtra seulement le lendemain ou dans un autre fil.

L'absence ne s'applique que sur la plage de dates définie. Après la date de fin, elle cesse automatiquement de s'appliquer (la personne est de nouveau considérée comme disponible - la bannière, les indicateurs et les réponses automatiques disparaissent), et une absence planifiée pour le futur ne commence à s'appliquer qu'à partir de la date de début. Il n'est pas nécessaire de remettre manuellement le statut sur « Disponible ».

Assigner des utilisateurs à un espace de travail

  1. Survolez le nom de l'espace de travail dans la colonne de gauche et cliquez sur l'icône crayon (modification).
  2. Dans la section « Assigner des utilisateurs », cochez les personnes qui doivent avoir accès.
  3. Définissez les permissions : administrateur de l'espace de travail, création de tâches, création de discussions.
  4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Permissions et interface

Si l'utilisateur n'a pas la permission de créer des tâches et/ou des discussions dans aucun des espaces de travail auxquels il a accès, les icônes « Ajouter une tâche » / « Ajouter une discussion » en haut de la colonne centrale lui sont masquées.

Discussion « Commune »

Lors de l'installation, une discussion commune « Commune » est créée dans l'espace de travail par défaut « Général ». Les nouveaux utilisateurs y sont automatiquement ajoutés (dans la limite de leur accès à l'espace de travail) - l'administrateur n'a pas besoin de les y ajouter manuellement.