Roolit sovelluksessa

Yleinen pääkäyttäjä

  • Näkee ja hallinnoi kaikkia työtiloja, tehtäviä ja keskusteluja
  • Pääsee sovelluksen asetuksiin (AI, SMTP, integraatiot)
  • Voi luoda, muokata ja poistaa käyttäjiä - omaa tiliä tai viimeistä pääkäyttäjää ei kuitenkaan voi poistaa (jotta sovellukselta ei jää ilman pääkäyttäjää)
  • Voi hallinnoida rooleja ja käyttöoikeuksia

Käyttäjä

  • Näkee vain työtilat, joihin hänet on liitetty
  • Hänen käyttöoikeutensa jokaisessa työtilassa määrittää pääkäyttäjä

AI-käyttöoikeudet

Jokaisella käyttäjällä on kolme toisistaan riippumatonta AI-käyttöoikeutta (asetetaan käyttäjää lisättäessä/muokattaessa):

  • Voi käyttää AI:tä tehtävissä - ”AI-avustaja”- ja ”Jäsennä”-painikkeet vastauskentän vieressä sekä Muotoile teksti -painike (✨) viestiketjuissa ja tehtävien kuvauksissa.
  • Voi käyttää AI:tä keskusteluissa - ”AI-avustaja”- ja ”Jäsennä”-painikkeet sekä Muotoile teksti -painike (✨) keskusteluissa.
  • Voi käyttää AI-avustajaa (keskustelu) - AI-avustaja (ikkuna, joka avataan yläpalkin näkymävalikosta).
  • AI-avustaja internetyhteydellä - antaa avustajan noutaa verkkosivujen sisältöä (esim. tarkistaa liidin sähköpostissa mainitun yrityksen sivuston). Oletuksena pois käytöstä; pääkäyttäjällä on pääsy aina.

Kun tietty käyttöoikeus puuttuu, vastaavat AI-vaihtoehdot yksinkertaisesti eivät näy kyseisessä yhteydessä (esim. käyttäjä, jolla on AI vain keskusteluissa, ei näe AI-painikkeita eikä Kaunista teksti -painiketta tehtävässä). Yleisellä pääkäyttäjällä on kaikki AI-käyttöoikeudet oletuksena.

Uuden käyttäjän lisääminen (pääkäyttäjä)

  1. Klikkaa ryhmäkuvaketta vasemmassa yläkulmassa (hammasrattaan vieressä).
  2. Täytä ”Lisää"-välilehdellä: sähköposti, etunimi, sukunimi, rooli (Järjestelmänvalvoja / Käyttäjä) ja käyttöoikeudet (mm. Työtilojen lisääminen, AI:n käyttö tehtävissä/keskusteluissa, AI-avustaja, Sähköposti, Automaatiot). n8n-käyttöoikeus näkyy vain, kun järjestelmänvalvoja on ottanut käyttöön tämän kokeellisen integraation (Lisäasetukset → Muut). Kytkimet Sähköposti ja Automaatiot ovat vain Pro-suunnitelmassa - Standard-suunnitelmassa näitä moduuleja ei ole, joten kytkimiäkään ei näy (sekä lisättäessä että henkilöä muokattaessa). Tallennus Standard-suunnitelmassa ei muuta näiden käyttöoikeuksien nykyisiä asetuksia: kun siirrytään Pro-suunnitelmaan, jokaisella henkilöllä ne ovat samat kuin ennen suunnitelman vaihtoa, ja uusilla henkilöillä ne ovat käytössä.
  3. Alempana, taulukossa ”Määritä työtiloihin”, valitse työtilat, joihin henkilön tulee kuulua, ja määritä hänen roolinsa kussakin niistä:
    • Pääkäyttäjä - hallinnoi tätä yhtä työtilaa: lisää ja poistaa osallistujia, muuttaa asetuksia, voi muokata ja poistaa muiden tehtäviä ja keskusteluja. Hänellä on myös automaattisesti oikeus luoda tehtäviä ja keskusteluja, joten tämän valinnan jälkeen molemmat kentät valikoituvat ja lukittuvat.
    • Tehtävät - antaa oikeuden luoda uusia tehtäviä. Ilman tätä oikeutta käyttäjä näkee silti tehtävät, joihin hänet on lisätty, ja voi kirjoittaa niissä viestejä.
    • Keskustelut - antaa oikeuden perustaa uusia keskusteluja. Ilman tätä oikeutta käyttäjä lukee ja kirjoittaa edelleen keskusteluissa, joihin hänet on lisätty.

Minkä tahansa oikeuden valitseminen lisää henkilön automaattisesti tähän työtilaan; työtilan valinnan poistaminen tyhjentää koko rivin.

  1. Napsauta ”Tallenna”.
  2. Käyttäjä saa kutsun sähköpostitse ja asettaa salasanan itse tilin aktivoinnin yhteydessä. Ylläpitäjä ei kirjoita salasanaa käyttäjän puolesta.

Jos kutsu ei saapunut perille, napsauta käyttäjäluettelossa kyseisen henkilön vieressä olevaa ”Lähetä uudelleen” -painiketta.

Käyttäjärajoitus (lisenssipaikat)

Lisenssiavain määrittää aktiivisten käyttäjien enimmäismäärän (käyttäjäpaikat). ”Lisää”-välilehdellä näkyy tieto ”Käytetyt käyttäjäpaikat: X / Y”. Kun raja on saavutettu:

  • lisäyslomake on lukittu, ja sovellus näyttää viestin, että lisenssiä on laajennettava lisäpaikalla;
  • kutsutun tilin aktivointi ja poistetun henkilön ”Aktiivinen”-tilan palauttaminen estetään myös, kunnes rajaa nostetaan tai käyttäjäpaikka vapautuu (esimerkiksi poistamalla toinen käyttäjä käytöstä).

Paikan varaa vain aktiivinen käyttäjä - tilin deaktivointi vapauttaa paikan. Ajantasaisen käytön näet myös kohdasta Asetukset → Lisäasetukset → Lisenssi (rivi ”Käyttäjien määrä: X / Y”).

AI-avustaja: ”Avaa käyttäjien hallintaikkuna”.

Task Manager: käyttäjäikkuna uuden tilin lomakkeella ja käyttöoikeuksien kytkimillä.
"Lisää"-välilehti: tilin tiedot, yleinen rooli ja koko sovelluksessa vaikuttavat käyttöoikeudet.

Käyttäjän muokkaaminen

Valitse välilehti „Lista” ja klikkaa muokkausta valitun käyttäjän kohdalla. Voit muuttaa roolia, aktiivisuustilaa sekä oikeuksia eri työtiloissa (työtilan pääkäyttäjä, tehtävien lisääminen, keskustelujen lisääminen). Salasanaa ei aseteta täällä - tarvittaessa käytä toimintoa „Lähetä uudelleen” (kutsu/nollaus), ja käyttäjä asettaa sen itse.

Käyttäjän poistaminen käytöstä

Poista käyttäjän muokkauksessa ”Aktiivinen”-kytkin käytöstä. Käyttäjä ei voi kirjautua sisään, kun hänen tilinsä on poistettu käytöstä, mutta hänen tietonsa ja tehtävänsä säilyvät.

Tilin tila ja lukitus

Käyttäjän muokkauksessa, osiossa „Tilin tila”, pääkäyttäjä voi asettaa toisen henkilön puolesta poissaolotilan (Loma / Sairaus / Poissa) tai tilan „Lukittu”.

Lukitus tulee voimaan heti: sovellus poistaa kyseisen henkilön istunnot ja muistetut laitteet, joten hänet kirjataan ulos seuraavan klikkauksen yhteydessä, ja kirjautumisyrityksen yhteydessä hän näkee viestin, että pääkäyttäjä on lukinnut tilin. Itseään tai toista globaalia pääkäyttäjää ei voi lukita - tällaisilla tileillä vaihtoehtoa „Lukittu” ei edes näytetä.

Ero „Aktiivinen”-kytkimen poistamiseen: deaktivointi vapauttaa lisenssipaikan, ja henkilö saa kirjautuessaan tavallisen viestin „Virheellinen sähköposti tai salasana”. Käyttöpaikan lukitus ei vapauta paikkaa, mutta heittää käyttäjän sovelluksesta ulos välittömästi ja kertoo suoraan syyn.

Saatavuustila (poissaolot)

Jokainen käyttäjä voi asettaa poissaolotilan asetuksissaan (hammasratas → välilehti Profiili → osio Saatavuustila):

  • Saatavilla (oletus)
  • 🏖️ Loma
  • 🤒 Sairaus
  • 📵 Poissa

Kun valitset muun tilan kuin „Käytettävissä”, päivämäärä „Alkaen” on pakollinen - ilman sitä sovellus ei tallenna poissaoloa. Päivämäärä „Asti” sekä viesti ovat valinnaisia; jos et anna päättymispäivää, poissaolo jatkuu, kunnes tila vaihdetaan manuaalisesti takaisin „Käytettävissä”-tilaan. Pääkäyttäjä näkee listan poissaolevista henkilöistä, ja AI-avustaja ilmoittaa poissaolosta, kun yrität osoittaa tehtävän poissaolevalle henkilölle.

Kun kirjoitat tehtävän tai keskustelun viestiketjuun, jonka osallistujalla on tila „Loma” tai „Sairaus”, hänestä tulee automaattinen vastaus (sisältäen mainintasi ja poissaoloprofiilissa asetetun tekstin tai oletustekstin). Automaattinen vastaus tulee kerran päivässä kutakin viestiketjua kohden - samana päivänä lähetetyt myöhemmät viestit samassa ketjussa eivät luo uutta vastausta; seuraava ilmestyy vasta seuraavana päivänä tai toisessa viestiketjussa.

Poissaolo on voimassa vain asetetulla päivämääräjaksolla. Päättymispäivän jälkeen se lakkaa automaattisesti olemasta voimassa (henkilöä kohdellaan taas käytettävissä olevana - banneri, merkinnät ja automaattiset vastaukset katoavat), ja tulevaisuuteen suunniteltu poissaolo tulee voimaan vasta alkamispäivästä alkaen. Tilaa ei silloin tarvitse vaihtaa manuaalisesti takaisin „Käytettävissä”-tilaan - mutta jos päättymispäivää ei ole annettu, poissaolo ei pääty itsestään ja tila täytyy vaihtaa manuaalisesti.

Käyttäjien liittäminen työtilaan

  1. Vie kursori työtilan kortin päälle vasemmassa sarakkeessa, klikkaa ⋮-kuvaketta sen oikeassa reunassa ja valitse Muokkaa työtilaa.
  2. Valitse ”Määritä käyttäjät” -osiossa valintaruuduilla henkilöt, joille haluat antaa käyttöoikeuden.
  3. Aseta oikeudet: työtilan ylläpitäjä, tehtävien lisääminen, keskustelujen lisääminen.
  4. Napsauta ”Tallenna”.

Oikeudet ja käyttöliittymä

Jos käyttäjällä ei ole oikeutta lisätä tehtäviä ja/tai keskusteluja missään käytettävissä olevassa työtilassa, keskimmäisen sarakkeen yläosan kuvakkeet ”Lisää tehtävä” / ”Lisää keskustelu” eivät näy hänelle.

Keskustelu ”Yhteinen”

Asennuksen yhteydessä luodaan yhteinen keskustelu „Yhteinen” oletustyötilaan „Yleinen”. Uudet käyttäjät liitetään siihen automaattisesti (työtilan käyttöoikeuksien rajoissa) - pääkäyttäjän ei tarvitse lisätä heitä käsin.