Roolit sovelluksessa

Yleinen pääkäyttäjä

  • Näkee ja hallinnoi kaikkia työtiloja, tehtäviä ja keskusteluja
  • Pääsee sovelluksen asetuksiin (AI, SMTP, integraatiot)
  • Voi luoda, muokata ja poistaa käyttäjiä - omaa tiliä tai viimeistä pääkäyttäjää ei kuitenkaan voi poistaa (jottei sovellus jää ilman pääkäyttäjää)
  • Voi hallinnoida rooleja ja käyttöoikeuksia

Käyttäjä

  • Näkee vain työtilat, joihin hänet on liitetty
  • Hänen käyttöoikeutensa jokaisessa työtilassa määrittää pääkäyttäjä

AI-käyttöoikeudet

Jokaisella käyttäjällä on kolme toisistaan riippumatonta AI-käyttöoikeutta (asetetaan käyttäjää lisättäessä/muokattaessa):

  • Voi käyttää AI:ta tehtävissä - painikkeet ”AI-avustaja” ja ”Jäsennä” vastauskentän vieressä sekä painike Kaunista teksti (✨) tehtävien viestiketjuissa ja kuvauksissa.
  • Voi käyttää AI:ta keskusteluissa - painikkeet ”AI-avustaja” ja ”Jäsennä” sekä Kaunista teksti (✨) keskusteluissa.
  • Voi käyttää AI-avustajaa (keskustelu) - AI-avustaja (ikkuna, joka avataan yläpalkin näkymävalikosta).
  • AI-avustaja internetyhteydellä - antaa avustajan noutaa verkkosivujen sisältöä (esim. tarkistaa liidin sähköpostissa mainitun yrityksen sivuston). Oletuksena pois käytöstä; pääkäyttäjällä on pääsy aina.

Kun tietty käyttöoikeus puuttuu, vastaavat AI-vaihtoehdot yksinkertaisesti eivät näy kyseisessä yhteydessä (esim. käyttäjä, jolla on AI vain keskusteluissa, ei näe AI-painikkeita eikä Kaunista teksti -painiketta tehtävässä). Yleisellä pääkäyttäjällä on kaikki AI-käyttöoikeudet oletuksena.

Uuden käyttäjän lisääminen (pääkäyttäjä)

  1. Klikkaa ryhmäkuvaketta vasemmassa yläkulmassa (hammasrattaan vieressä).
  2. Täytä ”Lisää”-välilehdellä: sähköposti, etunimi, sukunimi, rooli (Pääkäyttäjä / Käyttäjä) sekä käyttöoikeudet (mm. työtilojen lisääminen, AI:n käyttö tehtävissä/keskusteluissa, AI-avustaja, Sähköposti, Automaatiot). n8n-käyttöoikeus näkyy vain, jos pääkäyttäjä on ottanut käyttöön tämän kokeellisen integraation (Lisäasetukset → Muut).
  3. Alempana, taulukossa ”Liitä työtiloihin”, valitse työtilat, joihin henkilön tulee kuulua, ja määritä hänen roolinsa kussakin niistä:
    • Administrator - hallinnoi tätä yhtä työtilaa: lisää ja poistaa osallistujia, muuttaa asetuksia, voi muokata ja poistaa muiden tehtäviä ja keskusteluja. Hänellä on myös automaattisesti oikeus luoda tehtäviä ja keskusteluja, joten kun tämä valitaan, molemmat kentät valikoituvat ja lukittuvat.
    • Tehtävät - sallii uusien tehtävien luomisen. Ilman tätä oikeutta käyttäjä näkee edelleen tehtävät, joihin hänet on lisätty, ja kirjoittaa niissä viestejä.
    • Keskustelut - sallii uusien keskustelujen aloittamisen. Ilman tätä oikeutta käyttäjä lukee ja kirjoittaa edelleen keskusteluissa, joihin hänet on lisätty.

Minkä tahansa oikeuden valitseminen lisää henkilön automaattisesti tähän työtilaan; työtilan valinnan poistaminen tyhjentää koko rivin.

  1. Napsauta ”Tallenna”.
  2. Käyttäjä saa kutsun sähköpostitse ja asettaa salasanan itse tilin aktivoinnin yhteydessä. Ylläpitäjä ei kirjoita salasanaa käyttäjän puolesta.

Jos kutsu ei saapunut perille, klikkaa käyttäjälistassa kyseisen henkilön kohdalla ”Lähetä uudelleen”.

Käyttäjärajoitus (lisenssipaikat)

Lisenssiavain määrittää aktiivisten käyttäjien enimmäismäärän (paikat). Välilehdellä ”Lisää” näkyy tieto ”Käytetyt paikat: X / Y”. Kun raja täyttyy:

  • lisäyslomake on lukittu, ja sovellus näyttää viestin, että lisenssiä on laajennettava lisäpaikalla;
  • kutsutun tilin aktivointi ja poistetun käyttäjän tilan palauttaminen ”Aktiivinen”-tilaan ovat myös estettyjä, kunnes rajaa nostetaan tai paikka vapautuu (esim. kun toinen käyttäjä poistetaan käytöstä).

Paikan käyttää ainoastaan aktiivinen käyttäjä - tilin poistaminen käytöstä vapauttaa paikan. Ajantasaisen käytön näet myös kohdassa Asetukset → Lisäasetukset → Lisenssi (”Paikat: X / Y”).

AI-avustaja: ”Avaa käyttäjienhallintaikkuna”.

Käyttäjän muokkaaminen

Klikkaa ”Lista”-välilehdellä valitun käyttäjän muokkausta. Voit muuttaa roolia, aktiivisuustilaa sekä oikeuksia eri työtiloissa (työtilan ylläpitäjä, tehtävien lisääminen, keskustelujen lisääminen). Salasanaa ei aseteta täällä - käytä tarvittaessa ”Lähetä uudelleen” (kutsu/nollaus), niin käyttäjä asettaa sen itse.

Käyttäjän poistaminen käytöstä

Poista käyttäjän muokkauksessa kytkin ”Aktiivinen” päältä. Käytöstä poistettu käyttäjä ei voi kirjautua sisään, mutta hänen tietonsa ja tehtävänsä säilyvät.

Saatavuustila (poissaolot)

Jokainen käyttäjä voi asettaa poissaolotilan asetuksissaan (hammasratas → välilehti Profiili → osio Saatavuustila):

  • Saatavilla (oletus)
  • 🏖️ Loma
  • 🤒 Sairaus
  • 📵 Poissa

Kun valitset muun tilan kuin ”Saatavilla”, voit antaa aikavälin (mistä / mihin) sekä viestin. Ylläpitäjä näkee listan poissaolevista henkilöistä, ja AI-avustaja ilmoittaa poissaolosta, kun yrität osoittaa tehtävän poissaolevalle henkilölle.

Kun kirjoitat tehtävän tai keskustelun viestiketjussa, jonka osallistujalla on tila ”Loma” tai ”Sairaus”, häneltä tulee automaattinen vastaus (maininnallasi ja poissaoloprofiiliin asetetulla sisällöllä tai oletustekstillä). Automaattinen vastaus tulee kerran päivässä per viestiketju - saman päivän seuraavat viestit samassa ketjussa eivät luo uutta vastausta; uusi ilmestyy vasta seuraavana päivänä tai toisessa ketjussa.

Poissaolo on voimassa vain asetetulla aikavälillä. Päättymispäivän jälkeen se lakkaa automaattisesti olemasta voimassa (henkilöä kohdellaan taas saatavilla olevana - banneri, merkinnät ja automaattiset vastaukset katoavat), ja tulevaisuuteen suunniteltu poissaolo alkaa vasta alkamispäivästä. Tilaa ei tarvitse vaihtaa manuaalisesti takaisin tilaan ”Saatavilla”.

Käyttäjien liittäminen työtilaan

  1. Vie hiiri työtilan nimen päälle vasemmassa sarakkeessa ja klikkaa kynäkuvaketta (muokkaus).
  2. Valitse osiossa ”Määritä käyttäjät” valintaruudulla henkilöt, joilla tulee olla pääsy.
  3. Aseta oikeudet: työtilan ylläpitäjä, tehtävien lisääminen, keskustelujen lisääminen.
  4. Napsauta ”Tallenna”.

Oikeudet ja käyttöliittymä

Jos käyttäjällä ei ole oikeutta lisätä tehtäviä ja/tai keskusteluja missään käytettävissä olevassa työtilassa, kuvakkeet ”Lisää tehtävä” / ”Lisää keskustelu” keskisarakkeen yläosassa ovat häneltä piilotettuja.

Keskustelu ”Yhteinen”

Asennuksen yhteydessä luodaan yhteinen keskustelu ”Yhteinen” oletustyötilaan ”Yleinen”. Uudet käyttäjät liitetään siihen automaattisesti (työtilan käyttöoikeuksien puitteissa) - ylläpitäjän ei tarvitse lisätä heitä käsin.