Utilizadores e funções

Funções na aplicação

Administrador global

• Vê e gere todos os workspaces, tarefas e conversas
• Tem acesso às definições da aplicação (IA, SMTP, integrações)
• Pode criar, editar e eliminar utilizadores - no entanto, não é possível eliminar a própria conta nem o último administrador (para que a aplicação não fique sem administrador)
• Pode gerir funções e permissões

Utilizador

• Vê apenas os workspaces a que foi atribuído
• As suas permissões em cada workspace são definidas pelo administrador

Permissões de IA

Cada utilizador tem três permissões independentes relativas à IA (definidas ao adicionar/editar o utilizador):

• Pode utilizar IA nas tarefas - os botões „Assistente de IA” e „Organizar” junto ao campo de resposta, bem como o botão Melhorar texto (✨) nas conversas e descrições das tarefas.
• Pode utilizar IA nas conversas - os botões „Assistente de IA” e „Organizar”, bem como Melhorar texto (✨) nas conversas.
• Pode usar o Assistente de IA (conversa) - Assistente de IA (janela aberta a partir do menu de vistas na barra superior).
• Assistente de IA com acesso à internet - permite ao assistente obter o conteúdo de páginas web (por exemplo, consultar o site da empresa a partir do e-mail de um lead). Desativado por predefinição; o administrador tem sempre acesso.

Quando falta uma determinada permissão, as opções de IA correspondentes simplesmente não aparecem nesse contexto (por exemplo, um utilizador com IA apenas em conversas não verá botões de IA nem Melhorar texto numa tarefa). O administrador global tem todas as permissões de IA por predefinição.

Adicionar um novo utilizador (administrador)

1. Clique no ícone de grupo no canto superior esquerdo (junto à roda dentada).
2. No separador "Adicionar" preencha: e-mail, nome, apelido, função (Administrador / Utilizador) e permissões (entre outras, criar workspaces, utilizar a IA em tarefas/conversas, o Assistente de IA, o Correio, as Automatizações). A permissão para o n8n só é visível quando o administrador ativou esta integração experimental (Avançado → Outros). Os interruptores Correio e Automatizações existem apenas no plano Pro - no plano Standard estes módulos não existem, logo os interruptores também não aparecem (tanto ao adicionar como ao editar uma pessoa). Guardar no Standard não altera as definições já existentes dessas permissões: ao mudar para o Pro, cada pessoa mantém-nas tal como estavam antes da mudança de plano, e as novas pessoas - ativadas.
3. Mais abaixo, na tabela „Atribuir a Workspaces”, assinale os workspaces a que a pessoa deve pertencer, e defina a sua função em cada um deles:
   • Administrador - gere este workspace específico: adiciona e remove participantes, altera definições, pode editar e eliminar tarefas e conversas de outros. Tem também, automaticamente, o direito de criar tarefas e conversas, por isso, ao ser selecionado, ambos os campos ficam marcados e bloqueados.
   • Tarefas - permite criar novas tarefas. Sem esta permissão, o utilizador continua a ver as tarefas às quais foi adicionado e a escrever mensagens nelas.
   • Conversas - permite criar novas conversas. Sem esta permissão, o utilizador continua a ler e a escrever nas conversas às quais foi adicionado.

Selecionar qualquer permissão adiciona automaticamente a pessoa a esse workspace; desmarcar o workspace limpa toda a linha.

1. Clique em «Guardar».
2. O utilizador recebe um e-mail com convite e define a própria palavra-passe durante a ativação da conta. O administrador não introduz a palavra-passe pelo utilizador.

Se o convite não tiver chegado, clique em „Reenviar” junto à pessoa em questão, na lista de utilizadores.

Limite de utilizadores (lugares de licença)

A chave de licença define o número máximo de utilizadores ativos (lugares). No separador „Adicionar”, é apresentada a informação „Lugares utilizados: X / Y”. Quando o limite for atingido:

• o formulário de adição fica bloqueado, e a aplicação mostra uma mensagem sobre a necessidade de alargar a licença com um lugar adicional;
• a ativação da conta convidada e a reativação da opção „Ativo” para uma pessoa desativada também ficam bloqueadas até o limite ser aumentado ou haver um lugar disponível (por exemplo, após desativar outro utilizador).

O lugar é ocupado apenas pelo utilizador ativo - a desativação de uma conta liberta o lugar. A ocupação atual também é visível em Definições → Avançado → Licença (linha «Número de utilizadores: X / Y»).

Assistente de IA: „Abrir a janela de gestão de utilizadores”.

Edição de utilizador

No separador “Lista”, clique em editar junto do utilizador pretendido. Pode alterar a função, o estado de atividade e as permissões em cada workspace (administrador do workspace, criação de tarefas, criação de conversas). A palavra-passe não é definida aqui - se necessário, use “Reenviar” (convite/reposição) e o utilizador define-a por si próprio.

Desativação de utilizador

Na edição do utilizador, desative o interruptor «Ativo». Um utilizador desativado não pode iniciar sessão, mas os seus dados e tarefas são mantidos.

Estado da conta e bloqueio

Na edição do utilizador, na secção “Estado da conta”, o administrador define, em nome de outra pessoa, o estado de ausência (Férias / Doença / Ausente) ou “Bloqueado”.

O bloqueio tem efeito imediato: a aplicação elimina as sessões e os dispositivos memorizados dessa pessoa, pelo que ela é desligada no próximo clique e, ao tentar iniciar sessão, vê uma mensagem a informar que a conta foi bloqueada pelo administrador. Não é possível bloquear a própria conta nem a de outro administrador global - para essas contas, a opção “Bloqueado” nem sequer aparece.

Diferença em relação a desativar o interruptor “Ativo”: a desativação liberta o lugar de licença, e a pessoa recebe, ao iniciar sessão, a mensagem comum “Email ou palavra-passe inválidos”. O bloqueio não liberta o lugar, mas expulsa imediatamente a pessoa da aplicação e informa claramente o motivo.

Estado de disponibilidade (ausências)

Cada utilizador pode definir um estado de ausência nas definições (roda dentada → separador Perfil → secção Estado de disponibilidade):

• Disponível (por defeito)
• 🏖️ Férias
• 🤒 Doença
• 📵 Ausente

Depois de escolher um estado diferente de “Disponível”, a data “De” é obrigatória - sem ela, a aplicação não guarda a ausência. A data “Até” e a mensagem são opcionais; se não indicar a data final, a ausência mantém-se até o estado ser alterado manualmente para “Disponível”. O administrador vê a lista de pessoas ausentes, e o assistente de IA informa sobre a ausência quando tenta atribuir uma tarefa a uma pessoa ausente.

Quando escreve num tópico de uma tarefa ou conversa em que um participante tem o estado “Férias” ou “Doença”, aparece uma resposta automática dessa pessoa (com a sua menção e o texto definido no perfil de ausência, ou o texto predefinido). A resposta automática chega uma vez por dia por cada tópico - as restantes mensagens do mesmo dia nesse tópico não geram uma nova resposta; a próxima só aparecerá no dia seguinte ou noutro tópico.

A ausência só é válida dentro do intervalo de datas definido. Após a data final, deixa automaticamente de estar em vigor (a pessoa volta a ser considerada disponível - o banner, as marcações e as respostas automáticas desaparecem), e uma ausência agendada para o futuro só começa a ser válida a partir da data inicial. Nesse caso, não é necessário alterar manualmente o estado de volta para “Disponível” - mas, se a data final não tiver sido indicada, a ausência não termina sozinha e o estado tem de ser alterado manualmente.

Atribuição de utilizadores a um workspace

1. Passe o cursor sobre o cartão do workspace na coluna esquerda, clique no ícone ⋮ junto à sua margem direita e escolha Editar workspace.
2. Na secção «Atribuir utilizadores», assinale as pessoas que devem ter acesso.
3. Defina as permissões: administrador de workspace, criação de tarefas, criação de conversas.
4. Clique em «Guardar».

Permissões e interface

Se um utilizador não tiver permissão para adicionar tarefas e/ou chats em nenhum dos workspaces a que tem acesso, os ícones «Adicionar tarefa» / «Adicionar chat» na parte superior da coluna central ficam ocultos.

Chat «Comum»

Durante a instalação é criada uma conversa comum “Comum” no workspace predefinido “Geral”. Os novos utilizadores são automaticamente adicionados a ela (dentro dos limites de acesso ao workspace) - o administrador não precisa de os adicionar manualmente.