Funções na aplicação

Administrador global

  • Vê e gere todos os workspaces, tarefas e conversas
  • Tem acesso às definições da aplicação (IA, SMTP, integrações)
  • Pode criar, editar e eliminar utilizadores - no entanto, não é possível eliminar a própria conta nem o último administrador (para a aplicação não ficar sem administrador)
  • Pode gerir funções e permissões

Utilizador

  • Vê apenas os workspaces a que foi atribuído
  • As suas permissões em cada workspace são definidas pelo administrador

Permissões de IA

Cada utilizador tem três permissões independentes relativas à IA (definidas ao adicionar/editar o utilizador):

  • Pode usar a IA em tarefas - botões „Assistente de IA" e „Organizar" junto ao campo de resposta, e o botão Melhorar texto (✨) nas conversas e descrições das tarefas.
  • Pode usar a IA em conversas - botões „Assistente de IA" e „Organizar" e Melhorar texto (✨) nas conversas.
  • Pode usar o Assistente de IA (conversa) - Assistente de IA (janela aberta a partir do menu de vistas na barra superior).
  • Assistente de IA com acesso à internet - permite ao assistente obter o conteúdo de páginas web (por exemplo, consultar o site da empresa a partir do e-mail de um lead). Desativado por predefinição; o administrador tem sempre acesso.

Quando falta uma determinada permissão, as opções de IA correspondentes simplesmente não aparecem nesse contexto (por exemplo, um utilizador com IA apenas em conversas não verá botões de IA nem Melhorar texto numa tarefa). O administrador global tem todas as permissões de IA por predefinição.

Adicionar um novo utilizador (administrador)

  1. Clique no ícone de grupo no canto superior esquerdo (junto à roda dentada).
  2. No separador „Adicionar" preencha: e-mail, nome próprio, apelido, função (Administrador / Utilizador) e permissões (entre outras, adicionar workspaces, usar a IA em tarefas/conversas, o Assistente de IA, o Correio, as Automatizações). A permissão para n8n só é visível quando o administrador ativou essa integração experimental (Avançado → Outros).
  3. Mais abaixo, na tabela „Atribuir a Workspaces", assinale os workspaces a que a pessoa deve pertencer, e defina a sua função em cada um deles:
    • Administrador - gere este workspace: adiciona e remove participantes, altera definições, pode editar e eliminar tarefas e conversas de outros. Tem também automaticamente o direito de criar tarefas e conversas, por isso, ao ser selecionado, ambos os campos ficam selecionados e bloqueados.
    • Tarefas - permite criar novas tarefas. Sem esta permissão, o utilizador continua a ver as tarefas às quais foi adicionado e a escrever nelas.
    • Conversas - permite criar novas conversas. Sem esta permissão, o utilizador continua a ler e a escrever nas conversas às quais foi adicionado.

Selecionar qualquer permissão adiciona automaticamente a pessoa a esse workspace; desmarcar o workspace limpa toda a linha.

  1. Clique em «Guardar».
  2. O utilizador recebe um e-mail com convite e define a própria palavra-passe durante a ativação da conta. O administrador não introduz a palavra-passe pelo utilizador.

Se o convite não chegou, na lista de utilizadores clique em «Reenviar» junto à pessoa em causa.

Limite de utilizadores (lugares de licença)

A chave de licença define o número máximo de utilizadores ativos (lugares). No separador «Adicionar» está visível a informação «Lugares utilizados: X / Y». Quando o limite é atingido:

  • o formulário de adição fica bloqueado, e a aplicação mostra uma mensagem sobre a necessidade de alargar a licença com um lugar adicional;
  • a ativação de uma conta convidada e a reativação de «Ativo» para uma pessoa desativada também ficam bloqueadas, até o limite ser aumentado ou até se libertar um lugar (por exemplo, após a desativação de outro utilizador).

Um lugar é ocupado apenas por um utilizador ativo - desativar a conta liberta o lugar. A ocupação atual também é visível em Definições → Avançado → Licença («Lugares: X / Y»).

Assistente de IA: «Abrir a janela de gestão de utilizadores».

Edição de utilizador

No separador «Lista» clique na edição junto ao utilizador pretendido. Pode alterar o papel, o estado de atividade e as permissões em cada workspace (administrador de workspace, criação de tarefas, criação de conversas). A palavra-passe não é definida aqui - se necessário, utilize «Reenviar» (convite/reposição), e o utilizador define-a por si próprio.

Desativação de utilizador

Na edição do utilizador, desligue o interruptor «Ativo». Um utilizador desativado não consegue iniciar sessão, mas os seus dados e tarefas ficam preservados.

Estado de disponibilidade (ausências)

Cada utilizador pode definir um estado de ausência nas definições (roda dentada → separador Perfil → secção Estado de disponibilidade):

  • Disponível (por defeito)
  • 🏖️ Férias
  • 🤒 Doença
  • 📵 Ausente

Depois de escolher um estado diferente de «Disponível», é possível indicar um intervalo de datas (de / até) e uma mensagem. O administrador vê a lista de pessoas ausentes, e o assistente de IA informa sobre a ausência quando tenta atribuir uma tarefa a uma pessoa ausente.

Quando escreve num tópico de tarefa ou conversa cujo participante tem o estado «Férias» ou «Doença», aparece uma resposta automática da sua parte (com a menção a si e o texto definido no perfil de ausência ou um texto por defeito). A resposta automática chega uma vez por dia por tópico - novas mensagens no mesmo dia nesse tópico não geram outra resposta; a seguinte só aparece no dia seguinte ou noutro tópico.

A ausência aplica-se apenas ao intervalo de datas definido. Após a data final, deixa automaticamente de estar ativa (a pessoa volta a ser tratada como disponível - desaparecem o aviso, as marcações e as respostas automáticas), e uma ausência agendada para o futuro só passa a estar ativa a partir da data inicial. Não é preciso voltar a alterar manualmente o estado para «Disponível».

Atribuição de utilizadores a um workspace

  1. Passe o rato sobre o nome do workspace na coluna esquerda e clique no ícone de lápis (editar).
  2. Na secção «Atribuir utilizadores» selecione com a caixa de verificação as pessoas que devem ter acesso.
  3. Defina as permissões: administrador de workspace, criação de tarefas, criação de conversas.
  4. Clique em «Guardar».

Permissões e interface

Se o utilizador não tiver permissão para criar tarefas e/ou conversas em nenhum workspace disponível, os ícones «Adicionar tarefa» / «Adicionar conversa» na parte superior da coluna central ficam ocultos para ele.

Conversa «Geral»

Durante a instalação é criada uma conversa partilhada «Geral» no workspace por defeito «Geral». Os utilizadores recém-adicionados são automaticamente incluídos nela (dentro dos limites de acesso ao workspace) - o administrador não precisa de os adicionar manualmente.