Ruoli nell'applicazione

Amministratore globale

  • Vede e gestisce tutti gli spazi di lavoro, le attività e le chat
  • Ha accesso alle impostazioni dell'applicazione (AI, SMTP, integrazioni)
  • Può creare, modificare ed eliminare utenti - non è però possibile eliminare il proprio account né l'ultimo amministratore (perché l'applicazione non resti senza amministratore)
  • Può gestire ruoli e permessi

Utente

  • Vede solo gli spazi di lavoro a cui è stato assegnato
  • I suoi permessi in ciascuno spazio di lavoro sono stabiliti dall'amministratore

Permessi AI

Ogni utente ha tre permessi AI indipendenti (impostati durante l'aggiunta/modifica dell'utente):

  • Può usare l'AI nelle attività - i pulsanti «Assistente AI» e «Riordina» accanto al campo di risposta e il pulsante Abbellisci testo (✨) nelle discussioni e nelle descrizioni delle attività.
  • Può usare l'AI nelle chat - i pulsanti «Assistente AI» e «Riordina» e Abbellisci testo (✨) nelle chat.
  • Può usare l'Assistente AI (chat) - l'Assistente AI (finestra aperta dal menu delle viste nella barra superiore).
  • Assistente AI con accesso a internet - permette all'assistente di scaricare il contenuto di pagine web (per es. controllare il sito dell'azienda da un'e-mail di un lead). Disattivato di default; l'amministratore ha sempre accesso.

Quando manca un determinato permesso, le relative opzioni AI semplicemente non compaiono in quel contesto (per es. un utente con l'AI solo nelle chat non vedrà i pulsanti AI né Abbellisci testo in un'attività). L'amministratore globale ha tutti i permessi AI di default.

Aggiunta di un nuovo utente (amministratore)

  1. Clicca l'icona del gruppo in alto a sinistra (accanto all'ingranaggio).
  2. Nella scheda «Aggiungi» compila: e-mail, nome, cognome, ruolo (Amministratore / Utente) e permessi (tra cui l'aggiunta di spazi di lavoro, l'uso dell'AI in attività/chat, dell'Assistente AI, della Posta, delle Automazioni). Il permesso per n8n è visibile solo se l'amministratore ha attivato questa integrazione sperimentale (Avanzate → Altro).
  3. Più sotto, nella tabella «Assegna agli spazi di lavoro», seleziona gli spazi di lavoro a cui la persona deve appartenere e stabilisci il suo ruolo in ciascuno di essi:
    • Amministratore - gestisce questo singolo spazio di lavoro: aggiunge e rimuove i partecipanti, modifica le impostazioni, può modificare ed eliminare attività e chat altrui. Ha anche automaticamente il diritto di creare attività e chat, quindi selezionandolo entrambi i campi si selezionano e si bloccano.
    • Attività - permette di creare nuove attività. Senza questa autorizzazione, l'utente continua a vedere le attività a cui è stato aggiunto e a scrivere messaggi al loro interno.
    • Chat - permette di creare nuove chat. Senza questa autorizzazione, l'utente continua a leggere e scrivere nelle chat a cui è stato aggiunto.

Selezionare una qualsiasi autorizzazione aggiunge automaticamente la persona a questo spazio di lavoro; deselezionare lo spazio di lavoro cancella l'intera riga.

  1. Fai clic su «Salva».
  2. L'utente riceverà un'e-mail di invito e imposterà lui stesso la password durante l'attivazione dell'account. L'amministratore non inserisce la password al posto dell'utente.

Se l'invito non è arrivato, nell'elenco utenti clicca su «Invia di nuovo» accanto alla persona interessata.

Limite di utenti (posizioni di licenza)

La chiave di licenza definisce il numero massimo di utenti attivi (posizioni). Nella scheda «Aggiungi» è visibile l'informazione «Posizioni utilizzate: X / Y». Quando il limite viene raggiunto:

  • il modulo di aggiunta viene bloccato e l'applicazione mostra un messaggio sulla necessità di estendere la licenza con una posizione aggiuntiva;
  • anche l'attivazione dell'account invitato e la riattivazione di «Attivo» per una persona disattivata sono bloccate, finché il limite non viene aumentato o non si libera una posizione (ad es. dopo la disattivazione di un altro utente).

Una posizione è occupata solo da un utente attivo - la disattivazione dell'account libera il posto. L'occupazione attuale è visibile anche in Impostazioni → Avanzate → Licenza («Posizioni: X / Y»).

Assistente AI: «Apri la finestra di gestione utenti».

Modifica utente

Nella scheda «Elenco» clicca su modifica accanto all'utente scelto. Puoi cambiare ruolo, stato di attività e autorizzazioni nei singoli spazi di lavoro (amministratore dello spazio di lavoro, creazione attività, creazione chat). La password non si imposta qui - se necessario usa «Invia di nuovo» (invito/reset) e l'utente la imposterà da solo.

Disattivazione utente

Nella modifica dell'utente disattiva l'interruttore «Attivo». Un utente disattivato non può accedere, ma i suoi dati e le sue attività vengono conservati.

Stato di disponibilità (assenze)

Ogni utente può impostare lo stato di assenza nelle impostazioni (icona a ingranaggio → scheda Profilo → sezione Stato di disponibilità):

  • Disponibile (predefinito)
  • 🏖️ Ferie
  • 🤒 Malattia
  • 📵 Assente

Dopo aver selezionato uno stato diverso da «Disponibile» è possibile indicare un intervallo di date (da / a) e un messaggio. L'amministratore vede l'elenco delle persone assenti e l'assistente AI segnala l'assenza quando provi ad assegnare un'attività a una persona assente.

Quando scrivi in una discussione di un'attività o di una chat il cui partecipante ha lo stato «Ferie» o «Malattia», riceverai da lui una risposta automatica (con una tua menzione e il testo impostato nel profilo di assenza, oppure il testo predefinito). La risposta automatica arriva una volta al giorno per ciascuna discussione - i messaggi successivi nello stesso giorno in questa discussione non generano un'altra risposta; una nuova apparirà solo il giorno seguente o in un'altra discussione.

L'assenza vale solo nell'intervallo di date impostato. Dopo la data finale cessa automaticamente di valere (la persona viene di nuovo considerata disponibile - scompaiono il banner, i contrassegni e le risposte automatiche), mentre un'assenza pianificata per il futuro inizia a valere solo dalla data iniziale. Non è necessario riportare manualmente lo stato su «Disponibile».

Assegnazione degli utenti allo spazio di lavoro

  1. Passa il mouse sul nome dello spazio di lavoro nella colonna sinistra e clicca sull'icona della matita (modifica).
  2. Nella sezione «Assegna utenti» seleziona con la casella di controllo le persone che devono avere accesso.
  3. Imposta le autorizzazioni: amministratore dello spazio di lavoro, creazione attività, creazione chat.
  4. Fai clic su «Salva».

Autorizzazioni e interfaccia

Se l'utente non ha l'autorizzazione a creare attività e/o chat in nessuno spazio di lavoro disponibile, le icone «Aggiungi attività» / «Aggiungi chat» nella parte superiore della colonna centrale sono nascoste per lui.

Chat «Condivisa»

Durante l'installazione viene creata la chat condivisa «Condivisa» nello spazio di lavoro predefinito «Generale». I nuovi utenti aggiunti vi vengono automaticamente inclusi (nei limiti dell'accesso allo spazio di lavoro) - l'amministratore non deve aggiungerli manualmente.