Ruoli nell'applicazione
Amministratore globale
- Vede e gestisce tutti gli spazi di lavoro, le attività e le chat
- Ha accesso alle impostazioni dell'applicazione (AI, SMTP, integrazioni)
- Può creare, modificare ed eliminare utenti - non è però possibile eliminare il proprio account né l'ultimo amministratore (affinché l'applicazione non resti senza amministratore)
- Può gestire ruoli e permessi
Utente
- Vede solo gli spazi di lavoro a cui è stato assegnato
- I suoi permessi in ciascuno spazio di lavoro sono stabiliti dall'amministratore
Permessi AI
Ogni utente ha tre permessi AI indipendenti (impostati durante l'aggiunta/modifica dell'utente):
- Può usare l'AI nelle attività - i pulsanti «Assistente AI» e «Riordina» accanto al campo di risposta, oltre al pulsante Migliora testo (✨) nelle discussioni e nelle descrizioni delle attività.
- Può usare l'AI nelle chat - i pulsanti «Assistente AI» e «Riordina», oltre a Migliora testo (✨) nelle chat.
- Può usare l'Assistente AI (chat) - l'Assistente AI (finestra aperta dal menu delle viste nella barra superiore).
- Assistente AI con accesso a internet - permette all'assistente di scaricare il contenuto di pagine web (per es. controllare il sito dell'azienda da un'e-mail di un lead). Disattivato di default; l'amministratore ha sempre accesso.
Quando manca un determinato permesso, le relative opzioni AI semplicemente non compaiono in quel contesto (per es. un utente con l'AI solo nelle chat non vedrà i pulsanti AI né Abbellisci testo in un'attività). L'amministratore globale ha tutti i permessi AI di default.
Aggiunta di un nuovo utente (amministratore)
- Clicca l'icona del gruppo in alto a sinistra (accanto all'ingranaggio).
- Nella scheda „Aggiungi" compila: email, nome, cognome, ruolo (Amministratore / Utente) e permessi (tra cui aggiunta di spazi di lavoro, uso dell'AI nelle attività/chat, Assistente AI, Posta, Automazioni). Il permesso per n8n è visibile solo quando l'amministratore ha attivato questa integrazione sperimentale (Avanzate → Altro). Gli interruttori Posta e Automazioni sono presenti solo nel piano Pro - nel piano Standard questi moduli non esistono, quindi non compaiono nemmeno gli interruttori (sia in fase di aggiunta che di modifica della persona). Il salvataggio nello Standard non modifica le impostazioni esistenti di questi permessi: dopo il passaggio a Pro, ogni persona li mantiene come erano prima del cambio di piano, mentre le nuove persone li hanno attivati.
- Più sotto, nella tabella «Assegna agli Spazi di lavoro», seleziona gli spazi di lavoro a cui la persona deve appartenere e stabilisci il suo ruolo in ciascuno di essi:
- Amministratore - gestisce questo singolo spazio di lavoro: aggiunge e rimuove partecipanti, modifica le impostazioni, può modificare ed eliminare attività e chat altrui. Ha automaticamente anche il diritto di creare attività e chat, perciò selezionando questa opzione entrambi i campi si attivano e si bloccano.
- Attività - permette di creare nuove attività. Senza questo permesso, l'utente continua comunque a vedere le attività a cui è stato aggiunto e a scrivere messaggi al loro interno.
- Chat - permette di avviare nuove chat. Senza questo permesso, l'utente continua comunque a leggere e scrivere nelle chat a cui è stato aggiunto.
Selezionare una qualsiasi autorizzazione aggiunge automaticamente la persona a questo spazio di lavoro; deselezionare lo spazio di lavoro cancella l'intera riga.
- Fai clic su «Salva».
- L'utente riceverà un'e-mail di invito e imposterà lui stesso la password durante l'attivazione dell'account. L'amministratore non inserisce la password al posto dell'utente.
Se l'invito non è arrivato, nell'elenco degli utenti fai clic su «Invia di nuovo» accanto alla persona interessata.
Limite di utenti (posizioni di licenza)
La chiave di licenza stabilisce il numero massimo di utenti attivi (postazioni). Nella scheda «Aggiungi» è visibile l'informazione «Postazioni utilizzate: X / Y». Una volta raggiunto il limite:
- il modulo di aggiunta viene bloccato e l'applicazione mostra un messaggio sulla necessità di estendere la licenza con una posizione aggiuntiva;
- anche l'attivazione di un account invitato e la riattivazione dell'opzione «Attivo» per una persona disattivata vengono bloccate, finché il limite non viene aumentato o non si libera una postazione (ad esempio disattivando un altro utente).
Il posto viene occupato esclusivamente dall'utente attivo - la disattivazione di un account libera il posto. L'occupazione attuale si vede anche in Impostazioni → Avanzate → Licenza (riga "Numero di utenti: X / Y").
Assistente AI: «Apri la finestra di gestione degli utenti».
Modifica utente
Nella scheda „Elenco” clicca sull'icona di modifica accanto all'utente scelto. Puoi cambiare il ruolo, lo stato di attività e i permessi nei singoli spazi di lavoro (amministratore dello spazio di lavoro, aggiunta di attività, aggiunta di chat). La password non si imposta qui - se necessario usa „Invia di nuovo” (invito/reset), e l'utente la imposterà da solo.
Disattivazione utente
Nella modifica dell'utente, disattiva l'interruttore «Attivo». Un utente disattivato non può accedere, ma i suoi dati e le sue attività vengono conservati.
Stato dell'account e blocco
Nella modifica dell'utente, nella sezione „Stato dell'account”, l'amministratore imposta per conto di un'altra persona lo stato di assenza (Vacanza / Malattia / Assente) oppure „Bloccato”.
Il blocco agisce immediatamente: l'applicazione elimina le sessioni di quella persona e i dispositivi memorizzati, perciò viene disconnessa al primo clic successivo, e al tentativo di accesso vede un messaggio che informa che l'account è stato bloccato dall'amministratore. Non è possibile bloccare né se stessi né un altro amministratore globale - per questi account la voce „Bloccato” non compare affatto.
Differenza rispetto alla disattivazione dell'interruttore „Attivo”: la disattivazione libera il posto nella licenza, e la persona, al momento del login, riceve il normale messaggio „Email o password non validi”. Il blocco del posto non lo libera, ma espelle immediatamente dall'applicazione e ne spiega chiaramente il motivo.
Stato di disponibilità (assenze)
Ogni utente può impostare lo stato di assenza nelle impostazioni (icona a ingranaggio → scheda Profilo → sezione Stato di disponibilità):
- Disponibile (predefinito)
- 🏖️ Ferie
- 🤒 Malattia
- 📵 Assente
Dopo aver scelto uno stato diverso da „Disponibile”, la data „Da” è obbligatoria - senza di essa l'applicazione non salva l'assenza. La data „A” e il messaggio sono facoltativi; se non indichi la data finale, l'assenza dura fino al cambio manuale dello stato in „Disponibile”. L'amministratore vede l'elenco delle persone assenti, e l'assistente AI segnala l'assenza quando provi ad assegnare un'attività a una persona assente.
Quando scrivi in una discussione di un'attività o di una chat il cui partecipante ha lo stato „Vacanza” o „Malattia”, comparirà da parte sua una risposta automatica (con la tua menzione e il testo impostato nel profilo di assenza, oppure il testo predefinito). La risposta automatica arriva una volta al giorno per discussione - ulteriori messaggi nello stesso giorno nella stessa discussione non generano un'altra risposta; una nuova comparirà solo il giorno successivo oppure in un'altra discussione.
L'assenza è valida solo nell'intervallo di date impostato. Dopo la data finale cessa automaticamente di essere valida (la persona torna a essere considerata disponibile - scompaiono il banner, le indicazioni e le risposte automatiche), mentre un'assenza pianificata per il futuro inizia a valere solo dalla data iniziale. In questo caso non è necessario riportare manualmente lo stato su „Disponibile” - ma se la data finale non è stata indicata, l'assenza non termina da sola e lo stato va cambiato manualmente.
Assegnazione degli utenti allo spazio di lavoro
- Passa con il mouse sulla scheda dello spazio di lavoro nella colonna sinistra, clicca sull'icona ⋮ accanto al suo bordo destro e scegli Modifica spazio di lavoro.
- Nella sezione «Assegna utenti», seleziona con la casella di controllo le persone che devono avere accesso.
- Imposta le autorizzazioni: amministratore dello spazio di lavoro, creazione attività, creazione chat.
- Fai clic su «Salva».
Autorizzazioni e interfaccia
Se l’utente non ha l’autorizzazione ad aggiungere attività e/o chat in nessuno degli spazi di lavoro disponibili, le icone „Aggiungi attività” / „Aggiungi chat” nella parte superiore della colonna centrale sono nascoste.
Chat „Comune”
Durante l'installazione viene creata una chat condivisa „Condiviso” nello spazio di lavoro predefinito „Generale”. I nuovi utenti aggiunti vi vengono automaticamente inclusi (nei limiti dell'accesso allo spazio di lavoro) - l'amministratore non deve aggiungerli manualmente.