Rollen in der Anwendung

Globaler Administrator

  • Sieht und verwaltet alle Arbeitsbereiche, Aufgaben und Chats
  • Hat Zugriff auf die Anwendungseinstellungen (KI, SMTP, Integrationen)
  • Kann Nutzer anlegen, bearbeiten und löschen - das eigene Konto oder den letzten Administrator kann er jedoch nicht löschen (damit die Anwendung nicht ohne Administrator bleibt)
  • Kann Rollen und Berechtigungen verwalten

Benutzer

  • Sieht nur die Arbeitsbereiche, denen er zugewiesen wurde
  • Seine Berechtigungen in jedem Arbeitsbereich legt der Administrator fest

KI-Berechtigungen

Jeder Nutzer hat drei unabhängige KI-Berechtigungen (eingestellt beim Hinzufügen/Bearbeiten eines Nutzers):

  • Darf KI in Aufgaben nutzen - die Schaltflächen „KI-Assistent" und „Strukturieren" beim Antwortfeld sowie die Schaltfläche Text aufwerten (✨) in Threads und Beschreibungen von Aufgaben.
  • Darf KI in Chats nutzen - die Schaltflächen „KI-Assistent" und „Strukturieren" sowie Text aufwerten (✨) in Chats.
  • Darf den KI-Assistenten (Chat) nutzen - KI-Assistent (Fenster, das über das Ansichten-Menü in der oberen Leiste geöffnet wird).
  • KI-Assistent mit Internetzugriff - erlaubt dem Assistenten, den Inhalt von Webseiten abzurufen (z. B. die Firmenseite aus der E-Mail eines Leads zu prüfen). Standardmäßig deaktiviert; der Administrator hat immer Zugriff.

Fehlt eine Berechtigung, werden die entsprechenden KI-Optionen in diesem Kontext einfach nicht angezeigt (z. B. sieht ein Nutzer mit KI nur in Chats weder KI-Schaltflächen noch Text aufwerten in einer Aufgabe). Der globale Administrator hat standardmäßig alle KI-Berechtigungen.

Neuen Nutzer hinzufügen (Administrator)

  1. Klicken Sie oben links auf das Gruppen-Symbol (neben dem Zahnrad).
  2. Füllen Sie im Reiter „Hinzufügen" Folgendes aus: E-Mail, Vorname, Nachname, Rolle (Administrator / Benutzer) sowie Berechtigungen (u. a. Arbeitsbereiche hinzufügen, KI in Aufgaben/Chats nutzen, KI-Assistent, E-Mail, Automatisierungen). Die n8n-Berechtigung ist nur sichtbar, wenn der Administrator diese experimentelle Integration aktiviert hat (Erweitert → Sonstiges).
  3. Weiter unten, in der Tabelle „Arbeitsbereichen zuweisen", markieren Sie die Arbeitsbereiche, denen die Person angehören soll, und legen Sie ihre Rolle in jedem davon fest:
    • Administrator - verwaltet diesen einen Arbeitsbereich: fügt Teilnehmer hinzu und entfernt sie, ändert Einstellungen, kann fremde Aufgaben und Chats bearbeiten und löschen. Er hat automatisch auch das Recht, Aufgaben und Chats zu erstellen - deshalb werden beim Aktivieren dieser Option beide Felder markiert und gesperrt.
    • Aufgaben - erlaubt das Erstellen neuer Aufgaben. Ohne diese Berechtigung sieht der Benutzer weiterhin die Aufgaben, zu denen er hinzugefügt wurde, und schreibt dort Nachrichten.
    • Chats - erlaubt das Anlegen neuer Chats. Ohne diese Berechtigung liest und schreibt der Benutzer weiterhin in Chats, zu denen er hinzugefügt wurde.

Wird irgendeine Berechtigung aktiviert, wird die Person automatisch diesem Arbeitsbereich zugeordnet; deaktiviert man den Arbeitsbereich, wird die ganze Zeile geleert.

  1. Klicken Sie auf „Speichern".
  2. Der Benutzer erhält eine E-Mail mit einer Einladung und legt sein Passwort selbst fest, wenn er das Konto aktiviert. Der Administrator gibt kein Passwort für den Benutzer ein.

Falls die Einladung nicht angekommen ist, klicken Sie in der Benutzerliste bei der betreffenden Person auf „Erneut senden".

Benutzerlimit (Lizenzplätze)

Der Lizenzschlüssel legt die maximale Anzahl aktiver Benutzer (Plätze) fest. Im Tab „Hinzufügen" wird die Information „Genutzte Plätze: X / Y" angezeigt. Ist das Limit erreicht:

  • ist das Hinzufügen-Formular gesperrt, und die Anwendung zeigt eine Meldung, dass die Lizenz um einen zusätzlichen Platz erweitert werden muss;
  • sind auch die Aktivierung eines eingeladenen Kontos und das erneute Einschalten von „Aktiv" bei einer deaktivierten Person gesperrt, bis das Limit erhöht wird oder ein Platz frei wird (z. B. nach der Deaktivierung eines anderen Benutzers).

Einen Platz belegt ausschließlich ein aktiver Benutzer - die Deaktivierung eines Kontos gibt den Platz frei. Die aktuelle Auslastung sehen Sie auch unter Einstellungen → Erweitert → Lizenz („Plätze: X / Y").

KI-Assistent: „Fenster zur Benutzerverwaltung öffnen".

Benutzer bearbeiten

Klicken Sie im Tab „Liste" auf die Bearbeitung beim gewünschten Benutzer. Sie können Rolle, Aktivitätsstatus sowie Berechtigungen in den einzelnen Arbeitsbereichen ändern (Administrator des Arbeitsbereichs, Aufgaben hinzufügen, Chats hinzufügen). Das Passwort wird hier nicht festgelegt - nutzen Sie bei Bedarf „Erneut senden" (Einladung/Reset), und der Benutzer legt es selbst fest.

Benutzer deaktivieren

Deaktivieren Sie in der Benutzerbearbeitung den Schalter „Aktiv". Ein deaktivierter Benutzer kann sich nicht anmelden, seine Daten und Aufgaben bleiben jedoch erhalten.

Verfügbarkeitsstatus (Abwesenheiten)

Jeder Benutzer kann seinen Abwesenheitsstatus in den Einstellungen festlegen (Zahnrad → Tab Profil → Bereich Verfügbarkeitsstatus):

  • Verfügbar (Standard)
  • 🏖️ Urlaub
  • 🤒 Krankheit
  • 📵 Abwesend

Nach der Wahl eines anderen Status als „Verfügbar" können ein Datumsbereich (von / bis) sowie eine Nachricht angegeben werden. Der Administrator sieht die Liste der abwesenden Personen, und der KI-Assistent weist auf eine Abwesenheit hin, wenn Sie versuchen, einer abwesenden Person eine Aufgabe zuzuweisen.

Wenn Sie in einem Aufgaben- oder Chat-Thread schreiben, dessen Teilnehmer den Status „Urlaub" oder „Krankheit" hat, erscheint von ihm eine automatische Antwort (mit Ihrer Erwähnung und dem im Abwesenheitsprofil festgelegten Text oder dem Standardtext). Die automatische Antwort kommt einmal täglich pro Thread - weitere Nachrichten am selben Tag in diesem Thread lösen keine weitere Antwort aus; eine neue erscheint erst am nächsten Tag oder in einem anderen Thread.

Die Abwesenheit gilt nur im festgelegten Datumsbereich. Nach dem Enddatum endet sie automatisch (die Person gilt wieder als verfügbar - Banner, Kennzeichnungen und automatische Antworten verschwinden), und eine für die Zukunft geplante Abwesenheit gilt erst ab dem Startdatum. Der Status muss nicht manuell wieder auf „Verfügbar" gesetzt werden.

Benutzer einem Arbeitsbereich zuweisen

  1. Fahren Sie in der linken Spalte über den Namen des Arbeitsbereichs und klicken Sie auf das Stiftsymbol (Bearbeiten).
  2. Markieren Sie im Bereich „Benutzer zuweisen" per Checkbox die Personen, die Zugriff erhalten sollen.
  3. Legen Sie die Berechtigungen fest: Administrator des Arbeitsbereichs, Aufgaben hinzufügen, Chats hinzufügen.
  4. Klicken Sie auf „Speichern".

Berechtigungen und Oberfläche

Hat ein Benutzer keine Berechtigung zum Hinzufügen von Aufgaben und/oder Chats in keinem verfügbaren Arbeitsbereich, sind die Symbole „Aufgabe hinzufügen" / „Chat hinzufügen" oben in der mittleren Spalte für ihn ausgeblendet.

Chat „Gemeinsam"

Bei der Installation wird im Standard-Arbeitsbereich „Allgemein" der gemeinsame Chat „Gemeinsam" angelegt. Neu hinzugefügte Benutzer werden ihm automatisch zugeordnet (im Rahmen des Zugriffs auf den Arbeitsbereich) - der Administrator muss sie nicht manuell hinzufügen.