Rollen in der Anwendung

Globaler Administrator

  • Sieht und verwaltet alle Arbeitsbereiche, Aufgaben und Chats
  • Hat Zugriff auf die Anwendungseinstellungen (KI, SMTP, Integrationen)
  • Kann Benutzer erstellen, bearbeiten und löschen - das eigene Konto oder der letzte Administrator können jedoch nicht gelöscht werden (damit die Anwendung nicht ohne Administrator bleibt)
  • Kann Rollen und Berechtigungen verwalten

Benutzer

  • Sieht nur die Arbeitsbereiche, denen er zugewiesen wurde
  • Seine Berechtigungen in jedem Arbeitsbereich legt der Administrator fest

KI-Berechtigungen

Jeder Nutzer hat drei unabhängige KI-Berechtigungen (eingestellt beim Hinzufügen/Bearbeiten eines Nutzers):

  • Kann KI in Aufgaben verwenden - die Schaltflächen „KI-Assistent“ und „Strukturieren“ neben dem Antwortfeld sowie die Schaltfläche Text verschönern (✨) in Threads und Beschreibungen von Aufgaben.
  • Kann KI in Chats verwenden - die Schaltflächen „KI-Assistent“ und „Strukturieren“ sowie Text verschönern (✨) in Chats.
  • Darf den KI-Assistenten (Chat) nutzen - KI-Assistent (Fenster, das über das Ansichten-Menü in der oberen Leiste geöffnet wird).
  • KI-Assistent mit Internetzugriff - erlaubt dem Assistenten, den Inhalt von Webseiten abzurufen (z. B. die Firmenseite aus der E-Mail eines Leads zu prüfen). Standardmäßig deaktiviert; der Administrator hat immer Zugriff.

Fehlt eine Berechtigung, werden die entsprechenden KI-Optionen in diesem Kontext einfach nicht angezeigt (z. B. sieht ein Nutzer mit KI nur in Chats weder KI-Schaltflächen noch Text aufwerten in einer Aufgabe). Der globale Administrator hat standardmäßig alle KI-Berechtigungen.

Neuen Nutzer hinzufügen (Administrator)

  1. Klicken Sie oben links auf das Gruppen-Symbol (neben dem Zahnrad).
  2. Füllen Sie im Reiter „Hinzufügen” aus: E-Mail, Vorname, Nachname, Rolle (Administrator / Benutzer) sowie Berechtigungen (u. a. Arbeitsbereiche hinzufügen, KI in Aufgaben/Chats nutzen, KI-Assistent, E-Mail, Automatisierungen). Die Berechtigung für n8n ist nur sichtbar, wenn der Administrator diese experimentelle Integration aktiviert hat (Erweitert → Sonstiges). Die Schalter E-Mail und Automatisierungen gibt es nur im Plan Pro - im Plan Standard fehlen diese Module, daher sind auch die Schalter nicht sichtbar (weder beim Hinzufügen noch beim Bearbeiten einer Person). Das Speichern im Standard-Plan ändert die bisherigen Einstellungen dieser Berechtigungen nicht: Nach dem Wechsel zu Pro hat jede Person sie so, wie vor der Planänderung, und neue Personen erhalten sie aktiviert.
  3. Weiter unten, in der Tabelle „Arbeitsbereichen zuweisen“, markieren Sie die Arbeitsbereiche, denen die Person angehören soll, und legen Sie ihre Rolle in jedem davon fest:
    • Administrator - verwaltet diesen einen Arbeitsbereich: fügt Teilnehmer hinzu und entfernt sie, ändert Einstellungen, kann fremde Aufgaben und Chats bearbeiten und löschen. Hat außerdem automatisch das Recht, Aufgaben und Chats zu erstellen, weshalb nach dessen Markierung beide Felder markiert und gesperrt werden.
    • Aufgaben - erlaubt das Erstellen neuer Aufgaben. Ohne diese Berechtigung sieht der Nutzer weiterhin die Aufgaben, zu denen er hinzugefügt wurde, und schreibt dort Nachrichten.
    • Chats - erlaubt das Anlegen neuer Chats. Ohne diese Berechtigung liest und schreibt der Nutzer weiterhin in Chats, zu denen er hinzugefügt wurde.

Wird irgendeine Berechtigung aktiviert, wird die Person automatisch diesem Arbeitsbereich zugeordnet; deaktiviert man den Arbeitsbereich, wird die ganze Zeile geleert.

  1. Klicken Sie auf „Speichern“.
  2. Der Benutzer erhält eine E-Mail mit einer Einladung und legt sein Passwort selbst fest, wenn er das Konto aktiviert. Der Administrator gibt kein Passwort für den Benutzer ein.

Wenn die Einladung nicht angekommen ist, klicken Sie in der Benutzerliste bei der betreffenden Person auf „Erneut senden“.

Benutzerlimit (Lizenzplätze)

Der Lizenzschlüssel legt die maximale Anzahl aktiver Benutzer (Lizenzen) fest. Auf der Registerkarte „Hinzufügen“ wird der Hinweis „Genutzte Lizenzen: X / Y“ angezeigt. Wenn das Limit erreicht ist:

  • ist das Hinzufügen-Formular gesperrt, und die Anwendung zeigt eine Meldung, dass die Lizenz um einen zusätzlichen Platz erweitert werden muss;
  • Auch die Aktivierung eines eingeladenen Kontos und das erneute Aktivieren von „Aktiv“ für eine deaktivierte Person sind gesperrt, bis das Limit erhöht wird oder eine Lizenz frei wird (z. B. durch die Deaktivierung eines anderen Benutzers).

Einen Platz belegt ausschließlich ein aktiver Benutzer - die Deaktivierung eines Kontos gibt den Platz frei. Die aktuelle Auslastung sehen Sie auch unter Einstellungen → Erweitert → Lizenz (Zeile „Anzahl der Benutzer: X / Y“).

KI-Assistent: „Fenster zur Benutzerverwaltung öffnen“.

Task Manager: Benutzerfenster mit Formular für ein neues Konto und Berechtigungsschaltern.
Reiter „Hinzufügen“: Kontodaten, globale Rolle und Berechtigungen, die in der gesamten Anwendung gelten.

Benutzer bearbeiten

Klicken Sie im Tab „Liste" auf das Bearbeiten-Symbol beim gewünschten Nutzer. Sie können Rolle, Aktivitätsstatus sowie Berechtigungen in den einzelnen Arbeitsbereichen (Administrator des Arbeitsbereichs, Aufgaben hinzufügen, Chats hinzufügen) ändern. Das Passwort wird hier nicht festgelegt - nutzen Sie bei Bedarf „Erneut senden" (Einladung/Zurücksetzen), damit der Nutzer es selbst festlegen kann.

Benutzer deaktivieren

Deaktivieren Sie in der Benutzerbearbeitung den Schalter „Aktiv“. Ein deaktivierter Benutzer kann sich nicht anmelden, seine Daten und Aufgaben bleiben jedoch erhalten.

Kontostatus und Sperrung

In der Bearbeitung eines Nutzers, im Abschnitt „Kontostatus", legt der Administrator für eine andere Person den Abwesenheitsstatus fest (Urlaub / Krankheit / Abwesend) oder setzt „Gesperrt".

Die Sperrung wirkt sofort: die Anwendung löscht die Sitzungen dieser Person und die gemerkten Geräte, sodass sie beim nächsten Klick abgemeldet wird und beim Versuch, sich anzumelden, die Meldung sieht, dass das Konto vom Administrator gesperrt wurde. Weder das eigene Konto noch das eines anderen globalen Administrators kann gesperrt werden - bei solchen Konten erscheint die Option „Gesperrt" überhaupt nicht.

Der Unterschied zum Deaktivieren des Schalters „Aktiv": die Deaktivierung gibt den Lizenzplatz frei, und die Person erhält beim Anmelden die übliche Meldung „Ungültige E-Mail oder Passwort". Die Sperrung des Platzes gibt diesen nicht frei, wirft die Person aber sofort aus der Anwendung und sagt direkt, warum.

Verfügbarkeitsstatus (Abwesenheiten)

Jeder Benutzer kann seinen Abwesenheitsstatus in den Einstellungen festlegen (Zahnrad → Tab Profil → Bereich Verfügbarkeitsstatus):

  • Verfügbar (Standard)
  • 🏖️ Urlaub
  • 🤒 Krankheit
  • 📵 Abwesend

Nach Auswahl eines anderen Status als „Verfügbar" ist das Datum „Von" erforderlich - ohne dieses speichert die Anwendung die Abwesenheit nicht. Das Datum „Bis" sowie die Nachricht sind optional; wird kein Enddatum angegeben, dauert die Abwesenheit bis zur manuellen Änderung des Status auf „Verfügbar" an. Der Administrator sieht die Liste der abwesenden Personen, und der KI-Assistent informiert über die Abwesenheit, wenn Sie versuchen, eine Aufgabe einer abwesenden Person zuzuweisen.

Wenn Sie in einem Thread einer Aufgabe oder eines Chats schreiben, dessen Teilnehmer den Status „Urlaub" oder „Krankheit" hat, erscheint von ihm eine automatische Antwort (mit Ihrer Erwähnung und dem im Abwesenheitsprofil festgelegten Text oder dem Standardtext). Die automatische Antwort kommt einmal täglich pro Thread - weitere Nachrichten am selben Tag in diesem Thread erzeugen keine weitere Rückmeldung; eine neue erscheint erst am nächsten Tag oder in einem anderen Thread.

Die Abwesenheit gilt nur im festgelegten Datumsbereich. Nach dem Enddatum endet sie automatisch (die Person gilt wieder als verfügbar - Banner, Kennzeichnungen und automatische Antworten verschwinden), und eine für die Zukunft geplante Abwesenheit beginnt erst ab dem Startdatum zu gelten. Der Status muss dann nicht manuell zurück auf „Verfügbar" gesetzt werden - wurde jedoch kein Enddatum angegeben, endet die Abwesenheit nicht von selbst und der Status muss manuell geändert werden.

Benutzer einem Arbeitsbereich zuweisen

  1. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über die Karte des Arbeitsbereichs in der linken Spalte, klicken Sie auf das Symbol ⋮ an ihrem rechten Rand und wählen Sie Arbeitsbereich bearbeiten.
  2. Markieren Sie im Abschnitt „Benutzer zuweisen“ die Personen, die Zugriff erhalten sollen, mit einem Häkchen.
  3. Legen Sie die Berechtigungen fest: Administrator des Arbeitsbereichs, Aufgaben hinzufügen, Chats hinzufügen.
  4. Klicken Sie auf „Speichern“.

Berechtigungen und Oberfläche

Wenn ein Benutzer in keinem verfügbaren Arbeitsbereich die Berechtigung zum Hinzufügen von Aufgaben und/oder Chats nicht hat, werden die Symbole „Aufgabe hinzufügen“ / „Chat hinzufügen“ oben in der mittleren Spalte ausgeblendet.

Chat „Gemeinsam“

Bei der Installation wird ein gemeinsamer Chat „Gemeinsam" im Standard-Arbeitsbereich „Allgemein" erstellt. Neu hinzugefügte Nutzer werden ihm automatisch beigefügt (im Rahmen des Zugriffs auf den Arbeitsbereich) - der Administrator muss sie nicht manuell hinzufügen.