Szerepkörök az alkalmazásban

Globális adminisztrátor

  • Látja és kezeli az összes munkaterületet, feladatot és csevegést
  • Hozzáfér az alkalmazás beállításaihoz (AI, SMTP, integrációk)
  • Létrehozhat, szerkeszthet és törölhet felhasználókat - azonban a saját fiókját és az utolsó adminisztrátort nem törölheti (hogy az alkalmazás ne maradjon adminisztrátor nélkül)
  • Kezelheti a szerepköröket és jogosultságokat

Felhasználó

  • Csak azokat a munkaterületeket látja, amelyekhez hozzá van rendelve
  • A jogosultságait minden munkaterületen az adminisztrátor állítja be

AI-jogosultságok

Minden felhasználónak három egymástól független AI-jogosultsága van (a felhasználó hozzáadásakor/szerkesztésekor állíthatók be):

  • Használhatja az AI-t a feladatokban - a válaszmező melletti „AI-asszisztens” és „Rendszerezd” gombok, valamint a Szöveg szépítése (✨) gomb a feladatok szálaiban és leírásaiban.
  • Használhatja az AI-t a csevegésekben - a „AI-asszisztens” és „Rendszerezd” gombok, valamint a Szöveg szépítése (✨) a csevegésekben.
  • Használhatja az AI-asszisztenst (csevegés) - az AI-asszisztens (a felső sáv nézetmenüjéből megnyitható ablak).
  • AI-asszisztens internet-hozzáféréssel - lehetővé teszi az asszisztens számára weboldalak tartalmának lekérését (pl. egy lead e-mailjében szereplő cég weboldalának ellenőrzését). Alapértelmezetten kikapcsolva; az adminisztrátornak mindig van hozzáférése.

Ha egy adott jogosultság hiányzik, a megfelelő AI-opciók egyszerűen nem jelennek meg az adott kontextusban (pl. az a felhasználó, akinek csak a csevegésekben van AI-hozzáférése, nem lát AI-gombokat vagy Szöveg szépítése lehetőséget a feladatban). A globális adminisztrátor alapértelmezetten minden AI-jogosultsággal rendelkezik.

Új felhasználó hozzáadása (adminisztrátor)

  1. Kattints a bal felső sarokban lévő csoport ikonra (a fogaskerék mellett).
  2. A „Hozzáadás" fülön töltsd ki: e-mail, keresztnév, vezetéknév, szerepkör (Adminisztrátor / Felhasználó) és jogosultságok (többek között Munkaterület hozzáadása, AI használata feladatokban/csevegésekben, AI-asszisztens, Levelezés, Automatizálások). Az n8n jogosultság csak akkor látható, ha az adminisztrátor bekapcsolta ezt a kísérleti integrációt (Speciális → Egyéb). A Levelezés és az Automatizálások kapcsolói csak a Pro csomagban jelennek meg - a Standard csomagban ezek a modulok nincsenek, így a kapcsolók sem láthatók (sem hozzáadáskor, sem a személy szerkesztésekor). A Standard csomagban történő mentés nem változtatja meg ezeknek a jogosultságoknak a meglévő beállításait: a Pro csomagra váltás után mindenkinek olyanok maradnak, mint a váltás előtt voltak, az új személyeknél pedig be vannak kapcsolva.
  3. Lejjebb, a táblázatban „Hozzárendelés munkaterületekhez”, jelöld be azokat a munkaterületeket, amelyekhez a személy tartozzon, és állítsd be a szerepkörét mindegyikben:
    • Adminisztrátor - ezt az egy munkaterületet kezeli: résztvevőket ad hozzá és távolít el, módosítja a beállításokat, szerkesztheti és törölheti mások feladatait és csevegéseit is. Automatikusan megkapja a feladatok és csevegések létrehozásának jogát is, ezért a bejelölése után mindkét mező bejelölődik és zárolódik.
    • Feladatok - lehetővé teszi új feladatok létrehozását. Ennek a jogosultságnak a hiányában a felhasználó továbbra is látja azokat a feladatokat, amelyekhez hozzáadták, és írhat bennük üzeneteket.
    • Csevegések - lehetővé teszi új csevegések létrehozását. Ennek a jogosultságnak a hiányában a felhasználó továbbra is olvassa és írja azokat a csevegéseket, amelyekhez hozzáadták.

Bármelyik jogosultság bejelölése automatikusan hozzáadja a személyt az adott munkaterülethez; a munkaterület kijelölésének törlése törli a teljes sort.

  1. Kattints a „Mentés" gombra.
  2. A felhasználó meghívó e-mailt kap, és a fiók aktiválásakor saját maga állítja be a jelszavát. Az adminisztrátor nem ad meg jelszót a felhasználó helyett.

Ha a meghívó nem érkezett meg, a felhasználók listáján kattints az adott személynél a „Küldés újra” gombra.

Felhasználói korlát (licencelt helyek)

A licenckulcs határozza meg az aktív felhasználók maximális számát (a helyek számát). A „Hozzáadás” fülön látható a „Felhasznált helyek: X / Y” jelzés. Ha a korlát betelik:

  • a hozzáadási űrlap zárolva van, és az alkalmazás üzenetet jelenít meg arról, hogy a licencet további hellyel kell bővíteni;
  • a meghívott fiók aktiválása, valamint a deaktivált személy „Aktív” állapotának visszakapcsolása szintén zárolva van, amíg a korlátot meg nem növelik, vagy fel nem szabadul egy hely (pl. egy másik felhasználó deaktiválása után).

Egy helyet kizárólag aktív felhasználó foglal el - a fiók deaktiválása felszabadítja a helyet. Az aktuális kihasználtság a Beállítások → Speciális → Licenc alatt is látható (a „Felhasználók száma: X / Y” sorban).

AI-asszisztens: „Nyisd meg a felhasználókezelő ablakot”.

Task Manager: felhasználói ablak új fiók létrehozásának űrlapjával és jogosultsági kapcsolókkal.
„Hozzáadás” fül: fiókadatok, globális szerepkör és az egész alkalmazásban érvényes jogosultságok.

Felhasználó szerkesztése

A „Lista" fülön kattints a szerkesztésre a kiválasztott felhasználónál. Módosíthatod a szerepkört, az aktivitási állapotot és az egyes munkaterületeken érvényes jogosultságokat (munkaterület-adminisztrátor, feladatok hozzáadása, csevegések hozzáadása). A jelszót itt nem lehet beállítani - szükség esetén használd a „Újraküldés" gombot (meghívó/visszaállítás), és a felhasználó maga állítja be.

Felhasználó deaktiválása

A felhasználó szerkesztésében kapcsold ki az „Aktív” kapcsolót. A deaktivált felhasználó nem tud bejelentkezni, de az adatai és a feladatai megmaradnak.

Fiókállapot és zárolás

A felhasználó szerkesztésénél, a „Fiókállapot" szakaszban az adminisztrátor beállíthatja más nevében a távollét állapotát (Szabadság / Betegség / Távol) vagy a „Zárolva" állapotot.

A zárolás azonnal hatályba lép: az alkalmazás törli az adott személy munkameneteit és megjegyzett eszközeit, így a legközelebbi kattintásnál kijelentkezik, bejelentkezési kísérletnél pedig olyan üzenetet lát, hogy a fiókot az adminisztrátor zárolta. Sem saját magadat, sem egy másik globális adminisztrátort nem lehet zárolni - ilyen fiókoknál a „Zárolva" lehetőség egyáltalán meg sem jelenik.

A különbség az „Aktív" kapcsoló kikapcsolásához képest: a deaktiválás felszabadítja a licenchelyet, és a személy bejelentkezéskor egy általános „Hibás e-mail vagy jelszó" üzenetet kap. A zárolás nem szabadítja fel a helyet, viszont azonnal kiléptet az alkalmazásból, és egyértelműen megmondja, miért.

Elérhetőségi állapot (távollétek)

Minden felhasználó beállíthatja a távolléti állapotát a beállításokban (fogaskerék ikon → Profil fül → Elérhetőségi állapot szakasz):

  • Elérhető (alapértelmezett)
  • 🏖️ Szabadság
  • 🤒 Betegség
  • 📵 Távol

Ha a „Elérhető"-től eltérő állapotot választasz, a „Kezdete" dátum kötelező - enélkül az alkalmazás nem menti el a távollétet. A „Vége" dátum és az üzenet opcionális; ha nem adsz meg végdátumot, a távollét addig tart, amíg kézzel vissza nem állítod az állapotot „Elérhető"-re. Az adminisztrátor látja a távollévők listáját, az AI-asszisztens pedig jelzi a távollétet, ha egy távollévő személyhez próbálsz feladatot hozzárendelni.

Ha olyan feladat vagy csevegés beszélgetésszálában írsz, amelynek résztvevője „Szabadság" vagy „Betegség" állapotú, tőle automatikus válasz érkezik (a téged érintő említéssel és a távollét-profilban beállított szöveggel vagy az alapértelmezett szöveggel). Az automatikus válasz naponta egyszer érkezik egy adott beszélgetésszálra - az adott napon ugyanabban a szálban küldött további üzenetek nem generálnak újabb választ; a következő csak másnap vagy egy másik szálban jelenik meg.

A távollét csak a beállított dátumtartományban érvényes. A végdátum után automatikusan megszűnik érvényesnek lenni (a személy ismét elérhetőnek számít - eltűnik a banner, a jelölések és az automatikus válaszok), a jövőre beütemezett távollét pedig csak a kezdő dátumtól lép életbe. Ilyenkor nem kell kézzel visszaállítani az állapotot „Elérhető"-re - de ha nincs megadva végdátum, a távollét nem ér véget magától, és az állapotot kézzel kell módosítani.

Felhasználók hozzárendelése a munkaterülethez

  1. Vidd a kurzort a munkaterület kártyájára a bal oldali oszlopban, kattints a kártya jobb szélén lévő ⋮ ikonra, majd válaszd a Munkaterület szerkesztése lehetőséget.
  2. A „Felhasználók hozzárendelése” szakaszban jelöld be a jelölőnégyzettel azokat a személyeket, akiknek hozzáférést szeretnél adni.
  3. Állítsd be a jogosultságokat: munkaterület-adminisztrátor, feladatok létrehozása, csevegések létrehozása.
  4. Kattints a „Mentés" gombra.

Jogosultságok és a felület

Ha a felhasználónak egyetlen elérhető munkaterületen sincs jogosultsága feladatok és/vagy csevegések létrehozására, a „Feladat hozzáadása” / „Csevegés hozzáadása” ikonok a középső oszlop tetején el vannak rejtve előle.

„Közös” csevegés

A telepítés során létrejön egy közös csevegés „Közös" néven az alapértelmezett „Általános" munkaterületen. Az újonnan hozzáadott felhasználók automatikusan bekerülnek ebbe (a munkaterülethez való hozzáférés korlátain belül) - az adminisztrátornak nem kell őket kézzel hozzáadnia.