Úkoly

Vytvoření úkolu

1. Vyberte pracovní prostor v levém sloupci.
2. Klikněte na tlačítko „+ Přidat úkol“ v prostředním sloupci (nebo na tlačítko „+“ v nabídce).
3. Vyplňte formulář:
   • Předmět - krátký název úkolu (povinné)
   • Popis - podrobný popis (textový editor). V nástrojové liště najdete ikonu Vylepšit text (✨ hůlka), která upraví text pomocí AI - podrobnosti v „AI asistent". Ikona </> Kód vloží blok kódu - během psaní má světle šedé pozadí a tmavý text, a po odeslání je kód barevně zvýrazněn podle syntaxe a má tlačítko kopírování (každý blok zvlášť). Ikona Nakreslit otevře okno, ve kterém můžete rukou nakreslit obrázek (volitelně na nahraném pozadí) a vložit ho do obsahu. Kresba se zároveň uloží do Souborů ve složce tohoto úkolu.
   • Priorita - normální nebo vysoká
   • Termín - volitelné datum/čas uzávěrky
   • Přiřazení - vyberte osoby odpovědné za úkol. U každé osoby jsou tři přepínače: Administrátor (upravuje a maže úkol), Změna stavu a Pozorovatel - pozorovatel vidí úkol a vlákno, ale nemění stav, dostává oznámení pouze o zmínkách (@) a jeho sledované úkoly se nepočítají do „Po termínu / Dnes" (podrobnosti: „Pozorovatel úkolu")
4. Klikněte na „Uložit“.

Můžete také požádat AI asistenta: „Přidej úkol s názvem X s termínem do Y" - otevře se formulář s předvyplněnými poli.

Stavy úkolů

• Bez stavu (šedá ikona) - nový, nezahájený úkol
• Probíhá (modrá) - úkol se realizuje
• Hotovo (zelená) - úkol dokončen
• Zrušeno (červená) - úkol zrušen

Změna stavu: klikněte na ikonu stavu u úkolu v seznamu NEBO otevřete úkol a klikněte na tlačítko změny stavu v pravém panelu. Můžete také říct AI asistentovi: „Změň stav úkolu X na hotovo". Stav mění autor, administrátoři (úkolu, pracovního prostoru i aplikace) a osoby s přepínačem „Změna stavu" - pozorovatel ne.

Priority

• Normální - výchozí
• Vysoká - zvýrazněno barvou (červený znak)

Úprava úkolu

Otevřete úkol v pravém panelu a klikněte na ikonu tužky nebo na tlačítko „Upravit“. Můžete změnit: téma, popis, prioritu, termín a přiřazené osoby.

Po změně obsahu úkolu (předmětu nebo popisu) se vedle jména autora objeví označení (upraveno) - stejně jako u upravených zpráv. Samotná změna stavu, priority, termínu nebo přiřazených osob úkol jako upravený neoznačuje.

Můžete také říct asistentovi: „Uprav úkol X" - otevře se formulář úprav.

Termín (deadline)

Úkol po termínu je na seznamu označen červenou barvou. AI asistent také informuje o úkolech po termínu.

V otevřeném úkolu je termín vidět v meta liště pod nadpisem: stav úkolu, termín slovy (např. za 2 dny) spolu s datem a priorita - barva termínu vypovídá o jeho stavu.

Jak se počítá stav termínu (stejně na seznamu úkolů, v kalendáři, na tabuli a v meta liště otevřeného úkolu):

• červená - po termínu: uplynulo datum a čas termínu;
• modrá - dnes: termín připadá na dnešek a ještě neuplynul;
• zelená - v termínu: termín připadá na některý z dalších dnů.

Pokud jste u termínu neuvedli čas, úkol je „na dnešek“ po celý den - červeně se označí až následující den. Filtry Po termínu / Na dnešek / V termínu fungují přesně podle stejných pravidel (dokončené a zrušené úkoly se nepočítají jako opožděné - jejich štítek je šedý, i když termín už dávno uplynul).

Pozorovatel úkolu

Pozorovatel vidí úkol a celé vlákno, může psát zprávy a dostává zmínky, ale úkol není jeho prací. Hodí se, když má někdo jen „být v obraze" - např. vedoucí, který chce sledovat postup bez oznámení o každé zprávě.

Jak přidat pozorovatele: ve formuláři úkolu zvolte „Vybrané osoby", zaškrtněte osobu a zapněte u ní přepínač „Pozorovatel". Přepínače „Administrátor" a „Změna stavu" zhasnou a zešednou - pozorovatel je mít nemůže. Vypnutím „Pozorovatele" se opět zpřístupní k úpravě. Pozorovatelem se nemůže stát autor úkolu ani administrátor pracovního prostoru (mají plná práva na základě role - jejich přepínač je zablokovaný). V režimu „Všechny osoby v pracovním prostoru" se pozorovatelé nenastavují - pouze ve „Vybrané osoby". Roli změníte kdykoli v úpravě úkolu.

Co pozorovatel může:

• čte úkol a vlákno, píše zprávy, reaguje, vidí přílohy;
• nemění stav a needituje úkol (ani ze seznamu, ani z vlákna, Tabule či přes AI asistenta);
• dostává oznámení (e-mail, push, Centrum oznámení) pouze o zmínkách (@) - o nových zprávách, změně stavu či přiřazení už ne. Počítadlo nepřečtených zpráv u úkolu funguje jako obvykle;
• úkoly, které sledujete, se nepočítají do dlaždic a filtrů Po termínu / Dnes / V termínu, do ranního přehledu úkolů ani do upozornění na termíny v Centru oznámení. AI asistent je zná jako „sledované", ne „k vyřízení".

Kde je vidět:

• na seznamu, Tabuli a v panelu Seznam kalendáře má úkol, který sledujete, u názvu ikonu oka (nápověda „Sledujete");
• v liště otevřeného úkolu zobrazují avatary osoby pracující na úkolu - bez pozorovatelů. Po kliknutí na avatary má seznam sekci „V tomto vláknu", pod ní sbalenou, zešedlou sekci „Sledují · N" (rozbalte ji kliknutím nebo klávesou Enter/mezerníkem) a na konci „Mají také přístup";
• v menu „Zobrazit pouze" je položka „Sledované úkoly" ve výchozím stavu zaškrtnutá - úkoly, které sledujete, jsou pak na seznamu spolu s ostatními. Odznačte ji, chcete-li je skrýt (zbytek seznamu, chaty a pošta zůstanou beze změny; menu to pak počítá jako zapnutý filtr). „Reset" (a na seznamu i „Vše") obnoví zaškrtnutí. Tabule a panel Seznam kalendáře mají stejnou položku s vlastním, nezávislým nastavením.

Vlákno úkolu (pravý sloupec)

Otevřený úkol zobrazuje nahoře kartu úkolu (autor, název, meta lišta, popis, přílohy) a pod ní konverzaci. Zprávy vypadají jako v moderních komunikátorech:

• avatar v kroužku + příjmení + čas (po najetí se zobrazí celé datum); příspěvky stejné osoby z posledních 15 minut se seskupí pod jedním nadpisem a jednotlivé dny oddělují předěly „Dnes“ / „Včera“ / datum;
• akce u jména (viditelné po najetí): přidání reakce +, kopírování obsahu, oblíbené a menu ⋮ (mimo jiné Citovat v odpovědi, kopírování odkazu, úprava a mazání vlastních zpráv);
• reakce se zobrazují jako štítky s počtem pod zprávou; po najetí se zobrazí, kdo reagoval - podrobnosti najdete v kapitole „Chaty“;
• přílohy: soubory se zobrazují jako seznam s ikonou typu a velikostí, fotografie v mřížce (při více než třech se zobrazí překryvné označení „+N“, které otevře náhled). Kliknutím na soubor se otevře jeho náhled v okně Souborů (PDF, video, obrázek, text - u formátů bez náhledu se zobrazí informační karta); stažení je skryté pod ikonou šipky na pravé straně řádku. Tlačítko „Zpět“ v náhledu vás vrátí do složky daného úkolu nebo chatu;
• systémové zprávy jsou bubliny zarovnané na střed s časem. Ve vlákně se tak zaznamenávají: změny stavu, přidání a odebrání osob a změny parametrů úkolu - termínu dokončení (včetně předchozí hodnoty), priority a názvu. Díky tomu je v konverzaci vidět, kdo a kdy změnil termín. Změna samotného popisu záznam nevytvoří - nový obsah je totiž vidět na kartě úkolu a vedle jména se zobrazí „(upraveno)“.

Jak číst seznam úkolů

Seznam úkolů, Tabule a panel Seznam v kalendáři zobrazují stejnou kartu:

• barevný pruh vlevo a barva termínu vypovídají o stavu: červená (po termínu), modrá (dnes), zelená (v termínu), šedá (bez termínu nebo uzavřené);
• barevný kroužek s počtem dní do termínu (nebo po něm, se znaménkem minus) u pravého okraje karty - červený, modrý, zelený nebo šedý, podle stavu termínu. Přesné datum zobrazíte najetím kurzorem. Úkoly bez termínu kroužek nemají. Na Tabuli a v panelu Seznam kalendáře je termín místo toho popsán slovy (32 dní po termínu, dnes 14:30, za 4 dny), a v kalendáři - samotným časem;
• kroužek stavu u názvu: prázdný (bez stavu), zpola vyplněný (probíhá), s fajfkou (hotovo), s křížkem (zrušeno);
• oranžová tečka před kroužkem znamená vysokou prioritu;
• nepřečtené poznáte podle bílého, tučného názvu a počítadla nových zpráv u pravého okraje karty (nad 99 zobrazuje 99+);
• ⋮ u pravého okraje otevírá menu položky - na telefonu a tabletu je ikona vidět hned, na počítači se zobrazí po najetí na kartu.

Menu pod ikonou ⋮

Stejné menu máte na seznamu úkolů, na Tabuli a v panelu Seznam kalendáře:

• Otevřít - zobrazí vlákno v pravém sloupci (totéž co kliknutí na kartu),
• Upravit - otevře formulář úkolu nebo chatu,
• Označit jako nepřečtené / přečtené,
• Přidat mezi oblíbené / Odebrat z oblíbených,
• Kopírovat odkaz na úkol / chat - zkopíruje adresu, která po otevření vede přímo do tohoto vlákna (spolupracovník bez přístupu uvidí zprávu „Bez přístupu", nikoli obsah),
• Stav (pouze úkoly): Nové, Probíhá, Hotovo, Zrušeno - aktuální stav je zvýrazněn a nelze na něj kliknout. Změna se projeví okamžitě, bez vstupu do úkolu,
• Archivovat / Obnovit z archivu,
• Koš - před odstraněním vyžádá potvrzení.

Položky závisí na vašich oprávněních: bez práva na úpravy neuvidíte „Upravit", bez práva na mazání - „Koš", a bez práva na změnu stavu - celou sekci Stav. Menu zavřete kliknutím vedle, klávesou Esc, posunutím seznamu nebo opětovným kliknutím na ⋮. Obnovení seznamu na pozadí otevřené menu nezavírá.

V otevřeném vlákně pod každou zprávou (a pod popisem úkolu) je tlačítko „[...]" - otevírá stejné menu s položkami Upravit a Smazat, pokud na ně máte právo.

Chaty zobrazují pod názvem samotný pracovní prostor - všude stejně: na hlavním seznamu, na Tabuli i na seznamu v Kalendáři. Náhled poslední zprávy karta nezobrazuje; obsah uvidíte po otevření vlákna.

Čtyři dlaždice nad seznamem - Včas / Na dnes / Po termínu / Chat - jsou zároveň počítadly i filtry. Kliknutí rozsvítí dlaždici barvou a zúží seznam, opětovné kliknutí filtr zruší.

Zprávy a komentáře v úkolu

Vlákno zpráv v úkolu funguje stejně jako v chatu (úplný popis v kapitole Chaty). Nejdůležitější:

• Enter odešle zprávu, Shift + Enter vytvoří nový řádek (Ctrl/Cmd + Enter také odešle).
• Slučování příspěvků (jako ve Slacku): několik zpráv napsaných rychle po sobě (do 5 minut, bez zprávy jiné osoby mezitím) se připojí k předchozí jako jeden příspěvek. Přílohy a dotazy na AI asistenta vždy vytvoří samostatný příspěvek.
• Řádek „Nové" nad nejstarší nepřečtenou zprávou po vstupu do vlákna - po několika sekundách jemně zmizí.
• Neúspěšné odeslání text nesežere: obsah se vrátí do pole (nebo čeká jako koncept vlákna) a zpráva sdělí, co se pokazilo. Nedokončená zpráva zůstává u svého vlákna i po přechodu jinam a po znovunačtení stránky.
• Klikatelné odkazy - adresa zadaná v textu je po odeslání aktivní (otevírá se na nové kartě).

V pravém panelu úkolu se nachází sekce zpráv. Můžete:

• Přidávat textové komentáře
• Přidávat přílohy (soubory, fotografie) - ikonou sponky (📎) v horní liště editoru, přetažením souborů a jejich puštěním kdekoli v okně (Drag & Drop) nebo vložením ze schránky Ctrl/Cmd+V (snímek obrazovky vložený do editoru se vloží do obsahu, soubor/obrázek vložený mimo editor se stane přílohou)
• Označit zprávu hvězdičkou
• Přidat reakci ke zprávě: Hotovo (✓), Pracuji na tom, Sleduji, Ok (👍) - rychlá zpětná vazba bez psaní komentáře
• Vložit zmínku - napište do textu @ (na začátku nebo po mezeře) a nad editorem se objeví seznam osob (jako ve Slacku); psaní seznam zužuje, výběr ↑/↓ + Enter nebo kliknutím, Esc zavírá. Stejný seznam je také pod ikonou @ v horní liště editoru (vedle formátování)
• Soukromě se zeptat AI na vlákno nebo uspořádat zprávy - pomocí tlačítek „AI asistent“ a „Uspořádat“ u pole pro odpověď (podrobnosti najdete v kapitole „AI asistent“)

Soubory ve vlákně

V horní liště pravého panelu je ikona sponky (📎) „Soubory“. Po kliknutí se otevře okno „[Název úkolu] / Soubory“ se seznamem všech příloh z daného úkolu (včetně těch ze starších zpráv, které se ještě nenačetly na obrazovku). U každého souboru je uveden typ, velikost, kdo ho přidal a kdy; kliknutím otevřete náhled a šipkou soubor stáhnete.

Filtrování úkolů

V horní části prostředního sloupce jsou k dispozici filtry:

• Stav - zobrazit pouze úkoly s vybraným stavem
• Priorita - zobrazit pouze úkoly s vybranou prioritou
• Termín - na dnes, po termínu, v termínu
• Oblíbené - zobrazit pouze označené hvězdičkou
• Sledované úkoly - ve výchozím stavu zaškrtnuto; odznačte, chcete-li skrýt úkoly, u kterých jste pozorovatelem (netýká se chatů a pošty; viz „Pozorovatel úkolu")
• Typ - pouze úkoly / pouze chaty / vše

Filtry a dlaždice Po termínu / Dnes / V termínu vynechávají úkoly, které jen sledujete.

Filtry, řazení a vyhledávání se otevírají jako menu s popsanými položkami a ikonami. Aktivní položku poznáte podle modré fajfky u pravého okraje a podsvíceného pozadí - kliknout lze na celý řádek. U „Reset" je vidět, kolik filtrů je momentálně zapnuto. Filtry jsou seskupené (Stav · Aktivita · Termín · Typ a priorita) a řazení rozdělené na Seskupení a Pořadí. Stejně vypadají menu ve vlákně vpravo: filtry zpráv, vyhledávání, změna stavu a seznam účastníků.

Seznam můžete filtrovat také pomocí AI asistenta - běžným pokynem, například „zobraz pouze úkoly po termínu“ (viz „AI asistent“).

Řazení: abecedně, podle data, podle termínu, oblíbené nejprve.

Archivace úkolu

V menu úkolu (tři tečky ⋯) je k dispozici možnost archivace. Archivované úkoly zmizí z hlavního seznamu.

Seznam úkolů v popisu úkolu

V poli Popis (okno „Přidat úkol“ / „Upravit úkol“) najdete tlačítko Seznam úkolů - stejné jako v editoru zpráv. Seznam se ukládá společně s popisem a zobrazuje se v kartě úkolu v horní části vlákna, kde je klikací jako každý kontrolní seznam ve zprávě: položky odškrtáváte přímo v kartě, pod seznamem se zvětšuje ukazatel průběhu („2 ze 3 hotovo“) a stav je společný pro všechny účastníky úkolu - není třeba otevírat úpravy ani mít oprávnění k úpravám úkolu. U každé odškrtnuté položky je miniaturní avatar osoby, která ji označila (najeďte na něj nebo se ho dotkněte - bublina zobrazí jméno, příjmení a datum), takže vidíte, kdo co odškrtl a koho se zeptat na postup. Obsah popisu se přitom nemění, takže úprava úkolu nic neodškrtne ani nevrátí zpět.

Pořadí položek a skrývání hotových. Najeďte na položku seznamu - vlevo, hned vedle ní, se objeví úchyt z teček. Chytněte ho a přetáhněte položku nahoru nebo dolů, abyste nastavili vlastní pořadí; na telefonu je úchyt vidět trvale a přetahování začíná po krátkém podržení. Pořadí vidí všichni účastníci a nemění obsah popisu ani to, kdo co odškrtl. Pod seznamem je také přepínač skrývající odškrtnuté položky - hodí se u dlouhých seznamů; toto nastavení je pouze vaše a je pamatováno zvlášť pro každý seznam.

Dopisování položek. Pod seznamem, vedle přepínače skrývání hotových, je tlačítko „+ Přidat položku". Otevře textové pole: napište obsah a stiskněte Enter. Pole zůstane otevřené, takže další položky dopisujete jednu za druhou, bez opětovného klikání. Můžete také vložit několik řádků najednou - každý se stane samostatnou položkou a znaky seznamu (- [ ], *, 1.) budou z textu automaticky odstraněny.

Položku může dopsat kdokoli, kdo ji může odškrtnout - není potřeba právo na úpravu úkolu ani být autorem zprávy. Funguje to i u seznamů připravených Asistentem, kde obsah nelze upravovat vůbec. Dopsaná položka nemění obsah popisu ani zprávy: chová se jako kterákoli jiná položka seznamu (odškrtávání, ukazatel postupu, skrývání hotových, přetahování), a u ní stojí mini avatar osoby, která ji dopsala.

Oprava položky. Vedle koše je tužka - u každé položky, kterou můžete opravit. Klikněte na ni a text položky se změní na pole: opravte ho a stiskněte Enter (nebo klikněte vedle). Esc zruší změnu. Odškrtnutí, pořadí a podpis osoby, která položku přidala, zůstávají beze změny - mění se pouze text. Když opravíte položku přidanou někým jiným, bublina u jeho avataru zobrazí „Opraveno uživatelem" s vaším jménem a datem.

• položku přidanou tlačítkem „+ Přidat položku" může opravit každý, kdo ji může odškrtnout,
• položku z obsahu zprávy opravuje její autor, a položku z popisu úkolu osoba s právem úkol upravovat. Zpráva pak dostane označení „(upraveno)". Obsah seznamů připravených AI asistentem nemění nikdo - položku od asistenta můžete smazat košem a přidat opravenou,
• položka s tučným textem, odkazem nebo zmínkou otevře okno úpravy obsahu s kurzorem na této položce, protože běžné pole by ztratilo formátování,
• v zobrazení „Uspořádat" (obsah přepracovaný AI) tužka je pouze u přidaných položek - opravuje se uložený text, ne verze od AI. Vypněte „Uspořádat", abyste mohli opravit položku z obsahu.

Změny seznamu v okně úpravy obsahu. V okně „Upravit zprávu" (a v popisu v „Upravit úkol") vypadá seznam stejně jako ve vlákně: položky stojí v seřazeném pořadí, a položky přidané tlačítkem „+ Přidat položku" jsou v něm běžnými položkami, na svých místech. Celý seznam tak upravujete na jednom místě - v obsahu: měníte text, přidáváte položky (Enter), mažete je a přesouváte. Po uložení se položky přidané tlačítkem stanou běžnými položkami obsahu - zmizí u nich podpis „Přidal" a opravuje je od té chvíle autor obsahu. Odškrtnutí spolu s podpisem osoby, která odškrtla, a smazané položky zůstávají na svých místech, a pořadí z okna vidí všichni. Položka přepsaná na zcela jinou začíná od nuly - nepřebírá cizí odškrtnutí. V okně jsou položky neodškrtnuté - samotné odškrtávání a mazání košem provádíte v seznamu ve vlákně (připomíná to nápověda nad editorem; říká také, čí položky se dostanou do obsahu). Okno při otevření načte aktuální seznam - chvíli je editor ztlumený a nelze v něm psát. Několik situací končí dotazem nebo hlášením:

• mažete položku přidanou někým jiným nebo celý seznam, pod kterým někdo něco přidal - program se zeptá, zda tyto položky smazat (to nelze vrátit) a ukáže, kdo je přidal. Esc nebo „Zpět k úpravě" ponechá okno s vašimi změnami,
• někdo změnil obsah nebo opravil či smazal položku přidanou tlačítkem, zatímco vaše okno bylo otevřené - uložení neprojde, aby se jeho změny nevrátily zpět. Zkopírujte si své úpravy, zavřete okno a otevřete ho znovu - uvidíte už aktuální seznam,
• někdo přidal položku, zatímco vaše okno bylo otevřené - zůstává samostatnou položkou (s podpisem autora) na konci seznamu a program vás na to upozorní. Přetažení provedené někým v té době se ztratí - uložení zaznamená pořadí z okna,
• při velmi velké změně dlouhého seznamu nemusí program bezpečně přenést odškrtnutí - uloží obsah a upozorní, že se mohly posunout; položky přidané ostatními pak zůstanou zvlášť, a pokud je některá v seznamu dvakrát, smažte tu zbytečnou košem.

Pokud v okně změníte jen přílohy, seznam se nemění - položky přidané tlačítkem zůstávají zvlášť. Když seznam nelze zobrazit stejně jako ve vlákně (například seznam v seznamu), okno zobrazí jen obsah, a položky přidané tlačítkem opravujete v samostatné sekci pod editorem.

Na počítači se tužka, koš a avatary u položky zobrazí po najetí na ni kurzorem (nebo po vstupu do ní klávesou Tab), díky čemu je dlouhý seznam přehlednější. Na telefonu, tabletu a notebooku s dotykovou obrazovkou jsou vidět stále.

Mazání položky. Koš vpravo od položky ji smaže ze seznamu. Platí jednoduché pravidlo: kdo může položku odškrtnout, ten ji může i přidat, opravit (pokud byla přidána) a smazat - seznam je společným dokumentem týmu. Program se zeptá na potvrzení, protože položka zmizí všem.

Výsledek závisí na tom, odkud položka pochází, a potvrzení to jasně uvádí:

• položka přidaná tlačítkem „+ Přidat položku" zmizí nenávratně spolu s odškrtnutím; opětovné přidání začíná od nuly,
• položka z obsahu zprávy nebo popisu úkolu se pouze odebere ze seznamu. Obsah zůstává beze změny, a pod seznamem se objeví „Obnovit smazané (N)" - jedno kliknutí a položky se vrátí přesně takové, jaké byly, včetně odškrtnutí a podpisu osoby, která je odškrtla.

Díky tomu lze klidně zkrátit dlouhý seznam - i takový, který připravil AI asistent a jehož obsah nelze upravovat - bez obavy, že něco nenávratně smažete.

Přidávání, oprava a mazání fungují u každého seznamu úkolů ve zprávách - i u těch, které připravil AI asistent. U seznamů od asistenta opravíte položky přidané tlačítkem „+ Přidat položku"; položky napsané asistentem můžete smazat, ale nelze je změnit.

Seznam se mezitím změnil? Když někdo změnil seznam, než se stihl obnovit váš pohled, kliknutí (odškrtnutí, koš, přetažení, přidání) nezasáhne špatnou položku - program nic neuloží, zobrazí aktuální seznam a vyzve vás: „Seznam se mezitím změnil - zobrazuji aktuální. Klikněte ještě jednou." Oprava zadaná tužkou v takovou chvíli se také neuloží - zpráva uvede její text, aby bylo snadné ji napsat znovu.