Vytvoření úkolu

  1. Vyberte pracovní prostor v levém sloupci.
  2. Klikněte na tlačítko „+ Přidat úkol" ve středním sloupci (nebo tlačítko „+" z menu).
  3. Vyplňte formulář:
    • Předmět - krátký název úkolu (povinné)
    • Popis - podrobný popis (textový editor). V panelu nástrojů máte ikonu Vylepšit text (✨ hůlka), která upraví text pomocí AI - podrobnosti v „AI asistent". Ikona </> Kód vloží blok kódu - během psaní má světle šedé pozadí a tmavý text, po odeslání je kód barevně zvýrazněný podle syntaxe a má tlačítko kopírování (každý blok zvlášť). Ikona Nakreslit otevře okno, ve kterém můžete rukou nakreslit obrázek (volitelně na nahraném pozadí) a vložit ho do obsahu. Kresba se dostane i do Souborů ve složce tohoto úkolu.
    • Priorita - normální nebo vysoká
    • Termín - volitelné datum/čas deadline
    • Přiřazení - vyberte osoby odpovědné za úkol
  4. Klikněte na „Uložit“.

Můžete také požádat AI asistenta: „Přidej úkol s názvem X s termínem do Y" - otevře formulář s předem vyplněnými poli.

Stavy úkolů

  • Bez stavu (šedá ikona) - nový, nezahájený úkol
  • Probíhá (modrá) - úkol v realizaci
  • Hotovo (zelená) - úkol dokončen
  • Zrušeno (červená) - úkol zrušen

Změna stavu: klikněte na ikonu stavu u úkolu v seznamu NEBO otevřete úkol a klikněte na tlačítko změny stavu v pravém panelu. Můžete také říct AI asistentovi: „Změň stav úkolu X na hotovo".

Priority

  • Normální - výchozí
  • Vysoká - zvýrazněná barvou (červený štítek)

Úprava úkolu

Otevřete úkol v pravém panelu, klikněte na ikonu tužky nebo tlačítko „Upravit". Můžete změnit: předmět, popis, prioritu, termín, přiřazené osoby.

Po změně obsahu úkolu (předmětu nebo popisu) se vedle jména autora objeví označení (upraveno) - stejně jako u upravených zpráv. Samotná změna stavu, priority, termínu nebo přiřazených osob úkol jako upravený neoznačuje.

Můžete také říct asistentovi: „Uprav úkol X" - otevře formulář úpravy.

Termín (deadline)

Úkol po termínu je na seznamu označen červenou barvou. AI asistent také informuje o úkolech po termínu.

V otevřeném úkolu je termín vidět v meta liště pod nadpisem: stav úkolu, termín slovy (např. za 2 dny) spolu s datem a priorita - barva termínu vypovídá o jeho stavu.

Jak se počítá stav termínu (stejně na seznamu úkolů, v kalendáři, na tabuli a v meta liště otevřeného úkolu):

  • červená - po termínu: uplynulo datum a čas termínu;
  • modrá - dnes: termín připadá na dnešek a ještě neuplynul;
  • zelená - v termínu: termín připadá na některý z dalších dnů.

Pokud jste u termínu neuvedli čas, je úkol „na dnešek" po celý den - červeným se stane až následující den. Filtry Po termínu / Dnes / V termínu fungují přesně podle stejných pravidel (dokončené a zrušené úkoly se nepočítají jako zpožděné - jejich štítek je šedý, i když termín dávno uplynul).

Vlákno úkolu (pravý sloupec)

Otevřený úkol zobrazuje nahoře kartu úkolu (autor, název, meta lišta, popis, přílohy) a pod ní konverzaci. Zprávy vypadají jako v moderních komunikátorech:

  • avatar v kroužku + jméno + čas (celé datum po najetí); zprávy stejné osoby z posledních 15 minut se seskupí pod jednou hlavičkou a dny oddělují oddělovače „Dnes" / „Včera" / datum;
  • akce u jména (viditelné po najetí): přidání reakce +, kopírování obsahu, oblíbené a menu ⋮ (mimo jiné Citovat v odpovědi, kopírování odkazu, úprava a mazání vlastních zpráv);
  • reakce se zobrazují jako štítky s počtem pod zprávou; najetí ukáže, kdo zareagoval - podrobnosti v kapitole „Chaty";
  • přílohy: soubory jako seznam s ikonou typu a velikostí, fotky v mřížce (u více než tří - překryv „+N" otevírající náhled). Kliknutí na soubor otevře jeho náhled v okně Souborů (PDF, video, obrázek, text - u formátů bez náhledu kartu s informací); stažení se skrývá pod ikonou šipky na pravé straně řádku. Tlačítko „Zpět" v náhledu se vrátí do složky tohoto úkolu nebo chatu;
  • systémové zprávy jsou vycentrované pilulky s časem. Vlákno takto zaznamenává: změnu stavu, přidání a odebrání osob a změnu parametrů úkolu - termínu realizace (s předchozí hodnotou), priority a názvu. Díky tomu je v konverzaci vidět, kdo a kdy posunul termín. Samotná změna popisu záznam nevytváří - nový obsah je přece vidět v kartě úkolu a u jména se objeví „(upraveno)".

Jak číst seznam úkolů

Seznam úkolů, Tabule a panel Seznam v kalendáři zobrazují stejnou kartu:

  • barevný pruh vlevo a barva termínu vypovídají o stavu: červená (po termínu), modrá (dnes), zelená (v termínu), šedá (bez termínu nebo uzavřené);
  • barevný kroužek s počtem dní do termínu (nebo po něm, se znaménkem mínus) u pravého okraje karty - červený, modrý, zelený nebo šedý podle stavu termínu. Přesné datum uvidíte po najetí kurzorem. Úkoly bez termínu kroužek nemají. Na Tabuli a v panelu Seznam kalendáře je termín místo toho popsán slovy (32 dní po termínu, dnes 14:30, za 4 dny) a v kalendáři - jen časem;
  • kroužek stavu u názvu: prázdný (bez stavu), zpola vyplněný (probíhá), s fajfkou (hotovo), s křížkem (zrušeno);
  • oranžová tečka před kroužkem znamená vysokou prioritu;
  • nepřečtené poznáte podle bílého, tučného názvu a počítadla nových zpráv u pravého okraje karty (nad 99 zobrazuje 99+);
  • ⋮ u pravého okraje otevírá menu položky - na telefonu a tabletu je ikona vidět hned, na počítači se objeví po najetí na kartu.

Menu pod ikonou ⋮

Stejné menu máte na seznamu úkolů, na Tabuli a v panelu Seznam kalendáře:

  • Otevřít - zobrazí vlákno v pravém sloupci (totéž co kliknutí na kartu),
  • Upravit - otevře formulář úkolu nebo chatu,
  • Označit jako nepřečtené / přečtené,
  • Přidat mezi oblíbené / Odebrat z oblíbených,
  • Kopírovat odkaz na úkol / chat - zkopíruje adresu, která po otevření vede přímo do tohoto vlákna (spolupracovník bez přístupu uvidí zprávu „Bez přístupu", ne obsah),
  • Stav (pouze úkoly): Nové, Probíhá, Hotovo, Zrušeno - aktuální stav je zvýrazněný a neklikatelný. Změna se projeví ihned, bez otevírání úkolu,
  • Archivovat / Obnovit z archivu,
  • Koš - před smazáním čehokoli se zeptá na potvrzení.

Položky závisí na vašich oprávněních: bez práva na úpravu neuvidíte „Upravit", bez práva na mazání „Koš" a bez práva na změnu stavu celou sekci Stav. Menu zavřete kliknutím vedle, klávesou Esc, posunem seznamu nebo opětovným kliknutím na ⋮. Obnovení seznamu na pozadí otevřené menu nezavírá.

V otevřeném vlákně je pod každou zprávou (i pod popisem úkolu) tlačítko „[...]" - otevírá stejné menu s položkami Upravit a Smazat, pokud na ně máte právo.

Chaty zobrazují pod názvem samotný pracovní prostor - všude stejně: na hlavním seznamu, na Tabuli i na seznamu v Kalendáři. Náhled poslední zprávy karta nezobrazuje; obsah je vidět po otevření vlákna.

Čtyři dlaždice nad seznamem - V termínu / Dnes / Po termínu / Chat - jsou zároveň počítadla a filtry. Kliknutí dlaždici rozsvítí barvou a zúží seznam, opětovné kliknutí filtr zruší.

Zprávy a komentáře v úkolu

Vlákno zpráv v úkolu funguje stejně jako v chatu (úplný popis v kapitole Chaty). Nejdůležitější:

  • Enter odešle zprávu, Shift + Enter vytvoří nový řádek (Ctrl/Cmd + Enter také odešle).
  • Slučování příspěvků (jako ve Slacku): několik zpráv napsaných rychle po sobě (do 5 minut, bez zprávy jiné osoby mezitím) se připojí k předchozí jako jeden příspěvek. Přílohy a dotazy na AI asistenta vždy vytvoří samostatný příspěvek.
  • Řádek „Nové" nad nejstarší nepřečtenou zprávou po vstupu do vlákna - po několika sekundách plynule zmizí.
  • Neúspěšné odeslání text nesežere: obsah se vrátí do pole (nebo čeká jako koncept vlákna) a zpráva sdělí, co se pokazilo. Nedokončená zpráva zůstává u svého vlákna i po přechodu jinam a po znovunačtení stránky.
  • Klikatelné odkazy - adresa zadaná v textu je po odeslání aktivní (otevře se na nové kartě).

V pravém panelu úkolu se nachází sekce zpráv. Můžete:

  • Přidávat textové komentáře
  • Přidávat přílohy (soubory, fotky) - ikonou sponky (📎) v horním panelu editoru, přetažením souborů a jejich upuštěním kdekoli v okně (Drag & Drop) nebo vložením ze schránky Ctrl/Cmd+V (snímek obrazovky vložený do editoru se dostane do obsahu, soubor/obrázek vložený mimo editor se stane přílohou)
  • Označit zprávu hvězdičkou
  • Přidat reakci ke zprávě: Hotovo (✓), Pracuji na tom, Sleduji, Ok (👍) - rychlá zpětná vazba bez psaní komentáře
  • Vložit zmínku - napište v textu @ (na začátku nebo po mezeře) a nad editorem se objeví seznam osob (jako ve Slacku); psaní seznam zužuje, výběr ↑/↓ + Enter nebo kliknutím, Esc zavře. Stejný seznam je také pod ikonou @ v horním panelu editoru (vedle formátování)
  • Zeptat se soukromě AI na vlákno nebo uspořádat zprávy - tlačítky „AI asistent" a „Uspořádat" u pole odpovědi (podrobnosti v kapitole „AI asistent")

Soubory ve vlákně

V horní liště pravého panelu je ikona sponky (📎) „Soubory". Po kliknutí se otevře okno „[Název úkolu] / Soubory" se seznamem všech příloh z tohoto úkolu (i těch ze starších zpráv, ještě nenačtených na obrazovce). U každého souboru je vidět typ, velikost, kdo ho přidal a kdy; kliknutí otevře náhled a šipka stáhne soubor.

Filtrování úkolů

V horní části prostředního sloupce jsou k dispozici filtry:

  • Stav - zobrazit pouze úkoly s vybraným stavem
  • Priorita - zobrazit pouze úkoly s vybranou prioritou
  • Termín - dnes, po termínu, v termínu
  • Oblíbené - zobrazit pouze označené hvězdičkou
  • Typ - pouze úkoly / pouze chaty / vše

Filtry, řazení a vyhledávání se otevírají jako menu s popsanými položkami a ikonami. Zapnutou položku poznáte podle modré fajfky u pravého okraje a podsvíceného pozadí - klikatelný je celý řádek. U „Reset" je vidět, kolik filtrů je aktuálně zapnuto. Filtry jsou seskupené (Stav · Aktivita · Termín · Typ a priorita) a řazení je rozdělené na Seskupení a Pořadí. Stejně vypadají menu ve vlákně vpravo: filtry zpráv, vyhledávání, změna stavu a seznam účastníků.

Seznam lze také filtrovat z úrovně AI asistenta - obyčejným příkazem, např. „zobraz jen úkoly po termínu" (viz „AI asistent").

Řazení: abecedně, podle data, podle termínu, oblíbené nejprve.

Archivace úkolu

V menu úkolu (tři tečky ⋯) je k dispozici možnost archivace. Archivované úkoly zmizí z hlavního seznamu.

Seznam úkolů v popisu úkolu

V poli Popis (okno „Přidat úkol" / „Upravit úkol") najdete tlačítko Seznam úkolů - stejné jako v editoru zpráv. Seznam se ukládá spolu s popisem a je vidět v kartě úkolu nahoře vlákna, kde je klikatelný jako jakákoli checklista ve zprávě: odškrtáváte přímo v kartě, pod seznamem roste ukazatel postupu („2 ze 3 hotovo") a stav je společný pro všechny účastníky úkolu - není třeba otevírat úpravu ani mít právo upravovat úkol. U každé odškrtnuté položky je mini avatar osoby, která ji zaškrtla (najeďte nebo klepněte - bublina ukáže jméno, příjmení a datum), takže je vidět, kdo co odškrtl a koho se zeptat na postup. Obsah popisu se přitom nemění, takže úprava úkolu nic neodškrtává ani nevrací zpět.