Tareas

Creación de una tarea

1. Elige un espacio de trabajo en la columna izquierda.
2. Haz clic en el botón «+ Añadir tarea» en la columna central (o en el botón «+» del menú).
3. Rellena el formulario:
   • Tema - nombre breve de la tarea (obligatorio)
   • Descripción - descripción detallada (editor de texto). En la barra de herramientas tienes el icono Mejorar texto (✨ varita mágica), que edita el texto mediante IA - más detalles en «Asistente de IA». El icono </> Código inserta un bloque de código: mientras escribes tiene fondo gris claro y texto oscuro, y una vez enviado, el código se resalta con color de sintaxis y cuenta con un botón de copiar (cada bloque por separado). El icono Dibujar abre una ventana donde puedes hacer un boceto a mano alzada (opcionalmente sobre un fondo subido) e insertarlo en el contenido. El dibujo también se guarda en Archivos, en la carpeta de esa tarea.
   • Prioridad - normal o alta
   • Fecha límite - fecha/hora opcional del plazo
   • Asignados - elige a las personas responsables de la tarea. Junto a cada persona hay tres interruptores: Administrador (edita y elimina la tarea), Cambio de estado y Observador - el observador ve la tarea y el hilo, pero no cambia el estado, recibe notificaciones solo de las menciones (@), y sus tareas observadas no cuentan para «Vencidas / Para hoy» (más detalles en «Observador de la tarea»)
4. Haz clic en «Guardar».

También puedes pedírselo al asistente de IA: «Añade una tarea llamada X con fecha límite el Y» - abrirá el formulario con los campos rellenados de antemano.

Estados de las tareas

• Sin estado (icono gris) - tarea nueva, sin empezar
• En curso (azul) - tarea en ejecución
• Hecho (verde) - tarea finalizada
• Cancelado (rojo) - tarea anulada

Cambio de estado: haz clic en el icono de estado junto a la tarea en la lista O abre la tarea y pulsa el botón de cambio de estado en el panel derecho. También puedes decirle al asistente de IA: «Cambia el estado de la tarea X a hecho». El estado lo cambian el autor, los administradores (de la tarea, del espacio de trabajo y de la aplicación) y las personas con el interruptor «Cambio de estado» activado - el observador no.

Prioridades

• Normal - por defecto
• Alta - destacada con color (marca roja)

Edición de una tarea

Abre la tarea en el panel derecho y haz clic en el icono del lápiz o en el botón «Editar». Puedes cambiar el asunto, la descripción, la prioridad, la fecha límite y las personas asignadas.

Tras cambiar el contenido de la tarea (el asunto o la descripción), junto al nombre del autor aparece la marca (editado) - igual que en los mensajes editados. El simple cambio de estado, prioridad, fecha límite o personas asignadas no marca la tarea como editada.

También puedes decirle al asistente: «Edita la tarea X» - abrirá el formulario de edición.

Fecha límite

Una tarea vencida se marca en rojo en la lista. El asistente de IA también informa de las tareas vencidas.

En una tarea abierta, la fecha límite se ve en la barra meta bajo el título: el estado de la tarea, la fecha límite en palabras (por ejemplo, en 2 días) junto con la fecha, y la prioridad - el color de la fecha límite indica su estado.

Cómo se calcula el estado de la fecha límite (igual en la lista de tareas, en el calendario, en el tablero y en la barra meta de la tarea abierta):

• rojo - vencida: ya ha pasado la fecha y hora límite;
• azul - hoy: la fecha límite es hoy y aún no ha pasado;
• verde - en plazo: la fecha límite cae en los próximos días.

Si no has indicado una hora para la fecha límite, la tarea se considera «para hoy» durante todo el día - solo aparecerá en rojo al día siguiente. Los filtros Atrasadas / Para hoy / A tiempo funcionan exactamente con las mismas reglas (las tareas completadas y canceladas no cuentan como atrasadas - su distintivo aparece en gris aunque la fecha límite haya pasado hace tiempo).

Observador de la tarea

El observador ve la tarea y todo el hilo, puede escribir mensajes y recibe menciones, pero la tarea no es trabajo suyo. Resulta útil cuando alguien solo necesita «estar al tanto» - por ejemplo, un responsable que quiere seguir el progreso sin notificaciones de cada mensaje.

Cómo añadir un observador: en el formulario de la tarea elige «Personas seleccionadas», marca a la persona y activa junto a ella el interruptor «Observador». Los interruptores «Administrador» y «Cambio de estado» se apagan y quedan en gris - un observador no puede tenerlos activados. Al desactivar «Observador» vuelven a ser editables. No pueden ser observadores ni el autor de la tarea ni el administrador del espacio de trabajo (tienen plenos derechos por su rol - su interruptor está bloqueado). En el modo «Todas las personas del espacio de trabajo» no se definen observadores - solo en «Personas seleccionadas». Puedes cambiar el rol en cualquier momento al editar la tarea.

Qué puede hacer el observador:

• leer la tarea y el hilo, escribir mensajes, reaccionar, ver los adjuntos;
• no cambia el estado ni edita la tarea (ni desde la lista, ni desde el hilo, el Tablero o el Asistente de IA);
• recibe notificaciones (correo, push, Centro de notificaciones) solo por menciones (@) - no por mensajes nuevos, cambios de estado ni asignaciones. El contador de mensajes sin leer de la tarea funciona como siempre;
• las tareas que observas no cuentan para los recuadros y filtros Vencidas / Para hoy / En plazo, ni para el resumen matutino de tareas ni para los avisos de fechas límite en el Centro de notificaciones. El Asistente de IA las identifica como «observadas», no como «pendientes».

Dónde se ve:

• en la lista, el Tablero y el panel Lista del calendario, la tarea que observas tiene junto al título un icono de ojo (con la pista «Estás observando»);
• en la barra de la tarea abierta los avatares muestran a las personas que trabajan en la tarea - sin los observadores. Al hacer clic en los avatares, la lista tiene una sección «En este hilo», debajo una sección plegada y en gris «Observan · N» (despliégala con un clic o con Intro/espacio), y al final «También tienen acceso»;
• en el menú «Mostrar solo» la opción «Tareas observadas» está marcada por defecto - así, las tareas que observas aparecen en la lista junto con las demás. Desmárcala para ocultarlas (el resto de la lista, los chats y el correo no cambian; el menú lo cuenta entonces como un filtro activado). «Restablecer» (y en la lista también «Todas») restaura la selección. El Tablero y el panel Lista del calendario tienen la misma opción con su propio ajuste independiente.

Hilo de la tarea (columna derecha)

Una tarea abierta muestra arriba la tarjeta de la tarea (autor, título, barra meta, descripción, archivos adjuntos), y debajo la conversación. Los mensajes se ven como en los mensajeros modernos:

• avatar circular + apellido + hora (fecha completa al pasar el cursor); las entradas de una misma persona de los últimos 15 minutos se agrupan bajo un mismo encabezado, y los días se separan con «Hoy» / «Ayer» / la fecha;
• acciones junto al nombre (visibles al pasar el cursor): añadir una reacción +, copiar el contenido, favoritos y el menú ⋮ (entre otros, Citar en la respuesta, copiar el enlace, editar y eliminar los propios mensajes);
• las reacciones se muestran como chips con un número debajo del mensaje; al pasar el cursor se ve quién ha reaccionado - encontrarás más detalles en el capítulo «Chats»;
• adjuntos: los archivos aparecen en una lista con el icono del tipo y el tamaño, y las fotos en una cuadrícula (si hay más de tres, aparece una superposición «+N» que abre la vista previa). Al hacer clic en un archivo se abre su vista previa en la ventana de Archivos (PDF, vídeo, imagen, texto y, para los formatos sin vista previa, una ficha informativa); la descarga está oculta tras el icono de la flecha, a la derecha de la fila. El botón «Volver» de la vista previa lleva a la carpeta de la tarea o del chat;
• los mensajes del sistema son píldoras centradas con la hora. El hilo registra así los cambios de estado, la incorporación y eliminación de personas y los cambios en los parámetros de la tarea - fecha límite (con el valor anterior), prioridad y nombre. Así puedes ver en la conversación quién cambió la fecha límite y cuándo. Los cambios en la descripción no generan una entrada - el nuevo contenido ya está visible en la tarjeta de la tarea y, junto al apellido, aparece «(editado)».

Cómo leer la lista de tareas

La lista de tareas, el Tablero y el panel Lista del calendario muestran la misma tarjeta:

• la barra de color a la izquierda y el color de la fecha límite indican el estado: rojo (vencida), azul (hoy), verde (en plazo), gris (sin fecha límite o cerrada);
• círculo de color con el número de días hasta la fecha límite (o desde que pasó, con signo menos) en el borde derecho de la tarjeta - rojo, azul, verde o gris, según el estado del plazo. Puedes ver la fecha exacta pasando el cursor por encima. Las tareas sin fecha límite no tienen círculo. En el Tablero y en el panel Lista del calendario, la fecha límite se describe en su lugar con palabras (32 días de retraso, hoy 14:30, en 4 días), y en el calendario, solo con la hora;
• anillo de estado junto al título: vacío (sin estado), medio relleno (en curso), con una marca de verificación (hecho), con una cruz (cancelado);
• el punto naranja antes del anillo indica prioridad alta;
• las no leídas se reconocen por el título blanco y en negrita y el contador de mensajes nuevos junto al borde derecho de la tarjeta (por encima de 99 muestra 99+);
• ⋮ en el borde derecho abre el menú del elemento - en el móvil y la tableta el icono se ve de inmediato, en el ordenador aparece al pasar el cursor sobre la tarjeta.

Menú bajo el icono ⋮

El mismo menú está disponible en la lista de tareas, en el Tablero y en el panel Lista del calendario:

• Abrir - muestra el hilo en la columna derecha (lo mismo que hacer clic en la tarjeta),
• Editar - abre el formulario de la tarea o el chat,
• Marcar como no leído / leído,
• Añadir a favoritos / Quitar de favoritos,
• Copiar enlace a la tarea / chat - copia la dirección que, al abrirse, lleva directamente a ese hilo (un compañero sin acceso verá el mensaje «Sin acceso», no el contenido),
• Estado (solo tareas): Nueva, En curso, Hecho, Cancelada - el estado actual aparece resaltado y no se puede pulsar. El cambio se aplica al instante, sin necesidad de entrar en la tarea,
• Archivar / Restaurar del archivo,
• Papelera - pide confirmación antes de eliminar nada.

Las opciones dependen de tus permisos: sin permiso de edición no verás «Editar», sin permiso de eliminación no verás «Papelera», y sin permiso para cambiar el estado no verás toda la sección Estado. El menú se cierra haciendo clic fuera de él, con la tecla Esc, desplazando la lista o volviendo a hacer clic en ⋮. La actualización de la lista en segundo plano no cierra el menú abierto.

En el hilo abierto, debajo de cada mensaje (y debajo de la descripción de la tarea) hay un botón «[...]» - abre el mismo menú con las opciones Editar y Eliminar, siempre que tengas permiso para ello.

Los chats muestran debajo del nombre solo el espacio de trabajo - igual en todas partes: en la lista principal, en el Tablero y en la lista del Calendario. La tarjeta no muestra una vista previa del último mensaje; el contenido se ve al abrir el hilo.

Cuatro casillas sobre la lista - A tiempo / Para hoy / Fuera de plazo / Chat - son a la vez contadores y filtros. Al hacer clic, la casilla se ilumina con color y filtra la lista; otro clic quita el filtro.

Mensajes y comentarios en la tarea

El hilo de mensajes en una tarea funciona igual que en un chat (descripción completa en el capítulo Chats). Lo más importante:

• Enter envía el mensaje, Shift + Enter crea una nueva línea (Ctrl/Cmd + Enter también envía).
• Fusión de entradas (como en Slack): varios mensajes escritos uno tras otro (en un plazo de 5 minutos, sin mensajes de otras personas entre medias) se añaden al anterior como una sola entrada. Los archivos adjuntos y las preguntas al Asistente de IA siempre crean una entrada aparte.
• Línea «Nuevo» sobre el mensaje no leído más antiguo al entrar en el hilo - desaparece suavemente al cabo de unos segundos.
• Un envío fallido no se come el texto: el contenido vuelve al campo (o queda como borrador del hilo), y el mensaje indica qué ha fallado. El mensaje sin terminar permanece en su hilo incluso después de ir a otro sitio y de recargar la página.
• Enlaces clicables - una dirección escrita en el contenido, una vez enviado el mensaje, queda activa (se abre en una pestaña nueva).

En el panel derecho de la tarea hay una sección de mensajes. Puedes:

• Añadir comentarios de texto
• Añadir archivos adjuntos (archivos, fotos): con el icono del clip (📎) en la barra superior del editor, arrastrando archivos y soltándolos en cualquier parte de la ventana (arrastrar y soltar) o pegándolos desde el portapapeles con Ctrl/Cmd+V (una captura de pantalla pegada en el editor pasa al contenido; un archivo o imagen pegado fuera del editor se convierte en archivo adjunto)
• Marcar un mensaje con una estrella
• Añadir una reacción a un mensaje: Hecho (✓), En curso, Lo estoy mirando, Ok (👍) - una respuesta rápida sin necesidad de escribir un comentario
• Insertar una mención - escribe @ en el texto (al principio o después de un espacio) y sobre el editor aparecerá una lista de personas (como en Slack); al escribir se filtra la lista, se elige con ↑/↓ + Intro o con un clic, y Esc la cierra. La misma lista está también bajo el icono @ en la barra superior del editor (junto al formato)
• Preguntarle en privado a la IA sobre un hilo u organizar los mensajes - con los botones «Asistente de IA» y «Organizar» junto al campo de respuesta (encontrarás más detalles en el capítulo «Asistente de IA»)

Archivos en el hilo

En la barra superior del panel derecho hay un icono de clip (📎) «Archivos». Al hacer clic, se abre la ventana «[Nombre de la tarea] / Archivos» con una lista de todos los adjuntos de esa tarea (también los de mensajes antiguos que aún no se han cargado en pantalla). Junto a cada archivo se muestran el tipo, el tamaño, quién lo ha añadido y cuándo; al hacer clic se abre la vista previa y con la flecha se descarga el archivo.

Filtrado de tareas

En la parte superior de la columna central están disponibles los filtros:

• Estado - muestra solo las tareas con el estado seleccionado
• Prioridad - muestra solo las tareas con la prioridad seleccionada
• Fecha límite - para hoy, fuera de plazo, dentro de plazo
• Favoritos - muestra solo las marcadas con estrella
• Tareas observadas - marcada por defecto; desmárcala para ocultar las tareas en las que eres observador (no afecta a chats ni correo; ver «Observador de la tarea»)
• Tipo - solo tareas / solo chats / todo

Los filtros y recuadros Vencidas / Para hoy / En plazo omiten las tareas que solo observas.

Los filtros, el orden y la búsqueda se abren como un menú con opciones rotuladas e iconos. Una opción activada se reconoce por el tic azul en el borde derecho y el fondo resaltado - toda la fila es clicable. Junto a «Restablecer» se ve cuántos filtros están activos en ese momento. Los filtros están agrupados (Estado · Actividad · Fecha límite · Tipo y prioridad), y el orden se divide en Agrupación y Secuencia. Los menús del hilo a la derecha tienen el mismo aspecto: filtros de mensajes, búsqueda, cambio de estado y lista de participantes.

También puedes filtrar la lista desde el Asistente de IA con una instrucción normal, por ejemplo: «muestra solo las tareas atrasadas» (consulta «Asistente de IA»).

Orden: alfabético, por fecha, por fecha límite, favoritos primero.

Archivado de una tarea

En el menú de la tarea (tres puntos ⋯) está disponible la opción de archivado. Las tareas archivadas desaparecen de la lista principal.

Lista de tareas en la descripción de la tarea

En el campo Descripción (ventana «Añadir tarea» / «Editar tarea») encontrarás el botón Lista de tareas, igual que en el editor de mensajes. La lista se guarda junto con la descripción y aparece en la parte superior del hilo, en la tarjeta de la tarea, donde es interactiva, como cualquier lista de comprobación de un mensaje: puedes marcar elementos directamente en la tarjeta; debajo de la lista, la barra de progreso aumenta («2 de 3 completadas»), y el estado es compartido por todos los participantes de la tarea - no hace falta abrir la edición ni tener permiso para editar la tarea. Junto a cada elemento marcado aparece el mini avatar de la persona que lo ha marcado (pasa el cursor o tócalo - un globo muestra el nombre, el apellido y la fecha), para que puedas ver quién ha marcado cada elemento y a quién preguntar por el progreso. El contenido de la descripción no cambia, así que editar la tarea no marca ni desmarca ningún elemento.

Orden de los elementos y ocultar los completados. Pasa el cursor sobre un elemento de la lista - a la izquierda, justo a su lado, aparecerá un asa de puntos. Agárrala y arrastra el elemento hacia arriba o hacia abajo para establecer tu propio orden; en el móvil el asa es visible siempre, y el arrastre empieza tras una breve pulsación mantenida. El orden lo ven todos los participantes y no cambia el contenido de la descripción ni quién marcó qué. Debajo de la lista también hay un interruptor que oculta los elementos marcados - resulta útil con listas largas; este ajuste es solo tuyo y se recuerda por separado para cada lista.

Añadir elementos. Debajo de la lista, junto al interruptor de ocultar completados, hay un botón «+ Añadir elemento». Al pulsarlo se abre un campo de texto: escribe el contenido y pulsa Intro. El campo queda abierto, así que puedes añadir elementos uno tras otro sin tener que volver a hacer clic. También puedes pegar varias líneas a la vez - cada una se convertirá en un elemento independiente, y los símbolos de lista (- [ ], *, 1.) se eliminarán automáticamente del contenido.

Puede añadir un elemento cualquiera que pueda marcarlo - no hace falta tener permiso de edición de la tarea ni ser el autor del mensaje. Esto también funciona en las listas preparadas por el Asistente, cuyo contenido no se puede editar en absoluto. El elemento añadido no modifica el contenido de la descripción ni del mensaje: se comporta como cualquier otro elemento de la lista (marcarlo, barra de progreso, ocultar completados, arrastrarlo), y junto a él aparece el miniavatar de la persona que lo añadió.

Corregir una posición. Junto a la papelera hay un lápiz - en cada posición que puedes corregir. Haz clic en él y el texto de la posición se convertirá en un campo: corrígelo y pulsa Intro (o haz clic fuera). Esc cancela el cambio. La marca, el orden y la firma de la persona que añadió la posición no cambian - solo cambia el texto. Cuando corriges una posición añadida por otra persona, la burbuja junto a su avatar mostrará «Corregido por» con tu nombre y la fecha.

• una posición añadida con el botón «+ Añadir posición» puede corregirla cualquiera que pueda marcarla,
• una posición del contenido de un mensaje la corrige su autor, y una posición de la descripción de la tarea la corrige quien tenga permiso de edición de la tarea. El mensaje recibe entonces la marca «(editado)». El contenido de las listas preparadas por el Asistente no lo cambia nadie - una posición del Asistente puedes eliminarla con la papelera y añadir una corregida,
• una posición con negrita, enlace o mención abre la ventana de edición de contenido con el cursor en esa posición, porque un campo simple perdería el formato,
• en la vista «Organizar» (contenido reescrito por la IA) el lápiz aparece solo junto a las posiciones añadidas - se corrige el texto guardado, no la versión de la IA. Desactiva «Organizar» para corregir una posición del contenido.

Cambios de la lista en la ventana de edición de contenido. En la ventana «Editar mensaje» (y en la descripción en «Editar tarea») la lista se ve igual que en el hilo: las posiciones están en el orden establecido, y las posiciones añadidas con el botón «+ Añadir posición» son en ella posiciones normales, en su lugar correspondiente. Así corriges toda la lista en un solo sitio - en el contenido: cambias el texto, añades posiciones (Intro), las eliminas y las reordenas. Tras guardar, las posiciones añadidas con el botón pasan a ser posiciones normales del contenido - desaparece junto a ellas la firma «Añadido por», y a partir de ese momento las corrige el autor del contenido. Las marcas junto con la firma de quien las marcó, y las posiciones eliminadas con la papelera, permanecen en sus posiciones, y el orden de la ventana lo ven todos. Una posición reescrita por completo empieza de cero - no hereda la marca de otra persona. En la ventana las posiciones aparecen sin marcar - el marcado y la eliminación con la papelera se hacen en la lista del hilo (lo recuerda un aviso encima del editor; también indica de quién son las posiciones que pasarán al contenido). La ventana carga al abrirse la lista actual - durante un momento el editor aparece atenuado y no se puede escribir en él. Algunas situaciones terminan con una pregunta o un mensaje:

• eliminas una posición añadida por otra persona o toda una lista bajo la que alguien añadió algo - el programa preguntará si eliminar esas posiciones (esto no se puede deshacer) y mostrará quién las añadió. Esc o «Volver a editar» deja la ventana con tus cambios,
• alguien cambió el contenido o corrigió o eliminó una posición añadida con el botón mientras tu ventana estaba abierta - el guardado no se completará, para no deshacer sus cambios. Copia tus correcciones, cierra la ventana y ábrela de nuevo - verás ya la lista actualizada,
• alguien añadió una posición mientras tu ventana estaba abierta - queda como una posición independiente (con la firma del autor) al final de la lista, y el programa te lo indicará. El arrastre que alguien haya hecho mientras tanto se pierde - el guardado fija el orden de la ventana,
• en un cambio muy grande de una lista larga el programa puede no conseguir trasladar las marcas de forma segura - guardará el contenido y avisará de que pueden haberse desplazado; las posiciones añadidas por otros quedarán entonces aparte, y si alguna aparece dos veces en la lista, elimina la sobrante con la papelera.

Si en la ventana cambias solo los adjuntos, la lista no cambia - las posiciones añadidas con el botón quedan aparte. Cuando la lista no se puede mostrar igual que en el hilo (por ejemplo, una lista dentro de una lista), la ventana muestra solo el contenido, y las posiciones añadidas con el botón las corriges en una sección aparte bajo el editor.

En el ordenador, el lápiz, la papelera y los avatares junto a la posición aparecen al pasar el cursor por encima (o al entrar en ella con la tecla Tab), gracias a lo cual una lista larga resulta más clara. En el teléfono, la tableta y el portátil con pantalla táctil están visibles todo el tiempo.

Eliminar una posición. La papelera a la derecha de la posición la elimina de la lista. Rige una regla sencilla: quien puede marcar una posición, también puede añadirla, corregirla (si fue añadida) y eliminarla - la lista es un documento compartido del equipo. El programa pedirá confirmación, porque la posición desaparecerá para todos.

El resultado depende de dónde proviene la posición, y la confirmación lo indica claramente:

• una posición añadida con el botón «+ Añadir posición» desaparece de forma irreversible junto con su marca; añadirla de nuevo empieza de cero,
• una posición del contenido de un mensaje o de la descripción de la tarea solo se retira de la lista. El contenido queda sin cambios, y bajo la lista aparece «Restaurar eliminados (N)» - un clic y las posiciones vuelven exactamente como estaban, junto con la marca y la firma de la persona que las marcó.

Gracias a esto se puede recortar con tranquilidad una lista larga - incluso una preparada por el Asistente y cuyo contenido no se puede editar - sin temor a borrar algo de forma irreversible.

Añadir, corregir y eliminar funcionan en cualquier lista de tareas en los mensajes - también en las que preparó el Asistente. En las listas del Asistente podrás corregir las posiciones añadidas con el botón «+ Añadir posición»; las posiciones escritas por el Asistente puedes eliminarlas, pero no cambiarlas.

¿La lista cambió mientras tanto? Cuando alguien cambió la lista antes de que tu vista tuviera tiempo de actualizarse, un clic (marcar, papelera, arrastrar, añadir) no afectará a la posición equivocada - el programa no guardará nada, mostrará la lista actual y pedirá: «La lista ha cambiado mientras tanto - se muestra la actual. Haz clic de nuevo.» Una corrección escrita con el lápiz en ese momento tampoco se guardará - el mensaje mostrará su texto, para que sea fácil volver a escribirla.