Creación de una tarea

  1. Elige un espacio de trabajo en la columna izquierda.
  2. Haz clic en el botón «+ Añadir tarea» en la columna central (o el botón «+» del menú).
  3. Rellena el formulario:
    • Asunto - nombre breve de la tarea (obligatorio)
    • Descripción - descripción detallada (editor de texto). En la barra de herramientas tienes el icono Mejorar texto (✨ varita), que edita el texto mediante IA - los detalles en «Asistente de IA». El icono </> Código inserta un bloque de código - mientras escribes tiene fondo gris claro y texto oscuro, y una vez enviado el código se colorea según la sintaxis y tiene un botón de copiar (cada bloque por separado). El icono Dibujar abre una ventana donde puedes esbozar a mano un dibujo (opcionalmente sobre un fondo cargado) e insertarlo en el contenido. El dibujo también va a Archivos, en la carpeta de esa tarea.
    • Prioridad - normal o alta
    • Fecha límite - fecha/hora de vencimiento opcional
    • Asignados - elige a las personas responsables de la tarea
  4. Haz clic en «Guardar».

También puedes pedírselo al asistente de IA: «Añade una tarea llamada X con fecha límite el Y» - abrirá el formulario con los campos precargados.

Estados de las tareas

  • Sin estado (icono gris) - tarea nueva, sin empezar
  • En curso (azul) - tarea en realización
  • Hecho (verde) - tarea finalizada
  • Cancelado (rojo) - tarea anulada

Cambio de estado: haz clic en el icono de estado junto a la tarea en la lista O abre la tarea y haz clic en el botón de cambio de estado en el panel derecho. También puedes decirle al asistente de IA: «Cambia el estado de la tarea X a hecho».

Prioridades

  • Normal - predeterminada
  • Alta - destacada con color (marca roja)

Edición de una tarea

Abre la tarea en el panel derecho, haz clic en el icono del lápiz o en el botón «Editar». Puedes cambiar: el asunto, la descripción, la prioridad, la fecha límite, las personas asignadas.

Tras cambiar el contenido de la tarea (el asunto o la descripción), junto al nombre del autor aparece la marca (editado) - igual que en los mensajes editados. El simple cambio de estado, prioridad, fecha límite o personas asignadas no marca la tarea como editada.

También puedes decirle al asistente: «Edita la tarea X» - abrirá el formulario de edición.

Fecha límite

Una tarea vencida se marca en rojo en la lista. El asistente de IA también informa de las tareas vencidas.

En una tarea abierta, la fecha límite se ve en la barra meta bajo el título: el estado de la tarea, la fecha límite en palabras (por ejemplo, en 2 días) junto con la fecha, y la prioridad - el color de la fecha límite indica su estado.

Cómo se calcula el estado de la fecha límite (igual en la lista de tareas, en el calendario, en el tablero y en la barra meta de la tarea abierta):

  • rojo - vencida: ya ha pasado la fecha y hora límite;
  • azul - hoy: la fecha límite es hoy y aún no ha pasado;
  • verde - en plazo: la fecha límite cae en los próximos días.

Si en la fecha límite no indicaste una hora, la tarea está «para hoy» durante todo el día - se pone roja solo al día siguiente. Los filtros Vencidas / Para hoy / En plazo funcionan exactamente según las mismas reglas (las tareas finalizadas y canceladas no se cuentan como retrasadas - su insignia es gris, aunque la fecha límite haya pasado hace tiempo).

Hilo de la tarea (columna derecha)

Una tarea abierta muestra arriba la tarjeta de la tarea (autor, título, barra meta, descripción, archivos adjuntos), y debajo la conversación. Los mensajes se ven como en los mensajeros modernos:

  • avatar en círculo + nombre + hora (fecha completa al pasar el cursor); los mensajes de la misma persona en los últimos 15 minutos se agrupan bajo un único encabezado, y los días se separan con «Hoy» / «Ayer» / la fecha;
  • acciones junto al nombre (visibles al pasar el cursor): añadir una reacción +, copiar el contenido, favoritos y el menú ⋮ (entre otros, Citar en la respuesta, copiar el enlace, editar y eliminar los propios mensajes);
  • las reacciones se muestran como chips con un número bajo el mensaje; al pasar el cursor se ve quién ha reaccionado - detalles en el capítulo «Chats»;
  • archivos adjuntos: los archivos como una lista con icono de tipo y tamaño, las imágenes en una cuadrícula (con más de tres, una superposición «+N» que abre la vista previa). Al hacer clic en un archivo se abre su vista previa en la ventana de Archivos (PDF, vídeo, imagen, texto - y con formatos sin vista previa, una tarjeta con información); la descarga se esconde bajo el icono de flecha a la derecha de la fila. El botón «Atrás» en la vista previa vuelve a la carpeta de esa tarea o chat;
  • mensajes del sistema: son píldoras centradas con la hora. El hilo registra así: el cambio de estado, la adición y eliminación de personas, y el cambio de parámetros de la tarea - la fecha límite (con el valor anterior), la prioridad y el nombre. Así se ve en la conversación quién y cuándo movió la fecha límite. El cambio de la propia descripción no crea una entrada - el nuevo contenido ya es visible en la tarjeta de la tarea, y junto al nombre aparece «(editado)».

Cómo leer la lista de tareas

La lista de tareas, el Tablero y el panel Lista del calendario muestran la misma tarjeta:

  • la barra de color a la izquierda y el color de la fecha límite indican el estado: rojo (vencida), azul (hoy), verde (en plazo), gris (sin fecha límite o cerrada);
  • el círculo de color con el número de días hasta la fecha límite (o después de ella, con signo negativo) junto al borde derecho de la tarjeta - rojo, azul, verde o gris, según el estado de la fecha límite. Verás la fecha exacta pasando el cursor sobre él. Las tareas sin fecha límite no tienen círculo. En el Tablero y en el panel Lista del calendario, la fecha límite se describe en su lugar con palabras (32 días de retraso, hoy 14:30, en 4 días), y en el calendario, solo con la hora;
  • anillo de estado junto al título: vacío (sin estado), medio relleno (en curso), con una marca de verificación (hecho), con una cruz (cancelado);
  • el punto naranja antes del anillo indica prioridad alta;
  • las no leídas se reconocen por el título blanco y en negrita y el contador de mensajes nuevos junto al borde derecho de la tarjeta (por encima de 99 muestra 99+);
  • el ⋮ junto al borde derecho abre el menú de la tarjeta - en el móvil y la tablet el icono es visible desde el principio, en el ordenador aparece al pasar el cursor sobre la tarjeta.

Menú bajo el icono ⋮

El mismo menú está disponible en la lista de tareas, en el Tablero y en el panel Lista del calendario:

  • Abrir - muestra el hilo en la columna derecha (lo mismo que hacer clic en la tarjeta),
  • Editar - abre el formulario de la tarea o del chat,
  • Marcar como no leído / leído,
  • Añadir a favoritos / Quitar de favoritos,
  • Copiar enlace a la tarea / al chat - copia la dirección que, al abrirse, lleva directamente a ese hilo (un colaborador sin acceso verá el mensaje «Sin acceso», no el contenido),
  • Estado (solo tareas): Nueva, En curso, Hecho, Cancelada - el estado actual está resaltado y no se puede pulsar. El cambio se aplica de inmediato, sin entrar en la tarea,
  • Archivar / Restaurar del archivo,
  • Papelera - pide confirmación antes de eliminar nada.

Las opciones dependen de tus permisos: sin permiso de edición no verás «Editar», sin permiso de eliminación, «Papelera», y sin permiso para cambiar el estado, toda la sección Estado. El menú se cierra haciendo clic fuera, con la tecla Esc, desplazando la lista o volviendo a hacer clic en ⋮. La actualización de la lista en segundo plano no cierra el menú abierto.

En el hilo abierto, bajo cada mensaje (y bajo la descripción de la tarea) hay un botón «[...]» - abre el mismo menú con las opciones Editar y Eliminar, siempre que tengas permiso para ellas.

Los chats muestran bajo el nombre solo el espacio de trabajo - siempre igual: en la lista principal, en el Tablero y en la lista del Calendario. La tarjeta no muestra la vista previa del último mensaje; el contenido se ve al abrir el hilo.

Cuatro fichas encima de la lista - En plazo / Hoy / Vencidas / Chat - son a la vez contadores y filtros. Al hacer clic, la ficha se ilumina de color y filtra la lista; al volver a hacer clic se quita el filtro.

Mensajes y comentarios en la tarea

El hilo de mensajes en una tarea funciona igual que en un chat (descripción completa en el capítulo Chats). Lo más importante:

  • Enter envía el mensaje, Shift + Enter crea una nueva línea (Ctrl/Cmd + Enter también envía).
  • Fusión de entradas (como en Slack): varios mensajes escritos uno tras otro (en un plazo de 5 minutos, sin mensajes de otras personas entre medias) se añaden al anterior como una sola entrada. Los archivos adjuntos y las preguntas al Asistente de IA siempre crean una entrada aparte.
  • Línea «Nuevo» sobre el mensaje no leído más antiguo al entrar en el hilo - desaparece suavemente al cabo de unos segundos.
  • Un envío fallido no se come el texto: el contenido vuelve al campo (o queda como borrador del hilo), y el mensaje indica qué ha fallado. El mensaje sin terminar permanece en su hilo incluso después de ir a otro sitio y de recargar la página.
  • Enlaces con clic - la dirección escrita en el contenido, tras enviarse, está activa (se abre en una nueva pestaña).

En el panel derecho de la tarea hay una sección de mensajes. Puedes:

  • Añadir comentarios de texto
  • Añadir archivos adjuntos (archivos, fotos) - con el icono del clip (📎) en la barra superior del editor, arrastrando archivos y soltándolos en cualquier lugar de la ventana (Drag & Drop) o pegando desde el portapapeles con Ctrl/Cmd+V (una captura de pantalla pegada en el editor pasa al contenido; un archivo/imagen pegado fuera del editor se convierte en archivo adjunto)
  • Marcar un mensaje con una estrella
  • Añadir una reacción a un mensaje: Hecho (✓), En curso, Mirando, Ok (👍) - información rápida sin escribir un comentario
  • Insertar una mención - escribe @ en el contenido (al principio o después de un espacio), y encima del editor aparecerá una lista de personas (como en Slack); escribir filtra la lista, elegir con ↑/↓ + Enter o con clic, Esc cierra. La misma lista está también bajo el icono @ en la barra superior del editor (junto al formato)
  • Preguntar en privado a la IA sobre el hilo u ordenar los mensajes - con los botones «Asistente de IA» y «Organizar» junto al campo de respuesta (detalles en el capítulo «Asistente de IA»)

Archivos en el hilo

En la barra superior del panel derecho hay un icono de clip (📎) «Archivos». Al hacer clic se abre la ventana «[Nombre de la tarea] / Archivos» con la lista de todos los archivos adjuntos de esa tarea (también los de mensajes anteriores, aún no cargados en pantalla). En cada archivo se ve el tipo, el tamaño, quién lo añadió y cuándo; al hacer clic se abre la vista previa, y la flecha descarga el archivo.

Filtrado de tareas

En la parte superior de la columna central están disponibles los filtros:

  • Estado - muestra solo las tareas con el estado elegido
  • Prioridad - muestra solo las tareas con la prioridad elegida
  • Fecha límite - hoy, vencidas, en plazo
  • Favoritos - muestra solo las marcadas con estrella
  • Tipo - solo tareas / solo chats / todo

Los filtros, el orden y la búsqueda se abren como un menú con opciones etiquetadas e iconos. La opción activada se reconoce por el tic azul junto al borde derecho y el fondo resaltado - toda la fila es pulsable. Junto a «Restablecer» se ve cuántos filtros están activos. Los filtros están agrupados (Estado · Actividad · Fecha límite · Tipo y prioridad), y el orden se divide en Agrupación y Secuencia. Los menús del hilo a la derecha tienen el mismo aspecto: filtros de mensajes, búsqueda, cambio de estado y lista de participantes.

La lista también se puede filtrar desde el Asistente de IA - con una orden normal, por ejemplo «muestra solo las tareas vencidas» (ver «Asistente de IA»).

Orden: alfabético, por fecha, por fecha límite, favoritos primero.

Archivado de una tarea

En el menú de la tarea (tres puntos ⋯) está disponible la opción de archivado. Las tareas archivadas desaparecen de la lista principal.

Lista de tareas en la descripción de la tarea

En el campo Descripción (ventana «Añadir tarea» / «Editar tarea») encontrarás el botón Lista de tareas - igual que en el editor de mensajes. La lista se guarda junto con la descripción y se ve en la tarjeta de la tarea, en la parte superior del hilo, donde es pulsable como cualquier lista de comprobación en un mensaje: marcas directamente en la tarjeta, bajo la lista crece una barra de progreso («2 de 3 hechos»), y el estado es compartido por todos los participantes de la tarea - no hace falta abrir la edición ni tener permiso para editar la tarea. Junto a cada elemento marcado aparece un mini avatar de la persona que lo marcó (pasa el cursor o toca - el globo mostrará el nombre, los apellidos y la fecha), así que se ve quién ha marcado qué y a quién preguntar por el progreso. El contenido de la descripción no cambia con esto, así que editar la tarea no marca ni desmarca nada.