Tehtävän luominen

  1. Valitse työtila vasemmasta sarakkeesta.
  2. Klikkaa keskisarakkeen ”+ Lisää tehtävä”-painiketta (tai ”+”-painiketta valikosta).
  3. Täytä lomake:
    • Aihe - lyhyt tehtävän nimi (pakollinen)
    • Kuvaus - yksityiskohtainen kuvaus (tekstieditori). Työkalupalkissa on Kaunista teksti -kuvake (✨ taikasauva), joka muokkaa tekstiä AI:n avulla - lisätietoja kohdassa ”AI-avustaja”. Kuvake </> Koodi lisää koodilohkon - kirjoitushetkellä sillä on vaaleanharmaa tausta ja tumma teksti, ja lähetyksen jälkeen koodi on syntaksiväritetty ja siinä on kopiointipainike (jokaisessa lohkossa erikseen). Kuvake Piirrä avaa ikkunan, jossa voit piirtää kuvan käsin (valinnaisesti ladatun taustan päälle) ja lisätä sen sisältöön. Piirros tallentuu myös Tiedostoihin kyseisen tehtävän kansioon.
    • Prioriteetti - normaali tai korkea
    • Määräaika - valinnainen deadline-päivä/kellonaika
    • Vastuuhenkilöt - valitse tehtävästä vastaavat henkilöt
  4. Napsauta ”Tallenna”.

Voit myös pyytää AI-avustajaa: ”Lisää tehtävä nimeltä X, määräaika Y” - se avaa lomakkeen, jonka kentät on jo osittain täytetty.

Tehtävien tilat

  • Ei tilaa (harmaa kuvake) - uusi, aloittamaton tehtävä
  • Käynnissä (sininen) - tehtävä on työn alla
  • Valmis (vihreä) - tehtävä on saatu päätökseen
  • Peruttu (punainen) - tehtävä on peruttu

Tilan vaihtaminen: klikkaa tehtävän tilakuvaketta listalla TAI avaa tehtävä ja klikkaa oikean paneelin tilanvaihtopainiketta. Voit myös sanoa AI-avustajalle: ”Vaihda tehtävän X tila valmiiksi”.

Prioriteetit

  • Normaali - oletus
  • Korkea - korostettu värillä (punainen merkki)

Tehtävän muokkaaminen

Avaa tehtävä oikeassa paneelissa, klikkaa kynäkuvaketta tai ”Muokkaa”-painiketta. Voit muuttaa: aihetta, kuvausta, prioriteettia, määräaikaa, vastuuhenkilöitä.

Kun tehtävän sisältöä (aihetta tai kuvausta) muutetaan, tekijän nimen viereen ilmestyy merkintä (muokattu) - samoin kuin muokatuissa viesteissä. Pelkkä tilan, prioriteetin, määräajan tai vastuuhenkilöiden muuttaminen ei merkitse tehtävää muokatuksi.

Voit myös sanoa avustajalle: ”Muokkaa tehtävää X” - se avaa muokkauslomakkeen.

Määräaika (deadline)

Myöhässä oleva tehtävä merkitään listalla punaisella. Myös AI-avustaja ilmoittaa myöhässä olevista tehtävistä.

Avatussa tehtävässä määräaika näkyy otsikon alla olevassa metapalkissa: tehtävän tila, määräaika sanoin ilmaistuna (esim. 2 päivän kuluttua) yhdessä päivämäärän kanssa, sekä prioriteetti - määräajan väri kertoo sen tilasta.

Näin määräajan tila lasketaan (samalla tavalla tehtävälistalla, kalenterissa, taululla ja avatun tehtävän metapalkissa):

  • punainen - myöhässä: määräajan päivä ja kellonaika ovat menneet;
  • sininen - tänään: määräaika on tänään eikä ole vielä mennyt;
  • vihreä - ajallaan: määräaika on tulevina päivinä.

Jos et antanut määräajalle kellonaikaa, tehtävä on ”tänään”-tilassa koko päivän - punaiseksi se muuttuu vasta seuraavana päivänä. Suodattimet Myöhässä / Tänään / Ajallaan toimivat täsmälleen samojen sääntöjen mukaan (valmiiksi merkittyjä ja peruttuja tehtäviä ei lasketa myöhässä oleviksi - niiden merkki on harmaa, vaikka määräaika olisi kauan sitten mennyt).

Tehtävän viestiketju (oikea sarake)

Avattu tehtävä näyttää yläosassa tehtäväkortin (tekijä, otsikko, metapalkki, kuvaus, liitteet) ja sen alla keskustelun. Viestit näyttävät samalta kuin nykyaikaisissa viestisovelluksissa:

  • pyöreä avatar + nimi + kellonaika (koko päivämäärä kursorin viedessä päälle); saman henkilön viimeisen 15 minuutin aikana kirjoittamat viestit ryhmittyvät yhden otsikon alle, ja päivät erottaa toisistaan erotin ”Tänään” / ”Eilen” / päivämäärä;
  • toiminnot nimen vieressä (näkyvät kursorin viedessä päälle): reaktion lisääminen +, sisällön kopiointi, suosikiksi merkitseminen ja ⋮-valikko (mm. Lainaa vastauksessa, linkin kopiointi, omien viestien muokkaus ja poisto);
  • reaktiot näkyvät viestin alla lukumäärällisinä merkkeinä; kursorin vieminen päälle näyttää, kuka reagoi - lisätietoja luvussa ”Keskustelut”;
  • liitteet: tiedostot listana tyyppikuvakkeella ja koolla, kuvat ruudukkona (yli kolmen kohdalla - ”+N”-peite avaa esikatselun). Tiedoston klikkaaminen avaa sen esikatselun Tiedostot-ikkunassa (PDF, video, kuva, teksti - ja formaateille ilman esikatselua kortin tiedoilla). Lataus piilee nuolikuvakkeen takana rivin oikealla puolella. ”Takaisin”-painike esikatselussa palaa kyseisen tehtävän tai keskustelun kansioon;
  • järjestelmäviestit ovat keskitettyjä pillereitä, joissa on kellonaika. Viestiketju tallentaa näin: tilan muutoksen, henkilöiden lisäämisen ja poistamisen sekä tehtävän parametrien muutoksen - määräajan (edellinen arvo mukana), prioriteetin ja nimen. Näin keskustelusta näkee, kuka ja milloin siirsi määräaikaa. Pelkän kuvauksen muutos ei luo merkintää - uusi sisältö näkyy jo tehtäväkortissa, ja nimen viereen ilmestyy ”(muokattu)”.

Näin luet tehtävälistaa

Tehtävälista, Taulu ja kalenterin Lista-paneeli näyttävät saman kortin:

  • värillinen palkki vasemmalla ja määräajan väri kertovat tilasta: punainen (myöhässä), sininen (tänään), vihreä (ajallaan), harmaa (ei määräaikaa tai suljettu);
  • värillinen ympyrä, jossa lukema päivistä määräaikaan (tai sen jälkeen, miinusmerkillä) kortin oikeassa reunassa - punainen, sininen, vihreä tai harmaa, määräajan tilan mukaan. Tarkan päivämäärän näet viemällä kursorin sen päälle. Tehtävillä ilman määräaikaa ympyrää ei ole. Taululla ja kalenterin Lista-paneelissa määräaika kuvataan sen sijaan sanoin (32 päivää myöhässä, tänään 14:30, 4 päivän kuluttua), ja kalenterissa - pelkällä kellonajalla;
  • tilarengas otsikon vieressä: tyhjä (ei tilaa), puolillaan täytetty (käynnissä), rasti (valmis), risti (peruttu);
  • oranssi piste ennen rengasta tarkoittaa korkeaa prioriteettia;
  • lukemattoman tunnistaa valkoisesta, lihavoidusta otsikosta ja uusien viestien laskurista kortin oikeassa reunassa (yli 99:n kohdalla näkyy 99+);
  • ⋮ oikeassa reunassa avaa kohdevalikon - puhelimella ja tabletilla kuvake näkyy heti, tietokoneella se ilmestyy kortin päälle vietäessä.

⋮-kuvakkeen valikko

Sama valikko on tehtävälistalla, Taululla ja kalenterin Lista-paneelissa:

  • Avaa - näyttää viestiketjun oikeassa sarakkeessa (sama kuin kortin klikkaaminen),
  • Muokkaa - avaa tehtävän tai keskustelun lomakkeen,
  • Merkitse luetuksi / lukemattomaksi,
  • Lisää suosikkeihin / Poista suosikeista,
  • Kopioi linkki tehtävään / keskusteluun - kopioi osoitteen, joka avattaessa vie suoraan tähän viestiketjuun (yhteistyökumppani ilman pääsyä näkee viestin ”Ei käyttöoikeutta”, ei sisältöä),
  • Tila (vain tehtävät): Uusi, Käynnissä, Valmis, Peruttu - nykyinen tila on korostettu eikä klikattavissa. Muutos astuu voimaan heti, ilman tehtävään siirtymistä,
  • Arkistoi / Palauta arkistosta,
  • Roskakori - kysyy vahvistusta ennen kuin poistaa mitään.

Kohdat riippuvat oikeuksistasi: ilman muokkausoikeutta et näe kohtaa ”Muokkaa”, ilman poisto-oikeutta - ”Roskakoria”, ja ilman oikeutta muuttaa tilaa - koko Tila-osiota. Valikon suljet klikkaamalla vierestä, Esc-näppäimellä, listaa vierittämällä tai klikkaamalla ⋮ uudelleen. Listan päivittyminen taustalla ei sulje avointa valikkoa.

Avatussa viestiketjussa jokaisen viestin alla (ja tehtävän kuvauksen alla) on painike ”[...]” - se avaa saman valikon kohdilla Muokkaa ja Poista, mikäli sinulla on niihin oikeus.

Keskustelut näyttävät nimen alla pelkän työtilan - kaikkialla samalla tavalla: päälistalla, Taululla ja Kalenterin listalla. Kortti ei näytä viimeisen viestin esikatselua; sisältö näkyy vasta viestiketjun avaamisen jälkeen.

Neljä laattaa listan yläpuolella - Ajallaan / Tänään / Myöhässä / Keskustelu - toimivat samalla sekä laskureina että suodattimina. Klikkaus sytyttää laatan värillä ja rajaa listaa, uusi klikkaus poistaa suodattimen.

Viestit ja kommentit tehtävässä

Tehtävän viestiketju toimii samoin kuin keskustelussa (täydellinen kuvaus luvussa Keskustelut). Tärkeimmät kohdat:

  • Enter lähettää viestin, Shift + Enter tekee uuden rivin (myös Ctrl/Cmd + Enter lähettää).
  • Viestien yhdistäminen (kuten Slackissa): useat peräkkäin kirjoitetut viestit (5 minuutin sisällä, ilman muiden henkilöiden viestejä välissä) liittyvät edelliseen yhdeksi merkinnäksi. Liitteet ja AI-avustajalle esitetyt kysymykset luovat aina oman merkintänsä.
  • ”Uudet”-viiva vanhimman lukemattoman viestin yläpuolella viestiketjuun saavuttaessa - katoaa pehmeästi muutaman sekunnin kuluttua.
  • Epäonnistunut lähetys ei syö tekstiä: sisältö palautuu kenttään (tai jää odottamaan viestiketjun luonnoksena), ja viesti kertoo, mikä meni pieleen. Keskeneräinen viesti pysyy omassa viestiketjussaan myös siirryttäessä muualle ja sivun uudelleenlatauksen jälkeen.
  • Klikattavat linkit - sisältöön kirjoitettu osoite on lähetyksen jälkeen aktiivinen (avautuu uuteen välilehteen).

Tehtävän oikeassa paneelissa on viestiosio. Voit:

  • Lisätä tekstikommentteja
  • Lisätä liitteitä (tiedostoja, kuvia) - editorin yläpalkin paperiliittimen (📎) kuvakkeesta, vetämällä tiedostoja ja pudottamalla ne mihin tahansa kohtaan ikkunaa (Drag & Drop) tai liittämällä leikepöydältä Ctrl/Cmd+V (editoriin liitetty kuvakaappaus tallentuu sisältöön, editorin ulkopuolelle liitetty tiedosto/kuva muuttuu liitteeksi)
  • Merkitä viestin tähdellä
  • Lisätä viestiin reaktion: Valmis (✓), Työn alla, Katson, Ok (👍) - nopea palaute ilman kommentin kirjoittamista
  • Lisätä maininta - kirjoita sisältöön @ (alussa tai välilyönnin jälkeen), niin editorin yläpuolelle ilmestyy henkilölista (kuten Slackissa); kirjoittaminen rajaa listaa, valinta ↑/↓ + Enter tai klikkaamalla, Esc sulkee. Sama lista löytyy myös @-kuvakkeesta editorin yläpalkista (muotoilun vieressä)
  • Kysyä AI:lta yksityisesti viestiketjusta tai järjestää viestit - painikkeilla ”AI-avustaja” ja ”Jäsennä” vastauskentän vieressä (lisätietoja luvussa ”AI-avustaja”)

Tiedostot viestiketjussa

Oikean paneelin yläpalkissa on paperiliittimen (📎) ”Tiedostot” -kuvake. Klikkaus avaa ikkunan ”[Tehtävän nimi] / Tiedostot”, jossa on lista kaikista tämän tehtävän liitteistä (myös vanhemmista viesteistä, joita ei vielä ole ladattu näytölle). Jokaisen tiedoston kohdalla näkyy tyyppi, koko, lisääjä ja ajankohta; klikkaus avaa esikatselun, ja nuoli lataa tiedoston.

Tehtävien suodattaminen

Keskisarakkeen yläosassa on käytettävissä suodattimia:

  • Tila - näytä vain valitun tilan tehtävät
  • Prioriteetti - näytä vain valitun prioriteetin tehtävät
  • Määräaika - tänään, myöhässä, ajallaan
  • Suosikit - näytä vain tähdellä merkityt
  • Tyyppi - vain tehtävät / vain keskustelut / kaikki

Suodattimet, järjestäminen ja haku avautuvat valikkona, jossa on nimetyt kohdat ja kuvakkeet. Käytössä olevan kohdan tunnistaa sinisestä rastista oikeassa reunassa ja korostetusta taustasta - koko rivi on klikattavissa. ”Nollaa”-kohdan vierestä näkyy, kuinka monta suodatinta on tällä hetkellä käytössä. Suodattimet on ryhmitelty (Tila · Aktiivisuus · Määräaika · Tyyppi ja prioriteetti), ja järjestäminen on jaettu Ryhmittelyyn ja Järjestykseen. Samannäköisiä ovat myös viestiketjun oikean puolen valikot: viestien suodattimet, haku, tilan vaihto ja osallistujalista.

Listaa voi suodattaa myös AI-avustajan kautta - tavallisella komennolla, esim. ”näytä vain myöhässä olevat tehtävät” (ks. ”AI-avustaja”).

Järjestäminen: aakkosjärjestyksessä, päivämäärän mukaan, määräajan mukaan, suosikit ensin.

Tehtävän arkistointi

Tehtävän valikossa (kolme pistettä ⋯) on saatavilla arkistointivaihtoehto. Arkistoidut tehtävät katoavat päälistalta.

Tehtävälista tehtävän kuvauksessa

Kuvaus-kentästä (ikkuna ”Lisää tehtävä” / ”Muokkaa tehtävää”) löydät painikkeen Tehtävälista - samanlaisen kuin viestieditorissa. Lista tallentuu kuvauksen mukana ja näkyy tehtäväkortissa viestiketjun yläosassa, jossa se on klikattavissa kuten mikä tahansa tarkistuslista viestissä: rastitat suoraan kortissa, listan alle ilmestyy edistymispalkki (”2/3 valmiina”), ja tila on yhteinen kaikille tehtävän osallistujille - muokkausta ei tarvitse avata eikä tehtävän muokkausoikeutta tarvita. Jokaisen rastitetun kohdan vieressä on pieni avatar henkilöstä, joka sen merkitsi (vie kursori päälle tai kosketa - vihje näyttää etu- ja sukunimen sekä päivämäärän), joten näkee, kuka mitäkin rastitti ja keneltä kysyä edistymisestä. Kuvauksen sisältö ei tällöin muutu, joten tehtävän muokkaaminen ei rastita eikä peru mitään.