Uppgifter

Skapa en uppgift

1. Välj en arbetsyta i vänsterkolumnen.
2. Klicka på knappen ”+ Lägg till uppgift” i mittkolumnen (eller på knappen ”+” i menyn).
3. Fyll i formuläret:
   • Ämne - kort namn på uppgiften (obligatoriskt)
   • Beskrivning - detaljerad beskrivning (textredigerare). I verktygsfältet finns ikonen Förbättra text (✨ trollstav), som redigerar texten med AI - mer om detta i ”AI-assistent”. Ikonen </> Kod infogar ett kodblock - medan du skriver har det ljusgrå bakgrund och mörk text, och efter att det skickats får koden syntaxfärgning och en knapp för kopiering (varje block för sig). Ikonen Rita öppnar ett fönster där du kan skissa en bild för hand (eventuellt på en uppladdad bakgrund) och infoga den i innehållet. Teckningen hamnar också bland Filer i uppgiftens mapp.
   • Prioritet - normal eller hög
   • Förfallodatum - valfritt datum/klockslag för deadline
   • Tilldelade - välj personer som ansvarar för uppgiften. Vid varje person finns tre brytare: Administratör (redigerar och tar bort uppgiften), Statusändring och Observatör - en observatör ser uppgiften och tråden, men ändrar inte status, får endast aviseringar om omnämnanden (@), och dennes observerade uppgifter räknas inte till ”Försenade / Idag” (detaljer: ”Uppgiftsobservatör”)
4. Klicka på ”Spara”.

Du kan också be AI-assistenten: ”Lägg till en uppgift som heter X med deadline Y” - då öppnas ett formulär med förifyllda fält.

Uppgiftsstatusar

• Ingen status (grå ikon) - ny uppgift, inte påbörjad
• Pågående (blå) - uppgift under arbete
• Klar (grön) - avslutad uppgift
• Avbruten (röd) - inställd uppgift

Ändra status: klicka på statusikonen vid uppgiften i listan ELLER öppna uppgiften och klicka på knappen för statusändring i den högra panelen. Du kan också säga till AI-assistenten: ”Ändra status för uppgift X till klar”. Status kan ändras av skaparen, administratörer (för uppgiften, arbetsytan och applikationen) samt personer med brytaren ”Statusändring” aktiverad - en observatör kan inte göra det.

Prioriteter

• Normal - standard
• Hög - markerad med färg (röd markör)

Redigera en uppgift

Öppna uppgiften i den högra panelen och klicka på pennikonen eller knappen ”Redigera”. Du kan ändra ämne, beskrivning, prioritet, förfallodatum och tilldelade personer.

När innehållet i uppgiften (ämne eller beskrivning) ändras visas markeringen (redigerad) bredvid författarens namn - precis som vid redigerade meddelanden. Enbart en ändring av status, prioritet, förfallodatum eller tilldelade personer markerar inte uppgiften som redigerad.

Du kan också säga till assistenten: ”Redigera uppgift X” - då öppnas redigeringsformuläret.

Förfallodatum (deadline)

En försenad uppgift markeras med rött i listan. AI-assistenten meddelar också om försenade uppgifter.

I en öppnad uppgift visas förfallodatumet i metaraden under titeln: uppgiftens status, förfallodatum i ord (t.ex. om 2 dagar) tillsammans med datumet samt prioritet - färgen på förfallodatumet visar dess tillstånd.

Så beräknas förfallodatumets tillstånd (på samma sätt i uppgiftslistan, kalendern, tavlan och metaraden för en öppnad uppgift):

• röd - försenad: datumet och tiden för förfallodatumet har passerat;
• blå - idag: förfallodatumet är idag och har ännu inte passerat;
• grön - i tid: förfallodatumet ligger under kommande dagar.

Om du inte har angett någon tid för förfallodatumet räknas uppgiften som ”förfaller i dag” hela dagen - den blir röd först nästa dag. Filtren Försenade / Förfaller i dag / I tid fungerar enligt exakt samma regler (avslutade och avbrutna uppgifter räknas inte som försenade - deras märkning är grå även om förfallodatumet passerade för länge sedan).

Uppgiftsobservatör

En observatör ser uppgiften och hela tråden, kan skriva meddelanden och får omnämnanden, men uppgiften är inte dennes arbete. Praktiskt när någon bara ska ”vara med i loopen” - t.ex. en chef som vill följa framstegen utan aviseringar om varje meddelande.

Så lägger du till en observatör: i uppgiftsformuläret väljer du ”Valda personer”, markerar en person och aktiverar brytaren ”Observatör” vid den. Brytarna ”Administratör” och ”Statusändring” släcks och blir gråa - en observatör kan inte ha dem. Inaktiverar du ”Observatör” går de att redigera igen. Skaparen av uppgiften eller arbetsytans administratör kan inte bli observatör (de har fulla rättigheter i kraft av sin roll - deras brytare är låst). I läget ”Alla personer i arbetsytan” går det inte att ställa in observatörer - det går bara i ”Valda personer”. Du kan ändra rollen när som helst i redigeringen av uppgiften.

Vad en observatör kan göra:

• läsa uppgiften och tråden, skriva meddelanden, reagera, se bilagor;
• ändrar inte status och redigerar inte uppgiften (varken från listan, tråden, Tavlan eller via AI-assistenten);
• får aviseringar (e-post, push, Aviseringscenter) endast om omnämnanden (@) - inte om nya meddelanden, statusändringar eller tilldelning. Räknaren för olästa meddelanden vid uppgiften fungerar som vanligt;
• uppgifter du observerar räknas inte till rutorna och filtren Försenade / Idag / I tid, till den dagliga uppgiftssammanfattningen på morgonen eller till förhandsaviseringar om förfallodatum i Aviseringscentret. AI-assistenten känner till dem som ”observerade”, inte ”att göra”.

Var du ser det:

• i listan, på Tavlan och i kalenderns panel Lista har en uppgift du observerar en ögonikon vid titeln (tooltip ”Du observerar”);
• i listen för en öppen uppgift visar avatarerna personerna som arbetar med uppgiften - utan observatörer. Efter klick på avatarerna har listan en sektion ”I denna tråd”, under den en hopfälld, gråmarkerad sektion ”Observerar · N” (fäll ut den genom klick eller med Enter/mellanslag), och längst ner ”Har också tillgång”;
• i menyn ”Visa endast” är posten ”Observerade uppgifter” markerad som standard - då visas uppgifter du observerar i listan tillsammans med övriga. Avmarkera den för att dölja dem (resten av listan, chattar och e-post förblir oförändrade; menyn räknar det då som ett aktivt filter). ”Återställ” (och på listan även ”Alla”) återställer markeringen. Tavlan och kalenderns Listapanel har samma post med en egen, oberoende inställning.

Uppgiftstråd (höger kolumn)

En öppnad uppgift visar högst upp uppgiftskortet (författare, titel, metarad, beskrivning, bilagor) och under det konversationen. Meddelandena ser ut som i moderna meddelandeappar:

• en avatar i en cirkel + efternamn + tid (fullständigt datum visas när du håller muspekaren över); inlägg från samma person under de senaste 15 minuterna grupperas under en rubrik, och dagar skiljs åt med avdelare: ”I dag” / ”I går” / datum;
• åtgärder vid namnet (visas vid hovring): lägga till en reaktion +, kopiera innehåll, favorit och menyn ⋮ (bland annat Citera i svar, kopiera länk, redigera och radera egna meddelanden);
• reaktioner visas som chip med antal under meddelandet; håll muspekaren över för att se vem som reagerat - mer information finns i kapitlet ”Chattar”;
• bilagor: filer visas som en lista med filtyp och storlek, bilder i ett rutnät (om det finns fler än tre visas en överlagring med ”+N” som öppnar förhandsvisningen). Klicka på en fil för att öppna förhandsvisningen i Filfönstret (PDF, video, bild, text - och för format som inte kan förhandsvisas visas ett informationskort); nedladdning finns bakom pilikonen till höger på raden. Knappen ”Tillbaka” i förhandsvisningen tar dig tillbaka till uppgiftens eller chattens mapp;
• systemmeddelanden visas som centrerade bubblor med tid. Tråden loggar på det här sättet ändringar av status, tillägg och borttagning av personer samt ändringar av uppgiftens parametrar - förfallodatum (med det föregående värdet), prioritet och namn. Då syns det i konversationen vem som ändrade förfallodatumet och när. En ändring av enbart beskrivningen skapar inget inlägg - den nya texten syns ju på uppgiftskortet och ”(redigerad)” visas bredvid namnet.

Så läser du uppgiftslistan

Uppgiftslistan, Tavlan och panelen Lista i kalendern visar samma kort:

• den färgade linjen till vänster och färgen på förfallodatumet visar tillståndet: röd (försenad), blå (idag), grön (i tid), grå (utan förfallodatum eller avslutad);
• färgad cirkel med antal dagar till förfallodatumet (eller efter det, med minustecken) vid kortets högra kant - röd, blå, grön eller grå, beroende på förfallodatumets status. Exakt datum ser du genom att hålla muspekaren över cirkeln. Uppgifter utan förfallodatum har ingen cirkel. På Tavlan och i panelen Lista i kalendern beskrivs förfallodatumet istället med ord (32 dagar försenad, idag 14:30, om 4 dagar), och i kalendern - enbart med klockslaget;
• statusringen vid titeln: tom (ingen status), halvfylld (pågår), med bock (klar), med kryss (avbruten);
• en orange prick före ringen betyder hög prioritet;
• olästa känner du igen på den vita, fetstilta titeln och räknaren för nya meddelanden vid kortets högerkant (över 99 visas 99+);
• ⋮ vid högra kanten öppnar objektets meny - på mobil och surfplatta syns ikonen direkt, på dator visas den när du håller muspekaren över kortet.

Menyn under ikonen ⋮

Samma meny finns i uppgiftslistan, på Tavlan och i kalenderns panel Lista:

• Öppna - visar tråden i högerspalten (samma som att klicka på kortet),
• Redigera - öppnar formuläret för uppgift eller chatt,
• Markera som oläst/läst,
• Lägg till som favorit/Ta bort som favorit,
• Kopiera länk till uppgift/chatt - kopierar en adress som vid öppning leder direkt till tråden (en medarbetare utan åtkomst ser meddelandet ”Ingen åtkomst”, inte innehållet),
• Status (endast uppgifter): Ny, Pågående, Klar, Avbruten - aktuell status är markerad och går inte att klicka på. Ändringen gäller direkt, utan att du behöver öppna uppgiften,
• Arkivera/Återställ från arkivet,
• Papperskorg - frågar om bekräftelse innan något tas bort.

Vilka alternativ som visas beror på dina behörigheter: utan redigeringsrätt ser du inte ”Redigera”, utan borttagningsrätt - ”Papperskorg”, och utan rätt att ändra status - hela statusavsnittet. Du stänger menyn genom att klicka bredvid, trycka på Esc, bläddra i listan eller klicka på ⋮ igen. Bakgrundsuppdatering av listan stänger inte en öppen meny.

I en öppnad tråd finns under varje meddelande (och under uppgiftens beskrivning) en knapp ”[...]” - den öppnar samma meny med alternativen Redigera och Ta bort, förutsatt att du har rätt till dem.

Chattar visar under namnet enbart arbetsytan - likadant överallt: i huvudlistan, på Tavlan och i listan i Kalendern. Kortet visar ingen förhandsvisning av senaste meddelandet; innehållet syns först när tråden öppnas.

Fyra plattor ovanför listan - I tid / Idag / Försenade / Chatt - fungerar både som räknare och filter. Ett klick markerar plattan med färg och begränsar listan, ett nytt klick tar bort filtret.

Meddelanden och kommentarer i en uppgift

Meddelandetråden i en uppgift fungerar precis som i en chatt (fullständig beskrivning i kapitlet Chattar). Det viktigaste:

• Enter skickar meddelandet, Shift + Enter gör en ny rad (Ctrl/Cmd + Enter skickar också).
• Sammanslagning av inlägg (som i Slack): flera meddelanden skrivna efter varandra (inom 5 minuter, utan meddelanden från andra personer emellan) läggs till det föregående som ett enda inlägg. Bilagor och frågor till AI-assistenten skapar alltid ett separat inlägg.
• Raden ”Nytt” ovanför det äldsta olästa meddelandet när man öppnar en tråd - den tonas bort mjukt efter några sekunder.
• En misslyckad sändning äter inte upp texten: innehållet återgår till fältet (eller sparas som ett utkast för tråden), och ett meddelande visar vad som gick fel. Ett ofärdigt meddelande stannar kvar vid sin tråd även efter att du gått vidare någon annanstans och laddat om sidan.
• Klickbara länkar - en adress skriven i texten blir aktiv efter att meddelandet skickats (öppnas i en ny flik).

I uppgiftens högra panel finns ett avsnitt för meddelanden. Du kan:

• Lägga till textkommentarer
• Lägga till bilagor (filer, bilder) - med gem-ikonen (📎) i redigerarens övre fält, genom att dra filer och släppa dem var som helst i fönstret (Drag & Drop) eller klistra in från urklipp med Ctrl/Cmd+V (en skärmdump inklistrad i redigeraren hamnar i innehållet, en fil/bild inklistrad utanför redigeraren blir en bilaga)
• Markera ett meddelande med stjärna
• Lägga till en reaktion på ett meddelande: Klart (✓), Arbete pågår, Tittar på det, Ok (👍) - snabb återkoppling utan att skriva en kommentar
• Infoga en omnämnande - skriv @ i texten (i början eller efter ett mellanslag), så visas en lista med personer ovanför redigeraren (som i Slack); när du skriver begränsas listan, val görs med ↑/↓ + Enter eller med klick, Esc stänger. Samma lista finns också under ikonen @ i redigerarens övre fält (bredvid formateringen)
• Fråga AI privat om en tråd eller strukturera meddelanden - med knapparna ”AI-assistent” och ”Strukturera” vid svarsfältet (mer information finns i kapitlet ”AI-assistent”)

Filer i tråden

I den högra panelens övre fält finns en ikon med gem (📎) ”Filer”. När du klickar på den öppnas fönstret ”[Uppgiftens namn] / Filer” med en lista över alla bilagor i uppgiften (även sådana från äldre meddelanden som ännu inte har laddats in på skärmen). För varje fil visas filtyp, storlek, vem som lade till den och när; klicka för att öppna förhandsvisningen eller på pilen för att ladda ner filen.

Filtrera uppgifter

Högst upp i mittkolumnen finns filter tillgängliga:

• Status - visa endast uppgifter med vald status
• Prioritet - visa endast uppgifter med vald prioritet
• Förfallodatum - idag, försenade, i tid
• Favoriter - visa endast de markerade med stjärna
• Observerade uppgifter - markerad som standard; avmarkera för att dölja uppgifter där du är observatör (gäller inte chattar och e-post; se ”Uppgiftsobservatör”)
• Typ - endast uppgifter / endast chattar / allt

Filtren och rutorna Försenade / Idag / I tid hoppar över uppgifter som du bara observerar.

Filter, sortering och sökning öppnas som menyer med namngivna alternativ och ikoner. Ett aktiverat alternativ känner du igen på den blå bocken vid högra kanten och den markerade bakgrunden - hela raden går att klicka på. Vid ”Återställ” ser du hur många filter som är aktiva just nu. Filtren är grupperade (Status · Aktivitet · Förfallodatum · Typ och prioritet), och sorteringen är uppdelad i Gruppering och Ordning. Menyerna i tråden till höger ser likadana ut: meddelandefilter, sökning, statusändring och deltagarlista.

Du kan också filtrera listan via AI-assistenten med en vanlig instruktion, till exempel ”visa bara försenade uppgifter” (se ”AI-assistent”).

Sortering: alfabetiskt, efter datum, efter förfallodatum, favoriter först.

Arkivera en uppgift

I uppgiftens meny (tre prickar ⋯) finns ett alternativ för arkivering. Arkiverade uppgifter försvinner från huvudlistan.

Att göra-lista i uppgiftens beskrivning

I fältet Beskrivning (fönstret ”Lägg till uppgift” / ”Redigera uppgift”) finns knappen Att göra-lista - samma som i meddelanderedigeraren. Listan sparas tillsammans med beskrivningen och visas på uppgiftskortet högst upp i tråden, där den är klickbar precis som alla checklistor i ett meddelande: bocka av direkt på kortet, så växer förloppsindikatorn under listan (”2 av 3 klara”). Statusen är gemensam för alla deltagare i uppgiften - du behöver varken öppna redigeringsläget eller ha behörighet att redigera uppgiften. Bredvid varje avbockat objekt visas en miniatyravatar för personen som bockade av det (håll muspekaren över eller tryck på den - en pratbubbla visar förnamn, efternamn och datum), så att du ser vem som bockat av vad och vem du ska fråga om framstegen. Beskrivningens innehåll ändras inte, så att redigera uppgiften bockar inte av eller återställer något.

Ordning på objekt och döljande av klara. Håll muspekaren över en post i listan - till vänster, alldeles intill, visas ett handtag med punkter. Grip tag i det och dra posten uppåt eller nedåt för att ställa in din egen ordning; på mobil syns handtaget hela tiden, och dragningen börjar efter en kort tryckning. Alla deltagare ser ordningen, och den ändrar varken beskrivningens innehåll eller vem som har bockat av vad. Under listan finns även en omkopplare som döljer avbockade poster - praktiskt för långa listor; inställningen gäller bara dig och sparas separat för varje lista.

Lägga till fler poster. Under listan, bredvid omkopplaren för att dölja klara poster, finns knappen ”+ Lägg till post”. Den öppnar ett textfält: skriv in innehållet och tryck på Enter. Fältet förblir öppet, så du kan lägga till flera poster efter varandra utan att klicka på nytt. Du kan också klistra in flera rader samtidigt - varje rad blir en egen post, och listtecken (- [ ], *, 1.) tas automatiskt bort från texten.

En post kan läggas till av vem som helst som kan bocka av den - det krävs varken redigeringsrätt för uppgiften eller att man är avsändare av meddelandet. Det fungerar även i listor som skapats av Assistenten, där innehållet inte går att redigera alls. En tillagd post ändrar inte innehållet i beskrivningen eller meddelandet: den beter sig som vilken annan listpost som helst (avbockning, förloppsindikator, döljande av klara, dragning), och bredvid den visas en liten avatar för personen som lade till den.

Rätta en post. Bredvid papperskorgen finns en penna - vid varje post som du kan rätta. Klicka på den, så blir texten ett redigerbart fält: rätta den och tryck på Retur (eller klicka utanför). Esc avbryter ändringen. Avbockning, ordning och namnet på personen som lade till posten förblir oförändrade - bara texten ändras. När du rättar en post som någon annan har lagt till visar pratbubblan vid dennes avatar ”Rättad av” med ditt namn och datum.

• en post som lagts till med knappen ”+ Lägg till post” kan rättas av alla som kan bocka av den,
• en post från innehållet i ett meddelande rättas av dess författare, och en post från en uppgifts beskrivning rättas av den som har redigeringsrätt för uppgiften. Meddelandet får då märkningen ”(redigerat)”. Innehåll i listor som AI-assistenten har sammanställt kan ingen ändra - en post från assistenten kan du ta bort med papperskorgen och lägga till en rättad version,
• en post med fetstil, länk eller omnämnande öppnar redigeringsfönstret för innehållet med markören placerad vid den posten, eftersom ett vanligt fält skulle förlora formateringen,
• i vyn ”Strukturera” (innehåll omarbetat av AI) finns pennan bara vid tillagda poster - det är den sparade texten som rättas, inte AI-versionen. Stäng av ”Strukturera” för att rätta en post från innehållet.

Ändringar av listan i redigeringsfönstret för innehåll. I fönstret ”Redigera meddelande” (och i beskrivningen i ”Redigera uppgift”) ser listan likadan ut som i tråden: posterna står i sin ordning, och poster som lagts till med knappen ”+ Lägg till post” visas som vanliga poster, på sina platser. Hela listan rättar du alltså på ett ställe - i innehållet: du ändrar text, lägger till poster (Retur), tar bort dem och flyttar om dem. Efter sparande blir poster som lagts till med knappen vanliga innehållsposter - märkningen ”Tillagd av” försvinner, och de rättas därefter av innehållets författare. Avbockningar tillsammans med namnet på den som bockade av, samt poster som tagits bort med papperskorgen, förblir vid sina poster, och ordningen från fönstret visas för alla. En post som skrivs om till något helt annat börjar om från början - den tar inte över någon annans avbockning. I fönstret är posterna oavbockade - själva avbockningen och borttagningen med papperskorgen gör du på listan i tråden (det påminns om ovanför redigeraren; den anger också vems poster som kommer in i innehållet). Fönstret hämtar den aktuella listan när det öppnas - under en kort stund är redigeraren nedtonad och går inte att skriva i. Vissa situationer leder till en fråga eller ett meddelande:

• du tar bort en post som lagts till av någon annan, eller hela listan under vilken någon lagt till något - programmet frågar om posterna ska tas bort (detta går inte att ångra) och visar vem som lade till dem. Esc eller ”Tillbaka till redigering” lämnar fönstret kvar med dina ändringar,
• någon ändrade innehållet eller rättade eller tog bort en post tillagd med knappen medan ditt fönster var öppet - sparandet går inte igenom, för att inte göra dennes ändringar ogjorda. Kopiera dina rättelser, stäng fönstret och öppna det igen - då ser du den aktuella listan,
• någon lade till en post medan ditt fönster var öppet - den blir kvar som en egen post (med författarens namn) längst ner i listan, och programmet meddelar detta. En dragning som någon gjort under tiden går förlorad - sparandet fastställer ordningen från fönstret,
• vid en mycket stor ändring av en lång lista kanske programmet inte säkert kan flytta över avbockningarna - det sparar innehållet och varnar att de kan ha förskjutits; poster som lagts till av andra blir då separata, och om någon står med två gånger i listan, ta bort den överflödiga med papperskorgen.

Om du i fönstret bara ändrar bilagorna, ändras inte listan - poster tillagda med knappen förblir separata. När listan inte kan visas på samma sätt som i tråden (till exempel en lista i en lista), visar fönstret bara innehållet, och poster tillagda med knappen rättar du i en separat sektion under redigeraren.

På datorn visas pennan, papperskorgen och avatarerna vid en post när du för muspekaren över den (eller går in i den med Tab-tangenten), vilket gör en lång lista tydligare. På mobil, surfplatta och pekskärmsbärbar dator syns de hela tiden.

Ta bort poster. Papperskorgen till höger om posten tar bort den från listan. En enkel regel gäller: den som kan bocka av en post kan också lägga till, rätta (om den lagts till) och ta bort den - listan är ett gemensamt dokument för teamet. Programmet frågar om bekräftelse, eftersom posten försvinner för alla.

Resultatet beror på varifrån posten kommer, och bekräftelsen anger det tydligt:

• en post tillagd med knappen ”+ Lägg till post” försvinner permanent tillsammans med avbockningen; att lägga till den igen börjar om från början,
• en post från innehållet i ett meddelande eller en uppgifts beskrivning tas bara bort från listan. Innehållet förblir oförändrat, och under listan visas ”Återställ borttagna (N)” - ett klick så kommer posterna tillbaka precis som de var, tillsammans med avbockningen och namnet på den som bockade av.

Tack vare detta kan du tryggt korta ner en lång lista - även en som AI-assistenten har sammanställt och vars innehåll inte går att redigera - utan att oroa dig för att radera något oåterkalleligt.

Att lägga till, rätta och ta bort fungerar på alla att göra-listor i meddelanden - även dem som AI-assistenten har sammanställt. På listor från assistenten kan du rätta poster tillagda med knappen ”+ Lägg till post”; poster skrivna av assistenten kan du ta bort, men inte ändra.

Har listan ändrats under tiden? När någon har ändrat listan innan din vy hann uppdateras, träffar ett klick (avbockning, papperskorg, dragning, tillägg) inte fel post - programmet sparar ingenting, visar den aktuella listan och ber dig: ”Listan har ändrats under tiden - visar den aktuella. Klicka igen.” En rättelse skriven med pennan i ett sådant ögonblick sparas inte heller - meddelandet visar dess text, så att det är lätt att skriva in den igen.