Skapa en uppgift

  1. Välj en arbetsyta i vänsterkolumnen.
  2. Klicka på knappen ”+ Lägg till uppgift” i mittkolumnen (eller knappen ”+” i menyn).
  3. Fyll i formuläret:
    • Ämne - kort namn på uppgiften (obligatoriskt)
    • Beskrivning - detaljerad beskrivning (textredigerare). I verktygsfältet finns ikonen Försköna text (✨ trollstav), som redigerar texten med AI - detaljer i ”AI-assistent”. Ikonen </> Kod infogar ett kodblock - medan du skriver har det ljusgrå bakgrund och mörk text, och efter att det skickats får koden syntaxfärgning och en kopieringsknapp (för varje block separat). Ikonen Rita öppnar ett fönster där du för hand kan skissa en bild (eventuellt på en uppladdad bakgrund) och infoga den i innehållet. Ritningen hamnar också i Filer i uppgiftens mapp.
    • Prioritet - normal eller hög
    • Förfallodatum - valfritt datum/tid för deadline
    • Tilldelade - välj personer som ansvarar för uppgiften
  4. Klicka på ”Spara”.

Du kan också be AI-assistenten: ”Lägg till en uppgift med namnet X med förfallodatum Y” - då öppnas formuläret med fälten förifyllda.

Uppgiftsstatusar

  • Ingen status (grå ikon) - ny uppgift, ej påbörjad
  • Pågår (blå) - uppgift under utförande
  • Klar (grön) - avslutad uppgift
  • Avbruten (röd) - inställd uppgift

Byta status: klicka på statusikonen vid uppgiften i listan ELLER öppna uppgiften och klicka på knappen för att byta status i den högra panelen. Du kan också säga till AI-assistenten: ”Ändra status för uppgift X till klar”.

Prioriteter

  • Normal - standard
  • Hög - markerad med färg (röd markör)

Redigera en uppgift

Öppna uppgiften i den högra panelen och klicka på pennikonen eller knappen ”Redigera”. Du kan ändra: ämne, beskrivning, prioritet, förfallodatum, tilldelade personer.

När innehållet i uppgiften (ämne eller beskrivning) ändras visas markeringen (redigerad) bredvid författarens namn - precis som vid redigerade meddelanden. Enbart en ändring av status, prioritet, förfallodatum eller tilldelade personer markerar inte uppgiften som redigerad.

Du kan också säga till assistenten: ”Redigera uppgift X” - då öppnas redigeringsformuläret.

Förfallodatum (deadline)

En försenad uppgift markeras med rött i listan. AI-assistenten meddelar också om försenade uppgifter.

I en öppnad uppgift visas förfallodatumet i metaraden under titeln: uppgiftens status, förfallodatum i ord (t.ex. om 2 dagar) tillsammans med datumet samt prioritet - färgen på förfallodatumet visar dess tillstånd.

Så beräknas förfallodatumets tillstånd (på samma sätt i uppgiftslistan, kalendern, tavlan och metaraden för en öppnad uppgift):

  • röd - försenad: datumet och tiden för förfallodatumet har passerat;
  • blå - idag: förfallodatumet är idag och har ännu inte passerat;
  • grön - i tid: förfallodatumet ligger under kommande dagar.

Om du inte har angett en tid för förfallodatumet är uppgiften ”idag” under hela dagen - den blir röd först nästa dag. Filtren Försenade / Idag / I tid fungerar enligt exakt samma regler (avslutade och avbrutna uppgifter räknas inte som försenade - deras märke är grått, även om förfallodatumet passerat för länge sedan).

Uppgiftstråd (höger kolumn)

En öppnad uppgift visar högst upp uppgiftskortet (författare, titel, metarad, beskrivning, bilagor) och under det konversationen. Meddelandena ser ut som i moderna meddelandeappar:

  • avatar i cirkel + namn + tid (fullständigt datum vid hovring); inlägg från samma person under de senaste 15 minuterna grupperas under en rubrik, och dagar avgränsas med separatorerna ”Idag” / ”Igår” / datum;
  • åtgärder vid namnet (visas vid hovring): lägga till en reaktion +, kopiera innehåll, favorit och menyn ⋮ (bland annat Citera i svar, kopiera länk, redigera och radera egna meddelanden);
  • reaktioner visas som chips med ett antal under meddelandet; hovring visar vem som reagerat - detaljer i kapitlet ”Chattar”;
  • bilagor: filer visas som en lista med ikon för typ och storlek, bilder i ett rutnät (vid fler än tre - en overlay ”+N” som öppnar förhandsgranskningen). Att klicka på en fil öppnar dess förhandsgranskning i fönstret Filer (PDF, video, bild, text - och för format utan förhandsgranskning visas ett kort med information); nedladdning döljer sig bakom pilikonen till höger i raden. Knappen ”Tillbaka” i förhandsgranskningen tar dig tillbaka till mappen för uppgiften eller chatten;
  • systemmeddelanden är centrerade piller med en tid. På detta sätt loggar tråden: ändring av status, tillägg och borttagning av personer samt ändring av uppgiftens parametrar - förfallodatum (med tidigare värde), prioritet och namn. Så syns det i konversationen vem som flyttat förfallodatumet och när. En ändring av enbart beskrivningen skapar inget inlägg - det nya innehållet syns ju redan i uppgiftskortet, och vid namnet visas ”(redigerad)”.

Så läser du uppgiftslistan

Uppgiftslistan, Tavlan och panelen Lista i kalendern visar samma kort:

  • den färgade linjen till vänster och färgen på förfallodatumet visar tillståndet: röd (försenad), blå (idag), grön (i tid), grå (utan förfallodatum eller avslutad);
  • en färgad cirkel med antal dagar till förfallodatumet (eller efter det, med minustecken) vid kortets högerkant - röd, blå, grön eller grå beroende på förfallodatumets tillstånd. Det exakta datumet ser du genom att hovra över den. Uppgifter utan förfallodatum har ingen cirkel. På Tavlan och i kalenderns panel Lista beskrivs förfallodatumet istället med ord (32 dagar försenad, idag 14:30, om 4 dagar), och i kalendern - enbart med tiden;
  • statusringen vid titeln: tom (ingen status), halvfylld (pågår), med bock (klar), med kryss (avbruten);
  • en orange prick före ringen betyder hög prioritet;
  • olästa känner du igen på den vita, fetstilta titeln och räknaren för nya meddelanden vid kortets högerkant (över 99 visas 99+);
  • ⋮ vid högerkanten öppnar objektets meny - på mobil och surfplatta syns ikonen direkt, på dator visas den vid hovring över kortet.

Menyn under ikonen ⋮

Samma meny finns i uppgiftslistan, på Tavlan och i kalenderns panel Lista:

  • Öppna - visar tråden i den högra kolumnen (samma som att klicka på kortet),
  • Redigera - öppnar formuläret för uppgiften eller chatten,
  • Markera som oläst/läst,
  • Lägg till som favorit/Ta bort som favorit,
  • Kopiera länk till uppgiften/chatten - kopierar en adress som vid öppning leder direkt till tråden (en medarbetare utan åtkomst ser meddelandet ”Ingen åtkomst”, inte innehållet),
  • Status (endast uppgifter): Nya, Pågår, Klar, Avbruten - aktuell status är markerad och inte klickbar. Ändringen sker direkt, utan att öppna uppgiften,
  • Arkivera/Återställ från arkivet,
  • Papperskorg - frågar om bekräftelse innan något raderas.

Alternativen beror på dina behörigheter: utan redigeringsrätt ser du inte ”Redigera”, utan raderingsrätt - ”Papperskorg”, och utan rätt att ändra status - hela avsnittet Status. Stäng menyn genom att klicka bredvid, trycka på Esc, bläddra i listan eller klicka på ⋮ igen. Att listan uppdateras i bakgrunden stänger inte en öppen meny.

I en öppnad tråd finns under varje meddelande (och under uppgiftens beskrivning) en knapp ”[...]” - den öppnar samma meny med alternativen Redigera och Radera, förutsatt att du har rätt till dem.

Chattar visar under namnet enbart arbetsytan - likadant överallt: i huvudlistan, på Tavlan och i listan i Kalendern. Kortet visar ingen förhandsgranskning av det senaste meddelandet; innehållet syns efter att tråden öppnats.

De fyra rutorna ovanför listan - I tid / Idag / Försenade / Chatt - är samtidigt räknare och filter. Ett klick tänder rutan med färg och begränsar listan, ett nytt klick tar bort filtret.

Meddelanden och kommentarer i en uppgift

Meddelandetråden i en uppgift fungerar precis som i en chatt (fullständig beskrivning i kapitlet Chattar). Det viktigaste:

  • Enter skickar meddelandet, Shift + Enter gör en ny rad (Ctrl/Cmd + Enter skickar också).
  • Sammanslagning av inlägg (som i Slack): flera meddelanden skrivna efter varandra (inom 5 minuter, utan meddelanden från andra personer emellan) läggs till det föregående som ett enda inlägg. Bilagor och frågor till AI-assistenten skapar alltid ett separat inlägg.
  • Raden ”Nytt” ovanför det äldsta olästa meddelandet när du öppnar tråden - försvinner mjukt efter några sekunder.
  • En misslyckad sändning äter inte upp texten: innehållet återgår till fältet (eller sparas som ett utkast för tråden), och ett meddelande visar vad som gick fel. Ett ofärdigt meddelande stannar kvar vid sin tråd även efter att du gått vidare någon annanstans och laddat om sidan.
  • Klickbara länkar - en adress som skrivits in i innehållet blir aktiv efter att meddelandet skickats (öppnas i en ny flik).

I uppgiftens högra panel finns ett avsnitt för meddelanden. Du kan:

  • Lägga till textkommentarer
  • Lägga till bilagor (filer, bilder) - med gemikonen (📎) i redigerarens övre fält, genom att dra filer och släppa dem var som helst i fönstret (Drag & Drop) eller klistra in från urklipp med Ctrl/Cmd+V (en skärmdump inklistrad i redigeraren hamnar i innehållet, en fil/bild inklistrad utanför redigeraren blir en bilaga)
  • Markera ett meddelande med stjärna
  • Lägga till en reaktion på ett meddelande: Klar (✓), Pågår, Tittar, Ok (👍) - snabb återkoppling utan att skriva en kommentar
  • Infoga en omnämning - skriv @ i innehållet (i början eller efter ett mellanslag), så visas en lista över personer ovanför redigeraren (som i Slack); att skriva begränsar listan, val görs med ↑/↓ + Enter eller ett klick, Esc stänger. Samma lista finns även under ikonen @ i redigerarens övre fält (bredvid formateringen)
  • Ställa en privat AI-fråga om tråden eller strukturera meddelandena - med knapparna ”AI-assistent” och ”Strukturera” vid svarsfältet (detaljer i kapitlet ”AI-assistent”)

Filer i tråden

I den övre raden i den högra panelen finns ikonen gem (📎) ”Filer”. Ett klick öppnar fönstret ”[Uppgiftens namn] / Filer” med en lista över alla bilagor från uppgiften (även från äldre meddelanden som ännu inte laddats på skärmen). Vid varje fil visas typ, storlek, vem som lade till den och när; ett klick öppnar förhandsgranskningen, och pilen laddar ner filen.

Filtrera uppgifter

Högst upp i mittkolumnen finns filter tillgängliga:

  • Status - visa endast uppgifter med vald status
  • Prioritet - visa endast uppgifter med vald prioritet
  • Förfallodatum - idag, försenad, i tid
  • Favoriter - visa endast de som markerats med stjärna
  • Typ - endast uppgifter/endast chattar/allt

Filter, sortering och sökning öppnas som menyer med märkta alternativ och ikoner. Ett aktiverat alternativ känner du igen på en blå bock vid högerkanten och en markerad bakgrund - hela raden är klickbar. Vid ”Återställ” ser du hur många filter som är aktiva just nu. Filtren är grupperade (Tillstånd · Aktivitet · Förfallodatum · Typ och prioritet), och sorteringen är uppdelad i Gruppering och Ordning. Menyerna i tråden till höger ser likadana ut: meddelandefilter, sökning, statusändring och deltagarlista.

Listan kan också filtreras via AI-assistenten - med ett vanligt kommando, t.ex. ”visa bara försenade uppgifter” (se ”AI-assistent”).

Sortering: alfabetiskt, efter datum, efter förfallodatum, favoriter först.

Arkivera en uppgift

I uppgiftens meny (tre prickar ⋯) finns ett alternativ för arkivering. Arkiverade uppgifter försvinner från huvudlistan.

Att göra-lista i uppgiftens beskrivning

I fältet Beskrivning (fönstret ”Lägg till uppgift”/”Redigera uppgift”) hittar du knappen Att göra-lista - samma som i meddelanderedigeraren. Listan sparas tillsammans med beskrivningen och visas i uppgiftskortet högst upp i tråden, där den är klickbar som vilken checklista som helst i ett meddelande: du bockar av direkt i kortet, en förloppsindikator växer under listan (”2 av 3 klara”), och tillståndet är gemensamt för alla deltagare i uppgiften - du behöver inte öppna redigeringen eller ha redigeringsrätt för uppgiften. Vid varje avbockad punkt visas en miniavatar för den person som bockade av den (hovra eller tryck - en bubbla visar för- och efternamn samt datum), så det syns vem som bockat av vad och vem man ska fråga om framsteg. Beskrivningens innehåll ändras inte av detta, så en redigering av uppgiften varken bockar av eller ångrar något.