Creazione di un'attività

  1. Seleziona lo spazio di lavoro nella colonna sinistra.
  2. Clicca sul pulsante «+ Aggiungi attività» nella colonna centrale (oppure sul pulsante «+» del menu).
  3. Compila il modulo:
    • Titolo - nome breve dell'attività (obbligatorio)
    • Descrizione - descrizione dettagliata (editor di testo). Nella barra degli strumenti trovi l'icona Abbellisci testo (✨ bacchetta), che modifica il testo tramite l'AI - dettagli in «Assistente AI». L'icona </> Codice inserisce un blocco di codice - durante la scrittura ha uno sfondo grigio chiaro e testo scuro, e dopo l'invio il codice viene colorato con evidenziazione della sintassi e ha un pulsante di copia (per ogni blocco separatamente). L'icona Disegna apre una finestra in cui puoi disegnare a mano libera un'immagine (opzionalmente su uno sfondo caricato) e inserirla nel contenuto. Il disegno finisce anche in File, nella cartella di questa attività.
    • Priorità - normale o alta
    • Scadenza - data/ora limite facoltativa
    • Assegnatari - seleziona le persone responsabili dell'attività
  4. Fai clic su «Salva».

Puoi anche chiedere all'assistente AI: «Aggiungi un'attività chiamata X con scadenza Y» - aprirà il modulo con i campi già precompilati.

Stati delle attività

  • Nessuno stato (icona grigia) - attività nuova, non iniziata
  • In corso (blu) - attività in svolgimento
  • Fatto (verde) - attività completata
  • Annullato (rosso) - attività annullata

Cambio di stato: clicca sull'icona di stato accanto all'attività nell'elenco OPPURE apri l'attività e clicca sul pulsante di cambio stato nel pannello destro. Puoi anche dire all'assistente AI: «Cambia lo stato dell'attività X in fatto».

Priorità

  • Normale - predefinito
  • Alta - evidenziata con un colore (indicatore rosso)

Modifica dell'attività

Apri l'attività nel pannello destro, clicca sull'icona della matita o sul pulsante «Modifica». Puoi cambiare: titolo, descrizione, priorità, scadenza, persone assegnate.

Dopo aver modificato il contenuto dell'attività (titolo o descrizione), accanto al nome dell'autore appare l'indicazione (modificato) - come per i messaggi modificati. Il semplice cambio di stato, priorità, scadenza o persone assegnate non contrassegna l'attività come modificata.

Puoi anche dire all'assistente: «Modifica l'attività X» - aprirà il modulo di modifica.

Scadenza (deadline)

Un'attività scaduta viene contrassegnata in rosso nell'elenco. Anche l'assistente AI segnala le attività scadute.

Nell'attività aperta la scadenza è visibile nella barra meta sotto il titolo: stato dell'attività, scadenza a parole (ad es. tra 2 giorni) insieme alla data e priorità - il colore della scadenza indica il suo stato.

Come viene calcolato lo stato della scadenza (allo stesso modo nell'elenco delle attività, nel calendario, sulla bacheca e nella barra meta dell'attività aperta):

  • rosso - scaduto: la data e l'ora della scadenza sono passate;
  • blu - per oggi: la scadenza è oggi e non è ancora passata;
  • verde - in tempo: la scadenza è nei giorni successivi.

Se per la scadenza non hai indicato l'ora, l'attività è «per oggi» per tutto il giorno - diventa rossa solo il giorno successivo. I filtri Scaduto / Per oggi / In tempo funzionano esattamente secondo le stesse regole (le attività completate e annullate non vengono considerate in ritardo - il loro badge è grigio, anche se la scadenza è passata da tempo).

Discussione dell'attività (colonna destra)

L'attività aperta mostra in alto la scheda dell'attività (autore, titolo, barra meta, descrizione, allegati) e sotto la conversazione. I messaggi hanno l'aspetto di quelli delle moderne app di messaggistica:

  • avatar in un cerchio + nome + ora (data completa al passaggio del mouse); i messaggi della stessa persona degli ultimi 15 minuti si raggruppano sotto un'unica intestazione, e i giorni sono separati da «Oggi» / «Ieri» / data;
  • azioni accanto al nome (visibili al passaggio del mouse): aggiunta di una reazione +, copia del contenuto, preferiti e menu ⋮ (tra cui Cita nella risposta, copia del link, modifica ed eliminazione dei propri messaggi);
  • le reazioni vengono visualizzate come chip con un numero sotto il messaggio; il passaggio del mouse mostra chi ha reagito - dettagli nel capitolo «Chat»;
  • allegati: i file come elenco con icona del tipo e dimensione, le foto in griglia (con più di tre - un'etichetta «+N» che apre l'anteprima). Cliccando su un file si apre la sua anteprima nella finestra File (PDF, video, immagine, testo - e per i formati senza anteprima una scheda con le informazioni); il download si trova sotto l'icona della freccia sul lato destro della riga. Il pulsante «Indietro» nell'anteprima torna alla cartella di questa attività o chat;
  • i messaggi di sistema sono pillole centrate con l'orario. La discussione registra così: il cambio di stato, l'aggiunta e la rimozione di persone e il cambio dei parametri dell'attività - scadenza (con il valore precedente), priorità e nome. Così si vede nella conversazione chi e quando ha spostato la scadenza. Il semplice cambio della descrizione non crea una voce - il nuovo contenuto è comunque visibile nella scheda dell'attività, e accanto al nome appare «(modificato)».

Come leggere l'elenco delle attività

L'elenco delle attività, la Bacheca e il pannello Elenco nel calendario mostrano la stessa scheda:

  • la barra colorata a sinistra e il colore della scadenza indicano lo stato: rosso (scaduto), blu (per oggi), verde (in tempo), grigio (senza scadenza o chiuso);
  • un cerchio colorato con il numero di giorni alla scadenza (o dopo di essa, con il segno meno) sul bordo destro della scheda - rosso, blu, verde o grigio, in base allo stato della scadenza. La data esatta si vede passando il cursore sopra. Le attività senza scadenza non hanno il cerchio. Sulla Bacheca e nel pannello Elenco del calendario la scadenza è invece descritta a parole (32 giorni di ritardo, oggi 14:30, tra 4 giorni), mentre nel calendario - solo con l'orario;
  • l'anello di stato accanto al titolo: vuoto (nessuno stato), riempito a metà (in corso), con il segno di spunta (fatto), con la croce (annullato);
  • un punto arancione davanti all'anello indica priorità alta;
  • riconosci i non letti dal titolo bianco e in grassetto e dal contatore di nuovi messaggi sul bordo destro della scheda (oltre 99 mostra 99+);
  • ⋮ sul bordo destro apre il menu delle voci - su telefono e tablet l'icona è visibile subito, sul computer appare al passaggio del mouse sulla scheda.

Menu sotto l'icona ⋮

Lo stesso menu è disponibile nell'elenco delle attività, sulla Bacheca e nel pannello Elenco del calendario:

  • Apri - mostra la discussione nella colonna destra (lo stesso di un clic sulla scheda),
  • Modifica - apre il modulo dell'attività o della chat,
  • Segna come non letto / letto,
  • Aggiungi ai preferiti / Rimuovi dai preferiti,
  • Copia link all'attività / chat - copia l'indirizzo che, una volta aperto, porta direttamente a questa discussione (un collaboratore senza accesso vedrà il messaggio «Accesso negato», non il contenuto),
  • Stato (solo attività): Nuovo, In corso, Fatto, Annullato - lo stato attuale è evidenziato e non cliccabile. Il cambio ha effetto immediato, senza dover aprire l'attività,
  • Archivia / Ripristina dall'archivio,
  • Cestino - chiede conferma prima di eliminare qualsiasi cosa.

Le voci dipendono dalle tue autorizzazioni: senza il diritto di modifica non vedrai «Modifica», senza il diritto di eliminazione - «Cestino», e senza il diritto di cambiare lo stato - l'intera sezione Stato. Puoi chiudere il menu cliccando altrove, con il tasto Esc, scorrendo l'elenco o cliccando di nuovo su ⋮. L'aggiornamento dell'elenco in background non chiude il menu aperto.

Nella discussione aperta, sotto ogni messaggio (e sotto la descrizione dell'attività) c'è il pulsante «[...]» - apre lo stesso menu con le voci Modifica ed Elimina, se ne hai il diritto.

Le chat mostrano sotto il nome solo lo spazio di lavoro - allo stesso modo ovunque: nell'elenco principale, sulla Bacheca e nell'elenco del Calendario. La scheda non mostra l'anteprima dell'ultimo messaggio; il contenuto si vede aprendo la discussione.

I quattro riquadri sopra l'elenco - In tempo / Per oggi / Scaduto / Chat - sono allo stesso tempo contatori e filtri. Un clic accende il riquadro con il colore e restringe l'elenco, un altro clic rimuove il filtro.

Messaggi e commenti nell'attività

La discussione dei messaggi in un'attività funziona come in una chat (descrizione completa nel capitolo Chat). Le cose principali:

  • Invio invia il messaggio, Maiusc + Invio crea una nuova riga (anche Ctrl/Cmd + Invio invia).
  • Unione dei messaggi (come in Slack): più messaggi scritti uno dopo l'altro (entro 5 minuti, senza messaggi di altre persone nel frattempo) si aggiungono al precedente come un'unica voce. Gli allegati e le domande all'Assistente AI creano sempre una voce separata.
  • La riga «Nuovi» sopra il messaggio non letto più vecchio dopo l'ingresso nella discussione - scompare dolcemente dopo qualche secondo.
  • Un invio non riuscito non fa perdere il testo: il contenuto torna nel campo (oppure resta come bozza della discussione) e un messaggio indica cosa è andato storto. Un messaggio incompleto resta legato alla sua discussione anche dopo essere passati ad altro e dopo il ricaricamento della pagina.
  • Link cliccabili - l'indirizzo inserito nel testo, dopo l'invio, è attivo (si apre in una nuova scheda).

Nel pannello destro dell'attività si trova la sezione dei messaggi. Puoi:

  • Aggiungere commenti testuali
  • Aggiungere allegati (file, foto) - con l'icona della graffetta (📎) nella barra superiore dell'editor, trascinando i file e rilasciandoli in un punto qualsiasi della finestra (Drag & Drop) oppure incollando dagli appunti con Ctrl/Cmd+V (uno screenshot incollato nell'editor finisce nel contenuto, un file/immagine incollato fuori dall'editor diventa un allegato)
  • Contrassegnare un messaggio con una stella
  • Aggiungere una reazione a un messaggio: Fatto (✓), Lavori in corso, Sto guardando, Ok (👍) - un riscontro rapido senza scrivere un commento
  • Inserire una menzione - digita nel testo @ (all'inizio o dopo uno spazio) e sopra l'editor apparirà l'elenco delle persone (come in Slack); scrivere restringe l'elenco, la selezione avviene con ↑/↓ + Invio o con un clic, Esc chiude. Lo stesso elenco si trova anche sotto l'icona @ nella barra superiore dell'editor (accanto alla formattazione)
  • Chiedere in privato all'AI informazioni sulla discussione oppure riordinare i messaggi - con i pulsanti «Assistente AI» e «Riordina» accanto al campo di risposta (dettagli nel capitolo «Assistente AI»)

File nella discussione

Nella barra superiore del pannello destro c'è l'icona della graffetta (📎) «File». Cliccandola si apre la finestra «[Nome attività] / File» con l'elenco di tutti gli allegati di questa attività (anche quelli dei messaggi più vecchi, non ancora caricati sullo schermo). Per ogni file si vede il tipo, la dimensione, chi lo ha aggiunto e quando; un clic apre l'anteprima, la freccia scarica il file.

Filtraggio delle attività

Nella parte superiore della colonna centrale sono disponibili i filtri:

  • Stato - mostra solo le attività con lo stato selezionato
  • Priorità - mostra solo le attività con la priorità selezionata
  • Scadenza - per oggi, scaduto, in tempo
  • Preferiti - mostra solo quelli contrassegnati con una stella
  • Tipo - solo attività / solo chat / tutto

Filtri, ordinamento e ricerca si aprono come menu con voci etichettate e icone. Riconosci una voce attiva dal segno di spunta blu sul bordo destro e dallo sfondo evidenziato - l'intera riga è cliccabile. Accanto a «Reset» si vede quanti filtri sono attualmente attivi. I filtri sono raggruppati (Stato · Attività · Scadenza · Tipo e priorità), mentre l'ordinamento è diviso in Raggruppamento e Ordine. Allo stesso modo appaiono i menu nella discussione a destra: filtri dei messaggi, ricerca, cambio di stato ed elenco dei partecipanti.

L'elenco può essere filtrato anche dall'Assistente AI - con un comando semplice, ad es. «mostra solo le attività scadute» (vedi «Assistente AI»).

Ordinamento: alfabetico, per data, per scadenza, prima i preferiti.

Archiviazione dell'attività

Nel menu dell'attività (tre puntini ⋯) è disponibile l'opzione di archiviazione. Le attività archiviate scompaiono dall'elenco principale.

Lista to-do nella descrizione dell'attività

Nel campo Descrizione (finestra «Aggiungi attività» / «Modifica attività») trovi il pulsante Lista to-do - identico a quello dell'editor dei messaggi. La lista si salva insieme alla descrizione e si vede nella scheda dell'attività in cima alla discussione, dove è cliccabile come qualsiasi checklist in un messaggio: spunti direttamente nella scheda, sotto la lista cresce una barra di avanzamento («2 di 3 fatti») e lo stato è condiviso da tutti i partecipanti dell'attività - non serve aprire la modifica né avere il diritto di modificare l'attività. Accanto a ogni voce spuntata c'è un mini avatar della persona che l'ha selezionata (passa il mouse o tocca - un fumetto mostrerà nome, cognome e data), così si vede chi ha spuntato cosa e a chi chiedere aggiornamenti. Il contenuto della descrizione non cambia, quindi la modifica dell'attività non spunta né annulla nulla.