Vytvorenie úlohy

  1. Vyberte pracovný priestor v ľavom stĺpci.
  2. Kliknite na tlačidlo „+ Pridať úlohu" v strednom stĺpci (alebo tlačidlo „+" z menu).
  3. Vyplňte formulár:
    • Predmet - krátky názov úlohy (povinné)
    • Popis - podrobný popis (textový editor). Na paneli nástrojov máte ikonu Vylepšiť text (✨ prútik), ktorá upraví text pomocou AI - podrobnosti v „Asistent AI". Ikona </> Kód vloží blok kódu - počas písania má svetlosivé pozadie a tmavý text, po odoslaní je kód farebne zvýraznený podľa syntaxe a má tlačidlo kopírovania (každý blok samostatne). Ikona Kresliť otvorí okno, v ktorom môžete od ruky nakresliť obrázok (voliteľne na nahranom pozadí) a vložiť ho do obsahu. Kresba sa uloží aj do Súborov v priečinku danej úlohy.
    • Priorita - normálna alebo vysoká
    • Termín - voliteľný dátum/čas deadline
    • Priradení - vyberte osoby zodpovedné za úlohu
  4. Kliknite na „Uložiť".

Môžete tiež požiadať asistenta AI: „Pridaj úlohu s názvom X s termínom do Y" - otvorí formulár s vopred vyplnenými poľami.

Stavy úloh

  • Bez stavu (sivá ikona) - nová, nezačatá úloha
  • Prebieha (modrá) - úloha sa realizuje
  • Hotovo (zelená) - úloha je dokončená
  • Zrušené (červená) - úloha bola zrušená

Zmena stavu: kliknite na ikonu stavu pri úlohe v zozname ALEBO otvorte úlohu a kliknite na tlačidlo zmeny stavu v pravom paneli. Môžete tiež povedať asistentovi AI: „Zmeň stav úlohy X na hotovo".

Priority

  • Normálna - predvolená
  • Vysoká - zvýraznená farbou (červená značka)

Úprava úlohy

Otvorte úlohu v pravom paneli, kliknite na ikonu ceruzky alebo tlačidlo „Upraviť". Môžete zmeniť: predmet, popis, prioritu, termín, priradené osoby.

Po zmene obsahu úlohy (predmetu alebo popisu) sa vedľa mena autora zobrazí označenie (upravené) - rovnako ako pri upravených správach. Samotná zmena stavu, priority, termínu alebo priradených osôb neoznačí úlohu ako upravenú.

Môžete tiež povedať asistentovi: „Uprav úlohu X" - otvorí formulár na úpravu.

Termín (deadline)

Úloha po termíne je v zozname označená červenou farbou. Asistent AI tiež upozorňuje na úlohy po termíne.

V otvorenej úlohe je termín vidno v metaliste pod nadpisom: stav úlohy, termín slovami (napr. o 2 dni) spolu s dátumom a priorita - farba termínu vypovedá o jeho stave.

Ako sa počíta stav termínu (rovnako v zozname úloh, v kalendári, na nástenke aj v metaliste otvorenej úlohy):

  • červená - po termíne: dátum a čas termínu uplynuli;
  • modrá - na dnes: termín pripadá na dnes a ešte neuplynul;
  • zelená - v termíne: termín je v nasledujúcich dňoch.

Ak ste pri termíne neuviedli čas, úloha je „na dnes" počas celého dňa - červenou sa stane až nasledujúci deň. Filtre Po termíne / Na dnes / V termíne fungujú presne podľa rovnakých pravidiel (dokončené a zrušené úlohy sa nepočítajú ako meškajúce - ich odznak je sivý, aj keď termín dávno uplynul).

Vlákno úlohy (pravý stĺpec)

Otvorená úloha zobrazuje hore kartu úlohy (autor, názov, metališta, popis, prílohy) a pod ňou konverzáciu. Správy vyzerajú ako v moderných komunikátoroch:

  • avatar v kruhu + meno + čas (plný dátum po prejdení kurzorom); príspevky tej istej osoby z posledných 15 minút sa zoskupujú pod jedným nadpisom a dni oddeľujú oddeľovače „Dnes" / „Včera" / dátum;
  • akcie pri mene (viditeľné po prejdení kurzorom): pridanie reakcie +, kopírovanie obsahu, obľúbené a menu ⋮ (okrem iného Citovať v odpovedi, kopírovanie odkazu, úprava a odstránenie vlastných správ);
  • reakcie sa zobrazujú ako čipy s číslom pod správou; po prejdení kurzorom sa zobrazí, kto reagoval - podrobnosti v kapitole „Chaty";
  • prílohy: súbory ako zoznam s ikonou typu a veľkosťou, fotografie v mriežke (pri viac ako troch - prekrytie „+N" otvárajúce náhľad). Kliknutím na súbor sa otvorí jeho náhľad v okne Súborov (PDF, video, obrázok, text - a pri formátoch bez náhľadu kartu s informáciou); stiahnutie sa skrýva pod ikonou šípky na pravej strane riadku. Tlačidlo „Späť" v náhľade vráti do priečinka danej úlohy alebo chatu;
  • systémové správy sú vycentrované pilulky s časom. Vlákno takto zaznamenáva: zmenu stavu, pridanie a odstránenie osôb a zmenu parametrov úlohy - termínu realizácie (s predchádzajúcou hodnotou), priority a názvu. Vďaka tomu je v konverzácii vidno, kto a kedy posunul termín. Samotná zmena popisu nevytvára záznam - nový obsah je predsa vidno v karte úlohy a pri mene sa zobrazí „(upravené)".

Ako čítať zoznam úloh

Zoznam úloh, Nástenka a panel Zoznam v kalendári zobrazujú rovnakú kartu:

  • farebný pruh vľavo a farba termínu vypovedajú o stave: červená (po termíne), modrá (na dnes), zelená (v termíne), sivá (bez termínu alebo uzavreté);
  • farebný krúžok s počtom dní do termínu (alebo po ňom, so znamienkom mínus) pri pravom okraji karty - červený, modrý, zelený alebo sivý podľa stavu termínu. Presný dátum uvidíte po prejdení kurzorom. Úlohy bez termínu krúžok nemajú. Na Nástenke a v paneli Zoznam kalendára je termín namiesto toho opísaný slovami (32 dní po termíne, dnes 14:30, o 4 dni) a v kalendári - iba časom;
  • prstenec stavu pri nadpise: prázdny (bez stavu), vyplnený do polovice (prebieha), s fajkou (hotovo), s krížikom (zrušené);
  • oranžová bodka pred prstencom označuje vysokú prioritu;
  • neprečítané spoznáte podľa bieleho, tučného nadpisu a počítadla nových správ pri pravom okraji karty (nad 99 zobrazuje 99+);
  • ⋮ pri pravom okraji otvára menu položky - na telefóne a tablete je ikona viditeľná hneď, na počítači sa zobrazí po prejdení kurzorom nad kartou.

Menu pod ikonou ⋮

Rovnaké menu je v zozname úloh, na Nástenke aj v paneli Zoznam kalendára:

  • Otvoriť - zobrazí vlákno v pravom stĺpci (to isté ako kliknutie na kartu),
  • Upraviť - otvorí formulár úlohy alebo chatu,
  • Označiť ako neprečítané / prečítané,
  • Pridať do obľúbených / Odstrániť z obľúbených,
  • Kopírovať odkaz na úlohu / chat - skopíruje adresu, ktorá po otvorení vedie priamo do tohto vlákna (spolupracovník bez prístupu uvidí správu „Bez prístupu", nie obsah),
  • Stav (len úlohy): Nové, Prebieha, Hotovo, Zrušené - aktuálny stav je zvýraznený a nedá sa naň kliknúť. Zmena funguje okamžite, bez otvárania úlohy,
  • Archivovať / Obnoviť z archívu,
  • Kôš - pred odstránením si vyžiada potvrdenie.

Položky závisia od vašich oprávnení: bez práva na úpravu neuvidíte „Upraviť", bez práva na odstránenie „Kôš" a bez práva na zmenu stavu celú sekciu Stav. Menu zatvoríte kliknutím vedľa, klávesom Esc, posúvaním zoznamu alebo opätovným kliknutím na ⋮. Obnovenie zoznamu na pozadí otvorené menu nezatvára.

V otvorenom vlákne je pod každou správou (a pod popisom úlohy) tlačidlo „[...]" - otvára rovnaké menu s položkami Upraviť a Odstrániť, pokiaľ na ne máte právo.

Chaty zobrazujú pod názvom samotný pracovný priestor - všade rovnako: v hlavnom zozname, na Nástenke aj v zozname v Kalendári. Náhľad poslednej správy karta nezobrazuje; obsah je vidno po otvorení vlákna.

Štyri dlaždice nad zoznamom - V termíne / Na dnes / Po termíne / Chat - sú zároveň počítadlá a filtre. Kliknutím sa dlaždica rozsvieti farbou a zúži zoznam, opätovné kliknutie filter zruší.

Správy a komentáre v úlohe

Vlákno správ v úlohe funguje rovnako ako v chate (úplný popis v kapitole Chaty). Najdôležitejšie:

  • Enter odošle správu, Shift + Enter vytvorí nový riadok (Ctrl/Cmd + Enter tiež odošle).
  • Zlučovanie príspevkov (ako v Slacku): niekoľko správ napísaných jedna za druhou (do 5 minút, bez správ iných osôb medzitým) sa pripojí k predchádzajúcej ako jeden príspevok. Prílohy a otázky pre Asistenta AI vždy vytvárajú samostatný príspevok.
  • Čiara „Nové" nad najstaršou neprečítanou správou po vstupe do vlákna - po niekoľkých sekundách jemne zmizne.
  • Neúspešné odoslanie text nepohltí: obsah sa vráti do poľa (alebo čaká ako koncept vlákna) a správa oznámi, čo sa pokazilo. Nedokončená správa zostáva pri svojom vlákne aj po prechode inde a po znovunačítaní stránky.
  • Klikateľné odkazy - adresa zadaná v texte je po odoslaní aktívna (otvára sa v novej karte).

V pravom paneli úlohy sa nachádza sekcia správ. Môžete:

  • Pridávať textové komentáre
  • Pridávať prílohy (súbory, fotografie) - ikonou spinky (📎) na hornej lište editora, presunutím súborov a ich pustením kdekoľvek v okne (Drag & Drop) alebo vložením zo schránky Ctrl/Cmd+V (snímka obrazovky vložená do editora sa dostane do obsahu, súbor/obrázok vložený mimo editora sa stane prílohou)
  • Označiť správu hviezdičkou
  • Pridať reakciu na správu: Hotovo (✓), Práca prebieha, Pozerám sa, Ok (👍) - rýchla spätná väzba bez písania komentára
  • Vložiť zmienku - napíšte do textu @ (na začiatku alebo po medzere) a nad editorom sa zobrazí zoznam osôb (ako v Slacku); písanie zoznam zužuje, výber ↑/↓ + Enter alebo kliknutím, Esc zatvára. Rovnaký zoznam je aj pod ikonou @ na hornej lište editora (vedľa formátovania)
  • Súkromne sa opýtať AI na vlákno alebo usporiadať správy - tlačidlami „Asistent AI" a „Usporiadať" pri poli odpovede (podrobnosti v kapitole „Asistent AI")

Súbory vo vlákne

V hornej lište pravého panela je ikona spinky (📎) „Súbory". Po kliknutí sa otvorí okno „[Názov úlohy] / Súbory" so zoznamom všetkých príloh z tejto úlohy (aj tých zo starších správ, ešte nenačítaných na obrazovke). Pri každom súbore je vidno typ, veľkosť, kto ho pridal a kedy; kliknutím sa otvorí náhľad a šípka súbor stiahne.

Filtrovanie úloh

V hornej časti stredného stĺpca sú dostupné filtre:

  • Stav - zobraziť len úlohy s vybraným stavom
  • Priorita - zobraziť len úlohy s vybranou prioritou
  • Termín - na dnes, po termíne, v termíne
  • Obľúbené - zobraziť len označené hviezdičkou
  • Typ - len úlohy / len chaty / všetko

Filtre, triedenie a vyhľadávanie sa otvárajú ako menu s popísanými položkami a ikonami. Zapnutú položku spoznáte podľa modrej fajky pri pravom okraji a podfarbeného pozadia - klikateľný je celý riadok. Pri „Reset" je vidno, koľko filtrov je práve zapnutých. Filtre sú zoskupené (Stav · Aktivita · Termín · Typ a priorita) a triedenie je rozdelené na Zoskupenie a Poradie. Rovnako vyzerajú menu vo vlákne vpravo: filtre správ, vyhľadávanie, zmena stavu a zoznam účastníkov.

Zoznam sa dá filtrovať aj z Asistenta AI - bežným príkazom, napr. „zobraz len úlohy po termíne" (pozri „Asistent AI").

Triedenie: abecedne, podľa dátumu, podľa termínu, obľúbené najprv.

Archivácia úlohy

V menu úlohy (tri bodky ⋯) je dostupná možnosť archivácie. Archivované úlohy zmiznú z hlavného zoznamu.

Kontrolný zoznam v popise úlohy

V poli Popis (okno „Pridať úlohu" / „Upraviť úlohu") nájdete tlačidlo Kontrolný zoznam - rovnaké ako v editore správ. Zoznam sa uloží spolu s popisom a je vidno v karte úlohy hore vo vlákne, kde je klikateľný ako každá checklista v správe: odškrtávate priamo v karte, pod zoznamom rastie pruh postupu („2 z 3 hotové") a stav je spoločný pre všetkých účastníkov úlohy - nie je potrebné otvárať úpravu ani mať právo na úpravu úlohy. Pri každej odškrtnutej položke je mini avatar osoby, ktorá ju označila (prejdite kurzorom alebo sa dotknite - bublina zobrazí meno, priezvisko a dátum), takže je vidno, kto čo odškrtol a koho sa opýtať na postup. Obsah popisu sa pritom nemení, takže úprava úlohy nič neodškrtne ani nevráti späť.