Eine Aufgabe erstellen

  1. Wählen Sie den Arbeitsbereich in der linken Spalte.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Aufgabe hinzufügen" in der mittleren Spalte (oder auf die „+"-Schaltfläche im Menü).
  3. Füllen Sie das Formular aus:
    • Titel - kurzer Name der Aufgabe (erforderlich)
    • Beschreibung - ausführliche Beschreibung (Texteditor). In der Symbolleiste finden Sie das Symbol Text verbessern (✨ Zauberstab), das den Text per KI überarbeitet - Details unter „KI-Assistent". Das Symbol </> Code fügt einen Codeblock ein - während des Schreibens hat er einen hellgrauen Hintergrund und dunklen Text, nach dem Senden wird der Code syntaxhervorgehoben und erhält eine Kopieren-Schaltfläche (jeder Block einzeln). Das Symbol Zeichnen öffnet ein Fenster, in dem Sie freihändig eine Skizze anfertigen können (optional auf einem hochgeladenen Hintergrund) und in den Text einfügen. Die Zeichnung landet auch in Dateien im Ordner dieser Aufgabe.
    • Priorität - normal oder hoch
    • Fälligkeitsdatum - optionales Datum/Uhrzeit für die Frist
    • Zugewiesen - wählen Sie die für die Aufgabe verantwortlichen Personen
  4. Klicken Sie auf „Speichern".

Sie können auch den KI-Assistenten bitten: „Füge eine Aufgabe mit dem Namen X mit Fälligkeitsdatum bis Y hinzu" - er öffnet das Formular mit vorausgefüllten Feldern.

Aufgabenstatus

  • Kein Status (graues Symbol) - neue, nicht begonnene Aufgabe
  • In Bearbeitung (blau) - Aufgabe wird umgesetzt
  • Erledigt (grün) - Aufgabe abgeschlossen
  • Storniert (rot) - Aufgabe zurückgezogen

Status ändern: klicken Sie auf das Statussymbol bei der Aufgabe in der Liste ODER öffnen Sie die Aufgabe und klicken Sie im rechten Bereich auf die Schaltfläche zur Statusänderung. Sie können dem KI-Assistenten auch sagen: „Ändere den Status der Aufgabe X auf erledigt".

Prioritäten

  • Normal - Standard
  • Hoch - farblich hervorgehoben (rote Markierung)

Aufgabe bearbeiten

Öffnen Sie die Aufgabe im rechten Bereich, klicken Sie auf das Stiftsymbol oder die Schaltfläche „Bearbeiten". Sie können ändern: Titel, Beschreibung, Priorität, Fälligkeitsdatum, zugewiesene Personen.

Nach einer Änderung des Inhalts der Aufgabe (Titel oder Beschreibung) erscheint neben dem Namen des Autors die Kennzeichnung (bearbeitet) - genauso wie bei bearbeiteten Nachrichten. Eine reine Änderung von Status, Priorität, Fälligkeitsdatum oder zugewiesenen Personen kennzeichnet die Aufgabe nicht als bearbeitet.

Sie können dem Assistenten auch sagen: „Bearbeite Aufgabe X" - er öffnet das Bearbeitungsformular.

Fälligkeitsdatum (Frist)

Eine überfällige Aufgabe wird in der Liste rot markiert. Der KI-Assistent weist ebenfalls auf überfällige Aufgaben hin.

In einer geöffneten Aufgabe sehen Sie das Fälligkeitsdatum in der Metaleiste unter dem Titel: Aufgabenstatus, Fälligkeitsdatum in Worten (z. B. in 2 Tagen) zusammen mit dem Datum sowie die Priorität - die Farbe des Termins zeigt seinen Zustand.

So wird der Zustand des Termins berechnet (genauso in der Aufgabenliste, im Kalender, auf dem Board und in der Metaleiste der geöffneten Aufgabe):

  • rot - überfällig: Datum und Uhrzeit der Frist sind verstrichen;
  • blau - heute fällig: die Frist ist heute und noch nicht verstrichen;
  • grün - im Zeitplan: die Frist liegt in den nächsten Tagen.

Wenn Sie beim Termin keine Uhrzeit angegeben haben, gilt die Aufgabe den ganzen Tag als „heute fällig" - rot wird sie erst am nächsten Tag. Die Filter Überfällig / Heute fällig / Im Zeitplan funktionieren nach genau denselben Regeln (erledigte und stornierte Aufgaben gelten nicht als überfällig - ihr Badge ist grau, selbst wenn die Frist längst verstrichen ist).

Aufgaben-Thread (rechte Spalte)

Eine geöffnete Aufgabe zeigt oben die Aufgabenkarte (Autor, Titel, Metaleiste, Beschreibung, Anhänge) und darunter die Unterhaltung. Die Nachrichten sehen aus wie in modernen Messengern:

  • Avatar im Kreis + Name + Uhrzeit (vollständiges Datum beim Überfahren); Einträge derselben Person aus den letzten 15 Minuten werden unter einer Überschrift gruppiert, und Tage werden durch die Trenner „Heute" / „Gestern" / Datum getrennt;
  • Aktionen beim Namen (sichtbar beim Überfahren): Reaktion hinzufügen +, Inhalt kopieren, Favorit markieren und Menü ⋮ (u. a. In Antwort zitieren, Link kopieren, eigene Nachrichten bearbeiten und löschen);
  • Reaktionen werden als Chips mit Zahl unter der Nachricht angezeigt; beim Überfahren sieht man, wer reagiert hat - Details im Kapitel „Chats";
  • Anhänge: Dateien als Liste mit Typsymbol und Größe, Bilder in einem Raster (bei mehr als drei - eine Overlay-Blende „+N", die eine Vorschau öffnet). Ein Klick auf eine Datei öffnet ihre Vorschau im Dateien-Fenster (PDF, Video, Bild, Text - bei Formaten ohne Vorschau eine Karte mit Informationen); der Download verbirgt sich hinter dem Pfeilsymbol rechts in der Zeile. Die Schaltfläche „Zurück" in der Vorschau führt zum Ordner dieser Aufgabe oder dieses Chats zurück;
  • Systemnachrichten sind zentrierte Kapseln mit Uhrzeit. So hält der Thread fest: Änderung des Status, Hinzufügen und Entfernen von Personen sowie Änderung der Aufgabenparameter - Fälligkeitsdatum (mit vorherigem Wert), Priorität und Name. So sieht man in der Unterhaltung, wer wann den Termin verschoben hat. Eine Änderung nur der Beschreibung erzeugt keinen Eintrag - der neue Inhalt ist ja in der Aufgabenkarte sichtbar, und beim Namen erscheint „(bearbeitet)".

So liest man die Aufgabenliste

Die Aufgabenliste, das Board und das Panel Liste im Kalender zeigen dieselbe Karte:

  • farbiger Balken links und die Farbe des Termins zeigen den Zustand: rot (überfällig), blau (heute fällig), grün (im Zeitplan), grau (ohne Termin oder abgeschlossen);
  • farbiger Kreis mit Tagesanzahl bis zum Termin (oder danach, mit Minuszeichen) am rechten Kartenrand - rot, blau, grün oder grau, entsprechend dem Zustand des Termins. Das genaue Datum sehen Sie, wenn Sie mit dem Cursor darüberfahren. Aufgaben ohne Termin haben keinen Kreis. Auf dem Board und im Panel Liste des Kalenders wird der Termin stattdessen in Worten beschrieben (32 Tage überfällig, heute 14:30, in 4 Tagen), im Kalender - nur mit der Uhrzeit;
  • Status-Ring beim Titel: leer (kein Status), zur Hälfte gefüllt (in Bearbeitung), mit Häkchen (erledigt), mit Kreuz (storniert);
  • orangefarbener Punkt vor dem Ring bedeutet hohe Priorität;
  • Ungelesenes erkennen Sie am weißen, fetten Titel und am Zähler neuer Nachrichten am rechten Kartenrand (ab 99 wird 99+ angezeigt);
  • ⋮ am rechten Rand öffnet das Menü der Position - auf Smartphone und Tablet ist das Symbol sofort sichtbar, am Computer erscheint es beim Überfahren der Karte.

Menü unter dem Symbol ⋮

Dasselbe Menü haben Sie in der Aufgabenliste, auf dem Board und im Panel Liste des Kalenders:

  • Öffnen - zeigt den Thread in der rechten Spalte (dasselbe wie ein Klick auf die Karte),
  • Bearbeiten - öffnet das Formular für Aufgabe oder Chat,
  • Als ungelesen / gelesen markieren,
  • Zu Favoriten hinzufügen / Aus Favoriten entfernen,
  • Link zur Aufgabe / zum Chat kopieren - kopiert die Adresse, die beim Öffnen direkt zu diesem Thread führt (ein Mitarbeiter ohne Zugriff sieht die Meldung „Kein Zugriff", nicht den Inhalt),
  • Status (nur Aufgaben): Neu, In Bearbeitung, Erledigt, Storniert - der aktuelle Status ist hervorgehoben und nicht anklickbar. Die Änderung wirkt sofort, ohne die Aufgabe zu öffnen,
  • Archivieren / Aus dem Archiv wiederherstellen,
  • Papierkorb - fragt vor dem Löschen um Bestätigung.

Die Einträge hängen von Ihren Berechtigungen ab: ohne Bearbeitungsrecht sehen Sie „Bearbeiten" nicht, ohne Löschrecht - nicht den „Papierkorb", und ohne Recht zur Statusänderung - nicht den ganzen Abschnitt Status. Das Menü schließen Sie durch Klick daneben, mit der Taste Esc, durch Scrollen der Liste oder erneutes Klicken auf ⋮. Ein Aktualisieren der Liste im Hintergrund schließt ein geöffnetes Menü nicht.

In einem geöffneten Thread befindet sich unter jeder Nachricht (und unter der Aufgabenbeschreibung) die Schaltfläche „[...]" - sie öffnet dasselbe Menü mit den Einträgen Bearbeiten und Löschen, sofern Sie dazu berechtigt sind.

Chats zeigen unter dem Namen nur den Arbeitsbereich - überall gleich: in der Hauptliste, auf dem Board und in der Liste im Kalender. Eine Vorschau der letzten Nachricht zeigt die Karte nicht; der Inhalt ist erst nach dem Öffnen des Threads sichtbar.

Vier Kacheln über der Liste - Im Zeitplan / Heute fällig / Überfällig / Chat - sind gleichzeitig Zähler und Filter. Ein Klick färbt die Kachel ein und schränkt die Liste ein, ein erneuter Klick hebt den Filter auf.

Nachrichten und Kommentare in der Aufgabe

Der Nachrichten-Thread in der Aufgabe funktioniert genauso wie im Chat (vollständige Beschreibung im Kapitel Chats). Das Wichtigste:

  • Enter sendet die Nachricht, Umschalt + Enter erzeugt eine neue Zeile (Strg/Cmd + Enter sendet ebenfalls).
  • Zusammenfassen von Einträgen (wie bei Slack): Mehrere Nachrichten, die kurz nacheinander geschrieben werden (innerhalb von 5 Minuten, ohne zwischenzeitliche Nachricht anderer Personen), werden als ein Eintrag an die vorherige angehängt. Anhänge sowie Fragen an den KI-Assistenten erzeugen immer einen eigenen Eintrag.
  • Linie „Neu" über der ältesten ungelesenen Nachricht nach dem Betreten des Threads - verschwindet nach wenigen Sekunden sanft.
  • Ein fehlgeschlagener Sendevorgang verschluckt den Text nicht: Der Inhalt kehrt ins Feld zurück (oder wartet als Entwurf des Threads), und eine Meldung erklärt, was schiefgelaufen ist. Eine unfertige Nachricht bleibt bei ihrem Thread erhalten - auch nach dem Wechsel woanders hin und nach dem Neuladen der Seite.
  • Klickbare Links - eine im Text eingegebene Adresse ist nach dem Senden aktiv (öffnet sich in einem neuen Tab).

Im rechten Bereich der Aufgabe befindet sich der Nachrichtenabschnitt. Sie können:

  • Textkommentare hinzufügen
  • Anhänge hinzufügen (Dateien, Bilder) - über das Büroklammersymbol (📎) in der oberen Leiste des Editors, durch Ziehen von Dateien und Ablegen an einer beliebigen Stelle des Fensters (Drag & Drop) oder Einfügen aus der Zwischenablage mit Strg/Cmd+V (ein in den Editor eingefügter Screenshot landet im Inhalt, eine außerhalb des Editors eingefügte Datei/ein Bild wird zum Anhang)
  • Eine Nachricht mit einem Stern markieren
  • Eine Reaktion zu einer Nachricht hinzufügen: Erledigt (✓), In Arbeit, Ich schaue mir das an, Ok (👍) - schnelles Feedback ohne einen Kommentar zu schreiben
  • Eine Erwähnung einfügen - geben Sie im Text @ ein (am Anfang oder nach einem Leerzeichen), und über dem Editor erscheint eine Liste von Personen (wie bei Slack); Tippen schränkt die Liste ein, Auswahl mit ↑/↓ + Enter oder per Klick, Esc schließt sie. Dieselbe Liste finden Sie auch unter dem Symbol @ in der oberen Leiste des Editors (neben der Formatierung)
  • Die KI privat zum Thread befragen oder Nachrichten ordnen - über die Schaltflächen „KI-Assistent" und „Strukturieren" beim Antwortfeld (Details im Kapitel „KI-Assistent")

Dateien im Thread

In der oberen Leiste des rechten Bereichs befindet sich das Symbol Büroklammer (📎) „Dateien". Nach dem Klick öffnet sich das Fenster „[Aufgabenname] / Dateien" mit einer Liste aller Anhänge dieser Aufgabe (auch aus älteren, noch nicht auf dem Bildschirm geladenen Nachrichten). Bei jeder Datei sehen Sie Typ, Größe, wer sie hinzugefügt hat und wann; ein Klick öffnet die Vorschau, der Pfeil lädt die Datei herunter.

Aufgaben filtern

Im oberen Bereich der mittleren Spalte stehen Filter zur Verfügung:

  • Status - nur Aufgaben mit ausgewähltem Status anzeigen
  • Priorität - nur Aufgaben mit ausgewählter Priorität anzeigen
  • Fälligkeitsdatum - heute fällig, überfällig, im Zeitplan
  • Favoriten - nur mit Stern markierte anzeigen
  • Typ - nur Aufgaben / nur Chats / alles

Filter, Sortierung und Suche öffnen sich als Menü mit beschrifteten Einträgen und Symbolen. Eine aktive Position erkennen Sie am blauen Häkchen am rechten Rand und am hervorgehobenen Hintergrund - anklickbar ist die ganze Zeile. Bei „Zurücksetzen" sehen Sie, wie viele Filter aktuell aktiv sind. Die Filter sind gruppiert (Zustand · Aktivität · Fälligkeitsdatum · Typ und Priorität), und die Sortierung ist in Gruppierung und Reihenfolge unterteilt. Genauso sehen die Menüs im Thread rechts aus: Nachrichtenfilter, Suche, Statusänderung und Teilnehmerliste.

Die Liste lässt sich auch über den KI-Assistenten filtern - mit einem einfachen Befehl, z. B. „zeig nur überfällige Aufgaben" (siehe „KI-Assistent").

Sortierung: alphabetisch, nach Datum, nach Fälligkeitsdatum, Favoriten zuerst.

Aufgabe archivieren

Im Aufgabenmenü (drei Punkte ⋯) steht die Archivierungsoption zur Verfügung. Archivierte Aufgaben verschwinden aus der Hauptliste.

To-do-Liste in der Aufgabenbeschreibung

Im Feld Beschreibung (Fenster „Aufgabe hinzufügen" / „Aufgabe bearbeiten") finden Sie die Schaltfläche To-do-Liste - genau wie im Nachrichteneditor. Die Liste wird zusammen mit der Beschreibung gespeichert und ist oben im Thread in der Aufgabenkarte sichtbar, wo sie anklickbar ist wie jede Checkliste in einer Nachricht: Sie haken direkt in der Karte ab, unter der Liste wächst ein Fortschrittsbalken („2 von 3 erledigt"), und der Status ist für alle Beteiligten der Aufgabe gemeinsam - man muss weder die Bearbeitung öffnen noch das Recht zur Aufgabenbearbeitung haben. Bei jedem abgehakten Punkt steht ein Mini-Avatar der Person, die ihn markiert hat (Überfahren oder Antippen - die Sprechblase zeigt Vor- und Nachname sowie Datum), sodass sichtbar ist, wer was abgehakt hat und wen man nach dem Fortschritt fragen kann. Der Inhalt der Beschreibung ändert sich dabei nicht, sodass das Bearbeiten der Aufgabe nichts abhakt oder rückgängig macht.