Aufgaben

Eine Aufgabe erstellen

1. Wählen Sie den Arbeitsbereich in der linken Spalte.
2. Klicken Sie in der mittleren Spalte auf die Schaltfläche „+ Aufgabe hinzufügen“ (oder auf die Schaltfläche „+“ im Menü).
3. Füllen Sie das Formular aus:
   • Betreff - kurzer Name der Aufgabe (erforderlich)
   • Beschreibung - ausführliche Beschreibung (Texteditor). In der Symbolleiste finden Sie das Symbol Text verbessern (✨ Zauberstab), das den Text per KI überarbeitet - Details unter „KI-Assistent". Das Symbol </> Code fügt einen Codeblock ein - während des Schreibens hat er einen hellgrauen Hintergrund und dunklen Text, nach dem Absenden wird der Code syntaktisch hervorgehoben und erhält eine Kopieren-Schaltfläche (für jeden Block einzeln). Das Symbol Zeichnen öffnet ein Fenster, in dem Sie von Hand eine Skizze anfertigen können (optional auf einem hochgeladenen Hintergrund) und sie in den Inhalt einfügen. Die Zeichnung landet außerdem in Dateien im Ordner dieser Aufgabe.
   • Priorität - normal oder hoch
   • Fälligkeitsdatum - optionales Datum/Uhrzeit der Deadline
   • Zugewiesene - wählen Sie die für die Aufgabe verantwortlichen Personen aus. Bei jeder Person gibt es drei Schalter: Administrator (bearbeitet und löscht die Aufgabe), Statusänderung und Beobachter - der Beobachter sieht die Aufgabe und den Thread, ändert aber den Status nicht, erhält Benachrichtigungen nur bei Erwähnungen (@), und seine beobachteten Aufgaben zählen nicht zu „Überfällig / Heute fällig” (Details: „Aufgaben-Beobachter”)
4. Klicken Sie auf „Speichern“.

Sie können auch den KI-Assistenten bitten: „Füge eine Aufgabe mit dem Namen X und Fälligkeitsdatum bis Y hinzu" - es öffnet sich ein Formular mit bereits ausgefüllten Feldern.

Aufgabenstatus

• Kein Status (graues Symbol) - neue, noch nicht begonnene Aufgabe
• In Bearbeitung (blau) - Aufgabe wird gerade erledigt
• Erledigt (grün) - Aufgabe abgeschlossen
• Abgebrochen (rot) - Aufgabe storniert

Statusänderung: Klicken Sie auf das Status-Symbol bei der Aufgabe in der Liste ODER öffnen Sie die Aufgabe und klicken Sie auf die Schaltfläche zur Statusänderung im rechten Panel. Sie können auch dem KI-Assistenten sagen: „Ändere den Status der Aufgabe X auf erledigt”. Den Status ändern der Autor, die Administratoren (der Aufgabe, des Arbeitsbereichs und der Anwendung) sowie Personen mit dem Schalter „Statusänderung” - der Beobachter nicht.

Prioritäten

• Normal - Standardeinstellung
• Hoch - farblich hervorgehoben (roter Marker)

Aufgabe bearbeiten

Öffnen Sie die Aufgabe im rechten Bereich und klicken Sie auf das Bleistiftsymbol oder auf die Schaltfläche „Bearbeiten“. Sie können Betreff, Beschreibung, Priorität, Fälligkeitsdatum und zugewiesene Personen ändern.

Nach einer Änderung des Inhalts der Aufgabe (Titel oder Beschreibung) erscheint neben dem Namen des Autors die Kennzeichnung (bearbeitet) - genauso wie bei bearbeiteten Nachrichten. Eine reine Änderung von Status, Priorität, Fälligkeitsdatum oder zugewiesenen Personen kennzeichnet die Aufgabe nicht als bearbeitet.

Sie können dem Assistenten auch sagen: „Bearbeite Aufgabe X" - es öffnet sich das Bearbeitungsformular.

Fälligkeitsdatum (Frist)

Eine überfällige Aufgabe wird in der Liste rot markiert. Der KI-Assistent weist ebenfalls auf überfällige Aufgaben hin.

In einer geöffneten Aufgabe sehen Sie das Fälligkeitsdatum in der Metaleiste unter dem Titel: Aufgabenstatus, Fälligkeitsdatum in Worten (z. B. in 2 Tagen) zusammen mit dem Datum sowie die Priorität - die Farbe des Termins zeigt seinen Zustand.

So wird der Zustand des Termins berechnet (genauso in der Aufgabenliste, im Kalender, auf dem Board und in der Metaleiste der geöffneten Aufgabe):

• rot - überfällig: Datum und Uhrzeit der Frist sind verstrichen;
• blau - heute fällig: die Frist ist heute und noch nicht verstrichen;
• grün - im Zeitplan: die Frist liegt in den nächsten Tagen.

Wenn Sie beim Fälligkeitsdatum keine Uhrzeit angegeben haben, gilt die Aufgabe den ganzen Tag als „heute fällig“ - erst am nächsten Tag wird sie rot. Die Filter Überfällig / Heute fällig / Nicht überfällig funktionieren nach genau denselben Regeln (erledigte und abgebrochene Aufgaben zählen nicht als überfällig - ihr Badge bleibt grau, auch wenn das Fälligkeitsdatum schon lange verstrichen ist).

Aufgaben-Beobachter

Der Beobachter sieht die Aufgabe und den gesamten Thread, kann Nachrichten schreiben und erhält Erwähnungen, aber die Aufgabe ist nicht seine Arbeit. Das ist nützlich, wenn jemand nur „im Bilde sein” soll - z. B. eine Führungskraft, die den Fortschritt verfolgen möchte, ohne über jede Nachricht benachrichtigt zu werden.

So fügen Sie einen Beobachter hinzu: Wählen Sie im Aufgabenformular „Ausgewählte Personen”, markieren Sie die Person und aktivieren Sie bei ihr den Schalter „Beobachter”. Die Schalter „Administrator” und „Statusänderung” erlöschen und werden grau - ein Beobachter kann sie nicht haben. Das Deaktivieren von „Beobachter” gibt sie wieder zur Bearbeitung frei. Beobachter kann weder der Autor der Aufgabe noch der Administrator des Arbeitsbereichs werden (sie haben aufgrund ihrer Rolle volle Rechte - ihr Schalter ist gesperrt). Im Modus „Alle Personen im Arbeitsbereich” werden keine Beobachter festgelegt - nur bei „Ausgewählte Personen”. Die Rolle können Sie jederzeit beim Bearbeiten der Aufgabe ändern.

Was ein Beobachter kann:

• liest die Aufgabe und den Thread, schreibt Nachrichten, reagiert, sieht Anhänge;
• ändert nicht den Status und bearbeitet nicht die Aufgabe (weder von der Liste noch vom Thread, Board oder über den KI-Assistenten);
• erhält Benachrichtigungen (E-Mail, Push, Benachrichtigungscenter) nur bei Erwähnungen (@) - bei neuen Nachrichten, Statusänderung oder Zuweisung nicht mehr. Der Zähler ungelesener Nachrichten bei der Aufgabe funktioniert wie gewohnt;
• Aufgaben, die Sie beobachten, zählen nicht zu den Kacheln und Filtern Überfällig / Heute fällig / Im Zeitplan, nicht zur morgendlichen Aufgabenübersicht und nicht zu den Fristankündigungen im Benachrichtigungscenter. Der KI-Assistent kennt sie als „beobachtet”, nicht als „zu erledigen”.

Wo er sichtbar ist:

• in der Liste, auf dem Board und im Panel Liste des Kalenders hat eine Aufgabe, die Sie beobachten, neben dem Titel ein Augen-Symbol (Tooltip „Sie beobachten”);
• in der Leiste der geöffneten Aufgabe zeigen die Avatare die Personen, die an der Aufgabe arbeiten - ohne Beobachter. Nach einem Klick auf die Avatare hat die Liste den Abschnitt „In diesem Thread”, darunter einen eingeklappten, ausgegrauten Abschnitt „Beobachten · N” (durch Klicken oder mit Enter/Leertaste aufklappen), und am Ende „Haben ebenfalls Zugriff”;
• im Menü „Nur anzeigen” ist der Eintrag „Beobachtete Aufgaben” standardmäßig aktiviert - dann erscheinen die Aufgaben, die Sie beobachten, zusammen mit den übrigen in der Liste. Deaktivieren Sie ihn, um sie auszublenden (der Rest der Liste, Chats und E-Mail bleiben unverändert; das Menü zählt dies dann als aktiven Filter). „Zurücksetzen” (und in der Liste auch „Alle”) stellt die Markierung wieder her. Board und Kalender-Panel Liste haben denselben Eintrag mit einer eigenen, unabhängigen Einstellung.

Aufgaben-Thread (rechte Spalte)

Eine geöffnete Aufgabe zeigt oben die Aufgabenkarte (Autor, Titel, Metaleiste, Beschreibung, Anhänge) und darunter die Unterhaltung. Die Nachrichten sehen aus wie in modernen Messengern:

• Avatar im Kreis + Nachname + Uhrzeit (das vollständige Datum wird beim Darüberfahren angezeigt); Einträge derselben Person aus den letzten 15 Minuten werden unter einer Überschrift gruppiert, und Tage durch Trennlinien „Heute“ / „Gestern“ / Datum voneinander getrennt;
• Aktionen beim Namen (sichtbar beim Überfahren): Reaktion hinzufügen +, Inhalt kopieren, Favorit markieren und Menü ⋮ (u. a. In Antwort zitieren, Link kopieren, eigene Nachrichten bearbeiten und löschen);
• Reaktionen werden als Chips mit der Anzahl unter der Nachricht angezeigt. Wenn Sie mit dem Mauszeiger darauf zeigen, sehen Sie, wer reagiert hat - weitere Informationen im Kapitel „Chats“;
• Anhänge: Dateien als Liste mit Dateityp-Symbol und Größe, Bilder in einem Raster (bei mehr als drei Bildern öffnet eine Einblendung „+N“ die Vorschau). Wenn Sie auf eine Datei klicken, wird ihre Vorschau im Dateien-Fenster geöffnet (PDF, Video, Bild, Text - bei Formaten ohne Vorschau eine Infokarte); der Download ist über das Pfeilsymbol rechts in der Zeile verfügbar. Über die Schaltfläche „Zurück“ in der Vorschau gelangen Sie zurück zum Ordner der Aufgabe oder des Chats;
• Systemnachrichten sind mittig angezeigte Sprechblasen mit Uhrzeit. Der Thread protokolliert auf diese Weise Änderungen am Status, das Hinzufügen und Entfernen von Personen sowie Änderungen an den Aufgabenparametern - Fälligkeitsdatum (mit dem vorherigen Wert), Priorität und Name. So sehen Sie im Gespräch, wer das Fälligkeitsdatum wann verschoben hat. Eine Änderung der Beschreibung allein erzeugt keinen Eintrag - der neue Inhalt ist schließlich auf der Aufgabenkarte sichtbar, und neben dem Namen erscheint „(bearbeitet)“.

So liest man die Aufgabenliste

Die Aufgabenliste, das Board und das Panel Liste im Kalender zeigen dieselbe Karte:

• farbiger Balken links und die Farbe des Termins zeigen den Zustand: rot (überfällig), blau (heute fällig), grün (im Zeitplan), grau (ohne Termin oder abgeschlossen);
• farbiger Kreis mit der Anzahl der Tage bis zum Fälligkeitsdatum (oder danach, mit Minuszeichen) am rechten Rand der Karte - rot, blau, grün oder grau, je nach Stand des Termins. Das genaue Datum sehen Sie, wenn Sie mit dem Mauszeiger darüberfahren. Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum haben keinen Kreis. Auf dem Board und im Panel Liste des Kalenders wird der Termin stattdessen in Worten beschrieben (32 Tage überfällig, heute 14:30, in 4 Tagen), und im Kalender - nur als Uhrzeit;
• Status-Ring beim Titel: leer (kein Status), zur Hälfte gefüllt (in Bearbeitung), mit Häkchen (erledigt), mit Kreuz (storniert);
• orangefarbener Punkt vor dem Ring bedeutet hohe Priorität;
• Ungelesenes erkennen Sie am weißen, fetten Titel und am Zähler neuer Nachrichten am rechten Kartenrand (ab 99 wird 99+ angezeigt);
• ⋮ am rechten Rand öffnet das Menü des Eintrags - auf dem Smartphone und Tablet ist das Symbol sofort sichtbar, auf dem Computer erscheint es, sobald Sie mit der Maus über die Karte fahren.

Menü unter dem Symbol ⋮

Dasselbe Menü haben Sie in der Aufgabenliste, auf dem Board und im Panel Liste des Kalenders:

• Öffnen - zeigt den Thread in der rechten Spalte (dasselbe wie ein Klick auf die Karte),
• Bearbeiten - öffnet das Formular für Aufgabe oder Chat,
• Als ungelesen / gelesen markieren,
• Zu Favoriten hinzufügen / Aus Favoriten entfernen,
• Link zur Aufgabe / zum Chat kopieren - kopiert die Adresse, die nach dem Öffnen direkt zu diesem Thread führt (ein Mitarbeiter ohne Zugriff sieht die Meldung „Kein Zugriff", nicht den Inhalt),
• Status (nur Aufgaben): Neu, In Bearbeitung, Erledigt, Abgebrochen - der aktuelle Status ist hervorgehoben und nicht anklickbar. Die Änderung wirkt sofort, ohne die Aufgabe zu öffnen,
• Archivieren / Aus dem Archiv wiederherstellen,
• Papierkorb - fragt nach Bestätigung, bevor etwas gelöscht wird.

Die Einträge hängen von Ihren Berechtigungen ab: Ohne Bearbeitungsrecht sehen Sie „Bearbeiten" nicht, ohne Löschrecht - den „Papierkorb" nicht, und ohne Recht zur Statusänderung - den gesamten Abschnitt Status nicht. Das Menü schließen Sie durch Klicken daneben, mit der Taste Esc, durch Scrollen der Liste oder durch erneutes Klicken auf ⋮. Das Aktualisieren der Liste im Hintergrund schließt ein geöffnetes Menü nicht.

Im geöffneten Thread befindet sich unter jeder Nachricht (und unter der Aufgabenbeschreibung) die Schaltfläche „[...]" - sie öffnet dasselbe Menü mit den Einträgen Bearbeiten und Löschen, sofern Sie dazu berechtigt sind.

Chats zeigen unter dem Namen nur den Arbeitsbereich - überall gleich: in der Hauptliste, im Board und in der Liste im Kalender. Eine Vorschau der letzten Nachricht zeigt die Karte nicht; der Inhalt wird erst beim Öffnen des Threads sichtbar.

Vier Kacheln über der Liste - Termingerecht / Für heute / Überfällig / Chat - sind zugleich Zähler und Filter. Ein Klick färbt die Kachel ein und grenzt die Liste ein, ein erneuter Klick hebt den Filter wieder auf.

Nachrichten und Kommentare in der Aufgabe

Der Nachrichten-Thread in der Aufgabe funktioniert genauso wie im Chat (vollständige Beschreibung im Kapitel Chats). Das Wichtigste:

• Enter sendet die Nachricht, Umschalt + Enter erzeugt eine neue Zeile (Strg/Cmd + Enter sendet ebenfalls).
• Zusammenfassen von Einträgen (wie bei Slack): Mehrere Nachrichten, die kurz nacheinander geschrieben werden (innerhalb von 5 Minuten, ohne zwischenzeitliche Nachricht anderer Personen), werden als ein Eintrag an die vorherige angehängt. Anhänge sowie Fragen an den KI-Assistenten erzeugen immer einen eigenen Eintrag.
• Zeile „Neu" über der ältesten ungelesenen Nachricht beim Betreten des Threads - verschwindet nach ein paar Sekunden sanft.
• Ein fehlgeschlagener Sendevorgang verschluckt den Text nicht: Der Inhalt kehrt ins Feld zurück (oder wartet als Entwurf des Threads), und eine Meldung erklärt, was schiefgelaufen ist. Eine unfertige Nachricht bleibt bei ihrem Thread erhalten - auch nach dem Wechsel woanders hin und nach dem Neuladen der Seite.
• Klickbare Links - eine im Text eingegebene Adresse ist nach dem Senden aktiv (öffnet sich in einem neuen Tab).

Im rechten Bereich der Aufgabe befindet sich der Nachrichtenabschnitt. Sie können:

• Textkommentare hinzufügen
• Anhänge hinzufügen (Dateien, Bilder) - über das Büroklammer-Symbol (📎) in der oberen Leiste des Editors, durch Ziehen von Dateien und Ablegen an beliebiger Stelle im Fenster (Drag & Drop) oder durch Einfügen aus der Zwischenablage mit Strg/Cmd+V (ein in den Editor eingefügter Screenshot landet im Inhalt, eine außerhalb des Editors eingefügte Datei/Bild wird zu einem Anhang)
• Eine Nachricht mit einem Stern markieren
• Eine Reaktion zu einer Nachricht hinzufügen: Erledigt (✓), In Bearbeitung, Schaue ich mir an, Ok (👍) - schnelles Feedback ohne einen Kommentar zu schreiben
• Eine Erwähnung einfügen - geben Sie im Text @ ein (am Anfang oder nach einem Leerzeichen), und über dem Editor erscheint eine Liste von Personen (wie bei Slack); das Schreiben grenzt die Liste ein, Auswahl mit ↑/↓ + Enter oder per Klick, Esc schließt sie. Dieselbe Liste finden Sie auch unter dem Symbol @ in der oberen Leiste des Editors (neben der Formatierung)
• Die KI privat zum Thread befragen oder Nachrichten strukturieren - über die Schaltflächen „KI-Assistent“ und „Strukturieren“ neben dem Antwortfeld (weitere Informationen im Kapitel „KI-Assistent“)

Dateien im Thread

In der oberen Leiste des rechten Bereichs befindet sich das Symbol Büroklammer (📎) „Dateien“. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich das Fenster „[Aufgabenname] / Dateien“ mit allen Anhängen dieser Aufgabe (auch aus älteren Nachrichten, die noch nicht auf dem Bildschirm geladen wurden). Für jede Datei werden Typ, Größe, wer sie hinzugefügt hat und wann angezeigt. Ein Klick öffnet die Vorschau, über den Pfeil laden Sie die Datei herunter.

Aufgaben filtern

Im oberen Bereich der mittleren Spalte stehen Filter zur Verfügung:

• Status - nur Aufgaben mit dem gewählten Status anzeigen
• Priorität - nur Aufgaben mit der gewählten Priorität anzeigen
• Fälligkeitsdatum - für heute, überfällig, im Zeitrahmen
• Favoriten - nur mit Stern markierte anzeigen
• Beobachtete Aufgaben - standardmäßig aktiviert; deaktivieren Sie, um Aufgaben auszublenden, bei denen Sie Beobachter sind (betrifft Chats und E-Mail nicht; siehe „Aufgaben-Beobachter”)
• Typ - nur Aufgaben / nur Chats / alles

Die Filter und Kacheln Überfällig / Heute fällig / Im Zeitplan übergehen Aufgaben, die Sie nur beobachten.

Filter, Sortierung und Suche öffnen sich als Menü mit beschrifteten Einträgen und Symbolen. Einen aktivierten Eintrag erkennen Sie am blauen Häkchen am rechten Rand und am hervorgehobenen Hintergrund - anklickbar ist die gesamte Zeile. Bei „Zurücksetzen" sehen Sie, wie viele Filter derzeit aktiv sind. Die Filter sind gruppiert (Status · Aktivität · Fälligkeitsdatum · Typ und Priorität), und die Sortierung ist in Gruppierung und Reihenfolge unterteilt. Genauso sehen die Menüs im Thread rechts aus: Nachrichtenfilter, Suche, Statusänderung und Teilnehmerliste.

Sie können die Liste auch über den KI-Assistenten filtern - mit einer einfachen Anweisung, zum Beispiel „Zeige nur überfällige Aufgaben“ (siehe „KI-Assistent“).

Sortierung: alphabetisch, nach Datum, nach Fälligkeitsdatum, Favoriten zuerst.

Aufgabe archivieren

Im Aufgabenmenü (drei Punkte ⋯) steht die Archivierungsoption zur Verfügung. Archivierte Aufgaben verschwinden aus der Hauptliste.

To-do-Liste in der Aufgabenbeschreibung

Im Feld Beschreibung (Fenster „Aufgabe hinzufügen“ / „Aufgabe bearbeiten“) finden Sie die Schaltfläche To-do-Liste - dieselbe wie im Nachrichteneditor. Die Liste wird zusammen mit der Beschreibung gespeichert und auf der Aufgabenkarte oben im Thread angezeigt. Dort ist sie anklickbar wie jede Checkliste in einer Nachricht: Sie können Punkte direkt auf der Karte abhaken, unter der Liste wächst ein Fortschrittsbalken („2 von 3 erledigt“), und der Status ist für alle Teilnehmer der Aufgabe gemeinsam - Sie müssen die Bearbeitung nicht öffnen und benötigen kein Recht, die Aufgabe zu bearbeiten. Neben jedem abgehakten Punkt wird ein Mini-Avatar der Person angezeigt, die ihn abgehakt hat (fahren Sie mit der Maus darüber oder tippen Sie darauf - eine Sprechblase zeigt Vor- und Nachnamen sowie das Datum), sodass Sie sehen, wer was abgehakt hat und wen Sie zum Fortschritt fragen können. Der Inhalt der Beschreibung ändert sich dabei nicht. Durch das Bearbeiten der Aufgabe wird also nichts abgehakt oder rückgängig gemacht.

Reihenfolge der Einträge und Ausblenden erledigter Punkte. Fahren Sie mit der Maus über einen Listeneintrag - links daneben erscheint ein Griff aus Punkten. Fassen Sie ihn an und ziehen Sie den Eintrag nach oben oder unten, um Ihre eigene Reihenfolge festzulegen; auf dem Smartphone ist der Griff dauerhaft sichtbar, und das Ziehen beginnt nach kurzem Gedrückthalten. Die Reihenfolge sehen alle Teilnehmer, und sie ändert weder den Inhalt der Beschreibung noch, wer was abgehakt hat. Unter der Liste befindet sich außerdem ein Schalter, der abgehakte Einträge ausblendet - nützlich bei langen Listen; diese Einstellung gilt nur für Sie und wird für jede Liste separat gespeichert.

Einträge hinzufügen. Unter der Liste, neben dem Schalter zum Ausblenden erledigter Punkte, befindet sich die Schaltfläche „+ Eintrag hinzufügen". Sie öffnet ein Textfeld: Geben Sie den Inhalt ein und drücken Sie Enter. Das Feld bleibt geöffnet, sodass Sie weitere Einträge nacheinander hinzufügen können, ohne erneut klicken zu müssen. Sie können auch mehrere Zeilen auf einmal einfügen - jede wird zu einem eigenen Eintrag, und Listenzeichen (- [ ], *, 1.) werden automatisch aus dem Text entfernt.

Einen Eintrag hinzufügen kann jeder, der ihn abhaken darf - weder das Recht zur Bearbeitung der Aufgabe noch die Autorenschaft der Nachricht ist erforderlich. Das funktioniert auch bei Listen, die vom Assistenten erstellt wurden und deren Inhalt sich überhaupt nicht bearbeiten lässt. Ein hinzugefügter Eintrag ändert den Inhalt der Beschreibung oder Nachricht nicht: Er verhält sich wie jeder andere Listeneintrag (Abhaken, Fortschrittsbalken, Ausblenden erledigter Punkte, Ziehen), und daneben steht ein Mini-Avatar der Person, die ihn hinzugefügt hat.

Position bearbeiten. Neben dem Papierkorb steht ein Stift - bei jeder Position, die Sie bearbeiten können. Klicken Sie darauf, und der Text der Position verwandelt sich in ein Feld: Korrigieren Sie ihn und drücken Sie Enter (oder klicken Sie daneben). Esc bricht die Änderung ab. Das Abhaken, die Reihenfolge und die Angabe der Person, die die Position hinzugefügt hat, bleiben unverändert - nur der Text ändert sich. Wenn Sie eine von jemand anderem hinzugefügte Position bearbeiten, zeigt die Sprechblase bei dessen Avatar „Bearbeitet von" mit Ihrem Namen und Datum an.

• eine über „+ Position hinzufügen“ angelegte Position kann jeder korrigieren, der sie auch abhaken darf,
• eine Position aus dem Inhalt einer Nachricht korrigiert deren Autor, und eine Position aus der Aufgabenbeschreibung die Person mit Bearbeitungsrecht für die Aufgabe. Die Nachricht erhält dann die Kennzeichnung „(bearbeitet)“. Die Inhalte von Listen, die der KI-Assistent erstellt hat, kann niemand ändern - eine Position vom Assistenten können Sie mit dem Papierkorb löschen und die korrigierte Version neu hinzufügen,
• eine Position mit Fettschrift, Link oder Erwähnung öffnet das Bearbeitungsfenster für den Inhalt mit dem Cursor an dieser Position, da ein normales Feld die Formatierung verlieren würde,
• in der Ansicht „Strukturieren“ (von der KI umformulierter Inhalt) steht der Stift nur bei hinzugefügten Positionen - korrigiert wird der gespeicherte Text, nicht die KI-Version. Schalten Sie „Strukturieren“ aus, um eine Position aus dem Inhalt zu korrigieren.

Listenänderungen im Inhalts-Bearbeitungsfenster. Im Fenster „Nachricht bearbeiten“ (und in der Beschreibung bei „Aufgabe bearbeiten“) sieht die Liste genauso aus wie im Thread: Die Positionen stehen in der festgelegten Reihenfolge, und über „+ Position hinzufügen“ angelegte Positionen sind darin ganz normale Positionen an ihrem jeweiligen Platz. Die gesamte Liste bearbeiten Sie also an einer Stelle - im Inhalt: Sie ändern Text, fügen Positionen hinzu (Enter), löschen sie und verschieben sie. Nach dem Speichern werden über den Button hinzugefügte Positionen zu normalen Inhaltspositionen - die Signatur „Hinzugefügt von“ verschwindet, und ab sofort korrigiert sie der Autor des Inhalts. Abhakungen zusammen mit der Signatur der Person, die abgehakt hat, sowie über den Papierkorb gelöschte Positionen bleiben an ihrem Platz, und die Reihenfolge aus dem Fenster sehen alle. Eine in etwas völlig anderes umgeschriebene Position beginnt bei null - sie übernimmt kein fremdes Abhaken. Im Fenster sind die Positionen nicht abgehakt - das Abhaken und Löschen mit dem Papierkorb erledigen Sie selbst in der Liste im Thread (ein Hinweis über dem Editor erinnert daran; er sagt auch, wessen Positionen in den Inhalt übernommen werden). Das Fenster lädt beim Öffnen die aktuelle Liste - kurz ist der Editor abgedunkelt und lässt sich nicht beschreiben. Einige Situationen enden mit einer Frage oder Meldung:

• Sie löschen eine von jemand anderem hinzugefügte Position oder die gesamte Liste, unter der jemand etwas hinzugefügt hat - das Programm fragt, ob diese Positionen gelöscht werden sollen (dies lässt sich nicht rückgängig machen) und zeigt, wer sie hinzugefügt hat. Esc oder „Zurück zur Bearbeitung“ belässt das Fenster mit Ihren Änderungen,
• jemand hat den Inhalt geändert oder eine über den Button hinzugefügte Position korrigiert oder gelöscht, während Ihr Fenster geöffnet war - das Speichern schlägt fehl, damit dessen Änderungen nicht rückgängig gemacht werden. Kopieren Sie Ihre Korrekturen, schließen Sie das Fenster und öffnen Sie es erneut - Sie sehen dann die aktuelle Liste,
• jemand hat eine Position hinzugefügt, während Ihr Fenster geöffnet war - sie bleibt als eigenständige Position (mit Signatur des Autors) am Ende der Liste, und das Programm informiert Sie darüber. Eine in dieser Zeit von jemandem vorgenommene Verschiebung per Drag & Drop geht verloren - beim Speichern wird die Reihenfolge aus dem Fenster übernommen,
• bei einer sehr großen Änderung einer langen Liste kann es vorkommen, dass das Programm die Abhakungen nicht sicher übertragen kann - es speichert den Inhalt und warnt, dass sie sich verschoben haben könnten; von anderen hinzugefügte Positionen bleiben dann separat, und falls eine Position zweimal in der Liste steht, löschen Sie die überflüssige mit dem Papierkorb.

Wenn Sie im Fenster nur Anhänge ändern, bleibt die Liste unverändert - über den Button hinzugefügte Positionen bleiben separat. Lässt sich die Liste nicht so anzeigen wie im Thread (zum Beispiel eine Liste in einer Liste), zeigt das Fenster nur den reinen Inhalt, und über den Button hinzugefügte Positionen korrigieren Sie in einem eigenen Abschnitt unter dem Editor.

Am Computer werden Bleistift, Papierkorb und Avatare neben dem Eintrag erst beim Überfahren mit dem Mauszeiger eingeblendet (oder wenn Sie per Tab-Taste zu ihm wechseln), wodurch lange Listen übersichtlicher bleiben. Auf dem Smartphone, Tablet und Laptop mit Touchscreen sind sie dauerhaft sichtbar.

Position löschen. Der Papierkorb rechts neben der Position entfernt sie aus der Liste. Es gilt eine einfache Regel: wer eine Position abhaken darf, darf sie auch hinzufügen, korrigieren (falls hinzugefügt) und löschen - die Liste ist ein gemeinsames Dokument des Teams. Das Programm fragt um Bestätigung, da die Position für alle verschwindet.

Das Ergebnis hängt davon ab, woher die Position stammt, und die Bestätigung weist deutlich darauf hin:

• eine über „+ Position hinzufügen“ angelegte Position verschwindet endgültig zusammen mit ihrem Abhaken; ein erneutes Hinzufügen beginnt bei null,
• eine Position aus dem Inhalt einer Nachricht oder Aufgabenbeschreibung wird nur von der Liste entfernt. Der Inhalt bleibt unverändert, und unter der Liste erscheint „Gelöschte wiederherstellen (N)“ - ein Klick, und die Positionen kehren genau so zurück, wie sie waren, samt Abhaken und Signatur der Person, die abgehakt hat.

So lässt sich eine lange Liste bedenkenlos kürzen - auch eine, die der KI-Assistent erstellt hat und deren Inhalt sich nicht bearbeiten lässt - ohne Sorge, etwas unwiderruflich zu löschen.

Hinzufügen, Korrigieren und Löschen funktionieren bei jeder To-do-Liste in Nachrichten - auch bei solchen, die der KI-Assistent erstellt hat. Bei Listen des Assistenten können Sie über „+ Position hinzufügen“ angelegte Positionen korrigieren; vom Assistenten geschriebene Positionen können Sie löschen, aber nicht ändern.

Hat sich die Liste zwischenzeitlich geändert? Wenn jemand die Liste geändert hat, bevor sich Ihre Ansicht aktualisieren konnte, trifft ein Klick (Abhaken, Papierkorb, Verschieben, Hinzufügen) nicht die falsche Position - das Programm speichert nichts, zeigt die aktuelle Liste an und bittet: „Die Liste hat sich zwischenzeitlich geändert - ich zeige die aktuelle Version. Klicken Sie noch einmal.“ Auch eine in diesem Moment mit dem Stift eingegebene Korrektur wird nicht gespeichert - die Meldung zeigt ihren Text an, damit Sie ihn leicht erneut eingeben können.