Criação de uma tarefa

  1. Escolha um workspace na coluna esquerda.
  2. Clique no botão «+ Adicionar tarefa» na coluna central (ou no botão «+» do menu).
  3. Preencha o formulário:
    • Assunto - nome curto da tarefa (obrigatório)
    • Descrição - descrição detalhada (editor de texto). Na barra de ferramentas tem o ícone Melhorar texto (✨ varinha mágica), que reescreve o texto através de IA - detalhes em «Assistente de IA». O ícone </> Código insere um bloco de código - enquanto escreve tem fundo cinzento-claro e texto escuro, e depois de enviado o código fica com realce de sintaxe e um botão de copiar (cada bloco separadamente). O ícone Desenhar abre uma janela onde pode desenhar à mão uma imagem (opcionalmente sobre um fundo carregado) e inseri-la no conteúdo. O desenho vai também para os Ficheiros na pasta desta tarefa.
    • Prioridade - normal ou alta
    • Prazo - data/hora limite opcional
    • Atribuídos - escolha as pessoas responsáveis pela tarefa
  4. Clique em «Guardar».

Também pode pedir ao assistente de IA: «Adiciona uma tarefa chamada X com prazo até Y» - abre o formulário com os campos pré-preenchidos.

Estados das tarefas

  • Sem estado (ícone cinzento) - tarefa nova, não iniciada
  • Em curso (azul) - tarefa em execução
  • Concluída (verde) - tarefa terminada
  • Cancelada (vermelho) - tarefa anulada

Alteração de estado: clique no ícone de estado junto à tarefa na lista OU abra a tarefa e clique no botão de alteração de estado no painel direito. Também pode dizer ao assistente de IA: «Muda o estado da tarefa X para concluída».

Prioridades

  • Normal - por defeito
  • Alta - destacada com cor (marcador vermelho)

Edição de uma tarefa

Abra a tarefa no painel direito, clique no ícone de lápis ou no botão «Editar». Pode alterar: assunto, descrição, prioridade, prazo, pessoas atribuídas.

Depois de alterar o conteúdo da tarefa (assunto ou descrição), aparece junto ao nome do autor a marca (editado) - tal como acontece com as mensagens editadas. A simples alteração de estado, prioridade, prazo ou pessoas atribuídas não marca a tarefa como editada.

Também pode dizer ao assistente: «Edita a tarefa X» - abre o formulário de edição.

Prazo (deadline)

Uma tarefa fora do prazo é marcada a vermelho na lista. O assistente de IA também informa sobre tarefas fora do prazo.

Numa tarefa aberta, o prazo é visível na barra de meta-informação abaixo do título: estado da tarefa, prazo por extenso (por exemplo, daqui a 2 dias) juntamente com a data, e a prioridade - a cor do prazo indica o seu estado.

Como é calculado o estado do prazo (da mesma forma na lista de tarefas, no calendário, no quadro e na barra de meta-informação da tarefa aberta):

  • vermelho - fora do prazo: a data e hora do prazo já passaram;
  • azul - hoje: o prazo é hoje e ainda não passou;
  • verde - dentro do prazo: o prazo é nos dias seguintes.

Se no prazo não indicou a hora, a tarefa está «para hoje» durante todo o dia - só fica vermelha no dia seguinte. Os filtros Fora do prazo / Hoje / Dentro do prazo funcionam exatamente com as mesmas regras (as tarefas concluídas e canceladas não são contadas como atrasadas - a sua etiqueta é cinzenta, mesmo que o prazo já tenha passado há muito).

Tópico da tarefa (coluna direita)

Uma tarefa aberta mostra no topo o cartão da tarefa (autor, título, barra de meta-informação, descrição, anexos), e por baixo a conversa. As mensagens têm o aspeto de aplicações de mensagens modernas:

  • avatar num círculo + nome + hora (data completa ao passar o rato); as mensagens da mesma pessoa nos últimos 15 minutos agrupam-se sob um único cabeçalho, e os dias são separados por separadores «Hoje» / «Ontem» / data;
  • ações junto ao nome (visíveis ao passar o rato): adicionar reação +, copiar conteúdo, favoritos e menu ⋮ (entre outros, Citar em resposta, copiar ligação, editar e eliminar mensagens próprias);
  • as reações aparecem como chips com um número abaixo da mensagem; ao passar o rato mostra quem reagiu - detalhes no capítulo «Conversas»;
  • anexos: ficheiros como lista com ícone de tipo e tamanho, fotografias em grelha (com mais de três - uma sobreposição «+N» que abre a pré-visualização). Clicar num ficheiro abre a sua pré-visualização na janela de Ficheiros (PDF, vídeo, imagem, texto - e, para formatos sem pré-visualização, um cartão com informação); a descarga está escondida atrás do ícone de seta do lado direito da linha. O botão «Voltar» na pré-visualização regressa à pasta dessa tarefa ou conversa;
  • mensagens de sistema são cápsulas centradas com a hora. O tópico regista assim: a alteração de estado, a adição e remoção de pessoas e a alteração de parâmetros da tarefa - prazo de conclusão (com o valor anterior), prioridade e nome. Assim vê-se na conversa quem e quando alterou o prazo. A alteração da própria descrição não cria um registo - o novo conteúdo já é visível no cartão da tarefa, e junto ao nome aparece «(editado)».

Como ler a lista de tarefas

A lista de tarefas, o Quadro e o painel Lista no calendário mostram o mesmo cartão:

  • faixa colorida à esquerda e a cor do prazo indicam o estado: vermelho (fora do prazo), azul (hoje), verde (dentro do prazo), cinzento (sem prazo ou fechada);
  • círculo colorido com o número de dias até ao prazo (ou desde o prazo, com sinal de menos) junto à margem direita do cartão - vermelho, azul, verde ou cinzento, conforme o estado do prazo. A data exata é vista ao passar o cursor sobre ele. As tarefas sem prazo não têm círculo. No Quadro e no painel Lista do calendário, o prazo é indicado por extenso em vez disso (32 dias em atraso, hoje 14:30, daqui a 4 dias), e no calendário - apenas pela hora;
  • anel de estado junto ao título: vazio (sem estado), preenchido a meio (em curso), com visto (concluída), com cruz (cancelada);
  • um ponto laranja antes do anel indica prioridade alta;
  • reconhece as não lidas pelo título branco e a negrito e pelo contador de novas mensagens junto à margem direita do cartão (acima de 99 mostra 99+);
  • o ⋮ junto à margem direita abre o menu da posição - em telemóvel e tablet o ícone está visível de imediato, no computador aparece ao passar o rato sobre o cartão.

Menu sob o ícone ⋮

Tem o mesmo menu na lista de tarefas, no Quadro e no painel Lista do calendário:

  • Abrir - mostra o tópico na coluna direita (o mesmo que clicar no cartão),
  • Editar - abre o formulário da tarefa ou conversa,
  • Marcar como não lida / lida,
  • Adicionar aos favoritos / Remover dos favoritos,
  • Copiar ligação para a tarefa / conversa - copia o endereço que, ao ser aberto, leva diretamente a esse tópico (um colega sem acesso vê a mensagem «Sem acesso», não o conteúdo),
  • Estado (apenas tarefas): Nova, Em curso, Concluída, Cancelada - o estado atual está destacado e não é clicável. A alteração aplica-se de imediato, sem entrar na tarefa,
  • Arquivar / Restaurar do arquivo,
  • Lixo - pede confirmação antes de eliminar seja o que for.

As opções dependem das suas permissões: sem direito de edição não verá «Editar», sem direito de eliminação - «Lixo», e sem direito de alterar o estado - toda a secção Estado. Fecha o menu clicando ao lado, com a tecla Esc, ao deslocar a lista ou clicando novamente em ⋮. A atualização da lista em segundo plano não fecha o menu aberto.

No tópico aberto, sob cada mensagem (e sob a descrição da tarefa) há um botão «[...]» - abre o mesmo menu com as opções Editar e Eliminar, desde que tenha permissão para tal.

As conversas mostram sob o nome apenas o workspace - da mesma forma em todo o lado: na lista principal, no Quadro e na lista do Calendário. O cartão não mostra a pré-visualização da última mensagem; o conteúdo é visto ao abrir o tópico.

Os quatro blocos acima da lista - Dentro do prazo / Hoje / Fora do prazo / Conversa - são simultaneamente contadores e filtros. Clicar acende o bloco com cor e limita a lista, clicar novamente remove o filtro.

Mensagens e comentários numa tarefa

O tópico de mensagens de uma tarefa funciona da mesma forma que numa conversa (descrição completa no capítulo Conversas). O mais importante:

  • Enter envia a mensagem, Shift + Enter cria uma nova linha (Ctrl/Cmd + Enter também envia).
  • Junção de mensagens (como no Slack): várias mensagens escritas uma a seguir à outra (dentro de 5 minutos, sem mensagens de outras pessoas pelo meio) juntam-se à anterior como um único registo. Anexos e perguntas ao Assistente de IA criam sempre um registo separado.
  • Linha «Novo» acima da mensagem não lida mais antiga ao entrar no tópico - desaparece suavemente após alguns segundos.
  • Um envio falhado não faz desaparecer o texto: o conteúdo volta para o campo (ou fica guardado como rascunho do tópico), e uma mensagem explica o que correu mal. Uma mensagem por terminar mantém-se junto ao seu tópico mesmo depois de mudar de página e depois de recarregar a página.
  • Ligações clicáveis - um endereço escrito no conteúdo fica ativo depois de enviado (abre num novo separador).

No painel direito da tarefa encontra-se a secção de mensagens. Pode:

  • Adicionar comentários de texto
  • Adicionar anexos (ficheiros, fotografias) - com o ícone de clipe (📎) na barra superior do editor, arrastando ficheiros e largando-os em qualquer parte da janela (Drag & Drop) ou colando com Ctrl/Cmd+V a partir da área de transferência (uma captura de ecrã colada no editor vai para o conteúdo, um ficheiro/imagem colado fora do editor torna-se um anexo)
  • Marcar uma mensagem com estrela
  • Adicionar uma reação a uma mensagem: Concluído (✓), Em curso, A ver, Ok (👍) - resposta rápida sem escrever um comentário
  • Inserir uma menção - escreva no conteúdo @ (no início ou depois de um espaço), e por cima do editor aparece uma lista de pessoas (como no Slack); escrever limita a lista, seleção com ↑/↓ + Enter ou por clique, Esc fecha. A mesma lista está também sob o ícone @ na barra superior do editor (junto à formatação)
  • Perguntar em privado à IA sobre o tópico ou organizar as mensagens - com os botões «Assistente de IA» e «Organizar» junto ao campo de resposta (detalhes no capítulo «Assistente de IA»)

Ficheiros no tópico

Na barra superior do painel direito está o ícone de clipe (📎) «Ficheiros». Ao clicar, abre-se a janela «[Nome da tarefa] / Ficheiros» com a lista de todos os anexos dessa tarefa (também os de mensagens mais antigas, ainda não carregadas no ecrã). Em cada ficheiro vê-se o tipo, o tamanho, quem o adicionou e quando; ao clicar abre-se a pré-visualização, e a seta descarrega o ficheiro.

Filtragem de tarefas

Na parte superior da coluna central estão disponíveis filtros:

  • Estado - mostra apenas tarefas com o estado escolhido
  • Prioridade - mostra apenas tarefas com a prioridade escolhida
  • Prazo - hoje, fora do prazo, dentro do prazo
  • Favoritos - mostra apenas as marcadas com estrela
  • Tipo - apenas tarefas / apenas conversas / tudo

Os filtros, a ordenação e a pesquisa abrem-se como um menu com opções identificadas e ícones. Reconhece a opção ativa pelo visto azul junto à margem direita e pelo fundo realçado - toda a linha é clicável. Junto a «Repor» vê-se quantos filtros estão atualmente ativos. Os filtros estão agrupados (Estado · Atividade · Prazo · Tipo e prioridade), e a ordenação está dividida em Agrupamento e Ordem. Os menus no tópico do lado direito têm o mesmo aspeto: filtros de mensagens, pesquisa, alteração de estado e lista de participantes.

A lista também pode ser filtrada a partir do Assistente de IA - com um comando simples, por exemplo, «mostra apenas as tarefas fora do prazo» (ver «Assistente de IA»).

Ordenação: alfabeticamente, por data, por prazo, favoritos primeiro.

Arquivamento de uma tarefa

No menu da tarefa (três pontos ⋯) está disponível a opção de arquivamento. As tarefas arquivadas desaparecem da lista principal.

Lista de tarefas (to-do) na descrição da tarefa

No campo Descrição (janela «Adicionar tarefa» / «Editar tarefa») encontra o botão Lista to-do - igual ao do editor de mensagens. A lista é guardada junto com a descrição e vê-se no cartão da tarefa, no topo do tópico, onde é clicável como qualquer checklist numa mensagem: assinala diretamente no cartão, sob a lista aparece uma barra de progresso («2 de 3 concluídos»), e o estado é partilhado por todos os participantes da tarefa - não é preciso abrir a edição nem ter permissão para editar a tarefa. Junto a cada item assinalado está um mini avatar da pessoa que o assinalou (passe o rato ou toque - o balão mostra o nome, apelido e data), por isso vê-se quem assinalou o quê e a quem perguntar sobre o progresso. O conteúdo da descrição não muda com isto, por isso editar a tarefa não desmarca nem anula nada.