Tarefas

Criação de uma tarefa

1. Escolha um workspace na coluna esquerda.
2. Clique no botão «+ Adicionar tarefa» na coluna central (ou no botão «+» do menu).
3. Preencha o formulário:
   • Assunto - nome curto da tarefa (obrigatório)
   • Descrição - descrição detalhada (editor de texto). Na barra de ferramentas tem o ícone Melhorar texto (✨ varinha), que edita o texto através de IA - detalhes em "Assistente de IA". O ícone </> Código insere um bloco de código - enquanto escreve tem fundo cinzento claro e texto escuro, e depois de enviado o código é colorido sintaticamente e tem um botão de cópia (cada bloco em separado). O ícone Desenhar abre uma janela onde pode esboçar à mão um desenho (opcionalmente sobre um fundo carregado) e inseri-lo no conteúdo. O desenho também fica guardado em Ficheiros, na pasta dessa tarefa.
   • Prioridade - normal ou alta
   • Prazo - data/hora de conclusão opcional
   • Atribuídos - escolha as pessoas responsáveis pela tarefa. Junto a cada pessoa há três interruptores: Administrador (edita e elimina a tarefa), Alteração de estado e Observador - o observador vê a tarefa e a conversa, mas não altera o estado, recebe notificações apenas de menções (@), e as suas tarefas observadas não contam para "Fora do prazo / Para hoje" (detalhes: "Observador de tarefa")
4. Clique em «Guardar».

Também pode pedir ao assistente de IA: "Adiciona uma tarefa chamada X com prazo até Y" - irá abrir um formulário com os campos pré-preenchidos.

Estados das tarefas

• Sem estado (ícone cinzento) - tarefa nova, não iniciada
• Em curso (azul) - tarefa em execução
• Concluída (verde) - tarefa terminada
• Cancelada (vermelho) - tarefa anulada

Alteração de estado: clique no ícone de estado junto à tarefa na lista OU abra a tarefa e clique no botão de alteração de estado no painel direito. Também pode dizer ao assistente de IA: "Muda o estado da tarefa X para feito". O estado é alterado pelo autor, pelos administradores (da tarefa, do workspace e da aplicação) e pelas pessoas com o interruptor "Alteração de estado" - o observador não.

Prioridades

• Normal - predefinida
• Alta - destacada com cor (marcador vermelho)

Edição de uma tarefa

Abra a tarefa no painel da direita e clique no ícone do lápis ou no botão «Editar». Pode alterar: o assunto, a descrição, a prioridade, o prazo e as pessoas atribuídas.

Depois de alterar o conteúdo da tarefa (assunto ou descrição), aparece junto ao nome do autor a marca (editado) - tal como acontece com as mensagens editadas. A simples alteração de estado, prioridade, prazo ou pessoas atribuídas não marca a tarefa como editada.

Também pode dizer ao assistente: "Edita a tarefa X" - irá abrir o formulário de edição.

Prazo (deadline)

Uma tarefa fora do prazo é marcada a vermelho na lista. O assistente de IA também informa sobre tarefas fora do prazo.

Numa tarefa aberta, o prazo é visível na barra de meta-informação abaixo do título: estado da tarefa, prazo por extenso (por exemplo, daqui a 2 dias) juntamente com a data, e a prioridade - a cor do prazo indica o seu estado.

Como é calculado o estado do prazo (da mesma forma na lista de tarefas, no calendário, no quadro e na barra de meta-informação da tarefa aberta):

• vermelho - fora do prazo: a data e hora do prazo já passaram;
• azul - hoje: o prazo é hoje e ainda não passou;
• verde - dentro do prazo: o prazo é nos dias seguintes.

Se não indicou uma hora para o prazo, a tarefa fica «para hoje» durante todo o dia - só fica a vermelho no dia seguinte. Os filtros Atrasadas / Para hoje / Dentro do prazo seguem exatamente as mesmas regras (as tarefas concluídas e canceladas não são consideradas atrasadas - o respetivo indicador é cinzento, mesmo que o prazo tenha terminado há muito tempo).

Observador de tarefa

O observador vê a tarefa e toda a conversa, pode escrever mensagens e recebe menções, mas a tarefa não é o seu trabalho. É útil quando alguém só precisa "estar a par" - por exemplo, um responsável que quer acompanhar o progresso sem receber notificações de cada mensagem.

Como adicionar um observador: no formulário da tarefa escolha "Pessoas selecionadas", marque a pessoa e ative junto a ela o interruptor "Observador". Os interruptores "Administrador" e "Alteração de estado" apagam-se e ficam cinzentos - o observador não os pode ter. Desativar "Observador" devolve-os à edição. Não pode tornar-se observador o autor da tarefa nem o administrador do workspace (já têm direitos plenos pela sua função - o interruptor fica bloqueado). No modo "Todas as pessoas no Workspace" não se definem observadores - apenas em "Pessoas selecionadas". Pode alterar a função a qualquer momento ao editar a tarefa.

O que pode fazer um observador:

• ler a tarefa e a conversa, escrever mensagens, reagir, ver os anexos;
• não altera o estado nem edita a tarefa (nem a partir da lista, nem da conversa, do Quadro ou através do Assistente de IA);
• recebe notificações (e-mail, push, Centro de notificações) apenas sobre menções (@) - sobre novas mensagens, alteração de estado ou atribuição, já não. O contador de mensagens não lidas junto à tarefa funciona normalmente;
• as tarefas que observa não contam para os blocos e filtros Fora do prazo / Para hoje / Dentro do prazo, nem para o resumo matinal de tarefas, nem para os avisos de prazos no Centro de notificações. O Assistente de IA conhece-as como "observadas", não como "por fazer".

Onde se vê:

• na lista, no Quadro e no painel Lista do calendário, a tarefa que observa tem junto ao título um ícone de olho (dica "Está a observar");
• na barra da tarefa aberta os avatares mostram as pessoas que trabalham na tarefa - sem os observadores. Ao clicar nos avatares, a lista tem uma secção "Nesta conversa", por baixo uma secção recolhida e acinzentada "Observam · N" (expanda-a clicando ou com Enter/espaço), e no fim "Também têm acesso";
• no menu "Mostrar apenas" o item "Tarefas observadas" está marcado por predefinição - assim, as tarefas que observa aparecem na lista junto com as restantes. Desmarque-o para as ocultar (o resto da lista, as conversas e o correio permanecem sem alterações; o menu conta isso então como um filtro ativo). "Repor" (e, na lista, também "Todas") repõe a marcação. O Quadro e o painel Lista do calendário têm o mesmo item com uma definição própria e independente.

Tópico da tarefa (coluna direita)

Uma tarefa aberta mostra no topo o cartão da tarefa (autor, título, barra de meta-informação, descrição, anexos), e por baixo a conversa. As mensagens têm o aspeto de aplicações de mensagens modernas:

• avatar circular + apelido + hora (data completa ao passar o cursor); as entradas da mesma pessoa dos últimos 15 minutos são agrupadas sob um único cabeçalho, e os dias são separados pelos divisores «Hoje» / «Ontem» / data;
• ações junto ao nome (visíveis ao passar o rato): adicionar reação +, copiar conteúdo, favoritos e menu ⋮ (entre outros, Citar em resposta, copiar ligação, editar e eliminar mensagens próprias);
• as reações são apresentadas como etiquetas com o número por baixo da mensagem; ao passar o cursor, vê quem reagiu - consulte os detalhes no capítulo «Chats»;
• anexos: os ficheiros são apresentados numa lista com um ícone do tipo e o tamanho, e as imagens numa grelha (se houver mais de três, uma sobreposição «+N» abre a pré-visualização). Ao clicar num ficheiro, abre-se a respetiva pré-visualização na janela Ficheiros (PDF, vídeo, imagem, texto - nos formatos sem pré-visualização, é apresentado um cartão informativo); o botão para transferir encontra-se sob o ícone de seta, à direita da linha. O botão «Voltar» na pré-visualização regressa à pasta dessa tarefa ou chat;
• as mensagens de sistema são apresentadas como etiquetas centradas com a hora. O tópico regista desta forma: alterações de estado, adição e remoção de pessoas e alterações aos parâmetros da tarefa - prazo de conclusão (com o valor anterior), prioridade e nome. Assim, é possível ver na conversa quem alterou o prazo e quando. A alteração da própria descrição não gera uma entrada - o novo conteúdo fica visível no cartão da tarefa e, junto ao nome, aparece «(editado)».

Como ler a lista de tarefas

A lista de tarefas, o Quadro e o painel Lista no calendário mostram o mesmo cartão:

• faixa colorida à esquerda e a cor do prazo indicam o estado: vermelho (fora do prazo), azul (hoje), verde (dentro do prazo), cinzento (sem prazo ou fechada);
• círculo colorido com o número de dias até ao prazo (ou já passados, com sinal de menos) junto ao limite direito do cartão - vermelho, azul, verde ou cinzento, conforme o estado do prazo. Pode ver a data exata ao passar o cursor sobre o círculo. As tarefas sem prazo não têm círculo. No Quadro e no painel Lista do calendário, o prazo é descrito por palavras em vez disso (32 dias após o prazo, hoje 14:30, daqui a 4 dias), e no calendário - apenas pela hora;
• anel de estado junto ao título: vazio (sem estado), preenchido a meio (em curso), com visto (concluída), com cruz (cancelada);
• um ponto laranja antes do anel indica prioridade alta;
• reconhece as não lidas pelo título branco e a negrito e pelo contador de novas mensagens junto à margem direita do cartão (acima de 99 mostra 99+);
• ⋮ junto ao limite direito abre o menu do item - no telemóvel e no tablet o ícone está visível de imediato, no computador aparece ao passar o cursor sobre o cartão.

Menu sob o ícone ⋮

Tem o mesmo menu na lista de tarefas, no Quadro e no painel Lista do calendário:

• Abrir - mostra a conversa na coluna da direita (o mesmo que clicar no cartão),
• Editar - abre o formulário da tarefa ou da conversa,
• Marcar como não lida / lida,
• Adicionar aos favoritos / Remover dos favoritos,
• Copiar link para a tarefa / conversa - copia o endereço que, ao ser aberto, leva diretamente a essa conversa (um colaborador sem acesso verá a mensagem "Sem acesso", não o conteúdo),
• Estado (apenas tarefas): Nova, Em curso, Concluída, Cancelada - o estado atual está destacado e não é clicável. A alteração aplica-se de imediato, sem ser necessário entrar na tarefa,
• Arquivar / Restaurar do arquivo,
• Lixo - pede confirmação antes de eliminar o que quer que seja.

Os itens dependem das suas permissões: sem direito de edição não verá "Editar", sem direito de eliminação - "Lixo", e sem direito de alterar o estado - toda a secção Estado. Pode fechar o menu clicando fora, com a tecla Esc, deslocando a lista ou clicando novamente em ⋮. A atualização da lista em segundo plano não fecha um menu aberto.

Na conversa aberta, por baixo de cada mensagem (e por baixo da descrição da tarefa) há um botão "[...]" - abre o mesmo menu com as opções Editar e Eliminar, desde que tenha permissão para tal.

As conversas mostram sob o nome apenas o workspace - sempre da mesma forma: na lista principal, no Quadro e na lista do Calendário. O cartão não mostra pré-visualização da última mensagem; o conteúdo só é visível ao abrir a conversa.

Os quatro cartões acima da lista - No prazo / Para hoje / Fora do prazo / Conversa - são simultaneamente contadores e filtros. Ao clicar, o cartão acende com cor e restringe a lista; ao clicar novamente, o filtro é removido.

Mensagens e comentários numa tarefa

O tópico de mensagens de uma tarefa funciona da mesma forma que numa conversa (descrição completa no capítulo Conversas). O mais importante:

• Enter envia a mensagem, Shift + Enter cria uma nova linha (Ctrl/Cmd + Enter também envia).
• Junção de mensagens (como no Slack): várias mensagens escritas uma a seguir à outra (dentro de 5 minutos, sem mensagens de outras pessoas pelo meio) juntam-se à anterior como um único registo. Anexos e perguntas ao Assistente de IA criam sempre um registo separado.
• Linha "Novo" acima da mensagem não lida mais antiga ao entrar na conversa - desaparece suavemente ao fim de alguns segundos.
• Um envio falhado não faz desaparecer o texto: o conteúdo volta para o campo (ou fica guardado como rascunho do tópico), e uma mensagem explica o que correu mal. Uma mensagem por terminar mantém-se junto ao seu tópico mesmo depois de mudar de página e depois de recarregar a página.
• Links clicáveis - um endereço escrito no conteúdo, depois de enviado, fica ativo (abre numa nova aba).

No painel direito da tarefa encontra-se a secção de mensagens. Pode:

• Adicionar comentários de texto
• Adicionar anexos (ficheiros, fotos): com o ícone do clipe (📎) na barra superior do editor, arrastando ficheiros e largando-os em qualquer parte da janela (Drag & Drop) ou colando a partir da área de transferência com Ctrl/Cmd+V (uma captura de ecrã colada no editor é inserida no conteúdo; um ficheiro/imagem colado fora do editor torna-se um anexo)
• Marcar uma mensagem com estrela
• Adicionar uma reação a uma mensagem: Concluído (✓), Em curso, A analisar, Ok (👍) - uma resposta rápida sem escrever um comentário
• Inserir uma menção - escreva no conteúdo @ (no início ou depois de um espaço) e aparecerá acima do editor uma lista de pessoas (como no Slack); ao escrever a lista estreita-se, a seleção faz-se com ↑/↓ + Enter ou com um clique, e o Esc fecha a lista. A mesma lista está também disponível no ícone @ na barra superior do editor (junto à formatação)
• Pergunte à IA em privado sobre um tópico ou organize as mensagens - através dos botões «Assistente de IA» e «Organizar» junto ao campo de resposta (consulte os detalhes no capítulo «Assistente de IA»)

Ficheiros no tópico

Na barra superior do painel da direita, encontra-se o ícone do clipe (📎) «Ficheiros». Ao clicar, abre-se a janela «[Nome da tarefa] / Ficheiros» com a lista de todos os anexos dessa tarefa (incluindo os de mensagens antigas que ainda não foram carregadas no ecrã). Para cada ficheiro, são apresentados o tipo, o tamanho, quem o adicionou e quando; ao clicar, abre-se a pré-visualização e a seta transfere o ficheiro.

Filtragem de tarefas

Na parte superior da coluna central estão disponíveis filtros:

• Estado - mostrar apenas as tarefas com o estado selecionado
• Prioridade - mostrar apenas as tarefas com a prioridade selecionada
• Prazo - para hoje, fora do prazo, dentro do prazo
• Favoritos - mostrar apenas os marcados com estrela
• Tarefas observadas - marcado por predefinição; desmarque para ocultar as tarefas em que é observador (não se aplica a conversas nem ao correio; ver "Observador de tarefa")
• Tipo - apenas tarefas / apenas conversas / tudo

Os filtros e os blocos Fora do prazo / Para hoje / Dentro do prazo ignoram as tarefas que apenas observa.

Os filtros, a ordenação e a pesquisa abrem como menus com itens identificados e ícones. Reconhece um item ativado pelo visto azul junto ao limite direito e pelo fundo destacado - toda a linha é clicável. Junto a "Repor" vê-se quantos filtros estão atualmente ativados. Os filtros estão agrupados (Estado · Atividade · Prazo · Tipo e prioridade), e a ordenação está dividida em Agrupamento e Ordem. Os menus na conversa à direita têm o mesmo aspeto: filtros de mensagens, pesquisa, alteração de estado e lista de participantes.

Também pode filtrar a lista através do Assistente de IA - com um comando normal, por exemplo, «mostra apenas as tarefas atrasadas» (consulte «Assistente de IA»).

Ordenação: alfabeticamente, por data, por prazo, favoritos primeiro.

Arquivamento de uma tarefa

No menu da tarefa (três pontos ⋯) está disponível a opção de arquivamento. As tarefas arquivadas desaparecem da lista principal.

Lista de tarefas (to-do) na descrição da tarefa

No campo Descrição (janela «Adicionar tarefa» / «Editar tarefa») encontra o botão Lista de tarefas - igual ao do editor de mensagens. A lista é guardada juntamente com a descrição e aparece no cartão da tarefa, no topo do tópico, onde é clicável como qualquer lista de verificação numa mensagem: pode assinalar itens diretamente no cartão, a barra de progresso aumenta por baixo da lista («2 de 3 concluídos») e o estado é partilhado por todos os participantes da tarefa - não é necessário abrir a edição nem ter permissão para editar a tarefa. Junto a cada item assinalado aparece o mini avatar da pessoa que o assinalou (passe o cursor ou toque - uma dica mostra o nome, apelido e a data), para ver quem assinalou o quê e a quem perguntar sobre o progresso. O conteúdo da descrição não se altera, por isso editar a tarefa não assinala nem desmarca nada.

Ordem dos itens e ocultação dos concluídos. Passe o cursor sobre um item da lista - à esquerda, mesmo ao lado, aparece uma pega de pontos. Agarre-a e arraste o item para cima ou para baixo para definir a sua própria ordem; no telemóvel a pega está sempre visível, e o arrastar começa após uma pequena pressão prolongada. A ordem é vista por todos os participantes e não altera o conteúdo da descrição nem quem marcou o quê. Por baixo da lista há também um interruptor que oculta os itens já marcados - útil em listas longas; esta definição é apenas sua e é guardada separadamente para cada lista.

Adicionar itens. Por baixo da lista, junto ao interruptor de ocultação dos concluídos, há um botão "+ Adicionar item". Este abre um campo de texto: escreva o conteúdo e prima Enter. O campo mantém-se aberto, pelo que pode adicionar itens um após o outro sem ter de clicar novamente. Também pode colar várias linhas de uma vez - cada uma tornar-se-á um item separado, e os marcadores de lista (- [ ], *, 1.) serão automaticamente removidos do conteúdo.

Adicionar um item pode fazê-lo qualquer pessoa que o possa marcar - não é necessário ter permissão de edição da tarefa nem ser o autor da mensagem. Isto funciona também nas listas preparadas pelo Assistente, cujo conteúdo não pode ser editado de todo. Um item adicionado não altera o conteúdo da descrição nem da mensagem: comporta-se como qualquer outro item da lista (marcação, barra de progresso, ocultação dos concluídos, arrastar), e junto a ele fica um mini avatar da pessoa que o adicionou.

Corrigir uma posição. Junto ao caixote do lixo há um lápis - junto a cada posição que você pode corrigir. Clique nele e o texto da posição transforma-se num campo: corrija-o e prima Enter (ou clique ao lado). Esc cancela a alteração. A marcação, a ordem e a assinatura da pessoa que acrescentou a posição mantêm-se - só o texto muda. Quando corrige uma posição acrescentada por outra pessoa, o balão junto ao avatar dela mostra "Corrigido por" com o seu nome e a data.

• uma posição acrescentada através do botão "+ Adicionar posição" pode ser corrigida por qualquer pessoa que a possa marcar,
• uma posição do conteúdo de uma mensagem é corrigida pelo seu autor, e uma posição da descrição da tarefa - pela pessoa com permissão para editar a tarefa. A mensagem recebe então a marca "(editado)". O conteúdo das listas preparadas pelo Assistente não pode ser alterado por ninguém - uma posição do Assistente pode ser eliminada com o caixote do lixo e reescrita de forma corrigida,
• uma posição com negrito, um link ou uma menção abre a janela de edição do conteúdo com o cursor nessa posição, pois um campo simples perderia a formatação,
• na vista "Organizar" (conteúdo reescrito pela IA) o lápis aparece apenas junto às posições acrescentadas - corrige-se o texto guardado, não a versão da IA. Desative "Organizar" para corrigir uma posição do conteúdo.

Alterações da lista na janela de edição do conteúdo. Na janela "Editar mensagem" (e na descrição em "Editar tarefa") a lista aparece exatamente como no tópico: as posições estão pela ordem organizada, e as posições acrescentadas através do botão "+ Adicionar posição" aparecem como posições normais, nos seus respetivos lugares. Assim, corrige toda a lista num único sítio - no conteúdo: altera o texto, acrescenta posições (Enter), elimina-as e reordena-as. Depois de guardar, as posições acrescentadas através do botão passam a ser posições normais do conteúdo - deixa de aparecer junto a elas a assinatura "Acrescentado por", e passam a ser corrigidas pelo autor do conteúdo. As marcações, juntamente com a assinatura da pessoa que marcou, e as posições eliminadas com o caixote do lixo mantêm-se nas suas posições, e a ordem definida na janela é vista por todos. Uma posição reescrita para algo completamente diferente começa do zero - não herda a marcação de outra pessoa. Na janela, as posições aparecem não marcadas - a marcação e a eliminação com o caixote do lixo fazem-se na lista do tópico (uma indicação acima do editor lembra disto; também informa quais posições vão para o conteúdo). Ao abrir, a janela carrega a lista atual - durante um instante o editor fica esbatido e não é possível escrever nele. Há algumas situações que resultam numa pergunta ou numa mensagem:

• elimina uma posição acrescentada por outra pessoa, ou toda a lista sob a qual alguém acrescentou algo - o programa pergunta se deve eliminar essas posições (isto não pode ser desfeito) e mostra quem as acrescentou. Esc ou "Voltar à edição" deixa a janela com as suas alterações,
• alguém alterou o conteúdo, ou corrigiu ou eliminou uma posição acrescentada através do botão, enquanto a sua janela estava aberta - a gravação não é concluída, para não anular as alterações dessa pessoa. Copie as suas correções, feche a janela e abra-a novamente - verá já a lista atualizada,
• alguém acrescentou uma posição enquanto a sua janela estava aberta - fica como uma posição separada (com a assinatura do autor) no final da lista, e o programa informa isso. Um arrastar feito por alguém nesse período é perdido - a gravação fixa a ordem da janela,
• numa alteração muito grande de uma lista longa, o programa pode não conseguir transferir as marcações com segurança - guarda o conteúdo e avisa que podem ter mudado de lugar; as posições acrescentadas por outros ficam então separadas, e se alguma aparecer duplicada na lista, elimine a desnecessária com o caixote do lixo.

Se na janela alterar apenas os anexos, a lista não se altera - as posições acrescentadas através do botão mantêm-se separadas. Quando a lista não pode ser mostrada tal como no tópico (por exemplo, uma lista dentro de uma lista), a janela mostra apenas o conteúdo, e as posições acrescentadas através do botão são corrigidas numa secção separada por baixo do editor.

No computador, o lápis, o caixote do lixo e os avatares junto a uma posição aparecem ao passar o cursor sobre ela (ou ao aceder a ela com a tecla Tab), tornando uma lista longa mais legível. No telemóvel, tablet e portátil com ecrã tátil estão sempre visíveis.

Eliminar posições. O caixote do lixo à direita da posição elimina-a da lista. Aplica-se uma regra simples: quem pode marcar uma posição também a pode acrescentar, corrigir (se foi acrescentada) e eliminar - a lista é um documento partilhado pela equipa. O programa pede confirmação, pois a posição desaparece para todos.

O resultado depende da origem da posição, e a confirmação indica-o claramente:

• uma posição acrescentada através do botão "+ Adicionar posição" desaparece definitivamente, juntamente com a marcação; acrescentá-la novamente começa do zero,
• uma posição do conteúdo de uma mensagem ou da descrição da tarefa é apenas removida da lista. O conteúdo mantém-se inalterado, e por baixo da lista surge "Repor eliminadas (N)" - um clique e as posições voltam exatamente como estavam, juntamente com a marcação e a assinatura da pessoa que as marcou.

Isto permite reduzir uma lista longa com tranquilidade - mesmo uma preparada pelo Assistente, cujo conteúdo não pode ser editado - sem receio de eliminar algo de forma irreversível.

Acrescentar, corrigir e eliminar funcionam em qualquer lista to-do nas mensagens - incluindo as preparadas pelo Assistente. Nas listas do Assistente pode corrigir as posições acrescentadas através do botão "+ Adicionar posição"; as posições escritas pelo Assistente podem ser eliminadas, mas não alteradas.

A lista mudou entretanto? Quando alguém alterou a lista antes de a sua vista se atualizar, um clique (marcar, caixote do lixo, arrastar, acrescentar) não atinge a posição errada - o programa não guarda nada, mostra a lista atual e pede: "A lista mudou entretanto - estou a mostrar a atual. Clique novamente." Uma correção escrita com o lápis nesse momento também não é guardada - a mensagem indica o texto da correção, para que seja fácil escrevê-la de novo.