Créer une tâche

  1. Sélectionnez un espace de travail dans la colonne de gauche.
  2. Cliquez sur le bouton « + Ajouter une tâche » dans la colonne centrale (ou le bouton « + » du menu).
  3. Remplissez le formulaire :
    • Sujet - nom court de la tâche (obligatoire)
    • Description - description détaillée (éditeur de texte). Dans la barre d'outils, vous avez l'icône Embellir le texte (✨ baguette magique), qui reformule le texte via l'IA - détails dans « Assistant IA ». L'icône </> Code insère un bloc de code - pendant la saisie, il a un fond gris clair et un texte foncé, et une fois envoyé, le code est coloré syntaxiquement et dispose d'un bouton de copie (pour chaque bloc séparément). L'icône Dessiner ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez esquisser un dessin à la main (éventuellement sur un fond importé) et l'insérer dans le contenu. Le dessin est aussi ajouté aux Fichiers dans le dossier de cette tâche.
    • Priorité - normale ou élevée
    • Échéance - date/heure limite facultative
    • Assignés - sélectionnez les personnes responsables de la tâche
  4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Vous pouvez aussi demander à l'assistant IA : « Ajoute une tâche nommée X avec une échéance au Y » - il ouvrira le formulaire avec les champs pré-remplis.

Statuts des tâches

  • Aucun statut (icône grise) - tâche nouvelle, non commencée
  • En cours (bleu) - tâche en réalisation
  • Terminé (vert) - tâche achevée
  • Annulé (rouge) - tâche annulée

Changer le statut : cliquez sur l'icône de statut à côté de la tâche dans la liste, OU ouvrez la tâche et cliquez sur le bouton de changement de statut dans le panneau de droite. Vous pouvez aussi dire à l'assistant IA : « Change le statut de la tâche X en terminé ».

Priorités

  • Normale - par défaut
  • Élevée - mise en évidence par une couleur (marqueur rouge)

Modifier une tâche

Ouvrez la tâche dans le panneau de droite, cliquez sur l'icône crayon ou le bouton « Modifier ». Vous pouvez modifier : le sujet, la description, la priorité, l'échéance, les personnes assignées.

Après une modification du contenu de la tâche (sujet ou description), la mention (modifié) apparaît à côté du nom de l'auteur - comme pour les messages modifiés. Le simple changement de statut, de priorité, d'échéance ou des personnes assignées ne marque pas la tâche comme modifiée.

Vous pouvez aussi dire à l'assistant : « Modifie la tâche X » - il ouvrira le formulaire de modification.

Échéance (deadline)

Une tâche en retard est signalée en rouge dans la liste. L'assistant IA signale également les tâches en retard.

Dans une tâche ouverte, l'échéance est visible dans la barre méta sous le titre : statut de la tâche, échéance en toutes lettres (par ex. dans 2 jours) accompagnée de la date, ainsi que la priorité - la couleur de l'échéance indique son état.

Comment l'état de l'échéance est calculé (de la même façon dans la liste des tâches, le calendrier, le tableau et la barre méta d'une tâche ouverte) :

  • rouge - en retard : la date et l'heure de l'échéance sont dépassées ;
  • bleu - aujourd'hui : l'échéance tombe aujourd'hui et n'est pas encore dépassée ;
  • vert - dans les délais : l'échéance est fixée pour les jours suivants.

Si vous n'avez pas indiqué d'heure pour l'échéance, la tâche est « pour aujourd'hui » toute la journée - elle ne devient rouge que le lendemain. Les filtres En retard / Aujourd'hui / Dans les délais suivent exactement les mêmes règles (les tâches terminées et annulées ne sont pas comptées comme en retard - leur badge est gris, même si l'échéance est passée depuis longtemps).

Fil de la tâche (colonne de droite)

Une tâche ouverte affiche en haut la carte de la tâche (auteur, titre, barre méta, description, pièces jointes), puis en dessous la conversation. Les messages ressemblent à ceux des messageries modernes :

  • avatar dans un cercle + nom + heure (date complète au survol) ; les messages de la même personne datant de moins de 15 minutes se regroupent sous un seul en-tête, et les jours sont séparés par les séparateurs « Aujourd'hui » / « Hier » / date ;
  • actions à côté du nom (visibles au survol) : ajout d'une réaction +, copie du contenu, favoris et menu ⋮ (entre autres Citer dans la réponse, copie du lien, modification et suppression de ses propres messages) ;
  • les réactions s'affichent sous forme de puces avec un chiffre sous le message ; le survol montre qui a réagi - détails dans le chapitre « Discussions » ;
  • pièces jointes : les fichiers sous forme de liste avec icône de type et taille, les photos en grille (au-delà de trois - une superposition « +N » ouvrant l'aperçu). Cliquer sur un fichier ouvre son aperçu dans la fenêtre Fichiers (PDF, vidéo, image, texte - et pour les formats sans aperçu, une fiche d'information) ; le téléchargement se trouve sous l'icône flèche à droite de la ligne. Le bouton « Retour » dans l'aperçu revient au dossier de cette tâche ou discussion ;
  • les messages système sont des pilules centrées avec l'heure. Le fil enregistre ainsi : le changement de statut, l'ajout et la suppression de personnes, ainsi que la modification des paramètres de la tâche - échéance (avec l'ancienne valeur), priorité et nom. Cela permet de voir dans la conversation qui a déplacé l'échéance et quand. La simple modification de la description ne crée pas d'entrée - le nouveau contenu est de toute façon visible dans la carte de la tâche, et la mention « (modifié) » apparaît à côté du nom.

Comment lire la liste des tâches

La liste des tâches, le Tableau et le panneau Liste du calendrier affichent la même carte :

  • une barre colorée à gauche et la couleur de l'échéance indiquent l'état : rouge (en retard), bleu (aujourd'hui), vert (dans les délais), gris (sans échéance ou clôturée) ;
  • un cercle coloré avec le nombre de jours restants avant l'échéance (ou écoulés depuis, avec un signe moins) sur le bord droit de la carte - rouge, bleu, vert ou gris, selon l'état de l'échéance. La date exacte s'affiche au survol. Les tâches sans échéance n'ont pas de cercle. Sur le Tableau et dans le panneau Liste du calendrier, l'échéance est décrite en toutes lettres à la place (32 jours de retard, aujourd'hui 14:30, dans 4 jours), et dans le calendrier - uniquement par l'heure ;
  • un anneau de statut à côté du titre : vide (aucun statut), rempli à moitié (en cours), avec une coche (terminé), avec une croix (annulé) ;
  • un point orange devant l'anneau indique une priorité élevée ;
  • vous reconnaissez un élément non lu à son titre blanc et en gras et au compteur de nouveaux messages sur le bord droit de la carte (au-delà de 99, il affiche 99+) ;
  • l'icône ⋮ sur le bord droit ouvre le menu de l'élément - sur téléphone et tablette, elle est visible immédiatement, sur ordinateur elle apparaît au survol de la carte.

Menu sous l'icône ⋮

Vous retrouvez le même menu dans la liste des tâches, sur le Tableau et dans le panneau Liste du calendrier :

  • Ouvrir - affiche le fil dans la colonne de droite (identique à un clic sur la carte),
  • Modifier - ouvre le formulaire de la tâche ou de la discussion,
  • Marquer comme non lu / lu,
  • Ajouter aux favoris / Retirer des favoris,
  • Copier le lien de la tâche / discussion - copie une adresse qui, une fois ouverte, mène directement à ce fil (un collaborateur sans accès verra le message « Accès refusé », pas le contenu),
  • Statut (tâches uniquement) : Nouveau, En cours, Terminé, Annulé - le statut actuel est mis en évidence et non cliquable. Le changement s'applique immédiatement, sans ouvrir la tâche,
  • Archiver / Restaurer depuis les archives,
  • Corbeille - demande une confirmation avant de supprimer quoi que ce soit.

Les options dépendent de vos permissions : sans droit de modification, vous ne verrez pas « Modifier », sans droit de suppression - « Corbeille », et sans droit de changement de statut - toute la section Statut. Fermez le menu en cliquant à côté, avec la touche Échap, en faisant défiler la liste ou en cliquant à nouveau sur ⋮. L'actualisation de la liste en arrière-plan ne ferme pas un menu ouvert.

Dans un fil ouvert, sous chaque message (et sous la description de la tâche), se trouve un bouton « [...] » - il ouvre le même menu avec les options Modifier et Supprimer, si vous en avez le droit.

Les discussions affichent sous leur nom uniquement l'espace de travail - de la même façon partout : dans la liste principale, sur le Tableau et dans la liste du Calendrier. La carte n'affiche pas d'aperçu du dernier message ; le contenu n'est visible qu'après ouverture du fil.

Les quatre tuiles au-dessus de la liste - Dans les délais / Aujourd'hui / En retard / Discussion - sont à la fois des compteurs et des filtres. Un clic allume la tuile en couleur et restreint la liste, un second clic retire le filtre.

Messages et commentaires dans une tâche

Le fil de messages d'une tâche fonctionne comme dans une discussion (description complète dans le chapitre Discussions). L'essentiel :

  • Entrée envoie le message, Maj + Entrée insère une nouvelle ligne (Ctrl/Cmd + Entrée envoie aussi).
  • Fusion des messages (comme sur Slack) : plusieurs messages écrits l'un après l'autre (dans un délai de 5 minutes, sans message d'une autre personne entre-temps) se rattachent au précédent comme une seule entrée. Les pièces jointes et les questions à l'Assistant IA créent toujours une entrée distincte.
  • La ligne « Nouveau » au-dessus du plus ancien message non lu, après l'ouverture du fil - elle disparaît en douceur après quelques secondes.
  • Un envoi échoué ne fait pas perdre le texte : le contenu revient dans le champ (ou reste en attente comme brouillon du fil), et un message indique ce qui s'est mal passé. Un message inachevé reste attaché à son fil, même après être allé ailleurs ou avoir rechargé la page.
  • Liens cliquables - une adresse saisie dans le contenu devient active après l'envoi (elle s'ouvre dans un nouvel onglet).

Le panneau de droite de la tâche contient une section de messages. Vous pouvez :

  • Ajouter des commentaires textuels
  • Ajouter des pièces jointes (fichiers, photos) - via l'icône trombone (📎) dans la barre supérieure de l'éditeur, en glissant les fichiers et en les déposant n'importe où dans la fenêtre (glisser-déposer) ou en collant depuis le presse-papiers avec Ctrl/Cmd+V (une capture d'écran collée dans l'éditeur est intégrée au contenu, un fichier/image collé en dehors de l'éditeur devient une pièce jointe)
  • Marquer un message d'une étoile
  • Ajouter une réaction à un message : Terminé (✓), En cours, Je regarde, Ok (👍) - un retour rapide sans écrire de commentaire
  • Insérer une mention - tapez @ dans le contenu (au début ou après un espace), et une liste de personnes apparaît au-dessus de l'éditeur (comme sur Slack) ; la saisie restreint la liste, la sélection se fait avec ↑/↓ + Entrée ou un clic, Échap ferme. La même liste se trouve aussi sous l'icône @ dans la barre supérieure de l'éditeur (à côté du formatage)
  • Poser une question privée à l'IA sur le fil ou organiser les messages - via les boutons « Assistant IA » et « Structurer » à côté du champ de réponse (détails dans le chapitre « Assistant IA »)

Fichiers dans le fil

Dans la barre supérieure du panneau de droite se trouve l'icône trombone (📎) « Fichiers ». En cliquant dessus, la fenêtre « [Nom de la tâche] / Fichiers » s'ouvre avec la liste de toutes les pièces jointes de cette tâche (y compris celles des anciens messages pas encore chargés à l'écran). Pour chaque fichier, vous voyez le type, la taille, qui l'a ajouté et quand ; un clic ouvre l'aperçu, et la flèche télécharge le fichier.

Filtrer les tâches

En haut de la colonne centrale se trouvent des filtres :

  • Statut - afficher uniquement les tâches ayant le statut sélectionné
  • Priorité - afficher uniquement les tâches ayant la priorité sélectionnée
  • Échéance - aujourd'hui, en retard, dans les délais
  • Favoris - afficher uniquement les éléments marqués d'une étoile
  • Type - uniquement les tâches / uniquement les discussions / tout

Les filtres, le tri et la recherche s'ouvrent sous forme de menus avec des libellés et des icônes. Un élément activé se reconnaît à sa coche bleue sur le bord droit et à son fond surligné - toute la ligne est cliquable. À côté de « Réinitialiser », vous voyez combien de filtres sont actuellement actifs. Les filtres sont regroupés (État · Activité · Échéance · Type et priorité), et le tri est réparti entre Regroupement et Ordre. Les menus du fil à droite ont la même apparence : filtres de messages, recherche, changement de statut et liste des participants.

Vous pouvez aussi filtrer la liste depuis l'Assistant IA - avec une simple commande, par exemple « affiche seulement les tâches en retard » (voir « Assistant IA »).

Tri : alphabétique, par date, par échéance, favoris en premier.

Archiver une tâche

Dans le menu de la tâche (trois points ⋯), une option d'archivage est disponible. Les tâches archivées disparaissent de la liste principale.

Liste de tâches dans la description de la tâche

Dans le champ Description (fenêtre « Ajouter une tâche » / « Modifier une tâche »), vous trouverez le bouton Liste de tâches - identique à celui de l'éditeur de messages. La liste s'enregistre avec la description et apparaît en haut du fil, dans la carte de la tâche, où elle est cliquable comme n'importe quelle checklist dans un message : vous cochez directement dans la carte, une barre de progression s'affiche sous la liste (« 2 sur 3 terminés »), et l'état est partagé entre tous les participants de la tâche - inutile d'ouvrir la modification ou d'avoir le droit de modifier la tâche. À côté de chaque élément coché figure un mini avatar de la personne qui l'a coché (survolez ou touchez - une infobulle affiche le prénom, le nom et la date), ce qui permet de voir qui a coché quoi et à qui demander l'avancement. Le contenu de la description ne change pas pour autant, donc modifier la tâche ne coche ni ne décoche rien.