V čem spočívá problém dvou kalendářů?
Schůzky máte v Kalendáři Google, protože tam domlouváte schůzky s klienty a přijímáte pozvánky. Termíny úkolů máte v Task Manageru. Abyste si naplánovali den, musíte kontrolovat obě místa. Když se podíváte jen do jednoho, snadno přehlédnete termín v tom druhém.
Task Manager se propojuje s Kalendářem Google oběma směry. Události z Google se zobrazují v Kalendáři aplikace Task Manager a změny provedené v Google se přenášejí každých několik minut. Když takovou událost v aplikaci Task Manager přesunete nebo změníte její čas či obsah, program se nejprve pokusí uložit změnu v Google. Pokud se to nepodaří, událost se nezmění v žádném z kalendářů. Po zapnutí možnosti „Nové události z aplikace Task Manager přidávat do tohoto kalendáře“ se nové události mohou přidávat také do Google - do jednoho vybraného propojení.
Propojení je osobní: události z vašeho účtu Google vidíte pouze vy. Můžete připojit několik účtů najednou, například pracovní a soukromý. U každého vyberete kalendář; propojení fungují nezávisle.
Jak propojení probíhá a co následuje potom?
Administrátor vytvoří v Google Cloud přihlašovací údaje OAuth (Client ID a Client Secret) a potom je vloží v Nastavení v části Pokročilé → Kalendář Google (OAuth). Účet můžete propojit také pomocí vlastních přihlašovacích údajů v Nastavení → Profil → Kalendář Google, bez zásahu administrátora. Potom každý zaměstnanec otevře Nastavení → Profil → Kalendář Google. Klikne na „Propojit účet Google“, vybere účet, povolí přístup a zvolí kalendář k importu. Další účet připojí ve stejné části.
Ve výchozím nastavení import zahrnuje období od 30 dnů zpět do jednoho roku dopředu. Toto období můžete změnit u každého propojení. Události si zachovají barvu nastavenou v Google, a pokud ji nemají, barvu kalendáře. Google při importu rozloží opakující se události na jednotlivé výskyty; Task Manager pravidlo opakování neukládá. Po otevření události uvidíte označení „Událost z Google“ a odkaz na její otevření na druhé straně.
Takovou událost můžete přesunout na jiný termín, změnit její délku nebo obsah, případně ji smazat. Změna se promítne do Google. Pokud máte propojený Kalendář Google a nechcete čekat na synchronizaci na pozadí, kliknutím na ikonu dvou šipek v kruhu v horní liště Kalendáře se změny stáhnou hned. Uvidíte, kolik událostí přibylo, změnilo se a zmizelo. Pokud se synchronizace na pozadí nezdaří, ikona zbarví oranžově a po najetí myší zobrazí důvod.
Co získáte?
Nemusíte si plánovat den ve dvou oddělených zobrazeních. Vedle schůzky s klientem vidíte termín odevzdání nabídky, takže si práci naplánujete s ohledem na oba závazky.
Nemusíte přepisovat domluvené věci mezi kalendáři. Událost zadáte jednou, tam, kde ji máte právě otevřenou, a nemusíte myslet na její ruční přesunutí.
Když plánujete den jen podle pracovních termínů, snadno vám unikne soukromá návštěva lékaře. Vy ji vidíte vedle pracovních schůzek, zatímco tým události z vašeho účtu Google nevidí.
Příklad použití: obchodník se dvěma účty
Marta domlouvá schůzky s klienty v pracovním Kalendáři Google. Vyzvednutí dítěte a návštěvu lékaře má v samostatném účtu. Nabídky a termíny odpovědí spravuje spolu s týmem v Task Manageru.
Propojí oba účty Google. V Kalendáři Task Manageru vidí schůzku v 10:00, vyzvednutí dítěte v 15:30 a termín odevzdání nabídky v 16:00. Klient přesune schůzku v Google na 16:30. Marta změnu uvidí za několik minut, a pokud ji potřebuje hned, spustí synchronizaci. Ověří, zda nabídku stihne, a posune její termín. Pokud je kolega z týmu přiřazen k úkolu s nabídkou, uvidí nový termín, ale události z Martininých účtů Google neuvidí.
Nejčastější dotazy
Funguje synchronizace oboustranně?
Ano. Změny z Kalendáře Google se v Task Manageru zobrazují každých několik minut a změny událostí Google provedené v Task Manageru se do Google ukládají okamžitě. Nové události vytvořené v Task Manageru lze také přidávat do vybraného Kalendáře Google.
Mohu současně připojit pracovní i osobní účet?
Ano, můžete propojit několik účtů. Každé propojení má vlastní vybraný kalendář, období importu a tlačítko „Odpojit“.
Uvidí tým můj soukromý kalendář?
Ne. Importované události z Kalendáře Google vidí pouze uživatel, který účet připojil.
Co se stane, když účet odpojím?
Události importované z tohoto účtu zmizí z vašeho kalendáře v Task Manageru. V Kalendáři Google se nic nezmění a ostatní propojení budou fungovat dál.
Smaže se událost v Google také, když ji smažu v Task Manageru?
Ano. Potvrzovací okno upozorní, že událost zmizí na obou stranách. Tlačítko „Zpět“ na liště Kalendáře obnoví událost v aplikaci Task Manager a znovu ji vytvoří v Google.