Quel est le problème avec deux calendriers ?
Vos rendez-vous sont dans Google Agenda, car c’est là que vous planifiez vos échanges avec vos clients et recevez leurs invitations. Les échéances des tâches sont dans Task Manager. Pour organiser votre journée, vous consultez les deux. Si vous ne vérifiez qu’un seul des deux, vous risquez facilement de manquer une échéance dans l’autre.
Task Manager se synchronise dans les deux sens avec Google Agenda. Les événements de Google apparaissent dans le Calendrier de Task Manager et les modifications effectuées dans Google sont récupérées toutes les quelques minutes. Lorsque vous déplacez un événement de ce type dans Task Manager ou que vous en modifiez l’heure ou le contenu, le programme essaie d’abord d’enregistrer la modification dans Google. Si cela échoue, l’événement ne change dans aucun des calendriers. Lorsque l’option « Ajouter les nouveaux événements de Task Manager à ce calendrier » est activée, les nouveaux événements peuvent également être envoyés vers Google - pour une seule connexion choisie.
La connexion est personnelle : vous seul voyez les événements de votre compte Google. Vous pouvez connecter plusieurs comptes à la fois, par exemple un compte professionnel et un compte personnel. Vous choisissez un calendrier pour chacun ; les connexions fonctionnent indépendamment les unes des autres.
Comment se passe la connexion et que se passe-t-il ensuite ?
L’administrateur crée des identifiants OAuth dans Google Cloud (Client ID et Client Secret), puis les saisit dans Paramètres, dans la section Avancé → Google Agenda (OAuth). Vous pouvez aussi connecter votre compte avec vos propres identifiants dans Paramètres → Profil → Google Agenda, sans intervention de l’administrateur. Ensuite, chaque membre de l’équipe accède à Paramètres → Profil → Google Agenda. Il clique sur « Connecter un compte Google », choisit un compte, autorise l’accès et indique le calendrier à importer. Pour connecter un autre compte, il suffit de revenir à la même section.
Par défaut, l’import couvre la période allant de 30 jours dans le passé à un an dans le futur. Vous pouvez modifier cette période pour chaque connexion. Les événements conservent la couleur qui leur a été attribuée dans Google ou, s’ils n’en ont pas, la couleur du calendrier. Google décompose les événements récurrents en occurrences distinctes lors de l’import ; Task Manager ne conserve pas la règle de récurrence. Lorsque vous ouvrez un événement, vous voyez la mention « Événement Google » et un lien pour l’ouvrir dans Google.
Vous pouvez faire glisser un tel événement vers une autre date, modifier sa durée ou son contenu, ou le supprimer. La modification sera répercutée dans Google. Si Google Agenda est connecté et que vous ne voulez pas attendre la synchronisation en arrière-plan, cliquez sur l’icône avec deux flèches circulaires dans la barre supérieure du Calendrier pour récupérer les modifications immédiatement. Vous verrez combien d’événements ont été ajoutés, modifiés et supprimés. Si la synchronisation en arrière-plan échoue, l’icône devient orange et un survol affiche la raison.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez plus besoin d’organiser votre journée à partir de deux vues distinctes. À côté d’un rendez-vous client, vous voyez l’échéance d’envoi d’une offre et pouvez donc planifier votre travail en tenant compte de ces deux engagements.
Vous n’avez plus à recopier les informations d’un calendrier à l’autre. Vous saisissez l’événement une seule fois, dans le calendrier que vous avez ouvert, sans avoir à penser à le déplacer manuellement.
Si vous planifiez votre journée uniquement en fonction des échéances professionnelles, vous risquez facilement d’oublier un rendez-vous médical personnel. Vous le voyez à côté de vos rendez-vous professionnels, tandis que votre équipe ne voit pas les événements de votre compte Google.
Cas d’usage : un commercial avec deux comptes
Marta planifie ses rendez-vous clients dans le Google Agenda de son entreprise. Elle a un compte séparé pour aller chercher son enfant et ses rendez-vous médicaux. Elle gère les offres et leurs échéances de réponse dans Task Manager avec son équipe.
Elle connecte ses deux comptes Google. Dans le Calendrier de Task Manager, elle voit un rendez-vous à 10:00, l’heure à laquelle elle doit aller chercher son enfant à 15:30 et une échéance d’envoi d’offre à 16:00. Le client déplace le rendez-vous dans Google à 16:30. Quelques minutes plus tard, Marta voit la modification. Si elle en a besoin tout de suite, elle lance la synchronisation. Elle vérifie si elle aura le temps de terminer l’offre et en repousse l’échéance. Si un collègue est assigné à la tâche liée à l’offre, il voit sa nouvelle échéance, mais pas les événements des comptes Google de Marta.
Questions fréquentes
La synchronisation fonctionne-t-elle dans les deux sens ?
Oui. Les modifications effectuées dans Google Agenda apparaissent dans Task Manager toutes les quelques minutes, tandis que les modifications des événements Google effectuées dans Task Manager sont immédiatement enregistrées dans Google. Les nouveaux événements créés dans Task Manager peuvent également être ajoutés à l’agenda Google de votre choix.
Puis-je connecter à la fois mon compte professionnel et mon compte personnel ?
Oui, vous pouvez connecter plusieurs comptes. Chaque connexion dispose de son propre agenda sélectionné, de sa fenêtre d’importation et de son bouton « Déconnecter ».
Mon équipe verra-t-elle mon agenda personnel ?
Non. Seul l’utilisateur qui a connecté son compte voit les événements importés depuis Google Agenda.
Que se passe-t-il si je déconnecte mon compte ?
Les événements importés depuis ce compte disparaîtront de votre calendrier dans Task Manager. Rien ne changera dans Google Agenda et les autres connexions continueront de fonctionner.
La suppression d’un événement dans Task Manager le supprime-t-elle aussi dans Google ?
Oui. La fenêtre de confirmation vous prévient que l’événement disparaîtra des deux côtés. « Annuler » dans la barre du Calendrier restaure l’événement dans Task Manager et le recrée dans Google.