Miben áll a két naptár problémája?
A megbeszéléseid a Google Naptárban vannak, mert ott egyeztetsz az ügyfelekkel, és ott fogadod a meghívókat. A feladatok határidőit a Task Managerben tartod nyilván. A nap megtervezéséhez mindkét helyre benézel. Ha csak az egyiket nézed meg, könnyen elsiklasz a másikban szereplő határidő felett.
A Task Manager kétirányú kapcsolatot biztosít a Google Naptárral. A Google-események megjelennek a Task Manager Naptárában, a Google-ban végzett módosítások pedig néhány percenként érkeznek meg. Ha a Task Managerben áthelyezel egy ilyen eseményt, vagy módosítod az időpontját vagy a tartalmát, a program először megpróbálja menteni a módosítást a Google-ba. Ha ez nem sikerül, az esemény egyik naptárban sem változik meg. A „Task Manager új eseményeinek hozzáadása ehhez a naptárhoz” lehetőség bekapcsolása után az új események a Google-ba is bekerülhetnek - egy kiválasztott kapcsolaton keresztül.
A kapcsolat személyes: a Google-fiókod eseményeit csak te látod. Egyszerre több fiókot is összekapcsolhatsz, például a cégeset és a személyeset. Mindegyiknél kiválaszthatod a naptárat; a kapcsolatok egymástól függetlenül működnek.
Hogyan történik az összekapcsolás, és mi történik utána?
Az adminisztrátor OAuth-hitelesítési adatokat (Client ID és Client Secret) hoz létre a Google Cloudban, majd bemásolja őket a Beállításokban, a Speciális → Google Naptár (OAuth) résznél. A fiókodat saját hitelesítési adatokkal is összekapcsolhatod a Beállítások → Profil → Google Naptár menüpontban, adminisztrátori beavatkozás nélkül. Ezután minden munkatárs megnyitja a Beállítások → Profil → Google Naptár menüpontot. A „Google-fiók összekapcsolása” gombra kattint, kiválasztja a fiókot, engedélyezi a hozzáférést, majd kiválasztja az importálni kívánt naptárat. További fiókokat ugyanezen a részen kapcsolhat össze.
Alapértelmezés szerint az importálás az elmúlt 30 naptól a következő évig terjedő időszakot fedi le. Ezt az időszakot minden kapcsolatnál módosíthatod. Az események megtartják a Google-ban megadott színüket, ha pedig nincs ilyen színük, akkor a naptár színét kapják. A Google az ismétlődő eseményeket külön előfordulásokra bontja az importálás során; a Task Manager nem tárolja az ismétlődés szabályát. Az esemény megnyitásakor megjelenik a „Google-esemény” jelölés és egy hivatkozás, amellyel az eseményt a Google-ban nyithatod meg.
Az ilyen eseményt áthúzhatod egy másik időpontra, módosíthatod az időtartamát vagy a tartalmát, illetve törölheted. A módosítás átkerül a Google-be. Ha csatlakoztattad a Google Naptárt, és nem szeretnél várni a háttérben zajló szinkronizálásra, a Naptár felső sávján lévő, körben elhelyezkedő két nyíl ikon azonnal lekéri a változásokat. Láthatod, hány esemény került be, módosult vagy tűnt el. Ha a háttérben zajló szinkronizálás nem sikerül, az ikon narancssárgára vált, rámutatva pedig megjelenik a hiba oka.
Mit nyersz vele?
Nem kell két külön nézetből összeállítanod a napodat. Az ügyféllel való megbeszélés mellett látod az ajánlat leadási határidejét is, így mindkét kötelezettséget figyelembe véve tervezheted meg a munkádat.
Nem kell az egyeztetéseket egyik naptárból a másikba átmásolnod. Elég egyszer rögzítened az eseményt abban a naptárban, amelyik éppen nyitva van, így nem kell észben tartanod a kézi áthelyezést.
Ha csak a céges határidők alapján tervezed a napodat, könnyen megfeledkezhetsz egy személyes orvosi vizsgálatról. Te látod a munkamegbeszélések mellett, a csapatod viszont nem látja a Google-fiókod eseményeit.
Felhasználási példa: értékesítő két fiókkal
Marta az ügyfelekkel való megbeszéléseit a céges Google Naptárban szervezi. A gyermekéért való indulást és az orvosi vizsgálatot egy külön fiókban tartja nyilván. Az ajánlatokat és a válaszadási határidőket a csapatával együtt a Task Managerben kezeli.
Összekapcsolja mindkét Google-fiókját. A Task Manager Naptárában látja a 10:00-s megbeszélést, a gyermekéért való indulást 15:30-kor és az ajánlat leadási határidejét 16:00-kor. Az ügyfél 16:30-ra módosítja a megbeszélést a Google-ben. Néhány perc múlva Marta látja a változást, ha pedig azonnal szüksége van rá, elindítja a szinkronizálást. Ellenőrzi, hogy elkészül-e az ajánlattal, és módosítja a határidejét. Ha egy kollégája is hozzá van rendelve az ajánlati feladathoz, látja az új határidőt, Marta Google-fiókjának eseményeit viszont nem.
Gyakori kérdések
A szinkronizálás mindkét irányban működik?
Igen. A Google Naptár módosításai néhány percenként jelennek meg a Task Managerben, a Task Managerben végzett Google-eseménymódosítások pedig azonnal mentésre kerülnek a Google-ba. A Task Managerben létrehozott új események is bekerülhetnek a kiválasztott Google Naptárba.
Csatlakoztathatok egyszerre céges és személyes fiókot?
Igen, több fiókot is összekapcsolhatsz. Minden kapcsolatnak saját kiválasztott naptára, importálási időszaka és „Leválasztás” gombja van.
Látni fogja a csapat a magánnaptáramat?
Nem. Az importált Google Naptár-eseményeket csak az a felhasználó látja, aki összekapcsolta a fiókot.
Mi történik, ha leválasztom a fiókomat?
A Task Manager-naptáradból eltűnnek az adott fiókból importált események. A Google Naptárban nem változik semmi, a többi kapcsolat pedig továbbra is működik.
Ha törlök egy eseményt a Task Managerben, az a Google-ből is törlődik?
Igen. A megerősítő ablak figyelmeztet, hogy az esemény mindkét helyről eltűnik. A Naptár sávján található „Visszavonás” visszaállítja az eseményt a Task Managerben, és újra létrehozza a Google Naptárban.