Worin liegt das Problem mit zwei Kalendern?
Termine stehen in Google Kalender, weil Sie dort Kundentermine vereinbaren und Einladungen erhalten. Aufgabentermine verwalten Sie in Task Manager. Um Ihren Tag zu planen, müssen Sie an beide Orte schauen. Wenn Sie nur einen Kalender prüfen, übersehen Sie leicht einen Termin aus dem anderen.
Task Manager synchronisiert sich in beide Richtungen mit Google Kalender. Ereignisse aus Google erscheinen im Kalender von Task Manager, und Änderungen in Google werden alle paar Minuten übernommen. Wenn Sie ein solches Ereignis in Task Manager verschieben oder seine Uhrzeit oder Beschreibung ändern, versucht das Programm zuerst, die Änderung in Google zu speichern. Wenn das nicht gelingt, wird das Ereignis in keinem der beiden Kalender geändert. Wenn Sie die Option „Neue Ereignisse aus Task Manager zu diesem Kalender hinzufügen“ aktivieren, können neue Ereignisse auch in Google landen - in einer ausgewählten Verbindung.
Die Verbindung ist persönlich: Ereignisse aus Ihrem Google-Konto sind nur für Sie sichtbar. Sie können mehrere Konten gleichzeitig verbinden, zum Beispiel Ihr geschäftliches und Ihr privates. Für jedes Konto wählen Sie einen Kalender aus; die Verbindungen funktionieren unabhängig voneinander.
Wie funktioniert das Verbinden und was passiert danach?
Der Administrator richtet in Google Cloud OAuth-Zugangsdaten (Client ID und Client Secret) ein und fügt sie anschließend unter Einstellungen im Bereich Erweitert → Google Kalender (OAuth) ein. Sie können Ihr Konto auch über eigene Zugangsdaten unter Einstellungen → Profil → Google Kalender verbinden - ohne dass ein Administrator aktiv werden muss. Danach öffnet jeder Mitarbeiter Einstellungen → Profil → Google Kalender. Dort klickt er auf „Google-Konto verbinden“, wählt ein Konto aus, stimmt dem Zugriff zu und gibt den Kalender an, der importiert werden soll. Weitere Konten lassen sich im selben Bereich verbinden.
Standardmäßig umfasst der Import den Zeitraum von 30 Tagen zurück bis zu einem Jahr im Voraus. Dieses Zeitfenster können Sie für jede Verbindung ändern. Ereignisse behalten die in Google zugewiesene Farbe oder, wenn keine festgelegt ist, die Kalenderfarbe. Google zerlegt wiederkehrende Termine beim Import in einzelne Ereignisse; Task Manager speichert keine Wiederholungsregel. Wenn Sie ein Ereignis öffnen, sehen Sie den Hinweis „Ereignis aus Google“ und einen Link, über den Sie es auf der anderen Seite öffnen können.
Sie können ein solches Ereignis auf einen anderen Termin ziehen, seine Dauer oder Beschreibung ändern oder es löschen. Die Änderung wird an Google übertragen. Wenn Google Kalender verbunden ist und Sie nicht auf die Hintergrundsynchronisierung warten möchten, können Sie über das Symbol mit den zwei kreisförmigen Pfeilen in der oberen Kalenderleiste Änderungen sofort abrufen. Sie sehen, wie viele Ereignisse hinzugekommen sind, geändert wurden und verschwunden sind. Wenn die Hintergrundsynchronisierung fehlschlägt, wird das Symbol orange und zeigt beim Darüberfahren den Grund an.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen Ihren Tag nicht in zwei getrennten Ansichten planen. Neben dem Kundentermin sehen Sie das Fälligkeitsdatum des Angebots und können Ihre Arbeit unter Berücksichtigung beider Verpflichtungen planen.
Sie müssen Vereinbarungen nicht zwischen Kalendern übertragen. Sie tragen ein Ereignis einmal ein - dort, wo Sie gerade arbeiten, statt daran denken zu müssen, es manuell zu übertragen.
Wenn Sie Ihren Tag nur nach geschäftlichen Terminen planen, kann ein privater Arzttermin leicht untergehen. Sie sehen ihn neben Ihren geschäftlichen Terminen, während Ihr Team keine Ereignisse aus Ihrem Google-Konto sehen kann.
Anwendungsfall: Vertriebsmitarbeiterin mit zwei Konten
Marta vereinbart Kundentermine in Google Kalender ihres Unternehmens. Die Abholung ihres Kindes und ihren Arzttermin verwaltet sie in einem separaten Konto. Angebote und Antwortfristen verwaltet sie gemeinsam mit ihrem Team in Task Manager.
Sie verbindet beide Google-Konten. Im Kalender von Task Manager sieht sie den Termin um 10:00 Uhr, die Abholung ihres Kindes um 15:30 Uhr und die Angebotsfrist um 16:00 Uhr. Der Kunde verschiebt den Termin in Google auf 16:30 Uhr. Nach einigen Minuten sieht Marta die Änderung; wenn sie sie sofort braucht, startet sie die Synchronisierung. Sie prüft, ob sie das Angebot rechtzeitig fertigstellen kann, und verschiebt dessen Fälligkeitsdatum. Wenn ein Kollege aus dem Team der Aufgabe zum Angebot zugewiesen ist, sieht er das neue Fälligkeitsdatum, aber keine Ereignisse aus Martas Google-Konten.
Häufig gestellte Fragen
Funktioniert die Synchronisierung in beide Richtungen?
Ja. Änderungen aus Google Kalender werden alle paar Minuten in Task Manager angezeigt. Änderungen an Google-Kalenderterminen, die Sie in Task Manager vornehmen, werden sofort in Google gespeichert. Auch neue Termine, die Sie in Task Manager erstellen, können in einem ausgewählten Google Kalender gespeichert werden.
Kann ich gleichzeitig ein geschäftliches und ein privates Konto verbinden?
Ja, Sie können mehrere Konten verbinden. Für jede Verbindung gibt es einen eigenen ausgewählten Kalender, ein eigenes Importfenster und eine Schaltfläche „Trennen“.
Sieht mein Team meinen privaten Kalender?
Nein. Importierte Ereignisse aus Google Kalender sind nur für den Nutzer sichtbar, der das Konto verbunden hat.
Was passiert, wenn ich die Verbindung trenne?
Ereignisse, die aus diesem Konto importiert wurden, verschwinden aus Ihrem Kalender in Task Manager. In Google Kalender ändert sich nichts, und die übrigen Verbindungen funktionieren weiterhin.
Wird ein Ereignis durch das Löschen in Task Manager auch in Google gelöscht?
Ja. Das Bestätigungsfenster weist darauf hin, dass das Ereignis auf beiden Seiten verschwindet. Mit „Rückgängig“ in der Kalenderleiste wird das Ereignis in Task Manager wiederhergestellt und in Google neu angelegt.