¿Cuál es el problema de tener dos calendarios?
Las reuniones están en Google Calendar, porque ahí quedas con tus clientes y recibes invitaciones. Las fechas límite de las tareas están en Task Manager. Para planificar el día, consultas ambos sitios. Si solo miras uno, es fácil que se te pase una fecha límite del otro.
Task Manager se conecta con Google Calendar en ambas direcciones. Los eventos de Google aparecen en el Calendario de Task Manager, y los cambios realizados en Google se reciben cada pocos minutos. Si cambias la fecha y hora de un evento de este tipo en Task Manager, o modificas su hora o contenido, el programa primero intenta guardar el cambio en Google. Si no lo consigue, el evento no cambia en ninguno de los calendarios. Si activas la opción «Añadir los nuevos eventos de Task Manager a este calendario», los eventos nuevos también pueden llegar a Google, a través de una única conexión seleccionada.
La conexión es personal: solo tú puedes ver los eventos de tu cuenta de Google. Puedes conectar varias cuentas a la vez, por ejemplo, la del trabajo y la personal. Eliges un calendario para cada una; las conexiones funcionan de forma independiente.
¿Cómo se configura la conexión y qué ocurre después?
El administrador crea las credenciales OAuth (Client ID y Client Secret) en Google Cloud y, a continuación, las pega en Ajustes, en la sección Avanzado → Google Calendar (OAuth). También puedes conectar tu cuenta con tus propias credenciales desde Ajustes → Perfil → Google Calendar, sin que intervenga el administrador. Después, cada empleado va a Ajustes → Perfil → Google Calendar. Hace clic en «Conectar cuenta de Google», elige una cuenta, acepta el acceso e indica el calendario que quiere importar. Para conectar otra cuenta, repite el proceso en la misma sección.
De forma predeterminada, la importación abarca desde 30 días atrás hasta un año hacia delante. Puedes cambiar este intervalo para cada conexión. Los eventos conservan el color asignado en Google y, si no tienen uno, usan el color del calendario. Durante la importación, Google desglosa los ciclos en eventos individuales; Task Manager no guarda la regla de repetición. Al abrir el evento, verás la etiqueta «Evento de Google» y un enlace para abrirlo allí.
Puedes arrastrar un evento de este tipo a otra fecha y hora, cambiar su duración o contenido, o eliminarlo. El cambio se aplicará en Google. Si tienes Google Calendar conectado y no quieres esperar a la sincronización en segundo plano, el icono de dos flechas en círculo de la barra superior del Calendario descargará los cambios de inmediato. Verás cuántos eventos se han añadido, cambiado y eliminado. Si falla la sincronización en segundo plano, el icono se pondrá naranja y, al pasar el cursor por encima, mostrará el motivo.
¿Qué ganas?
No tienes que planificar el día en dos vistas separadas. Junto a la reunión con un cliente ves la fecha límite para entregar una oferta, así que organizas el trabajo teniendo en cuenta ambos compromisos.
No tienes que trasladar acuerdos de un calendario a otro. Anotas el evento una sola vez, en el lugar que tengas abierto, en vez de acordarte de moverlo manualmente.
Si planificas el día teniendo en cuenta solo las fechas límite del trabajo, es fácil que se te pase una cita médica personal. Tú la ves junto a las reuniones de trabajo, pero el equipo no puede ver los eventos de tu cuenta de Google.
Caso de uso: comercial con dos cuentas
Marta organiza reuniones con clientes en el Google Calendar del trabajo. Tiene la recogida de su hijo y la visita al médico en otra cuenta. Gestiona las ofertas y las fechas límite de respuesta en Task Manager junto con el equipo.
Conecta ambas cuentas de Google. En el Calendario de Task Manager ve la reunión de las 10:00, la recogida de su hijo a las 15:30 y la fecha límite para entregar una oferta a las 16:00. El cliente cambia la reunión en Google a las 16:30. Al cabo de unos minutos, Marta ve el cambio o, si lo necesita de inmediato, inicia la sincronización. Comprueba si llegará a tiempo con la oferta y cambia su fecha límite. Si un compañero del equipo está asignado a la tarea de la oferta, verá su nueva fecha límite, pero no los eventos de las cuentas de Google de Marta.
Preguntas frecuentes
¿La sincronización funciona en los dos sentidos?
Sí. Los cambios de Google Calendar aparecen en Task Manager cada pocos minutos, y los cambios en los eventos de Google que haces desde Task Manager se guardan en Google al instante. Los eventos nuevos que crees en Task Manager también pueden añadirse al calendario de Google que elijas.
¿Puedo conectar a la vez una cuenta de empresa y una personal?
Sí, puedes conectar varias cuentas. Cada conexión tiene su propio calendario seleccionado, periodo de importación y botón «Desconectar».
¿Verá el equipo mi calendario personal?
No. Solo el usuario que ha conectado la cuenta puede ver los eventos importados de Google Calendar.
¿Qué ocurre si desconecto la cuenta?
Los eventos importados de esa cuenta desaparecerán de tu calendario en Task Manager. En Google Calendar no cambiará nada y las demás conexiones seguirán funcionando.
¿Eliminar un evento en Task Manager también lo elimina de Google?
Sí. La ventana de confirmación te avisa de que el evento desaparecerá de ambos sitios. «Deshacer», en la barra de Calendario, restaura el evento en Task Manager y lo vuelve a crear en Google.