Vad är problemet med två kalendrar?
Möten finns i Google Kalender eftersom det är där du bokar in kunder och tar emot inbjudningar. Uppgifternas förfallodatum finns i Task Manager. För att planera dagen behöver du titta på båda ställena. Om du bara kollar det ena är det lätt att missa ett förfallodatum i det andra.
Task Manager ansluter till Google Kalender åt båda hållen. Händelser från Google visas i Task Managers kalender, och ändringar som görs i Google hämtas med några minuters mellanrum. När du flyttar en sådan händelse i Task Manager eller ändrar dess tid eller innehåll försöker programmet först spara ändringen i Google. Om det misslyckas ändras händelsen inte i någon av kalendrarna. Om du aktiverar alternativet ”Lägg till nya händelser från Task Manager i den här kalendern” kan nya händelser också läggas till i Google - i en vald anslutning.
Anslutningen är personlig: det är bara du som kan se händelser från ditt Google-konto. Du kan ansluta flera konton samtidigt, till exempel ett jobb- och ett privatkonto. Du väljer en kalender för varje konto, och anslutningarna fungerar oberoende av varandra.
Hur går anslutningen till och vad händer sedan?
Administratören skapar OAuth-uppgifter (Client ID och Client Secret) i Google Cloud och klistrar sedan in dem under Inställningar, i avsnittet Avancerat → Google Kalender (OAuth). Du kan också ansluta kontot med egna uppgifter under Inställningar → Profil → Google Kalender, utan att administratören behöver göra något. Därefter går varje medarbetare till Inställningar → Profil → Google Kalender. Klicka på ”Anslut Google-konto”, välj ett konto, godkänn åtkomsten och ange vilken kalender som ska importeras. Du ansluter fler konton i samma avsnitt.
Som standard omfattar importen perioden från 30 dagar tillbaka till ett år framåt. Du kan ändra tidsintervallet för varje anslutning. Händelserna behåller färgen de har i Google, och om de saknar färg används kalenderns färg. Google delar upp återkommande händelser i separata förekomster vid importen; Task Manager sparar inte upprepningsregeln. När du öppnar en händelse ser du märkningen ”Händelse från Google” och en länk för att öppna den där.
Du kan dra en sådan händelse till en annan tid, ändra dess längd eller innehåll eller ta bort den. Ändringen förs över till Google. Om du har anslutit Google Kalender och inte vill vänta på synkroniseringen i bakgrunden hämtar ikonen med två pilar i en cirkel i kalenderns övre verktygsfält ändringarna direkt. Du ser hur många händelser som har tillkommit, ändrats och försvunnit. Om synkroniseringen i bakgrunden misslyckas blir ikonen orange och visar orsaken när du håller pekaren över den.
Vad vinner du?
Du behöver inte planera dagen i två separata vyer. Bredvid kundmötet ser du när offerten ska lämnas in, så du kan planera arbetet med hänsyn till båda åtagandena.
Du behöver inte föra över överenskommelser mellan kalendrarna. Du lägger in en händelse en gång, där du redan är, i stället för att komma ihåg att flytta den manuellt.
Om du planerar dagen enbart utifrån företagets tider är det lätt att missa ett privat läkarbesök. Du ser det bredvid jobbmötena, medan teamet inte kan se händelser från ditt Google-konto.
Användningsområde: säljare med två konton
Marta bokar kundmöten i företagets Google Kalender. Hon har barnhämtning och läkarbesök i ett separat konto. Tillsammans med teamet hanterar hon offerter och svarstider i Task Manager.
Hon ansluter båda Google-kontona. I Task Managers kalender ser hon mötet kl. 10:00, barnhämtningen kl. 15:30 och sista inlämningstid för offerten kl. 16:00. Kunden flyttar mötet till kl. 16:30 i Google. Efter några minuter ser Marta ändringen, eller så startar hon synkroniseringen om hon behöver se den direkt. Hon kontrollerar om hon hinner klart med offerten och flyttar dess förfallodatum. Om en kollega i teamet är tilldelad uppgiften med offerten ser hen det nya förfallodatumet, men inte händelser från Martas Google-konton.
Vanliga frågor
Fungerar synkroniseringen åt båda hållen?
Ja. Ändringar från Google Kalender visas i Task Manager med några minuters mellanrum, medan ändringar av Google-evenemang som görs i Task Manager sparas i Google direkt. Nya evenemang som skapas i Task Manager kan också läggas till i den Google Kalender du väljer.
Kan jag ansluta både ett jobb- och ett privatkonto samtidigt?
Ja, du kan ansluta flera konton. Varje anslutning har en egen vald kalender, importperiod och knapp för att koppla från.
Kommer teamet att se min privata kalender?
Nej. Importerade händelser från Google Kalender kan bara ses av användaren som har anslutit kontot.
Vad händer om jag kopplar från kontot?
Händelser som importerats från det här kontot försvinner från din kalender i Task Manager. Inget ändras i Google Kalender, och övriga anslutningar fortsätter att fungera.
Tas en händelse bort även från Google när jag tar bort den i Task Manager?
Ja. Bekräftelsefönstret informerar dig om att händelsen försvinner från båda kalendrarna. ”Ångra” i kalenderfältet återställer händelsen i Task Manager och skapar den på nytt i Google.