Qual è il problema di due calendari?
Le riunioni sono in Google Calendar, perché è lì che fissi gli appuntamenti con i clienti e ricevi gli inviti. Le scadenze delle attività sono in Task Manager. Per pianificare la giornata, devi controllare entrambi. Se ne controlli solo uno, è facile non accorgerti di una scadenza nell'altro.
Task Manager si collega a Google Calendar in entrambe le direzioni. Gli eventi di Google appaiono nel Calendario di Task Manager e le modifiche apportate in Google vengono recepite ogni pochi minuti. Se sposti un evento di questo tipo in Task Manager o ne modifichi l'orario o il contenuto, il programma prova prima a salvare la modifica in Google. Se non ci riesce, l'evento non cambia in nessuno dei due calendari. Attivando l'opzione «Aggiungi i nuovi eventi di Task Manager a questo calendario», i nuovi eventi possono essere inseriti anche in Google - su una sola connessione a tua scelta.
La connessione è personale: gli eventi del tuo account Google sono visibili solo a te. Puoi collegare più account contemporaneamente, per esempio quello aziendale e quello personale. Per ciascuno scegli un calendario; le connessioni funzionano in modo indipendente.
Come si collega l'account e cosa succede dopo?
L'amministratore crea le credenziali OAuth (Client ID e Client Secret) in Google Cloud e poi le inserisce in Impostazioni, nella sezione Avanzate → Google Calendar (OAuth). Puoi anche collegare un account con credenziali personali in Impostazioni → Profilo → Google Calendar, senza l'intervento dell'amministratore. Poi ogni dipendente accede a Impostazioni → Profilo → Google Calendar. Clicca su «Collega account Google», seleziona l'account, autorizza l'accesso e sceglie il calendario da importare. Per collegare un altro account, basta tornare alla stessa sezione.
Per impostazione predefinita, l'importazione copre il periodo che va da 30 giorni prima a un anno dopo. Puoi modificare questo intervallo per ogni connessione. Gli eventi mantengono il colore assegnato in Google oppure, se non ne hanno uno, il colore del calendario. Durante l'importazione, Google espande le serie in singole occorrenze; Task Manager non memorizza la regola di ripetizione. Aprendo un evento, vedrai l'etichetta «Evento da Google» e un link per aprirlo su Google.
Puoi trascinare un evento di questo tipo a un altro orario, modificarne la durata o il contenuto oppure eliminarlo. La modifica verrà inviata a Google. Se hai collegato Google Calendar e non vuoi aspettare la sincronizzazione in background, l'icona con le due frecce circolari nella barra superiore del Calendario scarica subito le modifiche. Vedrai quanti eventi sono stati aggiunti, modificati o rimossi. Se la sincronizzazione in background non riesce, l'icona diventa arancione e, passandoci sopra con il mouse, mostra il motivo.
Cosa ci guadagni?
Non devi più pianificare la giornata alternando due viste separate. Accanto alla riunione con un cliente vedi la scadenza per la consegna dell'offerta, così puoi organizzare il lavoro tenendo conto di entrambi gli impegni.
Non devi copiare gli accordi da un calendario all'altro. Inserisci l'evento una sola volta, nel calendario che hai aperto, senza doverti ricordare di spostarlo manualmente.
Se pianifichi la giornata solo in base agli impegni di lavoro, è facile dimenticare una visita medica personale. Tu la vedi accanto alle riunioni di lavoro, mentre il team non vede gli eventi del tuo account Google.
Caso d'uso: una commerciale con due account
Marta fissa le riunioni con i clienti nel Google Calendar aziendale. Ha un account separato per andare a prendere suo figlio e per gli appuntamenti dal medico. Gestisce le offerte e le relative scadenze in Task Manager insieme al team.
Collega entrambi gli account Google. Nel Calendario di Task Manager vede la riunione delle 10:00, l'uscita da scuola alle 15:30 e la scadenza per la consegna dell'offerta alle 16:00. Un cliente sposta la riunione alle 16:30 in Google. Dopo pochi minuti Marta vede la modifica oppure, se le serve subito, avvia la sincronizzazione. Controlla se riuscirà a finire l'offerta in tempo e ne sposta la scadenza. Se un collega del team è assegnato all'attività relativa all'offerta, vede la nuova scadenza, ma non gli eventi degli account Google di Marta.
Domande frequenti
La sincronizzazione funziona in entrambe le direzioni?
Sì. Le modifiche apportate in Google Calendar compaiono in Task Manager ogni pochi minuti, mentre le modifiche agli eventi di Google effettuate in Task Manager vengono salvate subito in Google. Anche i nuovi eventi creati in Task Manager possono essere aggiunti al calendario Google che hai scelto.
Posso collegare contemporaneamente un account aziendale e uno personale?
Sì, puoi collegare più account. Ogni collegamento ha un calendario selezionato, un intervallo di importazione e un pulsante «Disconnetti» propri.
Il team vedrà il mio calendario privato?
No. Gli eventi importati da Google Calendar sono visibili solo all'utente che ha collegato l'account.
Cosa succede se scollego l'account?
Dal tuo calendario in Task Manager scompariranno gli eventi importati da questo account. In Google Calendar non cambierà nulla e le altre connessioni continueranno a funzionare.
Se elimino un evento in Task Manager, viene eliminato anche da Google?
Sì. La finestra di conferma avvisa che l'evento scomparirà da entrambi i calendari. «Annulla» nella barra di Calendar ripristina l'evento in Task Manager e lo ricrea in Google.