V čom je problém dvoch kalendárov?
Stretnutia máte v Kalendári Google, pretože tam si dohadujete termíny s klientmi a prijímate pozvánky. Termíny úloh sú v Task Manageri. Keď si plánujete deň, kontrolujete obe miesta. Ak skontrolujete iba jedno, ľahko prehliadnete termín v druhom.
Task Manager sa synchronizuje s Kalendárom Google oboma smermi. Udalosti z Google sa zobrazujú v Kalendári Task Managera a zmeny vykonané v Google sa prenášajú každých niekoľko minút. Keď v aplikácii Task Manager presuniete takúto udalosť alebo zmeníte jej čas či obsah, program sa najprv pokúsi uložiť zmenu v Google. Ak sa to nepodarí, udalosť sa nezmení v žiadnom z kalendárov. Po zapnutí možnosti „Nové udalosti z Task Managera pridávať do tohto kalendára“ môžu nové udalosti pribúdať aj v Google - do jedného vybraného prepojenia.
Prepojenie je osobné: udalosti z vášho účtu Google vidíte iba vy. Môžete pripojiť viacero účtov naraz, napríklad pracovný a súkromný. Pre každý si vyberiete kalendár; prepojenia fungujú nezávisle od seba.
Ako prepojenie nastaviť a čo sa deje potom?
Administrátor vytvorí v Google Cloud prihlasovacie údaje OAuth (Client ID a Client Secret) a potom ich vloží v Nastaveniach v časti Rozšírené → Kalendár Google (OAuth). Účet môžete prepojiť aj pomocou vlastných prihlasovacích údajov v časti Nastavenia → Profil → Kalendár Google, bez zásahu administrátora. Potom každý zamestnanec prejde do časti Nastavenia → Profil → Kalendár Google. Klikne na „Prepojiť účet Google“, vyberie účet, povolí prístup a určí kalendár, ktorý chce importovať. Ďalší účet pripojí v tej istej časti.
Predvolene sa importuje obdobie od 30 dní dozadu do jedného roka dopredu. Pri každom prepojení môžete toto obdobie zmeniť. Udalosti si zachovajú farbu nastavenú v Google, a ak ju nemajú, použije sa farba kalendára. Google pri importe rozdelí opakujúce sa udalosti na jednotlivé výskyty; Task Manager neukladá pravidlo opakovania. Po otvorení udalosti uvidíte označenie „Udalosť z Google“ a odkaz na jej otvorenie na druhej strane.
Takúto udalosť môžete presunúť na iný termín, zmeniť jej dĺžku alebo obsah či ju odstrániť. Zmena sa prenesie do Google. Ak máte pripojený Kalendár Google a nechcete čakať na synchronizáciu na pozadí, kliknutím na ikonu dvoch šípok v kruhu na hornej lište Kalendára sa zmeny načítajú hneď. Uvidíte, koľko udalostí pribudlo, zmenilo sa a zmizlo. Ak synchronizácia na pozadí zlyhá, ikona sa zmení na oranžovú a po prejdení kurzorom zobrazí dôvod.
Čo získate?
Nemusíte si plánovať deň v dvoch samostatných zobrazeniach. Vedľa stretnutia s klientom vidíte termín odovzdania ponuky, takže si plánujete prácu s ohľadom na oba záväzky.
Nemusíte prepisovať dohody medzi kalendármi. Udalosť zadáte raz, tam, kde máte práve otvorené, namiesto toho, aby ste si museli pamätať na jej manuálne presunutie.
Keď si plánujete deň iba podľa pracovných termínov, súkromná návšteva lekára vám ľahko unikne. Vy ju vidíte vedľa pracovných stretnutí, no tím nevidí udalosti z vášho účtu Google.
Príklad použitia: obchodníčka s dvoma účtami
Marta dohadzuje stretnutia s klientmi v pracovnom Kalendári Google. Vyzdvihnutie dieťaťa a návštevu lekára si plánuje v samostatnom účte. Ponuky a termíny odpovedí spravuje spolu s tímom v Task Manageri.
Prepojí oba účty Google. V Kalendári Task Managera vidí stretnutie o 10:00, vyzdvihnutie dieťaťa o 15:30 a termín odovzdania ponuky o 16:00. Klient presunie stretnutie v Google na 16:30. O niekoľko minút Marta uvidí zmenu, a ak ju potrebuje hneď, spustí synchronizáciu. Skontroluje, či stihne pripraviť ponuku, a posunie jej termín. Ak je na úlohe s ponukou priradený kolega z tímu, uvidí nový termín, no udalosti z Martiných účtov Google neuvidí.
Najčastejšie otázky
Funguje synchronizácia obojsmerne?
Áno. Zmeny z Kalendára Google sa v Task Manageri zobrazujú každých pár minút a zmeny udalostí Google vykonané v Task Manageri sa do Google ukladajú okamžite. Nové udalosti vytvorené v Task Manageri možno tiež pridávať do vybraného Kalendára Google.
Môžem pripojiť firemný aj súkromný účet naraz?
Áno, môžete prepojiť viacero účtov. Každé prepojenie má vlastný vybraný kalendár, obdobie importu a tlačidlo „Odpojiť“.
Uvidí tím môj súkromný kalendár?
Nie. Importované udalosti z Kalendára Google vidí iba používateľ, ktorý pripojil účet.
Čo sa stane, keď účet odpojím?
Z vášho kalendára v Task Manageri zmiznú udalosti importované z tohto účtu. V Kalendári Google sa nič nezmení a ostatné pripojenia budú naďalej fungovať.
Odstráni sa po odstránení udalosti v Task Manageri aj v Google?
Áno. Potvrdzovacie okno upozorní, že udalosť zmizne z oboch strán. Možnosť „Vrátiť späť“ na paneli Kalendára obnoví udalosť v aplikácii Task Manager a znova ju vytvorí v Google.