Qual é o problema de ter dois calendários?
As reuniões estão no Calendário Google, porque é aí que combina encontros com clientes e recebe convites. Os prazos das tarefas estão no Task Manager. Para planear o dia, consulta os dois sítios. Se verificar apenas um, é fácil não se aperceber de um prazo que está no outro.
O Task Manager sincroniza com o Calendário Google nos dois sentidos. Os eventos do Google aparecem no Calendário do Task Manager e as alterações feitas no Google são importadas de poucos em poucos minutos. Quando altera no Task Manager a data, a hora ou o conteúdo de um evento deste tipo, o programa tenta primeiro guardar a alteração no Google. Se não conseguir, o evento não será alterado em nenhum dos calendários. Depois de ativar a opção «Adicionar novos eventos do Task Manager a este calendário», os novos eventos também podem ser enviados para o Google - numa única ligação selecionada.
A ligação é pessoal: só você vê os eventos da sua conta Google. Pode ligar várias contas ao mesmo tempo, por exemplo, a profissional e a pessoal. Escolhe um calendário para cada uma; as ligações funcionam de forma independente.
Como se configura a ligação e o que acontece depois?
O administrador cria credenciais OAuth (Client ID e Client Secret) no Google Cloud e, em seguida, cola-as em Definições, na secção Avançadas → Calendário Google (OAuth). Também pode ligar a conta com as suas próprias credenciais em Definições → Perfil → Calendário Google, sem intervenção do administrador. Depois, cada colaborador acede a Definições → Perfil → Calendário Google. Clica em «Ligar conta Google», seleciona uma conta, autoriza o acesso e indica o calendário a importar. Pode ligar outra conta na mesma secção.
Por predefinição, a importação abrange o período entre 30 dias atrás e um ano à frente. Pode alterar este período em cada ligação. Os eventos mantêm a cor atribuída no Google ou, se não tiverem uma, a cor do calendário. O Google divide as séries em ocorrências individuais durante a importação; o Task Manager não guarda a regra de repetição. Ao abrir um evento, verá a indicação «Evento do Google» e uma ligação para o abrir no Google.
Pode arrastar esse evento para outra data ou hora, alterar a sua duração ou conteúdo, ou eliminá-lo. A alteração será refletida no Google. Se tiver o Google Calendar ligado e não quiser esperar pela sincronização em segundo plano, o ícone com duas setas circulares na barra superior do Calendário transfere as alterações de imediato. Verá quantos eventos foram adicionados, alterados e removidos. Se a sincronização em segundo plano falhar, o ícone fica laranja e, ao passar o cursor sobre ele, verá o motivo.
O que ganha?
Não precisa de organizar o dia em dois calendários separados. Ao lado da reunião com o cliente, vê o prazo de entrega da proposta e planeia o trabalho tendo em conta ambos os compromissos.
Não precisa de copiar os compromissos entre calendários. Regista o evento uma única vez, no calendário que tem aberto, sem ter de se lembrar de o transferir manualmente.
Se planear o dia apenas com base nos compromissos profissionais, é fácil esquecer uma consulta médica pessoal. Você vê-a ao lado das reuniões de trabalho, mas a equipa não vê os eventos da sua conta Google.
Caso de utilização: comercial com duas contas
Marta marca reuniões com clientes no Google Calendar da empresa. Tem a recolha da criança e uma consulta médica numa conta separada. Gere propostas e prazos de resposta no Task Manager, em conjunto com a equipa.
Liga as duas contas Google. No Calendário do Task Manager, vê uma reunião às 10:00, a recolha da criança às 15:30 e o prazo de entrega de uma proposta às 16:00. O cliente altera a reunião no Google para as 16:30. Alguns minutos depois, Marta vê a alteração ou, se precisar de a ver de imediato, inicia a sincronização. Confirma se ainda consegue entregar a proposta a tempo e altera o prazo. Se um colega da equipa estiver atribuído à tarefa da proposta, verá o novo prazo, mas não verá os eventos das contas Google de Marta.
Perguntas mais frequentes
A sincronização funciona nos dois sentidos?
Sim. As alterações do Calendário Google aparecem no Task Manager de poucos em poucos minutos, e as alterações a eventos do Google feitas no Task Manager são guardadas imediatamente no Google. Os novos eventos criados no Task Manager também podem ser adicionados ao calendário Google selecionado.
Posso ligar uma conta profissional e uma conta pessoal ao mesmo tempo?
Sim, pode ligar várias contas. Cada ligação tem o seu próprio calendário selecionado, período de importação e botão «Desligar».
A equipa vai ver o meu calendário pessoal?
Não. Os eventos importados do Calendário Google só são visíveis para o utilizador que ligou a conta.
O que acontece quando desligo a conta?
Os eventos importados dessa conta desaparecerão do seu calendário no Task Manager. Nada mudará no Calendário Google e as restantes ligações continuarão a funcionar.
Se apagar um evento no Task Manager, também é apagado no Google?
Sim. A janela de confirmação avisa que o evento desaparecerá de ambos os lados. A opção «Anular» na barra do Calendário restaura o evento no Task Manager e volta a criá-lo no Google.