Mikä on kahden kalenterin ongelma?
Tapaamiset ovat Google Kalenterissa, koska sovit siellä tapaamisia asiakkaiden kanssa ja vastaan kutsuja. Tehtävien määräajat ovat Task Managerissa. Päivän suunnittelua varten tarkistat molemmat paikat. Jos tarkistat vain toisen, toisessa olevan määräajan voi helposti unohtaa.
Task Manager yhdistyy Google Kalenteriin molempiin suuntiin. Googlen tapahtumat näkyvät Task Managerin Kalenterissa, ja Googleen tehdyt muutokset päivittyvät muutaman minuutin välein. Kun siirrät tällaisen tapahtuman Task Managerissa tai muutat sen aikaa tai sisältöä, ohjelma yrittää ensin tallentaa muutoksen Googleen. Jos tallennus ei onnistu, tapahtuma ei muutu kummassakaan kalenterissa. Kun otat käyttöön vaihtoehdon ”Lisää uudet tapahtumat Task Managerista tähän kalenteriin”, uudet tapahtumat voidaan myös lisätä Googleen - yhteen valitsemaasi yhteyteen.
Yhteys on henkilökohtainen: vain sinä näet Google-tilisi tapahtumat. Voit yhdistää useita tilejä kerralla, esimerkiksi työ- ja yksityistilisi. Valitset kalenterin jokaiselle tilille erikseen, ja yhteydet toimivat itsenäisesti.
Miten yhdistäminen tapahtuu ja mitä sen jälkeen tapahtuu?
Ylläpitäjä luo Google Cloudissa OAuth-tunnistetiedot (Client ID ja Client Secret) ja liittää ne sitten Asetuksiin, kohtaan Lisäasetukset → Google Kalenteri (OAuth). Voit myös yhdistää tilin omilla tunnistetiedoillasi kohdassa Asetukset → Profiili → Google Kalenteri ilman ylläpitäjän toimia. Tämän jälkeen jokainen työntekijä siirtyy kohtaan Asetukset → Profiili → Google Kalenteri. Hän napsauttaa ”Yhdistä Google-tili”, valitsee tilin, hyväksyy käyttöoikeudet ja valitsee tuotavan kalenterin. Lisää tilejä yhdistetään samassa kohdassa.
Oletuksena tuonti kattaa ajanjakson 30 päivää taaksepäin ja vuoden eteenpäin. Voit muuttaa tätä aikaväliä jokaisessa yhteydessä. Tapahtumat säilyttävät Googleen määritetyn värinsä tai, jos väriä ei ole määritetty, kalenterin värin. Google jakaa toistuvat tapahtumat erillisiksi esiintymiksi tuonnin aikana; Task Manager ei tallenna toistosääntöä. Kun avaat tapahtuman, näet merkinnän ”Tapahtuma Googlesta” ja linkin sen avaamiseen Googlessa.
Voit vetää tällaisen tapahtuman toiseen ajankohtaan, muuttaa sen kestoa tai sisältöä tai poistaa sen. Muutos päivittyy Googleen. Jos Google Kalenteri on yhdistetty etkä halua odottaa taustasynkronointia, Kalenterin yläpalkissa oleva kahden ympyrän muotoon asetetun nuolen kuvake hakee muutokset heti. Näet, kuinka monta tapahtumaa lisättiin, muuttui ja poistui. Jos taustasynkronointi epäonnistuu, kuvake muuttuu oranssiksi ja näyttää syyn, kun viet kursorin sen päälle.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse suunnitella päivää kahden erillisen näkymän avulla. Asiakastapaamisen vieressä näet tarjouksen määräajan, joten voit suunnitella työsi molemmat velvoitteet huomioiden.
Sinun ei tarvitse kopioida sovittuja asioita kalenterista toiseen. Kirjaat tapahtuman kerran siinä paikassa, joka on avoinna, eikä sinun tarvitse muistaa siirtää sitä käsin.
Jos suunnittelet päivää vain työkalenterin määräaikojen mukaan, yksityinen lääkärikäynti unohtuu helposti. Sinä näet sen työtapaamisten vieressä, mutta tiimisi ei näe Google-tilisi tapahtumia.
Käyttötapaus: kahden tilin myyjä
Marta sopii asiakastapaamisia yrityksen Google Kalenterissa. Hänellä on erillisellä tilillä merkinnät lapsen hakemisesta ja lääkärikäynnistä. Hän hallinnoi tarjouksia ja vastausaikoja Task Managerissa yhdessä tiimin kanssa.
Hän yhdistää molemmat Google-tilit. Task Managerin Kalenterissa hän näkee tapaamisen klo 10:00, lapsen hakemisen klo 15:30 ja tarjouksen määräajan klo 16:00. Asiakas siirtää tapaamisen Googlessa klo 16:30:een. Muutaman minuutin kuluttua Marta näkee muutoksen, ja jos hän tarvitsee sen heti, hän käynnistää synkronoinnin. Hän tarkistaa, ehtiikö tehdä tarjouksen, ja siirtää sen määräaikaa. Jos tiimikaveri on määritetty tarjoustehtävän vastuuhenkilöksi, hän näkee uuden määräajan, mutta ei näe Martan Google-tilien tapahtumia.
Usein kysytyt kysymykset
Toimiiko synkronointi molempiin suuntiin?
Kyllä. Google Kalenterin muutokset näkyvät Task Managerissa muutaman minuutin välein, ja Task Managerissa tehtävät muutokset Google-tapahtumiin tallentuvat heti Googleen. Task Managerissa luodut uudet tapahtumat voidaan myös lisätä valitsemaasi Google-kalenteriin.
Voinko yhdistää työ- ja henkilökohtaisen tilin samanaikaisesti?
Kyllä, voit yhdistää useita tilejä. Jokaisella yhteydellä on oma valittu kalenteri, tuontijakso ja ”Katkaise yhteys” -painike.
Näkeekö tiimi henkilökohtaisen kalenterini?
Ei. Tuotuja Google Kalenterin tapahtumia näkee vain käyttäjä, joka yhdisti tilin.
Mitä tapahtuu, jos katkaisen tilin yhteyden?
Task Managerin kalenterista poistuvat tältä tililtä tuodut tapahtumat. Google Kalenterissa mikään ei muutu, ja muut yhteydet toimivat edelleen.
Poistaako tapahtuman poistaminen Task Managerissa sen myös Googlesta?
Kyllä. Vahvistusikkuna kertoo, että tapahtuma poistuu molemmista palveluista. Kalenterin palkin Kumoa-toiminto palauttaa tapahtuman Task Manageriin ja luo sen uudelleen Googleen.