Jak agentura pracuje v Task Manageru?
V marketingové agentuře lze snadno ztrácet čas zjišťováním, kdo komu co slíbil. Klient A doplní požadavek na úpravu v e-mailu account manažerovi, klient B ho předá po telefonu a grafik dostane obě zprávy v chatu. V pondělí nikdo neví, která verze banneru byla schválena. Task Manager v marketingové agentuře umožňuje vytvořit pro každého klienta samostatný Pracovní prostor s úkoly a chaty.
Pracovní prostor založíte tlačítkem „+“ vedle nápisu „Pracovní prostory“ v levém sloupci. Zadáte název a uložíte ho. Tlačítko vidí pouze globální správci a lidé s oprávněním „Může přidávat pracovní prostory“.
Prostor může být přístupný všem aktivním uživatelům, nebo jen výslovně přiřazeným osobám. Ve druhém případě si přístup zachovávají také tvůrce a globální administrátoři. Pokud grafik pracuje s jedním klientem, nemusí mít přístup k prostorům ostatních.
Jak to funguje uvnitř?
Přiřazení nastavíte v okně pro úpravu pracovního prostoru. Najeďte na kartu klienta v levém sloupci a u pravého okraje se zobrazí ikona ⋮. Vyberte „Upravit pracovní prostor“ a v části „Přiřadit uživatele“ označte osoby, které mají mít přístup. U každé označené osoby nastavíte oprávnění správce prostoru a možnost přidávat úkoly a chaty. Account spravující klienta může být správcem a grafik může dostat pouze oprávnění přidávat úkoly. Na telefonu a tabletu je ikona ⋮ viditelná i bez najetí kurzorem.
Práce na kampani probíhá v úkolu. Ten má téma, popis, prioritu (normální nebo vysoká) a termín rozdělený na datum a čas. Můžete nastavit jen datum. Stav nabývá jedné ze čtyř hodnot: „Bez stavu“, „Práce probíhá“, „Hotovo“, „Zrušeno“. Každá změna stavu přidá do vlákna systémovou zprávu, například „Jméno Příjmení změnil(a) stav na Hotovo“. Je tak vidět, kdo stav změnil a kdy.
Při práci na úpravách se hodí označení „(upraveno)“. Zobrazí se pouze po změně předmětu nebo popisu úkolu. Změna stavu, priority, termínu ani přiřazení ho nevyvolá. Díky tomu rozlišíte změnu zadání od posunutí termínu.
V modulu Soubory (varianta Pro) jsou soubory ve výchozím nastavení soukromé - vidí je vlastník a osoby, kterým je sdílel. Složka úkolu nebo chatu je však společná pro jeho účastníky. Soubor nahraný do úkolu se tak dostane k osobám pracujícím na tomto úkolu. Složky úkolů a chatů jsou virtuální: jsou vidět i tehdy, když jsou prázdné. Nelze je smazat ani přesunout.
Co získáte?
Nemusíte spoléhat na paměť, abyste oddělili práci freelancera od záležitostí ostatních klientů. Když pracuje na jedné kampani, může pracovat v prostoru tohoto klienta, aniž by měl přístup k ostatním.
Nemusíte rekonstruovat průběh práce z e-mailů, soukromého chatu a poznámek v telefonu. Když se po týdnu ke kampani vrátíte, můžete si ověřit domluvené věci a zjistit, kdo změnil její fázi.
Ráno snáze vyberete, čím začít. Nemusíte postupně procházet záležitosti každého klienta, abyste našli nepřečtené úkoly a chaty.
Příklad z každodenní práce
Agentura spravuje osm klientů v osmi pracovních prostorech. Account má přístup ke všem a každý grafik ke dvěma. V pátek po 16:00 pošle klient připomínky ke kreativám. Account otevře úkol „Zářijová kampaň - kreativy“, doplní připomínky do vlákna, nahraje nový soubor do složky úkolu a nastaví termín na pondělí. Vybere pouze datum, bez času.
V pondělí grafik vidí v levém sloupci dva tučně zvýrazněné názvy, a u každého počet nepřečtených úkolů a chatů. Vstoupí do úkolu: úpravy jsou ve vlákně a soubor je ve složce úkolu. Grafik změní stav na „Práce probíhá“. Do vlákna se přidá systémová zpráva s jeho jménem, takže account vidí změnu, aniž by se musel doptávat na fázi práce.
Po skončení kampaně lze úkoly a chaty archivovat. Zmizí pak z hlavního seznamu a nezapočítávají se do nepřečtených ani do součtu v bublině při najetí na kartu klienta. V případě potřeby je obnovíte z archivu.
Nejčastější dotazy
Potřebuji variantu Pro?
Ke korespondenci, sdílenému disku a automatizacím ano: Pošta, Soubory a Automatizace jsou moduly Pro, stejně jako šifrování obsahu AES-256 a znalostní báze AI. Úkoly, chaty a kalendář fungují ve Standardu.
Uvidí freelancer ostatní klienty agentury?
Ne, pokud je v prostorech ostatních klientů přístup nastaven na „Vybrané“ a freelancer k nim není přiřazen. Přístup pak mají jen výslovně přiřazené osoby, tvůrce prostoru a globální administrátoři. Při nastavení „Všechny osoby“ má přístup každý aktivní uživatel.
Může grafik zakládat nové prostory pro klienty?
Grafik může zakládat pracovní prostory, pokud mu správce při úpravě účtu v okně Uživatelé udělí oprávnění „Může přidávat pracovní prostory“. Bez tohoto oprávnění neuvidí tlačítko „+“ vedle nápisu „Pracovní prostory“.
Lze archivovat klienta, se kterým už se nepracuje?
Archivace celého pracovního prostoru neexistuje. Archivovat lze jednotlivé úkoly a chaty. Smazání pracovního prostoru vyžaduje přepsání jeho přesného názvu a je nevratné: smaže úkoly, chaty, zprávy a soubory příloh z disku.
Vidí soubory nahrané k úkolu celý tým?
Soubory ve složce úkolu vidí všichni účastníci daného úkolu, ne nutně celý tým. Vlastník je může mazat, přejmenovávat a přesouvat; přístup k úpravám lze udělit také prostřednictvím výslovného sdílení.